Bab 1

BAB 1 - NAMA Pertubuhan ini dinamakan ‘PERTUBUHAN GERAKAN BELIA 4B MALAYSIA’ terdiri daripada 14 negeri termasuk Wilayah Persekutuan atau nama ringkasnya “4B” BAB 2 - ALAMAT Alamatnya ialah

:

No. 525, Jalan Persekutuan Bukit Persekutuan 50480 Kuala Lumpur

dan Ibu Pejabatnya akan ditetapkan dari masa ke semasa di dalam Perhimpunan Agung Tahunan dengan Persetujuan Pendaftar Pertubuhan. BAB 3 - COGANKATA DAN SERUAN 3.1

Cogan Kata ialah “ BERSATU, BELAJAR, BEKERJA dan BERKHIDMAT “

3.2

Seruan ialah “ BERGERAK ”

BAB 4 - IKRAR IKRAR 4B ini ialah seperti berikut:Bahawa saya berikrar Bersatu untuk mempertahankan Kemerdekaan dan Kedaulatan Negara, Belajar untuk memperolehi ilmu yang berguna, Bekerja untuk penghidupan yang sempurna dan Berkhidmat untuk 4B, Ugama, Bangsa dan Negara. BAB 5 - LAMBANG DAN BENDERA 5.1

Lambang ialah Perisai Latar Belakang berwarna hijau dengan pecahan bintang 14 Negeri Malaysia berwarna putih serta perkataan ‘4B’ berwarna merah ditengahtengahnya dan dilengkapi oleh dua tangkai padi masak berwarna kuning emas.

5.2. Bendera 4B ini ialah berwarna merah disebelah bawah dan putih disebelah atas dengan lambing terletak di penjuru sebelah kiri meliputi BAB 6 - TUJUAN Tujuan-tujuan 4B ialah : 6.1 Menyatu, menyusun dan mengembeling tenaga belia untuk mengambil peranan positif dalam pembangunan Negara dan untuk menegakkan masyarakat yang adil 6.2

Memberi pendidikan rohani dan jasmani

6.3

Melatih ahli-ahli mengambil bahagian yang sepenuhnya demi kepentingan 4B, Ugama, Bangsa dan Negara.

6.4

Menegakkan dan menganjurkan pengkajian, latihan dan bimbingan untuk belia-belia dalam semua bidang kemahiran dan pengetahuan.

6.5

Memaju dan mengukuhkan kedudukan ekonomi ahli-ahli untuk mewujudkan masyarakat yang lebih makmur

6.6

Menaja dan memimpin usaha-usaha berkhidmat yang tulen yang berdasarkan rasa tanggungjawab dan keihklasan.

6.7

Menggalakan ahli-ahli bergerak ke arah kehidupan yang sempurna yang berasakan kehormatan diri dan sifat berdikari dan berdisiplin.

6.8

Berusaha untuk memelihara, memperkembangkan dan mempertahankan keutuhan Bahasa Melayu dan Kebudayaan Kebangsaan yang berteraskan Kebudayaan Melayu.

6.9

Bekerjasama dengan Kerajaan dan PertubuhanPErtubuhan sukarela yang sehaluan dengan kehendak-kehendak, tujuan dan perjuangan 4B.

6.10 6.11

Memajukan sokongan kepada Kerajaan dan kepada badan-badan lain yang sesuai. Berusaha mempertahankan, menegak dan memperkembangkan agama Islam, agama rasmi negara.

BAB 7 - KEAHLIAN 7.1

Ahli-ahli 4B adalah tiga jenis :(a)

Ahli Muda

(b)

Ahli Biasa

(c)

Ahli Kehormat

Kumpulan Sasterawan Kavyan

“Bahasa Malaysia, Bangsa Malaysia” __________________________________________________

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kavyan 04/2008 Tarikh Masa Tempat Kehadiran

01.

: : : : : : : :

27 April 2008 (Ahad) 10:00 pagi The Summit USJ Uthaya Sankar SB Shoban Loganathan Ganesan Duraisamy Seetha @ Savarthi Sinapan Magaenthiran Periaswamy

Ucapan Pengerusi Uthaya Sankar SB selaku Presiden Kavyan dan Pengerusi Mesyuarat mengalu-alukan serta mengucapkan terima kasih kepada semua Jawatankuasa Kavyan yang hadir kerana menunjukkan minat dan

komitmen padu terhadap Kavyan. Walaupun jumlah Jawatankuasa Kavyan adalah kecil, komitmen dan minat yang ditunjukkan menjadi faktor kejayaan Kavyan sejak diasaskan pada tahun 1999. Sambil mengimbau aktiviti lalu Kavyan – seperti Baca Cerpen Kavyan, Bengkel Penulisan, Baca Novel, Apresiasi Sastera Kavyan dan Kunjungan Sastera Kavyan – Uthaya Sankar SB melahirkan harapan untuk melihat Kavyan kembali aktif seperti dahulu dengan menganjurkan pelbagai aktiviti berciri bahasa dan sastera. 02.

Cadangan Aktiviti Mei-Disember 2008 Aktiviti Kavyan bersama Pusat Komuniti ERA akan ditumpukan di kawasan Dengkil, Selangor kerana melibatkan kelompok masyarakat fokus yang memerlukan bantuan dan bimbingan berkaitan penguasaan Bahasa Malaysia (lisan dan bertulis), motivasi serta aktiviti sihat bagi golongan kanak-kanak, remaja, belia dan dewasa. Berikut aktiviti yang dirancang di Dengkil dalam masa terdekat: 24 Mei 2008 (Sabtu) – Bengkel Penulisan UPSR di sebuah Sekolah Jenis Kebangsaan Cina. 28 & 29 Jun 2008 (Sabtu & Ahad) – Kem Motivasi Bahasa Malaysia di sebuah Sekolah Jenis Kebangsaan Tamil. 26 & 27 Julai 2008 (Sabtu & Ahad) – Kem Motivasi Bahasa Malaysia dengan memberi tumpuan khusus kepada murid-murid yang lemah. 23 & 24 Ogos 2008 (Sabtu & Ahad) – Kunjungan Sastera Kavyan bagi mengendalikan aktiviti apresiasi bahasa dan sastera dalam kalangan kanak-kanak, remaja dan ibu bapa. Kavyan bersetuju untuk meneruskan aktiviti dengan kerjasama Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor di Perpustakaan Raja Tun Uda (PRTU), Shah Alam. Berikut aktiviti yang dirancang di PRTU:

14 Jun 2008 (Sabtu) – Bengkel Penulisan Cerpen yang memberi bimbingan terancang dan menyeluruh kepada golongan remaja dan belia mengenai proses penulisan cerpen, format penulisan, cara mengirim karya dan perkara-perkara berkaitan penghasilan dan penyiaran karya di media cetak.

