Compras-temas-unidades.docx

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU 3.3 COMITÉ DE COMPRAS: Concepto El Comité de Compras se encarga de estudiar y evaluar la adquisición de bienes y servicios; para ello cuenta con el apoyo técnico especializado de las áreas según cada caso y recomienda las mejores alternativas de compra, de acuerdo con criterios de calidad, pertinencia y relación costo-beneficio. Permite definir políticas de adquisición; aprobación, análisis de las propuestas de adquisición, selección y seguimiento de proveedores de modo que se puedan tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la institución, priorizando las necesidades del área y la disponibilidad de los recursos. OBJETIVO Brindar asesoría a la gerencia para la planeación, evaluación y seguimiento del proceso de adquisición y recepción de bienes y servicios, verificando las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas, analizando las ofertas con los criterios definidos de calidad, cumplimiento de los requisitos legales y técnicos, costos, para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa. ALCANCE El comité de compras define los lineamientos generales del proceso de compra evalúa los proveedores verificando el cumplimiento de todos los requisitos tanto desde el punto de vista de la cotización como suministro y evaluación de su actuar de modo que pueda crear alternativas para el mejoramiento continuo de los proveedores y con ello de la organización FUNCIONES DEL COMITÉ DE COMPRAS • Evaluar Trimestralmente la ejecución del Plan de Adquisiciones, el Manual de Procedimientos Específicos de Contratación y formular las recomendaciones a la gerencia. • Vigilar que los suministros y servicios obtenidos por la organización cumplan con los requisitos técnicos, científicos y legales que se requieren, al mejor valor del mercado. • Evaluar regularmente los proveedores de acuerdo a criterios como: la oportunidad en tiempo, calidad técnica y costos de las adquisiciones y establecer planes de mejoramiento. • Estudiar las ofertas requeridas y recomendar la compra o contratación de bienes y servicios requeridos por el H. Ayuntamiento de Ahome. • Solicitar y obtener por conducto del Departamento de Suministros, bajo las mismas condiciones de calidad, por lo menos tres cotizaciones, teniendo en cuenta el registro de proveedores. • Analizar el cuadro comparativo de las ofertas bajo las condiciones que se establezcan en los reglamentos. • Seleccionar, mediante acta, la cotización más favorable para la adquisición de bienes o contratación servicios.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU • Dar a conocer a los proveedores o contratistas las normas internas que haya expedido y a las cuales deben sujetarse. •

Velar porque los bienes adquiridos cumplan con las especificaciones ofrecidas y contratadas

3.3.1 FIGURAS QUE LO INTEGRAN: Director General, Director de Finanzas, Director de Ventas, Director de Producción, Director de Compras. DIRECTOR GENERAL El gerente de la organización es el presidente del comité sus funciones son: •

Presidir las sesiones del Comité.

•

Viabilizar el plan de acción del comité

•

Vigilar el cumplimiento de la periodicidad de las sesiones.

•

Supervisar el cumplimiento del Orden del día de las Sesiones.

• Dirigir los debates, recibir las mociones planteadas por los miembros del Comité y decidir la procedencia de las mismas. • Resolver las diferencias de opinión que se presenten entre los miembros del Comité y emitir voto de calidad, en caso de empate en las votaciones. •

Efectuar las declaratorias de resultados de las votaciones.

•

Convocar a reuniones extraordinarias cuando sea necesario

•

Firmar las actas que se llevan a cabo después de una sesión realizada

Vigilar el cumplimiento de los acuerdos tomados. •

Aprobar y firmar las actas de las sesiones

DIRECTOR DE PRODUCCION •

Diseñar, programar y controlar los sistemas de producción.

•

Planear, evaluar y controlar el uso y reposición de tecnología

•

Diseñar, controlar y evaluar métodos de trabajo y utilización de la maquinaria equipo.

•

Diseñar, implementar y administrar sistemas de seguridad e higiene en el trabajo.

