Belanjawan Pbt

PDG 183

MOHD FAHMY BIN TUMUT PEGAWAI PENILAIAN (W41) MAJLIS PERBANDARAN SEPANG

KURSUS PEGAWAIPEGAWAI PIHAK BERKUASA TEMPATAN SELANGOR SIRI 9/2009

1

PDG 183

SOALAN TUGASAN Setiap tahun semua PBT di negara ini menyediakan Anggaran Belanjawan untuk menentukan hasil yang boleh dikutip dan perbelanjaan yang dijangkakan untuk tahun kehadapan. Belanjawan amat penting kepada PBT untuk menetapkan strategi-strategi dan pelan-pelan tindakan dan perlaksanaan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dan memperkukuhkan kewangan PBT itu sendiri. Oleh itu sila jelaskan bagaimana Anggaran Belanjawan ini membantu PBT dalam meningkatkan Tahap Pengurusan Kewangan PBT.

ISI KANDUNGAN 2

PDG 183

1.0 Pendahuluan 1.1 Definisi

4 4

1.2 Pengurusan Kewangan PBT

7

2.0 Kepentingan Belanjawan Dalam Pengurusan Kewangan

15

3.0 Pemantauan Hasil Dan Belanja

17

4.0 Cabaran-Cabaran Yang Dihadapi PBT

18

5.0 Kesimpulan

19

6.0 Lampiran-Lampiran

20

1.0 PENDAHULUAN Setiap PBT di Malaysia mengurus kewangan berdasarkan Perlembagaan Persekutuan,Akta Kerajaan Tempatan 1976 yang khususnya di bahagian VI (akaun dan audit),Akta Acara Kewangan 1957,Arahan Perbendaharaan dan juga lain-lain pekeliling kewangan yang berkaitan. 3

PDG 183

Kesemua PBT di Malaysia menggunakan asas perakaunan akruan. Setiap PBT juga perlu menyediakan anggaran belanjawan setiap tahun dan perlu diluluskan Pihak Berkuasa Negeri. Kaedah penyedian belanjawan adalah berasaskan sistem belanjawan diubahsuai (MBS).Komponen yang terdapat dalam sebuah belanjawan adalah hasil dan belanja.Belanjawan ini merupakan alat bagi sesebuah PBT merancang pengurusan kewangannya untuk tempoh setahun.

1.1

Definisi Hasil Definisi di dalam Kamus Dewan Edisi ketiga bermaksud bayaran yang dikenakan oleh kerajaan ke atas barang-barang yang dibawa masuk ke dalam negeri,tanah,perniagaan dan lain-lain seperti cukai dan pajak. Menurut Akta Kerajaan Tempatan 1976,seksyen 39 (punca kuasa PBT mendapatkan hasil):a) semua cukai,kadar,sewa,bayaran lesen,diu, dan lain-lain wang atau caj yang kena dibayar kepada PBT itu menurut peruntukan-peruntukan akta ini atau mana-mana undang-undang bertulis yang lain; b) semua caj keuntungan yang terbit daripada apa-apa perdagangan,perkhidmatan atau pengusaha yang dijalankan oleh PBT itu dibawah kuasa-kuasa yang terletak hak padanya; c) semua bunga atas apa-apa wang yang dilaburkan oleh PBT itu dan semua pendapatan yang terbit daripada harta tak alih PBT itu;dan d) Semua hasil yang terakru kepada PBT tempatan itu daripada Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan mana-mana Ngeri atau mana-mana badan berkanun,lain-lain PBT atau daripada mana-mana punca lain sebagai pemberian,sumbangan,endowen atau lain-lain.

4

PDG 183

Belanja Seksyen 57 Akta Kerajaan Tempatan menyebut,Tiada sesuatu PBT bole melakukan apa-apa perbelanjaan yang tidak dimasukan dalam anggarananggaran yang diluluskan kecuali dengan izin Pihak Berkuasa Negeri. Sehubungan dengan itu dari perspektif kerajaanbelanja boleh ditakrif sebagai :-. “WANG YANG DIBELANJAKAN SELARAS DENGAN SEMUA PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG TELAH DITETAPKAN”

Belanjawan

5

PDG 183

belanjawan

hasil

belanja

Dalam seksyen 55(1),Akta Kerajaan Tempatan 1976.menyebut PBT hendaklah tidak lewat daripada 10hb setiap tahun meluluskan anggarananggaran lengkap mengenai hasil dan perbelanjaan PBT itu bagi tahun kewangan yang berikutnya selepas sahaja daripadanya.