13 September 2008 (Sabtu) – Bengkel Penulisan Berita yang memberi bimbingan terancang dan menyeluruh kepada golongan remaja dan belia mengenai proses penulisan berita/laporan, format penulisan, cara mengirim karya dan perkara-perkara berkaitan penulisan dan penyiaran berita/laporan di media cetak. 13 Disember 2008 (Sabtu) – Bengkel Membaca Cerpen yang memberi bimbingan terancang dan menyeluruh kepada golongan kanak-kanak, remaja, belia dan dewasa mengenai gaya dan teknik membaca cerpen di pentas. Aspek penghayatan cerita, gaya pembacaan, gaya persembahan, intonasi suara dan seumpamanya akan diberi penekanan. Reading Club di bawah program “Pembelajaran Sepanjang Hayat” (MCA) juga berminat untuk bekerjasama dengan Kavyan dalam mengendalikan aktiviti bacaan dan sastera dalam Bahasa Malaysia di semua peringkat. Buat masa ini, aktiviti Reading Club hanya tertumpu pada buku-buku Bahasa Inggeris dan Mandarin. Wakil Kavyan juga sering diundang ke pelbagai aktiviti anjuran pihak lain. Maklumat mengenainya diedarkan dari semasa ke semasa di laman sesawang www.ekavyan.cjb.net untuk makluman. Shoban mencadangkan supaya aktiviti bahasa dan sastera Kavyan turut diadakan di pusat-pusat tuisyen kerana memang ada permintaan bagi aktiviti sedemikian daripada pelajar pusat tuisyen. Mesyuarat memutuskan bahawa memandangkan Kavyan memang memiliki pengalaman dan modul-modul aktiviti bahasa dan sastera yang sesuai bagi golongan pelajar, maka tidak menjadi masalah untuk mengendalikannya. Shoban diminta mengenalpasti pusat-pusat tuisyen yang berminat. Seetha memaklumkan bahawa ada permintaan daripada beberapa pihak di sekitar Dengkil untuk mengendalikan aktiviti bahasa dan sastera. Mesyuarat memutuskan bahawa memandangkan Kavyan memang memiliki pengalaman dan modul-modul aktiviti bahasa dan sastera bagi golongan kanak-kanak, remaja, belia dan dewasa, maka tidak menjadi masalah untuk mengendalikannya. Seetha diminta mengenalpasti pihak yang berminat. 03.

Cadangan Aktiviti Besar 2009

Memandangkan tahun 2009 menandakan ulang tahun ke-10 sejak Kavyan diasaskan, mesyuarat bersetuju supaya suatu aktiviti besar dirancang. Jawatankuasa Kavyan diminta memikirkan cadangan aktiviti untuk dibincangkan pada mesyuarat akan datang. 04.

Cadangan Tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Seetha mencadangkan supaya mesyuarat diadakan lebih kerap berbanding tiga bulan sekali seperti yang diamalkan sebelum ini. Mesyuarat bersetuju supaya mesyuarat rasmi diadakan dua bulan sekali. Mesyuarat, perbincangan dan pertemuan tidak rasmi juga boleh diadakan mengikut keperluan sama ada secara bersemuka, telefon atau e-mel. Segala mesyuarat tidak rasmi itu perlu dilaporkan semasa mesyuarat rasmi; sebagaimana diperuntukkan dalam Perlembagaan Kavyan. Mesyuarat Jawatankuasa seterusnya ditetapkan pada 29 Jun 2008 (Ahad) di Dengkil, Selangor.

05.

Elaun Jawatankuasa Kavyan Uthaya Sankar SB mencadangkan supaya Jawatankuasa Kavyan diberi elaun sebagai menghargai sumbangan, komitmen dan penglibatan aktif. Selepas dibincangkan, mesyuarat bersetuju dengan elaun berikut (tertakluk syarat): Elaun Mesyuarat Jawatankuasa – Jawatankuasa Kavyan yang menghadiri sepenuhnya mesyuarat, terlibat sepenuhnya dalam perbincangan, menyediakan laporan dan membentangkannya (jika ada) pada mesyuarat, serta komited akan diberi elaun RM20 bagi setiap mesyuarat rasmi yang dihadiri. Elaun ini akan dibayar secara tunai pada akhir mesyuarat yang diadakan dua bulan sekali. Elaun ini khusus bagi Jawatankuasa Kavyan sahaja dan tidak meliputi mana-mana individu lain yang turut menghadiri mesyuarat sebagai pemerhati. Elaun Aktiviti Kavyan – Jawatankuasa Kavyan yang terlibat dalam merancang, mengendalikan dan menguruskan sepenuhnya sesuatu aktiviti, serta menyediakan laporan bergambar bagi aktiviti berkenaan akan diberi elaun RM50 bagi setiap aktiviti yang diamanahkan dan berjaya dikendalikan. Setiap aktiviti hanya boleh melibatkan maksimum empat Jawatankuasa Kavyan. Elaun ini akan dibayar secara tunai selepas laporan bergambar dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa yang terdekat selepas aktiviti dijalankan. Elaun ini khusus bagi Jawatankuasa Kavyan sahaja dan tidak meliputi mana-mana sukarelawan lain yang bukan Jawatankuasa Kavyan.

06.