•

Prestar servicios de asesoría y consultoría en asuntos específicos de la Ingeniería Industrial.

•

Planear, implementar y dirigir proyectos industriales de ampliación y/modernización.

• Estar informado de los costos de la fabricación del producto e informar cualquier animalidad al Subgerente Financiero. •

Organizar e implementar sistemas de costeo.

•

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU Diseñar productos acorde con los requerimientos del consumidor.

•

Generar ideas.

•

Poseer un análisis comercial, de los productos de la competencia.

EL DIRECTOR DE CONTABILIDAD • Los informes que requieren los altos funcionarios, cuya preparación constituye uno de los trabajos más importantes de la Contadora General. • El Establecimiento de cuentas adecuadas, que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a los altos funcionarios. Sin ello es imposible obtener los datos de una manera sistematizada y exacta. • Un sistema de registros diarios que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas. • Los diferentes tipos de comprobantes de Diario, que han de obrar como medio para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de recopilación. • La preparación de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operación hasta que se refleja en los informes y su efecto final en la situación financiera de la empresa. DIRECTOR DE FINANZAS Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos financieros en la empresa. "Guardián" de la bonanza financiera de la empresa. Responsable y catalizador de las nuevas actuaciones financieras que se van a llevar a cabo. Estratega. El director financiero deberá implementar buenas y pioneras estrategias, por ejemplo, para asegurar un eficiente aprovechamiento de los recursos financieros de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos. Otras responsabilidades importantes que deberá asumir son las siguientes: Determinar políticas de estrategia y operación del sistema financiero de la empresa Análisis de resultados operacionales y de gestión de la empresa Generar indicadores que evalúen al desarrollo de la empresa Dirigir las decisiones financieras de la empresa, que aseguren el mejor rendimiento de los recursos de la empresa. EL DIRECTOR DE SISTEMAS. •

Planear, organizar, Dirigir y Controlar, el funcionamiento del Área de Sistemas.

•

Determina normas y procedimientos del uso de HW y SW.

•

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU Propone, elabora e implanta nuevos sistemas necesarios en la Institución.

• Supervisa y revisa la elaboración de proyectos de organización, métodos y procedimientos, organigramas estructurales, funcionales y de niveles jerárquicos. •

Realiza flujo gramas de procesos, normas y procedimientos de Sistemas.

•

Coordina y supervisa la elaboración de manuales, instructivos y formularios para HW y SW.

•

Mantener al día las copias de Seguridad y la Seguridad de la Información en la Institución.

•

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

•

Supervisa el trabajo del personal a su cargo.

DIRECTOR DE VENTAS • Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. • Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el próximo trimestre. • Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores. • Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento. • Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de ventas dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea sería que Rec. Humanos, reclute y seleccione previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa. • Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño. Esto es así, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. • Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor y sus zonas

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU geográficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente. • Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. La compensación y la motivación son dos prácticas similares porque lleva satisfacción al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensación de confianza. Los planes de compensación son muy variados y dependerán del producto que se esté trabajando y de cómo este organizada la estructura de ventas. • Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluido un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan. • Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores unos con otros. • Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos. EL DIRECTOR DE COMPRAS. •

Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.

•

Controlar que las áreas de almacenamiento estén bien ubicadas, limpias y ordenadas.

•

Velar por el abastecimiento de materia prima a los restaurantes.

•

Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

•

Realizar el control de garantías.

•

Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras.

•

Realizar localización de nuevos producto, materiales y fuentes de suministros.

•

Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.

• Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin que ello desmejore la calidad de los mismos. •

Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de compras.

•

Velar por la adecuada realización de inventarios y control de los mismos.

•

Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.

•

Generar y controlar el presupuesto designado a su área.

