Dinas Kesehatan Kabupaten Konawe Selatan.docx

DINAS KESEHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA Jalan Poros Tumbu-Tumbu Jaya - Andoolo

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KABUPATEN KONAWE SELATAN NOMOR: 440 / 15.6.C TAHUN 2018 PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS TUMBU – TUMBU JAYA KABUPATEN KONAWE SELATAN KEPALA PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KECAMATAN KOLONO TIMUR KABUPATEN KONAWE SELATAN Menimbang BahbAHW : a. bahwa Dalam rangka menunjang kelancaran tugas pokok fasilitas kesehatan tingka pertama

bidang Admistrasi, diperlukan penyeragaman Tata naska

fasilitas kesehatan tingkat pertama puskesmas Tumbu-Tumbu jaya kabupeten konawe selatan. b.

bahwa berdasarkan pertimbangan sebagai mana dimaksud dalam huruf a di atas, perlu di atur dan di tetapakan dalam surat keputusan kepala puskesmas Tumbu-Tumbu Jaya Kabupeten Konawe selatan

Mengingat

: 1.

Undang-undang Nomor 4 Tahun 2003 Tentang pembentukan kabupaten konawe selatan di provinsi Sulawesi Tenggara ( Lembaran Negara Repoblik Indonesia Tahun 2003 Nomor 24 Tambahan Lembaran Negara Repoblik Indonesia Nomor 4267 )

2.

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Republik (Lembaran Negara Indonesia tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara 4846);

3.

Undang- Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan ( Lembaran Negara Repoblik ndonesia Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Repoblik Indonesia Nomor 5063);

4.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Repoblik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Repblik Indonesia Nomor 071);

5.

Peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Repoblik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara

Repoblik Indonesia Nomor 5286); 6.

Peraturan Mentri Penda yagunaan Aparatur Negara Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

7.

Peraturan Mentri Dalam Negeri Repoblik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;

8.

Peraturan Mentri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang pusat kesehatan masyarakat ( Berita Negara Repoblik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1676);

9.

Peraturan kepala Arsip Nasional Nomor 2 tahun 2014 tentang pedoman tata naska dinas ( Berita Neara Repoblik Indonesia Tahun 2015 Nomor 432);

10. Peraturan mentri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pertama Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandri Dokter Gigi ; 11. Perataturan Bupati Nomor 4 Tahun 2012 Tentang Pedoma Tata Naska Dinas Kabupaten Konawe Selatan ( Lembaran Daerah KabupatenKonawe selatan Tahun 2012 Nomor 4 ) 12. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Konawe Selatan Nomor 440/15.6.C Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah FKTP Lingkup Dinas Kesehatan Kabupaten Konawe Selatan

MEMUTUSKAN ; Menetapkan KESATU

: : Pedoman Tata Naskah Fasilitas Kesehatan Tingkat pertama, format dan sistematika penulisanya,Sehingga seragam

dalam lingkup Puskesmas Tumbu-Tumbu Jaya

Kecamatan Kolono Timur KEDUA

: Pedoman Tata Naska Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Lingkup Dinas Kesehatan Kabupaten

Konawe Selatan Merupakan Acuan bagi fasilitas kesehatan Tingkat

pertama dalam pengelolah Tata Naskah Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama

KETIGA

: Pedoman Tata Naska Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Lingkup Puskesmas Tumbu-Tumbu Jaya Kabupaten Konwe selatan Sebagaimna di maksud Dalam Pasal 1 Terdiri dari atas : Kebijakan 1. Kebijakan 2. Manual Mutu 3. Rencana lima Tahun Puskesmas 4. Perencanaa Tingkat Pskesmas (PTP) Tahunan 5. Kerangka Acuan 6. Standar Prosedur Operasioal (SOP)

KE EMPAT : Pedoman Tata Naska Terlampir DalamSurat Keputusan Ini Merupakan bagian yang tidak Kepastian KELIMA

: Keptusan ini Berlaku Sejak Tanggal ditetapkan, apabila dikemudian hari terdapat Kekeliruan akan Dia adakan perbaikan sebagaimna mestinya.

Ditetapkan di Pada Tanggal,

:

Tumbu-Tumbu Jaya :

Januari 2018

KEPALA PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KABUPATEN KONAWE SELATAN

LA ODE RAHIM ,SKM,M,Kes Nip : 19671231 199003 1 080

I.

Tembusan : 1. Bupati Kabupaten Konawe Selata Di Andoolo; 2. Kapala Dinas Kesehatan Prov. Sulawesi tenggara di kendari; 3. Ketua DPRD Kabupaten Konawe Selatan di Andoolo; 4. Inspektur Daerah Kabupaten konawe selatan di Andoolo; 5. Kepala Puskesmas Se-Kabupaten Konawe Selatan di Tempat; 6. Arsip

LAMPIRAN

:

KEPUTUSAN

KEPALA

PUSKESMAS

TUMBU-TUMBU

JAYA

KECAMATAN KOLONO TIMUR KABUPATEN KONAWE SELATAN NOMOR

:

TANGGAL

:

