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Auditorias Internas de Calidad Capacitaciones Ocupacionales Sociedad Ltda.

1. Auditorias Internas de Calidad 1.1 Concepto de Auditoria

• Un examen sistemático de los procesos cuyo objetivo es determinar si las actividades y los resultados especificados cumplen con las especificaciones y, son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos

1.2. Definiciones • Auditoria : Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener Evidencias de la auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que punto se cumplen los Criterios de auditoria. • Auditoria combinada : Cuando los Sistemas de Gestión de Calidad y Ambiental se auditan conjuntamente. • Auditoria conjunta : Cuando dos o más organizaciones cooperan a fin de auditar a un solo auditado. • Criterios de Auditoria : Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia. •

Evidencias de la Auditoria : Registros,

1.2. Definiciones (2) • Hallazgos de la Auditoria : Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoria frente a los criterios de la auditoria. • Conclusión de la Auditoria : Resultado de una Auditoria, entregada por el equipo auditor después de la consideración de los objetivos de la auditoria y de todos los hallazgos de la auditoria. • Cliente de la Auditoria : Organización o persona que solicita la auditoria. • Auditado : Organización objeto de una auditoria. • Auditor : Persona con la competencia para realizar una auditoria.

1.2. Definiciones (3) • Equipo Auditor : Uno a más auditores que realizan una auditoria, ayudado por expertos técnicos, si es necesario. • Experto Técnico : Persona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor. • Programa de Auditoria : Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período específico y dirigidas hacia un propósito específico. • Plan de Auditoria : Descripción de las actividades in situ y de las disposiciones para una auditoria. •

Alcance de la Auditoria : Extensión y

1.3 Tipos de Auditoria Según quién las realiza

• Primera parte: Estas auditorias son realizadas bajo requerimiento de la organización. Su finalidad principal es proporcionar confianza acerca del funcionamiento de la organización de acuerdo a lo establecido en las políticas o planificación de calidad. También son conocidas como “Auditorias internas”

1.3 Tipos de Auditoria Según quién las realiza (2) • Segunda Parte: Estas Auditorias son realizadas por un cliente a un proveedor. • Tercera Parte : Estas auditorias son realizadas por organismos independientes y tienen como objetivo proveer evidencia objetiva sobre el estado del Sistema de Calidad y de los procesos o productos de una organización. Generalmente estas auditorias conducen a un proceso de Certificación y Registro.

1.3 Tipos de Auditoria

Según cuando se realizan

• Programada: Son aquellas auditorias que responden a un programa y a un plan de auditoria, informado y conocido. • Por Requerimiento : Son aquellas auditorias no programadas y que se solicitan para obtener información específica. • Pre-Auditoría : Son las auditorias que se realizan para decidir si es posible enfrentar exitosamente una auditoria de segunda o tercera parte. • De Seguimiento : Son aquellas auditorias que se realizan con posterioridad a una auditoria particular, con el fin de verificar la solución a las no conformidades detectadas. • Sin Aviso : Son realizadas cuando se presumen falencias graves en el Sistema de Calidad de la Organización.

1.6 Tipos de Auditoria Según a qué está enfocada • Auditoria de Sistemas: Está orientada a verificar la operación del Sistema de Calidad de la organización, su diseño, su estructura , los responsables, su aplicación, etc. • Auditoria de Proceso : Está orientada a verificar los procedimientos, documentos y el funcionamiento de los procesos. • Auditoria de Producto: Está orientada a verificar la calidad del producto, respecto a su funcionalidad , confiabilidad o adaptabilidad.

2. Objetivos Generales •

Se aplica a todas las organizaciones que tienen la necesidad de conducir y gestionar auditorias de Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental , Internas o Externas. • Se puede aplicar a otro tipos de Auditorias, pero debe considerarse en especial la competencia necesaria del equipo auditor.

3. Principios de Auditoria • La auditoria es una herramienta eficiente y confiable para apoyar las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño.

3.1 Conducta Ética “El fundamento del profesionalismo” La confianza, integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoria.

3.2

Presentación Imparcial

“ La obligación de informar con sinceridad y exactitud”. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan verdaderamente y exactamente las actividades de la auditoria. Se informan los obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.