•

Mantener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdo a las operaciones de la empresa.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU • Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área. • Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos. • Cumplir y hacer cumplir las normas políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la empresa. • Realizar otras actividades asignadas por su jefe y que permitan cumplir con los objetivos del puesto. DE LOS VOCALES •

Analizar el orden de día y los documentos sobre los casos que se trataran

• Informar al comité sobre las irregularidades y problemas que suceden al tramitar requisitos o solicitudes •

Firmar las actas correspondientes a las juntas a las que asistieron

•

Dar su voto para cada uno de los aspectos que deben decidirse

DE LOS INVITADOS •

Ofrecer y aclarar información de los asuntos que se traten en las reuniones

•

Firmar las actas de las reuniones del comité a las que hayan asistido

COORDINADOR DEL COMITÉ •

Preparar y someter a consideración del presidente el Orden del día de las sesiones.

•

Dar seguimiento a los acuerdos de las sesiones anteriores.

•

Inscribir y leer las propuestas de los miembros de la Comisión.

•

Computar y registrar las votaciones.

•

Orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

• Tramitar ante la administración de la empresa, las recomendaciones aprobadas en el Comité. • Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité. SECRETARIO • Enviar por medio electrónico citación a las sesiones ordinarias y extraordinarias del comité, indicando la hora y el lugar de la reunión, de acuerdo con la programación de la coordinación. •

Elaborar las actas de cada una de las sesiones del Comité.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU • Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la empresa. • Solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. • Elaborar informes sobre la gestión del comité que incluya estadísticas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa. • Recibir las solicitudes del personal de salud para el análisis de los problemas éticos en el Comité. •

Consignar la asistencia a las reuniones en el acta respectiva

DEL SECRETARIO TECNICO • Cuidar la elaboración de actas. Vigilar las reuniones y asuntos que se trataran, así como su documentación • Vigilar que se registren los acuerdos del comité y se cumplan. Dando a conocer en cada reunión si existen acuerdos pendientes, y de aquellos que ya haya sido cumplidos • Ver que los documentos se encuentren completos y actualizados; y conservándolos durante el tiempo que haya establecido el comité. • Mandar y hacer llegar el acta correspondiente a cada sesión a todos los integrantes del comité •

Informar a través de las áreas a su cargo los acuerdos y compromisos que adquiere el comité

•

Elaborar anualmente el programa de gastos de inversión

3.4 NEGOCIACIÓN Y EVALUACIÓN CON PROVEEDORES. El desarrollo de proveedores constituye una de las mejores prácticas para las organizaciones que tienen la necesidad urgente de contar con proveeduría especializada, competitiva y alineada con los agresivos planes de crecimiento de su empresa cliente, logrando así una cadena de suministro bien integrada y lista para la atracción de nuevos proyectos. Los programas específicos de desarrollo de proveedores generalmente consisten en implementar metodología para potenciar la relación comercial de las empresas líderes con sus proveedoras de bienes y servicios, generando una mejora del negocio con beneficio para las partes, y contribuyendo así al desarrollo de las comunidades de la región donde las empresas líderes tienen su radio de acción. Sus actividades se inscriben dentro del concepto de Responsabilidad Social Empresaria. Implica un cambio de paradigma de la tradicional forma de relaciones entre empresas hacia formas de relacionamiento con valor agregado, donde las partes obtienen mayores ganancias en el proceso, rompiendo con el juego de suma cero, que tradicionalmente ha enfrentado a proveedores y grandes empresas.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU El valor agregado constituye el objeto principal de la relación comercial, con una perspectiva de intercambio creciente en el mediano y largo plazo, donde la mejora permanente en la provisión de bienes y servicios forma parte integrante de los acuerdos comerciales, y la cooperación empresaria es la herramienta que posibilita armar el plan de desarrollo. Para desarrollar proveedores hay que introducirse en la empresa del proveedor, conocer sus debilidades, potenciar sus cualidades, exponer las necesidades y el modo de desarrollar un mejor producto o servicio, trabajar los costos, explorar las necesidades de reinversión, planificar el crecimiento y la calificación de los recursos humanos, además de introducir las economías de escala como fuente de crecimiento y desarrollo. La base del desarrollo debe ser la planificación conjunta a mediano y largo plazo entre la Pyme y la líder, con el establecimiento de metas de calidad y reinversión, monitoreo y evaluación. Evaluación La evaluación de los proveedores es uno de los requisitos peor asimilados por las organizaciones que implantan ISO 9001:2000. Es habitual que la traducción de este requisito se plasme en el mantenimiento de registros papel, llamados “Evaluación de proveedores” o algo similar, donde cada cierto tiempo ponemos nota a los proveedores basándonos en los criterios más variopintos, registros que a nadie interesan (salvo al auditor), y que no se utilizan. Ante situaciones como la descrita, es normal que el sentido común nos haga preguntar: ¿es esto la ISO?, claro está que no, seguro que algo estamos haciendo mal. Si algo de lo que dice la Norma no funciona, tenemos 3 posibles culpables: •

