Daftar Isi: Materi 2

MANAJEMEN TENDER JURUSAN TEKNIK ELEKTRO POLITEKNIK NEGERI SAMARINDA

MATERI 2

UNTUK KALANGAN SENDIRI

DAFTAR ISI TUJUAN PELATIHAN

PENDAHULUAN

PENGKAJIAN ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN

SPESIFIKASI DAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI

JENIS KONTRAK DAN BUKTI PERJANJIAN

JAMINAN PENGADAAN & SERTIFIKAT GARANSI

TUJUAN PELATIHAN SETELAH MATERI INI DISAMPAIKAN, DIHARAPKAN PESERTA MAMPU: • Memahami tahapan persiapan dalam pengadaan barang /jasa • Memahami proses kaji ulang RUP

• Memahami proses penyusunan spesifikasi dan HPS • Memahami pemilihan jenis kontrak • Memahami ketentuan jaminan pengadaan & sertifikat garansi

TAHAPAN PERSIAPAN PBJ Rencana Umum Pengadaan • Identifikasi Kebutuhan, Anggaran, Kebijakan dan KAK Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang terdiri dari: • Pengkajian ulang RUP • Spesifikasi Teknis, Penetapan HPS, dan Rancangan (Jenis) Kontrak, Tanda Bukti Perjanjian, Surat Pesanan Perencanaan Pemilihan Penyedia B/J • Pengkajian ulang spesifikasi dan HPS • Pemilihan Sistem Pengadaan B/J o Penetapan metode pemilihan o Penetapan metode penyampaian dokumen o Penetapan Metode Evaluasi Penawaran • Pemilihan metode penilaian kualifikasi pengadaan • Penyusunan Tahapan dan Jadwal Pengadaan • Penyusunan Dokumen Pengadaan

PA/ KPA

PPK

ULP/ Pejabat Pengadaan

RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP)  Merupakan tahap awal dalam kegiatan pengadaan barang/ jasa pemerintah  Peranannya sangat strategis dan menentukan dalam menjadi acuan kegiatan pengadaan  Harus bisa memberikan informasi mengenai target, lingkup kerja, SDM, waktu, mutu, biaya dan manfaat pengadaan  Disusun oleh PA/KPA dan diumumkan oleh PA K/L/D/I

LANGKAH MENYUSUN RUP

Step 1

Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa

Step 2 Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran

Step 3

Step 4

Menetapkan Kebijakan Umum Pengadaan : 1. Pemaketan; 2. Cara Pengadaan; 3. Pengorganisasian; 4. PPDN.

Menyusun KAK, berisi : 1. Uraian Kegiatan; 2. Waktu pelaksanaan; 3. Spek teknis; 4. Total perkiraan biaya.

LANGKAH PENGKAJIAN ULANG RUP 2

1 PPK dapat mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan tim teknis untuk melakukan pengkajian ulang RUP.

Hal-hal yang dikaji ulang : • Rencana penganggar an. • Kebijakan umum pengadaan (hanya Pemaketan). • KAK

3

4

5

Penyusunan Berita Acara hasil Kaji Ulang RUP.

PPK mengajuka n usulan perubahan RUP kepada PA/KPA.

PA/KPA menetapkan Rencana Umum Pengadaan yang sudah dikaji ulang.

KETENTUAN DALAM KAJI ULANG RENCANA PENGANGGARAN • Materi yang dikaji: • •

Rencana biaya paket pekerjaan Rencana biaya pendukung pelaksanaan pengadaan

• Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk memastikan: •

Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran;

•

Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan atau biaya paket pekerjaan;

•

Tersedia biaya pendukung pelaksanaan pekerjaan

• Apabila kurang dianggarkan dan atau terdapat kesalahan administrasi dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran, dokumen kaji ulang RUP ditanda tangani oleh pihak yang membahas.

KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN • Pada kebijakan umum, yang bisa dikaji hanya pemaketan saja • Tujuannya meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran usaha kecil dan memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri • Hasil survei pasar dapat digunakan sebagai dasar pengkajian • Berdasarkan hasil pengkajian ulang, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk menggabungkan atau memecah paket.

