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CICLO Y PROCESO ADMINISTRATIVO Las funciones administrativas que Fayol llamaba elementos de la administración, la concebimos como etapas del proceso administrativo y cada una de ellas influye en la siguiente y así sucesivamente.

Las Funciones Administrativas como Proceso Secuencial

Planeamiento Organización Dirección Control

Lic. Lionel Armando González Gervasoni

La actividad secuencial de las funciones administrativas nos enseña que primero se ejecuta la planeación, continuando con la organización, la dirección y finalmente el control. Es un proceso lógico, pues el inicio de todos lo da la planeación, sin la cual no se podría ejecutar las otras funciones administrativas. Le sigue la organización, quien es la encargada de planear la estructura, las tareas y funciones que se ejecutarán en la entidad; lógicamente, una vez preparada la planeación con sus objetivos, estrategias y políticas, desarrollados los planes menores y las tareas, autoridad y responsabilidad y los recursos necesarios. Una vez cerrado esto, pasamos a la Dirección, “¡Argentinos a las cosas!” celebres palabras de Ortega y Gasset, ejecutando las acciones necesarias para alcanzar los objetivos organizacionales Y finalmente, Controlar, verifiquemos si los planes se cumplen, si las acciones administrativas se encaminan a resultados esperados.

Teoría de la Organización

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¿Se entiende? Cuado hablamos separadamente de las funciones administrativas, las conceptualizamos para explicar sus contenidos y cuando las presentamos en fila, hacemos mención a la secuencialidad de las funciones básicas de administración.

Las Funciones Administrativas como Ciclo Administrativo Las funciones administrativas funcionan como un Ciclo Administrativo.

CICLO ADMINISTRATIVO PLANEACION

CONTROL

ORGANIZACION

DIRECCION

Visto así, las funciones se repiten una vez cumplido el ciclo administrativo y permite las correcciones sucesivas a través de la retroalimentación, o sea el reinicio del ciclo, si algunas de las etapas no fueron bien pensadas o realizadas. El ciclo administrativo funciona como las estaciones climáticas, comenzando por el verano, el otoño, el invierno y la primavera, para nuevamente reiniciar el ciclo con el verano y así sucesivamente.

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Otro ejemplo son las fases de la luna, cuarto creciente, luna llena, cuarto menguante y luna nueva. ¿Qué significado tiene el análisis del ciclo administrativo? Significa que el administrador debe pensar que las funciones básicas que tiene que desarrollar, son, continuas y permanentes, que ese inicia con el planeamiento de sus actividades, de su trabajo, de la organización toda y siguiendo los pasos secuenciales llega al control. Pero no termina allí. Una vez realizado el control, detecta desvíos en la ejecución respecto al plan, por lo cual retroalimenta el proceso, revisa los planes para verificar que estuvieron bien previstos y pasa a ejecutar nuevamente las tareas programadas con la mira puesta en las correcciones que el control sugiere. También pudo acontecer que al retroalimentar el circuito e ingresar al plan, detecta que el plan no está bien, porque reejecutaron las acciones de acuerdo a los planes y no se alcanzaron los objetivos deseados, por lo que hay que replantear el plan y ajustarlos para mejorar la perfomance anterior. ¿Se entiende? La idea de ciclo me lleva a realizar siempre la retroalimentación del plan, constatándolo con la realidad y corrigiendo lo ejecutado en la etapa de la dirección o, bien, modificando los planes para iniciar un nuevo ciclo. El ciclo administrativo es la historia sin fin, porque el administrador, mentalmente se prepara para reciclar de por vida, durante toda su gestión al frente de organizaciones, analizando nuevamente el plan, aún cuando la ejecución se realice de acuerdo al plan o cuando el plan sea perfecto. ¿Por qué? Porque el administrador debe mejorar permanentemente su perfomance, igual que los atletas que constantemente se desafían así mismos, buscando mejorar sus marcas y los record mundiales. Así actúa y debe pensar un administrador, en la permanente búsqueda de la excelencia, del óptimo organizacional, aunque, como decía Herbet Simon, es difícil alcanzarlo, por lo menos para la gran mayoría, que se conforma con “una situación satisfaciente”.

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Las Funciones Básicas como Proceso Administrativo Pero también debemos observar a las funciones del administrador como un proceso de funciones, tal cual el primer gráfico, pero además, íntimamente relacionadas en una interacción dinámica. Veamos: Al PROCESO ADMINISTRATIVO, las vemos como un todo como un enfoque global para alcanzar objetivos y no aisladamente como funciones.

Proceso Administrativo Planeación

Control

Dinámica Interacción Dinám ica

Organización

Dirección

La interacción o acción recíproca entre las funciones básicas, significa que estas se influyen mutualmente, en todo momento, cualquiera sea la etapa en la que se encuentre el administrador, recibe la influencia y la acción de las otras restantes. Esto se explica a través de un ejemplo: Supongamos un estudio de arquitectura, compuesto por y administrador que comanda el grupo, un arquitecto en jefe y, acompañándolo, varios arquitectos que cumplen diferentes funciones como proyectistas, dibujantes, dirección de obra, inspectores y también auxiliares administrativos. Un comitente les encarga el proyecto de un edificio de departamentos de varios pisos y el estudio se aboca a ello. Estamos en la etapa del planeamiento, preparando el proyecto de obra, sin embargo, el arquitecto en jefe organizar el trabajo grupal, distribuir responsabilidades, asignar recursos, fijar objetivos.

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Una vez organizado el trabajo del grupo, el proyecto comienza a plasmarse con el trabajo de todos y requiere una conducción, la dirección del trabajo de sus integrantes para encaminarlos al logro de los objetivos, coordinando sus esfuerzos. Paralelamente el administrador en jefe, controla el trabajo de todos, retroalimentando permanentemente como en el ciclo administrativo, para efectuar los ajustes que merezca el proyecto. ¡Cuantas cosas se dan durante el proyecto! Y sin embargo, ¡aún no hemos salido del planeamiento!, ¡aún estamos en la etapa del proyecto de obra, del plan! Sin embargo, el planeamiento ha recibido el efecto, la acción de las otras funciones administrativas, organizando las tareas, dirigiendo el esfuerzo de sus miembros y controlando su accionar. ¿Se entiende? ¿Se percibe como se da la interacción? Algo parecido ocurre con todas las demás etapas del proceso. Sigamos con el ejemplo dado; ahora ya estamos en la ejecución de la obra, dirigiendo a los constructores e integrantes de la organización que construyen el edificio de departamentos. En esta etapa de la ejecución, dirigiendo la obra, el administrador o director de obra, supervisa, controla continuamente que la construcción se realice de acuerdo a planes de obra. Puede ocurrir que el director se encuentre con problemas que no fueron pensados en el momento del plan (por ejemplo, se encuentran con un suelo diferente o con una capa de agua subterránea no contemplada) y entonces debe ajustarlo, replantearlo, es decir, planea nuevamente y ajusta el plan. También puede acontecer que para esas nuevas tareas se necesite contratar personal especializado y organizar su trabajo y procurar recursos necesarios. ¡Y todo eso lo realiza, sin salir de la etapa de la dirección de obra, de la ejecución! Se dan cuenta entonces como la etapa de la dirección recibe las influencias de las otras funciones administrativas. ¿Se entiende que significa la interacción o la acción recíproca?

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