La Norma requiere algo que nos perjudica, que no funciona con nuestra actividad.

• Interpretamos mal lo que la Norma pide, probablemente estamos viendo su aplicación desde una perspectiva limitada. •

Nosotros no somos capaces de trabajar de acuerdo con el modelo ISO 9001:2000.

Sin exculpar completamente a la Norma, ya que en otros artículos hemos advertido aspectos que pueden ser mejorados, realizando una estimación a bulto y según nuestra experiencia, podríamos encontrar a un 60% de organizaciones en la segunda opción y un 40% en la tercera. El siguiente esquema representa un proceso de selección, evaluación y reevaluación de proveedores: 3.4.1 ETICA PROFESIONAL El profesional en su diario vivir no solo confronta problemas con relación a su trabajo, sino también en su profesión de día a día con las personas que le rodean, esto hace que muchas veces cometamos errores sin darnos cuenta de que estamos pisando la línea d la moralidad y el diario vivir. Desde la revolución francesa, donde se proclamó la igualdad de derechos, existen personas, hombres y mujeres que llevan en su carga la economía y la estabilidad de cualquier país. Desde tiempos muy antiguos nos hemos topado con diferentes profesiones y unto a estas siempre existen reglas que marcan y rigen el desempeño de dichas profesiones.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU Los hombres y mujeres enfrentan problemas que de una manera u otra podrían poner en tela de juicio su debida conducta, muchas veces ellos mismos dudando de su propia profesionalidad, pero teniendo siempre en cuenta que existen desde tiempos remotos deberes y derechos que cada cual sabe dónde clasificarse. FORMACIÓN PROFESIONAL Sabiendo que a uno se le concede la personalidad jurídica desde el momento del nacimiento "derechos y deberes" y a sabiendas también que se van desarrollando con el paso del tiempo. Nuestra vida se rige por diferentes pasos que hacen de cada individuo lo que sería en un futuro, entiéndase, pasar por las distintas etapas de conocimientos: escuela primaria, secundaria y en último grado, la universitaria. Solo eso no basta, ya que esos conocimientos lo forman una generalidad de la vida y el profesional debe de saber combinar esa generalidad con su formación profesional. Entiéndase, por formación profesional un alto grado de conocimiento que se le inculca a un individuo de la sociedad, dotándolo de un interés particular en su profesión que se va a reflejar en su desempeño diario de la vida. CARÁCTER PROFESIONAL El individuo al tener una presencia o personalidad variable puede modificarse, es decir, puede engrandecer su ego, puede tener una sed inmensa de llegar a la perfección de su profesión, haciéndolo para él un modelo sin errores e inequívocos. El carácter para el individuo en su profesión se refleja desde tiempos antiguos, ellos han experimentado un progreso en todos los tipos de ciencias, han conquistado y desarrollado experimentos que tiempos atrás hubieran sido inimaginables de realizar. El profesional sin carácter puede tender a caer en un modelo usado por cientos de profesionales, puede llegar a caer en lo que sería la mediocridad, siendo éste el título menos deseable para personas con aspiraciones en la vida. El carácter no se forja solamente con un título, se hace día a día experimentando cambios, ideas, experiencias, se hace enfrentándose a la vida. En definitiva, el título es como el "adorno" de la profesión. No importa si lo tienes, lo importante es saberlo utilizar. VOCACIÓN La vocación es un deseo entrañable hacia lo que uno quiere convertirse en un futuro, a lo que uno quiere hacer por el resto de su vida, es algo que va enlazado y determinado por tus conocimientos generales. Un profesional que carezca de vocación, el proceso puede ser más tardío y difícil para poder desarrollar sus conocimientos, a diferencia de un profesional que sienta una verdadera vocación. ORIENTACIÓN PROFESIONAL Cuando una persona o un individuo carezca del conocimiento o esté inseguro de la actividad que quiera realizar a nivel profesional puede asistirse de ayuda en o que es la orientación profesional, siendo este un proceso utilizado por personas capacitadas para ayudar a las personas a conocerse

