Eeff

Aprobación de estados financieros, reserva legal y aplicación de utilidades

Expositor: Cristhian Northcote Miembro del staff de la revista “Actualidad Empresarial”

I. Introducción Una vez terminado el ejercicio económico las sociedades deben determinan cuales han sido los resultados obtenidos durante dicho año, pudiendo ser éstos positivos o negativos. Además de las gestiones que deben realizarse a nivel contable, la Ley General de Sociedades establece una serie de formalidades para que las sociedades aprueben sus resultados y determinen el destino de las utilidades que puedan haber obtenido. Asimismo, en el caso de las sociedades anónimas, existe la obligación de efectuar una reservar legal que, como veremos más adelante, conlleva también una serie de requisitos que deben tenerse en cuenta.

II. Marco legal Los temas relativos a la aprobación de resultados, la reserva legal y el destino de las utilidades se encuentran regulados por los artículos 221 al 233 de la Ley N° 26887 – Ley General de Sociedades. Principalmente, se trata de disposiciones aplicables a las sociedades anónimas, pero veremos que algunas de ellas son aplicables también a otras formas societarias.

III. Aprobación de estados financieros

Las sociedades deben proceder a la aprobación de los resultados obtenidos al término del ejercicio económico. El órgano encargado de aprobar los resultados es la junta de accionistas o la junta de socios, según se trate de una sociedad anónima o de otra forma societaria.

III. Aprobación de estados financieros En el caso de las sociedades anónimas, la Ley General de Sociedades establece en su artículo 114 que la junta general de accionistas debe reunirse por lo menos una vez en el año, dentro de los tres primeros meses, para resolver los siguientes asuntos: a) Pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos del ejercicio anterior expresados en los estados financieros del ejercicio anterior. b) Resolver sobre la aplicación de las utilidades, si las hubiere.

III. Aprobación de estados financieros Ahora bien, ocurre en muchos casos que la junta obligatoria anual no se realiza dentro de los tres primeros meses del ejercicio. Esta situación no genera la imposición de una sanción para la sociedad, pero debe tenerse en cuenta que sin la aprobación, la sociedad no podrá decidir sobre el destino de las utilidades. Asimismo, debe considerarse que la aprobación de los resultados del ejercicio no libera de responsabilidad a los administradores de la sociedad, entiéndase a los directores y al gerente, por las gestiones que hubieran realizado.

III. Aprobación de estados financieros Es en esta oportunidad en que la junta de accionistas aprueba los resultados del ejercicio anterior. Pero, ¿cuál es la importancia de la aprobación de los resultados?. La importancia de la aprobación de los resultados del ejercicio radica en la necesidad de tomar las decisiones correspondientes al destino de las utilidades, la reserva legal, las inversiones y negocios que deben ejecutarse en el siguiente ejercicio, entre otras.

III. Aprobación de estados financieros Para la aprobación de los resultados, el directorio debe formular la memoria, los estados financieros y la propuesta de aplicación de las utilidades, si las hubiera. Los estados financieros deben ser puestos a disposición de los accionistas con la antelación necesaria para ser sometidos, conforme a ley, a consideración de la junta obligatoria anual.

III. Aprobación de estados financieros En la memoria el directorio da cuenta a la junta general de la marcha y estado de los negocios, los proyectos desarrollados y los principales acontecimientos ocurridos durante el ejercicio, así como de la situación de la sociedad y los resultados obtenidos. La memoria debe contener cuando menos: 1. La indicación de las inversiones de importancia realizadas durante el ejercicio; 2. La existencia de contingencias significativas;

III. Aprobación de estados financieros 3. Los hechos de importancia ocurridos luego del cierre del ejercicio; 4. Cualquier otra información relevante que la junta general deba conocer; y, 5. Los demás informes y requisitos que señale la Ley General de Sociedades u otras leyes.

III. Aprobación de estados financieros Los estados financieros se preparan y presentan de conformidad con las disposiciones legales sobre la materia y con principios de contabilidad generalmente aceptados en el país, que de conformidad con la Resolución Nº 013-98EF/93.01, comprenden a las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), oficializadas mediante Resoluciones del Consejo Normativo de Contabilidad, y las normas establecidas por Organismos de Supervisión y Control para las entidades de su área siempre que se encuentren dentro del Marco Teórico en que se apoyan las Normas Internacionales de Contabilidad.

III. Aprobación de estados financieros A partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria a la junta general, cualquier accionista puede obtener en las oficinas de la sociedad, en forma gratuita, copias de los documentos que serán sometidos a aprobación de la junta. El pacto social, el estatuto o el acuerdo de junta general, adoptado por el 10% de las acciones suscritas con derecho de voto, pueden disponer que la sociedad anónima tenga auditoría externa anual.

III. Aprobación de estados financieros En las sociedades que no cuentan con auditoría externa permanente, los estados financieros son revisados por auditores externos, por cuenta de la sociedad, si así lo solicitan accionistas que representen no menos del 10% del total de las acciones suscritas con derecho a voto. La solicitud se presenta antes o durante la junta o a más tardar dentro de los treinta días siguientes a la misma.

III. Aprobación de estados financieros Para convocar a la junta obligatoria anual la Ley General de Sociedades establece un plazo de anticipación no menor de diez días. En el caso de las sociedades anónimas la convocatoria deberá hacerse por publicación en el diario y para las sociedades anónimas cerradas mediante esquelas, cartas, faxes o incluso correos electrónicos, siempre que se pueda obtener una constancia de recepción. Una vez llevada a cabo la Junta y tomados los acuerdos correspondientes, debe dejarse constancia de ellos en el libro de actas. No se requiere que los acuerdos relativos a la aprobación de resultados se inscriban en los Registros Públicos.