/PUS/TTJ/I/TAHUN 2018 JANUARI /TAHUN 2018

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA DINAS KESEHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS TUMBU – TUMBU JAYA DINAS KESAHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan fasiltas tingkat pertama adala admisrasi umum .ruang lngkup administrasi umum meliputi tata naskah,penanaman lembaga ,singkatan dan akronim ,kearsipan , dan tata ruang perkatantoran. Tata naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis , penyusunan , penggunaan lembaga Negara , logo cap fasiltas kesehatan tingkat pertama, serta penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama . Dengan adanya peraturan kepala arsip nasional republik Indonesia nomor 2 tahun 2014 tentang pedoman tata naskah dinas dan peraturan bupati nomor 4 tahun 2012 tentang pedoman tata naskah dinas kabupaten konawe selatan ( lembaran daerah kabupaten konawe selatan tahun 2012 nomor 4 ), maka diperlukan pedoman tata naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama lingkup dinas kesehatan kabupaten konawe selatan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis fasilitas kesehatan tingkat pertama dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan dalam bidang keshatan secara efektif dan efisien

B.

Tujuan dan sasaran 1.

Tujuan disusunya pedoman tatingkat pertamata naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama lingkup

dinas

kesehatan kabupaten konawe selatan adalah untuk digunakan sebagai

pedoman atau acuan dalam pengelolahan administrasi umum fasilitas kesehatan tingkat pertama. 2.

Sasaran disusunya pedoman tata naskah fasiitas kesehatan tingkat pertama lingkup dinas kesehatan kabupaten konawe selatan adalah tercapainya kesamaan pengertian , bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah fasilitas kesehatn tingkat pertama lingkup dinas kesehatan kabupaten konawe selatan dan terwujudnya keterpaduan pengelolahan tata naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama dengan unsur lainya dalam lingkup administrasi umum.

C .Ruang Lingkup Ruang lingkup tata naskah fasilitas kesehatan tingkat pertama lingkup dinas kesehatan kabupaten konawe selatan meliputih pengaturan tentang jenis dan format , penyusunan , prinsip dan prosedur serta kewenangan penandatangaan naskah yang sesuai dengan pedoman penyusunan dokumen akreditasi fasilitas kesehatn tingkat pertama tahun 2015 diterbitkan oleh direktorat dinas upaya kesehatan dasar.

BAB 2 JENIS DAN PENYUSUNAN NASKAH PUSKESMAS A. Kebijakan Kebijakan adalah peraturan / Keputusan yang di tetapkan oleh kepala Fasilitas Kesehatan tingka Pertama yang merupakan garis besar yang bersifat mengingat dan wajib di laksanakan oleh :

penanggung

jawab

maupun

pelaksana.

Berdasarkan

kebijakan

tersebut,

disusun

pedoman/panduan dan standar prosedur operasional (SOP) yang memberikan kejelasan langkalangka dalam pelaksanaan kegiatan di puskesmas/Klinik/Praktik mandiri. Penyusunan peraturan / surat keputsan tersebut harus berdasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, praturan pemerintah, peraturan persiden, peraturan daerah Peraturan kepala daerah, Peraturan Mentri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementrian kesehatan, Kementrian dalam negri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten,Kota. Peraturan / surat keputusan Kepala FKTP dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan /keputusan. Format Peraturan / surat keputusan dapat di susun sebagai berikut : 1. Pembukaan a. Judul : Surat Keputusan Kepala Puskesmas b. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di FKTP , c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris , diletakan ditengan margin serta ditulis denga huruf capital d. Konsideran 1) Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuat keputusan. awal kata menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua (: ) , dan diletakan dibagian kiri , konsideran menimbang diawali uf dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjab dan dimulai denga kata bahwah dengan ”b” huruf kecil: 2 ) mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan

pembuat keputusan tersebut. Peraturan perundangan yang menjadi

dasar huum adalah peraturan yang tingkatanya sederajat atau lebih tinggi . konsideran

ini diletakan dibagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diawali nomor dengan huruf angka 1 , 2 , dst. 2. Diktum a. Diktum “ memutuskan “ ditulis simetris ditenga , seluruhnya dengan hurus capital , serta diletakan ditenga margin: b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata mnetapkan ditulis dengan huruf capital,dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) ; c. Nama Keputusan sesuai dengan judul (kepala ), selurunya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.). 3. Batang Tubuh a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang di rumuskan dalam dictum-dictum, Misalya : KESATU : KEDUA : Dst b. Dicantum saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainya, dan c. Mentri Kebijakan dapat di buat sebagai lampran peraturan / keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan / keputusan. d. Kaki : Kaki Peraturan / keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan / keputusan yang membuat penanda tangan penetapan peraturan / keputusan, pengundangan peraturan / keputusan yang terdiri atas tempat dan tinggal penetapan,nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani. e. Pemandatanganan : Peraturan / Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh kepala FKTP dituliskan nama tanpa gelar. f. Lampiran Peraturan / Keputusan : 1.) Halaman pertama harus di cantumkan judul dan nomor peraturan / Keputusan 2.) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh kepala FKTP.

