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Capítulo IV

2012

ÁREA GESTIÓN INSTITUCIONAL Planificación, Administración y Finanzas

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Índice

Planificación, Administración y Finanzas

Índice 1. Introducción

5

2. Antecedentes

7

3.

Propósitos y Fines del Área

9

4.

Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

10

4.1. Organización de la Dirección de Planificación y Presupuesto

10

4.2

Directrices de Planificación y Políticas de Presupuesto

12

4.3

Proceso de Planificación Estratégica

12

4.4

Proceso de Planificación Presupuestaria

14

4.5

Proceso de Análisis Institucional

17

4.6

Gestión de Proyectos

20

5.

Gestión Administrativa

22

5.1

Organización de la Dirección de Administración

22

5.2

Políticas Generales de la Gestión Administrativa

23

5.3

Gestión de Recursos Humanos

24

5.3.1 Estructura de Cargos

26

5.3.2 Procesos de Recursos Humanos

30

5.3.3 Avances y Resultados

36

5.4 Infraestructura

5.5

5.4.1 Políticas de Infraestructura

37

5.4.2 Departamento de Infraestructura

38

5.4.3 Dotación de Espacios y Servicios Básicos

39

5.4.4 Procesos de Gestión de la Infraestructura

44

5.4.5 Proyectos de Mejora

46

Procesos de Gestión de la Tecnología 5.5.1 Políticas de Gestión Tecnológica

5.6

37

48 48

Procesos de Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

48

5.6.1 Políticas de Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

49

5.6.2 Gestión de la Información

50

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3

Planificación, Administración y Finanzas

Índice

5.6.3 Sistemas y Bases de Información 5.7

6.

52

Procesos de Gestión de los Recursos Financieros

58

5.7.1 Políticas de Gestión de los Recursos Financieros

59

Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

67

6.1

Análisis de Balances

67

6.2

Estado de Resultado

69

6.3

Indicadores de Gestión

70

6.3.1 Indicadores de Solvencia 6.4

Profundización de la Gestión de Recursos Financieros

70 72

7.

Mecanismos de Aseguramiento de Calidad

74

8.

Juicio Evaluativo

77

4

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Introducción

Planificación, Administración y Finanzas

1. Introducción El presente capítulo da cuenta de los avances y desarrollo que ha emprendido la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación, a lo largo de los cuatro años que consideró la acreditación institucional. En esta área son múltiples los proyectos y acciones que permiten mostrar el claro énfasis dado en el último período, basándose en dos premisas fundamentales, que son: la modernización de la gestión y la profesionalización de las funciones. Para la UMCE, el quehacer administrativo es de valor estratégico, dada la obligación de gestionar los recursos, tanto humanos, de infraestructura, técnicos y tecnológicos y los financieros, de manera de dar cuerpo y conseguir el objetivo único y principal de la Universidad, donde las Direcciones deben desarrollar y perfeccionar su labor, con el propósito de suministrar los recursos y crear el contexto para el desarrollo del quehacer académico de la Institución. Para la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación, la gestión institucional es la conjugación de políticas y mecanismos de aseguramiento de calidad, que se han dispuesto y que han permitido gestionar, evaluar y mejorar en los procesos que se reconocen como fundamentales y que por la definición de la Misión Institucional soportan la función académica. La gestión de la Universidad se estructura en un conjunto de políticas que pone acento en fortalecer los procesos que se aprecian como fundamentales y en modernizar o reformular aquellos que pueden ser críticos y representen necesidad de mejora. Es así como se han desarrollado distintas acciones que han significado un avance en la gestión en general de la Universidad y que han logrado permear todos los niveles de la Institución, las que han significado un desarrollo institucional acorde a su realidad y al contexto en el que se desenvuelve. En este sentido, se observa una serie de procesos que es llevado a cabo por distintas Direcciones de la Universidad, las que se enlazan y ejecutan de manera que soportan la función de la docencia de Pregrado, Postgrado, la investigación y vinculación con el medio, prestando un servicio basado en parámetros de calidad y gestionados eficientemente. Todo ello, con la finalidad de asegurar la continuidad de los procesos de gestión académica, que es la preocupación central de la dirección superior de la Universidad. Para visualizar el estado actual de los múltiples procesos de gestión administrativa financiera, el capítulo se estructura de manera tal de mostrar cómo desde los procesos de planificación estratégica de la Universidad se fijan los objetivos y cómo la gestión interna se alinea a la concreción de

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Planificación, Administración y Finanzas

Introducción

ellos. En segundo lugar, se despliega la secuencia de pasos que dan cuerpo a la formulación presupuestaria, que también es un proceso de carácter estratégico y es la traducción de la voluntad corporativa hacia el desarrollo institucional de manera coherente al Plan Estratégico Institucional para el período 2011-2015. A partir de la gestión de la planificación estratégica y presupuestaria, se describen los procesos de gestión de recursos humanos, de la infraestructura, de los recursos tecnológicos y de los recursos financieros. Con la finalidad de evaluar los avances y resultados obtenidos en la gestión integral de la Universidad, se presenta un análisis de los estados financieros en el período que el Informe de Autoevaluación Institucional abarca.

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Antecedentes

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2. Antecedentes Para la Universidad, la gestión institucional se basa en la gestión de procesos que se determinan como estratégicos, donde cada uno de estos se orienta en servir a la actividad académica. A lo largo del período de autoevaluación se han perfeccionado distintos aspectos del quehacer administrativo y de servicios, además de avanzar hacia la consolidación de un modelo de gestión que tiene como eje la calidad y el mejoramiento continuo. De esta manera, la UMCE ha desarrollado y puesto en marcha distintos sistemas para la planificación y gestión de los recursos que soportan la Misión Institucional. En este aspecto son claves los procesos de planificación estratégica y de formulación, distribución y control del presupuesto, además de la gestión de los recursos humanos, infraestructura y tecnologías. De manera de establecer cánones y estándares, las funciones de planificación recaen en la Dirección de Planificación y Presupuesto, mientras que la ejecución de las políticas y gestión de los recursos es función de la Dirección de Administración y Finanzas. Después de la acreditación institucional, en el año 2008, la Universidad se propuso avanzar en perfeccionar el quehacer de la gestión institucional, a partir del diagnóstico incluido en el proceso de autoevaluación, entendida como un mecanismo de mejoramiento continuo. Identificando los aspectos prioritarios a resolver, la dirección de la Universidad, desde el segundo semestre del 2009, da un nuevo giro a la gestión imponiendo un sello que apunta al desarrollo de distintas iniciativas tendientes a consolidar los procesos que ha definido, buscando que el desarrollo e implementación de los mecanismos permitan hacer que la Institución cuente con los instrumentos y medios necesarios para dar soporte a la función de carácter estratégica central, representada por el quehacer académico, además de facilitar la gestión mediante herramientas adecuadas para la operación y consecución de sus fines institucionales. Gracias a una serie de acciones que se muestran en el presente informe, que se materializaron y pueden ser visibilizadas, como los esfuerzos de la Universidad por mejorar y modernizar los procesos académicos y administrativos, es también observable que esta gestión por procesos ha permitido desarrollar una gestión eficiente y oportuna de los recursos de apoyo a la docencia y concretar su propósito de ser un real sustento de la actividad académica. Los objetivos de modernizar y alinear el quehacer institucional de cara a la Misión, han sido efectivos, no obstante tratarse de una institución estatal. Precisamente en este sentido, la flexibilidad en la gestión y la orgánica es

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Antecedentes

un desafío que se encara permanentemente. De este modo, se han definido como bases de la gestión: el análisis institucional, la planificación como un sistema transversal y la formulación y gestión presupuestaria.

A continuación, se presenta cada uno de estos procesos, los que se observan como centrales, y junto con ello se da cuenta de los avances en materias de administración de los recursos.

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Propósitos y Fines del Área

Planificación, Administración y Finanzas

3. Propósitos y Fines del Área En el área de gestión institucional y particularmente en los aspectos administrativos y financieros, la Universidad se ha centrado en la búsqueda de la modernización de su quehacer, incorporando prácticas y mecanismos que han dado sustento y coherencia a la Misión institucional y a la definición de lineamientos estratégicos que han marcado los cambios para su desarrollo. El propósito fundamental es soportar la labor académica de la Universidad, creando las condiciones materiales y financieras para un desarrollo sustentable, gradual y sostenido de la Institución, además de la búsqueda del mejoramiento continuo de los procesos, mecanismos y procedimientos institucionales de apoyo a la gestión académica, de modo de asegurar la consecución de la Visión, Misión y objetivos declarados en el Plan Estratégico Institucional 2011 - 2015. Los fines del área, a partir de los propósitos que se declaran, son asegurar la continuidad operativa de las actividades académicas, bajo los estándares de calidad que permitan asegurar la disponibilidad de los recursos y procesos necesarios para el mejoramiento continuo de la calidad de los programas académicos, el resguardo del equilibrio económico y financiero de la Universidad y el sustento eficiente y eficaz de los lineamientos estratégicos que orientan el desarrollo institucional.

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Planificación, Administración y Finanzas

Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

4. Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional Los procesos de planificación estratégica, de formulación presupuestaria y de análisis institucional se ligan a los mecanismos de gestión institucional como instrumentos que soportan la toma de decisiones, de forma efectiva y eficaz. Cada uno de estos procesos se transforma en herramientas que permiten a todos los niveles de la Institución, tanto estratégicos, funcionales y de ejecución, conducirse bajo criterios que determinan el desarrollo institucional, gracias a que permiten definir y priorizar los objetivos estratégicos y los planes de acción asociados a cada uno de ellos, y que tienen su expresión en el Plan Estratégico Institucional 2011 - 2015 (PEI). Junto con ello, año a año se realiza la evaluación de las acciones y de la gestión en general.

4.1. Organización de la Dirección de Planificación y Presupuesto 10

La Dirección de Planificación y Presupuesto tiene como función principal, según lo establecen los Estatutos de la Universidad, proponer el diseño, formulación, seguimiento y evaluación de los planes de desarrollo institucional. Para ello, debe coordinar las iniciativas originadas en los organismos académicos y administrativos de la Institución. Es responsable de la elaboración de las alternativas de presupuesto anual, que serán elevadas por el Rector a consideración y aprobación de la Honorable Junta Directiva.

La Dirección depende y reporta directamente al Rector, cumpliendo las siguientes funciones: El Director, es el encargado de coordinar la formulación del presupuesto anual y de supervisar el control presupuestario y financiero de proyectos institucionales que se encuentren en ejecución y que consideran aportes de contraparte.

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

Planificación, Administración y Finanzas

La Unidad de Formulación y Control Presupuestario asesora al Director en la formulación del presupuesto anual, y colabora con la Dirección de Administración en el control de la ejecución del presupuesto de la Universidad. Además se encarga del control presupuestario de los Proyectos de Educación Continua y otros de carácter institucional que comprometen aportes de contraparte, tales como los del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) y otros de tipo eventual o periódico que establece el Ministerio de Educación, como los Proyectos del Fondo de Reconstrucción (post-terremoto 2010), Fondo de Fortalecimiento (2011-2015) y Becas de Nivelación Académica. La Unidad de Formulación, Evaluación y Control de Proyectos presta apoyo a las unidades académicas para el diseño y la evaluación económica de proyectos (carreras, programas, etc.). Esta Unidad incluye la función de coordinación institucional y control de proyectos Mecesup y Convenios de Desempeño que la Universidad desarrolla con recursos de fondos concursables administrados por el Ministerio de Educación. La Unidad de Análisis Institucional tiene como objetivo fundamental analizar y hacer seguimiento a los indicadores de gestión definidos en el Plan Estratégico Institucional y retroalimentar la toma de decisiones de las autoridades con información válida y oportuna en los distintos ámbitos del quehacer universitario. Además debe recolectar y depurar datos de los distintos ámbitos de la gestión universitaria, para proveer información requerida por las autoridades de la Institución y por entidades externas del Ministerio de Educación, del Consejo de Rectores y del Consorcio de Universidades Estatales, entre otras. La estructura organizacional interna de la Dirección de Planificación y Presupuesto está compuesta como se muestra en el siguiente organigrama:

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Planificación, Administración y Finanzas

Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

4.2

Directrices de Planificación y Políticas de Presupuesto

La Dirección de Planificación y Presupuesto tiene a su cargo cuatro líneas de desarrollo: •

Planificación estratégica institucional

•

Planificación presupuestaria anual

•

Análisis institucional

•

Asesoría, coordinación, evaluación y control de proyectos institucionales

A continuación, se describen las políticas de Planificación Estratégica y Presupuestaria. Las otras dos líneas son instrumentales al cumplimiento de dichas políticas. •

Mantener un sistema de planificación estratégica de carácter participativo para la elaboración del PEI, velando por el cumplimiento de cada una de las acciones contenidas en este por parte de las unidades responsables de su ejecución.

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•

Asegurar que la priorización de inversiones en áreas estratégicas fundamentales de docencia, investigación, extensión, infraestructura y equipamiento se vea reflejada en la formulación presupuestaria anual.

•

Facilitar información pertinente para fortalecer la toma de decisiones en todos los ámbitos del quehacer de la Universidad, y para responder a los requerimientos de entidades externas.

•

Disponer de mecanismos y capacidades para la gestión eficaz y eficiente de proyectos institucionales, tanto en su formulación, coordinación, control y evaluación.

4.3

Proceso de Planificación Estratégica

La Universidad ha procurado, mediante el diseño e implementación de los procesos de planificación estratégica, desarrollar instancias e instrumentos que permiten contar con las condiciones necesarias para el diagnóstico, formulación, puesta en marcha, seguimiento y evaluación del PEI vigente, considerando cada una de las iniciativas que surgen al interior de la Institución. Con la finalidad de materializar tal función, la Dirección de Planificación y Presupuesto es la encargada de proponer una metodología y asesorar a

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

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las unidades académicas y administrativas, en la definición de los planes y proyectos que se consideren como prioritarios y que guarden absoluta sintonía con las definiciones institucionales. El cumplimiento de este conjunto de orientaciones se ve reflejado en el Plan de Estratégico Institucional 2011 – 2015, que da respuesta al proyecto que la Universidad propone desarrollar en los próximos años. El proceso de planificación institucional y su resultante, el PEI, tienen el objetivo de orientar el quehacer de la Universidad y ser un instrumento para la toma de decisiones en todas sus áreas y niveles, que facilite el acercamiento a la Misión y Visión institucional, fortaleciendo el rol que se ha encomendado, que es ser una institución referente en materias de las ciencias de la educación. Los procesos de planificación institucional se sintetizan en cuatro etapas, a saber: diagnóstico, formulación, seguimiento y evaluación. Las Unidades dependientes de la Dirección de Planificación y Presupuesto son las encargadas de dar cuenta del cumplimiento de dichos procesos.

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La Dirección es la responsable de diseñar, elaborar, dar seguimiento y realizar la evaluación del PEI vigente, así como de asesorar a las unidades de la Universidad en la toma de decisiones que compromete objetivos estratégicos o líneas de acción. Dentro de su ámbito de acción, se coordina con la Vicerrectoría Académica, Facultades y Departamentos académicos y unidades del área administrativa, en función de dar fluidez y solidez al proceso, que cuenta con las siguientes actividades: UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

a) Se revisa la vigencia del PEI anterior en términos de Visión, Misión y valores institucionales, así como de cumplimiento de objetivos. El resultado es un informe de evaluación, que contiene versiones actualizadas de la Visión, Misión y valores, según corresponda, junto al grado de logro de los objetivos establecidos. b) Se realiza un diagnóstico estratégico a nivel del equipo directivo superior, con atención a los escenarios externo e interno, para identificar oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, dando por resultado una matriz FODA. c) Se socializa la matriz FODA a la comunidad universitaria, para priorizar acciones a considerar en los objetivos estratégicos y planes de acción. d) Se construyen los indicadores de logro de objetivos, con especificación de valores basales e incrementales comprometidos para el horizonte de planificación. e) Se construye el cronograma o carta Gantt de actividades distribuidas en el tiempo, con identificación de unidades y funcionarios responsables, e indicando los principales hitos de control.

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f ) Como resultado final se obtiene el documento del PEI, que se distribuye a todas las unidades. g) A partir de la difusión del plan, cada Dirección construye sus planes en un nivel ejecutivo, con un horizonte de tiempo de un año, considerando el seguimiento de las acciones y la evaluación de éstas h) Cada Unidad Académica y Administrativa formula Planes Operativos, con horizonte de un año, que aseguran la operacionalización de los anteriores planes funcionales y resguardan la coherencia y articulación entre las definiciones estratégicas y la actividad que llevan adelante las unidades académicas y de gestión.

