Documentos Contables Y No Contables

LOS DOCUMENTOS CONTABLES SON TODOS LOS COMPROBANTES EXTENDIDOS POR ESCRITO EN LOS QUE SE DEJA CONSTANCIA DE LAS OPERACIONES QUE SE REALIZAN EN LA ACTIVIDAD MERCANTIL. ESTOS SON DE VITAL IMPORTANCIA PARA MANTENER UN APROPIADO CONTROL DE TODAS LAS ACCIONES QUE SE REALIZAN EN LAS EMPRESAS

LA MISION DE ESTOS DOCUMENTOS ES IMPORTANTE YA QUE EN ELLOS QUEDA PRECISADA LA RELACION JURIDICA ENTRES LAS PARTES QUE INTERVIENEN EN UNA DETERMINADA OPERACIÓN. TAMBIEN AYUDAN A DEMOSTRAR LA REALIZACION DE ALGUNA ACCION COMERCIAL Y POR ENDE SON EL ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LA CONTABILIZACION DE TALES ACCIONES.

SE CLASIFICA DESDE TRES PUNTOS DE VISTA : *QUIEN RECIBE O EMITE LA DOCUMENTACION: COMPROBANTES EXTERNOS,EMITIDOS FUERA DE LA EMPRESA,LUEGO RECIBIDOS Y FINALMENTE CONSERVADOS POR LA EMPRESA. EJ: FACTURAS DE COMPRAS , RECIBOS DE PAGOS EFECTUADOS. *DOCUMENTACION QUE SE REGISTRA Y SE ARCHIVA -DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN Y GENERAN REGISTRACION FACTURA NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RECIBO , PAGARED CHEQUE CREDITO BANCARIA LETRA DE CAMBIO -DOCUMENTOS NO CONTABLES O QUE SOLO SE ARCHIVAN ORDEN DE COMPRA HOJA DE VIDA REMITO

TICKET NOTA DE

COTIZACION

*OTROS DOCUMENTOS NO COMERCIALES PERO QUE SI SE REGISTRAN -INSTRUMENTOS PUBLICOS Y PRIVADOS(ESCRITURAS ,HIPOTECAS, CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO) Y TAMBIEN CUALQUIER DOCUMENTO QUE SEA RESPALDO DE UNA REGISTRACION CONTABLE.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:   ♦ Los tiquetes de maquinas registradoras   ♦ Las boletas de ingreso a espectáculos públicos   ♦ Los tiquetes de transporte.   ♦ Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno   ♦ Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago   ♦ Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.   ♦ Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Respecto del vendedor: Nombre y apellido, o razón social. Domicilio legal. Clave única de identificación tributaria (C.U.I.T.). Número de inscripción en el impuestos a los ingresos Brutos. Condición respecto al impuesto al valor agregado Fecha de emisión Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva. Código de identificación del documento (A, B o C). Fecha de inicio de las actividades en el local habilitado para las ventas Respecto del comprador: Nombre y apellido, o razón social. Domicilio. Condición respecto del IVA Clave única de identificación tributaria. Número de inscripción en los ingresos brutos. Respecto de la mercadería vendida: Cantidad y descripción precio unitario. Importe total. Condiciones de venta. Número de remito. Respecto de la imprenta: Nombre y apellido, o razón social. Clave única de identificación tributaria. Fecha en la que se realizó la IMPRESION. Primero y último números de los documentos impresos. Número de C.A.I. (CODIGO de Autorización de Impresión). Fecha de vencimiento.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: *En los bancos:: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. *En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. *Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser: *Error en menos en la facturación. *Intereses. *Gastos por fletes. *Gastos bancarios, etc. La Nota de Débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de débito. Los datos que debe contener la nota de débito son estos: 1º. Fecha 2º. Nombre y domicilio del comerciante que la emite 3º. Nombre y domicilio de la persona a cuyo cargo se extiende 4º. Numero de la nota de débito 5º. Naturaleza del cargo e importe Modo de utilizar la nota de débito. Se utiliza mediante un procedimiento similar al que explicamos para la factura. Como mínimo se extiende por duplicado: el original se envía a la persona que debe cargar con su importe. Esta al contabilizarla registra un compromiso a favor del comerciante que la emitió. El duplicado queda en poder de este último, que también registra, con su contabilización, una partida a su favor con los conceptos expresados en la nota de debito

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos: Error en más en la facturación. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolución de mercaderías. La Nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.

