Auditoria Operativa-area De Ventas-andahuasi.docx

CASO PRÁCTICO

“AUDITORÍA OPERATIVA A LA EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.”

RESUMEN EJECUTIVO

“AUDITORÍA OPERATIVA A LA EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.” DEPARTAMENTO DE VENTAS-ALMACEN

La auditoría de gestión a la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.”Se realizó con él con el propósito de evaluar la gestión operativa del área de ventas (comercialización) y sus resultados obtenidos, así como, la eficacia de la gestión, en relación a las actividades, objetivos y metas, Esta auditoría determinará el grado de operatividad, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos, estableciendo de esta manera los valores éticos de la organización y, también se evaluará la calidad de los bienes ofrecidos, y, las condiciones en las que se encuentra los almacenes de azúcar y alcohol. El resultado de los procedimientos fue la elaboración del informe de auditoría con conclusiones y recomendaciones. El Informe de auditoría permitió dar a conocer a los directivos la situación real del área de ventas, permitiendo así la oportuna toma de decisiones ya que los hallazgos de auditoría descritos en el informe constituyen debilidades administrativas.

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADO A EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.

1. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR La auditoría que se va a realizar será para determinar, los niveles de eficiencia, eficacia en la gestión operativa (área de ventas) de la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. a través de la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría para llegar a elaborar el informe en el que se incluyan conclusiones y recomendaciones.

Para trabajar con la información actualizada, se obtendrá conocimiento e identificación de:  La estructura y funcionamiento del área de ventas.  Examinar las actividades, operaciones, instalaciones, metas y objetivos a cumplir del área de ventas.  Las prácticas administrativas y de operación que realiza el área de ventas.

El análisis de estos aspectos serán los ejes principales para determinar el grado de confiabilidad de la información administrativa y la metodología a ser utilizada para facilitar la auditoría.

2. CONOCIMIENTO PRELIMINAR

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORIA OPERATIVA I.

ENTREVISTA CON LAS AUTORIDADES

Nombre del entrevistado: Cesar Lupuche Almeida Cargo: APODERADO GENERAL “EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.”

Fecha: martes, 29 de mayo del 2018 Hora: 09:30 am Lugar: Instalaciones de la empresa

Entrevistador: Edwar irigoin vasquez Fecha de Corte: 31 de diciembre de 2017

1. ¿Cuál es su opinión acerca de la situación actual de la empresa? En la actualidad, Empresa Agraria Azucarera Andahuasi S.A.A., desarrolla sus actividades agroindustriales de cultivo y procesamiento de la caña de azúcar y su industrialización, produciendo y comercializando azúcar rubia, azúcar blanca, alcohol, melaza, bagazo y otros derivados. Asimismo enfrentamos problemas legales por una venta irregular de 49, 000,000 de acciones en el año 2009 a los grupos económicos Wong y Bustamante. Estos problemas judiciales dificulta la actividad económica y operativa de la empresa al no poder comercializar nuestros productos al mercado nacional.

2. ¿Cuáles considera que son las principales fortalezas y debilidades existentes en la empresa? Sin lugar a dudas sus mayores fortalezas son: la unión de los trabajadores que desde el 2009 siguen luchando por su empresa contra estos grupos de poder económico , seguimos produciendo azúcar, tenemos una excelente relación con los proveedores y nuestro producto tiene una buena aceptación en el mercado. Entre las debilidades indica que son: los problemas legales y socioeconómicos ocasionados en el año 2009. 3. ¿Existe un Manual de Funciones y de Descripción de Cargos, además de Reglamento de Trabajo Interno debidamente establecido en la empresa? Si tienen un Manual de Funciones establecido y a la vez contiene la descripción de las funciones de los diferentes puestos de trabajo, sin embargo, este documento data de 10 años atrás. Por otro lado, la empresa si posee un Reglamento de Trabajo Interno – ACUERDO POR D.S. N° 039-TR-91

4. ¿Cómo se lleva a cabo el proceso de capacitación del personal? La empresa tiene convenio con una empresa especialista en temas de capacitación al personal y se realiza de manera periódica. 5. ¿Cuál es la expectativa que usted tiene de esta Auditoría de Gestión? Que los hallazgos que se indiquen en el informe de auditoría sean relevantes y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por ustedes puedan ser aplicables con el tiempo para que reflejen el incremento de la eficiencia, eficacia, economía, ética, ecología en las operaciones y por ende en el aumento de rentabilidad para la empresa.