Oleh itu dari perspektif sektor kerajaan belanjawan boleh disimpulkan sebagai :-

”SATU PERNYATAAN HASIL DAN PERBELANJAAN BAGI MASA HADAPAN YANG DIGUNAKAN SEBAGAI ALAT PERANCANGAN DAN PENGURUSAN SUMBER-SUMBER EKONOMI UNTUK MEMENUHI KEPERLUAN RAKYAT”

1.2

Pengurusan Kewangan PBT

Seperti yang telah diterangkan dalam para 1.0 di atas belanjawan adalah satu alat bagi pengurusan kewangan di sesebuah PBT. 6

PDG 183

Belanjawan merupakan instrumen perancangan projek-projek dan aktiviti-aktiviti tahunan sesebuah PBT berdasarkan hasil yang dijangkakan dikutip.Konsep belanjawan PBT yang diamalkan di Malaysia adalah belanjawan berimbang. Hasil dan belanja hendaklah seimbang jumlahnya.Justifikasi konsep ini adalah untuk bagi sumber yang ada diuruskan secara efisyen. Belanjawan ini juga tidak boleh lari daripada sasaran kerja tahunan (SKT) PBT. Contohnya belanjawan yang telah diluluskan untuk Majlis Perbandaran Sepang adalah sebanyak RM 62,799,477.00 (belanjawan berimbang) seperti di lampiran. Semua perbelanjaan yang hendak dibelanjakan oleh PBT hendaklah diluluskan di dalam belanjawan dan Datuk Bandar atau YDP PBT bertanggungjawab sebagai Pegawai Pengawal bagi keseluruhan belanjawan.Manakala Ketua Jabatan merupakan Pegawai Pengawal bagi belanjawan jabatanya.Semua peruntukan,perbelanjaan,tanggungan dan baki peruntukan direkodkan dalam buku vot.Buku vot ini bertujuan untuk mengawal perbelanjaan bagi sesuatu aktiviti agar perbelanjaan tidak melebihi peruntukan yang telah diluluskan belanjawan.

BELANJAWAN PBT

Hasil

Belanja

Sistem Belanjawan PBT

Cukai

Hasil Bukan Cukai

Terimaan Bukan Hasil

7

Pembangunan

Mengurus

PDG 183

Bagi menyediakan anggaran belanjawan ini.Perbendaharaan Malaysia telah mengarahkan semua agensi kerajaan telah menggunakan Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS).

Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS).

8

PDG 183

Sistem Belanjawan Diubahsuai (Modified Budgeting System - MBS) adalah satu sistem pengurusan yang menitikberatkan perhubungan antara input, output dan impak. MBS juga membantu dan melengkapkan (complement) pelaksanaan Kaedah-kaedah Pentadbiran Awam lain seperti Produktiviti, Pengurusan Kualiti Menyeluruh, Sistem Saraan Baru dan Piagam Pelanggan. Pengukuran Produktiviti di peringkat organisasi merupakan pengukuran output Program dan Aktiviti. Output Program dan Aktiviti ini dikenalpasti dalam Perjanjian Program yang disediakan untuk pelaksanaan MBS. Maklumat output yang dikenalpasti digunakan bagi mengukur pencapaian sesuatu Aktiviti. Maklumat output disediakan dalam bentuk kuantiti, kualiti, ketepatan masa dan kos unit. MBS seperti juga Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) menitikberatkan perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan. Sistem Saraan Baru memerlukan penentuan Sasaran Kerja Tahunan untuk setiap pegawai dan ini boleh ditentukan daripada spesifikasi output Aktiviti dalam Perjanjian Program. Pelanggan dan keluaran ataupun perkhidmatan yang dimaksudkan untuk Piagam Pelanggan mempunyai persamaan dengan pelanggan dan output yang dikenalpasti dalam Perjanjian Program. MBS ini dilaksanakan melalui prinsip Let Manager Manage yang menurunkan kuasa Pegawai Pengawal kepada Ketua Jabatan untuk merangka program-program dan aktiviti-aktiviti berdasarkan Perjanjian Program.Walaubagaimanapun penurunkan kuasa ini mestilah mematuhi prinsip akauntabiliti.Perjanjian program perlu dipersetujui oleh Pegawai Pengawal untuk didokumenkan di dalam 9

