Automated Election System - 2010

VERSION 2 20 November 2009 | 9:00 p.m.

AUTOMATED  ELECTION SYSTEM Flowchart  of Election Returns  and Certificates of Canvass  for Presidential and  Vice‐Presidential Candidates 1

SCENE SETTER ƒ ƒ ƒ

ƒ

This presentation is based on the provisions of Republic  Act No. 8436, as amended by Republic Act No. 9369  (Automated Election System Law) Inputs were likewise taken from various COMELEC  presentations Caveat: We are still awaiting the release by the  COMELEC of the General Instructions to the Board of  Election Inspectors and General Instructions to the  Board of Canvassers, which will contain the  implementing details for the May 10, 2010 Elections This presentation will likewise outline the COMELEC’s  Continuity Plan in case the Automated Election System  fails in certain instances 2

ELECTION STATISTICS ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Estimated 47,000,000 registered voters 80 Provinces 1,631 Cities and Municipalities 320,415 Established Precincts 37,884 Polling Centers  80,136 Clustered Precincts 80,136 PCOS Machines for Clustered Precincts 82,200 Total PCOS Machines 2,064 Spare PCOS Machines 3

Representation of Clustered Precincts BEI/ PCOS

BEI/ PCOS

BEI/ BEI/ PCOS PCOS (80,136)

BEI/ PCOS

Precincts and Clustered Precincts Polling Centers (37,884) 4

I. 

Procedure in General ƒ Four (4) Levels  1. Precinct Level:  Board of Election Inspectors (BEI)  2. City/Municipal Level:  City/Municipal Board of Canvassers  (CBOC/MBOC) 3. Provincial Level:  Provincial Board of Canvassers (PBOC) 4. National Level:  National Board of Canvassers  (Congress/COMELEC)

II.  Procedure for Highly Urbanized Cities (HUCs) ƒ Cities Comprising Legislative District(s) (26 HUCs) ƒ Taguig‐Pateros (one district) 5

PROCEDURE IN GENERAL CONGRESS

COMELEC

PBOC

CBOC/MBOC

BEI

6

PROCEDURE FOR  HIGHLY­URBANIZED CITIES CITIES COMPRISING LEGISLATIVE DISTRICT(S) CONGRESS

COMELEC

CBOC

BEI

7

PRECINCT LEVEL: Board of Election Inspectors (BEI) (80,136) Composed of three (3) public school teachers. 1. Chairman  2. Poll Clerk  3. Member  At least one member shall be an information technology‐capable  person who is trained or certified by the DOST to use the Automated  Election System.

Tasks:

1. Conduct the casting and counting of votes  2. Issue the Election Returns (ER)  8

VOTING PROCEDURE

The COMELEC shall prescribe the  manner and procedure of voting  that shall be easily understood  and followed by voters, taking  into consideration, among others,  the secrecy of the voting. [Section  18, RA 8436, as amended]

9

VOTING PROCEDURE

10

VOTING PROCEDURE

11

VOTING PROCEDURE

12

VOTING PROCEDURE

13

VOTING PROCEDURE

14

VOTING PROCEDURE

15

VOTING PROCEDURE

16

PRECINCT LEVEL: BEI prints thirty (30) copies of the ERs and within one (1)  hour after the printing of the election returns, electronically transmits the precinct results to five (5)  entities: Five (5) electronically transmitted copies: 1 Respective levels of board of canvassers ‐ City or Municipal Board of Canvassers  (CBOC/MBOC) 2 Dominant Majority Party  3   Dominant Minority Party  4 Accredited Citizens’ Arm (PPCRV) 5 Kapisanan ng mga Broadcasters sa Pilipinas 17

BEI ELECTRONIC TRANSMISSION OF ELECTION RETURNS CONGRESS/ COMELEC Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

Citizen’s Arm (PPCRV)

CBOC/MBOC

KBP

CBOC/MBOC

Taguig-Pateros

(1604)