Catatan : Untuk Peraturan Pada Batang Tubuh tidak ditulis dalam dictum tetapi dalam bab-bab dan pasal- Pasal B. Manual Mutu Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun keluar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan,dan dipelihara oeh organisasi, yang meliputi : 1. Pendahuluan, yang berisi : a. Latar Belakang b. Ruang Lingkup (Proses Bisnis) c. Tujuan d. Pengendalian Dokumen 2. Landasan hokum (peraturan / dokumen yang menjadi acuan 3. Istilah dan definisi 4. Sistem manajemen mutu : a. Persyaratan umum b. Pengendalian dokumen c. Pengendalian rekaman 5. Tanggung jawab manajemn : a. Komitmen Manajemen b. Fokus pada pelanggang c. Kebujakan mutu d. Perencanan sistem nanajemen Mutu e. Tanggung Jawab, wewenang dan komunikasi f. Wakil manajemen mutu g. Komunikasi internal 6. Tinjauan Manajemen : a. Umum b. Masukan tinjauan c. Luaran Tinjauan 7. Manajemen sumber daya : a. Peyedian sumber daya b. Manajemen sumber daya manusia

c. Infastruktur d. Lingkungan Kerja 8. Penyelenggaraan Pelayanan : a. Pelayanan Upaya kesehatan masyarakt Puskesmas : 1) Perencanaan upaya kesehatan masyarakat 2) Proses yangberhubungan dengan sasaran 

Penetapan persaratan sasaran



Tinjauan Terhadap persaratan sasaran



Komunikasi dengan sasaran

3) Pembelian ( jika ada ) 4) Penyelenggaraan Upaya 

Pengendalian proses penyelenggaraan upaya



Validasi proses penyelenggaraan upaya



Indenfikasi dan mampu telususr



Hak dan kewajiban sasaran



Memelihara barang milik penyelenggara jika ada



Manajemen resikodan keselamatan

5) Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan : 

Umum



Pemantauan dan pengukran  Kepuasaan Pelanggang  Audit Internal  Pemantauan dan pengukuran proses  Pemantauan dan pengukuran hasil layanan 

Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai



Analis data



Peningkatan berkelanjutan



Tindakan Korektif



Tindakan Preventif

b. Pelayan Klinis ( Upaya Kesehatan Perseorangan ) : 1) Perencanaan Upaya Klinis

2) Proses yang brhubungan dengan pelanggan 3) Pembelian / Pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis : 

Proses pembelian



Verifikasi baran yang di beli



Kontrak dengan pihak ketiga

4) Penyelenggaraan pelayanan klinis 

Pengendalian proses pelayanan klinis



Validasi proses pelayanan



Identifikasi dan ketelusuran



Hak dan kewajiban pasien



Pemeliharaan barang milik pelanggan ( spesiemen,rekam medis,dsb)



Manajemen resiko dan keselamatan pasien

9. Pengukuran, analisis,dan penyempurnaan a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran  Kepuasaan pelanggang  Audit internal  Pemantauan dan pengukuran proses  Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan Korekif g. Tindakan Preventif 10. Penutup Lampiran (Jika ada )

C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas 1 Pendahuluan Sejak dengan rencana stratejik Dinas kesehatan Kabupaten / kota, puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota. Rencana lima tahunan tersebut harus sessuai dengan visi,misi,tugas pokok dan fungsi puskesmas berdasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara optimal. Dalam penyusunan rencana lima tahunan ,kepala puskesmas bersama seluruh jajaran karyawan yang bertugas di puskesmas melakukan analisis situasi yang meliputi analisis pencapaian kinerja, mencarai factor factor yang menjadi pendorong maupun penghambat kinerja,sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran. 2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Sistematika rencana kinerja lima tahunan puskesmas dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut; Bab 1. Pendahuluan A. Keadaan umum puskesmas B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan C. Indicator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya puskesmas Bab 2. Analisis kinerja A. Pencapaian kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya puskesmas B. Analisis kinerja; menganalisis factor pendukung dan pnghambat pencapaian kinerja Bab 111. Rencana pencapaian kinerja lima tahunan A. Program kerja dan kegiatan ; berisi program program kerja yang aan dilakukan ang meliputih antara lain 1. program kerja pengembangan SDM ,yang dijabarkan dalam kegiatan kegiatan , misalnya; pelatihan ,pengusulan penambahan SDM, seminar , workshop, dsb 2. program kerja pengembangan sarana , yang dijabarkan dalam kegiatan kegiatan , misalnya; pemeliharaan sarana, pengadaan alat alat kesehatan, dsb 3. program kerja pengembangan manajemen , dan seterusnya.

B. Rencana anggaran; yang merupakan rencana biaya yang tiap-tiap program kerja dan kegiatan- kegiatan yang direncanakan secra garis besar. Bab 1V. Penutup Lampiran; matriks rencana kinerja lima tahunan puskesmas /klinik 3. Langkah – langkah penyusunan rencana kinerja lima tahunan puskesmas /klinik Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan puskesmas/klinik adalah sebagai berikut; a. Membentuk tim

Penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari kepala puskesmas

bersama penanggung jawab upaya puskesmas dan pelayan klinis b. Tim mempelajari rencana srategis dinas kesehatan kabupaten/kota target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh puskesmas c. Tim pengumpulan data pencapaiyan kinerja d. Tim melakukan analisis kinerja e. Tim penyusunan pentahapan pencapaian indicator kinerja untuk tiap upaya puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk lima tahun f. Tim peyususn program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap- tiap indicator kerja g. Tim penyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh kepala puskesmas h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas 4.

