Bab Komunikasi

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

KOMUNIKASI BERKESAN Oleh : Nor Laily binti Hj Zakaria 1

KANDUNGAN  

 



APA ITU KOMUNIKASI? BENTUK & JENIS KOMUNIKASI KOMUNIKASI BERKESAN ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI KEMAHIRAN DALAM KOMUNIKASI BERKESAN

2

APA ITU KOMUNIKASI?

Proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seorang kepada orang lain.  Proses mewujudkan kefahaman orang lain mengenai mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mepunyai kefahaman yang dikongsi bersama  Asas kepada perhubungan 

3

BENTUK KOMUNIKASI 

SEHALA - Pengirim berkomunikasi tanpa memerlukan maklumbalas penerima - Memerlukan tindakan dilakukan terus oleh penerima



DUA HALA - Penerima memberikan maklumbalas pada pengirim - Membolehkan pengirim memperbaiki komunikasinya jika mesej yang diterima kurang tepat - Membolehkan penerima lebih yakin 4

1.

JENIS KOMUNIKASI

Komunikasi Ke Atas

- Laporan/maklumat dari orang bawahan kepada pihak pengurusan (masalah, pandangan, komen, cadangan) 2.

Komunikasi Ke Bawah - Arahan, infomasi penting.

3.

Komunikasi Sehala

- koordinasi aktiviti antara bahagian/unit, memberikan sokongan 4. ‘Grapevine’ - informal, khabar angin

5

KOMUNIKASI BERKESAN

Ia berlaku dalam keadaankeadaan berikut:  Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat dan jelas oleh penerima  Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima  Perubahan yang berlaku (sekiranya dikehendaki) akibat dari mesej adalah seperti

6

ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI



PENGHANTAR orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan



MESEJ maklumat, idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain



ENKOD maklumat, idea atau pandangan diterjemahkan dalam bentuk-bentuk yang difahami oleh orang lain sama ada menggunakan perkataan, bahasa atau simbol



SALURAN

7

ELEMEN DALAM PROSES KOMUNIKASI (samb.) 

PENERIMA orang yang menjadi sasaran mesej



DEKOD mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan oleh penerima untuk memberi makna



MAKLUMBALAS tindakbalas terhadap penerimaan dan pemahaman mesej oleh penerima. Ia boleh jadi berbentuk lisan atau bukan lisan



GANGGUAN perkara-perkara yang mengganggu dan menghalang keberkesanan komunikasi.

8

9

PENGHANTAR Bagi mendapatkan komunikasi berkesan, penghantar hendaklah memastikan perkaraperkara berikut diberi perhatian sewajarnya: jelas tentang mesej yang hendak disampaikan  teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan  menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan yakin  pasti dengan kepentingan mesej itu  mendapatkan perhatian penerima  menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai  sensitif kepada maklumbalas pihak lain 

10

MESEJ DAN ENKOD Mesej yang akan disampaikan dihantar dengan menggunakan perkataan, simbol, ayat atau bahasa tertentu yang dipanggil enkod bagi menggambarkan makna mesej. Dalam masa pembentukan enkod ini perlu diambil perhatian mengenai perkara-perkara berikut: memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat  memberi gambaran jelas pada maksud mesej  menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima  mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak difahami  mesej yang hendak dihantar hendaklah 

11

12

SALURAN Mesej yang dibentuk akan dihantar melalui saluran tertentu sama ada secara lisan, bukan lisan, tulisan atau kaedah lain. Ia perlu dipilih sebaik mungkin kerana boleh mempengaruhi keberkesanan komunikasi. Panduan yang boleh digunakan ialah : kepentingan mesej dari segi keperluan untuk menyampaikannya dengan segera  keperluan untuk menerangkan mesej dengan jelas melalui lisan  keupayaan penerima untuk menterjemahkan, memahami, mengingat atau menyimpan mesej dengan 

13

PENERIMA DAN DEKOD Mesej yang diterima akan diterjemahkan dan ditafsirkan yang dikenali sebagai dekod. Pentafsiran akan dibuat berdasarkan keupayaan penerima yang disandarkan kepada pengetahuan, pengalaman atau latarbelakangnya. Semasa menerima mesej, perkara-perkara berikut perlu diambil kira : menerima mesej dengan fikiran terbuka  memahami denga jelas mesej yang dihantar  menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej  menerima keseluruhan mesej sebelum 

