Apa Itu Pmo

BAS Consulting Whitepaper

February 2006

Apa Itu Program Management Office? Program Management Office (PMO) sudah menjadi suatu fenomena baru di dunia usaha saat ini, khususnya bagi para perusahaan yang berbasis proyek (project-based organizations). Mulai dari industri perbankan, telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi, perusahaan-perusahaan di dalam setiap industri tersebut mulai sadar akan pentingnya PMO untuk memberikan jaminan suksesnya implementasi proyek-proyek mereka sesuai dengan harapan serta target bisnis yang dicanangkan. 1 Elya G Muskitta Managing Partner BAS Consulting

Market Overview Kebutuhan untuk menangani proyek secara efektif bukanlah suatu hal yang baru, walaupun demikian, kebanyakan organisasi baru mulai sadar akan pentingnya Program Management Office (PMO). Pada bulan Juli 2003, Forrester Research, salah satu perusahaan riset terbesar di dunia saat ini, mengadakan survey kepada berbagai eksekutif di Amerika Serikat mengenai PMO. 76% dari para eksekutif tersebut mengatakan bahwa mereka baru saja membuat organisasi PMO mereka dalam kurun waktu tiga tahun belakangan ini. Di Indonesia sendiri, PMO baru mulai berdengung di dua tahun belakangan ini. Perusahaan-perusahaan membuat PMO untuk menaikkan tingkat kesuksesan proyek-proyek mereka dengan cara membakukan serta mengimplementasikan standar-standar serta menekan biaya-biaya terkait. Mereka sadar bahwa dengan menggunakan metodologi-metodologi yang baku serta secara senantiasa menghubungkan strategi perusahaan ke masingmasing proyek, PMO dapat membantu perusahan-perusahaan tersebut mencapai target finansial serta target strategi mereka. Kebutuhan akan methodologi proyek yang baku dan teruji sudah merupakan suatu urgent needs bagi setiap industri di Indonesia.

Definisi PMO Definisi dasar dari Program Management Office (PMO) adalah suatu organisasi yang bertugas untuk membentuk dan mengembangkan

Apa Itu Program Management Office?

BAS Consulting Whitepaper

standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk menjalankan setiap program dan proyek dengan baik dan benar serta sesuai dengan strategi bisnis dari setiap perusahaan.

2 PMO sendiri pada umumnya berevolusi dari sebuah Project Office, suatu organisasi yang bertanggung jawab dalam membangun standar dan metodologi untuk sebuah proyek. Project Office bersifat taktikal. Artinya, organisasi tersebut langsung menangani proyek yang berada di bawah pengawasannya. Dengan demikian, Project Manager yang terkait berada langsung di bawah garis komando Project Office. Pada tahapan ini, kemungkinan besar Project Office berada di dalam organisasi IT atau di bawah unit bisnis lainnya di dalam suatu perusahaan/ organisasi. • 1 – 2 projects, 1 Project Manager • Standard Project Management Methodology

Stage StageI I Project ProjectOffice Office

• Support multiple projects • Multiple Project Managers • 1 PMO Manager

Stage StageIIII Projects ProjectsSupport SupportOffice Office

May be combined

Stage StageIIIIII Standard StandardPMO PMO Stage StageIV IV Advanced AdvancedPMO PMO Stage StageVV Project ProjectCenter CenterOf Of Excellence Excellence

• • • •

Support multiple projects Multiple Project Managers 1 or More PMO Managers Established various PM Methodologies • Involving Directors/ Senior Program Managers • Executing Portfolio Management • Dedicated PMO Team • Build Learning & Knowledge Management

Apa Itu Program Management Office?

BAS Consulting Whitepaper

3

Apa Itu Program Management Office?

BAS Consulting Whitepaper

Kemudian, dengan

a manusia yang terlibat di setiap proyek-proyek yang dibawah

semakin

pengawasannya

dewasanya wawasan organisasi

•

membuat master project portfolio operational plan tahunan serta kebutuhan pendanaannya.

tersebut atas

Tahapan berikutnya adalah Program Management Office (PMO). Suatu

standar-standar

organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai Project Office dan

dan metodologi

Projects Support Office. Organisasi PMO biasanya mempunyai direct

yang dibangun dan

reporting line ke CEO.

dikembangkannya,

Bilamana PMO sudah berjalan dengan baik, maka fungsinya pun dapat

fungsi, tugas dan

dikembangkan menjadi Program/ Project Center of Excellence di mana

tanggung jawab

PMO berfungsi menjadi Think-Tank perusahaan.

organisasi Project Office tersebut pun melebar menjadi Projects Support Office (PSO) – membantu menangani multiple projects (multiple business unit). Berbeda dengan Project Office, kunci tanggung jawab PSO mencakup: •