Elaborado por: Edwar irigoin vasquez Revisado por: Alison Rimac

Fecha: 2018-05-29 Fecha: 2018-05-30

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORIA OPERATIVA II.

ENTREVISTA CON EL JEFE DE COMPRAS

Nombre del entrevistado: Sr. Roberto Sánchez Salinas Cargo: Jefe de ventas

Fecha: Miércoles, 30 de mayo del 2018 Hora: 09:00 am Lugar: Instalaciones de la empresa

Entrevistador: Edwar irigoin vasquez Fecha de Corte: 31 de diciembre de 2018

1. ¿Qué tiempo trabaja en la empresa? El tiempo de trabajo en la empresa es 18 años. 2. ¿Qué opinión tiene acerca del ambiente de trabajo en la empresa? Considera que es un ambiente de trabajo bueno a diferencia de años atrás que era muy conflictivo por los problemas de la empresa. 3. ¿Con qué productos trabaja el departamento? El departamento de ventas cuenta con productos entre los principales tales como: -

Azúcar

-

Alcohol

-

Melaza

-

Bagazo

4. ¿Cuáles considera que son las mayores presenta el Departamento de Ventas?

dificultades que

Falta de mediads de seguridad y al no contar con infraestructura adecuada para el almacenamiento del azúcar.

5. ¿Qué número de personas tiene a su cargo? 6 personas 6. ¿Tiene conocimiento de los lineamientos implantados en la empresa para la ejecución del trabajo? Si, No, ¿Cuáles? Si, el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo que está legalmente aprobado y legalizado. 7. ¿Qué grado de dificultad tiene para ejercer el trabajo diario? Alto, Medio, Bajo Depende, porque no solo es cuestión de él sino de otras áreas para completar su proceso de ventas.

Elaborado por: Edwar irigoin vasquez Revisado por: Alison Rimac

Fecha: 2018-05-30 Fecha: 2018-05-31

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORIA OPERATIVA III.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE VISITA FÍSICA A LA EMPRESA

VISITA A LAS INSTALACIONES El día 01 de junio del año 2018, siendo las 08:00 am se visitó las instalaciones de la Empresa Agraria Azucarera Andahuasi S.A.A., con sede en la localidad de Andahuasi, Carretera Huaura – Sayán Km. 41.5. Roberto Sánchez salinas, Jefe de Ventas en donde se pudo observar los siguientes puntos importantes para el trabajo a desarrollar: La empresa cuenta con una infraestructura adecuada para el correcto funcionamiento del departamento de ventas. En la planta baja al ingreso de la empresa se encuentra:  El área de Punto de Atención al cliente, y que está debidamente equipada con recursos como: un espacio amplio y adecuado para las visitas de los clientes, un computador de escritorio, una impresora, un teléfono convencional y un fax. El área de Canales de Comercialización, en la cual laboran dos personas que cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio y un teléfono convencional.  Un baño para uso tanto de los empleados como de los clientes.

 las personas que laboran cuentan en sus puestos de trabajo con una computadora de escritorio y un teléfono convencional.

Los horarios de trabajo son: de 7:00 – 12:00 y de 14:00 – 15:00. En las dos horas designadas para el almuerzo, no se atiende ningún tipo de situación laboral y las instalaciones se cierran por completo, teniendo los empleados la facilidad para decidir cómo utilizar de la mejor forma este horario.

