Comunicacion Ascendente Descendente Y Horizontal En Las Empresas Karen.

Nombre: Rodríguez Ramírez Karen Grupo: 1703 Computación Aplicada a la Comunicación Organizacional

COMUNICACIÓN ASCENDENTE La comunicación ascendente se refiere a los mensajes que los empleados envían a sus administradores o a otros que ocupan puestos más altos dentro de la organización. Es el flujo de comunicación hacia arriba que surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Es muy importante puesto que permite: Una correcta comunicación que enfatiza la necesidad de recibir informaciones altamente precisas, no premia la retroalimentación positiva, simplemente crea una dinámica que permite el ascenso tanto de comunicaciones positivas como negativas, que se aproximen al máximo a la realidad de la organización en cualquiera de sus áreas, departamentos o lugares de trabajo. Objetivos de la comunicación ascendente El objetivo fundamental de la comunicación ascendente es favorecer el dialogo social en la empresa o institución para que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos corporativos, que afloren energías y potencialidades ocultas y lograr el máximo aprovechamiento de las ideas así como favorecer el auto análisis, la reflexión y estimular el consenso · ¿Para qué sirve la comunicación ascendente? La comunicación ascendente sirve primordialmente como vehículo de retroalimentación, cerrando el ciclo de la comunicación descendente para garantizar que se codifique y decodifique correctamente la información. Es decir, proporciona a los directivos el feedback adecuado acerca de asuntos y problemas actuales de la organización, necesarios a la hora de tomar decisiones para dirigir con eficacia.

Medios de la comunicación ascendente Las redes sociales Reuniones o juntas periódicas · Entrevistas personalizadas · Círculos de calidad · Las notas de obligadas respuesta · Teléfonos de servicios · Correo electrónico Buzón de sugerencias Encuestas · Sistema de sugerencias (cartas al director, etc.). · Propongo ahora las herramientas que a mi parecer son más necesarias y eficaces para la comunicación ascendente en una empresa, pues el personal realiza de manera correcta sus objetivos sin distracciones. Estas son: El correo electrónico El correo electrónico es la modalidad comunicativa más dinámica de la red. Es una de las mejores herramientas para la comunicación ascendente en una organización, pues tiene como objetivo transmitir mensajes de manera inmediata, es una de las aplicaciones de la tecnología informática que sirve para transferir mensajes entre usuarios, favorecer la comprensión de la información antes enviada a los empleados, que esclarece los malos entendidos de las responsabilidades, de situaciones no previstas, etc., es decir, es una herramienta operativa Institucional eficaz. Es una estrategia que mejora la imagen de la Institución o empresa siempre y cuando se tenga cuidado con la presentación y la redacción, las cuales deben seguir una serie de pasos a cumplir: La información debe ser clara, concisa y rápida, debe estar redactada de forma sencilla, breve, no tan formal como los mensajes de los directivos, pero si de forma personal en segunda persona del plural (usted). Se debe utilizar letras mayúsculas y minúsculas, no debe haber párrafo de más de quince líneas y no debe dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje, ya que muchas veces la costumbre de las personas es eliminar los correos que traen datos adjuntos, por ello es mejor un mensaje sencillo. Se debe gestionar el uso de la información de manera correcta para evitar un empacho de información.

Sin embargo a veces el mensaje que envía el emisor, en este caso los directivos o altos mandos no siempre llega al receptor. Ya que existe un hecho que expresa las ambigüedades de la comunicación y las posibilidades de una mala interpretación. Por eso la empresa antes debe capacitar a sus trabajadores para que mantengan el mismo código y de esta forma la comunicación y retroalimentación sea más eficaz.