Mempromosi Kavyan, Aktiviti Kavyan & Menambah Ahli Jawatankuasa Kavyan yang hadir telah memberikan cadangan dan idea untuk dibincang dan dibahaskan berhubung perkara ini. Selain daripada laman sesawang www.kavyan.cjb.net dan www.ekavyan.cjb.net, komunikasi secara langsung melalui e-mel dan SMS juga wajar digunakan. Mesyuarat bersetuju supaya Jawatankuasa Kavyan turut mempromosi Kavyan dan aktiviti Kavyan kepada rakan-rakan dan kenalan. Jawatankuasa dan ahli Kavyan turut digalakkan menyertai serta memenuhi undangan ke pelbagai aktiviti anjuran pihak lain; jika sesuai. Liputan media juga penting bagi setiap aktiviti yang dijalankan. Promosi untuk menambah ahli boleh dilakukan pada setiap aktiviti yang dijalankan oleh Kavyan.

07.

Kad Nama Jawatankuasa Kavyan Mesyuarat bersetuju supaya setiap Jawatankuasa Kavyan dibekalkan dengan kad nama khas yang memaparkan logo serta maklumat Kavyan.

MESYUARAT UNIT 7 Bil. 2/2006

Tarikh

:

16 Februari 2006

Masa Tempat

: :

Kehadiran

:

7. 8.

3.00 petang Bilik Mesyuarat Tingkat 19

En. Mohd. Ali b. Abu Bakar

(J48)

En. Mustaffa Kamal b. Mohd. Ali

(J41)

En. Azhari b. Jamal

(J29)

En. Maskore b. Hj. Karim

(J22)

En. Norhiysam b. Mohamad @ Samad

(J17)

Pn. Nurula’im bt Abdul Azis Pn. Embun bt. Mohamed

(J17) (J17)

Tidak Hadir dengan kenyataan:Pn. Suhaila bt. Mohd Fadzir

1.0

Pengerusi

Pencatat Minit

(J29)

Cuti Bersalin

UCAPAN PENGERUSI 1.1

Tuan Pengerusi memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan bacaan Surah Al-Fatihah semoga mendapat petunjuk dan dipermudahkan segala urusan serta mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir. Tindakan :

untuk makluman

1.2 Pengerusi memaklumkan perlantikan KSU KPKT yang baru Dato’ Ahmad Fuad bin Ismail yang menggantikan Dato’ Lokman hakim bin mohd jasan. Tindakan :

untuk makluman

1.3 Untuk Tahun 2006 Pengerusi memaklumkan Unit 7 ada dua program kerja iaitu Kajian Petunjuk Desa Mampan yang mempunyai peruntukan (RMK9 – RM360,00) dengan agihan 2006 sebanyak RM70,000, dan 3D Visualisation (RMK9 – RM500,000) dengan agihan 2006 sebanyak RM70,000. Tindakan :

2.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

untuk makluman

2.1

3.0

Minit Mesyuarat Unit - 7 bil. 1/2006 di sahkan dengan pindaan.

KEMAJUAN PROJEK-PROJEK 3.1

Pangkalan Data 3.1.1

Pihak MACRES masih belum menyerahkan 5 lagi imej spot kawasan Sepang yang kurang jelas untuk gantian/tambahan imej bagi kawasan Sepang. Tindakan: En. Azhari

3.1.2

Ulasan kemajuan/semakan Pengkalan Data bagi Kajian RSN, RTD dan RT seperti berikut:-

Projek

Tindakan

Catatan

RSN Selangor

Mustaffa

•

Sudah siap, akan serah secepat mungkin.

RTD Sabak Bernam

En. Azhari

•

Masih menunggu pindaan zoning dari pihak perunding

•

Gunatanah sudah siap akan diserah.

•

Gunatanah sudah siap dan zoning masih dalam proses. Belum selesai masih ada pembaikan pada aktiviti 2

RT Morib-Tg Sepat RTD Selama

En. Norhisham

•

RTD Perak Tengah

Pn. Suhaila

• • •

RT Sungai Pelek

Zoning masih dalam semakan. Data zoning/gunatanah yang telah disunting minta dari unit 2 . Sila rujuk Pn Suhaila.

RTD Kelang

En. Maskore

•

Belum selesai semakan pada zoning dan sedikit pembetulan pada gunatanah khususnya institusi/balairaya

RTD Kinta & Manjung

Pn. Nurula’im

•

Masih buat semakan poligon jalan/sungai dan dijangka siap sebelum mesyuarat akan datang

•

Digugurkan untuk diserahkan ke unit lain.

RTD Batang Padang

Tindakan: makluman

untuk

3.1.3 Senarai pembahagian projek/tugas baru unit 7:Tindakan

Projek

En. Norhisham

RTD Petaling

RTD Selangor RTD Sepang

Catatan

Kuala

En. Maskore

Belum Terima (Peringkat akhir penyediaan EIS)

Belum Terima (Peringkat akhir penyediaan EIS)

Cik Nurul’ Aim

Belum Terima

Tindakan: makluman 3.1.4

untuk

Tugas editing/degitized bagi lot-lot dan gunatanah untuk pembetulan di peta scan(RTD Perak) masih diteruskan dan tumpuan sekarang difokuskan di kawasan Batang Padang , Perak. Tindakan:

En. Azhari/N’Aim 3.1.5

Bagi RT Lumut - Setiawan masih dalam proses pembaikan, data dari JPBD Perak berlainan dengan data-data yang diterima daripada JUPEM. Tinggal editing polygon jalan dan target siap hujung Februari Tindakan: En. Azhari

3.1.6

Back-up data server yang diuruskan oleh IGP setiap minggu/bulan masih berterusan dan pihak IGP diminta datang untuk buat back-up setiap hari Khamis. Untuk makluman kontrak akan tamat pertengahan tahun. Tindakan: En. Azhari

3.1.7

L.O untuk pembelian peta digital sempada parlimen/DUN Semenanjung Malaysia daripada IGP akan dikeluarkan apabila unit telah mendapat peruntukan. Tindakan: En. Azhari

3.1.8

Pangkalan data di unit 7(PPKL) perlu mantap dengan maklumat sediada dan terkini serta dilengkapi dengan data-data perancangan yang komprehensif. Capaian data itu mesti efektif selaras dengan visinya maklumat dihujung jari Tindakan: makluman