4.4

Proceso de Planificación Presupuestaria

Los recursos económicos y financieros con que contará la Institución para el período inmediatamente siguiente a cada año calendario, se establecen en el presupuesto institucional, el cual se define en base a una estimación global de ingresos y gastos para el año respectivo. Este proceso de formulación presupuestaria, liderado por la Dirección de Planificación y Presupuesto, se realiza de manera tal que guarde una estrecha relación con el PEI vigente,

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junto con recoger las necesidades planteadas por las unidades académicas, de modo que el presupuesto asegure una gestión institucional de calidad, económicamente eficiente y sustentable, y por ende la consecución de los propósitos y fines institucionales declarados.

15 El proceso considera las siguientes actividades: a) Se solicita al Subdepartamento de Presupuesto de la Dirección de Administración, a comienzos del último trimestre del año en curso, la información de la ejecución presupuestaria institucional del año lo más actualizada posible, como base para comparar el presupuesto formulado inicialmente con el ejecutado, tanto en lo que atañe a ingresos, como a gastos. b) Se revisan los ingresos más importantes esperados del nuevo presupuesto y se realizan las estimaciones necesarias para determinar las variaciones que se pueden esperar para el nuevo año, empleando la información sobre IPC y reajuste de remuneraciones, junto con la información recabada sobre matrícula proyectada de pre y postgrado, aranceles, transferencias del Estado (AFD, AFI, becas, FSCU) y venta de servicios. c) Se revisan cuidadosamente los gastos más gravitantes, con prioridad en las remuneraciones (personal de planta y contrata) y honorarios proyectados, considerando el reajuste anual correspondiente a aplicar por la Universidad (cuyo monto con respecto al que decida entregar el

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

Gobierno al sector público requiere una decisión del Rector y Equipo Directivo Superior). Se consideran las prioridades establecidas en el PEI para el período, así como las necesidades de inversión y contrataciones planteadas durante todo el año por las unidades académicas y administrativas. d) Se distribuyen los ingresos y gastos estimados en el formulario de presupuesto institucional, con base en la itemización que considera el Decreto Nº 180, pero con la apertura detallada que se requiere para la comprensión global del presupuesto y su presentación a la H. Junta Directiva de la Universidad. Con los ingresos y gastos totales estimados se realizan los ajustes necesarios para equilibrarlos, como lo exige la Contraloría General de la República (en caso de déficit se debe establecer el monto del endeudamiento necesario para el equilibrio presupuestario). e) La(s) propuesta(s) de presupuesto institucional se presenta(n) al Equipo Directivo Superior y posteriormente a la H. Junta Directiva para su pronunciamiento. f ) Una vez que se cuenta con un presupuesto aprobado por la H. Junta

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Directiva, se emite una Resolución aprobatoria interna y se envía a toma de razón por la Contraloría General de la República. g) El presupuesto institucional, tras la toma de razón de la Contraloría General de la República, se publica en un medio de prensa de circulación nacional, enviándose copia de dicha publicación al Organismo Contralor. h) A partir del presupuesto institucional aprobado y con toma de razón se realiza la distribución presupuestaria por centro de costos, en un trabajo conjunto con la Dirección de Administración y Finanzas. Se aplican criterios que tratan de equilibrar la ejecución histórica y la cantidad de estudiantes por carrera con las directrices del PEI y con las necesidades más importantes de inversión identificadas a partir de las solicitudes de las carreras y programas académicos. i) La distribución presupuestaria se discute con las unidades académicas, representadas por Decanos y Directores de Departamentos, realizándose los ajustes posibles de atender en el marco de la disponibilidad de recursos. j) La distribución presupuestaria definitiva se distribuye a los centros de costo y se informa al Subdepartamento Presupuesto de la Dirección de Administración, para efectos del control de la ejecución UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

Planificación, Administración y Finanzas

presupuestaria anual. k) Las necesidades emergentes que durante la ejecución presupuestaria puedan surgir desde las unidades académicas o administrativas, se atienden caso a caso haciendo las correspondientes evaluaciones en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas, considerando lo que se pueda acoger como ajustes presupuestarios.

4.5

Proceso de Análisis Institucional

Desde el año 2008 en adelante, la Universidad ha procurado implementar progresivamente procesos de análisis institucional basados en la recolección sistemática y confiable de información respecto de las distintas dimensiones del quehacer académico y administrativo. En la dimensión del fortalecimiento de la confiabilidad de la información, se puede visualizar un proceso de mejora continua iniciado el año 2008, con la implementación del software contable-administrativo Manager, seguida de la implementación del software de gestión académica U+ en el año 2009 y que continúa el 2010, con la implementación del software Hellen para el manejo de los recursos del Fondo Solidario de Crédito Universitario. En la dimensión de profundizar la recolección sistemática de la información, la Universidad ha avanzado desde el año 2008 en la creación de un Cronograma Anual Institucional que sistematiza los requerimientos de información, provenientes de actores institucionales externos, así como de los distintos estamentos internos de la Universidad. En ese sentido, el Cronograma Anual Institucional, que se ha mejorado año a año, se ha convertido en una herramienta eficaz para el diseño, control y ejecución de una política de información institucional capaz de adaptarse y responder a las crecientes necesidades de información, que han surgido en los últimos años, permitiendo contar con logros permanentes, donde destaca la participación de la Dirección de Planificación y Presupuesto en la RED de Unidades de Análisis Institucional del Consorcio de Universidades del Estado de Chile (CUECH); el desarrollo y presentación de los Informes de Gestión Semestral que establece el Decreto Nº180 del Ministerio de Hacienda y finalmente, la creación de la Unidad de Análisis Institucional (UAI). Los sistemas que dispone la Universidad permiten llevar registro de la actividad académica y administrativa de la Institución; sin embargo, el procesamiento y disposición de la información derivada a partir del análisis institucional, obliga a la UAI a mantener una relación continua con distintos actores que permitan mantener las bases de datos validadas y actualizadas, en función de las necesidades internas, como del entorno. Para ello, la UAI debe poner a disposición de la Universidad dicha información para apoyar UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

“Gracias a su participacion en la red de unidades de analisis institucional del consorcio de universidades del Estado de Chile, la UAI de la UMCE ha formado parte de los esfuerzos cooperativos que han permitido el desarrollo de los dos primeros estudios en red sobre desercion de estudiantes de primer año, realizados durante los años 2011 y 2012.”

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

la toma de decisiones en las distintas áreas y niveles de la organización, de manera homogénea y oportuna. Además, debe ser insumo para los distintos procesos que se ejecutan, a través del uso de datos proporcionados por los sistemas informáticos y otras fuentes. Las múltiples mejoras y visibles avances de un tiempo a esta parte, muestran la capacidad de la Institución para transformar sistemas de registro en fuentes de información y soporte de la toma de decisiones. La Universidad ha transitado gradualmente desde la mantención de un sistema informático básico de registro hacia el desarrollo de un modelo informático dinámico de nivel estratégico. Además del sistema de gestión de información, se conformaron grupos de trabajo encargados de analizar los datos y dar respuesta a los requerimientos internos y externos.

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Para ello, la UAI debe coordinar y administrar el sistema de información institucional que permite levantar la información necesaria para la construcción y evaluación de los indicadores con los cuales se evalúan los logros de los planes de acción consignados en el Plan Estratégico Institucional, participando de la recolección y análisis de datos que alimenta los procesos de acreditación institucional, de carreras y de postulación a convocatorias de proyectos de la Universidad; analiza, compara y produce informes para los Decanos, Directores de Departamentos, Directivos de Unidades administrativas y para la alta dirección de la Universidad, a fin de apoyar la toma de decisiones en cada nivel. El proceso de análisis institucional se gestiona de acuerdo al siguiente flujo: La Unidad de Análisis Institucional es la responsable de velar por que se cumplan a cabalidad cada una de las etapas descritas en el cuadro anterior, donde se pueden destacar las siguientes actividades: a) Mantiene una relación permanente con las distintas entidades externas solicitantes de información, así como con las Direcciones y Departamentos de la Universidad, a fin de conocer, planificar y anticipar las necesidades de cada uno. b) Coordina la recolección de la información relevante y pertinente, con las unidades académicas y administrativas. c) Valida la consistencia y confiabilidad de la información recolectada a través de los sistemas informáticos y documentales, en conjunto con las unidades académicas y administrativas. d) Consolida, ordena y entrega los informes periódicos que están contenidos en el cronograma anual institucional, velando por el cumplimiento de los plazos.

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Planificación, Administración y Finanzas

En el ámbito externo, la preocupación de la Unidad de Análisis Institucional se centra principalmente en dos aspectos: las necesidades de información de las instituciones externas y las necesidades de información relativas a los alumnos egresados y titulados.

En el ámbito Interno, la Unidad de Análisis Institucional, atiende las necesidades de información de las Direcciones y Departamentos en dos aspectos principales; la gestión institucional anual y los procesos de Acreditación por una parte, y por otra, la evaluación sistemática del avance el Plan Estratégico Institucional (2006-2010 y 2011-2015).

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Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

4.6

Gestión de Proyectos

La Universidad, con el objetivo de soportar la administración y realizar el control de gestión de los proyectos en que los que participe, bajo los estándares de eficiencia y calidad, ha venido potenciando una Unidad encargada de la labor de acompañar a las Unidades Académicas y Administrativas, junto con apoyar a académicos o grupos de ellos, tanto en aspectos técnicos, como presupuestarios, dando énfasis a mantener consistencia entre las iniciativas propuestas desde la comunidad universitaria con los objetivos estratégicos expresados en el Plan Estratégico Institucional, asegurando a su vez las consideraciones respecto a énfasis y restricciones presupuestarias para el año en curso. En este sentido la Unidad de Formulación, Evaluación y Control de Proyectos pone a disposición sus competencias teniendo como principales objetivos: a) Apoya la formulación de proyectos institucionales (MECESUP, Convenios de Desempeño, FDI Línea de Modernización de Procesos), en tareas de coordinación general con las entidades convocantes y con las unidades de la Universidad que asumen la responsabilidad del diseño y la ejecución, facilitando, cuando se requiere, asesoría técnica

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y económica para la formulación de proyectos. b) En el caso de proyectos de investigación e innovación de foco más puntual en disciplinas específicas (FONDECYT, FONDEF, FONIDES, entre otros) se realiza una revisión presupuestaria para cautelar eventuales compromisos de aportes de contraparte, ya sea en forma de aportes pecuniarios o como recursos valorizados por dedicación de horashombre, infraestructura y equipamiento. c) Controla el desarrollo de los proyectos adjudicados por la Universidad, de carácter institucional (MECESUP, Convenios de Desempeño, FDI Línea de Modernización de Procesos), respecto de la carta Gantt aprobada. d) Coordina, monitorea y realiza la rendición financiera vía la Unidad de Coordinación Institucional UCI los proyectos MECESUP y Convenios de Desempeño, registrando en una plataforma ad-hoc proporcionada por el MINEDUC todos los hechos económicos que se van generando, además de velar por el cumplimiento de los procedimientos estipulados en las bases de ese tipo de proyectos, así como de la normativa institucional pertinente. e) Presta asesoría en la evaluación económica de nuevos programas académicos de Pregrado, Postgrado y formación continua, a solicitud de las unidades académicas. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

Procesos de Planificación, Presupuesto y Análisis Institucional

Planificación, Administración y Finanzas

f ) Controla presupuestariamente cada uno de los proyectos adjudicados a la Universidad en relación a las solicitudes de gastos en contrataciones, pasajes, viáticos y materiales, para la ejecución de programas de la Dirección de Educación Continua y de otros Departamentos, verificando el cumplimiento del presupuesto aprobado al suscribir los respectivos convenios inter-institucionales.

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Gestión Administrativa

5. Gestión Administrativa Respecto de la planificación, ejecución y control de los recursos materiales y financieros, la Universidad se ha propuesto como prioridad fundamental asegurar una gestión institucional eficiente, sustentable y una gestión académica de calidad, por medio de la óptima y racionalizada administración de los recursos. En función de lo anterior, gestiona de manera planificada la adquisición y renovación de recursos materiales, asegurando la calidad de las funciones académicas y administrativas. Además de emplear sistemáticamente mecanismos de administración económica y financiera eficientes, de modo que se garantice el desenvolvimiento sustentable de la Institución.

22

5.1

Organización de la Dirección de Administración

La Dirección de Administración tiene dependencia directa de la Rectoría de la Universidad y tiene la responsabilidad de fijar políticas, coordinar y supervisar la gestión institucional de los recursos humanos, financieros y físicos para el adecuado y eficiente funcionamiento de las actividades académicas. Dependen de la Dirección cuatro Departamentos, que se organizan para la gestión de los recursos, de modo de ser sustento eficiente y oportuno para el quehacer de la Universidad y a su vez dar cumplimiento a su Misión y objetivos estratégicos vigentes, siendo los Departamentos de Finanzas, de Recursos Humanos, de Informática y de Infraestructura, los encargados de ejecutar las políticas con la finalidad de cumplir con el objetivo de la Institución. •

El Departamento de Finanzas está compuesto por Subdepartamentos y Secciones: el Subdepartamento de Tesorería y Cobranzas, Subdepartamento

de

Contabilidad,

Subdepartamento

de

Presupuesto, Sección de Adquisiciones, Sección Bodega Central, Oficina de Normalización de Aranceles y la Oficina del Fondo Solidario de Crédito Universitario.

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Gestión Administrativa

•

El

Departamento

de

Recursos

Humanos

está

Planificación, Administración y Finanzas

integrado

por el Subdepartamento de Administración de Personal, el Subdepartamento de Remuneraciones, el Subdepartamento de Centro Infantil, el Subdepartamento de Servicio de Bienestar del Personal de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación y la Sección de Capacitación. •

El Departamento de Infraestructura se organiza a través de la Sección Prevención de Riesgos, el Subdepartamento de Administración de Bienes y el Subdepartamento de Servicios y Mantención, del cual dependen las Secciones de Aseo, Jardines, Portería, Transporte y Sección Talleres.

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5.2

Políticas Generales de la Gestión Administrativa

La Dirección de Administración tiene como misión apoyar la gestión de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación, en materias relacionadas con el ámbito administrativo, económico y financiero. Entre sus objetivos y fines se encuentran: •

Estudiar y proponer a la Autoridad Superior, políticas económicas y administrativas para la Universidad.

•

Asesorar a la Rectoría en lo relativo a la determinación de aranceles y derechos de matrículas.

•

Proponer normas relativas a materias financieras, de bienes e inventarios, además de coordinar, asesorar y otorgar el apoyo técnico que requieran los organismos en estas materias.

•

Proponer y controlar normas y procedimientos relativos a la utilización de los recursos económicos, humanos y materiales de la Universidad.

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UMCE no tiene empresas relacionadas, sólo aparece el Fondo Solidario de Crédito Universitario. Fuente Estados Financieros de las Universidades. Segunda Entrega. Mineduc.

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Gestión Administrativa

•

Administrar, regular y controlar el flujo de caja y el presupuesto general de las Direcciones y Departamentos de la Universidad.

•

Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos existentes en materia de administración de personal, contabilidad, adquisiciones y todo lo relativo a la administración de recursos.

•

Velar por la mantención y mejoramiento de la infraestructura de las distintas dependencias de la Universidad.

•

Mantener actualizado el registro de bienes inmuebles y muebles inventariables.

•

Mantener actualizada la información en los sistemas corporativos para la gestión administrativa, financiera y de personal de la Universidad.

5.3

Gestión de Recursos Humanos

La Institución se ha propuesto contar con personal suficiente e idóneo para concretar su Misión. Para ello es que resguardará el establecimiento de normas, mecanismos y procedimientos que aseguren procesos de selección

24

transparentes y que provean al personal de las herramientas necesarias para un desempeño óptimo, procurando su continuo desarrollo y evaluación. Es por lo antes dicho, que aplica sistemas de selección y contratación que privilegien el reconocimiento de las capacidades técnicas o profesionales, contando con planes de capacitación pertinentes para el mejoramiento de los desempeños en las distintas áreas de la Institución y aplicando regularmente mecanismos objetivos para la evaluación de desempeño, de modo que se optimice la calidad de los servicios institucionales. Durante el período se ha procurado la utilización de métodos informáticos de comunicación, para disminuir la tramitación del papel, con la voluntad y convencimiento de que es posible dar fluidez a los procesos. Junto a ello, el pago de los beneficios se realiza de manera electrónica, lo que representa un avance significativo en cuanto a mejorar la capacidad de dar respuesta a un requerimiento o beneficio de los funcionarios.

Políticas de Recursos Humanos •

La Universidad reconoce que su principal activo es el potencial de su personal y que su actitud y conducta son fundamentales para el logro de sus objetivos.

•

La Universidad procurará una supervisión orientada a dirigir al

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personal hacia el logro de los objetivos institucionales, orientar y guiar al cumplimiento de sus tareas, dar reconocimiento oportuno, saber escucharlos, entrenarlos y desarrollarlos. •

La Universidad dará a cada persona oportunidades para ascender a posiciones de mayor jerarquía y responsabilidad en la organización, en conformidad con su desempeño, sus habilidades, conocimientos y potencial.

•

La Universidad mantendrá al personal adecuadamente informado sobre la situación general de la Institución, sus proyectos y decisiones estratégicas.