Requisitos o datos de la nota de crédito. 1º. Fecha. 2º. Nombre y domicilio de quien la emite. 3º. Nombre y domicilio de la persona para quien se extiende. 4º. Numero de la nota de crédito. 5º. Naturaleza del crédito e importe. Modo de utilizar la nota de crédito. Lo que para nosotros da lugar a una nota de crédito, para nuestros clientes origina una nota de débito y por ello puede ocurrir que nos envíen un documento de esta naturaleza, en caso de rebajas, devoluciones, roturas, etc. Pero aunque se reciban estas notas de débito siempre conviene emitir de modo sistemático las notas de crédito que correspondan a fin de documentar ordenadamente estos créditos a favor de terceros, en particular si se tiene presente que no todos nuestros deudores nos envían nota de debito. La nota de crédito se extiende, por lo menos, en duplicado: el original se envía a su beneficiario, quien con su contabilización registra la disminución de su deuda o una partida a nuestro cargo. El duplicado queda en poder del comerciante que la ha emitido, para la contabilización del crédito a favor de su cliente.

- Nombre o razón social - Clave bancaria de la entidad y sucursal en la que nuestro cliente admite el pago - Número de la cuenta de cargo - Nombre del titular de la cuenta - Domicilio del titular - Población y provincia - Código postal Así mismo cada uno de los recibos emitidos deberán reflejar los siguientes datos sobre el emisor y el concepto en que se emite el recibo: - Datos del emisor, nombre o razón social y Número de Identificación fiscal - Concepto del recibo, si hace referencia a la liquidación de una o varias facturas, identificación de las facturas liquidadas - Fecha de vencimiento del recibo - Datos completos del deudor - Importe del mismo.

Leyenda: 1- Nombre de la entidad financiera que nos ha cargado el recibo 2- Fecha operación en la que se ha realizado el cargo en la cuenta del pagador. 3- Datos de la oficina donde esta aperturada la cuenta donde se realiza el cargo 4- Número de recibo, número que identifica al recibo 5- Referencia, número de referencia del recibo 6- Empresa o entidad que ha generado el cargo y ha puesto en circulación el recibo, en definitiva empresa que cobra. 7- NIF/CIF Emisor, número de identificación fiscal del emisor del recibo 8- Titular del recibo, identificación de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago 9- Datos del recibo, en este campo se puede insertar gran cantidad de información, por ejemplo todos los datos de la compra del producto o servicio que se satisface con el pago de dicho recibo. 10- Entidad presentadora, identificación de la entidad y sucursal bancaria que ha puesto en circulación dicho recibo. 11- Fecha valor, fecha en la que efectivamente se produce el cargo en la cuenta deudora. 12- Importe del recibo, cuantía del recibo. 13- Código cuenta cliente de la cuenta bancaria en la que se ha procedido al cargo de dicho recibo.

Documento Literal o Titulo de VALOR o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados. Personas que Intervienen en el Pagaré 1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable. 2.- El Benefiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare 3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Requisitos del pagaré 1.- La mención de ser pagare, inserta en el texto del documento 2.-La promesa incondicional de pagar una determinada de dinero 3.-El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago 4.-El lugar y la época del pago 5.-La fecha y el lugar en que se suscriba el documento 6.-La firma del suscrito o de la persona que firme a su ruego o en su nombre Acciones cambiarias en el pagaré DIRECTA: *Se da contra el suscriptor y el aval, si existe: prescribe en tres años, contados apartar del vencimiento DE REGRESO: *Se ejercita en contra de los demás signatarios del pagare para el caso de que hubiese circulado por endoso en propiedad o cesión ordinaria. CADUCIDAD EN LA ACCCION CAMBIARIA: *Por no haberse presentado el pagaré para su pago en el lugar y dirección señalados *Por no haberse presentado en tiempo *Por no haberse levantado el protesto.

Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagare ; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque. Modos de extender un cheque. a) al portador b) a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella". c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente“.

Requisitos del Cheque La Ley 24.452 no define al cheque común, se limita a enumerar en su art. 2 los elementos que debe contener: *La denominación "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redacción. *Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque. *La indicación del lugar y de la fecha de creación. *El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago. *La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero expresada en letras y números, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en números, se estará por la primera. *La firma del librador. *Cheque Documento literal que contiene *Orden incondicional de pago *Dada por una persona (Librador) *A una Institución de crédito (Librado) *De pagar a la vista *A un tercero o al portador (Beneficiario), Una cantidad de dinero Requisitos para el Libramiento -Solo se libra contra una institución de crédito -Solo puede librar la persona que tenga celebrado un contrato de depósito de dinero a la vista en cuenta corriente de cheques, con el banco librado -Solo se puede librar cuando el librador tenga fondos suficientes en su cuenta.