3.1.9

untuk

Sistem Pangkalan Data fail-fail pejabat PPKL telah disediakan. Satu latihan akan diberikan kepada kakitangan pentadbiran untuk menggunakannya. Tindakan: En. Azhari

3.1.10 Antara cadangan yang perlu dimasukan kedalam KlShare ialah penyenaraian katalog-katalog pusat sumber, slide-slide/presentation, cheklist report RTD/RSN, nota-nota kursus/bengkel dan senaraisenarai presentation dari pengarah PPKL perlu difolderkan. Tindakan: En. Azhari 3.1.11 Slide-slide presentation RTD,RT,RS &RSN yang didapati dari unit-unit masih belum diperolehi sepenuhnya. Perlu dibuat ‘cross checking’ slide-slide yang telah diterima atau belum. Slide-slide tersebut akan dimasukkan kedalam dataserver. (lihat lampiran) Tindakan: Maskore

En.

3.1.12 Klasifikasi Code data dari Pusat Infrastruktur Data Geospatial Negara (MaCGDI)/MS1759-2004 sedang diselaraskan dengan klasifikasi gunatanah JPBD untuk dimasukan dibawah pangkalan data. Tindakan: Pn. Embun

3.1.13

Pengagihan semula komputer sedang dijalankan selepas mendapat bekalan PC baru dan beberapa unit komputer yang tidak digunakan dipulangkan kembali untuk disimpan di Unit 7.

Tindakan: En. Maskore & Norhisham

3.2

Rancangan Desa

3.2.1 Kajian Profil Semenanjung Malaysia)

Fizikal

Kampung

(Orang

Asli

3.2.1.1 En. Maskore diberi tanggungjawab dalam proses penyediaan pengumpulan data entry bagi pangkalan data Kajian Profil Fizikal Kampong Orang Asli Semenanjong Malaysia.Berikut adalah Kemajuan Penyediaan data:Kelantan dan Terengganu

Selesai

Melaka

Selesai

Negeri Sembilan

Selesai

Pahang

Selesai

Perak

Selesai.

Johor

Selesai

Selangor

Selesai

Data ‘softcopy’ berkenaan akan diserahkan kepada ketua unit 7 seminggu lagi. Maskore

Tindakan:

En.

3.2.2 Kajian Profil Fizikal Kampung 3.2.2.1 Tugas menganalisis data telah selesai keseluruhannya mengikut negeri-negeri Terengganu, Johor 1 & 2, Pahang 1 & 2, Kedah 1 & 2, Perlis, Pulau Pinang, Kelantan dan Melaka

Tindakan : untuk makluman 3.2.2.2 Bagi kajian Profil Fizikal Negeri Sembilan data-datanya tidak lengkap dan belum siap. Bagi Johor 1 & 2 data akan dikemaskini satelah diperolehi dari perunding.

Tindakan: En. Hisham

3.2.2.3 Satu taklimat Kajian Profil Kampung Semenanjung Malaysia telah disampaikan kepada Ketua Pengarah JPBD pada 10 Februari 2006. Pihak KP meminta supaya status kampung berdaya maju ditukar kepada kampung sejahtera, sederhana daya maju kepada sederhana sejahtera manakala kurang berdaya maju kepada kurang sejahtera. Tindakan: makluman

4.0

KURSUS Bagi mencapai jumlah hari kursus dalam PTK iaitu 7 hari setahun, Tuan Pengerusi menyarankan supaya semua pegawai/kakitangan dapat menghadiri kursus bagi memenuhi jumlah hari tersebut selaras dengan edaran memo/tawaran kursus yang diedarkan diperingkat jabatan ataupun lain-lain agensi saperti INTAN dan sebagainya. Nama

Kursus

En. Mohd. Ali b. Abu Bakar

Access Siri 1(UPSM) Thingking ....(UPSM)

Bilangan (hari)

3 3

Jumlah (hari)

6

En. Mustaffa Kamal b. M. Ali En. Azhari b. Jamal En. Maskore b. Hj. Karim En. Norhiysam Mohamad

b.

Cik Nurula’im bt Abdul Azis Pn. Embun bt. Mohamed

5.0

KEDUDUKAN KEWANGAN BAGI TAHUN 2006 Masih belum diperolehi lagi.

6.0

HAL-HAL LAIN 6.1 Mengenai projek baru Kajian Petunjuk Desa Mampan Semenanjung Malaysia pengerusi berharap satu bengkel dapat diadakan pada bulan Jun

dan hendaklah dibuat research untuk mendapatkan maklumat mengenai desa mampan dari perbagai sumber internet contohnya.

Tindakan

:

En.

Mustaffa 6.2 Berhubung Projek 3D visualization pengerusi memaklumkan RT Taiping akan dijadikan sebagai projek 3D. Beliau berharap supaya dapatkan pengetahuan mengenai 3D dan membuat latihan dengan perisian yang sesuai.

Tindakan :

untuk

makluman 6.3

Pengerusi memaklumkan sekali lagi bahawa setiap pegawai perlu menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun dan kakitangan belum mencukupi harinya bolih memilih/memohon kursus yang dianjurkan olih pihak jabatan atau INTAN.

Tindakan :

untuk

makluman

6.4

PC Tablet (lama) yang tidak boleh digunakan telah dihantar ke IGP masih belum dikembalikan. Manakala dua PC tablet baru berkeadaan baik dan boleh digunakan. Tindakan :

6.5

Kajian Profil Fizikal Kampung hendaklah sentiasa dikemaskini. Dicadangkan satu lawatan ke kampungkampung contoh yang mendapat status sejahtera, sederhana sejahtera dan kurang sejahtera hendaklah diadakan.

Tindakan:

6.6

untuk makluman

Pihak KMK akan mengadakan lawatan tapak ke Daerah Petaling bersama Pengarah PPKL bertujuan memberikan pengetahuan kepada beliau kaedah penggunaan GPS dalam semakan gunatanah. Tindakan:

7.0

En. Maskore

PENUTUP

untuk makluman

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.30 petang, mesyuarat berikutnya akan ditentukan kemudian. Mesyuarat diakhiri dengan bacaan tasbih kifarah dan surah wal asry.