Matriks rencana kinerja lima tahunan Panduan dalam mengisi matriks rencana kerja lima tahunan ; a. Nomor : diisi dengan nomor urut b. Pelayanan/upaya puskesmas ; diisi dengan pelayanan klinis( upaya kesehtan perseorangan ), dan upaya kesehatan masyarakat dilaksanakan dipusesmas tersebut , misalnya KIA,upaya KB, Upaya PKM, dan seterusnya. c. Indicator; diisi dengan indicator –indikator yang menjadi tolak ukur kinerja upaya/pelayanan d. Standar ; diisi dengan standar kinerja tiap indikator e. Pencpaian ; diisi dengan pencapaian kinerja lima tahun terakhir f. Target pencapaian; diisi dengan target- target yang akan dicapai pada tiap tahunan g. Program kerja ; diisi dengan program kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja , misalnya program kerja pengembangan SDM ,

pogrsm kerja peningkatan mutu,program kerja pengembangan SDM,program kerja pengembangan sarana , dsb h. Kegiatan; merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegatan pelatihan perawat, pelatihan tenaga PKM, dan sebagainya i. Volume ; diisi dengan volume kegiatan yang akan direncanakan untuk tiap tahapan tahunan j. Harga satuan ; harga satuan untuk tiap kegiatan k. Perkiraan biaya ; diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan. 5.

Penutup Panduan ini disusun dengan harapan akan dibantu kepala puskesmas dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan , yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk rencana usulan kegiatan dan rencana pencapaian kegiatan. Lampiran Lampiran 1. Matriks rencana kinerja lima tahunan puskesmas

D. Perencanaan Tingkat Puskesmas ( PTP ) Tahunan Perencanaan adalah ; suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. Perencanaan tingkat puskesmas ( PTP ) diarikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan puskesmas pada tahun yang akan dating. Dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebgian masalah kesehtan masyarakat diwilayah kerjanya. Perencanaan puskesmas mencakup semua kegiatan upaya puskesmas yang dilakukan puskesmas baik wajib ,pengembangan maupun upaya khusus spesifik wilayah/ puskesmas sebagai rencana tahunan puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah ,baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainya. 1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas Langka pertama dalam mekanisme perencanaan tingkat puskesmas ( ptp ) adalah menyusus\n usulan kegiatan yang meliputih usulan mencakup semua kegiatan semua upaya puskesmas , maupun upaya khusus spesifik wilayah /puskesmas.penyusunan rencana usulan kegiatan ( RUK ) memperhatikan berbgaikebjikan yang berlaku , baik secaraglobal , nasional , maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia dipuskesmas . puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyrakaat melalui kajian maupun usapan dari

lintas sektoral puskesmas. Rencana usulan kegiatan dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana, dan oparasianal puskesmas. RUK yang disusun merupakn RUK tahun mendatang ( H+1 ) . RUK dibahas dinas kesehatan kabupaten/kota akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis . secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan ( RPK ) Setelah menetpkan persetujuan , selanjutnya diserahkan kepuskesmas melalui dinas kesehatan kabupaten/kota maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan dengan menyesuaikan anggaran yang telah turun. 2. Tahap Penyusunan RUK a. Tahap persiapan Tahap ini mempersiapkan staf puskesmas yang terlibat dalam proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dari pengetahuan untuk melaksanakan tahap – tahap perencanaan . b. Tahap analisis situasi Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permaslahan yang dihadapi dipuskesmas melalui proses analisis terhdapap data yang dikumpulkan tim yang ditunjuk oleh kepala puskesmas . data – data tersebut mencakup data umum , data khusus ( hasil penilaian kinerja puskesmas ). 3. Tahap penyusunan RUK Penyusunan RUK memperhatikan hal –hal untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada perode sebelumnya dan memperhatikan program / upaya yang masih bermaslah , menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan puskesmas . Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu a. Analisis Masalah dan Kebutuhan masyarakat Analisis masalah dan kebutuhan masarakat dilaukan melalui kesepakatan tim penyusun dan lintas sektoral puskesmas melalui; 1). Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan, melalui anlisis kesehatan

masyarakat ( community health analysis ).

2). Menempatkan urutan prioritas urutan masalah . 3). Merumuskan masalah

4). Mencari akar penyebab , dapat mempergunakan diagram sebab akibat , pohon masalah, curah pendapat, dan alat- alat lain yang dapat digunakan .

b. Penyusunan RUK Penyusunan RUK meliputi upaya kesehatan upaya wajib , pengembangan dan upaya khusus setempat yang meliputi; 1). Kegiatan tahunan yang akan datang 2). Kebutuahan sumber daya 3).rekapitulasi rencana usulan kegiatan 4.

Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan . Rencana pelaksanaan kegiatan baik upaya kesehatan wajib , pengembangan maupun khusus setempat dan rencana inovasi secara bersama –sama terpadu dan terintegrasi dengan langka – langka; a. Mempelajari alokasi kegiatan, b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK, c. Menyususn rancangan awal secara rinci, d. Mengadakan lokakarya mini, e. Membuat rencana pelaksanaan Kegiatan, Proses penyususnan perencanaan tingkat pusksmas dengan menggunakan format-format sesuai dengan pedomanan perencanaan tingkat puskesmas yang dikeluarkan kementrian keshatan Direktorat jendral Bina kesehatan Masyarakat, tahun 2006

C. Pedoman / Panduan Pedoman / panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langka-langka yang harus di lakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat di artikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 ( satu ) kegiatan, Pedoman atau panduan dapat di terapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Mengingat sangat bervariasinya bentuk da nisi pedoman / panduan maka puskesmas menyususn / membuat sistematika buku pedoman / panduan sesuai kebutuhan. Beberapa hal yang perlu di perhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan yaitu : 1. Setiap pedoman atau panduan harus di lengkapi dengan peraturan atau keputusan kepala puskesmas untuk pemberlakuan pedoman / panduan tesebut ,

2. Peraturan kepala puskesmas tetap berlaku meskpun terjadi penggantian kepala puskesmas 3. Setiap pedoman / panduan sebaiknya di lakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali 4. Bila kementrian kesehatan telah menerbitkan pedoman / panduan untuk suatu kegiatan / panduan wajib mengacu pada pedoman / panduan yang di terbitkan oleh kementrian kesehatan . 5. Format buku sistematika pedoman panduan yang lazim di gunakan sebagai berikut : a. Format pedoman Pengorganisasian Unit kerja BAB I

Pendahuluan

BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan tujuan puskesmas BAB IV Struktur organisasi pukesmas BAB V Strutur Organisasi unit Kerja BAB IV Uraiyan jabatan BAB VII Tata hubungan kerja BAB VIII Pola ketenagaan dan Kualifikasi personil BAB IX Kegiatan orentasi BAB X Pertemuan / rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan tahunan b. Format pedoman pelayanan unit kerja BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakng B. Tujuan pedoman C. Ruang lingkup pelayanan D. Batasan Operasional E. Landasan hokum BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kuaifikasi sumber daya manusia B. Distribusi ketenagaan C. Judul kegiatan, Termaksud pengaturan jaga ( Rawat Inap ) BAB III STANDAR FASILITAS

A. Danah Ruang B. Standar fasilitas BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format panduan pelayanan pusksmas BAB I DEFISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI Sistematika panduan pelayanan puskesmas dapat di buat sesuai dengan materi / isi panduan. Pedoman / panduan yang harus dibuat adalah pedoman panduan minimal yang harus ada di puskesmas yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang di minta dalam elemen penilaiyan. Bagi puskesmas yang telahmenggunakan e-file tetap harus mempunyai harcopy pedoman / panduan yang di kelola oleh tim akreditasi puskesmas atau bagian tata usaha puskesmas. D. Penyususnan Kerangka Acuan Program / kegiatan. Kerangka acuan di susun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh puskesmas ,mislanya Program pengembangan SDM, Program peningkatan mutu puskesmas dan keselamatan pasien, Program pencegahan bencana, Program pencegahan kebakaran, Program imunisasi, dsb. Dalam penyususnan kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan –kegiatan yang

akan

dilakukan dalam mencapai tujuan. Tujuan di bedakan atas tujuan namun yang merupakan tujuan secara garis besar dari keseluruhan program / kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan tujuan dari tiap- tiap kegiatan yang akan di lakukan. Dalam rangka acuan harus di jelaskan bagaimna cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai , dengan penjadulan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan. 1. Sistematika / Format kerangka acuan Program / Kegiatan sistematika atau format kerangka acuan program / kegiatan adalah sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar belakang

c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Keiatan Pokok dan rincian kegatan e. Cara melaksanakan kegiaan f. Sasaran g. Jadwal pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan danpelaporan i. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan Jika di perlukan, dapat ditambahkan butir –butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak di perbolehkan mengurangi, Misalnya recana pembiayaan dan anggaran. Petunjuk penulisan a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya / kegiatan. b. Latar Belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alas an mengapa program tersebut disusun. Sebainya di lengkapi dengan data-data sehigga alas an di perlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan / kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkat tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. d. Kegiatan Pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langka-langka kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program / kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dengan sejalan. e. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bias antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain. f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang pesifik dan teukur untuk mencapai tujuantujuan upaya / kegiatan .

Sasaran program / kegiatan mennjukan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu.penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai beriku : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” Yaitu : 1) Specific : Sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapainya. Sasaran harus memberikan arah dan tolak ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan unuk penyususnan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measurable : Sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapainya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran ( keberhasilan upaya / kegiatan ) harus di tetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3) Aggressive but attaibable : Apabila ssaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mngandung target yang tidak layak. 4) Result oriented : Sedapat mungkin sasaran harus menspesifikasikan hasil yang ingin di capai. Misalnya : Mengurangi complain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50 % 5) Time boud : Sasaran sebaiknya sebaiknya dapat tercapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai berapa bulan ( sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/ kegiatan 5 (lima ) tahun dibuat sasaran antar. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di puskesmas. g. Jadwal peaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang di maksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap judul yang di rencanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap beberapa bulan sekali ( Kurun waktu tertentu ), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program / kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang di tulis dalam rangka acuan adalah kapan ( setiap kurun waktu berapa lama ) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporan adalah

bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimna membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditunjukan kepada siapa. i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang tulis dalam kerangka acuan adalah bagaimna melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimna membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program / kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Format kerangka acuan sesuai yang di harapkan di Dinas kesehatan kabupaten / kota masing-masing. E. Standar Prosedur Operasional (SOP) Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya : 1. Standard Operating Proceduresn (SOP) adalah serangkaiyan instruksi tertulis yang di lakukan mengenai berbagai proses penyelenggara administrasipemerintah, ( Kepmenpan No.121 tahun 2008 ). 2. Instruksi Kerja adalah petunjuk kerja terdokumntasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang di pergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah di tetapkan ( susilo, 2003 ). Langkah didalam penyususnan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian / unit / profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibatkan lebih dari suatu bagian / unit / profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang di tulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak lanjut, serta dapat di telesuri hasilnya. 3. Standar prosedur Operasional (SOP) Adalah suatu perangkat instruksi / langka-langka yang di lakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini di gunakan di undang-undang No.29 tahun 2004, Tentang paraktek kedoteran dan undang-undang No.44 tahun 2009, Tentang rmah sakit. Beberapa istilah Prosedur yang sering di gunakan yaitu :

 Prosedur yang telah ditetapkan disingkat protap ,  Prosedur untuk panduan kerja (Prosedur kerja, disingkat PK)  Prosedur untuk melakukan tindakan ,  Petunjuk pelaksanaan disingkat juklak,  Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat juknis,  Prosedur untuk melakukan tindakan klinis : protocol klins, Algoritma / Clinical pathay Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah tapsir maka yang di pergunakan didalam dokumen akreditasi puskesmas dan fasilitas kesehatan tingkat pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar prosedur Operasional (SOP)”. Sedangkan pengertian SOP adalah :

Suatu perangkat intruksi / langka-langka yang di lakukan untuk

menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a. Tujuan penyusunan SOP Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efesien,efektif, konsisten / seragam dan aman ,dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemunuhan standar yang berlaku b. Manfaat SOP c. Memenuhi persyaratan stndar pelayanan puskesmas d. Mendokumentasi langka-langka kegiatan e. Memastikan staf puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaan f. Format SOP. 1) Formas SOP dilakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan 2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi / kolom.

Format SOP sebagai berikut : Judul SOP Logo

SOP Nama organisasi

No Dokumen

:

No .Revisi

:

Tanggal terbit

:

Halaman

:

Diterapkan oleh Kepala Puskesmas ……..

Nama

Nip

1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur / Langkah-Langkah 6. Unit kerja



Penjelasan : Penulisan SOP yang harus tetap di dalam table / kotak adalah : nama puskesmas dan logo ,judul SOP, Nomor dokumen, tanggal terbit, dan tanda tangan kepala puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur / langkah-langkah dan unit terbit boleh tidak diberi kotak / table.

g. Petunjuk pengisian SOP 1) Logo yang di pakai adalah logo pemerintah kabupaten / kota, nama organisasi adalah nama puskesmas, logo atau nama dari fasilitas kesehatan tingkat pertama. 2) Kotak Heading : masing-masing kotak ( puskesmas, judul SOP, No dokumen, No. Revisi Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan kepala puskesmas ) diisi sebagai berikut :  Heading dan kotaknya di cetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya menuat : kotak nama puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.Revisi, dan halaman.  Kotak puskesmas / klinik diberi nama puskesmas dan logo pemerintah daerah, atau logo dan nama fasilitas kesehatan tingkat pertama.  Judul SOP : Diberi judul / nama SOP sesuai proses kerjanya

 No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlau

dipuskesmas / FKTP

yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragama.  No.Revisi : diisi dengan status revisi, dapat menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru dapat di beri huruf A, dokumen revisi pertama di beri huruf B DAN Seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat di beri nomor o, sedangkan dokumen revisi dapat di beri nomor 1, dan seterusnya.  Halaman : diisi nomor halaman dengan mencamtumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. Misalnya: halaman pertama : 1 / 5, halaman kedua : 2/5, halaman terakhir : 5 / 5.  SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah ) yang digunakan puskesmas / FKTP, misalnya : SOP, Prosedur ,prosedur tetap, petunjuk pelasanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi puskesmas dan FKTP memakai istiah SOP.  Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tangal diberlakukanya SOP tersebut.  Diterapkan kepala puskesmas / FKTP : diberi tanda tangan kepala puskesmas / FKTP dan nama jelasnya. 3) Isi SOP Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut : a) Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi perjalanan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulakan multi persepsi. b) Tujuan :

berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan

penerapan langkah-langkah untuk ………” c) Kebijakan : berisi kebijakan kepala puskesmas / FKTP yang menjadi dasar dibuatkan SOP tersebut. d) Referensi : berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, Bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan , ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. e) Langka-lanka Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang mengurangi kan langkalangka kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu . f) Unit Terbit : Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.

