Aula 7
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INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA Aula 7: COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA 1 A comunicação administrativa abrange todos os conteúdos relativos ao cotidiano da administração organizacional, com a finalidade de orientar, atualizar, ordenar e reordenar o fluxo das atividades funcionais. Trata-se do suporte informacionalnormativo da organização. E por se constituir no eixo principal de locomoção do trabalho rotineiro – normas, instruções, portarias, memorandos, cartas técnicas, índices, taxas, acervos técnicos – é o que demanda maior complexidade, transformando-se, por conseguinte, em uma das maiores fontes de problemas e ruídos das organizações. As mensagens da comunicação administrativa dividem-se entre os seguintes tipos: Normas
Instruções
Portarias Movimentos Sindicais
Regulamentos
Políticas Salariais
Mudanças Institucionais e Organizacionais
Políticas de Incentivo Informações sobre e Promoção novos lançamentos
Projetos de Expansão Políticas de ou Racionalização da Treinamento e Rede Desenvolvimento
Avisos Programas Diversos Políticas Comerciais e Negociais
Políticas de Gestão / Resultados de Campanhas Organização e Modernização Promocionais
Problemas Entre os problemas, distorções e falhas comuns no sistema de comunicações administrativas, os fatores abaixo são os mais apontados tanto por gerentes quanto por usuários: Indefinição clara de responsabilidades - quando não há transparência e clareza sobre a tipologia e qualidade das comunicações cotidianas e as responsabilidades funcionais das áreas sobre o processo informativo, elas acabam duplicadas por fontes diversas ou, ao contrário, deixam de ser veiculadas, pela crença dos setores que a função não faz parte de suas obrigações. Dissonâncias normativas - as próprias normas e instruções a serem transmitidas não apresentam clareza, dificultando a compreensão e a interpretação dos próprios decodificadores das mensagens. Não se pode esperar boa comunicação de quem não compreende muito bem o que deve ser comunicado. Excesso de informações - a quantidade excessiva de normas, instruções e informações de todos os tipos acaba prejudicando o manuseio, a decisão de leitura, a assimilação, o arquivamento e a posterior recuperação das informações. Trata-se de
1
Tratado de Comunicação Organizacional e Política - Gaudêncio Torquato.
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA uma das maiores queixas dos corpos funcionais. Há excessiva comunicação de controle. A comunicação se excede na abordagem operacional. Defasagem tecnológica da comunicação - certas organizações assentam sua estrutura de comunicação sobre uma base predominante de meios impressos. Isso significa que o sistema de comunicação administrativa não está consoante com o porte físico e tecnológico da companhia. Planejamento inadequado do consumo informativo - os receptores de algumas áreas recebem massas exageradas de informações enquanto, em outras, a cobertura é insuficiente. Assim, o excesso deixa de ser consumido - em algumas organizações financeiras, cerca de 85% das mensagens enviadas deixam de ser consumidas enquanto parte dos corpos funcionais é desatendida. E, mais ainda, alguns assuntos são repetitivos. O mesmo tema sai em vários veículos de comunicação. Ausência de tempestividade - as informações não chegam no momento adequado, demorando até chegar aos públicos-alvo. E a falta de tempestividade, de rapidez na transmissão de informação acaba, amortecendo o poder informativo, criando desinteresse e desmotivação para a leitura. Má administração do tempo - parte ponderável da comunicação se perde pela falta de planejamento do uso do tempo de leitura. Em muitas organizações, a cultura de consumo de informação não é homogênea. Há pessoas que, ao chegarem ao ambiente de trabalho já encontram as mesas cheias de documentos. Não há tempo hábil para consumir as massas informativas. Frequentemente, por má administração do tempo. Inadequação de canais - comumente, as mensagens usam canais inadequados. Um boletim técnico é usado de maneira inadequada, um jornal chega atrasado e com notícias ultrapassadas, os relatórios são muito técnicos, etc. A inadequação se deve a condições técnicas dos canais, caracterizadas por baixa visibilidade, difícil acesso, falta de intimidade do receptor para com o canal e periodicidade indefinida (sem regularidade), desvirtuamento das funções do canal. Além disso, falta criatividade em alguns canais, são ultrapassados, obtusos e muito formais. Inadequação de linguagens - as linguagens são freqüentemente inadequadas, por excesso de tecnicismo, prolixidade, erros gramaticais. A ausência de objetividade e clareza afasta os leitores, comprometendo o entendimento das informações, causando múltiplas interpretações e dificultando a execução dos procedimentos. Usase, constantemente, a linguagem de sistema, desprovida de coloquialismo, de senso estético apurado. Programa de Aperfeiçoamento Para amenizar os problemas descritos, as organizações podem estabelecer um programa de aperfeiçoamento de suas comunicações administrativas, com o foco voltado para:
Informatizar a comunicação.