Disediakan Oleh

:

--------------------------------------En. Maskore b. Hj Karim

Disemak Oleh

:

---------------------------------------En. Mustaffa Kamal bin Mohd Ali

B/p Ketua Unit

PROSIDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN PK - MASTIC - 08

Tajuk prosedur contoh PENYEDIAAN DISKETT APLIKASI MASTICLink

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama: NORMAH MUSTAFA

Nama: FADZILAH AHMAD DIN

Jawatan: KPP(M)1

Jawatan: P(M)

Tarikh: 17 April 2002

Tarikh: 17 April 2002

No. Kawalan

03

1.0

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan penilaian berterusan dibuat ke atas Sistem Kualiti supaya ianya sentiasa berkesan dan kemas kini.

2.0

SKOP Prosedur ini hendaklah diguna pakai oleh Wakil Pengurusan dalam mengendalikan dan menjalankan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.

3.0

RUJUKAN 3.1 MK-MASTIC-01

Manual Kualiti a) Seksyen 4.10 b) Seksyen 4.14 Pencegahan c) Seksyen 4.18

- Tanggungjawab dan Kuasa - Tindakan Pembetulan dan - Latihan

3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1993 - Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan. 4.0

TERMINOLOGI Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan sekurang-kurangnya diadakan 2 kali setahun Mesyuarat dipengerusikan oleh TKSU(D), Wakil Pengurusan dan dianggotai oleh pegawai-pegawai MASTIC. P(M) WP KPP(M)1 PP(M) PT(M) PYB TKSU(D) MKSP

Pengarah MASTIC Wakil Pengurusan Ketua Penolong Pengarah (MASTIC)1 Penolong Pengarah (MASTIC) Pembantu Tadbir MASTIC Pegawai Yang Bertanggungjawab Timbalan Ketua Setiausaha (Dasar) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.0

TANGGUNGJAWAB Pengarah MASTIC bertanggungjawab memastikan setiap tindakan dalam prosedur ini dipatuhi.

6.0

PROSIDUR TERPERINCI Prosedur ini dibahagikan kepada 3 proses utama:

A. Persediaan Sebelum Mesyuarat B.

Semasa Mesyuarat

C. Selepas Mesyuarat Tindakan Tanggungjawab A. Persediaan Sebelum Mesyuarat 1 Melantik setiausaha MKSP P(M) 2 Mengarahkan setiausaha mesyuarat membuat persediaan MKSP termasuk menetapkan tarikh dan mengumpul laporan. 3 Mengadakan perbincangan dan mengarahkan PYB bagi menyediakan laporan-laporan yang perlu mengikut agenda mesyuarat. 4 Menyediakan dan mengumpulkan laporan Pencapaian Sistem Kualiti MASTIC yang mengandungi perkara-perkara berikut: i) ii) iii) iv) v)

Setiausaha

Aduan Pelanggan Hasil Audit Kualiti Dalaman tentang Sistem Kualiti Cadangan Penambah baikkan Pembetulan dan Pencegahan Latihan Kakitangan MASTIC

5 Membuat analisis ke atas laporan yang dikemukakan untuk dilaporkan ke dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

WP/PYB

6 Menyediakan laporan ke atas perkara-perkara berbangkit dalam mesyuarat yang terdahulu dan serahkan kepada Wakil Pengurusan.

Setiausaha

7 Membuat tempahan keperluan mesyuarat : a) Tempahan dan penyediaan bilik mesyuarat b) Tempahan minuman 8 Mengedarkan memo jemputan mesyuarat kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya 2 minggu sebelum mesyuarat. B. Semasa Mesyuarat 1. Mempengerusikan mesyuarat.

TKSU(D)

2. Membentangkan laporan Pencapaian Sistem Kualiti WP MASTIC yang mengandungi perkara-perkara berikut: i) ii) iii) iv) v)

Aduan Pelanggan Hasil Audit Kualiti Dalaman tentang Sistem Kualiti Cadangan Penambah baikkan Pembetulan dan Pencegahan Latihan Kakitangan MASTIC

3. Membincangkan laporan-laporan yang dibentangkan oleh WP dan putuskan tindakan pembetulan dan pencegahan serta usaha penambah baikkan yang perlu dilaksanakan.

AJK Mesyuarat

4. Merekodkan/mencatatkan hasil perbincangan. Perkara-perkara yang dicatatkan semasa perbincangan seperti berikut: i) ii) iii) iv)

Setiausaha

Senarai kehadiran. Perkara-perkara penting yang dibincangkan. Keputusan-keputusan yang dibuat dan Tindakan susulan yang perlu diambil.

C. Selepas Mesyuarat 1. Menyediakan minit dan mengemukakan draf minit kepada Wakil Pengurusan selewat-lewatnya 10 hari Setiausaha selepas mesyuarat. Contoh format minit seperti di Lampiran 1. 2. Menyemak dan meluluskan minit, sekiranya Wakil bersetuju. Sekiranya tidak bersetuju, minta Pengurusan setiausaha membuat pindaan di mana perlu. 3. Membuat pembetulan draf minit.

Setiausaha

4. Mengedarkan minit mesyuarat kepada pegawai dan kakitangan yang perlu mengambil tindakan berasaskan keputusan mesyuarat. 5. Menyimpan sesalinan minit mesyuarat ke dalam fail PT(M)2 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (No. Fail KSTAS.010.040.M003/001

6. Mengadakan perbincangan dengan PYB yang PYB terlibat dengan tindakan pembetulan dan pencegahan serta usaha penambah baikkan yang telah diputuskan dalam mesyuarat untuk melaksanakan tindakan. 7. Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta usaha-usaha penambah baikkan yang di arahkan. 8. Melaporkan tindakan-tindakan pembetulan dan WP pencegahan serta usaha-usaha penambah baikkan yang dilaksanakan untuk dilaporkan pada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan akan datang.

7.0

REKOD KUALITI BIL

REKOD

1

Memo Panggilan Mesyuarat

2 3

Format Minit Mesyuarat Laporan Pencapaian Sistem Kualiti.