Dari keenam isi SOP sebagaimana di uraikan diatas, dapat ditambahkan antara lain: bagan alir, dokumen terkait, dsb menyusaikan dengan format SOP yang di tentukan oleh pemerintah daerah, yang penting dalam suatu organisasi menggunakan satu format yang seragam. Diagram Alir / bagan alir (Flow Chart ) : Didalam penyuusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam

langka-langka

kegiatan dilengkapi dengan diagram alir / bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langka-langkanya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir mokro dan diagram alir makro. 

Diagram alir makro, menunjukan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu symbol balok :



Diagram Alir makro, Menunjukan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk symbol sebagai berikut : o Awal kegiatan

:

o Akhir kegiatan

:

o Simbol keputusan

:

ya ?

Tidak

o Penghubung

:

o Dokumen

:

o Arsip

:

4. Tata cara pengolahan SOP 

Agar diterapkan siapa yang mengelolah SOP ,



Pengelolah SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP Puskesmas / Klinik ,



Pengelolah SOP agar membuat tata cara penyusunan penomoran . distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasi,dan revisi SOP.

5. Tata cara penyususnan SOP Hal- hal yang perlu diingat : 

Siapa yang harus menulis atau penyusunan SOP



Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SOP



Bagaimana SOP dapat dikenali



Bagaimana memperkenalkan SOP kepada pelaksanaan dan unit terkait



Bagaimana pengendalian SOP : Penomoran. Revisi yang beberapa. Dari distribusi kepada siapa.



Syarat penyusunan SOP :

 Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang di lakukan saa ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.  Perlu di tekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh kepala puskesmas / FKTP hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP Tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitme terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personil / unit kerja dalam penyusunan SOP.  SOP harus merupakan Flow Charting dari suatu kegiatan. Pelaksanaan atau unit kerja agar mencata proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim mutu diminta memberikan tanggapan.  Di dalam SOP Harus dapat dikenal dengan jelas siapa melakukan apa, dimana,kapan, dan mengapa.  SOP jangan menggunakan kalimat majemuk,subjek,predikat dan objek harus jelas.  SOP harus menggunakan kalimat perintah / instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai.

 SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada stanar profesi, Standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan Teknologi (IPTEK ) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien. 6. Proses penyusunan SOP  SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan penususnan dokumen akreditasi Puskesmas / FKTP ini.  Penyusunan SOP dapat dikordinasi oleh tim mutu / tim akreditasi Puskesmas / FKTP dengan mekanisme sebagai berikut :  Pelaksanaan atau unit kerja / upaya menyusun SOP dengan melibatkan unit terkait.  SOP yang telah disusun oleh pelaksanaan atau unit kerja disampaikan ke tim mutu / tim akreditasi  Fungsi tim mutu / tim akreditasi puskesmas didalam penyusunan SOP adalah : a. Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SOP yang telah disusun oleh pelaksanaan atau unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan, b. Mengkordinir proses pembuatan SOP sehingga tidak terjadi diuplikasi SOP / tumpang tindih SOP antar unit, c. Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan ditandatangani oleh Kepala Puskesmas, d. Penyusuan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SOP. Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SOP bias dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis diunit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SOP klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SOP dapat di ketahui beberapa banyak dan macan SOP yang harus dibuat / disusun. Untuk melakukan idenfikasi kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaiyan pada standar akreditasi, minimal SOP-SOP apa saja yang harus ada. SOP yang dipersyaratkan di elemen penilaiyan adalah SOP minimal yang harus ada di puskesmas/ FKTP. Sedangkan identifikasi SOP dengan menggambarkan

terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. e. Mengingat SOP merupakan Flow Charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subjek, penulisan SOP adalah di mulai dengan membuat Flow Charting dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak seerhana yang menggambarkan angkah penting dari seluruh proses. Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing – masing kotak dan dibuat alurnya. f. Semua SOP harus ditandatangani oleh kepala Puskesmas / kepala klinik, g. Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SOPSOP tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakkan pelatihan. 7. Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyususnan SOP 

Ada komitmen dari kepala puskesmas / FKTP yang terlibat dengan adanya dukungan fasilitas dan sumber daya.



Adanya fasilitator / petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusn SOP.



Ada teget waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati



Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusnan SOP.



Tata cara penomoran SOP Penomoran SOP maupun dokumen lainya diatur pada kebijakan pengedalian dokumen, dan ketentuan :  Semua SOP harus di beri nomor  Puskesmas FKTP agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SOP sesuai dengan tata naskah yang dijadikan pedoman.  Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas / FKTP, atau ketentuan penomoran yang khusus untuk SOP ( Bisa menggunakan garis miring atau dengan system digit ). Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara trpusat. 

Kode-kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti contoh sebagai berikut :

 Kode Unit kerja : masing-masing unit kerja di puskesmas / FKTP mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat berbentuk angka atau huruf. Sebagai contoh pada Program Bab VI, dengan Bab VI / SOP/ KIA,KB, dan lain sebagianya ( namun tergantung didalam pedoaman tata naskah yang berlaku,  Nomor urut SOP adalah urutan nomor SOP di dalam unit kerja upaya Puskesmas / FKTP.  Satu SOP dipergunakan oleh lebih darinsatu unit yang berbeda misalnyaSOP rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait / unit pemakaiyan SOP. 