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU a sí mismos, a conocer el medio social en que viven y poder indicarle de cierta forma la actividad profesional que más le conviene a cada uno de ellos. A mi parecer toda persona que vaya a ingresar a los estudios superiores debe de ir orientado hacia lo que esa persona realmente quiera y pueda aprender y ejecutar. Aunque una persona pueda tener una vocación determinada hacia "x" actividad profesional es necesario y recomendable que se oriente para darle más confianza y seguridad y para ponerle la contraparte y de esa manera poder reafirmar la convicción de esa persona hacia esa actividad. COSTUMBRE La costumbre son normas que crea una sociedad por su continuidad y que le dan un hecho jurídico palpable y tienen como las leyes, consecuencias cuando son violadas, el profesional no solamente debe regirse por su código de ética propio, sino que debe irse hacia un marco de costumbre, entendiendo que no todo lo que se viola está escrito, ni todo lo que la sociedad repudia lo contiene las leyes. El código de ética de cada profesional enmarca una serie de reglas, derechos y deberes que lo limitan y mantienen al margen de caer en errores profesionales y morales, al mismo tiempo guiándolos por el buen desempeño profesional. Un profesional conlleva consigo una serie de hábitos y costumbres que lo ha adquirido durante toda su vida, no obstante a eso, no todo lo que uno realiza cotidianamente es correcto ante la sociedad, por lo que un profesional tiene que tener la capacidad moral e intelectual para poder diferenciar lo correcto e incorrecto de su profesión, ya que ejemplos tales como: decir buenos días, tener una sonrisa en la cara, ser solidario, ser buen compañero, son puntos que no están especificados en un código y no por eso limitan al profesional a realizarlo. RESPONSABILIDAD Se dice de una persona que es responsable cuando está obligada a responder de sus propios actos. Aunque algunos autores mantienen que la libertad es definida por la responsabilidad, la gran mayoría de estos están de acuerdo en que el fundamento de la responsabilidad es la libertad de la voluntad. Una vez admitida la libertad que fundamenta la responsabilidad, se plantea todavía varias cuestiones importantes: ante todo, se trata de saber si la responsabilidad afecta solamente a algunos actos de la persona o bien si afecta a todos. En segundo lugar, se plantea el problema de los grados de responsabilidad y finalmente se plantea el problema de la entidad o entidades ante la cual es responsable (debe de ser de carácter personal). El sentimiento de responsabilidad es un sentimiento personal que compromete a cada persona y le hace comprender que no puede simplemente abandonarse a sus conveniencias individuales. Según las investigaciones que he recopilado de diversas fuentes he llegado a la conclusión del concepto de responsabilidad, el sentimiento de responsabilidad nace y se desarrolla a través de los años. Este sentido nos enseña la importancia de las cosas, a valorarlas y cuidarlas.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU Todo individuo o persona lleva una responsabilidad sea personal o para otra, pero esta la lleva a cabo dependiendo de sus criterios.