PROSEDUR PEMAKETAN

Barang/PK/JL ≤ 2,5 Milyar

Menuntut kompetensi teknis yang hanya dimiliki oleh usaha non kecil dan/atau kesatuan sistem dan/atau kualitas

Menetapkan sebanyak-banyaknya paket yang bisa dilaksanakan untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil dengan tetap memperhatikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem, dan kualitas kemampuan teknis

TIDAK

YA

Usaha Mikro/ Kecil/Koperasi kecil

Untuk Usaha Non-Kecil

LARANGAN PEMAKETAN Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa daerah/lokasi yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di daerah/lokasi masing-masing Menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil

Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan

Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif

KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK Kerangka Acuan Kerja (KAK) merupakan dokumen yang memuat uraian tentang acuan-acuan yang harus menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Kerangka Acuan Kerja memuat 5W + 1H  Latar belakang/tujuan kegiatan (Why?)  Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan, Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan, Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan (What?)  Waktu pelaksanaan yang diperlukan serinci mungkin dengan memperhatikan batas-batas tahun anggaran (When?)  Siapa yang akan melaksanakan (Who?)  Lokasi dilaksanakan pekerjaan (Where?)  Tahapan/metodologi pelaksanaan pekerjaan (How?)

KETENTUAN DALAM KAJI ULANG KAK Hal yang harus dikaji dalam Kerangka Acuan Kerja • Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas • Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan) cukup jelas • Spesifikasi teknis barang/jasa • Total perkiraan biaya pekerjaan

• Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan • Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan • Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan • Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang • Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti • Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli. Pengecualian untuk pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak perlu analisis tersebut • Dokumen-dokumen pendukung

PENETAPAN RUP SETELAH DI KAJI ULANG TAHAPAN

Apabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk mengubah Rencana Umum Pengadaan

OUTPUT

Berita Acara rapat koordinasi antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan dalam rangka mengkaji ulang rencana umum pengadaan.

Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan

Usulan PPK kepada PA/KPA tentang perubahan terhadap rencana umum pengadaan

Putusan PA/KPA bersifat final

Ketetapan PA/KPA terhadap usulan perubahan RUP

KETENTUAN PENGUMUMAN RUP MELALUI APBN/ ABPD

APBN

Setelah Rencana Kerja dan anggaran K/L/D/I disetujui oleh DPR, kemudian PA mengumumkan RUP Barang/Jasa pada masing-masing K/L/D/I

APBD

Pada Pemerintah Daerah, setelah rancangan peraturan daerah tentang APBD dibahas dan disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD, PA mengumumkan RUP Barang/Jasa

KETENTUAN PENGUMUMAN RUP MELALUI APBN/ABPD

APBN

Setelah Rencana Kerja dan anggaran K/L/D/I disetujui oleh DPR, kemudian PA mengumumkan RUP Barang/Jasa pada masing-masing K/L/D/I

APBD

Pada Pemerintah Daerah, setelah rancangan peraturan daerah tentang APBD dibahas dan disetujui bersama oleh Pemda dan DPRD, PA mengumumkan RUP Barang/Jasa

MEDIA PENGUMUMAN RUP

Tujuan di umumkan melalui media ini : Mewujudkan keterbukaan informasi publik dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan

Diumumkan di masingmasing Website K/L/D/I Papan Pengumuman Resmi Portal Pengadaan Nasional (INAPROC)

MEDIA PENGUMUMAN - SIRUP

MEDIA PENGUMUMAN RUP

Pengumuman RUP melalui Website

CONTOH PENGUMUMAN RUP 2 1 3

4

Pengumuman, paling kurang berisi : 1. Nama dan Alamat PA 2. Paket Pekerjaan 3. Lokasi Pekerjaan 4. Perkiraan Besaran Biaya

SPESIFIKASI BARANG/JASA Ketentuan Umum • Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; • Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang; • Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; • Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI)

SPESIFIKASI BARANG/JASA Tujuan • Menyediakan informasi tentang barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa • Spesifikasi ini digunakan oleh: 

Penyedia barang/jasa sebagai acuan dalam menyampaikan penawaran



ULP dalam menyusun dokumen pengadaan dan mengevaluasi penawaran

SPESIFIKASI BARANG/JASA Tahapan dan Pihak Terkait Rencana Umum Pengadaan

PA

Kaji Ulang

Menetapkan Spesifikasi

Persyaratan Teknis

PPK Perubahan terhadap Spesifikasi harus dengan persetujuan PPK

Dokumen Pengadaan

ULP/PP

JENIS SPESIFIKASI BARANG/JASA

Kualitas Kuantitas/Jumlah Tempat Harga Waktu

MODEL PENYUSUNAN SPESIFIKASI BARANG/JASA Teknikal

Conformance

Contoh/sample

Komposisi Merek Fungsi Kinerja

Performance

HARGA PERKIRAAN SENDIRI

Ketentuan Umum

HPS ditetapkan oleh PPK, kecuali untuk kontes/sayembara dan pengadaan langsung yang menggunakan bukti pembelian. ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS Nilai HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia, sedangkan rinciannya bersifat rahasia HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran (untuk pasca kualifikasi) HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian negara Riwayat HPS harus didokumentasikan