Organización El Departamento de Recursos Humanos depende de la Dirección de Administración, y se compone por el Subdepartamento de Administración de Personal, el Subdepartamento de Remuneraciones, el Sub Departamento de Centro Infantil y el Sub Departamento de Bienestar de Personal, y la Sección de Capacitación. En su conjunto, el Departamento de Recursos Humanos y sus Subdepartamentos cumplen con las siguientes funciones: •

Registrar toda la información relacionada con el cumplimiento de las labores del personal, en cuanto a asistencia, atrasos, permisos, horas extraordinarias, licencias médicas, feriados, vacaciones y otras materias relevantes.

•

Confeccionar, tramitar, registrar y actualizar contratos, término de contrato, Resoluciones y otros documentos oficiales relativos al área.

•

Efectuar las tareas de cálculo, generación de informes, revisión de antecedentes necesarios para la obtención de las planillas mensuales definitivas del pago de remuneraciones, pago de cotizaciones previsionales, listados maestros de personal, etc.

•

Seleccionar y reclutar personal no académico, de acuerdo a las instrucciones de la Dirección de Administración.

•

Atender al personal para intentar resolver todos los problemas relacionados con situación familiar, atención de salud y otros relacionados con el bienestar.

•

Atender durante el horario laboral, y a través del Centro Infantil dependiente de la Unidad, a los menores, hijos de funcionarios que lo requieran.

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5.3.1 Estructura de Cargos La Universidad asigna valor estratégico a los recursos humanos que en ésta laboran; por ello el nombramiento o contratación del personal en la Universidad opera de acuerdo a la siguiente distinción:

Directivos Son los funcionarios superiores de la Universidad, quienes tienen la responsabilidad de planificar, dirigir, supervisar, desarrollar, administrar y coordinar las actividades de la Universidad, dentro de sus ámbitos de acción para el logro de los objetivos institucionales. Los cargos directivos, con excepción de los Decanos y del Contralor Interno, son de la exclusiva confianza del Rector de la Universidad; por lo tanto, su designación y remoción es resorte exclusivo del Jefe Superior del Servicio, su número y requisitos están señalados en la Resolución Universitaria 287/93, que aprueba la planta no académica de la Universidad. El Decano es la máxima autoridad de la Facultad, que se elige mediante votación por los académicos y le corresponde la dirección y supervisión de todos los asuntos académicos y administrativos de cada Facultad. Requiere

26

tener la categoría de profesor titular, permanece por tres años en el ejercicio de sus funciones y puede ser nombrado nuevamente por períodos iguales. El Contralor Interno es el funcionario superior de la Universidad, responsable de ejercer el control de la juridicidad de los actos de la Corporación. Debe ser abogado, nombrado por el Rector previa aprobación de la H. Junta Directiva, y su remoción solo procede por acuerdo de la Junta Directiva, previa solicitud del Rector. La Resolución 287/93, respecto de la Planta de Directivos, establece los siguientes requisitos: a) Título Profesional otorgado por un Establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste y experiencia laboral de 4 años, en el Sector Público o Privado. b) Título Profesional otorgado por un Establecimiento de Educación Superior del Estado o reconocido por éste y experiencia laboral de 2 años en el Sector Público o Privado en el área Educacional, o c) Educación Media Completa y 10 años de experiencia en la Administración del Estado, más un curso de Gestión Directiva de a lo menos 90 horas pedagógicas. En aquellos cargos que lo requieran, el Título debe ser afín a la función. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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Profesionales Los profesionales son aquellos funcionarios que poseen formación académica en un área determinada del conocimiento, que le proporciona las capacidades y competencias necesarias que le permiten ya sea asesorar, ejecutar, desarrollar y/o planificar de acuerdo a los lineamientos entregados por las jefaturas, las acciones necesarias para el logro de los objetivos institucionales. Respecto de cómo se proveen las funciones profesionales, es necesario distinguir si éstas se efectúan mediante un nombramiento de planta o en calidad de contrata. Si es un nombramiento en calidad de titular se requiere por disposición legal concurso público, lo que está regulado en el Estatuto Administrativo, artículos 17º al 24º. En el caso de nombramiento a contrata, no se requiere concurso y la duración de éste no puede exceder más allá del 31 de diciembre de cada año, salvo que se disponga su prórroga. En ambos casos el nombramiento requiere autorización del Rector y el cumplimiento de los requisitos, establecidos en la Resolución 287/93, que aprueba la planta del personal no académico de la Universidad. Los requisitos del personal, dependiendo de los grados profesionales, pueden ser: a) Título Profesional de carrera de a lo menos 10 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado y desempeño profesional no inferior de 5 años, o b) Título Profesional de carrera de a lo menos 8 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado y con 6 años experiencia profesional, o c) Título Profesional de carrera de a lo menos 10 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado y experiencia profesional no inferior a 4 años, o d) Título Profesional de carrera de a lo menos 8 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado, y experiencia profesional o laboral no inferior a 5 años, o e) Títulos profesional de carrera de a lo menos 6 semestres de duración otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado y experiencia profesional no inferior a 6 años, o f ) Título profesional de carrera de a lo menos 4 semestres de duración, otorgado por una Universidad o Instituto Profesional reconocido por el Estado, y con un desempeño de a lo menos 5 años en la Universidad.

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Técnicos Con formación educacional en un área específica del conocimiento, están calificados para realizar una determinada tarea, de acuerdo a los requerimientos de sus jefaturas. Respecto de cómo se proveen las funciones técnicas, es necesario distinguir si éstas se efectúan mediante un nombramiento de planta o a contrata. Si es un nombramiento en calidad de planta se requiere -por disposición legal- concurso público, el que está regulado en el Estatuto Administrativo, artículos 17º al 24º. En el segundo caso, no se requiere concurso y la duración de su nombramiento no puede exceder más allá del 31 de diciembre de cada año, salvo que se disponga su prórroga. En ambos nombramientos se requiere autorización del Rector y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 287/93 que aprueba la planta del personal no académico de la Universidad. Los requisitos -dependiendo de los grados- pueden ser: a) Título profesional o técnico de una Institución de Educación Superior o Educación Media Técnico Profesional, reconocido por el Estado, o

28

b) Haber cursado 4 semestres de una carrera universitaria y 5 años de experiencia, en la función. c) Licencia de Educación Media o equivalente y cursos de capacitación que sumen 200 horas, o d) 5 años de experiencia en la función. e) 2° año de Educación Media y Curso de capacitación de a lo menos 80 horas, o f ) Experiencia a lo menos 2 años, en la función.

Administrativos Poseen una formación educacional general que los habilita para realizar la ejecución de una determinada tarea, de acuerdo a los requerimientos de sus jefaturas. Respecto de cómo se proveen las funciones administrativas, es necesario distinguir si éstas se efectúan mediante un nombramiento de planta o a contrata. Si es un nombramiento en calidad de Planta se requiere -por disposición legal- un concurso público, el que está regulado en el Estatuto Administrativo, artículos 17º al 24º. En el segundo caso, no se requiere concurso y la duración de su nombramiento no puede exceder más allá del 31 de diciembre

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de cada año, salvo que se disponga su prórroga. En ambos, el nombramiento requiere autorización del Rector y el cumplimiento de los requisitos, establecidos en la Resolución 287/93, que aprueba la planta del personal no académico de la Universidad. Los requisitos de la Planta Administrativa, según la Resolución 287/93, pueden ser: Licencia Educación Media o su equivalente. Adicionalmente del grado 7 al 11, requieren conocimientos comprobados contables, de Estatuto Administrativo, Leyes de Isapres y A. F. P., cursos de computación y experiencia laboral de a lo menos 5 años.

Auxiliares Son aquellos funcionarios que prestan servicios de apoyoa operativo o de mantención a las diferentes unidades de la Universidad, y que velan por el funcionamiento adecuado de las dependencias que les han sido asignadas. Respecto de cómo se proveen las funciones auxiliares, es necesario distinguir si éstas se efectúan mediante un nombramiento de planta o en calidad de contrata. Si es un nombramiento en calidad de planta se requiere -por disposición legal- concurso público, como está regulado en el Estatuto Administrativo, artículos 17º al 24º. En el segundo caso, nombramiento a contrata, no se requiere concurso y la duración de éste no puede exceder más allá del 31 de diciembre de cada año, salvo que se disponga su prórroga. En ambos casos, el nombramiento requiere autorización del Rector y el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Resolución 287/93, que aprueba la planta del personal no académico de la Universidad. Los requisitos para este estamento son Educación Primaria o Básica completa.

Tabla1 Resumen de los cargos provistos de planta y a contrata de la Institución: Escalafón

Cargos Planta

Cargos Contrata

Planta Directivos Directivos Superiores

11

Directivos

18

Planta Profesionales

10

69

Planta Técnicos

19

45

Planta Administrativos

80

72

Planta Auxiliares

67

77

205

263

Total

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5.3.2 Procesos de Recursos Humanos Los procesos del área de personal - selección, evaluación y perfeccionamientose basan en los protocolos de la Administración Pública y se ejecutan de forma tal que la selección, contratación o nombramiento permiten contar con el personal idóneo y la dotación adecuada, lo que es central y de importancia fundamental para la Universidad.

Llamados a Concursos Cuando se generan requerimientos de personal administrativo en cualquier área institucional, se define el tipo de contratación y se llama a concurso interno para que se desempeñen en la vacante generada, pudiendo ser de remplazo o reposición del personal. Luego del llamado a concurso, se realiza la evaluación de los antecedentes y de los candidatos, priorizando a partir de la información recibida y las entrevistas personales, según la especificidad del cargo a cubrir. Considerando la política de otorgar al personal que se desempeña en la Universidad la primera opción para acceder a nuevos puestos de trabajo, siempre que los postulantes cumplan con los requisitos exigidos en cada concurso. Si no

30

se cubre el cargo con los postulantes al concurso interno, se hace un llamado a concurso externo.

Tabla 2 Cuadro resumen de llamados a concursos internos y ascensos personal no académico Personal No Académico

2007

2008

2009

2010

2011

Llamados a Concurso

2

12

1

9

7

Promociones Internas

12

0

0

59

17

Selección del personal El nombramiento y contratación del personal de la Universidad, se realiza a través de procedimientos establecidos, los que se asimilan a la escala de remuneraciones del personal universitario, que es aplicable según se dispone en las Resoluciones. El enfoque actualmente empleado apunta a la flexibilización y constante revisión de la organización y la dotación institucional, con el sello de la eficiencia y calidad para el cumplimiento de la Misión institucional.

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A diciembre de 2011, la dotación total del personal se compone de 447 funcionarios en área de recursos humanos, con la siguiente distribución:

Tabla 3 Dotación del Personal Personal No Académico

2007

2008

2009

2010

2011

Directivo Superior

12

12

12

11

11

Directivo

14

14

14

13

14

Profesional

71

73

76

79

76

Técnico

55

57

61

58

61

Administrativo

157

156

159

160

150

Auxiliar

153

151

153

152

135

Total

462

463

475

473

447

En el siguiente gráfico se muestra la distribución del Personal No Académico año 2011

Gráfico 1

UMCE es la décimo primera universidad en relación Gasto Académico por Alumno; 1.2 (MM$). La mitad de lo que gasta la Universidad de Chile, que es la primera. Fuente Estados Financieros de las Universidades. Segunda Entrega. Mineduc.

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Una vez seleccionado el Personal No Académico, se lleva a cabo la denominada inducción del trabajador, que será responsabilidad directa de la jefatura de la unidad donde se incorpora. Para ello, éste deberá ser orientado respecto a sus obligaciones y deberes del puesto, así como de la Universidad, su orgánica y estructura, los beneficios y otros aspectos inherentes a la función a desarrollar.

Perfeccionamiento Un objetivo que se ha planteado y que es responsabilidad del Departamento es el desarrollo del personal; para ello, se apoya e impulsan actividades de desarrollo para profesionalizar al personal y facilitar el acceso a cargos de mayor responsabilidad. Cada una de estas actividades son coherentes y planificadas a partir del PEI vigente y son determinadas sobre las evaluaciones de desempeño, plan de carrera y las necesidades de personal de la organización. Para poder sustentar estas actividades, la Universidad propone el desarrollo de carrera en la organización, por lo que se requiere mantener una estructura de cargos ordenados sobre la base de las características y requisitos de estos. El Departamento de Recursos Humanos efectúa un levantamiento de

32

las necesidades de perfeccionamiento del personal administrativo, con la finalidad de establecer un Plan de Capacitación que permita un uso adecuado y eficiente de los recursos disponibles. Para efectos de desarrollar los programas de capacitación, la Institución hace efectivo el beneficio tributario SENCE, y aporta con recursos propios en aquellos casos en que la cobertura tributaria no alcance al 100%, por el nivel de remuneraciones de los capacitados.

Tabla 4 Programas de Capacitación y Participantes por Programa Personal No Académico

2007

2008

2009

2010

2011

Programas de Capacitación

6

21

1

0

28

Participantes por Programa

89

211

2

0

283

Evaluación La evaluación de desempeño de los escalafones de profesionales, técnicos, administrativos y auxiliares se realiza una vez al año, de acuerdo a lo preceptuado en el Estatuto Administrativo y el Reglamento General de la Administración Pública. Este sistema de calificación tiene como objeto UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo. Del mismo modo, este sistema sirve de base para el ascenso, los estímulos y la eliminación del servicio.

Remuneraciones Cada trabajador es compensado pagándosele remuneraciones que son reflejo de la importancia de su cargo, por lo que el sistema de compensaciones será el principal agente motivador, de modo de mantener alta la productividad dentro de un clima de buenas relaciones y cooperación. La escala de remuneraciones se constituye bajo conceptos de equidad -tanto internas, según las responsabilidades, como externas en atención a las rentas que sean percibidas- y son de similar cuantía a otras instituciones de iguales características. Otro aspecto que debe recalcarse es que la estructura de las remuneraciones se mantiene bajo criterios de homogeneidad y simplicidad, con los rangos claramente definidos para los niveles de cargos. De igual manera, los sistemas de incentivos a la productividad responderán al cumplimiento de los objetivos predeterminados

Beneficios La Universidad ha desarrollado diversas y múltiples acciones que apuntan a una constante mejora del clima laboral y al bienestar de los funcionarios, junto con sus cargas familiares. Es constatable en la promoción de integración del personal al ambiente universitario la aplicación de un conjunto de programas y actividades, en especial el establecimiento de convenios de la Universidad con diversas entidades externas con la finalidad de proporcionar asistencia social, médica y económica a los funcionarios académicos y administrativos. A continuación se detallan los convenios otorgados al personal de la Institución:

a)

Bonificaciones y Seguros

La Universidad dispone de una serie de beneficios relacionados con la salud, destacándose la bonificación de treinta mil pesos, como monto máximo anual para el afiliado y/o cargas familiares reconocidas en la UMCE por gastos de salud, durante el año 2012. Junto con ello, se cuenta con diversos seguros para los trabajadores de la Universidad, que se sintetizan en la tabla siguiente:

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Tabla 5 Seguros y Beneficios Seguros Seguro de Vida

Beneficio Hasta los 74 años : UF 50 75 – 79 años 80 – 85 años

: UF 20 : UF 15

Seguro de Salud

La bonificación médica durante el año 2012, tendrá un tope máximo de 400 UF por afiliado e igual monto por cada una de sus cargas reconocidas.

Seguro Catastrófico

El monto máximo de bonificación 5.000 UF por grupo familiar. Deducible de 50 UF por asegurado

Seguro Dental

Tope máximo de 12 UF, anuales por grupo familiar y sin deducible.

b) Subsidios Son ayudas económicas que se fijan anualmente en Unidades de Fomento por Resolución Exenta. Se calculan a la fecha del evento y, para el año 2012,

34

son las siguientes:

Tabla 6 Subsidios Subsidio

Monto en UF

Nacimiento

8

Matrimonio

6

Fallecimiento del afiliado (excluido del Seguro de Vida)

20

Fallecimiento de la carga familiar

10

c) Préstamos Cada año, la Universidad mantiene un sistema de préstamos, que son otorgados por la Institución con la finalidad de apoyar a los funcionarios ante alguna eventualidad que pudiese significar desembolsos mayores: para ello, cada préstamo cuenta con seguro de desgravamen, siendo estos los siguientes:

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Tabla 7 Sistemas de Préstamos Tipo

Condiciones

Préstamos de Auxilio

Se otorga hasta $500.000, con un máximo de 12 cuotas y con tope de 2 préstamos por afiliado al año y una tasa de interés del 2%.

Préstamos Médicos

El Servicio de Bienestar otorga hasta $1.500.000, destinados al pago de diferencias de Programas Médicos, y todas aquellas prestaciones de alto costo debidamente acreditadas.