ᶷ

= Recorrido de las instalaciones

Elaborado por: Edwar irigoin vasquez Fecha: 2018-06-01 Revisado por: Alison Rimac Fecha: 2018-06-02

1. REPORTE DE LA VISITA PRELIMINAR

“EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.” AUDITORIA OPERATIVA REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Lima, 02 de junio del 2018 Señor Cesar Lupuche L. Apoderado General Presente. De la visita previa que he realizado a la empresa “EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.”, se ha efectuado un análisis preliminar del área de Comercialización que van a ser objeto de examen a fin de determinar la eficiencia y eficacia de las actividades y operaciones de lo cual se obtuvo los siguientes resultados preliminares:

Reglamentos La empresa posee un Reglamento Interno de Trabajo, que ha sido registrado ante la autoridad laboral correspondiente, sin embargo, no se está implementando en la empresa, el CAPITULO XI “normas para cautelar la higiene y seguridad en el trabajo” aspecto relevante de la administración puesto que le permite normar las relaciones de trabajo y regular el desenvolvimiento de las actividades laborales y administrativas de la empresa.

Área de Comercialización Los métodos que han implementado las autoridades para impartir la información al área de ventas son políticas, objetivos, resultados del desempeño, planes para el desarrollo futuro, aspectos generales del servicio y los métodos para mejorar la eficacia y la productividad entre otros, han sido proporcionados a sus empleados, ocasionando que se den situaciones como:

 Poco involucramiento por parte de los empleados.  Poca importancia de la información.

Monitoreo-almacenes

Los almacenes no cuentan con ventilación, iluminación, equipos, materiales y espacios físicos que faciliten el movimiento de los productos.

RECOMENDACIONES

Al Apoderado General:  Formalizar los canales de comunicación de tal manera que sirvan para mantener informados a los empleados y facilitar su compromiso e identificación con las proyecciones del área de ventas.  El apoderado general deberá disponer a la unidad de comercialización, las medidas de control previo y las actualizaciones de las políticas en el área de ventas, para que contribuyan al logro de la eficiencia y eficacia de las operaciones y actividades de la empresa.

Atentamente,

Edwar irigoin vasquez AUDITOR

“EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.” AUDITORIA OPERATIVA PLAN DE AUDITORÍA 1

MOTIVOS DEL EXAMEN

La Auditoría Operativa se aplica a la “EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A” específicamente al área ventas-almacén(1,2) por el período comprendido desde el 1 de enero al 01 de junio de 2018, corresponden a un trabajo práctico de tesis; por esta razón se efectuará el examen cumpliendo con los parámetros establecidos y de las normas reglamentarias para el desarrollo de una auditoría, que incluyen pruebas selectivas a los procesos y procedimientos de auditoría considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del estudio de la empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia en sus operaciones

y emitir recomendaciones para el mejoramiento continuo en sus

actividades. 2 OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar una Auditoría operativa al área de ventas-almacenes (1,2) de la empresa “EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A”, para evaluar la infraestructura, medidas de seguridad, documentación y la eficiencia, eficacia en las operaciones y actividades, los mismos que permitirán determinar falencias e identificar oportunidades de mejora con la finalidad de ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz a través la aplicación de indicadores de gestión que contribuyan a generar una propuesta de mejoramiento para el cuidado de sus productos.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Evaluar las normativas del área de comercialización.  Evaluar

el

Sistema

de

Control

Interno

para

determinar si los

procedimientos son adecuados y ayudan a la consecución de los objetivos.  Evaluar el grado de productividad y rendimiento en el área de ventas.  Elaborar recomendaciones que eviten la mala utilización y pérdidas de los productos.  Evaluar los niveles de eficiencia, eficacia de las actividades.

 Establecer conclusiones y recomendaciones en el departamento analizado mediante la entrega de un informe de auditoría.

3 ALCANCE La auditoría comprenderá un análisis de las actividades, operaciones realizadas en las áreas de comercialización.

4 METODOLOGÍA Se basa en el diagnóstico de los procedimientos y operaciones de manera cualitativa y cuantitativa identificando las debilidades significativas que afecten en el desarrollo se las actividades de la empresa. 5. PUNTOS DE INTERÉS DE LA AUDITORÍA Los principales puntos de interés de ésta auditoría son considerados los siguientes:  Evaluación de la, eficiencia y efectividad de las actividades que se desarrollan en los almacenes.  Innovación en los procedimientos para agilitar el trabajo reduciendo costos.

6. EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA EVIDENCIA Identificación de la causa y efecto con la finalidad de evaluar el desempeño y resultados determinando las debilidades significativas que afectan a la compañía. 7. DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO

El tiempo para cumplir con la auditoría de gestión al área de ventas, se ha estimado en 17 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:

FASES

HORAS

RESPONSABLE

PROGRAMADAS Conocimiento Preliminar Programación Ejecución del Trabajo Evaluación del Control Interno Medición del Riesgo Aplicación de los Procedimientos y Técnicas en los papeles de trabajo para obtener hallazgos.

2 2

E.I A.R

3 2

R.I M.S

Comunicación de resultados Seguimiento TOTAL

4 0 17

4

A.R E.I

8. RECURSOS  Recurso Humano

El proceso de trabajo de auditoría, será realizado por el siguiente personal, cuyos detalles se muestran a continuación. Supervisor: Edwar Irigoin V. Encargado: Alison Rimac, Maribel Mendoza, Rosa Rafael.  Recursos Materiales

Para la auditoría operativa a realizarse se va a requerir de los siguientes equipos y materiales: a) Equipos: DESCRIPCION

CANTIDAD

Computadora laptop

2

Impresora

1

Memoria

2

b) Materiales: DESCRIPCIÓN

Papel A4 Esferos Carpetas Cartuchos

MEDIDA

CANTIDAD

Resma Unidades Unidades Unidades

1 4 6 1

VALOR UNITARIO USD 4.50 0.30 0.30 25.00

TOTAL USD

Total:

 Recursos Financieros: OBJETO

TOTAL USD

Transporte

50,00

Honorarios

400,00

TOTAL

450,00

9. RESULTADOS DE AUDITORÍA DE OPERATIVA El resultado del trabajo de auditoría contendrá:

El informe de auditoría el cual contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones que se dará a conocer la evidencia encontrada del área examinada-comercialización

Atentamente

Edwar irigoin vasquez AUDITOR

4.50 1.20 1.80 25.00

32.20

5. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

A continuación, se detalla el siguiente contrato de la siguiente manera:

CONTRATO DE AUDITORÍA

CLÁUSULAS I CONTRATANTES. - Celebran el presente contrato, por una parte, la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.; representada legalmente por el Dr. Cesar Lupuche Almeida, Apoderado de la empresa, y por otra parte los Sres. Edwar Irigoin, Alison Rimac, Rosa Rafael, Maribel Mendoza.-Auditores. II OBJETO DEL CONTRATO. - El objeto del contrato está enfocado a estipular los términos y condiciones bajo los cuales el Auditor presta los servicios de Auditoría operativa que se realizarán sobre la base del análisis de los procesos en el área de Ventas-almacenes. III RELACIÓN PERSONAL. - Las partes indican que el presente contrato es de orden civil y que no existe relación de dependencia personal entre la Empresa y el Auditor. IV MATERIA DE CONTRATO. - La EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. ; suscribe el contrato con el Auditor para que éste presente los servicios de auditoría, y el Auditor acepta prestar tales servicios, todo de conformidad con la siguiente especulación: Efectuar la Auditoría de Gestión a las áreas de Ventas-almacén de la empresa EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A de la ciudad de Andahuasi-Sayan, por el periodo del 1 de enero al 04 de junio del 2018. Dicho examen tendrá por objeto evaluar el grado de eficiencia, eficacia que presentan los procesos del departamento antes mencionado.

V OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA AUDITORA. Durante la vigencia de este contrato el auditor se obliga a: a) Realizar la Auditoría Operativa en el departamento mencionado; entregar