HARGA PERKIRAAN SENDIRI Penyusunan HPS Tahapan dan Pihak Terkait

Usulan Usulan Usulan Dokumen Dokumen Dokumen HPS HPS HPS

Diumumkan Nilai Total HPS

Ditetapkan

PPK

Dokumen Dokumen Dokumen HPS SAH HPS HPSSAH SAH

ULP/PP

SAH jika ditandatangani oleh PPK (sebagai yang menetapkan)

FUNGSI HARGA PERKIRAAN SENDIRI • Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga termasuk rinciannya • Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah, kecuali dalam seleksi dengan evaluasi kualitas, kualitas dan biaya serta biaya terendah • Dasar untuk menetapkan besaran Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% nilai total HPS • Dasar menentukan harga timpang dan KD • Dasar melakukan negosiasi harga

DATA DAN INFORMASI PENYUSUNAN HPS (1) – a. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/ dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya Pengadaan Barang/Jasa; b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS); c. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; d. Daftar biaya/tarif Barang/Jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal; e. Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya; f. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;

DATA DAN INFORMASI (2) – HPS g. Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; h. Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate); i.

Norma indeks; dan/atau

j.

Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan

HPS untuk pelelangan/seleksi internasional dapat menggunakan informasi harga barang/jasa di luar negeri  HPS telah memperhitungkan PPn  HPS telah memperhitungkan overhead + profit yang wajar

 HPS TIDAK BOLEH memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lainlain dan PPh penyedia barang/jasa  Harga Optimal/ Wajar dan TIDAK MARK UP

PENYUSUNAN HPS BARANG/JASA LAINNYA Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO

Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum (DIPA/DPA, KAK dan RAB)

Menghitung PPN

Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran

Menentukan besarnya HPS

Menghitung/ menetapkan harga satuan

Menghitung jumlah biaya untuk setiap mata pembayaran

Jika HPS lebih besar dari Pagu Dana, maka dapat dilakukan: 1. Perubahan spesifikasi teknis 2. Revisi PO/LK (jumlah atau biaya)

PENYUSUNAN HPS PEKERJAAN KONSTRUKSI Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO

Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum

Hitung analisa harga untuk setiap mata pembayaran (pay-item)

Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh mata pembayaran

Menjumlahkan jumlah biaya untuk setiap mata pembayaran

Menghitung/ menetapkan harga satuan

Menghitung PPN

Menentukan besarnya HPS

PENYUSUNAN HPS JASA KONSULTANSI Mengecek besarnya pagu dana dari DIPA/PO

Menghitung PPN

Menentukan besarnya HPS

Mempelajari Dokumen Perencanaan Umum antara lain: KAK dan RAB

Menjumlahkan semua biaya untuk seluruh item pembayaran

Menghitung Komponen Biaya (Biaya Langsung Personil/Remuneration) dan Biaya Langsung Non Personil (Direct Reimbursable Cost)

Menghitung jumlah biaya untuk setiap item pengeluaran

Biaya langsung non-personil tidak melebihi 40% dari biaya total, kecuali untuk pekerjaan yang bersifat khusus

PENYUSUNAN RANCANGAN KONTRAK/ BUKTI PERJANJIAN Bukti Pembelian (s/d 10 juta)

• E-Purchasing • Pembelian secara online

Surat Pesanan

Kuitansi (s/d 50 juta)

Bukti Perjanjian • Jasa Konsultansi di atas Rp 50 juta • Barang/Pek. Konstruksi/Jasa Lainnya di atas Rp 200 juta

Surat Perjanjian

Surat Perintah Kerja (SPK)

• Jasa Konsultansi s.d Rp 50 juta • Barang/Pek. Konstruksi/ Jasa Lainnya s.d Rp 200 juta