COMELEC CENTRAL BACKUP SERVER

18

PRECINCT LEVEL: BEI prints thirty (30) copies of the ERs and transmits as follows: Thirty (30) printed copies: 1 City/Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC)  2 Congress  3 COMELEC  4 Citizens’ Arm (PPCRV) 5 Dominant Majority Party  6 Dominant Minority Party  7 Ballot Box  8 Provincial Board of Canvassers (PBOC) 9‐18 Ten (10) accredited major national parties (excluding the dominant  majority and dominant minority parties) 19‐20 Two (2) accredited major local parties 21‐24 National broadcast or print media entities as determined by COMELEC 25‐26 Local broadcast or print media entities as may be determined by COMELEC 27‐30 Major citizen’s arms, including the accredited citizen’s arm, and other  non‐partisan groups or organizations enlisted by COMELEC

19

BEI PHYSICAL DELIVERY OF PRINTED ELECTION RETURNS 4 Major Citizen’s Arms

CONGRESS/ COMELEC

2 Local Media 4 National Media

2 Major Local Parties

10 Major National Parties

Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

CBOC/MBOC Taguig-Pateros

CBOC/MBOC (1604)

Citizen’s Arm (PPCRV)

KBP

Ballot Box

20

CANVASSING PROCEDURE

The COMELEC is authorized to  prescribe other manner or  procedure for the canvassing and  consolidation of votes as  technology evolves, subject to the  minimum capabilities of the  Automated Election System and  other pertinent laws. [Section 37,  RA 8436, as amended]

21

CITY/MUNICIPAL LEVEL: City Board of Canvassers (CBOC) (120) Municipal Board of Canvassers (MBOC) (1,511)  Composed of: 1. Chairman: 2. Vice Chair: 3. Secretary:

Election Officer (CBOC & MBOC) City Prosecutor (CBOC), Municipal Treasurer (MBOC) City Superintendent of Schools (CBOC), District School  Supervisor (MBOC)

Each board of canvassers shall be assisted by an information technology‐capable person authorized to operate the equipment. The COMELEC shall deputize information technology personnel from among the agencies and instrumentalities of the government including GOCCs. 

Tasks:  1.  Canvass the votes by consolidating the electronically  transmitted results or the results contained in the data storage devices used in the printing of ERs  2.  Issue the City/Municipal Certificate of Canvass (CCOC/MCOC)/  Statement of Votes (SOV) by precinct 

22

CITY/MUNICIPAL LEVEL: City/Municipal Board Canvassers (CBOC/MBOC) prints thirty  (30) copies of the certificates of canvass (CCOC/MCOC) and  within one (1) hour after the printing of the certificate of  canvass, electronically transmits the  canvassing results  to the Provincial Board of Canvassers (PBOC). [Section 22,  Paragraph 5, RA 8436, as amended]

23

CBOC/MBOC ELECTRONIC  TRANSMISSION OF CCOC/MCOC CONGRESS/ COMELEC Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

Citizen’s Arm (PPCRV)

CBOC/MBOC

KBP

CBOC/MBOC

Taguig-Pateros

(1604)

COMELEC CENTRAL BACKUP SERVER

24

CITY/MUNICIPAL LEVEL: City/Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC) prints thirty (30) copies of the  Certificate of Canvass (CCOC/MCOC) and transmits as follows: 1 2 3 4 5 6 7 8  9‐18

Provincial Board of Canvassers (PBOC) COMELEC  CBOC/MBOC Chairman  Citizens’ Arm (PPCRV) Congress Posted on a wall within the premises of the canvassing center Dominant Majority Party  Dominant Minority Party  Ten (10) accredited major national parties (excluding the dominant  majority and dominant minority parties) 19‐ 20  Two (2) accredited major local parties 21‐25 National broadcast or print media entities as determined by COMELEC 26‐27  Local broadcast or print media entities as may be determined by COMELEC 28‐30  Major citizen’s arms, including the accredited citizen’s arm, and other  non‐partisan groups or organizations enlisted by COMELEC The CCOCs/MCOCs shall each be supported by Statement of Votes (SOV) by precinct CBOC/MBOC Chair announces posting of 6th copy of CCOC/MCOC with SOV  25