oportunamente a la empresa en mención los informes que se obtengan con motivo de dicha auditoría, así como a cumplir las demás obligaciones que se establecen expresamente en los términos del presente contrato. b) No subcontratar ni ceder en forma parcial o total en favor de cualquier otra persona física o moral los derechos y obligaciones derivados del presente contrato. c) Avisar por escrito sobre las circunstancias que impliquen la inversión de tiempo adicional o decremento para la prestación de los servicios objeto de este contrato. d) Informar oportunamente a la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A., de los hechos y razones debidamente justificados que lo imposibiliten para cumplir, en su caso, con las obligaciones que le señala el presente contrato. e) Guardar total y absoluta reserva sobre la información que le proporcione la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A., así como a la que tenga acceso con motivo de la auditoría objeto de este contrato, además de los resultados que arrojen las investigaciones practicadas, obligándose a utilizar dicha información exclusivamente para los fines del presente contrato, por lo que no podrá divulgarla en provecho propio o de terceros. f) Los resultados que se deriven de la auditoría pertenecerán a la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A., los cuales podrán ser utilizados en los departamentos pertinentes para incorporar mejoras en el accionar de la empresa. g) El Auditor no es responsable de perjuicios originados por actos fraudulentos, manifestaciones falsas e incumplimiento intencional por parte de los administradores, directores, trabajadores y empleados de la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A.

VI OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA. La empresa se compromete a entregar con la debida oportunidad la información que el Auditor, solicita en cada una de las visitas a las instalaciones.

Para mejor cumplimiento de la auditoría, se ha previsto una amplia colaboración del personal de la empresa para con el Auditor. La oportunidad y forma de esta cooperación será coordinada a través de la Gerencia General, durante el transcurso del trabajo de auditoría. Toda la información solicitada por el Auditor para llevar a cabo sus labores deberá ser proporcionada por la Empresa de manera oportuna. HORARIOS PARA EL AUDITOR. - Para la realización del examen el Auditor iniciará su trabajo a partir del 30 de mayo del 2018 y entregará al Cliente el informe final de auditoría incluirá las conclusiones y recomendaciones pertinentes para mejorar el desempeño del área de estudio ventas-almacen. Se proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del Auditor. VI

MONTO DEL CONTRATO. - El Cliente pagará al Auditor la compensación por

los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este convenio. El valor total por el trabajo de auditoría es de USD 400,00 incluido el impuesto general a las ventas del 18%. VII PLAZO

DE

DURACIÓN

DEL

CONTRATO.

-El

presente

contrato

considerando la naturaleza de las labores a realizarse, durará desde la fecha de su celebración es decir desde el 1ro de enero hasta el 04 de junio del 2018, tiempo dentro del cual el Auditor realizará su trabajo y terminará con las labores contratadas. Una vez, fijadas las cláusulas del presente contrato y con previo entendimiento de las partes se procede a la firma del mismo, en la ciudad de Andahuasi el día 30 de mayo del 2018.

Edwar Irigoin Vasquez AUDITORA

Cesar Lupuche Almeida GERENTE GENERAL

6. ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA

ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA Andahusi, 29 de mayo 2018 Señorita Alison Rimac Huacho. Reciba un cordial y grato saludo de todos quienes formamos la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. El motivo de la presente es aceptar su oferta de servicios correspondientes a la Auditoría Operativa a los procesos en el Ventas-almacen. Consideramos que sus conocimientos en el tema permitirán hacer un trabajo objetivo y meticuloso en nuestra empresa, el mismo que le permitirá brindarnos una asesoría eficiente y sólida, a través de sugerencias claras y constructivas que ayudarán a que alcancemos los objetivos y metas planteadas mediante el manejo de sus operaciones con mayor eficiencia, eficacia y economía constituyendo un apoyo importante para el desarrollo de nuestras actividades. Sin más por el momento me despido augurando éxitos en sus labores profesionales. Atentamente Cesar Lupuche Apoderado GENERAL

6.1 Planificación Específica

EMPRESA AGRARIA AZUCAREARA ANDAHUASI S.A.A AUDITORÍA OPERATIVA CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados: Personal de Ventas N°

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI

1

¿la empresa cuenta con una Buena infraestructura para almacenar el azucar?

2

¿los almacenes de asucar cuanta con materiales y equipos de contra indencios ?

3

El personal conoce en que condiciones se encuentran los almacenes ?

X

NO

PONDERACIÓN Calif. Obtenida

Puntaje Optimo

X

4

5

X

3

7

5

5

OBSERVACIÓN

Se revisa físicamente las facturas emitidas hacia los clientes.

Se verificó que este análisis es parte de las actividades del personal.