LIBERTAD Es un privilegio de que gozan las personas, por vivir en un país libre y les permiten actuar como deseen. En este sentido, suele ser denominada libertad individual. El término se vincula a la soberanía de un país en su vertiente de ‘libertad nacional’. Sin embargo, una libertad desbordada haría imposible la convivencia humana, por lo que son necesarias e inevitables crear normas y leyes para hacer posible dicha convivencia. La libertad se define como el derecho de la persona a actuar sin restricciones siempre que sus actos no interfieran con los derechos equivalentes de otras personas. La naturaleza y extensión de las limitaciones a la libertad, así como los medios para procurarlas, han creado importantes problemas a los autores y juristas de todos los tiempos. Casi todas las soluciones han pasado por el reconocimiento tradicional de la necesidad de que exista un gobierno, en cuanto grupo de personas investidas de autoridad para imponer las restricciones que se consideren necesarias. Más reciente es la tendencia que ha subrayado la conveniencia de definir legalmente la naturaleza de las limitaciones y su extensión. La libertad conlleva la responsabilidad de elección, acto voluntario, espontaneidad, como margen de determinación, como ausencia de interferencia, como liberación frente a algo, como realización de una necesidad. El concepto de libertad es pues sumamente complejo. El vocablo latino "libert” del que deriva libre. En este sentido, el hombre libre es el que es de condición no sometida o esclava. Se es libre cuando esta "vacante" o "disponible" para hacer algo por sí mismo. La libertad es entonces la posibilidad de decidirse y, al decidirse de auto determinarse. Pero como el sentido de libre comporta el sentido de no ser esclavo la liberación a que se refiere el ser libre puede referirse a muchas cosas, por ejemplo, las pasiones. Entonces una persona tiene total libertad de elegir una profesión que esté en un marco legal establecido, ya que la ilegalidad no es profesional: 1. Considerar en primer lugar, el interés de tu empresa en todas las transacciones, participar de las políticas establecidas y obrar conforme a las mismas. 2. Ser receptivo para con los consejos competentes de sus colegas de profesión pudiendo guiarse de su asistencia sin perjuicio de la dignidad y responsabilidad del trabajo. 3. Comprar sin prejuicio intentando obtener el máximo rendimiento de cada desembolso. 4. Trabajar en forma continua en el conocimiento de los materiales, servicios procesos de producción estableciendo métodos prácticos para la gestión de las compras.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU 5. Actuar con honestidad y veracidad en las compras y denunciar cualquier forma manifestación de soborno. 6. Atender con prontitud y cortesía a quienes se presenten con una legítima misión de negocios o asuntos relacionados con su trabajo. 7. Respetar las obligaciones y hacer respetar las de los demás para llegar a una buena práctica de los negocios. 8. Participar en programas de perfeccionamiento profesional, que sirva para el buen desarrollo y mejora de su trabajo. 9. Cooperar con aquellas organizaciones o personas que trabajan en la proyección consolidación del prestigio de ¡a gestión de compras y aprovisionamientos. 10. Promover la aceptación de los principios éticos del personal de compras, con sus proveedores y, ámbito general de los negocios. Dimensiones: 1.

La Ley.

2.

Los Derechos Humanos.

3.

El Medio Ambiente y Generaciones Futuras.

4.

La organización en la que se trabaja.

5.

La Profesión.

3.5 TIPOS DE COTIZACIONES Condiciones Generales de una cotización •

Precio unitario y total de los materiales a ellos solicitados.

•

Las condiciones de entrega de su mercancía.

• Disponibilidad de la mercancía, si la tiene para entrega inmediata o el tiempo en que se puede surtir. •

Condiciones de pago.

•

Calidad.