CBOC/MBOC PHYSICAL  DELIVERY OF CCOC/MCOC 3 Major Citizen’s Arms

CONGRESS/ COMELEC

2 Local Media 5 National Media

2 Major Local Parties

10 Major National Parties

Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

CBOC/MBOC Taguig-Pateros

CBOC/MBOC (1604)

Citizen’s Arm (PPCRV)

KBP KBP

CBOC/MBOC Chairman

Canvassing Center (Post)

26

PROCEDURE AT PROVINCIAL LEVEL

COMELEC

CONGRESS

PBOC

CBOC/MBOC

BEI 27

PROVINCIAL LEVEL:

Provincial Board of Canvassers (PBOC) (80) Composed of: 1. Chairman: Provincial Election Supervisor (PES) 2. Vice Chair: Provincial Prosecutor 3. Secretary: Provincial Superintendent of Schools Each board of canvassers shall be assisted by an information technology‐ capable person authorized to operate the equipment. The COMELEC shall  deputize information technology personnel from among the agencies and  instrumentalities of the government including GOCCs.

Tasks: 1. Canvass the votes by consolidating the electronically  transmitted results or the results contained in the  data storage devices submitted by the City/  Municipal Board of Canvassers (CBOC/MBOC)  2. Issue Provincial Certificate of Canvass (PCOC)/  Statement of Votes (SOV) by city/municipality  28

PBOC ELECTRONIC  TRANSMISSION OF PCOC CONGRESS/ COMELEC Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

Citizen’s Arm (PPCRV)

CBOC/MBOC

KBP

CBOC/MBOC

Taguig-Pateros

(1604)

COMELEC CENTRAL BACKUP SERVER

29

PROVINCIAL LEVEL: Provincial Board of Canvassers (PBOC) produces fourteen (14) copies of the Certificate of  Canvass (PCOC) and transmits as follows: 1  2 3 4 5 6 7 8 9‐10 11‐13 14

Congress COMELEC PBOC Chairman  Citizens’ Arm (PPCRV) Congress (the provision of RA 9369 mentions Congress twice) Posted on a wall within the premises of the canvassing center Dominant Majority Party  Dominant Minority Party  Two (2) accredited major national parties representing the  majority and minority, excluding the dominant majority and  minority parties National broadcast or print media entities as determined by  COMELEC Another citizens’ arm or in the absence thereof, to a non‐partisan group  or organization enlisted by COMELEC

The PCOCs shall each be supported by Statement of Votes (SOV) by city/municipality PBOC Chair announces posting of 6th copy of PCOC with SOV 

30

PBOC PHYSICAL  DELIVERY OF PCOC Citizen’s Arm

CONGRESS/ COMELEC

Local Media 3 National Media

Major Local Parties

2 Major National Parties

Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

CBOC/MBOC Taguig-Pateros

CBOC/MBOC (1604)

Citizen’s Arm (PPCRV)

KBP KBP

PBOC Chairman

Canvassing Center (Post)

31

NATIONAL LEVEL: ƒ

Congress (as National Board of Canvassers for presidential/ vice­presidential elections) 

ƒ

COMELEC (as National Board of Canvassers for senate and  party­list elections) 

Tasks:  1.  Canvass Provincial Certificates of Canvass (PCOC)  and City/District Certificates of Canvass (CCOC/DCOC)  2.  Issue the National Certificate of Canvass (NCOC)  and proclaim winners of presidential, vice‐presidential,  senatorial and party‐list elections 

32

ELECTRONIC TRANSMISSION  OF ELECTION RESULTS TO THE CONGRESS CONGRESS COMELEC Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