Se constató los precios máximos y mínimos de los productos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4

5

¿El sistema implementado en la empresa considera el adecuado para el desempeño de sus actividades?

¿La información relevante respecto al área es transmitida oportunamente.

X

X

7

6

7

6

El sistema de información implantado cumple con los requerimientos de los empleados.

Se verificó la oportunidad y métodos del personal para impartir esta información.

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORÍA OPERATIVA CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO Entrevistados: Personal de Ventas N°

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI

SUPERVISIÓN MONITOREO

6

7

NO

PONDERACIÓN Calif. Obtenida

Puntaje Optimo

Y

¿Se evalúa constantemente el desempeño del personal que efectúa este proceso?

¿Ha identificado y analizado los aspectos que más inciden para lograr la satisfacción de los clientes?

No se evalúa el desempeño de las personas del área de ninguna forma. X

X

3

6

6

6

¿Se 8

OBSERVACIÓN

supervisa continuamente el control de stok de azucar?

X

TOTAL

Elaborado por: Edwar Irigoin V. Revisado por: Rasa Rafael

7

43

7

49

Fecha: 2018-06-01 Fecha:2018-06-02

Se constató la verificación del aspecto más importante que es darle al servicio un valor agregado como es el empaque y embalaje.

La supervisión va enfocada al control del inventario.

INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS PONDERACIÓ N 10 - 9

OBSERVACI ÓN Excelente

8-7 6-5 4-3

Bueno Regular Malo

2-0

Muy malo

N°

SIGNIFI CADO Se cumplen consistentemente las expectativas Frecuentemente se cumplen las expectativas. Algunas veces se cumplen las expectativas. Frecuentemente no se cumplen las expectativas. Casi nunca se cumplen las expectativas.

DESCRIPCIÓ CALIFICACIÓ OBSERVACIÓ N N N

PUNTAJE OBSERVACIÓ N ÓPTIMO

1

Pregunta 1

OBTENIDA 4

Malo

5

Regular

2

Pregunta 2

3

Malo

7

Bueno

3

Pregunta 3

5

Regular

5

Regular

4

Pregunta 4

7

Buena

7

Bueno

5

Pregunta 5

6

Regular

6

Regular

6

Pregunta 6

3

Malo

6

Regular

7

Pregunta 7

6

Bueno

6

Regular

8

Pregunta 8

7

Bueno

7

Bueno

TOTALES

43

49

AUDITORIA AL AREA DE COMERCIALIZACION – ALMACEN (1,2) Y LA FABRICA DE ALCHOL- EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. Los almacenes de azúcar y las instalaciones de la planta de alcohol de la empresa agraria azucarera andahuasi presentan deficiencias que merecen ser superadas. El día viernes 01 de

junio de 2018, en vista conjunta de la comisión

de auditoria con el jefe de departamento de comercialización de la empresa, efectuada a los almacenes de azúcar (producto terminado) 1 y 2, a fin de verificar el estado situacional de los ambientes (infraestructura) y almacenamiento, así como a las instalaciones de la fábrica de alcohol, en las cuales se encontró deficiencias que se detallan a continuación. EN RELACION AL ALMACEN 1 1.- No existe una completa señalización del ambiente destinado a almacén. Rutas de evaluación, zonas exclusivamente

reservadas a salidas de

emergencia, zonas seguras en caso de sismo, ubicación de extintores y otro etc. (botiquín)

2.- No existe extintores que permita prevenir cualquier tipo de accidente en especial relacionados con los incendios, cabe indicar que es obligado contar con extintores en perfectas condiciones, cuya cantidad dependerá de las dimensiones del almacén, debiéndose reponer de preferencia antes de su vencimiento.

3.- Infraestructura deteriorada, el techo de calamina como agujeros que se filtran agua de lluvia con el riesgo de averiar la mercadería , asimismo , el piso se encuentra en malas condiciones (desnivelados y con huecos)

4.- Respecto al orden y limpieza, se encuentra montículos de basura en los pasadizos reducidos, así como llantas en desuso.