Las redes sociales Las redes sociales como Twitter, Myspace y Facebook, son herramientas importantes para una organización, pues son formas de interacción social, que permiten el intercambio dinámico entre las personas que laboran en la empresa y los directivos de la misma; así como también sirven para poder identificar las necesidades y problemáticas que se originan, y organizar entonces los conflictos para potenciar un equilibrio en la empresa. Son estrategias, sistemas que todo el tiempo están en constante construcción de información, cuya forma narrativa es informal y bastante breve a partir de la mensajería instantánea, como los mensajes cortos en el caso de Twitter que permite sólo 140 caracteres. Los trabajadores y directivos tienen acceso a estas redes. Ahí ellos no solo manifiestan sus inquietudes o inconformidades, también aprovechan para mandar saludos o publicar sus estados de ánimo, etc. La información se va actualizando cada que los miembros de estas redes publican algún comentario, es decir, cada 2 o 3 días, posteriormente se dan respuesta a sus comentarios.

Las ventajas de la tecnología en este tipo de comunicación electrónica ascendente son muchas e impresionantes. Dentro de esta empresa, las ventajas de este tipo de herramientas comprenden la distribución de más información, la velocidad y eficiencia en la entrega de mensajes, Sin embargo, las desventajas están en la dificultad para resolver problemas complejos, que requieren interacción más amplia, cara a cara y la incapacidad para captar claves sutiles, no verbales o de inflexión acerca de lo que el comunicador está pensando o transmitiendo. En lo personal considero que este tipo de mensajería instantánea es una de las mejores estrategias pus lleva a la eficiencia laboral por ende un buen desempeño.

Buzón de sugerencias Dentro de los canales formales que las organizaciones instituyen para su comunicación ascendente, el buzón de sugerencias se presenta como una de las alternativas de uso más frecuente. No obstante sus obvios beneficios, los buzones de sugerencia en las organizaciones suelen presentar dificultades en su implementación, obstrucciones en los procesos de comunicación y limitar de esta manera sus beneficios. Todas las organizaciones son diferentes y por lo tanto, todos los diseños de los buzones de sugerencias también. Las organizaciones deben diseñar sus canales de sugerencia de manera particular coordinando esta herramienta a la cultura organizacional y a las necesidades de las personas. El diseño del buzón de sugerencias debe contemplar: el objetivo a alcanzar, el formato a utilizar, los espacios físicos donde va a estar ubicado, la manera en que vamos a procesar las respuestas. Esta etapa también debe contemplar una instancia de información hacia los usuarios sobre el cómo, quien cuando, donde y para que del nuevo canal.

Una de las trampas más frecuentes en que suelen caer las organizaciones es que el buzón de sugerencias al poco tiempo de su implementación suele convertirse en un lindo objeto decorativo sin ser capitalizado el uso por el personal. Como todo canal de comunicación que se instituya, el diseño del buzón de sugerencias debe contemplar una estrategia de apropiación que permita a las personas ver la importancia del uso y apropiarlo como un canal propio. La estrategia de apropiación suele por lo general requerir de mucha creatividad, suelen utilizarse acontecimientos naturales de la organización que despiertan necesidad de comunicación, instancias lúdicas, campañas de incógnito e involucramiento de la comunicación horizontal. No debemos olvidar que el buzón de sugerencias es un canal de comunicación, por tal tiene un emisor y un receptor que cambian sus roles alternativamente. Las respuestas que se den y que no se den a las sugerencias de los empleados van a ir marcando la performance del canal. La respuesta a las sugerencias debe revestir de inmediatez, indicando los datos necesarios sobre su aplicación o no y agradeciendo el interés en la mejora. Los comentarios de los empleados no deben quedar encapsulados en un área específica, como es frecuente, sino que deben involucrarse y comprometerse a las jefaturas directas en todos y cada uno de los departamentos o áreas de la organización. La Organización debe encontrar un método para agilizar la escucha de las respuestas y para convertirlas en acciones. Reuniones o juntas periódicas Una de las estrategias más importante y conveniente para las s empresa son las juntas o reuniones periódicas, pues aquí se facilita todo tipo de comunicación, tanto la descendente, la ascendente como la comunicación horizontal. En estas juntas se definen todos los aspectos importantes del desempeño laboral: responsabilidades, requerimientos de imagen, estructura y tratamiento de la información, proyectos, etc. Pero también se tiene la oportunidad de que los trabajadores expresen su inconformidad o su acuerdo con su sentir en el trabajo, sus responsabilidades, el descontento con sus compañeros de trabajo etc.