Citizen’s Arm (PPCRV)

CBOC/MBOC

KBP

CBOC/MBOC

Taguig-Pateros

(1604)

33

SUMMARY OF  ELECTRONIC TRANSMISSION  OF ELECTION RESULTS CONGRESS/ COMELEC Dominant Majority Party

Dominant Minority Party

BEI

CBOC

DBOC

PBOC

(80,136)

HUCs (26)

(1)

(80)

Citizen’s Arm (PPCRV)

CBOC/MBOC

KBP

CBOC/MBOC

Taguig-Pateros

(1604)

COMELEC CENTRAL BACKUP SERVER

34

CONTINUITY PLAN Types of PCOS Systems Breakdown 1.  2. 3. 4.

PCOS fails to scan  PCOS able to scan but fails to print ER PCOS able to print ER but fails to transmit Consolidation/Canvassing System (CCS) able to  receive transmission but fails to consolidate

35

CONTINUITY PLAN 1.

PCOS Failure to Scan/Print: BEI shall wait for spare PCOS to  complete its process before it is reconfigured for scanning  and/or printing of ballots. If all PCOS fail, manual counting  shall be done.

2.

PCOS Failure to Transmit: Defective PCOS shall be  connected to functioning transmission facility. If this fails,  PCOS shall be physically transported to canvassing center  in the presence of watchers and security escorts.

3.

CCS Failure to Consolidate: Removable storage device of  defective CCS shall be transferred to available CCS. If this  fails, data from COMELEC Central Backup Server shall be  printed and sent either to affected BOC or to Special BOC. 36

CRITICAL AREAS 1.  2. 3. 4. 5. 6.

Source Code Review (PCOS and CCS) Printing of Ballots Preliminary/Final PCOS Testing and Sealing Random Manual Audit Canvassing of Votes Transmission of Election Results

37

CRITICAL AREAS 1. Source Code Review (PCOS and CCS) – Conducted by SysTest Lab, Colorado, USA (from October 2009 to February 2010) – Parallel review proposed to be done by KPMG

38

CRITICAL AREAS 2. Printing of Ballots – Proposed to be printed within the premises  and under the supervision of the BSP – Smartmatic‐TIM to provide printing  equipments and paraphernalia – Watchers/representatives are allowed to  observe printing

39

CRITICAL AREAS 3. Preliminary/Final PCOS Testing and Sealing – Preliminary Testing upon delivery of PCOS – Final Testing/Sealing conducted not later than 03  May 2010 at the precinct level – Watchers/representatives to be deployed to 37,884  Polling Centers to guard PCOS until Election Day – Procedure: (1) Test ballots to be manually counted.  (2) Test ballots to be fed into PCOS. (3) Manual count  to be compared with automated count. (4) If no  discrepancy, PCOS to be sealed.  40

CRITICAL AREAS 4. Random Manual Audit – Coverage: 1 to 3 PCOS per city/municipality (up to  approximately 4,893 PCOS) – Conducted after electronic transmission of results to  CBOCs/MBOCs – Subject to 24‐hour prior notice by COMELEC – Procedure: (1) Randomly chosen precincts to conduct  manual count of ballots after electronic transmission  of results. (2) If there’s discrepancy, COMELEC En  Banc to determine extent of manual count. 41

CRITICAL AREAS 5. Canvassing of Votes  6. Transmission of Election Results – Watchers shall ensure that the election results  transmitted from the PCOS (at BEI level) to the  CCS (at BOC level) contain no discrepancy  – Watchers shall be instructed/trained to  immediately relay results to the central data  center 42

THANK YOU!

43

AES Team Mr. Cecilio B. Lorenzo Atty. Ronald Olivar Solis Atty. Joe Nathan P. Tenefrancia Atty. Arthur Anthony S. Alicer Atty. Kristoffer James E. Purisima Atty. Candy T. Avance For questions, kindly email: [email protected]

44