Es un documento literal que contiene una orden incondicional e pago dada por una persona llamada girado, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario, cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento

*La mención de ser letra de cambio inserta en el texto del documento Requisito indispensable para la eficacia del Título Su omisión trae como consecuencia que el papel no surta efectos en calidad del Título de Crédito. *La expresión del lugar, del día, mes y año en que se suscribe. El cumplimiento de este requisito tiene importancia fundamental para poder determinar la prescripción y la caducidad. Su omisión acarrea la ineficacia de la letra como tal. *La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero. Es la formula cambiaria con la cual se perfecciona la triangulación de la letra de cambio Su omisión acarrea la ineficacia del titulo. Nombre del Girado. Es el sujeto con el que el girador mantiene una relación subyacente dándose de esta manera la triangulación Su omisión no permite que exista dicha triangulación y el papel no surte como letra de cambio. *El lugar y la época de pago. Si no estipula el lugar de pago se tendrá como tal el domicilio del girado, si tuviere varios se podrá exigir el pago en cualquier de ellos, a elección del tenedor Si se omite la fecha del pago, la presunción legal es que la letra vencerá a la Vista.. *Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago. El simple enunciado de este requisito permite concluir que la letra no se puede emitir al portador sino que es NOMINATIVA Su omisión causa que el papel no surta efectos de la letra de cambio *Firma del Girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre. Es el requisito verdaderamente indispensable para que el título nazca a la vida del mundo del Derecho, es la manifestación de la voluntad de querer obligarse cambiariamente Su omisión causa la no-existencia de la obligación y como consecuencia no existe el Título de Crédito. ELEMENTOS PERSONALES Girador es el verdadero creador de la letra Girado es el deudor, sujeto pasivo de la obligación (Legitimación activa para cobrar el documento) Beneficiario es el acreedor, quien tiene la legitimación activa para cobrar el documento

Son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos: Por no haber recibido la nota de débito o crédito. La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó. Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos servicios. También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo. Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son: Registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco. Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer los mismos errores.

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Siendo las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad. Es la respuesta a las consultas y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos - Descripción detallada del grado de los productos en cuanto a la calidad y cantidad. - Detallar la fecha de despacho. - Fijación exacta del precio. - Vigencia de la cotización.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega remisión de los bienes vendidos. En el se deja constancia, con la conformidad del que recibe, de la entrega de los efectos solicitados. Con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. La nota de remisión se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la preparación de la factura

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes: 1º. Fecha. 2º. Nombre y domicilio del vendedor. 3º. Nombre y domicilio del comprador. 4º. Numero de la nota de remisión 5º. Numero de la orden de compra y de la nota de venta (si ha utilizado estos comprobantes). 6º. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio). 7º. Forma de entrega (ferrocarril, camión, etc.). 8º. Lugar de entrega 9º. Conformidad del comprador(en el ejemplar que queda en poder del vendedor) 10º. Firma del vendedor(en el ejemplar que queda a cargo del comprador.)

La finalidad que posee la orden de compra es indicar al proveedor elegido, los bienes que se desean comprar, precios y condiciones en que se esta dispuesto a adquirir. Esta orden no lo obliga al vendedor, siempre en cuando no hubo una oferta previa de este, pero si significa un compromiso para el solicitante ya que debe comprar las condiciones estipuladas. Se emiten por lo menos dos ejemplares: El original para el vendedor y el duplicado para el comprador. La orden de compra debe poseer en ella el nombre del comercio en el que se realizo la venta, el lugar y horario de entrega, las condiciones de pago, la fecha de entrega, el numero de orden de compra, fecha, lugar y año, el sello y la firma del vendedor, el código del articulo, la cantidad comprada, la descripción de este y el precio a abonar.