Son juntas que duran aproximadamente una o dos horas. No son muy frecuentes debido al tiempo de los directivos, pero se dan cada mes o 2 meses en la empresa, pues llevan el ritmo de la empresa en cuanto a los proyectos o evaluaciones. La información es tanto formal como informal, expresarla cara a cara es un proceso reflexivo y organizador de esas interacciones e intercambios, lo cual favorece una retroalimentación y un entendimiento eficaz. Creo que todas estas herramientas son estrategias, procedimientos que no solo sirven para expresar quejas, sino para tener un mejor desempeño en la empresa y mejorar las relaciones de trabajo y así el ambiente laboral.

Comunicación Descendente Las herramientas y estrategias que utiliza mi empresa que monitoreo, es decir, la estación radiofónica Digital 99.3 para informar a sus empleados sobre eventos, noticias, cambios en la producción, horarios, fechas de producción, etc. así como informarles también cuáles son sus objetivos, actividades y funciones, se da a través de diversos medios como el manual de fundamentos de la empresa, correos electrónicos, capacitación, juntas de preproducción, redes sociales como el Factbook y el Twister. Para que los empleados conozcan sus responsabilidades en la empresa se les proporciona el manual de fundamentos y de funciones. En este ellos pueden conocer la estructura orgánica de la institución, la misión, la visión, la historia, los perfiles de los directivos, el credo, las tradiciones de la empresa, la identidad gráfica, las normas de conducta, la política editorial y el lema. Me parece una buena herramienta pues de esta manera los directivos dan a conocer de manera clara y concisa la filosofía de la empresa. Es importante, ya que sirve para integrar a los trabajadores, tener una idea clara de cómo resolver problemas, conocer la identidad de la empresa, favorecer la buena comunicación y tener el conocimiento de las funciones.

El correo electrónico es muy común se usa con mucha frecuencia para informar de eventos, espectáculos, noticias, pero también para dar a conocer a los empleados sobre nuevos cambios en la producción. La información es clara, concisa y rápida. Creo que favorece al entendimiento inmediato de sus responsabilidades. La redacción es muy formal y personal pues es redactada por los directivos. El mensaje tiene criterios establecidos: identificación de la entidad (la empresa y el directivo), el asunto que comprende todo el contenido, es decir, el cuerpo del mensaje, y la firma de quien lo envía. Es muy breve, se utilizan letras mayúsculas y minúsculas, párrafo de no más de quince líneas. Ejemplo:

Date: Mier, 15 Oct 2009 10:45 From: Juan To: Karen

Lic. Juan Meneses Chávez Se informa que la junta de preproducción planeada para el martes 29 de octubre queda suspendida por motivos de horarios. Los horarios y fechas de la junta de preproducción y de la grabación serán informados posteriormente por este medio. Estén al pendiente de la información. Gracias

Por otro lado considero que otra herramienta favorable para dar a conocer información ya sea sobre la empresa o sus eventos puede ser por medio de mensajes a los teléfonos celulares vía bluetooth. La información se ha de distribuir siguiendo dos criterios:

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Contextualizar al usuario antes de ofrecer información específica. Suele ser bueno anticipar información clave sobre el contenido de los mensajes para facilitar su comprensión.

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Colocar primero la información más relevante. Como los mensajes se leen de forma secuencial, de arriba a abajo, el contenido más importante debe situarse lo más arriba posible, para que pueda ser leído rápidamente al abrir el mensaje.

El mensaje debe ser muy corto y claro, no es aconsejable usar un identificador muy largo porque esto haría desplazar el resto del contenido del mensaje hacia abajo. Lo mejor es que no ocupe más espacio que la primera línea del mensaje. Se usarán solo 100 o 150 caracteres, las letras estarán en mayuscula. Ejemplo: BRITNEY SPEARS LLEGA A MEXICO/

CONCIERTO

DE THE CURE TERMINA TRAGICAMENTE/

SE

CANCELA GIRA DE U2/ FIRMA DE AUTOGRAFOS DE

ZOE

EN

PLAZA

COACALCO.