5.- No hay restricciones de acceso al almacén , encontrándose personas ajenas a esta área debiendo ser el acceso en forma restringida solamente para personal autorizado.

6.- El operario de montacargas no cuentan con cascos y guantes.

EN RELACIÓN AL ALMACÉN 2 1.- El ambiente destinado al almacén no cuenta con pasadizos amplios para el tránsito de personal y montacargas, lo que conlleva que no se pueda atender con la mercadería más antigua método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas).

2.- La mercadería (azúcar) está en contacto con el suelo, solo lo protege un plástico, se requiere parrillas y/o parihuelas, en la parte inferior y en la

parte central, a fin de que no se deteriore y asimismo pueda ser manipulado y/o transportado con montacargas.

3.- El almacén no es ventilado, a fin de evitar la contaminación con gases por el uso y tránsito de montacargas, gasolina y/o petróleo.

4.- No existe señalización del ambiente destinado al almacén, rutas de evacuación, zonas exclusivamente reservadas a peatones, salidas de emergencias, zonas seguras en caso de sismo, ubicación de extintores y otros (botiquín)

5. No existe extintores, que permita prevenir cualquier tipo de accidentes en especial relacionados con los incendios, cabe indicar que es obligatorio contar con extintores en perfectas condiciones, cuya cantidad dependerá de las dimensiones del almacén, debiéndose reponer de preferencia antes de su vencimiento.

6. Infraestructura deteriorada, techo muy bajo y de calamina con agujeros y/o forados que se filtra el agua de lluvia con el riesgo de averiar la mercadería; asimismo, el piso es de tierra, existen tragaluces laterales sin ninguna maya de protección por donde pueden ingresar roedores y aves y deteriorar la mercadería.

7. respecto al orden y limpieza, se encuentra montículos de basura en los pasadizos reducidos, y en la puerta de ingreso.

8. Servicios higiénicos en mal estado.

En relación a la fábrica de alcohol 1. No existe señalización en la fábrica, rutas de evacuación, zonas exclusivamente reservadas a peatones, salidas de emergencia. Zonas seguras en caso se sismo, ubicación de extintores y otros (botiquín).

2. No existen extintores, que permita prevenir cualquier tipo de accidentes en especial relacionados con los incendios, cabe indicar que es obligatorio contar con extintores en prefectas condiciones, cuya cantidad dependerá de las dimensiones del área, debiéndose reponer de preferencia antes de su vencimiento.

3. Respecto al orden y limpieza, se encuentra montículos de basura y objetos en desuso que obstruyen los pasadizos, y la falta de limpieza en el dispensador de alcohol (tierra y telas de araña).

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORIA OPERATIVA ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 1 TÍTULO: LA EMPRESA NO CUENTA CON UNA BUENA INFRAESTRUCTURA QUE FACILTIN EL MOVIMIENTO DEL PERSONAL Y DE LOS PRODUCTOS. Condición: se ha detectado en el departamento de ventas que no tiene una buena infraestructura y espacios físicos que faciliten el movimiento del personal y de los productos. Criterio: el departamento de ventas tiene reglamentos en la que no se considera en dicha área reduciendo el espacio para que puedan desplazarse con mejor rapidez el personal y los productos.

Causa: se presentó en el área de ventas descuido en el desarrollo de las funciones asignadas tales como: No hay control de higiene de personal, recepción de productos como depósitos, desperdicios dentro del espacio. Efecto: se ocasiono retrasos de pedidos de productos y entrega de despacho, inefectividad del trabajo, desmotivación del personal, pérdidas de ingresos potenciales, incumpliendo de la planeación. Elaborado por: Edwar Irigoin V. Revisado por: Rosa Rafael

Fiche: 2018-06-02 Fecha:2018-06-03

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORÍA OPERATIVA ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 2 TÍTULO: FALTA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD EN LOS ALMACENES (1, 2) Y EL LA FABRICA DE ALCOHOL. Condición: Se encontró presuntas faltas de medidas de seguridad en los almacenes 1,2 y en la fábrica de alcohol.