Enxugar as massas informativas – racionalizando os processos, agrupando informações por áreas temáticas e planejando sua distribuição.
Segmentar temáticas – seleção de informações para grupos de usuários.
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA
Preparar os corpos funcionais – preparar as bases para o recebimento das comunicações administrativas.
Disponibilizar um sistema de fontes e gestores – preparar especialistas (jornalistas) para dar fluência, expressividade e eficácia às massas informativas.
Aperfeiçoar o grafismo / estética das linguagens – diagramação e editoração eletrônicas de bom nível.
Conferir maior tempestividade.
Uniformizar conhecimento – desenvolver e consolidar uma cultura homogênea.
Aprimorar comunicações ascendentes – aproximação das bases.
A COMUNICAÇÃO SOCIAL 2 A área da comunicação social da Organização envolve as ações da comunicação coletiva ou de massa, por meio de jornais, revistas, rádio e televisão. A transmissão das mensagens se volta tanto para os circuitos internos quanto para os circuitos externos.
Objetivos
Projetar um conceito adequado das organizações perante seus públicos, consistente com suas políticas, crenças e valores.
Criar, manter e desenvolver formas de comunicação que contribuam para a melhor operacionalidade dos sistemas e das atividades.
Desenvolver o espírito de equipe.
Projetar junto a centros irradiadores de opinião e poder o pensamento ideológico da Organização.
Acompanhar e influenciar o meio ambiente, criando e desenvolvendo representações junto aos poderes institucionais do país.
COMUNICAÇÃO EXTERNA O sistema de comunicação externa é o responsável pelo posicionamento e pela imagem da organização na sociedade. Por isso seu foco é a opinião pública, o posicionamento do consumidor. Por esse motivo, é necessário entender a lógica do consumo. O consumidor recebe influência direta dos processos sociais, econômicos, culturais e políticos. A lógica do consumo divide-se entre as necessidades fundamentais do indivíduo e a satisfação psicológica, tornando distintos o processo individual de satisfação do processo de diferenciação social. Insatisfeito, o consumidor reinicia a procura. O ciclo de consumo se efetiva, gerando a renovação de produtos voltados para a satisfação e diferenciação social, fazendo brotar idéias originais, provocando aumento dos ganhos, a proliferação dos bens e a melhoria da qualidade. O resultado final é o crescimento econômico. 2
Comportamento Humano no Trabalho - Keith Davis & John W. Newstrom
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA Princípios e Valores Levando-se em consideração as mudanças sócio-ambientais, a política de comunicação externa há de incorporar um ideário que traduza um conceito da organização com o novo padrão valorativo da sociedade. Eis alguns parâmetros que podem definir os programas de comunicação: Verdade
•
A verdade é a fonte básica da credibilidade.
Qualidade
•
A qualidade de produtos e serviços é valor fundamental para viabilizar o desenvolvimento dos negócios.
•
A empresa precisa inspirar-se na necessidade de adequar seus produtos e serviços às reais necessidades de produtores e consumidores.
•
As ações, intenções e programas devem ser expostos com a máxima clareza para evitar distorções.
•
A eficácia da comunicação implica o pronto atendimento a demandas significativas e a preservação da identidade e conceito da organização.
•
O momento exato constitui importante ingrediente para a maximização de projetos de comunicação.
•
Uma política de comunicação direcionada a programas preventivos desenvolve condições para a integração da organização com seus públicos.
•
A marca da cordialidade deve guiar as relações entre a organização e a sociedade, dentro do entendimento que ela tem de prestar contas e os meios de comunicação, o direito de indagar, questionar, criticar e preservar as regras do respeito recíproco.