PDG 183

belanjawan.Pada kebiasanya Ketua Jabatan akan merangka programprogram dan aktiviti-aktiviti berdasarkan ruang lingkup Teras dan Strategi Belanjawan yang telah dibincangkan dan dipersetujui oleh Pegawai Pengawal.Contohnya Teras dan Strategi Belanjawan Majlis Perbandaran Sepang di dalam Belanjawan 2009 dan 2010 adalah : MEMPELBAGAIKAN PUNCA PENDAPATAN MAJLIS 

MENERUSKAN PERBELANJAAN BERHEMAH (PRUDENT SPENDING)



MEMPERKUKUHKAN BACK TO BASICS



MENINGKATKAN KEBOLEHCAPAIAN (ACCESSIBILITY) PELANGGAN KEPADA SISTEM PENYAMPAIAN DELIVERY SYSTEM.



MEMPERKASAKAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN

 MEMPERKUKUHKAN PROGRAM KEMASYARAKATAN DAN KEBAJIKAN. Strategi belanjawan Majlis Perbandaran Sepang seperti di lampiran__ Konsep value for money dengan peruntukan yang seminimum mungkin supaya dapat menghasilkan output semaksima mungkin seterusnya menghasilkan impak faedah yang besar untuk dinikmati pelanggan PBT.Walaubagaimanapun perancangan dan kajian yang teliti perlu dibuat bagi mengetahui kehendak pelanggan dan aspek pengurusan dan penyelenggaraan supaya sesuatu aktiviti atau projek yang hendak dilaksanakan PBT mencapai impak dan kesan yang dirancangkan. Contohnya pembinaan taman permainan oleh PBT,impak boleh diukur dengan melihat kadar penggunaan taman permainan tersebut oleh kanak-kanak.Jika sesuatu projek digelar projek “gajah putih” bermakna sesuatu projek tersebut telah gagal dari segi impaknya.

10

PDG 183

Konsep MBS ini boleh digambar seperti di dalam gambarajah di bawah :-

Input

Output

Impak terhadap pelanggan

11

PDG 183

Akta Kerajaan Tempatan 1976 Setiap PBT tertakluk pada Akta Kerajaan Tempatan 1976 yang menerangkan secara jelas berhubung penyediaan anggaran kewangan seperti di dalam : Seskyen 55(1) : PBT hendaklah tidak lewat daripada 10hb November setiap tahun meluluskan anggaran-anggaran lengkap mengenai hasil dan perbelanjaan PBT itu bagi tahun kewangan yang berikutbselepas sahaja daripadanya.  Seksyen 55(5) : Selepas belanjawan itu diluluskan oleh PBT itu,belanjawan hendaklah dihantar kepada Pihak Berkuasa Negeri tidak lewat daripada 20hb November dan hendaklah ditimbangkan oleh Pihak Berkuasa Negeri tidak lewat daripada 31hb Disember dalam tahun itu dan Pihak Berkuasa Negeri boleh mengurangkan atau menolak apa-apa butiran perbelanjaan yang terdapat di dalamnya itu  Seksyen 55(6) : Ringkasan Belanjawan itu sebagaimana yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri hendaklah disiarkan di dalam Warta dan PBT adalah terikat olehnya.  Seksyen 57 : Tiada sesuatu PBT boleh melakukan apa-apa perbelanjaan yang tidak dimasukan dalam anggran-anggaran yang diluluskan kecuali dengan izin Pihak Berkuasa Negeri. Pada kebiasanya belanjawan diluluskan semasa Mesyuarat Khas Belanjawan yang bersidang khusus untuk membincang dan menimbang dan meluluskan belanjawan, Secara ringkasnya Pihak Berkuasa Negeri mengawal perbelanjaan tahunan setiap PBT dalam melaksanakan projek-projek dan aktiviti-aktivitinya 12

PDG 183

tahunannya termasuklah Kadar (%) cukai taksiran untuk satu-satu tahun kewangan itu.

Carta Alir Ringkas Penyediaan Belanjawan Majlis Perbandaran Sepang.

13

PDG 183

1

2

3

3 a

4

5

6

7

8

Perincian Carta Alir 14

PDG 183 1)

Hantar cadangan anggaran hasil dan belanja (berdasarkan MBS) Jabatan kepada urusetia.