4

Laporan Aduan Pelanggan

5

Laporan Hasil Audit Kualiti Dalaman Tentang Sistem Kualiti Laporan Cadangan Penambah baikkan Laporan Pembetulan dan Pencegahan

6 7

LOKASI/TEMPOH PENYIMPANAN Fail.KSTAS.010.0 40.M003/001Bilik Fail Ditentukan oleh Arkib Negara "

KSTAS.020.040 M003 KSTAS.010.040 M003/004 KSTAS.010.040 M003/002 KSTAS.010.040 M003/001 KSTAS.010.040 M003/005

LAMPIRAN -

1 -

8.0

CARTA ALIRAN A. SEBELUM MESYUARAT M P(M)

Melantik setiausaha Mesyuarat Arah setiausaha buat persediaan

Tanggungjawab

Interface PYB Perbincangan Penyediaan Laporan

P(M)

P(M) PYB

Menyediakan/Mengumpulkan Laporan

WP

Membuat Analisis

KPP(M)1/PP( M)

Mengedarkan Panggilan Mesyuarat

KPP(M)1/PP( M)

Tempahan dan Persediaan Bilik Mesyuarat

KPP(M)1/PP( M)

A

PYB

B. SEMASA MESYUARAT TKSU1

A Mempengerusikan MKSP

WP

Membentangkan Laporan

PM

Membincangkan Laporan

KPP(M)1/PP( M)

Mencatat dan mengarahkan tindakan pembetulan

Ahli Mesyuarat

Ahli Mesyuarat/ WP

C. SELEPAS MESYUARAT Menyediakan Minit

PP(M)

PP(M) Pembetulan

P(M)

Tidak lulus

Menyemak minit

PP(M)

lulus KPP(M)1/PP( M)

Mengedar Minit Mesyuarat

Ahli Mesyuarat

Memfailkan Minit Mesyuarat PT(M) WP

PYB

PYB

Mengadakan Perbincangan

PYB

Melaksanakan Tindakan Pembetulan Melaporkan Tindakan Pembetulan T

Panitia Geografi Ketua Panitia Puan Wan Teratai binti Wan Yusoff

WP

AJK Puan Kamariah Sulaiman LAPORAN MINIT MESYUARAT PANITIA GEOGRAFI KALI PERTAMA TAHUN 2008 Tarikh Masa Tempat Kehadiran Bil 1.1

: : : :

31-12-2007 (Isnin) 8.30 pagi Perpustakaan SMKB 1. En. Mahadi Bin Yusoff (Guru Kanan Sains Matemtik)

Perkara Ucapan Pengerusi

Cadangan/Keputusan

Tindaka

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada Guru Kanan Sains dan Matematik iaitu En. Mahadi Yusoff dan semua ahli panitia yang hadir dalam mesyuarat panitia kali pertama ini. Pengerusi mengharapkan semua ahli panitia bersemangat untuk meningkatkan prestasi mata pelajaran Geografi terutama dalam PMR.

1.2

Ucapan Wakil Pentadbir

Guru Kanan mengalu-alukan kehadiran semua ahli panitia dan mengucapkan terima kasih atas kerjasama semua ahli panitia dalam meningkatkan prestasi mata pelajaran Geografi.

Semua Beliau juga menyeru agar guru-guru tidak putus asa meskipun Geogra keputusan bagi mata pelajaran Geografi bagi tahun 2007 menurun berbanding 2006. 1.3

Perlantikan AJK Panitia Geografi 2008

Ahli-ahli sebulat suara melantik Pn. Kamariah Bt Che Sulaiman sebagai setiausaha Panitia Geografi 2008. Manakala penyelaras tingkatan adalah seperti berikut: Tingkatan 1 - Pn Wan Teratai Bt Yusoff Tingkatan 2 - Pn Kamariah Bt Che Sulaiman Tingkatan 3 - En. Mansor Bin Abdullah

1.4

Pembentangan Minit Mesyuarat yang Lepas

Setiausaha membentangkan minit mesyuarat yang lepas

1.5

Pengesahan Minit Mesyuarat Minit mesyuarat disahkan oleh En. Mansor dan disokong oleh Pn. Wan Teratai.

1.6

Persiapan P & P 2008

Pengerusi mengingatkan agar semua guru melengkapkan Semua sukatan dan huraian dalam buku pengajaran masing-masing. Buku pengajaran perlu dihantar pada masa yang telah Geogra ditetapkan.

1.7

Laporan Analisis PMR 2007 dan Post Mortem

Secara keseluruhan keputusan peperiksaan PMR bagi mata pelajaran Geografi ialah 93.9%. Secara amnya pencapaian mengikut gred adalah seperti berikut: A – 13 orang (7.2%) B – 28 orang (15.6%) C – 76 orang (42.2%) D – 52 orang (28.9%) E – 11 orang (6.1%) Untuk mendapat keputusan yang lebih terperinci, sila rujuk lampiran.

1.8

Target PMR 2008

Target PMR bagi 2008 ialah 98.95%. Target mengikut gred seperti berikut: A – 50 orang(26.46%) B – 70 orang(37.04%) C – 45 orang(23.81%) D – 22 orang(11.64%) E - 2 orang(1.05%)

1.9

Laporan Analisis Peperiksaan Secara keseluruhan keputusan peperiksaan akhir tahun bagi Akhir Tahun 2007 dan Post mata pelajarn Geografi adalah seperti berikut: Mortem -Tingkatan 1 : 120 orang (63.49%) -Tingkatan 2 : 151 orang (80.75%)

Setiaus

-keputusan terperinci sila rujuk lampiran 1.10

Perancangan Tahun 2008

Sukatan pelajaran perlu dihabiskan sebelum bulan Julai bagi tingkatan 3 supaya ulangkaji dapat lakukan lebih awal. Manakala bagi tingkatan 1 dan 2 pada bulan September.