PEMILIHAN JENIS KONTRAK Mengidentifikasikan barang/jasa yang akan diadakan

1

LANGKAHLANGKAH PEMILIHAN JENIS KONTRAK

3

Memilih dan menetapkan salah satu jenis kontrak

Mengenali masingmasing jenis kontrak

2

JENIS KONTRAK Lump sum Harga satuan

CARA PEMBAYARAN

Tahun tunggal PEMBEBANAN TAHUN ANGGARAN

Tahun jamak

Gabungan lump sum dan harga satuan Terima jadi (turnkey) Kontrak pengadaan tunggal

Persentase

Pekerjaan tunggal JENIS PEKERJAAN

Pekerjaan terintegrasi

SUMBER PENDANAAN

Kontrak pengadaan bersama Kontrak payung

ISI MINIMAL KONTRAK Bukti Pembelian

• • • •

Kuitansi

• • • •

Surat Perintah Kerja (SPK)

• • • • •

Identitas penyedia Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui

Identitas para pihak Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Tanda tangan penyedia di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku • Tanda tangan PPK sebagai tanda mengetahui

Identitas para pihak Nilai pembelian/nilai kontrak Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban melekat dalam surat perjanjian Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku

ISI MINIMAL KONTRAK

Surat Perjanjian

Surat Pesanan

• • • •

Identitas para pihak Nilai pembelian/nilai kontrak Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban menjadi lampiran dari surat perjanjian dalam bentuk yang lebih rinci (SSUK, SSKK, Spesifikasi, dan Dokumen lain) • Kata penutup dan ruang tanda tangan para pihak di atas materai sesuai ketentuan yang berlaku

• • • •

Identitas para pihak Nilai pembelian Jenis dan jumlah barang/jasa Hak dan kewajiban

JAMINAN PENGADAAN DAN SERTIFIKAT GARANSI Ketentuan Umum Surat Jaminan

SURAT JAMINAN

Jaminan tertulis yang dikeluarkan bank umum/lembaga keuangan lainnya yang diberikan oleh penyedia barang/jasa kepada pengguna barang/jasa untuk menjamin terpenuhinya persyaratan/kewajiban penyedia barang/jasa.

PENERBIT SURAT JAMINAN

Bank Umum/ Perusahaan Penjaminan/ Perusahaan Asuransi (yang memiliki produk jaminan/ suretyship)

JENIS JAMINAN Jaminan Pelaksanaan

Jaminan Pemeliharaan

Jaminan Uang Muka

JAMINAN PELAKSANAAN DAN PENGEMBALIANNYA Jaminan Pelaksanaan  Surat Jaminan Pelaksanaan harus diberikan setelah SPPBJ dan sebelum kontrak ditandatangani  Nilainya 5% dari kontrak atau 5% x HPS jika kontrak dibawah 80% HPS  Masa berlaku s.d. tanggal serah terima Barang/Jasa Lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi  Untuk kontrak diatas 200 juta, kecuali untuk Pekerjaan Tertentu  Untuk menjamin pelaksanaan pekerjaan

Pengembalian Jaminan Pelaksanaan • Penyerahan Barang/Jasa Lainnya dan Sertifikat Garansi; atau • Penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya

PEMILIHAN PENYEDIA YANG TIDAK MEMERLUKAN JAMINAN PELAKSANAAN a. Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dilaksanakan dengan metode Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung Untuk Penanganan Darurat, Kontes, atau Sayembara; b. Pengadaan Jasa Lainnya, dimana aset Penyedia sudah dikuasai oleh Pengguna; atau c. Pengadaan Barang/Jasa dalam Katalog Elektronik melalui E-Purchasing.

JAMINAN UANG MUKA ( JUM )

 JUM harus diberikan sebesar uang muka yang disetujui :  Pengembalian uang muka diperhitungkan secara proporsional pada setiap tahapan pembayaran  Diberikan bila dicantumkan di kontrak

JAMINAN PEMELIHARAAN  Jaminan Pemeliharaan dibutuhkan untuk: a. Pekerjaan Konstruksi b. Pengadaan Jasa Lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan  Diberikan dalam meminta pembayaran 100% karena ada pekerjaan pemeliharaan  Nilainya 5% dari kontrak  Dapat berbentuk Jaminan pemeliharaan atau retensi pembayaran. Retensi dapat diberikan apabila masa pemeliharaan tidak melebihi tahun anggaran berjalan.

SERTIFIKAT GARANSI Dalam pengadaan barang, penyedia barang menyerahkan Sertifikat Garansi

Sertifikat Garansi diberikan terhadap kelaikan penggunaan barang hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam kontrak Sertifikat Garansi diterbitkan oleh produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh produsen