3.3 Debido cuidado profesional “ La aplicación de diligencia y criterio en la auditoría”. • Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben desempeñar y la confianza puesta en ellos por el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. El tener la necesaria competencia es un requisito previo importante.

3.4 Independencia “ La base para la imparcialidad y la objetividad de las de la auditoria”

conclusiones

• Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. • Los auditores mantienen un estado de ánimo objetivo a lo largo del proceso de auditoria para asegurarse que los hallazgos y conclusiones estarán basados sólo en la evidencia.

3.5 Evidencia “ La base racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fidedignas y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático” • La evidencia en la auditoria es verificable. Esta basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoria es llevada a cabo durante un período de tiempo y con recursos finitos. El uso apropiado de la toma de muestras está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria.

4. Programa de Auditoria • El programa de auditoria puede incluir una, algunas o muchas auditorias, así como auditorias combinadas y conjuntas. • Una organización puede establecer más de un programa de auditoria. • La alta dirección de la organización debe otorgar la autoridad para la gestión del programa de auditoria.

•

4.1 Aquellos responsables de la Gestión del Programa de Auditoria deben: Establecer los objetivos y la extensión del Programa de Auditoria.

•

Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

•

Asegurar la implementación del Programa de Auditoria.

•

Monitorear, revisar y mejorar el Programa de Auditoria.

•

Asegurar que los registros apropiados del Programa de Auditoria se mantienen.

4.2 Implementación del Programa de Auditoria • Debe Incluir: • La comunicación del Programa de Auditoria a las partes pertinentes. • La programación y coordinación de la auditorias y otras actividades del Programa de Auditoria. • El establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluación en curso de las necesidades de formación y desarrollo profesional continuo de los auditores.

4.2 Implementación del Programa de Auditoria (2) • Asegurarse de la designación de los equipos auditores. • Facilitar los recursos requeridos para los equipos auditores. • Asegurarse del desempeño de los auditores de acuerdo con el Programa de Auditoria.

4.2 Implementación del Programa de Auditoria (3) • Asegurarse del Control de los Registros de las actividades de la auditoria. • Asegurarse de la revisión y aprobación de los informes de auditoria. • Asegurarse de su distribución al cliente de la auditoria y a otras partes especificadas.

5.

Ejecución de la Auditoria

Responsabilidades del Encargado del Sistema • El Gerente de Calidad debe fijar el alcance, extensión y tipo de auditoria. • Tener un formato para los informes. • Los resultados se basan en evidencias objetivas. • Se audita el Sistema de Calidad completo.

6. Documentación necesaria para auditar • Plan de Auditoria. • Manual de Calidad y Documentación del Sistema de Calidad. • Lista de Chequeo (verificación).

7 Procedimiento de Auditoria. • • • • •

Objetivo. Alcance Responsabilidades Actividades del Procedimiento Registros • Anexos

8.

Reunión Inicial

8.1 Objetivos Generales •

Revisar el Plan de Auditoria.

•

Dar un pequeño resumen de cómo se realizarán las actividades de auditoria.

•

Confirmar los canales de comunicación.

•

Dar oportunidad al auditado de hacer preguntas.

8.2 Objetivos Específicos •

Presentación de los participantes, incluyendo una indicación de los Roles.

•

Confirmación de los objetivos de la auditoria, campo de aplicación y criterios.

•

Confirmación del horario y otra información relevante acordada con el auditado, como fecha, tiempo para la reunión final.

•

Métodos y Procedimientos que se deben usar para realizar la auditoria.

•

Confirmación del idioma que se va a utilizar durante la auditoria.

8.2 Objetivos Específicos (2) •

Confirmación de la duración de la auditoria. El auditado será informado del progreso de la auditoria.

•

Confirmación de los recursos y facilidades necesarias para el equipo auditor y que necesita tener disponible el equipo auditor.

•

Confirmación de los asuntos relacionados con la confidencialidad.

•

Confirmación de los procedimientos relevantes de seguridad en el trabajo.

•

Graduación de las No conformidades.

•

Condiciones bajo las cuales puede terminar la auditoria.

9. Competencia de los Auditores

•

Conocimientos y habilidades específicas.

•

Conocimientos y habilidades genéricas.

•

Atributos personales.

•

Formación Académica.

•

Experiencia Laboral.