Semua Kelas tambahan bagi tingkatan 3 akan dijalankan lebih Geogra intensif dan semua pelajar diwajibkan hadir mengikut jadual yang telah ditetapkan. Pelajar-pelajar diwajibkan menjawab soalan objektif sekurang-kurangnya : 500 soalan sebulan bagi tingkatan 3A1 dan 3A2 250 soalan sebulan bagi 3A3 dan 3A4 100 soalan sebulan bagi 3A5 dan 3A6 Bagi kelas bukan peperiksaan, pelajar diwajibkan menjawab semua soalan dalam buku teks dan buku kerja yang menjadi pilihan guru masing-masing. Guru penyedia soalan bagi setiap tingkatan adalah seperti berikut: -Tingkatan 1 – Pn Wan Teratai -Tingkatan 2 – Pn Kamariah -Tingkatan 3 – En. Mansor 1.11

Pencerapan Guru dan Buku Nota Pelajar

Pencerapan buku nota dan latihan pelajar akan dilakukan sebanyak 2 kali setahun mengikut tarikh yang telah ditetapkan dalam buku pengurusan sekolah. Manakala pencerapan guru akan dilakukan oleh guru kanan sepanjang masa untuk membaiki mutu pengajaran guru.

1.12

Hal-hal lain

Pengerusi mengingatkan agar guru-guru melengkapkan – -biodata -jadual waktu -Sukatan pelajaran -Huraian sukatan pelajaran -Rancangn Tahunan -Carta Aliran Perkara diatas perlu ditulis atau ditampal dalam buku persediaan mengajar masing-masing.

En Mansor menyatakan masalah berkaitan dengan pelajar yang enggan menyiapkan kerja kursus dan ini menganggu proses P & P. Pengerusi menyatakan bahawa kerja kursus boleh disiapkan semasa kelas tambahan jika terpaksa. Tetapi biasanya pelajar yang bermasalah sebegini juga tidak hadir kelas tambahan. Masalah pelajar tidak menyiapkan kerja kursus ada kaitan dengan masalah disiplin pelajar dan memerlukan kerjasama daripada pihak pentadbir. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 11.00 pagi.

Disedikan oleh,

Disemak oleh,

……………………………… (Pn. Kamariah Bt. Che Sulaiman)

………………………………. (Pn. Wan Teratai Bt. Yusoff)

Disahkan oleh, …………………………….. ( En. Mahadi B. Yusof)

LAPORAN MINIT MESYUARAT PANITIA GEOGRAFI KALI PERTAMA TAHUN 2007

Tarikh : 03 Januari 2007 (Rabu) Masa : 1.20 petang Tempat : Bilik Guru SMKB Kehadiran : 1. Pn. Hjh. Norlaila Binti Zakaria ( Ketua Bidang Sains Sosial ) 2. Pn. Wan Teratai Binti Yusoff 3. Pn. Zairina Binti Ismail 4. Pn. Kamariah Binti Che Sulaiman

Bil 2.1

Perkara Ucapan Pengerusi

Cadangan/Keputusan

Tindakan

Ucapan alu-aluan untuk semua ahli panitia dan Ketua Bidang Sains Sosial Puan Hjh. Norlaila atas kesudian menghadiri mesyuarat. Pengerusi mengharapkan sesi 2007 akan membawa lebih banyak perubahan ke arah kebaikkan kepada panitia Geografi.

Ucapan Wakil Pentadbir 2.2

Beliau mengucapkan tahniah kepada guru-guru Geografi kerana telah memperolehi keputusan yang cemerlang dalam peperiksaan PMR 2006. Beliau mengharapkan agar guru-guru dalam panitia akan terus bekerjasama agar dapat membentuk satu pasukan kerja yang lebih cemerlang.

2.3

Ahli-ahli bersetuju melantik Pn. Kamariah binti Che Sulaiman sebagai Setiausaha Panitia. Perlantikan AJK Panitia Geografi 2007

Semua guru Geografi

Semua guru Geografi

Manakala penyelaras dan pembuat soalan untuk semua tingkatan ialah seperti di bawah: Ting. 1 - Kamariah binti Che Sulaiman Ting. 2 - Zairina binti Ismail

Ting. 3 - Wan Teratai binti Yusoff 2.4

Pembentangan Minit Mesyuarat yang lepas

Setiausaha membentangkan minit mesyuarat yang lepas bertarikh

2.5

Pengesahan Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat di sahkan oleh Puan Zairina dan disokong oleh Puan Hjh. Norlaila

2.6

Perkara-Perkara Berbangkit

Tiada perkara berbangkit ditimbulkan

2.7

Laporan Analisis Peperiksaan Akhir 2006 dan Post Mortem

Berikut adalah keputusan keseluruhan: Ting 1 : 73.48% Ting 2 : 65.66% Untuk mendapatkan keputusan yang terperinci sila rujuk lampiran.

2.8

Laporan Analisis Peperiksaan PMR 2006 dan Post Mortem

Secara keseluruhan keputusan peperiksaan PMR bagi mata pelajaran Geografi meningkat kepada 97.2%.

Berikut adalah analisis pencapaian am: A = 42 (19.9%) B = 65 (30.8%) C = 55 (26.1%) D = 43 (20.4%) E = 6 (2.8%) Pada peringkat PPD Pasir Mas-Tumpat, mata pelajaran Geografi SMK Berangan mendapat GPMP 2.55 menduduki tempat ke 10 dari 25 buah sekolah.

Setiusaha

Untuk mendapatkan keputusan yang terperinci sila rujuk lampiran. 2.9

Target PMR 2007

Target PMR 2007 ialah sebanyak 98% lulus. Secara terperinci ; A = 25% B = 35% C = 23% D = 15% E = 02%

2.10

Perancangan Tahun Sukatan pelajaran perlu dihabiskan sebelum 2007 bulan Julai agar ulangkaji kelas peperiksaan dapat dijalankan lebih awal, manakala tingkatan 1 dan 2 pada September. Kelas tambahan akan dijalankan secara lebih intensif dan semua pelajar diwajibkan untuk hadir setiap kali kelas diadakan. Murid-murid wajib menjawab soalan objektif sekurang-kurangnya ; -500 soalan sebulan bagi Ting. 3A1 dan 3A2 Semua guru -250 soalan sebulan bagi Ting. 3A3 dan 3A4 -100 soalan sebulan bagi Ting. 3A5 dan 3A6 Bagi kelas bukan peperiksaan, pelajar dikehendaki wajib menjawab semua soalan dalam buku teks dan buku kerja yang menjadi pilihan guru masing-masing. Pelajar yang memperolehi markah terbaik setiap kali ujian/latihan digalakkan diberi hadiah sebagai langkah motivasi untuk mereka dan pelajar-pelajar lain.