2)

Urusetia compile cadangan jabatan-jabatan dan menyediakan draf belanjawan untuk dibentangkan di dalam sesi pembentangan belanjawan.

3) Pembentangan belanjawan oleh setiap ketua Jabatan 4) Pinda cadangan setelah pembentangan belanjawan 5)

Urusetia compile pindaan cadangan selepas sesi pembentangan belanjawan dan menyediakan draf belanjawan untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Khas Belanjawan.

6) Pembentangan draf belanjawan di Mesyuarat Khas Belanjawan 7)

Hantar kepada Pihak Berkuasa Negeri untuk kelulusan berdasarkan Seksyen 55(1) Akta Kerajaan Tempatan 1976.

8)

Kelulusan Pihak Berkuasa Negeri dan diwartakan seperti seksyen 55(5) dan seksyen 55(6) Akta Kerajaan Tempatan 1976.

15

PDG 183

2.0

KEPENTINGAN

BELANJAWAN

DALAM

PENGURUSAN

KEWANGAN Seperti yang telah dibincangkan belanjawan adalah merupakan satu alat dalam pengurusan kewangan sesebuah PBT.Alat ini berfungsi untuk mengawal 2 komponen penting iaitu hasil dan belanja.2 komponen ini saling perlu memerlukan dalam penyediaan belanjawan.Hasil adalah penting bagi menampung operasi sesebuah PBT manakala belanja adalah penting bagi PBT memberi perkhidmatan kepada pelangganya.Dalam penyediaan belanjawan hasil akan menentukan teras dan strategi aktiviti dan program dan seterusnya mencorakan belanja.Dalam erti kata lain hasil datang dahulu barulah belanja. Efisyen dan efektif sesebuah PBT bergantung kepada sejauh mana kawalan Pegawai Pengawal terhadap 2 komponen tersebut.Sehubungan dengan itu kepentingan belanjawan ini boleh dilihat daripada 2 sudut:

Hasil dan;



Belanja

Hasil 

Anggaran hasil yang munasabah berdasarkan situasi ekonomi dan politik semasa adalah penting untuk merangka aktiviti dan program tahunan sesebuah PBT.



Anggaran hasil ini merupakan siling bagi belanja yang akan dikeluarkan untuk setiap program dan aktiviti tahunan PBT yang dirangka.Dalam erti kata lain earned RM1,spend RM 1 iaiti nisbah 1:1. Walaubagaimanapun PBT perlu mengurangkan pergantungan kepada cukai taksiran.Pada dasarnya setiap kenaan cukai taksiran memerlukan belanja dikeluarkan untuk perkhidmatan. 16

PDG 183 

Membolehkan strategi jangka pendek dan jangka panjang dirangka untuk kutipan tunggakan dan penerokaan hasil bukan cukai baru.Contohnya kenaan sewaan tapak billboard bagi bagi tanah yang diberikan Lesen Pendudukan Sementara kepada PBT.



Meningkatkan kesedaran disiplin kewangan PBT supaya tidak boros kerana dapat mengetahui siling yang ada.



Sebagai alat pengurusan untuk membuat keputusan mengenai laporan kutipan hasil.



Sebagai dokumen kawalan sumber.

Belanja 

Kaedah MBS adalah penting bagi penyediaan cadangan belanja.Ini adalah kerana konsep MBS mementingkan value for money bagi menghasilkan output yang sama atau lebih dengan menggunakan input yang lebih minimum.Ia juga mengambil kira impak faedah kepada pelanggan PBT.Ini dapat mengelakan PBT melakukan pembaziran memandangkan PBT kini mengalami kekangan kewangan.



Pengawalan belanja dengan menyeluruh melalui buku vot.Dengan adanya sistem berkomputer urusan kawalan perbelanjaan dapat menjadi lebih tepat,mudah dan teratur.Contohnya Pesanan Tempatan tidak dapat dicetak sekiranya belanja melebihi peruntukan yang telah diluluskan belanjawan ataupun tanggungan melebihi peruntukan.



Meningkatkan akauntabiliti kerana Pengurus Program bertanggungjawab terhadap program yang dicadangkan dengan mengambil kira varians yang telah dipersetujui



PBT dapat menilai keberkesanan program dengan indakator yang boleh diukur dan seterusnya mencerminkan prestasi PBT.