•

Formación de Auditor.

•

Algunos de los conocimientos y habilidades son comunes para los auditores de Sistemas de Calidad y Ambiental y algunos son específicos para los auditores de cada una de las disciplinas.

9.1 El Equipo Auditor - Conocimientos y habilidades del Auditor Líder •

Planificar la auditoria y hacer un uso eficaz de los recursos durante ella.

•

Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado.

•

Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.

•

Conducir al equipo auditor para alcanzar conclusiones de la auditoria.

•

Prevenir y resolver conflictos.

•

Preparar y entregar el Informe de Auditoria.

9.2 El Equipo Auditor - Conocimientos y habilidades de los Auditores •

Métodos y técnicas relativas a la calidad – Para examinar los Sistemas de Gestión de la Calidad y generar evidencias y conclusiones de la auditoria apropiadas.

•

Terminología de calidad.

•

Principios de Gestión de Calidad y su Aplicación.

•

Productos, incluyendo servicios y procesos operativos.

•

Terminología específica del sector.

•

Características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios.

9.3 El Equipo Auditor – Cualidades Personales • • • • • • • • •

Ético, Imparcial, Sincero Honesto y Discreto Actitud abierta. Diplomático – mucho tacto Observador Perspicaz Versátil – adaptarse a diferentes situaciones. Tenaz – persistente en su objetivo Independiente Lograr conclusiones oportunas, basadas en el razonamiento lógico y el análisis

10. Ejemplos de Tratamiento de No conformidades Acción Correctiva Nº xxxx No Conformidad Nº xxxx Se detectan productos No conformes en la bodega sin la identificación descrita en el PR-13-01 y sin que quede registro documentado del tratamiento realizado Causa ¿Por qué se ha producido? Desconocimiento de los responsables correspondientes del PR-13-01

Acciones Correctivas. Para solucionar la causa 1. Preparar un charla de capacitación de 2 horas sobre el PR13-01 para el personal que realizan las inspecciones en la bodega 2. Revisar la bodega por si hubiere otros productos sin identificar Responsable de la implantación: Cargo que persona ocupa en la organización NO NOMBRES Jefe de Bodega de Despacho Plazo de Ejecución . 07-Agosto-2006

Firma : Jefe Directo

Verificación de la Implantación de las acciones

1. La capacitación fue impartida el día 5 de Agosto de 2006 (ver registro de capacitación) 2. Se ha revisado la bodega los días 03 y 04 de Agosto de 2006 y no se han detectado otros productos No conformes sin identificar

3. Firma : Jefe

10. Ejemplos de Tratamiento de No conformidades (2) Acción Correctiva Nº xxxx No Conformidad Nº xxxx Se detectan productos No conformes en la bodega sin la identificación descrita en el PR-13-01 y sin que quede registro documentado del tratamiento realizado Causa No están identificados los productos No conformes

Acciones Correctivas.

Registrar el tratamiento que se entregó Responsable de la implantación:

Bodega de Despacho

Plazo de Ejecución : Un Mes

Firma : Jefe Directo

Verificación de la Implantación de las acciones

Se verificará que están identificados los productos No conformes detectados en la auditoria

•

Firma : Jefe

11. Ejemplos de Descripciones de No conformidades 1. En cuanto a la documentación del sistema, algunos procedimientos no tienen el mismo nombre que en la lista de documentación vigente. 2. El diagrama de flujo (proceso) incluido en el Manual de Calidad no se ajusta a la realidad de la organización . 3. La Política de Calidad de la empresa publicada en la sala de reuniones no ha cambiado su logo institucional . 4. En relación a los objetivos planteados, tal como se establecen para sistema en el Manual de Calidad, no se aprecia la mejora esperada de los indicadores a través del tiempo, sólo establecen valores de partida

11. Ejemplos de Descripciones de No conformidades (2) 5. Falta establecer claramente el Procedimiento PR-10 Capacitación Interna, la metodología de medición de la verificación de la eficacia en el tiempo, de las formaciones impartidas al personal interno y si esto se va hacer extensivo a los relatores de la OTEC. 6. En el curso de Sistema de gestión de la calidad , no ha sido evaluada la eficacia de la formación entregada, para ver la efectividad del curso en la persona.

Continuará………

Julio 2006