•
Consiste na condição de servir aos propósitos e anseios da sociedade, por meio de oferta de empregos, produtos e serviços que alicerçam o desenvolvimento e a melhoria de vida de todos nós, funcionários ou não.
Adequação
Clareza
Rapidez
Oportunidade
Prevenção
Cordialidade e respeito
Responsabilidad e social
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
Instruções
Portarias Movimentos Sindicais
Regulamentos
Políticas Salariais
Mudanças Institucionais e Organizacionais
Políticas de Incentivo Informações sobre e Promoção novos lançamentos
Projetos de Expansão Políticas de ou Racionalização da Treinamento e Rede Desenvolvimento
Avisos Programas Diversos Políticas Comerciais e Negociais
Políticas de Gestão / Resultados de Campanhas Organização e Modernização Promocionais
Problemas Entre os problemas, distorções e falhas comuns no sistema de comunicações administrativas, os fatores abaixo são os mais apontados tanto por gerentes quanto por usuários: Indefinição clara de responsabilidades - quando não há transparência e clareza sobre a tipologia e qualidade das comunicações cotidianas e as responsabilidades funcionais das áreas sobre o processo informativo, elas acabam duplicadas por fontes diversas ou, ao contrário, deixam de ser veiculadas, pela crença dos setores que a função não faz parte de suas obrigações. Dissonâncias normativas - as próprias normas e instruções a serem transmitidas não apresentam clareza, dificultando a compreensão e a interpretação dos próprios decodificadores das mensagens. Não se pode esperar boa comunicação de quem não compreende muito bem o que deve ser comunicado. Excesso de informações - a quantidade excessiva de normas, instruções e informações de todos os tipos acaba prejudicando o manuseio, a decisão de leitura, a assimilação, o arquivamento e a posterior recuperação das informações. Trata-se de
1
Tratado de Comunicação Organizacional e Política - Gaudêncio Torquato.
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA uma das maiores queixas dos corpos funcionais. Há excessiva comunicação de controle. A comunicação se excede na abordagem operacional. Defasagem tecnológica da comunicação - certas organizações assentam sua estrutura de comunicação sobre uma base predominante de meios impressos. Isso significa que o sistema de comunicação administrativa não está consoante com o porte físico e tecnológico da companhia. Planejamento inadequado do consumo informativo - os receptores de algumas áreas recebem massas exageradas de informações enquanto, em outras, a cobertura é insuficiente. Assim, o excesso deixa de ser consumido - em algumas organizações financeiras, cerca de 85% das mensagens enviadas deixam de ser consumidas enquanto parte dos corpos funcionais é desatendida. E, mais ainda, alguns assuntos são repetitivos. O mesmo tema sai em vários veículos de comunicação. Ausência de tempestividade - as informações não chegam no momento adequado, demorando até chegar aos públicos-alvo. E a falta de tempestividade, de rapidez na transmissão de informação acaba, amortecendo o poder informativo, criando desinteresse e desmotivação para a leitura. Má administração do tempo - parte ponderável da comunicação se perde pela falta de planejamento do uso do tempo de leitura. Em muitas organizações, a cultura de consumo de informação não é homogênea. Há pessoas que, ao chegarem ao ambiente de trabalho já encontram as mesas cheias de documentos. Não há tempo hábil para consumir as massas informativas. Frequentemente, por má administração do tempo. Inadequação de canais - comumente, as mensagens usam canais inadequados. Um boletim técnico é usado de maneira inadequada, um jornal chega atrasado e com notícias ultrapassadas, os relatórios são muito técnicos, etc. A inadequação se deve a condições técnicas dos canais, caracterizadas por baixa visibilidade, difícil acesso, falta de intimidade do receptor para com o canal e periodicidade indefinida (sem regularidade), desvirtuamento das funções do canal. Além disso, falta criatividade em alguns canais, são ultrapassados, obtusos e muito formais. Inadequação de linguagens - as linguagens são freqüentemente inadequadas, por excesso de tecnicismo, prolixidade, erros gramaticais. A ausência de objetividade e clareza afasta os leitores, comprometendo o entendimento das informações, causando múltiplas interpretações e dificultando a execução dos procedimentos. Usase, constantemente, a linguagem de sistema, desprovida de coloquialismo, de senso estético apurado. Programa de Aperfeiçoamento Para amenizar os problemas descritos, as organizações podem estabelecer um programa de aperfeiçoamento de suas comunicações administrativas, com o foco voltado para:
Informatizar a comunicação.