17

PDG 183



Viremen dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan Pegawai Pengawal diberi kuasa untuk kelulusan viremen.



PBT dapat merancang perbelanjaan mengikut keutamaan dan kepentingan berdasarkan impak fedah yang dibawa.Contohnya dengan pengurangan aduan awam yang diterima dengan keutamaan diberikan kepada dasar Back To Basics.



PBT dapat melakukan penjimatan dengan memansuhkan/mengganti/mengecilkan dasar sediaada yang tidak lagi relevan.

3.0 PEMANTAUAN HASIL DAN BELANJA Selepas sesuatu belanjawan diluluskan pemantauan secara berkala hendaklah dibuat terhadap 2 komponen hasil dan belanja ini.Pada kebiasanya di Majlis Perbandaran Sepang pemantauan dibuat di dalam agenda-agenda mesyuarat ;-



Mesyuarat Mingguan Pengurusan Kanan



Mesyuarat Mingguan Pengurusan Hasil



Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Anggaran Dan Kewangan dan seterusnya diperakukan di Mesyuarat Penuh Majlis



Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) seperti yang diarahkan Perbendaharaan Malaysia

Laporan peratus (%) kutipan hasil dan perbelanjaan akan dibentangkan di dalam mesyuarat-mesyuarat ini dan seterusnya maklumbalas dapat diberikan berhubung dengan isu dan masalahdan trend-trend semasa dan seterusnya

18

PDG 183

keputusan dapat dibuat supaya ia selaras dengan belanjawan yang telah diluluskan. Laporan audit dalaman juga memainkan peranan dalam memastikan pengurusan kewangan berjalan dengan lancar.

4.0 CABARAN-CABARAN YANG DIHADAPI PBT PBT merupakan sebuah organisasi yang berautomoni dan self financing dan amat memerlukan hasil yang cukup bagi menampung operasinya untuk memberikan khidmat pada pelangganya. Walaubagaimanapun PBT terpaksa berdepan dengan cabaran-cabaran getir dalam melaksanakan amanahnya kepada pelanggan-pelangganya iaitu :

Hasil meningkat perlahan berbanding kos.Contohnya kenaikan kos perkhidmatan pelupusan sisa pepejal akibat kenaikan kos pengangkutan kerana terpaksa menghantar ke tapak pelupusan yang lebih jauh manakala hasil cukai taksiran tidak meningkat.



Kehendak dan aspirasi pelanggan yang lebih tinggi dengan mengharapkan perkhidmatan yang lebih baik.



Cabaran memberikan khidmat perbandaran yang berkualiti dengan sumber yang terhad.



Mengutip tunggakan hasil daripada penunggak tegar.



Kekurangan sumber manusia dengan skop tugas yang semakin bertambah.



Masalah ekonomi global yang menyebabkan keutamaan membayar cukai menurun.



Meningkatkan kesedaran tanggungjawab melunaskan cukai taksiran kepada pemegang harta.

19

PDG 183 

Masalah perbandaran yang makin kompleks walaupun agensi lain yang bertanggungjawab. Contohnya masalah projek terbengkalai dan masalah Indah Water.

5.0 KESIMPULAN Jelaslah belanjawan adalah alat yang memainkan peranan yang penting dalam meningkatkan tahap pengurusan kewangan PBT.Belanjawan berfungsi sebagai alat pengurusan yang dapat digunakan untuk merangka strategi jangka pendek dan panjang,dapat menjadikan petunjuk prestasi/menilai impak faedah kepada pelanggan serta dapat mengawal perbelanjaan. Tahap pengurusan kewangan yang baik dapat dicerminkan kepada prestasi PBT dalam memberikan perkhidmatan kepada pelangganya. Kawalan terhadap belanjawan yang telah diluluskan adalah sama penting seperti penyediaan belanjawan itu sendiri. Pemantauan hendaklah dijalankan supaya komponen hasil dan belanja adalah selaras dengan belanjawan yang telah dipersetujui Walaubagaimanapun situasi kini amatlah berbeza berbanding dengan dahulu. Ini adalah kerana perbandaran yang berkembang pesat menyebabkan masalah perbandaran lebih kompleks dan disamping itu juga para pelanggan PBT meletak kehendak yang lebih tinggi kepada PBT.

20

PDG 183

6.0 LAMPIRAN-LAMPIRAN

21