Préstamos de Escolaridad

El Servicio de Bienestar otorga hasta $300.000, con un máximo de 12 cuotas y una tasa de interés del 2%

d) Convenios El Servicio de Bienestar de Personal de la UMCE está facultado para suscribir convenios que contribuyan a mejorar la calidad de vida de los afiliados. A través de los convenios, los afiliados pueden adquirir bienes o servicios, de la más variada índole, que se descuenta en una o más cuotas de su remuneración. Además: •

La UMCE, en el año 1999, firmó un convenio con la Fundación Arturo López Pérez (FALP), a través del cual los afilados al Bienestar, y mediante el pago de una prima mensual de $4.500 ó $9.000, se asegura él y su grupo familiar para el tratamiento de cualquier patología oncológica que pudiera presentar.

•

El Centro Infantil de la Universidad atiende a un total de 44 niños - 27 de ellos son hijos e hijas de madres y/o padres funcionarios, 1 hija de estudiantes de la UMCE y 16 párvulos cuyas madres pertenecen a la comunidad circundante o son familiares de funcionarios de la UMCE. De acuerdo a la normativa legal, la concurrencia al Centro Infantil por parte de los hijos de las funcionarias no tiene costo hasta los dos años de edad, y después se les cobra un arancel que es fijado año a año y varía según la renta de las funcionarias.

•

La Universidad mantiene convenio con la Caja de Compensación Los Andes desde el año 2009. Este convenio permite a los funcionarios acceder a centros vacacionales en diversos puntos del país, créditos personales, ya sea de consumo, hipotecario y para la educación. Actualmente existen 170 funcionarios que mantienen créditos con esta entidad, bonos y becas de estudios.

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5.3.3 Avances y Resultados El Proceso de Desvinculación de Funcionarios, al amparo de lo dispuesto en Ley 20.374, establece un incentivo al retiro del personal de las Universidades Estatales. El Departamento de Personal ha tramitado la desvinculación de un total de 164 funcionarios, de acuerdo al siguiente detalle:

Tabla 8 Desvinculación de Funcionarios Cargo

36

Funcionarios

Directivos

5

Académicos

97

Profesionales

13

Técnicos

6

Administrativos

22

Auxiliares

21

Resulta pertinente agregar que junto con la Ley anterior, también constituyó un incentivo al retiro, la Ley 20.305 que mejora condiciones de retiro de los trabajadores del sector público con baja tasa de reemplazo en sus pensiones. Esta ley establece el otorgamiento de un bono de $50.000, reajustable cada año para aquellos funcionarios que se retiren dentro de los plazos que establece esta Ley. A la fecha, se han tramitado 92 solicitudes. Para el éxito de ambos procesos, junto con enviar la información correspondiente, el Departamento de Personal organizó charlas informativas, además de la atención personalizada a los interesados que concurrieron en gran número a hacer consultas. Otro aporte del Departamento a la gestión institucional es la adecuación de los sistemas de información del Departamento de Personal, para responder a los nuevos requerimientos planteados por la Ley de Transparencia. Junto con esto, el Departamento gestionó la modificación de la Resolución Nº 287/93, en el sentido de incorporar nuevos cargos Directivos, de manera que los cargos de la Planta de Personal coincidan con la estructura orgánica de la Universidad. La adecuación por parte del Departamento de Personal al sistema de registro electrónico de Resoluciones de la Contraloría General de la República, es otro avance en materias de gestión. Se encuentra en análisis por las autoridades pertinentes, el documento denominado Proyecto de Evaluación de Cargos y Carrera Funcionaria. Este UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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documento fue elaborado en conjunto con Dirigentes Gremiales de una de las asociaciones de la Universidad, que se incluye como anexo. Otro proyecto en estudio es el denominado “Simplificación de trámites”, mediante el cual se propone la modificación de algunos procedimientos.

5.4 Infraestructura El desarrollo de la infraestructura en la Universidad, en este período, ha estado centrado en la armonización de las necesidades académicas y administrativas, enfocándose a la utilización racional de los espacios y asegurando la disponibilidad de los recursos para dar respuesta a las necesidades. Este desarrollo se sustenta en los siguientes conceptos básicos:

a) Mantención de los espacios. b) Habilitación de infraestructura. c) Crecimiento gradual y armónico. En este sentido, se ha privilegiado intencionadamente el uso de los espacios construidos por sobre iniciar nuevas construcciones, aun cuando la disponibilidad de terrenos para el desarrollo futuro de la Universidad es amplia, por lo que no se aprecian limitaciones para el crecimiento de la oferta de programas de la Institución. Este precepto ha sido evaluado de forma positiva en las encuestas de satisfacción que se han realizado en distintas instancias, tanto en la autoevaluación institucional, como en los programas académicos. Esta consideración se funda en que las nuevas demandas que emergen con los procesos formativos y la necesidad de espacios diferentes son evaluadas y priorizadas en su mérito y desarrolladas de acuerdo a los planes institucionales que guardan relación a este respecto.

5.4.1 Políticas de Infraestructura •

Impulsar el desarrollo de la infraestructura institucional, a través de la optimización de los recursos destinados a esta área.

•

Crear infraestructura urbana eficiente, con un alto compromiso hacia el mejoramiento de la calidad de vida y el desarrollo estudiantil.

•

Contribuir dedicados

en

la al

creación

y

desarrollo

mantención cultural

de

espacios estudiantil.

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•

Contribuir al desarrollo sustentable de los campus, a través de la prevención y el mantenimiento del medio ambiente.

•

Procurar la asignación de recursos humanos capacitados para el desempeño correcto de sus funciones.

•

Desarrollar e implementar proyectos de construcción, que apoyen al desarrollo y a la mantención de la comunidad universitaria, considerando como prioridad las necesidades estudiantiles.

•

Implementar mejoras en la administración y coordinación de los campus, reacomodando políticas ya existentes, a través de nuevas estrategias y planes de acción.

•

Generar mecanismos de vinculación y coordinación con la gestión de seguridad que mantiene la Institución, estableciendo normas y políticas, que puedan asegurar mejoras en el bienestar de los estudiantes y usuarios, dentro del recinto universitario.

5.4.2 Departamento de Infraestructura El Departamento de Infraestructura es un organismo dependiente de la Dirección de Administración de la Universidad Metropolitana de Ciencias de

38

la Educación, cuya participación está enfocada en la búsqueda de mejoras en la habitabilidad de los espacios físicos, colaborando con el desarrollo institucional y una mejor calidad de vida estudiantil. Entre sus principales funciones se puede destacar: •

Atender y canalizar los requerimientos solicitados por parte de los diferentes organismos de la Universidad. Estableciendo respuestas eficientes, de acuerdo a las necesidades y prioridades, establecidas para esta materia.

•

Informar y asesorar a la Dirección, en materias relativas a la planta física de la Universidad.

•

Instruir al personal del Departamento para analizar, evaluar, planificar y gestionar labores relacionadas con remodelaciones o mantención misma de las dependencias de la Universidad.

•

Diseñar,

proyectar

y

presupuestar

nuevas

construcciones

y

ampliaciones enfocadas en mejorar y modernizar la infraestructura existente. •

Actualizar y manejar catastro de dependencias que forman parte del espacio físico.

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El Departamento se organiza a través de tres Unidades, las cuales son: •

Subdepartamento de Bienes A cargo del control, revisión y contabilización de los bienes pertenecientes a la Universidad, manteniendo en forma permanente los registros actualizados de los inventarios existentes.

•

Subdepartamento de Servicios y Mantención Del cual dependen la “Sección de Aseo”, “Sección de Jardines”, “Sección Portería”, “Sección Transporte” y “Sección talleres”. Organiza, coordina, supervisa y ejecuta la mantención de las diferentes dependencias de la Universidad, utilizando las estrategias y herramientas necesarias para dar una solución eficaz y eficiente a las diversas demandas a las cuales está sujeto el Departamento de Infraestructura.

•

Sección de Prevención de Riesgos Planifica, organiza, asesora, ejecuta, supervisa y promueve acciones permanentes para evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Además, efectúa inspecciones y control de riesgos, para los usuarios que participan en las diferentes actividades dentro de la Universidad, entregando en forma periódica informes de dicha gestión a la Dirección.

39

Además, se cuenta con un arquitecto, quien gestiona y colabora en los procesos relacionados con la planificación, generación e implementación de nuevos proyectos de construcción y remodelación, formando parte integral de la optimización en las etapas de mantención de las dependencias universitarias.

5.4.3 Dotación de Espacios y Servicios Básicos La Universidad presenta un desarrollo físico estructurado y orgánico, cuya superficie, edificaciones, espacios libres y de esparcimiento tienen indicadores relevantes que superan la norma. Cuenta también con una importante dotación de aulas, talleres, auditorios, salas multimediales y otras relacionadas con las especificidades y transversalidad requerida por la amplia gama de disciplinas que imparte, disponiendo además de una capacidad física de crecimiento futuro. Es en estos aspectos que la Universidad ha procurado mantener y desarrollar la infraestructura en función de brindar un mejor servicio a los estudiantes. Para ello ha desarrollado políticas de uso de espacios, ha ampliado la infraestructura física de la Biblioteca y ha mejorado las condiciones y equipamiento de las aulas. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

UMCE es una de las cuatro universidades con mayor superficie construida 10.1 m2 / alumno de instituciones de matrícula similar. Fuente SIES 2010, base de datos Ficha Académica.

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La Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación posee infraestructura compuesta por distintas locaciones diseñadas para

satisfacer las necesidades educativas y sociales, aportando al desarrollo de la docencia. Actualmente, la Universidad desarrolla su quehacer en 238.744 metros cuadrados de superficie urbana, correspondientes a más de 49.246 metros cuadrados construidos, 181.286 metros cuadrados destinados a áreas verdes y 204.360 metros cuadrados dedicados a espacios de esparcimiento para la comunidad universitaria. A diciembre de 2011, se registra la siguiente infraestructura:

Tabla 9 Infraestructura UMCE Superficie

Metros cuadrados

Total

238.744

Construida

49.246

Salas de Clases

7.223

Talleres

40

49.362

Laboratorios

3.667

Áreas Verdes

181.286

Áreas de Esparcimiento

204.360

La ubicación de la Universidad tiene un valor fundamental: cumple con criterios de facilidad de acceso, ya sea por el transporte o por encontrarse en un punto neurálgico del quehacer estudiantil metropolitano, que la sitúa en un lugar de confluencia desde cualquier sector capitalino. La UMCE dispone de tres campus que permiten responder a las necesidades de la

UMCE se encuentra en el grupo de universidades con un nivel intermedio de m2 de laboratorios por alumno: 0,7 m2 Lab/alumno.

comunidad en general: en la Región Metropolitana están los denominados Macul y Joaquín Cabezas, ambos en Ñuñoa, precisamente en el sector Universitario de la comuna, y el Campus Graneros en la VI Región Libertador Bernardo O’Higgins.

Tabla 10 Superficie total en m2 Campus

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Macul

110.400

110.400

110.400

110.400

110.400

110.400

Joaquín Cabezas

116.254

116.254

116.254

116.254

116.254

116.254

12.040

12.040

12.040

12.040

12.040

12.040

Graneros

El Campus Macul constituye la sede principal y donde se concentra gran parte de la actividad académica. En su interior, también se encuentran las dependencias de Rectoría, Vicerrectoría, Direcciones Académicas,

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Administrativas y de Servicios. En el Campus Joaquín Cabezas, el segundo más importante según su concentración de estudiantes, imparten las carreras de Educación Física y Kinesiología.

Tabla 11 Campus en Santiago Superficie Total Construida Salas de Clases Talleres

2007

2008

2009

2010

2011

2012

226.654

226.654

226.654

226.654

226.654

226.654

43.429

45.044

47.173

47.278

47.420

47.420

6.270

6.432

6.432

6.567

6.709

6.709

49.227

49.227

49.227

49.227

49.227

49.227

Laboratorios

2.546

3.340

3.340

3.340

3.506

3.506

Áreas Verdes

173.746

173.746

173.746

173.746

173.746

173.746

Áreas de Esparcimiento

196.162

196.162

196.162

196.222

196.309

196.309

Tabla 12 Campus Graneros Superficie

2007

2008

2009

2010

2011

2012

12.090

12.090

12.090

12.090

12.090

12.090

1.584

1.584

1.584

1.584

1.584

1.826

Salas de Clases

308

308

308

308

308

514

Talleres

104

104

104

a04

104

135

Total Construida

Laboratorios

96

96

96

96

96

161

Áreas Verdes

7.782

7.782

7.782

7.782

7.782

7.540

Áreas de Esparcimiento

8.293

8.293

8.293

8.293

8.293

8.051

Asumiendo el compromiso planetario de mitigación y acomodación a las nuevas condiciones que nos depara la globalidad, donde la UMCE no está ajena a esta preocupación, y más aún si se trata de las buenas prácticas de enseñanza en el aula bajo el principio de currículum para la vida, la Educación para el Desarrollo Sustentable es el concepto que comienza a construirse social y culturalmente dentro de la comunidad universitaria pedagógica, como un nuevo espacio de convergencia para la reflexión y la fluidez colectiva del tratamiento de cada tema entre académicos, estudiantes y funcionarios. La creación del Comité Coordinador Ambiental debe contener al menos un representante por Estamento en cada sesión de trabajo donde los acuerdos sostenidos por una práctica democrática deben ser comunicados a las bases con prontitud, responsabilidad y compromiso de Sustentabilidad. El Comité Coordinador será el encargado de promover la elaboración de proyecto Campus Sustentable al interior de la UMCE con soluciones, estudios, UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

41

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investigación y analizar el futuro del medio ambiente, permitiendo dar las señales de trabajo de autogestión de los recursos pertinentes como la expresión ideológica de identidad pedagógica considerada para mejorar los aprendizajes de todos y todas las alumnas de nuestro país. Además, tendrá como primera tarea designar una Secretaría Ejecutiva, que como rol principal asumirá las tareas de convocatoria, registro, comunicación y difusión de los

42

La Facultad de Ciencias Básicas cuenta con un aula interactiva, con modernos recursos de TIC para la enseñanza de ciencias, la que cuenta con certificación de la empresa norteamericana Pasco, que produce hardwares y softwares para este tipo de aulas y realiza capacitación para su manejo e integración curricular.

acuerdos que se desarrollen en el seno del comité. Entre las actividades iniciales a emprender en la UMCE, se pueden distinguir las siguientes: •

Participar a lo menos una de sus secretarías de Facultad en una “Sala de Trabajo Campus” de la Plataforma Colaborativa  de la web CONAMA;

•

Implementar en una secretaría de Facultad la operatoria de segregación en origen coordinada con un sistema de retiro adecuado, a lo menos respecto de dos tipos o fracciones de residuos;

•

Realizar en una secretaría de Facultad un auto-chequeo de diagnóstico inicial de generación de sus residuos en peso o volumen y manejo (acumulación, recolección y transporte), y de sus consumos de suministros.

•

Participar en la celebración de un claustro o coloquio destinado a la reflexión, evaluación y proyección de los contenidos del protocolo - marco.

En sus campus, la Universidad mantiene espacios destinados a la docencia y que se ponen al servicio del desarrollo estudiantil:

Salas de Clases La dotación de salas implica un uso dedicado de 13.494 m2, de los cuales el 86% está en el campus Macul. El campus Graneros incrementó su capacidad de salas a 206 m2. En total, las aulas suman más de 150, lo que es coherente con el tamaño de la Universidad y sus perspectivas de desarrollo.

Bibliotecas La Universidad cuenta con un sistema de bibliotecas, donde destaca la Biblioteca Central, con un carácter moderno implementada en Campus Santiago. En su conjunto, se disponen espacios para salas de estudio, trabajos grupales e individuales. El Campus Graneros, también cuenta con los servicios de una biblioteca.

Laboratorios y Talleres Existe una capacidad de más de 37 laboratorios y talleres, especializados en su materia dependiendo del contexto temático de cada Departamento. Dentro UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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de los laboratorios podemos contemplar: Laboratorios de Computación, Laboratorios de Química, Laboratorios de Investigación, etc. Asimismo, contamos con variados talleres, como cerámica, artes manuales, serigrafía, música.

Espacios para la Docencia Para satisfacer las necesidades de nuestros docentes, en el ámbito físico, se encuentran destinadas más de 349 oficinas de profesores, distribuidas por cada Departamento y Facultad. Además, podemos considerar la implementación de 17 salas de profesores dentro de toda la Universidad.

Espacios Destinados a la Difusión Cultural La Universidad dispone de 3 auditorios, junto con un salón de honor, un aula virtual y 2 salas de exposición. Todo ello sumado a 4 salas de conferencia, en cuyos espacios se desarrolla la actividad de extensión de la Institución.

Lugares de Esparcimiento y Recintos Deportivos Existe un completo centro deportivo destinado específicamente a las carreras de Educación Física y Kinesiología. Dentro de la implementación general de los recintos se contempla: 1 muro de escalada, 6 gimnasios, 4 canchas de fútbol, 1 cancha de baby fútbol, 1 cancha de Hockey, 4 canchas de tenis, 1 pista atlética, 1 cancha de rugby, 1 piscina y 2 salones multipropósito.