IV. Reserva legal La reserva legal es un fondo de contingencia regulado por la Ley General de Sociedades para las sociedades anónimas. Los fondos que están depositados en la reserva legal sirven para cubrir posibles pérdidas de la empresa, si es que éstas no pueden ser resarcidas con las utilidades o reservas de libre disposición. En el caso que se deba utilizar la reserva legal, la sociedad tiene la obligación de reponerla.

IV. Reserva legal Ahora bien, la obligación de efectuar la reserva legal contenida en el artículo 229 de la Ley General de Sociedades sólo es aplicable a las sociedades anónimas. En el caso de las demás formas societarias, como la sociedad comercial de responsabilidad limitada, la sociedad civil, la sociedad colectiva, etc. no existe obligación legal de hacer una reserva, pero por disposición del estatuto o por acuerdo de la junta de socios podría crearse un fondo, en cuyo caso no se trataría de una reserva legal sino de una reserva voluntaria.

IV. Reserva legal Si habiéndose alcanzado el tope equivalente al 20% del capital social, los socios desean seguir detrayendo fondos de las utilidades que obtengan, el exceso sobre el 20% del capital social ya no se considerará como reserva legal sino como una reserva voluntaria. La decisión de efectuar la reserva legal depende de la junta de accionistas, es decir, ni el directorio, ni el gerente, ni el contador de la empresa pueden decidir si se destinan las utilidades para la reserva legal o no.

V. Destino de las utilidades En principio, la junta general de accionistas, con ocasión de la junta obligatoria anual, debe decidir sobre el destino de las utilidades obtenidas, pero puede ocurrir que dicha decisión se tome en una junta posterior. Las utilidades pueden ser destinadas para diversos fines, según lo considere conveniente la junta. Así, es posible que las utilidades sean repartidas en forma de dividendo, que se capitalicen, que sean utilizadas para cubrir las pérdidas de ejercicios anteriores, que destinen a la reserva legal y a reservas voluntarias, etc.

V. Destino de las utilidades Todas estas posibilidades deben sustentarse en un acuerdo de la junta de accionistas o de socios, es decir, que no le corresponde al directorio, a la gerencia ni a ningún otro órgano o funcionario de la sociedad, decidir sobre el uso que se le dará a las utilidades.

V. Destino de las utilidades Destinos de la Utilidad (Caso de las S.A.) •

Imperativas a) Compensación de pérdidas de ejercicios anteriores b)

Participación de trabajadores sobre la renta Neta (D.Leg. 892)

c)

Impuesto a la Renta

d)

Reserva Legal

e)

Beneficios a los fundadores

f)

Remuneración del Directorio

V. Destino de las utilidades Destinos de la Utilidad (Caso de las S.A.) •

Opcionales a) Acumulación de las utilidades. b)

Capitalización.

c)

Constituir reservas voluntarias

d)

Distribución de dividendos (Art. 230 y caso especial del Art. 231)

e)

Combinaciones de las anteriores.

V. Destino de las utilidades V.1 Reparto de dividendos. Si la junta decide distribuir las utilidades en forma de dividendo, el acuerdo debe señalar el monto que se va a distribuir y la fecha en que se hará entrega de los dividendos a los accionistas. De no señalarse una fecha o plazo para la entrega, se entiende que se hará de inmediato. A pesar de que la decisión sobre el destino de las utilidades depende del acuerdo de la junta de accionistas y que dicho acuerdo se adopta por la mayoría de los acciones con derecho a voto, la Ley General de Sociedades establece una excepción a dicha regla con la finalidad de proteger a los accionistas minoritarios.

V. Destino de las utilidades

Así, si lo solicitan accionistas que representen cuando menos el 20% del total de las acciones suscritas con derecho a voto, la sociedad estará obligada a distribuir dividendos en dinero hasta por un monto igual al 50% de la utilidad distribuible obtenida de cada ejercicio, luego de detraído el monto que debe aplicarse a la reserva legal. Esta solicitud sólo procede con respecto a las utilidades del ejercicio inmediato anterior.

V. Destino de las utilidades Caducidad del cobro de dividendos (Art. 232). El derecho a cobrar el dividendo, caduca a los tres años, a partir de la fecha en que su pago era exigible conforme al acuerdo de declaración del dividendo. • Sólo en el caso de las S.A.A., el plazo de caducidad es de diez años. • Los dividendos cuya cobranza haya caducado incrementan la reserva legal.

V. Destino de las utilidades Adelanto de dividendos. Es válida la distribución de dividendos a cuenta o adelanto de dividendos, pero debe tenerse en cuenta que si la junta general acuerda un dividendo a cuenta sin contar con la opinión favorable del directorio, la responsabilidad solidaria por el pago recae exclusivamente sobre los accionistas que votaron a favor del acuerdo.

V. Destino de las utilidades V.2 Capitalización de utilidades Las utilidades pueden capitalizarse cuando así lo decida la junta de accionistas, lo que generará el aumento del capital social y la emisión de las acciones que correspondan a favor de los socios, o el incremento del valor nominal de las acciones ya existentes. Para el aumento de capital es necesario que el acuerdo de la junta se adopte con el porcentaje de votación requerido para la modificación del estatuto. Dicho acuerdo deberá elevarse a escritura pública ante notario y luego ser inscrito en los Registros Públicos.

V. Destino de las utilidades V.3 Resarcimiento de pérdidas Las utilidades también pueden ser utilizadas para cubrir las pérdidas que se arrastran de ejercicios anteriores. La Junta puede decidir aplicar todas las utilidades para este fin o sólo una parte. Cuando las utilidades no alcanzan para cubrir las pérdidas, y la sociedad no tiene otros beneficios acumulados o reservas de libre disposición, entonces puede optar por aplicar los fondos de la reserva legal.