•

Garantía (si es total o parcial).

•

Fecha y firma de la persona que envía la licitación.

MODALIDADES DE COMPRAS:

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU Son las distintas formas de tramitar la adjudicación de un bien, obra o servicio establecidos mediante reglamentos y políticas de compras en las empresas privadas y por decretos y leyes dictadas por el Ejecutivo para las empresas y organizaciones dependientes del estado. •

Adjudicación Directa: Cuando se le otorga de forma directa una compra a los proveedores.

•

Características:

•

Son escogidos sólo los participantes inscritos.

•

Adquisición de bienes y servicios entre más de 1 millón y hasta 10 millones.

•

Construcción de obras superior de 10 millones y hasta 30 millones.

•

Mercado de hasta 10 empresas registradas.

• Licitación Pública: Es que cada proveedor pone precio a los suministros necesitados por una empresa, esta lo hace en forma de subasta pública. COMPARACIÓN DE CALIDAD: El aspecto calidad, es otro de los factores a comparar y que se debe tomar en consideración cuando se va a escoger una cotización; en este aspecto la organización no puede colocar el precio por encima de la calidad. En esta la organización compara los productos ofertados por los proveedores en un proceso de adquisición contra ciertas especificaciones mínimas de calidad exigidas por la organización. COMPARACIÓN DE PRECIOS: Para poder comparar precio entre las distintas cotizaciones presentadas debemos llevarlas principalmente a una misma base de comparación esto es llevando los montos cotizados a un mismo tipo de moneda, en el caso de cotizaciones de origen nacional y extranjero, donde esta ultima trae montos cotizados en tipo de moneda diferente al nuestro en este caso tendríamos necesariamente que convertir el monto de monedas nacionales haciendo el cambio que corresponde. INFLUENCIA DEL ESTADO EN LA FIJACIÓN DE PRECIOS: El papel del gobierno en la fijación de precios tiene dos vertientes. No solamente el gobierno ha tomado parte activa en la fijación de precios mediante el establecimiento de cuotas de producción estableciendo diversas formas de pagos de salarios y precios (de tiempo en tiempo) sino que también regula las vías mediante las cuales se permite a los proveedores y compradores acordar los precios. Debido a que otros gobiernos son activos en la fijación de precios y hay numerosas situaciones creadas por el control dual para uso nacional y de exportación. Los precios se pueden determinar por juntas de control, revisión o persuasión moral enérgica. También se pueden incrementar por controles gubernamentales como son las cuotas de producción, los aranceles y los permisos de exportación. •

FACTURAS CON PROVEEDORES

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU FactuSOL: En el mundo empresarial, bastante trabajo es mantener a flote tu negocio como para andar peleándote con herramientas informáticas complicadas. FactuSOL reúne en un único espacio la gestión de compras y ventas, catálogo de productos, facturas, cobros y transferencias. En definitiva, todo lo relacionado con la facturación y con el día a día de tu PYME. No importa si gestionas una o varias empresas. FactuSOL permite añadir más de una a la base de datos, así como más de un usuario con distintos privilegios de administración.

FACTURACION TITANIUM está pensado para facilitar las tareas de administración a autónomos y pequeñas o medianas empresas en las que lo que se busca es la rápida integración, ofreciendo un rendimiento completo a las pocas horas de uso. Como el resto de programas del mismo sello dispone de una interfaz muy visual y con trabajos individuales de módulos, convirtiéndose así en ideal para usuarios con cualquier nivel de conocimientos. Si se está acostumbrado a los típicos sistemas administrativos puede llegar a abrumar en una primera impresión, pero con unos pocos clics se acaba dominando casi a la perfección. ZGESTIÓN es un programa de gestión y facturación que ayuda a organizar el inventario, compra y venta de productos y la gestión de clientes de pequeñas y medianas empresas. Desde un interfaz amigable e intuitivo, en ZGestión tenemos acceso a presupuestos, albaranes y facturas, listas de clientes, comerciales, productos y proveedores. ZGestión nos ayudará, además, a confeccionar toda clase de documentos específicos e informes sobre el estado económico y el control de stock. Para la confección de cada nuevo elemento se incluyen los campos necesarios en cada caso, como IVA, IRPF, comisión, stock en almacén, NIF, e incluso una pestaña para anotaciones opcionales. ZGestión es pues un completo programa que nos facilitará la gestión de nuestra empresa y tener bajo control nuestros productos en almacén.