Casinos La Universidad cuenta con cuatro casinos, 1 para estudiantes, 1 para profesores, 1 para funcionarios y otro de uso general, los cuales ofrecen servicio de almuerzo de lunes a viernes.

Servicios Higiénicos El campus Santiago cuenta con treinta y seis unidades de servicios higiénicos destinados a estudiantes y Campus Graneros con cuatro unidades. Además, contempla la implementación de 6 y 4 camarines respectivamente.

Centro de Salud Existe en el Campus Santiago un moderno Centro de Salud Estudiantil, el cual abastece las demandas diarias de nuestros estudiantes y funcionarios. Dentro de esta dependencia podemos encontrar box de atención médica general, Odontología, Atención Dental, Psicología, Psiquiatría, Nutrición, Fonoaudiología, Kinesiología y Enfermería.

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La vinculación de la Universidad con organizaciones, como el Observatorio Europeo Austral (ESO), le ha permitido financiar la adquisición de equipamiento para su Observatorio Astronómico y la realización de 6 versiones de una exitosa Escuela de Astronomía, que ha beneficiado a 360 profesores en servicio, procedentes de todas las regiones del país.

43

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Tabla 13 Dependencias UMCE Dependencias

Santiago

Aulas

Total UMCE

139

11

150

Laboratorios de Computación

27

1

28

Talleres/Laboratorios

37

2

39

7

1

8

17

1

18

Bibliotecas Salas de Profesores Oficina de Profesores

44

Graneros

349

349

Gimnasios

6

1

7

Canchas de Fútbol

4

1

5

Canchas de Tenis

4

-

4

Canchas de Hockey

1

-

1

Pista de Atletismo

1

-

1

Cancha de Rugby

1

-

1

Piscina

1

-

1

Auditorios

3

-

3

Salón de Honor

1

-

1

Aula Virtual

1

-

1

Salas de Exposición

2

-

2

Salas de Conferencias

2

-

2

Salón de Eventos

1

1

2

Casinos

4

1

5

36

4

40

Camarines Estudiantes

6

4

10

Kioskos

4

1

5

Centros de Copiado

2

-

2

Baños Estudiantes

5.4.4 Procesos de Gestión de la Infraestructura El Departamento encargado de la gestión de los proyectos de infraestructura, incorporó, en los últimos dos años, la implementación de proyectos de construcción y habilitación de espacios. Para cada proyecto se articula como equipo de trabajo, según cada caso, la unidad solicitante relacionada con la función académica, Dirección de Administración y el equipo del Departamento de Infraestructura para el desarrollo de los proyectos arquitectónicos. Esta metodología permite mantener una estrecha coherencia entre las necesidades que nacen desde el espacio académico, las posibilidades físicas de realización y los presupuestos.

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Tabla 14 Detalle de Infraestructura UMCE Incremento

2008

2009

2010

2011

2012

m construidos

1.615

2.129

105

142

242

Salas de clases

162

135

142

206

2

Talleres Laboratorios

a)

31 794

166

65

Manejo de Requerimientos

Para atender las necesidades de mantenimiento de las dependencias de la Universidad, así como la prestación de diversos servicios que demandan el uso funcional de las instalaciones administrativas, docentes, de investigación, de difusión cultural y extensión universitaria, se desarrolla una actividad constante, para dar solución a los requerimientos, de acuerdo a las prioridades que se establezcan para su ejecución. Disponer para tal efecto de los recursos necesarios y suficientes, de acuerdo con el presupuesto que se autorice.

b)

Medidas Preventivas

Se prevén y atienden las necesidades de mantención, construcción, ampliación y modernización de las instalaciones, estableciendo un criterio de prioridad, de acuerdo a las necesidades de infraestructura que se presenten en las dependencias que conforman los espacios físicos de la Universidad. Supervisando y evaluando en forma permanente los edificios, se procura implementar las líneas de acción necesarias y eficientes, para lograr entregar una solución a corto plazo, de aquellas deficiencias de infraestructura y equipamiento que se presenten. De acuerdo a los espacios físicos y la arquitectura de la Universidad, se debe considerar siempre la probabilidad de contingencias que pueden ser ocasionadas por condiciones climáticas o desastres naturales, procurando una respuesta inmediata a la satisfacción de las necesidades estudiantiles y de la institución asociada a la infraestructura. Se mantiene un registro de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo realizados en la edificación. Estos trabajos deben ser aprobados por el Director de cada Departamento o sección.

c)

Obras Constructivas

El Departamento es responsable de ajustar el diseño de nuevas edificaciones a los resultados obtenidos de los estudios de suelo, estudio de impacto UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

45

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ambiental y estudio de impacto vial; la implementación de métodos de construcción y de arquitectura que contribuyan a ahorrar energía eléctrica, conservar el agua y mantener la integridad del medio ambiente. En cuanto a la realización de trabajos de pintura, éstos tienden a la utilización e implementación de los colores característicos de la Universidad, en forma simétrica y equilibrada, logrando percibir fácilmente la identificación del ambiente como edificación de la UMCE. Entre sus obligaciones también se cuenta evaluar, revisar y registrar toda la información referente a infraestructura de todas las dependencias que conforman parte integral de la universidad, ya sea planos, superficies, permisos y recepciones finales, equipamiento, mantención, construcción, ampliación, rehabilitación, remodelación o demolición -actualizando en forma permanente aquellos datos que sufren modificaciones-, así como crear proyectos de construcción a mediano y largo plazo, determinando factores que conlleven a su planeación y ejecución misma, y determinando los impactos que pueden provocar para el desarrollo de la docencia.

5.4.5 Proyectos de Mejora

46

En su preocupación por contar con la infraestructura de la calidad y al servicio de los estudiantes, la Universidad dispone de una serie de elementos y espacios que permiten el normal funcionamiento y apoyan a la formación de profesionales, además de cumplir con los requerimientos fundamentales de los centros educacionales. Lo anterior se traduce en la búsqueda de armonizar las necesidades académicas y administrativas, de acuerdo al ejercicio de sus funciones y las modalidades en que éstas se realizan, al valor asignado al bienestar de la comunidad universitaria, además de la utilización racional de los espacios y a la disponibilidad de recursos para dar respuesta a estas necesidades puntuales en concordancia con el modelo educativo de la Universidad. La Universidad presenta un desarrollo físico estructurado y orgánico, cuya superficie, edificaciones, espacios libres y de esparcimiento que, junto con cumplir las exigencias de la normativa de edificación educacional   vigente, tiene indicadores relevantes que superan la norma. Cuenta también con una importante dotación de aulas, talleres, auditorios, salas multimedia y otras que están relacionadas con las especificidades y transversalidad requerida por la amplia gama de disciplinas que imparte, disponiendo además, de una capacidad física de crecimiento futuro. De esta manera, la Universidad es un espacio educativo que cumple los estándares y requerimientos, de seguridad con el cumplimiento de la normativa y el resguardo de los estudiantes. Además, UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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cada sede cuenta con espacios de servicios a los estudiantes, de servicios a la comunidad, dedicados para la extensión y uso para el esparcimiento del alumnado. La planificación e implementación de este tipo de proyectos está enfocada directamente, en un mediano plazo, a promover mejores condiciones de los espacios físicos para que el proceso de enseñanza–aprendizaje logre una mayor consolidación en la mayoría de las dependencias académicas. Dentro de estos proyectos se considera: i) Reacondicionamiento de  las instalaciones que proporcionan los servicios básicos en el Campus Universitario de la UMCE, ya sea baños de estudiantes y funcionarios, casinos y camarines, con el fin de garantizar el normal desarrollo    de las actividades académicas e institucionales. ii) Acondicionamiento de espacios de apoyo a la docencia, en los diferentes departamentos y facultades, oficinas y salas de profesores.

Proyectos de Desarrollo Dentro de las iniciativas proyectadas a largo plazo, se encuentran considerados: i) Construcción de 6 modernas salas de clases en la Sede Central, las cuales incluirían sistemas de sustentabilidad, promulgando la incorporación de la luz solar a los espacios, mitigando el elevado consumo de electricidad existente. Dentro de los espacios viables para su implementación, se ha considerado sector que se encuentra a un costado del casino de estudiantes. ii) Ejecución de proyecto de habilitación de piscina y sus equipamientos, cuya área se encuentra emplazada en la Sede Joaquín Cabezas. iii) Implementación del Software IGEO (Infraestructura, Gestión, Espacio, Operaciones), que puede ser adquirido a través de los proyectos del Ministerio de Educación, y que permite, entre otros aspectos, tener una base de datos actualizada; administrar y optimizar el uso de espacios y bienes muebles; maximizar la vida útil de los mismos; disminuir los costos de mantención; y orientar la prestación de servicios a la comunidad universitaria respondiendo con eficacia a las demandas. iv) Implementación de un portal para la solicitud de servicios, el cual impactaría en la eficiencia de los tiempos de respuesta, regulando la información y coordinación de los requerimientos emanados desde las diferentes dependencias de la Universidad. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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5.5

Procesos de Gestión de la Tecnología

La Universidad ha procurado mantener una continua inversión en equipamiento que permita el desarrollo de las distintas disciplinas que son parte de la labor académica de la Institución, junto con proveer y asegurar a los estudiantes, académicos y funcionarios las condiciones necesarias para un buen desempeño. En este sentido, para la UMCE la importancia de la gestión tecnológica se ha tornado como un aspecto de carácter prioritario, proponiendo mejoras que van de la mano con las necesidades de cada unidad académica, de su desarrollo y del rumbo que ha emprendido la Institución. La principal labor que se ejecuta es asegurar la continuidad operativa de softwares, sistemas y equipos informáticos. Tal función recae en el Departamento de Informática, que ha sido el encargado de ejecutar las políticas en torno a los sistemas y equipamiento informático.

5.5.1 Políticas de Gestión Tecnológica

48

La gestión tecnológica se realiza bajo una premisa central de constante revisión, mantención y evaluación de las capacidades y cobertura del equipamiento y de los sistemas de apoyo. Esto es lo que ha permitido a la Universidad consolidar las políticas asociadas en torno a la gestión de la tecnología, las que son las siguientes: •

Incrementar y asegurar a la comunidad universitaria la cobertura de los servicios de tecnología de información, tanto de sistemas, como equipamiento.

•

Asegurar la continuidad operativa y constante mantenimiento de los recursos tecnológicos, tanto de sistemas, como equipamiento y soporte la gestión institucional.

5.6

Procesos de Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Comprendiendo las necesidades que implica estar inmersos en una etapa de transición entre la sociedad industrial y una sociedad que se construye con especial relevancia en el conocimiento, las comunicaciones y tecnologías relevantes, la Universidad ha procurado mantener una continua inversión en equipamiento hardware y software en tecnologías de la información y las comunicaciones, que permita el desarrollo de las distintas disciplinas que son parte de la labor académica, junto con proveer y asegurar a los

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estudiantes, académicos y funcionarios las condiciones necesarias para un buen desempeño. En este sentido, para la UMCE la importancia de la gestión tecnológica se ha tornado en un aspecto de carácter prioritario: se plantea un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones asociado al PEI, proponiendo mejoras que van de la mano con las necesidades de cada unidad académica, de su desarrollo y del rumbo que ha emprendido la Institución. Las principales labores que se ejecutan son: asegurar la continuidad operativa de los softwares, sistemas y equipos informáticos, y trabajar de manera prospectiva las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) relacionadas con la visibilidad de la Universidad en los espacios virtuales y la utilización de recursos TIC en apoyo de los procesos educativos.

5.6.1 Políticas de Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) La gestión de las TIC se realiza bajo una premisa central basada en la constante revisión, mantención y evaluación de las capacidades y cobertura del equipamiento y de los sistemas de apoyo, de una manera ligada íntimamente al Plan Estratégico Institucional. Esto es lo que ha permitido a la Universidad ir consolidando políticas asociadas, pertinentes, en torno a la gestión de las tecnologías, las que son las siguientes: •

Asegurar la continuidad operativa y constante mantenimiento de los recursos tecnológicos existentes, tanto de sistemas (software) como de equipamiento (hardware), como soporte a la gestión institucional. Los servidores externalizados aseguran un funcionamiento permanente (24x7) y el nivel de calidad de servicio requerido por nuestros usuarios.

•

Asegurar la calidad del software de gestión y su actualización de acuerdo a las necesidades institucionales.

•

Asegurar calidad en las redes de comunicaciones internas, tanto cableadas, como inalámbricas, y su disposición por parte de los usuarios.

•

Asegurar soporte TIC a los usuarios habituales (Académicos).

•

Asegurar pertinencia en cuanto a los recursos TIC que disponen los estudiantes y un constante análisis de ello, acorde a las necesidades de la Sociedad de la Información y del Conocimiento.

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•

Incrementar y asegurar la cobertura de los servicios de tecnología de información, tanto de sistemas como equipamiento, a la comunidad universitaria.

Para cumplir adecuadamente con las Políticas de Gestión, se está desarrollando de manera centralizada un Plan Estratégico Institucional de los Sistemas de Información, asociado directamente al PEI.

50

Estructura conceptual de las TIC en la UMCE 5.6.2 Gestión de la Información La Institución considera esencial contar con un sistema de información institucional que aporte antecedentes válidos y confiables para la toma de decisiones, de manera que se alcancen los objetivos de la Universidad. Esto, buscando realizar una gestión de calidad, eficiente y económicamente sustentable, lo que implica fortalecer los sistemas informáticos de gestión institucional que respalden la toma de decisiones y el seguimiento de los indicadores que son definidos como claves por la Universidad. En este sentido es que se inició un proceso de modernización de su infraestructura tecnológica, dando prioridad a los sistemas de gestión de la información, enfocando sus esfuerzos en la generación de una base de información que permitiese mantener información corporativa, tanto de la gestión académica como de la función financiera, con la finalidad de apoyar los procesos asociados los estudiantes, académicos y administrativos. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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La Institución ha diseñado un plan que permita contar con un sistema de información que integre las bases de información existentes, con la finalidad de explotarlas de mejor manera. En este sentido, se incorpora como uno de lo proyectos del Plan Estratégico Institucional, PEI 2011-2015, y una de las iniciativas que dan fuerza a la gestión institucional moderna y flexible. Las bases de información institucionales están situadas en un conjunto sistemas de información que cuentan de una u otra manera con la integración necesaria que permite llevar a cabo la gestión integral de la Universidad Metropolitana de Ciencias de las Educación. La composición de la plataforma de sistemas y la base de información permite a la Universidad dar cuenta de los procesos relacionados con los ciclos académicos, administrativos y financieros, apoyando la toma de decisiones en todos los niveles y mejorando la coordinación entre unidades. En este respecto, cabe señalar que la Universidad desde el año 2008 viene trabajando en la implementación que apoye las funciones de docencia, investigación y servicio. En tal sentido, está conformado por sistemas particulares como el Sistema Financiero y el Sistema de Administración de Estudiantes. Es por ello que la preocupación central del área informática de la Universidad es ejecutar las políticas institucionales en torno a ella, las que se sintetizan en mantener y perfeccionar un sistema de información integrado de avanzada que facilite la prestación de servicios competitivos y de calidad, y que proporcione elementos para la oportuna toma de decisiones. Dentro de su Plan Estratégico de Sistemas de Información, la Universidad se ha planteado el desarrollo de un Data Warehouse con información proveniente de los sistemas existentes e integrar la información desde los elementos del DW, para alimentar un tablero de mandos, con la finalidad de garantizar que la información universitaria cumpla con los siguientes criterios: •

Calidad y confiabilidad de la información para toma de decisiones.

•

Eficiencia para el uso óptimo de los recursos.

•

Integración para compartir conceptos, normas, procesos y datos institucionalmente.

•

Flexibilidad para adaptarse al entorno y nuevas necesidades, a la dinámica del cambio.

•

Seguridad de la información y su acceso.

•

Optimización para el mejoramiento continuo.

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51

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Todo ello tiene la finalidad de que la Universidad pueda, como Institución de educación superior, responder a las necesidades del medio, por lo que los objetivos de la política son: •

Mejorar el servicio actual y disponer de nuevos servicios para la comunidad universitaria.

•

Facilitar y apoyar la toma de decisiones responsable, fundamentada, ágil, acertada y oportuna.

•

Proveer información de calidad: precisa, confiable, detallada, oportuna, accesible, integrada y segura.

•

Instalar el concepto de BI (Inteligencia de Negocios) apoyados en Tableros de Mando.

•

Optimizar los procesos y procedimientos a través de la estandarización, agilización e integración de los mismos.

•

Optimizar los sistemas de planeación, gestión, seguimiento y evaluación.

•

Facilitar la rendición de cuentas a la sociedad, organismos gubernamentales e instancias internas de la Universidad.

