Auditorias Iso 19011

AUDITORIAS AMBIENTALES ISO 19011

CONCEPTOS AUDITORÍA UN EXAMEN SISTEMÁTICO E INDEPENDIENTE PARA DETERMINAR SI LAS ACTIVIDADES Y LOS RESULTADOS RELACIONADOS CON EL DESEMPEÑO AMBIENTAL DE UNA ORGANIZACIÓN CUMPLEN DISPOSICIONES PREESTABLECIDAS, Y SI ESTAS DISPOSICIONES SE APLICAN EN FORMA EFECTIVA Y SON APTAS PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS

AUDITADO

AUDITOR

LA ORGANIZACIÓN A LA CUAL SE LE VA A REALIZAR LA UDITORÍA CLIENTE DE AUDITORÍA

UNA PERSONA CALIFICADA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS

PERSONA U ORGANIZACIÓN QUE Un auditor designado para SOLICITA LA AUDITORÍA dirigir la auditoría se llama Auditor Líder o Auditor Principal

RELACIONES AUDITADO-AUDITORCLIENTE DE AUDITORÍA

AUDITORIA: ¿COMO? CONJUNTO DE ELEMENTOS, TALES COMO:

REFERENCIAL (LO QUE SE DEBE HACER)

MANUALES PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS CÓDIGOS DE BUENAS PRÁCTICAS NORMAS QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE REFERENCIA

Partiendo de los referenciales aplicables y/o de los documentos reunidos: • Identificar elementos de prueba • Estudiar los riesgos posibles de no conformidad • Construir una lista de chequeo

LISTA DE CHEQUEO DEBE SER • • •

Elaborada de acuerdo a los elementos de la auditoría Dirigida a la preparación de entrevistas Una guía para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones adoptadas Un instrumento para reportar resultados y obtener conclusiones

NO DEBE SER •

Un instrumento para interrogatorio

PERMITE •

Estructurar la evaluación que se efectuará

AUDITORÍA: ¿CUÁNDO? SE DEBE RESPONDER A UNA NECESIDAD VOLUNTARIA (DECISIÓN INTERNA) O CONTRACTUAL (REQUISITO DEL CLIENTE) DE EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISUITOS ESPECIFICADOS MEDIANTE EL PRINCIPIO DE LA VERIFICACIÓN

• PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS • SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS • CAMBIO EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS • EVALUACIÓN Y SEGUIMINETO A CONTRATISTAS • SOLICITUD ESPONTÁNEA DEL RESPONSABLE DEL ÁREA • EVOLUCIÓN DE TECNOLOGÍAS, DE PRODUCTOS

AUDITORÍA:¿DÓNDE? INTERNAMENTE Revisión de los procesos de una organización por parte de un empleado de la organización Auditorías de primera parte

EXTERNAMENTE

CLASES DE AUDITORÍA AUDITORIA INTERNA

AUDITORÍA EXTERNA

OBJETIVOS

OBJETIVOS

EVALUAR EL GRADO DE ADECUACIÓN ENTRE : LOS OBJETIVOS QUE SE PRETENDEN LAS DISPOSICIONES ADOPTADAS Y LOS: LOS RESULTADOS OBTENIDOS

FINALIDADES VALIDAR EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL MEJORAR EL SGA EN CASO DE PROBLEMAS

EVALUAR LA APTITUD PARA PREVENIR LA CONTAMINACIÓN VERIFICAR LA APLICACIÓN DE DISPOSICIONES CONTRACTUALES

FINALIDADES RECONOCER LA APTITUD PARA SATISFACER LOS REQUSITOS ESPECIFICADOS SEGUIR LA APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES CONTRACTUALES “AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO” CERTIFICAR UNA ORGANIZACIÓN

AUDITORÍA: ¿QUÉ? TIPOS DE AUDITORÍA AUDITORÍA DE UN SISTEMA

AUDITORIA DE PROCESO

LOS MANDAMIENTOS DEL AUDITOR • Obtener y evaluar evidencias objetivas • Permanecer fiel al propósito de la auditoría • Desarrollar la auditoría eficazmente • Dedicar su atención al proceso de auditoría • Llegar a las conclusiones adecuadas basadas en las observaciones de la auditoría • Permanecer fiel a las conclusiones, a pesar de las presiones

PERFIL DEL AUDITOR EDUCACIÓN

Bachiller FORMACIÓN DE AUDITOR 40 Horas

EXPERIENCIA LABORAL 5 Años: 2 Años en sistemas de gestión ambiental 4 Años: Si es profesional EXPERIENCIA COMO AUDITOR 4 Auditorías completas (planificación, desarrollo e informe) -3 últimos años consecutivos y no menos de 20 días de experiencia cómo auditor en formación

ATRIBUTOS

Ético Mentalidad abierta, Diplomático, Observador, Perceptivo, Versátil Tenaz, Decidido, Seguro de sí mismo ACTUALIZACIÓN Experiencia laboral adicional Entrenamiento asistido Seminarios Conferencias

INFORME DE AUDITORIA • TRADUCE FIELMENTE LAS CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN DE CIERRE • CONTIENE EL ALCANCE Y EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA • FECHA DE LA AUDITORÍA • EQUIPO AUDITOR • LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA • NO CONFORMIDADES DETECTADAS • PUNTOS FUERTES DE LA ACTIVIDAD