14

MAKLUMBALAS Maklumbalas merupakan respon penerima kepada penghantar bagi memaklumkan bagaimana mesej diterima. Maklumbalas boleh diberi atau didapatkan melalui berbagai kaedah iaitu : mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada penghantar atau penerima  reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan 



15

GANGGUAN Antara gnagguan-gangguan dalam komunikasi ialah : persediaan yang tidak mencukupi di pihak penghantar sehingga menyebabkan mesej kurang jelas  pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu umum yang mengundang tafsiran berbeza-beza mengenai perkataan  mempunyai prasangka sama ada di pihak penghantar atau penerima  tidak mengosongkan fikiran atau 

16

17

18

PENERIMA

PENGIRIM MESEJ DIHASRAT

MESEJ DI ENCODES

MESEJ DITAFSIR

GANGGUAN

SIMBOL DIHANTAR

SIMBOL DITERIMA SALURAN KOMUNIKASI

MAKLUMBALAS DIPERIKSA

SIMBOL DI DECODES

MAKLUMBALAS DIHANTAR

19

KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI BERKESAN Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan akal atau hanya menggunakan perasaan akan menjadi tidak berkesan. Seseorang yang berkomunikasi dengan berkesan akan menggunakan kesemua deria manusia dengan bijaksana. Sekiranya ia tidak digunakan dengan sebaiknya, keadaan komunikasi berikut mungkin boleh berlaku : menerima mesej seadanya, mendengar tetapi tidak dapat menangkap mesej dengan jelas  melihat seadanya, tanpa peka kepada mesej tambahan yang dilahirkan melalui mimik muka, pergerakan badan, tangan dan sebagainya 

20

Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam komunikasi berkesan iaitu : ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

Kemahiran Kemahiran Orang Kemahiran Kemahiran Kemahiran Kemahiran Soalan Kemahiran

Tingkah Laku Menimbulkan Minat Memberi Perhatian Mendengar Pemerhatian Mengemukakan Memberi Refleksi 21

i. Kemahiran Tingkah Laku

Manusia dianugerahkan dengan deria dan fizikal antara lain untuk berinteraksi dan bergaul antara satu sama lain. Berikut merupakan kemahiran-kemahiran yang ada di dalam kemahiran tingkah laku :     

Komunikasi mata Kedudukan tubuh dan pergerakan Mimik muka dan air muka Ketrampilan Suara

22

ii. Kemahiran Menimbulkan Minat Orang

Untuk anda didengar, anda seharusnya mahir memupuk minat orang terhadap apa yang anda ucapkan. Antara cara yang boleh digunakan untuk menarik dan menimbulkan minat orang lain ialah :   

Libatkan pendengar Menghiburkan Mengenal pasti keistimewaan

23

iii. Kemahiran Memberi Perhatian

Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian kepada mereka yang bercakap. Melalui pendengaran aktif, pendengar akan mengutip semua maklumat yang dihasilkan. Melalui tumpuan perhatian dan pemerhatian, ia dapat menghasilkan suasana yang sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi maklumat dalam menghasilkan mesej yang lengkap. Mendengar dengan aktif  Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan mata  Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap melihat jam atau 

24

25

iv. Kemahiran Mendengar

Mendengar adalah asas penting dalam komunikasi lisan  Ia membantu pengumpulan maklumat atau mesej dan memperbaiki kefahaman tentang kelakuan orang lain  Mendengar yang dimaksudkan ialah kemahiran mendengar secara aktif dan 26 

iv. Kemahiran Mendengar (samb.)  Telinga untuk mendengar dengan aktif apa yang dicakapkan, suara dan nada suara yang boleh menggambarkan perasaan b) Mata untuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata dan tidak nyata c) Mulut untuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau memberi maklumbalas j)

Hati untuk sama-sama memahami perasaan yang lahir bersamanya dengan ikhlas

27

iv. Kemahiran Mendengar (samb.)

Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa mendengar iaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca, bising dan sebagainya Keadaan kesihatan diri Kutip maklumat yang anda gemar sahaja Prasangka Masalah lebih penting untuk difikirkan Kesimpulan sendiri Terlalu panjang Tidak bersetuju Memberi maklumbalas palsu Penilaian ke atas peribadi penghantar 28



v. Kemahiran Pemerhatian Pemerhatian boleh membantu

mengesan

maklumat bukan lisan yang dilahirkan atau tersembunyi  Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat melihat dan membaca apa yang ada di dalam perasaan seseorang  Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir dengan perasaan  Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka yang  seorang yang sudah bosan dengan berubah biasanya secara tiba-tiba boleh memberikan perbualan mesej dengan baik melemparkan pandangan ke akan kerap  tempat Mata juga memainkan peranan penting dalam lain, memberi meninjau-ninjau atau melihat jam minda dan biasanya perasaan.dapat Contohnya : gambaran Orang yang ikhlas dilihat

29

v. Kemahiran Pemerhatian (samb.) 

Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat menggambarkan perasaan hati dan minda anda ketika itu - Orang lain kadangkala membuat tanggapan bahawa anda tidak berminat untuk mendengar sekiranya anda kelihatan mengiring - Anda juga dianggap agak defensif sekiranya anda berpeluk tubuh Keadaan sekitar juga memainkan peranan, seperti keadaan tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik yang panas 30 

31

vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan

Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan maklumbalas dan memberi maklumbalas  Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang lebih lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik mesej  Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan membawa kepada pengetahuan dan i) Soalan tertutup kefahaman - memerlukan jawapan pendek samada ‘ya’  Terdapat atau ‘tidak’ tiga (3) jenis soalan yang boleh dikemukakan - tidak membawa banyak maklumat iaitu : - menghadkan perbincangan 

32

vi. Kemahiran Mengemukakan Soalan (samb.) ii ) Soalan terpimpim mempengaruhi pendapat atau perasaan penerima supaya sependapat dengan penghantar iii) Soalan terbuka - memerlukan penerima memberikan pandangan atau perasaannya sendiri tanpa dipengaruhi - memungkinkan perbincangan lebih lanjut 33

vii. Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan Kemahiran membaca perasaan orang lain adalah penting untuk mendapatkan mesej yang tepat  Menggunakan kaedah merumus dan mengulangi apa yang dikatakan dalam ayat sendiri (rephrasing atau paraphrasing)  Tujuannya ialah bagi mendapatkan 

34

Saya tahu itu adalah tugasnya untuk memastikan semua kerja dapat diselenggarakan dengan baik. Namun dalam memastikan itu semua beliau sepatutnya menyemak apakah puncanya atau sebab kejadian seperti ini boleh berlaku. Adalah tidak wajar beliau membiarkan tanpa membuat sesuatu dan mengenepikan isu sebenarnya

Anda kedengaran tidak begitu bersetuju dengan cara beliau itu. Anda merasa bahawa beliau patut melihat isu sebenar dalam kejadian ini dan tidak mendiamkannya. Anda fikir ia patut membuat sedikit semakan dan pemeriksaan bagi mengetahui sebab-sebab mengapa kejadian ini boleh berlaku dan mengambil tindakan susulan

35

viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas

Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara jelas supaya tindakan dapat diambil oleh kedua-dua belah pihak bagi memperbaiki lagi ketepatan mesej  hendaklah diberi dengan jelas dan  Antara perkara-perkara yang boleh tepat supaya bleh difahami dan diambil tindakan susulan boleh diambil perhatian ialah : selanjutnya 

 tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan 36 memahami

viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)

 tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya kepada tatakelakuannya  tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan sebaliknya membina  tidak membangkitkan tentang motif seseorang sebaliknya menyatakan tentang pengamatan  tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan tentang apa yang berlaku  penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya berkongsi maklumat 37

viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)

 penghantar dan penerima bersikap positif dan terbuka dengan maklumbalas supaya tiada maklumbalas palsu  penghantar dan penerima hendaklah membincangkan maklumbalas dan mengambil keputusan yang dipersetujui bersama  penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas, semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan 38

SEKIAN, TERIMA KASIH

39