Esta potenciación de los sistemas informáticos responde a la voluntad

52

de la Universidad de desarrollar y profundizar tal función, de manera que estos instrumentos se conviertan en un real apoyo, tanto a la gestión administrativo-financiera, como al estudiantado y al quehacer académico. Todo ello en concordancia con los lineamientos y las políticas de desarrollo de la Universidad. Para ello, ha venido incorporando mejoras constantes al principal sistema de información, con la finalidad de mantener disponibles sistemas expeditos de información e informatización; ha promovido una descentralización orientada a aumentar la eficiencia de los procesos administrativos, buscando lograr la racionalización, modernización de los procesos centrales y definido como de núcleo de la Universidad, lo que traduce de inmediato en el mejoramiento de la gestión. Simultáneamente se analiza la manera de traspasar los sistemas de mayor data a sistemas actuales de manera programada, asegurando la seguridad en las migraciones que sean necesarias.

5.6.3 Sistemas y Bases de Información Se ha establecido que uno de los componentes fundamentales para disponer de información de calidad, se relaciona con el diseño de la estructura lógica y física de la base de datos institucional para atender las necesidades de información de

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los usuarios para un conjunto de aplicaciones informáticas. La Universidad ha establecido un segundo componente fundamental para disponer de información de calidad, que se relaciona con la necesidad de revisar sus procesos de gestión para apoyar de mejor forma el desarrollo de los sistemas de información. Respecto de la disponibilidad de información necesaria para responder a los requerimientos de la gestión institucional, se han tomado las medidas necesarias para asegurarla. La Universidad cuenta con sistemas de información suficientes para el registro y control curricular, la actividad de las unidades académicas y de los procesos administrativos, contables y financieros, los que se encuentran en permanente actualización. Los principales sistemas que actualmente mantiene la institución son:

Software de Administración Académica - Sistema U+ Es el sistema de administración académica, que desde su puesta en marcha en la Universidad ha significado una mejora sustantiva en términos de mantener registros académicos actualizados y disponibles y, principalmente, en lo que dice relación con planificación académica. Su aplicación se ha materializado en el mejoramiento de los procedimientos administrativos de alumnos y académicos, la unificación del proceso de gestión de los estudiantes, docentes y académicos, y ha significado disponer de un sistema de información administrativa en el área académica diseñado para responder a las necesidades actuales y a las proyecciones de crecimiento de la Universidad. El sistema de información institucional administra todos los aspectos relativos al alumno, considerando todo el registro curricular hasta la obtención de títulos y grados, incluyendo información acerca de beneficios y relación arancelaria. Sus principales módulos de operación son: matrícula, planes de estudio, inscripción de asignaturas, actas de calificaciones, aranceles, entre otros.

Beneficios Claves del Software de Administración Académica: •

Soporta ágilmente los procesos críticos de atención a alumnos.

•

Entrega visión financiera y comercial en línea durante el proceso de matrículas.

•

Apoya la planificación de recursos.

•

Implementación escalable.

•

Dispone de opciones de reporting estándar y robusto con posibilidades de navegación drill-down.

•

Excelente visualización y análisis estadístico.

•

Permite configurar proceso de ventas dinámico. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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•

Soporta múltiples formas de pago, listas de precio, beneficios y promociones.

•

B2B con instituciones de recaudación y cobranza.

•

Absoluta flexibilidad y parametrización de planes de estudios.

•

Control administrativo sobre las operaciones y permisos del usuario.

•

Operativo sobre Plataforma Microsoft®

Manager ERP Responde al modelo de gestión y se basa en flujos de trabajo. La estructura Manager es modular y permite garantizar la integridad de los datos, la validación de la información de manera automática y la posibilidad de que los diferentes usuarios puedan ir verificando la calidad de los datos ingresados. Para la Universidad permite apoyar la asignación de recursos y controlar su ejecución. Sus principales módulos de operación son: abastecimiento, contabilidad, finanzas y activo fijo. Manager ERP brinda la libertad de trabajar desde cualquier lugar al operar desde el Data Center de SONDA, con los máximos estándares internacionales de seguridad y servicio, los mismos de las principales empresas de Chile y el

54

mundo. Los expertos de SONDA se hacen cargo de la continuidad operativa del sistema financiero, contable y logístico, de la seguridad de la información y de los servidores, sin que la Universidad haya requerido de una inversión inicial. Para asegurar la continuidad operativa, la Universidad se ha preocupado que el hosting disponga de servidores de última generación monitoreados las 24 horas del día, los 365 días al año y con componentes claves redundantes a prueba de fallas, incluyendo soporte técnico y de repuestos con disponibilidad inmediata. El suministro eléctrico está asegurado por UPS y generadores de electricidad propios. Los respaldos de información son diarios y robotizados, las protecciones antivirus se actualizan todos los días y existe vigilancia permanente contra cualquier incursión de hackers. Estos sistemas permiten, mediante la explotación de reportes, el manejo de estadísticas e indicadores que se complementan con los que son extraídos de diversas fuentes de información. Cumpliendo la función de soportar los procesos de análisis institucional, de información oportuna y eficiente para la toma de decisiones en los distintos niveles de la Universidad, tanto para la gestión administrativa como académica, pudiendo responder a los requerimientos internos y de entidades externas.

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Hardware Servidores 15 servidores bajo sistemas operativos Linux like, Windows Server 2008 y SUN. Los servidores del Data Center interno soportan Plataforma LMS Moodle en sus diferentes versiones, el sistema de remuneraciones, de consultas de información a Registro Curricular, el Fondo de Crédito, la DAE y su asignación de beneficios, y el Sistema de Gestión U+. Redes La red de la UMCE es un anillo de 10/100/1000 con ancho de banda nacional 100 MBPs e internacional 42.5 MBPs que es accesada por los 1200 computadores que dispone la Universidad, la mayoría soportados por una licencia Campus de Microsoft y algunos conteniendo software Open. 28 VLAN y 70 Switch de diferentes Marcas, entre ellas Cisco, 3com, Dlink con Administración y sin administración soportan y distribuyen la red institucional. La red está protegida por dos firewall, uno externo Cisco pix 515E y uno interno Xbox con sistema operativo Linux Free. Está en estudio la potenciación de este sistema y según las decisiones estratégicas esta será realizada durante 2012. Tradicionales La Institución está adecuadamente cableada mediante una estrella de fibra óptica que lleva la red a todos los puntos en que es necesaria. La distribución está hecha por una serie de 70 switches controlados desde la división correspondiente. Wi Fi Aunque ya existe una serie de Access Point instalados en la Universidad, se está planificando su distribución, seguridad y la forma en que estarán disponibles para los estudiantes. Estos dispositivos estarán asegurados contra intrusiones y permitirán la navegación de estudiantes, académicos y funcionarios. Software de Apoyo a los Procesos de Enseñanza y Aprendizaje A nivel corporativo se han tomado decisiones políticas con relación a las aulas virtuales instaladas. En primer lugar, al ser una Universidad inclusiva, se ha decidido trabajar con Sistemas Abiertos (Open LMS), y de las opciones abiertas, se ha seleccionado la que tiene mayor cantidad de instalaciones el mundo y mayor cantidad de sistemas agregados y módulos disponibles: Moodle. Para su óptima operación, la Universidad dispone de personal especializado en el uso masivo de esta plataforma virtual de enseñanza (EVA, LMS, CMSLMS)

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Learning Management System (LMS) Moodle Este software es utilizado por docentes y estudiantes de Pregrado, principalmente para el uso de los académicos como una herramienta interactiva de apoyo a la docencia. Moodle tiene la capacidad de administrar perfiles de usuario, lo que permite controlar el acceso a las diferentes áreas y/o documentación de orden académica. La Dirección de Postgrado tiene configurado un Moodle, administrado por los responsables de Aula Virtual. Este EVA (Entorno Virtual de Aprendizaje) tiene disponibles espacios para que los estudiantes creen sus propios cursos de prueba y apliquen los elementos tecnológicos más actuales y pertinentes. La Dirección de Formación Continua dispone de un LMS EVA propio, configurado de acuerdo a sus necesidades. Desarrollo de Medios Educativos y Objetos de Aprendizaje El Departamento de Medios Educativos es la unidad encargada de estimular el aprovechamiento y uso de las tecnologías de Info-Comunicación (TIC) puestas al servicio de la enseñanza y el aprendizaje. Este Departamento colabora con los académicos brindando apoyo a su docencia a través del diseño, producción y uso de los distintos medios integrados a las TIC. También apoya a los estudiantes, estimulando tanto en la producción de los

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medios, en la presentación de sus trabajos, como en la producción de recursos que podrán integrar posteriormente en su docencia de aula. Medios Educativos dispone de varios miles de videos que serán traspasados a objetos de aprendizaje de acuerdo a la disponibilidad de recursos de la Institución. Simultáneamente se trabaja para incorporar a la Universidad a la iniciativa internacional de Cursos Abiertos (Open Course Ware). Medios Educativos busca certificar la calidad de su desarrollo conectado a la iniciativa europea OPENECBCHECK, siendo parte de la Red EDUCAL apoyada por G.I.Z. de Alemania. Proyecto UMCE Abierta La velocidad de crecimiento de la educación por medios virtuales, la dispersión poblacional de nuestro país, la movilidad del trabajador docente y sus necesidades formativas, las necesidades de la educación en Chile, la situación actual y la imagen de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación y en especial las necesidades de mejorar la formación de los educadores nacionales, han hecho dispensable estudiar la necesidad de crear un proyecto de Universidad Pedagógica Abierta, con una propuesta propia, inclusiva, desde el aprendizaje colaborativo, con un enfoque social y crítico.

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Este proyecto se encuentra en su fase inicial de implementación y considera los actores que se indican en el figura siguiente.

57 Web Institucional La Universidad dispone de una web institucional, cuyos elementos tecnológicos son asesorados desde Informática. En estos momentos el CMS institucional es Joomla aunque se estudia incluir Wordpress y Drupal en algunos casos. De hecho, se utilizará OJD para todas las revistas institucionales que operan en formato digital. Durante el tercer trimestre de este año 2012 se realiza la migración de optimización de servidores y de fragmentación del Joomla inicial a 6 Joomla independientes pero que compartirán una estructura de datos común. La política de la Universidad ha determinado que las herramientas web usadas son Open Source, sin pago de licencias.

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Síntesis En síntesis, actualmente la Universidad cuenta una plataforma informática totalmente consolidada, dando cuenta de uno de los ejes estratégicos que fija como objetivo la modernización de la gestión universitaria. En este sentido, han sido múltiples los esfuerzos desplegados en función de informatizar procesos, pudiendo de esta manera mejorar claramente la eficiencia y eficacia en las áreas administrativas y académicas. Este proceso tuvo como núcleo central ser soporte de la toma de decisiones; para ello se priorizó el fortalecimiento de la gestión de información, poniéndola a disposición de los distintos niveles, permitiendo desarrollar los principales procesos académicos y administrativos.

58 La UMCE recibe mas de un 80% de sus ingresos por concepto de recursos fiscales a estudiantes provenientes de becas, situación que no ocurre en ninguna de las 15 UE. Fuente: Financiamiento Fiscal a la Educación Superior 2011, CGR.

5.7

Procesos de Gestión de los Recursos Financieros

Para dar solidez a los procesos presentados, tanto de gestión de personas, así como de recursos físicos y tecnológicos, la Universidad se ha planteado como necesario desarrollar acciones que sirvan de soporte a ellos, junto con apoyar la gestión en general de la Institución, dando prioridad a la labor académico docente; de esta manera es que se ha venido perfeccionando los sistemas de apoyo y control. El modelo de gestión vigente ha permitido desarrollar una serie de procesos que contienen gastos y fortalecen las inversiones, basados en la priorización de necesidades y planificación de las acciones. Sin lugar a dudas, el eje orientador es dar un uso racional y eficiente a los recursos disponibles y supervisar las inversiones que se realicen para cada unidad. En cualquier caso, para toda inversión, tanto en infraestructura, equipamiento técnico o incorporación de personal, requiere ser presentado por las instancias correspondientes a la Dirección de Administración, que deberá pronunciarse en su mérito a la pertinencia de la petición.

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5.7.1 Políticas de Gestión de los Recursos Financieros Los recursos financieros de La Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación se componen de recursos recibidos por el Estado y de recursos propios generados por servicios otorgados por la Universidad por actividades propias de su quehacer académico, como de otras relacionadas indirectamente con este quehacer. La Universidad, a través de su Dirección de Administración, se ha propuesto como objetivo principal promover la calidad y buenas prácticas en todos sus acciones y procesos; por ello se ha puesto especial énfasis en la revisión de todos sus procesos, con el fin de agregar valor y producir el fortalecimiento de la Institución, con el propósito de conducir al mejoramiento de los servicios que presta, y que sirven de manera transversal a toda la Universidad y son el soporte que acompaña y valida todo el quehacer educativo. De acuerdo a lo anterior, la Universidad ha ido sistemáticamente mejorando las condiciones operativas que son necesarias y suficientes para cumplir con los propósitos delineados en el PEI, las que consideran su estructura organizacional, estructura administrativa, estructura financiera, recursos humanos, su infraestructura y otros servicios. Los objetivos de la Gestión de los Recursos Financieros de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación están basados principalmente en cautelar la sustentabilidad financiera y la buena administración financiera de los recursos.

Presupuesto El control presupuestario se encuentra a cargo del Subdepartamento de Presupuesto, dependiente de la Dirección de Administración. Esta unidad es la responsable del control financiero de cada centro de costo, durante el ejercicio correspondiente. Por tal motivo, se mantiene actualizada la información y se emiten informes periódicos sobre la ejecución de este presupuesto por cada centro de costo, con el fin de detectar las alertas respectivas para no sobrepasar los montos asignados para el ejercicio, y para la generación y recepción de recursos proyectados por la Dirección de Planificación y Presupuesto. Para la ejecución de su trabajo, la documentación debe pasar primero por esta instancia, la que determina si la unidad solicitante tiene presupuesto respectivo, revisa además que la documentación que respalda dicho gasto o ingreso cumpla la normativa vigente y asigna el centro de costo, cuenta contable y cuenta corriente, al que debe cargarse dicho gasto o ingreso, dependiendo de su operación. Dentro de sus labores está la de revisar la correcta imputación

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de estos centros de costos en la contabilidad de la Universidad, para lo cual se apoya en reportes que se generan directamente desde el sistema contable –financiero, que le permite ir controlando estas imputaciones al día y por centro de costo, de manera que si detecta alguna mala imputación, solicita la inmediata corrección a la Unidad de Contabilidad. Trimestralmente, sostiene reunión con la Dirección de Planificación y Desarrollo para dar cuenta de la ejecución presupuestaria de cada centro de costo, con el fin de ir evaluando entre ambas Direcciones la correcta marcha del presupuesto asignado.

Contabilidad El registro contable de todas las operaciones de la Universidad se encuentra a cargo del Subdepartamento de Contabilidad, dependiente de la Dirección de Administración. Esta unidad es la responsable del correcto registro de todas las operaciones que dan cuenta de todo el quehacer de la Universidad, para lo cual debe supervisar y controlar el cumplimiento de normas, procedimientos y reglamentos en el ámbito administrativo y financiero-contable, de acuerdo a la normativa vigente, principios contables y estatutos administrativos. Además se encarga de revisar y fortalecer los procedimientos de control interno, con el

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fin de garantizar estándares de calidad de servicio y atención integral a todos los usuarios que lo requieran. De esta manera, lograr contribuir a garantizar la confiabilidad de la información que es el soporte que acompaña y valida todo el quehacer educativo de la Universidad. Para la ejecución de su trabajo, esta Unidad recibe la documentación desde la Unidad de Presupuesto, revisa la documentación de respaldo y valida que se ajuste a la normativa vigente, para luego proceder al registro contable en forma oportuna, con especial cuidado analiza, revisa y controla los registros realizados y la información financierocontable reflejada en los Estados Financieros de la Universidad. Esta Unidad es la encargada además, de elaborar informes administrativos, financieros y contables para la Institución y para organismos externos, como MINEDUC, Ministerio de Hacienda, Contraloría General de la República, Bancos, etc.: 1. Estados Financieros, según Circular 1501 de la Superintendencia de Valores y Seguros (FECU). 2. Estado de Flujo Efectivo. 3. Declaración de Renta. 4. Respuestas a Informes de Auditores Externos, Internos y Contraloría General de la República. 5. Otros informes requeridos de acuerdo a las necesidades de la Universidad.

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La Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación, cumpliendo con la normativa vigente para las Instituciones de Educación Superior, es auditada anualmente por una empresa de auditores externos, que certifica que las cifras contenidas en los Estados Financieros corresponden a la situación real de la Universidad.