Tata cara penyusunan SOP  Penyimpanan adalah bagaimana SOP tersebut tersimpan.  SOP asli ( master dokumen

/ SOP yang sudah di nomori dan sudah

ditandatangani ) agar disimpan disekretariat Tim Akreditasi Puskesmas FKTP atau bagan tata usaha puskesmas / FKTP, sesuai dengan ketentuan yang berlaku diorganisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang di atur dalam tata naskah. Penyampaian SOP yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila di perlukan.  SOP Foto copy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas / FKTP, dimana SOP tersebut dipergunakan. Bila SOP tersebut tidak berlaku lagi atau tidak diperunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SOP yang sudah tidak berlaku tersebut ke secretariat Tim mutu atau bagian tata usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang masih berlaku saja. Sekretariat tim mutu atau bagian tata usaha organisasi dapatmemunaskan fotocopy SOP yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas / FKTP.  SOP di unit upaya puskesmas / FKTP harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksanaan. 

Tata cara Pendistribusian SOP  Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada unit kerja atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian tata usaha puskesmas / FKTP sesuai pedoman tata naskah.

 Diatribusi harus memakai ekspedisi dan / atau formulir tanda terimah.  Distribusi SOP bias hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bia juga untuk seluruh unit kerja lainya.  Bagi puskesmas / Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SOP bias melalui jajaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi terhadap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SOP. 

Evaluasi SOP Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.  Evaluasi penerapkan / kepatuha terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langka-langka dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik / check list. 1. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions ) yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaiyan kegiatan , untuk diingat, dikerjakan ,dan diberi tanda ( check-mark ). 2. Daftar unit merupakan bagian dari system manajeman mutu untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan. 3. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks. 4. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksana dan monitor SOP, bukan untuk menggunakan SOP itu sendiri . a. Langkah-langkah menyusun daftar tilik Langka awal menyusun daftar tilik dengan melakukan Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya  Gambaran flow prosedur tersebut -chart dari prosedur tersebut,  Buat daftar kerja yang harus dilakukan,  Susun urutan kerja yang harus dilakukan ,  Masukan dalam daftar titik sesuai dengan format tertentu  Lakukan uji coba,  Lakukan perbaikan daftar tilik,  Standaf daftar tilik.

Daftar tilik untuk mengecek kepatuahan terhadap SOP dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut : Compliance rate (CR)

=

∑ ya

x 100 %

∑ ya + Tidak b. Evaluasi isi SOP  Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuan dan minimal dua tahun sekali yang di lakukan oleh masing-masing unit kerja .  Hasil Evaluasi : SOP masih tetap bias dipergunakan, atau SOP tersebut perlu diperbaiki / direvisi. Perbaikan / revisi isi SOP bias dilakukan sebagian atau seluruhnya.  Perbaikan / revisi perlu dilakukan bila : 1. Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada 2. Adanya perkembangan ilmu dan teknologi ( IPTEK) pelayanan kesehatan, 3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru, 4. Adanya perubahan fasilitator.  Pergantuan kepala puskesmas, bila SOP memang masih sesuai / dipergunakan maka tidak perlu direvisi. BAB III PENGENDALIAN DAN PENATAAN NASKAH A. Pengendalian Dokumen adalah sumua dokumen yang harus disiapakan Puskesmas / FKTP yang merupakan regulasi internal yang berlaku di puskesmas / FKTP. Dokumen tersebut disusun disesuaikan dengan persyaratan yang di minta oleh tandar Akreditasi. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan Puskesmas / FKTP dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. Pengendalian dokumen dan rekam implementasi adalah : system penooran dan system penyimpanan dokumen dan rekam implementasi . Pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan oleh standar Akreditasi meliputi :

1. Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit, 2. Menelaah dan diperbaharui jika diperlukan , dan persetujuan pemerlakukan ulang dokumen, 3. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi, 4. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkant tersedia ditempat pengguna 5. Memstikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi 6. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional system manajemen mutu diidentifkasi dan distribusi dikendalikan. 7. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadarluasa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. Catatan / rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus dikenalikan. Organisasi harus menerapkan SOP Terdokumentasi untuk mendifinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan, catatan / rekam implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridenfikasi dan dapat diakses kembali. B. Penetapan dokumen Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas / FKTP dikelompokan masing-masing bab /kelompok pelayanan / UKM dengan di urutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaiyan, dan diberikan daftar secara berurutan.

BAB IV PENUTUP Pedoman Tata naskah fasilitas Kesehatan tingkat pertama ini agar dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan kegiatan administrasi puskesmas Lingkup Dinas kesehatan kabupaten konawe selatan .Selain itu, dengan tersusunya pedoman Tata naska ini di harapkan dapat membantu Puskesmas / Fasilitas kesehtana Tingkat pertama dalam menyusun dokumen – dokumen yang di persyaratkan oleh standar akreditasi

KEPALA PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KABUPATEN KONAWE SELATAN

LA ODE RAHIM,SKM,M.Kes Nip : 19671231 199003 1 080

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KECAMATAN KOLONO TIMUR KABUPATEN KONAWE SELATAN NOMOR

:

/PUS/TTJ/I/ 2018

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS TUMBU-TU,BUH JAYA DINAS KESEHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

DINAS KESEHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

PUSKESMAS TUMBU-TUMBU JAYA KECAMATAN KOLONO TIMUR 2018