Es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá el éxito de su búsqueda de empleo. El objeto principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa . Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia en estos de tal circunstancia. Se archivan en orden cronológico; de tal manera que sea posible su verificación. Estos soportes tienes dos tipos de orden: *soportes de orden interno *soportes de orden externo

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. *RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO:EN ESTE DOCUEMNTO CONSTAN LOS INGRESOS EN EFECTIVO,CHEQUESY OTRAS FORMAS DE RECAUDO.ESTE SE CONTABILIZA CON DEBITO EN LA CUENTA CAJA Y CREDITO DE ACUERDO CON SU CONTENIDO O CONCEPTO DEL PAGO RECIBIDO. *RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA: LO ELABORAN LOS BANCOS Y SUMINISTRAN A SUS CUENTAHABIENTES, PARA QUE LO DILIGENCIEN AL CONSIGNAR.HAY DOS TIPOS DE FORMULARIO UNO PARA CONSIGNAR EFECTIVO Y CHEQUES DE BANCOS LOCALES Y OTRO PARA CONSIGNAR REMESAS O CHEQUES DE OTRAS PLAZAS. *COMPROBANTE DE DEPOSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS : ESTE SOPORTE TIENE DOS OPCIONESS PARA ELEGIR SOLO UNA. DEPOSITO EN EFECTIVO O CHEQUES DE BANCOS LOCALES Y RETIRO EN EFECTIVO O EN CHEQUE DE ACUERDO CON LA CUANTIA Y EXIGENCIA DEL CLIENTE. RECIBO DE CAJA MENOR : ES UN SOPORTES DE GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO POR CUANTIAS MINIMAS QUE NO REQUIEREN EL GIRO DE UN CHEQUE.PARA ELLOS SE ESTABLECE UN FONDO DENOMINADO CAJA MENOR CUYO MONTO SE FIJA DEACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA. LOS YA ANTES MENCIONADOS QUE SON: *FACTURA *CHEQUE *LETRA DE CAMBIO *NOTA DEBITO *NOTA CREDITO *PAGARE

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Nota de contabilidad   Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.     Comprobante diario de contabilidad   Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Dicho de una manera más clara, un título valor se puede definir como un documento negociable lo cual implica que la persona que lo posea puede venderlo, necesario para certificar o garantizar los derechos o beneficios de su poseedor legal aquel que la ley reconoce como dueño del título y las obligaciones de quien lo emitió la persona que decidió crear el título. Estos se pueden clasificar de diferentes maneras:

Los derechos que un emisor puede ceder por medio de un título se pueden clasificar como: *De contenido crediticio: El emisor certifica, por medio del título, que ha contraído una deuda con el poseedor legal y que se compromete a pagarla bajo ciertas condiciones. *De participación: El emisor certifica, por medio del título, que el poseedor legal posee una participación en una empresa o negocio. *Representativos de mercancías: El emisor certifica, por medio del título, que tiene bajo su cuidado ciertos bienes entregados por el beneficiario o tenedor del título. Los títulos valores, según el procedimiento necesario para su negociación, se clasifican en: *Títulos nominativos: Los títulos nominativos establecen, en ellos o en la norma que se haya creado para su expedición, que el poseedor legal del título debe estar inscrito en un registro que llevará el emisor de los títulos; por lo tanto, sólo la persona que aparezca en el título y en el registro será considerada como la poseedora legal de éste. *Títulos a la orden: Los títulos a la orden se pueden ceder por medio de endoso y la entrega física del bien al nuevo dueño. *Títulos al portador: Son aquellos que no se expiden en favor de ninguna persona en especial, por lo cual el portador será acreditado como el poseedor legal del título.

Los títulos valores, según su rentabilidad, se clasifican en: * Títulos de renta fija: Los retornos a los que tiene derecho el tenedor legal del título están representados por una tasa de interés constante durante la vida del título. Algunos ejemplos de tales títulos son: los CDT, los bonos de tasa fija, etc. *Títulos de renta variable: Los retornos a los que tiene derecho el tenedor legal del título no se encuentran asociados a una tasa de interés fija sino, por ejemplo, a la rentabilidad de un negocio o empresa, o a un índice de la economía como la DTF o la inflación. Los títulos valores reconocidos por el Código de Comercio Colombiano son: Las letras *de cambio: Título de contenido crediticio. *El pagaré: Título de contenido crediticio. *El cheque: Título de contenido crediticio. *El bono: Título de contenido crediticio. *Certificado de depósito: Título representativo de mercancías. *Bono de prenda: Título de contenido crediticio. *Carta de porte y conocimiento de embarque: Título representativo de mercancías. *Acción: Título de participación.