Tesorería Las operaciones relacionadas con pagos y recepción de ingresos se encuentran a cargo del Subdepartamento de Tesorería y Cobranza, dependiente de la Dirección de Administración. Esta Unidad es la responsable del correcto resguardo de todos los documentos valorados que tiene y recibe la Universidad, sean éstos cheques, vales vistas, dinero en efectivo. Una de las labores importantes que desarrolla esta Unidad es la de efectuar el flujo de caja proyectado mensual, con el fin principal de resguardar el flujo mensual que se requerirá para el mes respectivo para el cumplimiento oportuno de los compromisos que tiene la Institución para el pago de remuneraciones, honorarios, proveedores y otros servicios. Con el fin de mantener un control permanente de las operaciones, debe mantener actualizado el flujo de caja diario, y con ello cautelar las posibles desviaciones que se den, ya sea en los compromisos o en los ingresos, para poder dar aviso oportuno a la Dirección para ejecutar las medidas que se requieran para lograr su equilibrio. Para el cumplimiento de su labor, esta unidad recibe la documentación desde la Unidad de Contabilidad, contribuye al objetivo de calidad y buenas prácticas, validando la documentación recibida con los respaldos respectivos, ya que es la etapa final del proceso, de manera de cautelar que las operaciones cumplan con toda la reglamentación vigente. Para un mejor desempeño de su labor se realizan periódicamente controles de cuadraturas de caja, arqueos de valores y documentos y revisión de cuentas corrientes, con el fin de detectar ingresos no informados, para dar aviso oportuno a las unidades respectivas, para el correcto registro de estos valores a la contabilidad, contribuyendo con ello, a la oportunidad y confiabilidad de la información financiero contable. Otra de sus tareas, es la de efectuar la cobranza de Facturas y Licencias Médicas.

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Adquisiciones La Unidad de Adquisiciones de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación, depende jerárquicamente de la Dirección de Administración. Cuenta con cuatro analistas de compras, un funcionario de apoyo en labores administrativas y un jefe de Adquisiciones. Está organizada en unidades de compra, las que atienden a cada una de las Facultades y sus Departamentos, y Direcciones, que se encuentran asignadas a analistas específicos, encargados de iniciar y concretar los diversos requerimientos solicitados. Su principal labor es cautelar que todas las adquisiciones que realice la Universidad se efectúen en conformidad con la Ley Nº 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su Reglamento. Entre sus objetivos está: •

Consolidar la transparencia de las adquisiciones realizadas por la Universidad.

•

Contribuir al ahorro y eficiencia del presupuesto asignado a las distintas Unidades Compradoras.

•

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Mejorar la calidad y la atención de los clientes internos, efectuando y revisando permanentemente procesos de mejoras continuas.

De acuerdo a lo anterior, se ha puesto especial énfasis en la revisión de todos sus procesos, con el fin de agregar valor, mejorar su atención y cautelar el cumplimiento de la Normativa de la Ley de Compras Públicas, ya que sirven de manera transversal a toda la Universidad.

Normalización de Aranceles Proceso de Matrícula Es uno de los principales flujos de ingreso de información financiera al sistema. Generalmente este proceso se divide en dos, matrícula alumnos nuevos y alumnos antiguos. El proceso es ejecutado en el mes de enero de cada año, que consiste básicamente en matricular a los candidatos a alumnos asignando valor arancel básico y valor arancel anual para el año respectivo. Matrícula alumnos nuevos La Unidad de Admisión y Registro Curricular informa y carga en el Sistema U+ Académico a los alumnos que deberán ser matriculados previo cumplimiento de los requisitos académicos implementados. La Universidad programa y convoca a los alumnos para que cumplan con dicho proceso. Es en esta

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instancia donde la Unidad de Normalización cumple un papel fundamental, habilitando varios módulos de atención y dedicando una semana entera a tiempo completo para matricular e ingresar la forma de pago de cada persona al Sistema U+ Financiero. En el Sistema U+ están configurados los valores de matrícula y arancel fijados por resolución para cada carrera. Descripción del proceso de matrícula alumnos nuevos El alumno candidato a matrícula, se acerca a un módulo de atención previo registro en la Unidad de Admisión y Registro Curricular, el analista emite un cupón “efectivo banco” con el valor del arancel básico de matrícula que el alumno deberá cancelar en “cajas UMCE”. Consulta si el alumno es postulante de algún beneficio, en caso de respuesta positiva emite una letra en garantía por el arancel, en caso contrario consulta al alumno y apoderado si cancela el arancel anual en efectivo (incluye 5% de descuento) o si documentará con cheques o letras. En caso de dejar cheques, el analista debe ingresar cada documento incluyendo Rut, nombre completo, número de cuenta corriente, número de documento, valor, fecha de vencimiento. En caso de documentar con letras, debe ingresar los datos del aval, Rut, nombre y apellido, dirección, teléfono, correo electrónico y procede a la emisión de las letras de cambio que el aval financiero deberá firmar. En caso de ser beneficiario de Beca Vocación de Profesor, el analista emitirá tres letras en garantía: dos letras corresponderán a matrícula y una tercera letra será por el arancel anual. Matrícula alumnos antiguos La Unidad de Admisión y Registro Curricular informa y carga en el Sistema U+ Académico a los alumnos que deberán ser matriculados previo cumplimiento de los requisitos académicos implementados. La Universidad programa y convoca a los alumnos para que cumplan con dicho proceso. En esta instancia, la Unidad de Normalización cumple un papel fundamental, habilitando varios módulos de atención, dedicando una semana entera a tiempo completo para matricular e ingresar la forma de pago de cada persona al Sistema U+ Financiero. En el Sistema U+ estarán configurados los valores de matrícula y arancel de acuerdo a cada carrera. Descripción del proceso de matrícula alumnos antiguos Previa revisión y certificación de que el alumno antiguo candidato a matrícula no tiene ninguna situación pendiente (académica, financiera, biblioteca), deberá imprimir por internet el cupón de pago de arancel básico, el que deberá venir cancelado (puede cancelar en BCI, Servipag o Cajas UMCE), se acerca a un módulo de atención de matrícula; el analista comprueba que el arancel básico está efectivamente cancelado y lo ingresa en el Sistema U+ Financiero. El analista UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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deberá validar en el módulo de beneficios, si alumno tiene algún beneficio asignado. En caso de una validación positiva el analista procederá a ocuparlo como una forma de pago contra el arancel anual y por la diferencia, si es que hubiere, el aval documentará con cheques o letras. En caso de documentar con cheques el analista debe ingresar cada documento incluyendo, Rut, nombre completo, número de cuenta corriente, número de documento, valor, fecha de vencimiento. En caso de documentar con letras debe ingresar los datos del aval, Rut, nombre y apellido, dirección, teléfono, correo electrónico y proceder a la emisión de las letras de cambio que el aval financiero deberá firmar. En esta etapa, los controles asociados son los siguientes: •

Carga diaria de cajas recaudadoras al sistema U+ (pago repactaciones, pago mensualidades, pago matrícula, pago arancel en efectivo, etc.)

•

Carga diaria de recaudación vía BCI y Servipag (pago repactaciones, pago mensualidades, pago matrícula, pago arancel en efectivo, etc.)

•

Cuadratura de cajas ingresadas al sistema U+ con documentos físicos.

•

Cuadratura de recaudación BCI y Servipag U+ ingresados al sistema U+ con documentos físicos y cartolas bancarias.

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•

Emisión de informes de matrículas y aranceles cargados al sistema.

•

Ordenamiento de letras.

Proceso de Cobro de Aranceles Es uno de los procesos que se ejecuta con mayor frecuencia en el área de Normalización de Aranceles. Consiste en recaudar los pagos mensuales que efectúan los alumnos, de acuerdo al plan de pagos y letras que hubieren firmado. Descripción del proceso El alumno se acerca a un módulo de atención y solicita el cupón para cancelar la cuota. El analista pregunta si cancelará en efectivo o con cheque. En caso de cancelar en efectivo, emite el cupón “efectivo banco” que el alumno deberá cancelar en Cajas UMCE. En caso de cancelar con cheque, el analista solicita la presentación del mismo para ingresarlo al sistema U+ financiero, llenando los campos obligatorios, tales como, número de documento, nombre completo, número de cuenta corriente, fecha de vencimiento, valor. Una vez concretada esta función emite un comprobante pago de cuotas entregando uno timbrada al alumno y otro se queda con el cheque que será remitido al Jefe de Normalización para su cuadratura diaria y entrega formal a la Unidad de Tesorería. Una vez que el alumno cancela el comprobante, regresa a la Oficina de Normalización y hace el retiro de la letra cancelada. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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La Unidad de Tesorería remite a la Oficina de Normalización la caja del día anterior para el ingreso y cancelación en las cuentas corrientes de cada alumno, los efectivos bancos y cheques al día emitidos. En esta etapa los controles asociados son: •

Carga diaria y sistemática de los efectivos bancos recaudados en cajas UMCE.

•

Carga diarias y sistemática de los efectivos bancos cancelados en BCI y Servipag

•

Cuadratura de cajas ingresadas al sistema U+ con documentos físicos.

•

Cuadratura de recaudación BCI y Servipag U+ ingresados al sistema U+ con documentos físicos y cartolas bancarias.

Proceso Depósito Cheques a Fecha La Unidad de Tesorería informa a la Oficina de Normalización los cheques a fecha que han sido depositados correspondientes al cobro de aranceles. El analista toma esta información y procede a cancelar todos estos documentos en las cuentas corrientes de los alumnos. En esta etapa los controles asociados son: •

Revisión y análisis de los documentos que han sido depositados constatando que corresponda el número de documentos, el valor y el girador.

•

Una vez ingresados todos los documentos se comprueba que la sumatoria y cantidad de documentos corresponda a lo que Tesorería informó.

•

Emisión periódica de listados para comprobar que no existan cheques a fechas pendientes de depósito.

•

Cuadratura de los depósitos contra cartolas bancarias.

Proceso carga Beneficios al sistema U+ La Unidad de Servicios Estudiantiles envía -vía memorándums y correo electrónico- informes oficiales de beneficios asignados y utilizados. La Oficina de Normalización carga dicha información en el módulo de beneficios y en las cuentas corrientes de cada alumno. En esta etapa los controles asociados son: •

Emisión de listados del módulo de beneficios para cruzarlos con los listados oficiales enviados por la Unidad de Servicios Estudiantiles.

•

Emisión de listados desde las cuentas corrientes para cruzarlos con listados del módulo de beneficios. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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Proceso Repactación de Aranceles Proceso que consiste en que el alumno moroso puede repactar la deuda vencida que pueda registrar a una fecha determinada. Generalmente este proceso es realizado previo al proceso de matrícula, ya que según la Resolución Nº 3569 de 06-12-2010, Art 6, “la persona que tenga deuda con la Universidad no podrá incorporarse o reincorporarse a ninguna carrera dictada por la Universidad, hasta después que haya pagado o documentado el total de la deuda”. Descripción del proceso El alumno moroso concurre a la Oficina de Normalización de Aranceles con la intención de repactar la deuda vencida. De acuerdo a la política de reprogramación vigente en ese instante, el analista solicitará el abono en efectivo (40% de la deuda) e informará al alumno que el saldo puede cancelarlo en cuotas que pueden ser cheques o letras. En caso de documentar con letras deberá concurrir el aval financiero para la firma de éstas. En caso de documentar con cheques el analista procederá al ingreso de los documentos con los datos requeridos (Rut, nombre completo, número de cuenta corriente, fechas de vencimientos, valores, etc.).

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En esta etapa, los controles asociados son: •

Carga diaria y sistemática de los efectivos bancos recaudados en cajas UMCE.

•

Carga diarias y sistemática de los efectivos bancos cancelados en BCI y Servipag.

•

Cuadratura de cajas ingresadas al sistema U+ con documentos físicos.

•

Cuadratura de recaudación BCI y Servipag U+ ingresados al sistema U+ con documentos físicos y cartolas bancarias.

Proceso Cuadratura de Cajas y Bancos La Oficina de Normalización de Aranceles realiza cuadraturas diarias y mensuales de valores ingresados vía caja y banco. En esta etapa los controles asociados son: •

Control y cuadratura diaria y mensual de cajas y bancos con mayores contables, ingresos al sistema U+ financiero y cartolas bancarias.

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6. Resultados y Proyecciones Económico - Financieras A continuación se presenta la evolución de la gestión financiera. Para el análisis se utilizan datos que provienen de la información contenida en los Estados Financieros de la Universidad para el período desde el año 2009 hasta el año 2011. Al respecto, es importante señalar que la Universidad presenta sus Estados Financieros auditados por empresas auditoras externas conforme a la Ley. Los siguientes cuadros muestran de manera resumida algunos indicadores del estado financiero de la Institución. Como corresponde, en los anexos se presentan las ejecuciones presupuestarias y estados financieros auditados obligatorios. Sin lugar a dudas los resultados que se presentan obedecen a una mejor gestión en materias financieras, las cuales se proyectan en continua mejora y consolidación para el presente período, lo que es coherente con la planificación institucional, con los objetivos trazados para el quinquenio 2011 – 2015- En este sentido, la Universidad refuerza su quehacer y se pone como objetivo la ampliación de la oferta académica, tanto en Pregrado como en Postgrado, así como la oferta de Educación Continua y servicios de consultorías y asesorías en las áreas que desarrolla la Universidad.

6.1

67

Análisis de Balances

Los Estados Financieros que se observan en el análisis corresponden al período 2009, 2010 y 2011, considerando cada ciclo desde el día 1 de enero al 31 de diciembre, cada uno de ellos ha sido auditado, de acuerdo a la normativa vigente que rige a las Instituciones de Educación Superior, por los auditores independientes Baker Tilly Chile. Los valores se presentan en moneda de cada año.

Tabla 15 Estados Financieros 2009 en M$ Activo

 

2010 en M$  

2011 en M$

Variación Período

 

 

Activo Circulante

2.405.090

3.219.579

2.969.584

23,5%

Activo Fijo (Neto)

10.353.138

10.191.341

10.544.905

1,9%

Otros Activos

642.053

569.391

473.313

-26,3%

Total Activos

13.400.281

13.980.311

13.987.802

4,4%

Pasivos Pasivo Circulante Pasivo Largo Plazo

 

 

 

3.542.697

2.056.264

2.583.299

-27,1%

0

2.610.081

1.917.168

100,0%

Patrimonio

9.857.584

9.313.966

9.487.335

-3,8%

Total Pasivos

13.400.281

13.980.311

13.987.802

4,4%

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Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

Activo El activo circulante presentó una variación entre el 2011 y 2009 de un 23,5%, lo que representa un aumento total de M$ 564.494, dado principalmente por el aumento en el ítem Documentos por Cobrar. El activo fijo presentó una variación entre el 2011 y 2009 de un 1,9%, lo que representa un aumento total de M$ 191.767, dado principalmente por el aumento en la Inversión de Bienes. Los otros activos presentaron una variación entre el 2011 y 2009 de un 26,3%, lo que representa una disminución de M$ 168.740, dado por una disminución de los saldos de disponibilidad recibidos de terceros y comprometidos para proyectos específicos.

Pasivo El pasivo circulante presentó una variación entre el 2011 y 2009 de un 27%, lo que representa un total de disminución total de M$ 959.398, dado principalmente por una disminución de las obligaciones con bancos de corto plazo, producto del pago oportuno de esta deuda y por ítem cuentas por pagar.

68

El pasivo largo plazo presentó una variación entre el 2011 y 2009 de un 27%, lo que representa un total de disminución total de M$ 692.913, correspondiente a una disminución de las obligaciones con bancos de largo plazo. El patrimonio presentó una variación entre el 2011 y 2009 de un 4%, lo que representa un total de disminución total de M$ 370.249, correspondiente a una disminución del déficit anual.

Gráfico 2 Activo, Pasivo y Patrimonio

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Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

6.2

Planificación, Administración y Finanzas

Estado de Resultado Tabla 16 Estado de Resultados 2010 y 2011 2010 en M$

2011 en M$

13.249.523

13.162.072

-0,70%

-13.950.142

-13.906.932

-0,30%

-700.619

-744.860

6,30%

1.073

50.183

4576,90%

195.186

856.754

338,90%

-240.040

-270.510

12,70%

Otros egresos fuera de explotación

-2.049

-22.162

981,60%

Corrección monetaria y dif. Cambio

-46.307

-59.280

28,00%

Resultado No Operacional

-92.137

554.985

-702%

-792.756

-189.875

-76%

Ingresos operacionales Gastos operacionales Resultado Operacional

Ingresos financieros Otros ingresos fuera de explotación Gastos Financieros

Superávit (Déficit) del ejercicio

Variación 2010-2011

Debido a la revisión y ordenamiento sistemático de todos los procesos que se han estado llevando a cabo en la UMCE, a partir del año 2011 este ordenamiento ha logrado un mejoramiento de las condiciones operativas, que son el soporte de todo su quehacer educativo, y que han permitido mejorar paulatinamente la administración de los recursos financieros, es por ello que durante el año 2011, se logró disminuir en un 76% el déficit del año anterior, lo que corresponde a un disminución de MM$684. Esta importante disminución se explica principalmente por varios factores, uno de estos corresponde a la baja en los gastos operacionales respecto del año anterior en MM$587, lo que representa una baja de un 4% en los gastos en personal, tanto en remuneraciones como en honorarios, cuyo ítem por sí solo disminuyó en un 24% respecto del año 2010. Otro factor relevante que explica el menor déficit, se genera por el aumento sustancial de los ingresos no operacionales del año 2011 en MM$650, debido principalmente a un aumento de los intereses relacionados con los aranceles de Pregrado y Postgrado de los alumnos de la UMCE, y también debido al aumento de los otros ingresos recibidos por servicios prestados por la Universidad, como son ingresos por arriendos, Licencias Médicas, Jardín Infantil y otros ingresos. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

69

Planificación, Administración y Finanzas

Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

6.3

Indicadores de Gestión

6.3.1 Indicadores de Solvencia a)

Liquidez de Corto Plazo. Test Ácido

El test ácido mide la disponibilidad o capacidad de la Universidad de cubrir sus compromisos de corto plazo. Corresponde al activo circulante dividido por el pasivo circulante. Si el índice es más cercano a 1.0 significa que la estructura financiera permite solventar los compromisos adquiridos a corto plazo, sin mayor dificultad. Durante los años 2008 y 2009 este índice alcanzó valores de 0.56 y 0.68, situación que mejoró en los años 2010 y 2011, cuyo índice actual es de 1.15, lo que refleja que la Institución se encuentra en una situación más sólida y de mayor solvencia, con lo cual puede enfrentar sus compromisos de corto plazo.