Di unit organisasi mana sebaiknya PMO berada? Seringkali perusahaan menempatkan PMO di unit organisasi IT karena IT mungkin salah satu organisasi yang memiliki proyek paling banyak bila dibandingkan dengan unit organisasi lainnya di perusahaan tersebut. Selain IT, unit organisasi Finance maupun Operation juga dapat menjadi tempat cikal bakal berdirinya PMO. Bilamana hal tersebut terjadi, maka PMO akan sangat terpengaruhi oleh unit organisasi tersebut sehingga independensinya menjadi pertanyaan besar. Kemudian, sosialisasi PMO menjadi tidak efektif karena tidak PMO tidak memiliki exposure ke unit organisasi lainnya. PMO sebaiknya berdiri sendiri sebagai suatu unit organisasi independen yang bertanggung jawab langsung ke Direktur Utama/ Dewan Direksi. Dengan demikian, PMO memiliki posisi yang cukup strategis di dalam perusahaan dan dapat menjadi ‘perpanjangan tangan’ dewan direksi dalam

manajeme n sumberday

memastikan bahwa setiap program dan proyek yang berjalan / yang akan dilaksanakan sesuai dengan visi, misi dan strategi perusahaan. Organisasi Program Management Office yang benar adalah organisasi yang bersifat permanen, bukan bersifat Project-Based. Dengan demikian, adalah penting bagi organisasi PMO untuk senantiasa memperoleh dukungan

Apa Itu Program Management Office?

4

BAS Consulting Whitepaper

(sponsorship) dari setiap anggota dewan direksi. Hal ini juga berarti bahwa pihak manajemen/ direksi harus yakin benar akan pentingnya PMO bagi kemajuan perusahaan.

Kapan anda butuh PMO? Bilamana organisasi anda saat ini mengalami hal-hal seperti di bawah ini, anda sudah perlu untuk membangun organisasi PMO: 

Setiap proyek yang dijalankan tidak dapat memberikan gambaran kontribusi finansial (project portfolio), baik secara langsung maupun tidak langsung, kepada perusahaan. Apa itu dalam bentuk Return On Investment, Project Economics, Project Balanced Scorecard dll.



Proyek-proyek dimulai tanpa adanya kolaborasi antara eksekutif fungsional (functional executives)



Sumber Daya Manusia yang ada menjalankan pekerjaan multitasking hanya untuk membahagiakan para eksekutif fungsional



Terlalu banyak waktu yang diluangkan untuk mengevaluasi anggaran proyek serta biayanya ketimbang evaluasi penurunan project cycle time



Para manajer proyek dan eksekutif seringkali memperdebatkan deadline serta SDM proyek



Para manajer proyek seringkali terbentur masalah SDM proyek karena kurangnya perencanaan SDM yang baik



Konflik antar manajer proyek sering terjadi, khususnya dalam ‘perebutan’ SDM



Terlalu banyak proyek yang berjalan sehingga seringkali kekurangan SDM

Apa Itu Program Management Office?

5

BAS Consulting Whitepaper

Bagaimana Caranya “Menjual” Konsep PMO ke manajemen anda? Manajemen/dewan direksi dapat diyakini akan pentingnya PMO bagi perusahaan yang mereka pimpin selama si “penjual” konsep PMO dapat melakukan beberapa hal di bawah ini: •

Cari Pendukung Utama (Champion): kredibilitas pribadi dan hubungan baik dengan senior management merupakan hal yang penting.

•

Rencanakan Seperti Sebuah Proyek: jangan anda berharap bahwa sebuah Project Office atau PMO dapat terbentuk dalam waktu singkat. Anda harus dapat meyakinkan manajemen anda dengan membuat project paln yang jelas dan terperinci yang dapat menggambarkan setiap target pencapaian implementasi serta tolak ukur kesuksesannya

•

Buktikan dengan measurement metrics yang jelas: measurement metrics merupakan hal yang sangat penting untuk dapat meyakinkan pihak manajemen perusahaan anda bahwa sudah waktunya PMO dibentuk. Metrics seperti Return On Investment (ROI), customer satisfaction, support costs, rework costs, reimplementation costs dll dapat menjembatani terbentuknya kesadaran akan pentingnya diadakan standarisasi manajemen program dan proyek.

•

Targetkan jangka waktu pencapaian yang pendek: manfaat PMO secara menyeluruh memang tidak mungkin dicapai dalam waktu singkat, walaupun demikian, dengan perencanaan yang baik dan benar, anda dapat memberikan hasil yang tangible kepada pihak manajemen perusahaan anda. Contoh: anda dapat membuat kalkulasi ROI per enam (6) bulan, dengan business case yang jelas, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh gambaran hal-hal apa saja yang dapat dicapai dan hasilnya dapat dinikmati dalam waktu 6 bulan tersebut.

Apa Itu Program Management Office?

6