Enxugar as massas informativas – racionalizando os processos, agrupando informações por áreas temáticas e planejando sua distribuição.
Segmentar temáticas – seleção de informações para grupos de usuários.
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA
Preparar os corpos funcionais – preparar as bases para o recebimento das comunicações administrativas.
Disponibilizar um sistema de fontes e gestores – preparar especialistas (jornalistas) para dar fluência, expressividade e eficácia às massas informativas.
Aperfeiçoar o grafismo / estética das linguagens – diagramação e editoração eletrônicas de bom nível.
Conferir maior tempestividade.
Uniformizar conhecimento – desenvolver e consolidar uma cultura homogênea.
Aprimorar comunicações ascendentes – aproximação das bases.
A COMUNICAÇÃO SOCIAL 2 A área da comunicação social da Organização envolve as ações da comunicação coletiva ou de massa, por meio de jornais, revistas, rádio e televisão. A transmissão das mensagens se volta tanto para os circuitos internos quanto para os circuitos externos.
Objetivos
Projetar um conceito adequado das organizações perante seus públicos, consistente com suas políticas, crenças e valores.
Criar, manter e desenvolver formas de comunicação que contribuam para a melhor operacionalidade dos sistemas e das atividades.
Desenvolver o espírito de equipe.
Projetar junto a centros irradiadores de opinião e poder o pensamento ideológico da Organização.
Acompanhar e influenciar o meio ambiente, criando e desenvolvendo representações junto aos poderes institucionais do país.
COMUNICAÇÃO EXTERNA O sistema de comunicação externa é o responsável pelo posicionamento e pela imagem da organização na sociedade. Por isso seu foco é a opinião pública, o posicionamento do consumidor. Por esse motivo, é necessário entender a lógica do consumo. O consumidor recebe influência direta dos processos sociais, econômicos, culturais e políticos. A lógica do consumo divide-se entre as necessidades fundamentais do indivíduo e a satisfação psicológica, tornando distintos o processo individual de satisfação do processo de diferenciação social. Insatisfeito, o consumidor reinicia a procura. O ciclo de consumo se efetiva, gerando a renovação de produtos voltados para a satisfação e diferenciação social, fazendo brotar idéias originais, provocando aumento dos ganhos, a proliferação dos bens e a melhoria da qualidade. O resultado final é o crescimento econômico. 2
Comportamento Humano no Trabalho - Keith Davis & John W. Newstrom
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO CURSOS SUPERIORES DE GESTÃO TECNOLÓGICA Princípios e Valores Levando-se em consideração as mudanças sócio-ambientais, a política de comunicação externa há de incorporar um ideário que traduza um conceito da organização com o novo padrão valorativo da sociedade. Eis alguns parâmetros que podem definir os programas de comunicação: Verdade
•
A verdade é a fonte básica da credibilidade.
Qualidade
•
A qualidade de produtos e serviços é valor fundamental para viabilizar o desenvolvimento dos negócios.
•
A empresa precisa inspirar-se na necessidade de adequar seus produtos e serviços às reais necessidades de produtores e consumidores.
•
As ações, intenções e programas devem ser expostos com a máxima clareza para evitar distorções.
•
A eficácia da comunicação implica o pronto atendimento a demandas significativas e a preservação da identidade e conceito da organização.
•
O momento exato constitui importante ingrediente para a maximização de projetos de comunicação.
•
Uma política de comunicação direcionada a programas preventivos desenvolve condições para a integração da organização com seus públicos.
•
A marca da cordialidade deve guiar as relações entre a organização e a sociedade, dentro do entendimento que ela tem de prestar contas e os meios de comunicação, o direito de indagar, questionar, criticar e preservar as regras do respeito recíproco.
•
Consiste na condição de servir aos propósitos e anseios da sociedade, por meio de oferta de empregos, produtos e serviços que alicerçam o desenvolvimento e a melhoria de vida de todos nós, funcionários ou não.
Adequação
Clareza
Rapidez
Oportunidade
Prevenção
Cordialidade e respeito
Responsabilidad e social
Disciplina COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL — Professora LUCIANA FÁTIMA