Test Ácido

70

b)

Capital de Trabajo

Este índice representa la inversión neta en recursos circulantes, producto de las decisiones de inversión y financiamiento a corto plazo. Durante los años 2008 y 2009 este índice presentó valores negativos, revirtiendo esta situación a partir del año 2010 y 2011, presentando un valor de M$ 386.285, para el año 2011.

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Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

Planificación, Administración y Finanzas

Capital de Trabajo En miles de pesos

c)

Generación de Caja

EBITDA, este índice de gestión financiera se relaciona con la capacidad de la Universidad en generar caja, sin considerar los gastos financieros, impuestos y demás gastos contables que no implican salida de dinero en efectivo. Durante los años 2008 y 2009 este índice alcanzó valores positivos, sufriendo una caída en el año 2010, la que posteriormente mejoró en el año 2011, cuyo valor actual es M$558.113.

Evolución EBITDA En miles de pesos

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Planificación, Administración y Finanzas

Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

d)

Indicadores de Endeudamiento

Leverage, este índice permite medir la estructura de financiamiento que posee la Institución. Para el cálculo de este ratio se considera el total de Pasivos/Patrimonio. Durante el año 2010 este índice presentó un alza a 0,50 debido al uso de financiamiento con la banca para financiar las desvinculaciones efectuadas durante el año 2010 y la repactación de préstamos anteriores, los cuales, serán cancelados en su totalidad en el año 2014 y 2016, respectivamente.

Razón Pasivos/Patrimonio

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Cabe señalar que el valor real del Patrimonio es superior a lo que se informa en los registros contables, situación que es mencionada por los auditores externos en su informe de auditoría de Estados Financieros realizados a la Universidad, donde se señala que contablemente los terrenos están registrados por MM$4, en circunstancias que su avalúo fiscal actual es de MM$27, existiendo un mayor valor sobre el avalúo fiscal de MM$22.

6.4

Profundización de la Gestión de Recursos Financieros

En cuanto a los planes futuros, acorde a los objetivos de la Gestión de los Recursos Financieros de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación y con el propósito de cautelar e incrementar los ingresos financieros, se espera ejecutar las siguientes líneas de acción orientadas a

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Resultados y Proyecciones Económico - Financieras

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fortalecer los ingresos propios de la Institución y mejorar con ello el flujo de caja en los próximos años: •

Respecto de los aranceles de Pregrado, se considera un aumento gradual anual por un monto equivalente al IPC de cada año.

•

Respecto de los aranceles de Postgrado, se considera un aumento gradual anual igual al reajuste de las remuneraciones del sector público, que se estima en alrededor de un 5% anual.

•

Aumento gradual de los ingresos propios en las áreas de Postgrado y Educación Continua, a través de un mejoramiento en la oferta, fortaleciendo con ello lo académico y lo financiero, en concordancia con las necesidades del Sistema Nacional de Educación.

•

Implementación y desarrollo de una mayor oferta académica en modalidad virtual (e-learning, b-learning).

•

Incremento de la matrícula en la jornada diurna, y estudio del potencial de una oferta de Pregrado en jornada vespertina, en conjunto con la oferta de Postgrado y de Educación Continua.

•

Disminución de la deserción y de la reprobación de asignaturas en carreras de Pregrado, para evitar pérdida de recursos y esfuerzos institucionales.

•

Se espera aumentar los ingresos a percibir por la vía de Aportes del Estado, a través de un incremento del 5 % variable del AFD, por efecto de incrementar las publicaciones indexadas y la incorporación de una mayor dotación de académicos con grado de Doctor y de Magister.

•

Aumento de la captación de recursos de fondos externos concursables por la vía de presentación de proyectos, y aseguramiento de la gestión eficiente para el desarrollo de proyectos adjudicados.

•

Por otro lado, se espera reducir gradualmente el gasto operacional, para lo cual se pretende ejecutar programas de ahorro en gastos básicos y de servicios, como política de aseguramiento de la eficiencia en la gestión administrativo-financiera.

•

Instalación de capacidades de gestión para el aprovechamiento de la Ley de Donaciones.

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Mecanismos de Aseguramiento de Calidad

7. Mecanismos de Aseguramiento de Calidad La Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación a lo largo de este período ha llevado a cabo distintas iniciativas que han tendido al mejoramiento de la gestión administrativa y financiera. La gestión administrativa se ha definido como una función de apoyo en la Universidad y está referida a las actividades vinculadas a la planificación, organización institucional, su dirección y gestión efectiva, el manejo económicofinanciero y la evaluación-acreditación institucional, orientadas al eficiente funcionamiento de las universidades y a la consecución de resultados efectivos. Desde el año 2010, la gestión institucional es para la UMCE la conjugación de una administración eficiente y eficaz de los recursos de la Institución, con el propósito de alcanzar la Misión y Objetivos contenidos en el Plan Estratégico Institucional. En otros términos, la gestión institucional corresponde al conjunto de políticas y mecanismos que, en función de los propósitos y fines declarados, la Universidad destina a planificar, organizar, implementar, hacer seguimientos, controlar y retroalimentar sus acciones y recursos. En ese sentido es la Dirección de Administración la que cumple y ejecuta sus

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funciones y políticas, empleando una serie de mecanismos de aseguramiento de calidad, dando valor fundamental al resguardo de la sustentabilidad del proyecto universitario. En general, se utilizan reuniones regulares de coordinación y trabajo de las Direcciones con sus Departamentos y Unidades, para que la toma de decisiones sea evaluada desde la coherencia de todos los puntos de vistas de la gestión interna. También al estar ambas Direcciones Dirección de Planificación y Presupuesto y la Dirección de Administración y Finanzas- enlazadas muy estrechamente se constituyen Comisiones de Trabajo que responden a las necesidades de análisis de desarrollo y mejoramiento de procesos. Cabe señalar que, cada Dirección y sus Departamentos y Unidades que las componen orientan su quehacer a través de la planificación de cada Dirección, para lo cual disponen de una metodología que establece metas, responsables, tareas, tiempos e indicadores de cumplimiento, recursos y costos asociados. Como mecanismo de aseguramiento de la calidad, también en general, la Dirección de la Universidad -velando por el uso racional de los recursos institucionales- requiere que toda inversión o solicitud adquisición o incorporación de recursos, tanto de infraestructura, técnico o de personal, que se pretenda materializar al interior, cualquiera sea su fuente de financiamiento, requiere ser presentado por las instancias correspondientes a la Rectoría, la que aprobará, rechazará, o postergará dicha solicitud, teniendo UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

Mecanismos de Aseguramiento de Calidad

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en cuenta los siguientes criterios como la pertinencia del proyecto, respecto del Plan de Estratégico Institucional vigente, coherencia con las prioridades establecidas en la ejecución de la políticas de cada área, la rigurosidad de los diagnósticos, junto con la coherencia entre el diagnóstico y la solución y, finalmente, la disponibilidad de recursos. En el área de Gestión del Personal, la Universidad garantiza la igualdad de oportunidades para el ingreso, la capacitación y perfeccionamiento, junto con las promociones, además de velar por la estabilidad en el empleo y la objetividad en las calificaciones. Los criterios de selección de personal se basan en la necesidad a cubrir, entendiéndola según el escalafón y las competencias requeridas para el desempeño. El perfeccionamiento y la capacitación están explícitos, y son coherentes con el desarrollo de las actividades, de modo que permanentemente se logre que los funcionarios complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos y destrezas necesarios para el eficiente desempeño de sus cargos. Una vez aprobado el presupuesto para el año, se asignan los recursos correspondientes a las distintas unidades, tanto académicas como administrativas, a cada centro de costos, los que pueden solicitar re‐itemizar sus presupuestos; si esto es procedente, la modificación al presupuesto anual es aprobada por la H. Junta Directiva de la Universidad. Los requerimientos de infraestructura derivan de los planes y proyecciones determinados en el Plan Estratégico Institucional vigente de la Universidad, que incluye la participación de las distintas Unidades, en particular docentes y las demandas para cumplir con un servicio educacional de calidad. La compra de equipamiento tecnológico se realiza a partir de la planificación de los requerimientos, contrastándola con el inventario disponible, a partir de lo cual se realiza la nómina de reposiciones y reparaciones. Ésta es priorizada a partir del presupuesto, y los recursos disponibles para este ítem. Como se puede apreciar, la compra o reparación de equipos se realiza a partir de un plan anual de actividades ligado directamente con las actividades académicas. El estado y uso del equipamiento tecnológico es revisado y validado semestralmente, de manera tal, de hacer evaluaciones preventivas para el caso de requerir reparaciones o reposiciones. Además se realiza periódicamente mantención interna de los diferentes equipos para asegurar su continuidad operativa. Aquellos que requieran algún grado mayor de reparación son enviados a empresas externas expertas.

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Mecanismos de Aseguramiento de Calidad

Para la administración y gestión de los sistemas informáticos, la Universidad cuenta con las instancias orgánicas que son capases de realizar el análisis de las necesidades, operación, evaluación y desarrollo de los sistemas informáticos. Por otra parte, la Dirección de Finanzas se encarga del control, seguimiento y monitoreo de los recursos financieros de la Institución, a través de la coordinación financiera con sus áreas de trabajo y coordinación administrativa con sus áreas.

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Juicio Evaluativo

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8. Juicio Evaluativo La gestión administrativa y financiera constituye un factor fundamental del desarrollo institucional en el ámbito de lo académico, y se comprende como tal, siendo el motor que facilita a la Universidad el logro de su Misión. La Universidad ha procurado mantener un diagnóstico de las condiciones internas y externas en que se desenvuelve. La reciente formulación del Plan Estratégico Institucional permitió realizar un análisis crítico que dejó como resultado una serie de iniciativas que tienden a encaminar a la Institución hacia el desarrollo y concreción de la Misión. La verificación del cumplimiento de los propósitos institucionales se realiza preferentemente por la evaluación anual de los planes de acción de las unidades de gestión, tanto académicas como administrativas, que junto con la evaluación directa de la implementación del PEI y los planes de desarrollo de las Facultades. En este sentido se ha privilegiado el desarrollo de la planificación, bajo un esquema participativo y consensuado. Sin lugar a dudas el estado actual de los procesos de planificación son la resultante del aprendizaje institucional y de la implementación y fortalecimiento de instancias orgánicas, que han permitido el desarrollo organizado de estas medidas. Sin embargo, se cree pertinente desarrollar y profundizar los mecanismos y así como herramientas facilitadoras, tanto para la formulación y seguimiento de las acciones. De igual manera la gestión presupuestaria cuenta con los énfasis que han permitido desarrollar y concretar un modelo de toma de decisiones centralizado con base en las necesidades de la actividad académica, las que son priorizadas contrastándolas con la formulación estratégica y precisamente con los objetivos estratégicos. Sin lugar a dudas, el modelo se perfeccionará en la medida que se complejiza la actividad de la Universidad. La Universidad dispone hoy de suficientes recursos y mantiene en pie un plan de inversiones que permitirá atender necesidades académicas y administrativas, actuales y venideras. Por ello resulta necesario continuar con la política implementada con el objeto de atender transversalmente los requerimientos, actualizando racionalmente el equipamiento y mejorando el acceso a tecnologías de información y comunicación. De igual forma, la consolidación del modelo de gestión posibilitó la eficiente gestión de los recursos, mediante la fijación de políticas en el área administrativo-financiera, orientadas al cumplimiento de los objetivos estratégicos institucionales y a la contribución del modelo educativo y al servicio de la docencia y de las labores académicas Institucionales, como es fundamentalmente la Vinculación con UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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Juicio Evaluativo

el Medio, la Investigación y el Postgrado y Educación Continua. Las señales que dan cuenta del rumbo adecuado que sigue la gestión institucional de la Universidad y su coherencia con los planes de desarrollo trazados hasta el año 2015, se reflejan en los distintos resultados que posibilitan la comprensión y dimensión de los avances en esta materia. La información surgida de los procesos asociados a la gestión académica y administrativa, se ha constituido en un factor estratégico para la proyección de la Universidad. La integridad Institucional se basa en la difusión de la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Esto determina un tratamiento y control adecuado de la información, para ser entregada a distintos usuarios y agencias gubernamentales. Aumentar la eficiencia y la eficacia institucional y asegurar su sustentabilidad, exige elaborar estudios y análisis altamente especializados, de uso cada vez más generalizado en la toma de decisiones, en todos los niveles institucionales. En este ámbito, la Universidad ha avanzado sostenidamente desde un foco centrado en el aseguramiento de calidad, hacia la fase de crear las condiciones que permitan instalar un sistema de gestión basado en el análisis institucional. La UMCE ha perfeccionado el modelo de gestión institucional, mediante

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modificaciones orgánicas que dan mayor fluidez y flexibilidad, además de un eficiente servicio a los requerimientos de la actividad docente, utilizando recursos racionales con altos estándares de calidad. La Universidad cuenta con normativas claras, conocidas y que se aplican regularmente, para la selección, contratación y promoción de su personal académico y administrativo. Para la evaluación del personal administrativo existen procedimientos claros y de aplicación periódica, no obstante, la evaluación de los académicos es un proceso que se encuentra en revisión. La renovación de los cuadros académicos sigue siendo un desafío institucional. La UMCE debe desarrollar estrategias para incorporar académicos jóvenes, con grado de Doctor y estimular el retiro voluntario de académicos que se encuentran en edad de jubilación. En relación a los recursos tecnológicos, ya sea de equipamiento y/o sistemas, constituyen una prioridad que implica acrecentar la calidad y disponibilidad de ellos en todos los procesos universitarios. Por otra parte, el hecho de contar con un desarrollo armónico de la infraestructura, donde se concentran la mayoría de las unidades académicas y administrativas, y teniendo una amplia disponibilidad de terrenos para el desarrollo de la infraestructura de la Universidad, ha permitido un crecimiento sostenido de construcciones y habilitaciones atendiendo las necesidades académicas. UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN

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El equipamiento de laboratorios se considera como adecuado para los requerimientos de docencia e investigación, incluso algunos de ellos en proceso de renovación de tecnología e implementación; lo mismo ocurre con los servicios computacionales existentes que son suficientes. Sin embargo, la Universidad cuenta con un plan de desarrollo orientado hacia la mejora del servicio entregado a los estudiantes y académicos, que junto con los funcionarios viven el proceso de modernización que se encuentra en la fase de implementación. También se dispone de una amplia dotación de equipos audiovisuales, que han permitido modernizar el ejercicio de la docencia en el aula. Esto último requiere de un mayor desarrollo de las capacidades docentes para incorporar en plenitud el uso de TIC´s. El financiamiento de la Universidad proviene fundamentalmente de los aranceles de Pregrado, los aportes fiscales, directo e indirecto y la recuperación del crédito institucional. Además, se espera que por la vía incremento de matrícula de Pregrado y Postgrado, junto con la continuidad de estudios y las prestaciones de servicios, la Universidad obtenga recursos adicionales; sin embargo, ellos tienen destinos asociados a los proyectos que los originan. Pese a ello, los ingresos institucionales cubren totalmente los gastos de operación y la inversión anual. Si bien la situación financiera de la Universidad es estrecha y exige un manejo cuidadoso y responsable de los recursos disponibles, no pone en riesgo el crecimiento armónico y sostenido de la Institución.

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Por medio de su fundación, la Universidad dispone de una vía más expedita que la que le impone su carácter de institución pública, para implementar los procedimientos administrativos y financieros con la rapidez y eficiencia que exige la dinámica del medio externo al participar en programas de Educación Continua y de Asistencia Técnica, que son cada vez más importantes para incrementar los ingresos complementarios al presupuesto de operación.”

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