2.11

2.12

Pencerapan Buku Nota dan Guru

Pencerapan hasil kerja murid akan dilakukan sebanyak 2 kali setahun mengikut tarikh dalam buku pengurusan sekolah. Manakala pencerapan rakan sekerja hendaklah dilakukan sepanjang masa untuk membaiki mutu pengajaran guru

Lain-lain hal

Teguran Sekitar Lawatan Nazir Tugas Ketua Panitia – mesti mengedarkan Sukatan, Huraian Sukatan dan Rancangan Tahunan lebih awal sebelum sesi bermula. Buku rekod tidak wajib ditulis tapi mesti ada catatan walaupun hanya sekadar lampiran tentang tajuk, objektif, aktiviti / kemahiran. Pada hujung buku rekod mesti ada penilaian peratusan pelajar yang boleh menguasai dan tidak boleh menguasai. Mesyuarat Panita wajib diadakan paling kurang sebanyak 3 kali setahun. Diingatkan juga supaya guru-guru hendaklah sempurnakan perkara-perkara berikut: Biodata  Jadual Waktu  Sukatan pelajaran  Huraian Pelajaran  Rancangan Tahunan  Carta Aliran Perkara tersebut handaklah ditampalkan dalam buku rancangan persediaan mengajar. Guru-guru di minta mencadangkan mana-mana buku/peralatan yang sesuai untuk digunakan dalam P&P. Semua peralatan dan buku unit Panitia Geografi di tempatkan dalam almari di

Semua Guru Geografi

bilik guru untuk kemudahan guru menggunakannya. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 3.00 petang.

Disediakan oleh, Disemak oleh, ……………………………… ……………………………… ( Pn. Kamariah Bt. Sulaiman ) ( Pn. Wan Teratai Bt. Yusoff )

Disahkan oleh, ………………………………. ( Pn. Hjh. Norlaila Bt. Zakaria )

Minit Mesyuarat Tahunan NADI FSKTM 2006

Bil 02/06 Tarikh: 6 Januari 2006 Masa: 3.00pm Tempat: Dewan Kuliah 1 Kehadiran: Sila lihat maklumat kedatangan terlampir No Minit perkara 1 Pembukaan mesyuarat Kata-kata aluan dari pengerusi, En. Nizam Ayub kepada semua ahli yang hadir 2

Pembentangan aktiviti-aktiviti Tahun 2005 Pembentangan oleh En. Nizam Ayub telah melaporkan aktiviti-aktiviti yang sudah dijalankan termasuk laporan kewangan yang berakhir pada 2005

3

Sesi pengenalan ahli majlis tertinggi baru NADI FSKTM untuk tahun 2006 Penghulu barunya iaitu En. Nor Badrul Anuar Juma’at telah diperkenalkan bersama dengan ahli majlis tertingginya yang terdiri daripada Setiausaha: Pn Azah Anir Norman Bendahari: Pn. Wan Saripah Wan Sulaiman

4

Perlantikan AJK baru Nadi FSKTM Perlantikan AJK baru NADI ini adalah untuk melengkapkan majlis tertinggi NADI FSKTM yang baru. Terdapat juga perubahan pada pelantikan Pn. Wan Saripah Wan Sulaiman sebagai Bendahari kepada Penolong Bendahari. Di mana Bendahari baru adalah En. Emran Mohd Tamil AJK Baru termasuk: J/K Sukan: En. Herman Shah Ramli En. Mohd Yamani Idna Idris Cik Norzainariah Md. Zaid J/K Kebajikan: Pn Suraya Hamid Cik Noraishah Abd. Latiff

Tindakan

J/K Tugas-tugas Khas: En. Por Lip Yee En. Liew Chee Sun Cik Su Moon Ting 5

Perbincangan aktiviti-aktiviti untuk tahun 2006 Akitiviti-aktiviti dari tahun 2005 yang akan dikekalkan ke tahun 2006: 1. Gotong-royong dan Jamuan Teh (yang akan dijalankan sebanyak 2 kali setaip tahun) 2. Jamuan Kongsi-Raya 3. Minggu Interaktif 4. Pertandingan Bowling Aktiviti-aktiviti baru yang diterima untuk dimasukkan ke dalam senarai aktiviti NADI bagi tahun 2006 adalah: 1. Klinik/Ceramah/Bengkel untuk anak-anak staff yang akan menduduki peperiksaan spt UPSR, PMR dan SPM 2. Lawatan ke rumah kebajikan (cth. Rumah anak-anak yatim atau orang tua) 3. Sesi motivasi pelajar FSKTM

6

Hal-hal lain 1. Hal kewangan: semua ahli diminta dapat melangsaikan bayaran bulanan kepada bendahari baru bagi membolehkan aktivitiaktiviti NADI dijalankan dengan jayanya.Bayaran bagi setiap staf akademik adalah RM 5.00 untuk setiap bulan dan bagi staf sokongan adalah sebanyak RM3.00 seorang untuk setaip bulan. 2. Ahli-ahli juga telah menyarankan supaya NADI FSKTM untuk menjalankan aktiviti “revenue generation“ untuk membantu menambah sumber kewangan NADI bagi membolehkan aktiviti-aktiviti kebajikan NADI dapat dijalankan dengan jayanya. Antara contoh yang disarankan adalah ’Klinik Komputer’ untuk sesiapa yang berminat (dengan pembayaran minima bagi setaip penyertaan)

Untuk setiap ahli NADI FSKTM

Mesyuarat Tahunan NADI FSKTM telah ditamatkan pada jam 4.30petang.

Disediakan oleh:

Disahkan oleh:

Azah Anir Norman Setiausaha NADI FSKTM

Nor Badrul Anuar Juma’at Penghulu NADI FSKTM