•

COTIZACIONES y/o CONTROL DE INGRESOS

VISUAL CASH: es un programa pensado para aquellas personas que deseen llevar un control de sus ingresos, gastos e inversiones de una manera profesional. Basado en la contabilidad de partida doble, con creación automática de cuentas organizadas en catorce clases, Visual Cash ofrece un detallado seguimiento de tus cuentas y movimientos; así como bienes inmuebles, deudores, acreedores, caja, bancos, tarjeta, gastos fijos/variables, etc. Puedes crear tantos conceptos como necesites. Pensando principalmente en aquellos que no tienen conocimientos de contabilidad, Visual Cash se instala con la mayoría de cuentas, asientos y conceptos necesarios para empezar. Como extra, este programa ofrece una agenda/calendario para apuntarte citas y reuniones.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU MICROSOFT EXCEL: Las hojas de cálculo son parte importante de la labor ofimática en cualquier empresa. Procesar su información requiere un software a la altura y Microsoft Excel ha sido, desde siempre, la mejor opción. En su edición 2010, Microsoft Excel ha perfeccionado cada uno de sus apartados, comenzando por la interfaz, que ahora se presenta mucho más vistosa y adaptada a las necesidades de los usuarios más exigentes. Además, gracias al nuevo menú Backstage, las opciones habituales son todavía más accesibles. El desempeño de Microsoft Excel 2010 también ha sido mejorado: la aplicación es capaz de recuperar hojas de datos cerradas accidentalmente, compartir modificaciones que hagan varios usuarios a la vez y publicar sus contenidos mediante aplicación web, para acceder a ellas desde cualquier lugar. Además de por los datos y fórmulas, Microsoft Excel siempre ha sido conocido por sus vistosos y explicativos gráficos. La novedad ahora es visualizar dichos gráficos de forma dinámica e integrada con las celdas cuyos datos se corresponden. También te serán útiles las muchas plantillas por defecto de Office para hacer únicos tus documentos.

•

CONTROL DE PROYECTOS y/o PROVEEDORES

EASY TIME TRACKING: es una utilidad para aquellas personas que necesiten saber cuánto tiempo pasan en cada tarea y así poder elaborar una factura detallada. Se clasifica tanto por clientes como por proyectos, así se puede facturar fácilmente incluso si se está trabajando en varios proyectos para clientes diferentes. Una pequeña ayuda para hacer un seguimiento de costes a imputar a tus clientes.

•

COTIZACIONES y/o CONTROL DE PROVEEDORES

MICROSOFT ACCESS es un editor y gestor de bases de datos. Forma parte de Microsoft Office y te permitirá crear bases de datos con formularios de una manera rápida y sencilla. Empezar con Microsoft Access es tan fácil como escoger una de las muchas plantillas disponibles y personalizarla a tu gusto, aunque si ya tienes suficiente experiencia puedes partir de cero. Cada elemento puede personalizarse, y la barra de herramientas ofrece todo tipo de complementos y arreglos que se adecuan a tus necesidades. Para los más exigentes, Microsoft Access admite macros, código Visual Basic y bases de datos SQL para enriquecer tus proyectos, ya sean locales o compartidos en redes internas o Internet usando contenido web. Además, el tamaño de la información a gestionar ya no es un problema. Microsoft Access se adapta sin problemas.

Hernández Santillán Alan José Compras 4RMU

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