Criterio: Los almacenes 1, 2 y la fábrica de alcohol tienes graves problemas con las medidas de seguridad de cada área ya mencionadas. Causa: Insuficiente atención de las medidas de seguridad, de parte de la empresa Agraria Azucarera Andahuasi S.A.A en respetivas áreas. Efecto: Se efectuaron falta de organización y descuido de parte del jefe de ventas.

Elaborado por: Edawar Irigoin Revisado por: Dr. Cristina Ortiz

Fecha: 2018-06-02 Fecha:2018-06-03

ATLAS S.A. AUDITORÍA DE GESTIÓN ÁREA DE VENTAS HALLAZGO Nº 3 TÍTULO: FALTA DE DOCUMENTACION-MANUAL DE BUAENAS PARACTICAS DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS. Condición: De la documentacion revisada el area de ventas no cuenta con el manual de buenas practicas de almacenamiento de productos.

Criterio: Lo anteriomente descrito infringe las politicas y el manual de procedimientos que en su articulo 17% establece lo siguiente….” El area de ventas debe contar con el manual de buenas practicas de almacenamiento de productos para el cuidado del azucar Causa: La eficiencia advertida podria estar generando el mal uso de materiales y equipos y problemas en los alamcenes al no conatr con las medidas de seguridad. Efecto: La deficiencia se puede atribuir a razones como falta de capacitacion al personal y desconocimiento del manual de buenas practicas por parte del jefe de ventas.

Elaborado por: Edwar Irigoin Revisado por: Maribel Mendoza

Fecha: 2018-06-02 Fecha:2018-06-03

EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A. AUDITORÍA OPERATIVA

ÁREA DE VENTAS

NIVEL DE RIESGOS

Nivel de Confianza = Calificación Obtenida Puntaje Óptimo Nivel de Confianza =

43 49

Nivel de Confianza = 0.8775 x 100 = 87.76%

Nivel de Riesgo = 100% - Nivel de Confianza Nivel de Riesgo = 100 – 87.76 Nivel de Riesgo = 12.24%

Lo que implica que el Área Ventas-Almacen tiene un nivel de confianza del 87.76% (Moderada Alta) y un nivel de riesgo de 12.24% (Moderado Alto) que debe mejorar, puesto que demuestra un nivel de controles ineficientes que podrían estar repercutiendo en la eficiencia y eficacia de los procesos y operaciones en los almacenes. Elaborado por: Lorena García Revisado por: Dr. José Villavicencio

Fecha: 2012-01-18 Fecha:2012-01-21

8. INFORME A continuación, detallamos el informe de control interno del área de ventas-Almacén:

“EMPRESAA GRARIA AZUCARERA ANDAHUASI S.A.A AUDITORIA OPERATIVA INFORME DE CONTROL INTERNO

Lima, 04 de junio del 2018

Dr. Cesar Lupuche Apoderado General EMPRESA AGRARIA S.A.A.

AZUCARERA

ANDAHUSI

Presente. He auditado la gestión del procesos del área de Ventas-almacén de la EMPRESA AGRARIA AZUCARERA ANDAHUSI S.A.A., por el periodo comprendido del 01 de enero al 04 de junio del 2018, siguiendo las normas de auditoría que exigen que el auditor obtenga un conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen. El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la Empresa una garantía para el logro de los objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas, considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total del desarrollo de la gestión administrativa de la empresa. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinación de deficiencias importantes que originan, con una probabilidad más que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones. Para el planeamiento y ejecución de la auditoría operativa, para el Proceso y operaciones en el área de Ventas-almacén se ha considerado su sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre tal área examinada, más no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin embargo, se han notado asuntos

relacionados con el funcionamiento de dicho sistema, que por su importancia, considero deben ser incluidos en este informe. Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, que podrían afectar negativamente en el desempeño administrativo. Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados y que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los hallazgos de auditoría que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño u operación del sistema de control interno que puede afectar al logro de los objetivos. RECOMENDACIONES: El apoderado general deberá disponer a la unidad de comercialización, las medidas de control previo y las actualizaciones de las políticas en el área de ventas, para que contribuyan al logro de la eficiencia y eficacia de las operaciones y el mejoramiento de la infraestructura para un mejor cuidado de los productos.