LA CONCLUSIÓN GENERAL • RESUMEN DE LOS PUNTOS FUERTES Y DÉBILES DEL SISTEMA AUDITADO

• FORMULA UNA OPINIÓN SOBRE LAS ACCIONES PRIORITARIAS QUE HAY QUE INICIAR

• ES LA ÚNICA PARTE SUBJETIVA DEL INFORME

SEGUIMIENTO AUDITOR

AUDITADO

Acuerda la fecha de la auditoría de seguimiento Desarrolla la auditoría de seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas propuestas Presenta el informe de auditoría

Propone y desarrolla las acciones correctivas y preventivas, de acuerdo con las no conformidades detectadas durante la auditoría Establece la fecha de implantación de acciones Desarrolla las acciones correctivas correspondientes

PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA

Auditoria Interna

Documentos • Plan de Auditoria (Ejemplo0 • Informe de Auditoria (Ejemplo) 0 • Procedimiento de Auditorias Internas (Ejemplo0

V

P

A

H

DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La premisa REUNIÓN DE APERTURA fundamental: Etapa Decisiva Atmosfera de confianza! Se debe evaluar esta atmósfera

Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de auditoría

Consolidarla cuando exista

Lo que es la auditoría, evaluar un sistema

En su defecto, buscarla

Lo que no es la auditoria, evaluar los actores del sistema

El Auditor es un fotógrafo no el Arquitecto!

REUNIÓN DE APERTURA Etapa Decisiva 1. PRESENTACIÓN DE LOS PARTICIPANTES 2. OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA 3. CONFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR 4. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA 5. VALDAR LOS MEDIO LOGÍSTICOS 6. ACORDAR LA REUNIÓN DE CIERRE

DESARROLLO DE LA AUDITORIA Recolección de Evidencias Evidencias Objetivas:  Un Procedimiento  Un Registro  Aprobaciones (visto bueno)

Dos metodologías para recogerlas FUENTES DE INFORMACIÓN HOMBRE Responsabilidad Calificación DOCUMENTACIÓN Manual del Sistema de Gestión Procedimientos Instrucciones Registros Reglamentos TERRENO Procesos Áreas de trabajo Almacenes

LA ENTREVISTA

Los % de la comunicación • Gestos, Actitudes, mirada 75% • Expresión Oral 25%

AUDITORIA DE DOCUMENTOS • Práctica el examen por muestreo  Manuales  Procedimientos  Registros

• Tres ejes de observación  La forma  El fondo  La aplicación

• Tres criterios de evaluación  La existencia  La práctica  La apropiación

RECOLECCIÓN DE PRUEBAS ¿Qué debemos examinar sobre la documentación? • EL FONDO  Cubrimiento del tema  Quién, qué, cuándo, cómo…..?  Exactitud de las referencias a  otros documentos  Secuencia adecuada  Coherencia  Actualizada • LA FORMA  Conformidad con el procedimiento de la empresa  Identificación • LA APLICACIÓN  Difusión  Efectiva Implementación

EL AUDITADO Y EL AUDITOR EL AUDITOR • • • • • • • •

Un representante de la alta dirección Una persona investida de poder que tiene acceso a toda la información Alguien que pueda entrevistar al que quiera y a quién no se le puede rechazar Alguien a quién no se conoce, por lo cual es poco confiable Alguien con quien nunca pidió reunirse Alguien que le hace perder tiempo Alguien indiscreto, curioso Alguien que busca las fallas

• En resumen….. alguien que puede ser peligroso

EL AUDITADO Y LA AUDITORIA LA AUDITORIA • • • •

Una situación forzada, creada, falsa El auditor está en una posición privilegiada Las armas no son equitativas Es un juego de perder y ganar

LAS NECESIDADES DEL AUDITADO • SEGURIDAD – Angustia – Prevención • ACTIVIDAD – Pierde el tiempo – Más trabajoi • CONSIDERACIÓN – Inferioridad – Desconocimiento • AFECTIVIDAD – –

No siente importancia No siente confianza

LAS ACCIONES DEL AUDITOR PARA DAR SEGURIDAD Explicar e objetivo Explicar el método Tomar notas Reformular

PARA DAR ACTIVIDAD Le ayuda a hablar Le permite hablar Le ayuda a explicar Le ayuda a resumir

PARA DAR AFECTIVIDAD Es cordial Le escucha Le consagra el tiempo Se pone a disposición Agradece

PARA DAR CONSIDERACIÓN Se presenta Permite hablar al auditado de sí mismo, de su trabajo No juzga al auditado Le muestra respeto

LA ACTITUD DEL AUDITOR

PREPARACIÓN REUNIÓN DE CIERRE • Hacer el balance de observaciones • Incluir:  Un resumen de la auditoría Aspectos favorables Aspectos no conformes  Concluir sobre: Aspectos favorables y no conforme  Las solicitudes de acción correctiva

CALIFICACIÓN DE AUDITOR

• Los miembros del comité son seleccionados por la gerencia • El Presidente debe ser un miembro que participe activamente en actividades de auditoría • Debe incluir representantes de las áreas auditadas • Debe funcionar bajo reglas claramente definidas • Debe revisar previamente el desempeño de los auditores • Las decisiones deben quedar por escrito y ser comunicadas

GRACIAS POR SU ATENCIÓN!