Por otra parte la herramienta y estrategia principal de la empresa para que sus trabajadores estén informados es la junta de preproducción. Me parece el medio más conveniente y eficaz, pues de esta forma no solo se da la comunicación descendente, también aplican la comunicación ascendente y la comunicación horizontal, creando una retroalimentación. Se aclaran dudas y se tiene una mejor producción.

En cuanto a las redes sociales que utiliza la empresa como el blog, el Factbook, twiter y el myspace son otras alternativas de comunicación tanto descendente como ascendente. La información es muy breve, clara. Concisa e impersonal, la pueden leer tanto los trabajadores de la empresa como el público de la estación, La información es publicada por los locutores y los comentarios son por parte de la audiencia, de esta forma se da una especie de charla, de retroalimentación entre los locutores y el público. La información se publica muy frecuentemente, cada dos días o tres, dependiendo los eventos o noticias del espectáculo que vayan surgiendo. .Ejemplo:

Hey there! digital993 is using Twitter. Twitter is a free service that lets you keep in touch with people through the exchange of quick, frequent answers to one simple question: What are you doing? Join today to start receiving digital993's tweets.

1. hace frio!!!!6:28 AM Oct 15th from web

2. Lalis esta desayunando un yorgth....6:28 AM Oct 15th from web

3. atrevemos a contestar frente a ellas....ja se pone buenisimo....5:47 AM Oct 15th from web

4. para quienes no sepan en el lector de mentes que pasa de 7 a 8am...las mujeres 5:46 AM Oct 15thQue tal la respuestas del lector de mentes les latio???......5:46 AM Oct 15th from web

COMUNICACIÓN HORIZONTAL La comunicación horizontal l se refiere al Información compartida entre personas del mismo nivel jerárquico.

Objetivo de la comunicación horizontal: Las empresas eficaces tratan de fomentar este tipo de comunicación, ya que genera el concepto de equipo multidisciplinar de trabajo, lográndose una mejor coordinación en el desarrollo de la actividad empresarial. Funciones de la comunicación horizontal: • • • • •

La comunicación horizontal tiene diversas funciones importantes. Permite compartir información, coordinar y resolver problemas entre las unidades. Ayuda a resolver conflictos. Permite la interacción entre iguales, proporciona apoyo social y emocional a las personas. Todos estos factores contribuyen a la moral y a la eficacia.

Es eficaz porque: • • • • •

Genera un espíritu de cooperación y logra crear un ambiente de trabajo en común, teniendo en cuenta los objetivos de cada uno de los departamentos de la empresa. Facilita la desinformación de los falsos rumores y los malos entendidos, rebajando la presión al aclararse las situaciones. Es más rápida que los otros tipos de comunicaciones, llegando antes a las personas y departamentos implicados. Facilita el entendimiento y la búsqueda de soluciones compartidas entre los distintos estamentos de la empresa. Se genera confianza y amistad entre los compañeros de la empresa.

El objetivo principal de la comunicación empresarial en general es el de conseguir una imagen positiva y un clima adecuado. Para ello considero que la mejor herramienta para que la comunicación interna sea eficaz, específicamente la horizontal es a través de las los canales de comunicación, es decir, los medios electrónicos como el chat y las redes sociales. Ya que considero que no sólo se utilizan las computadoras para recopilar y distribuir datos cuantitativos, información de la empresa, etc., sino también para "hablar" con otros compañeros de trabajo de temas no relacionados con sus funciones en la empresa a través del correo electrónico (email) o las redes sociales.

Ventajas: Las ventajas de la tecnología en comunicación electrónica son muchas e impresionantes. Dentro de las empresas, las ventajas de la comunicación electrónica comprenden la distribución de más información, velocidad y eficiencia en la entrega de mensajes de rutina a grandes cantidades de personas a través de vastas áreas geográficas.

Desventajas: Entre las desventajas de la comunicación electrónica están la dificultad para resolver problemas complejos, que requieren interacción más amplia, cara a cara y la incapacidad para captar claves sutiles, no verbales o de inflexión acerca de lo que el comunicador está pensando o transmitiendo.