Aformato Estandarizado Proyecto Formativo Asistencia Administrativa (autoguardado) (1) (1) (1) (1) (1) (1) (3).docx

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE PARA LA EMPRESA PRODUCTOS MUNDO TRIGO UBICADA EN BOSA ATALAYAS

ALONSO AYALA KAREN DAYANA CANTOR GÓMEZ KAROL JULIETH CARDENAS OYALA LINA MARCELA CARDOSI CORTES YORGELIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPITIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 1803726 RUTA No. 01 BOGOTÁ 2019

ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE PARA LA EMPRESA PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO CRA. 100 A NO. 61 SUR-98

ALONSO AYALA KAREN DAYANA CANTOR GÓMEZ KAROL JULIETH CARDENAS OYALA LINA MARCELA CARDOSI CORTES YORGELIS

Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo

SARA LILIANA SANDOVAL LACHE Administrador de Empresas Esp. Instructora en Técnico Asistencia Administrativa Instructor(a) para el proyecto formativo fase análisis

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL DISTRITO CAPTIAL CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA 1803726 RUTA No. 01 BOGOTÁ 2019

Nota de aceptación ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

___________________________ Firma del presidente del jurado ___________________________ Firma del jurado ___________________________ Firma del jurado

Bogotá, 11 de marzo de 2019

3

DEDICATORIA

Este proyecto de formación se lo queremos dedicar a Dios por darnos vida y salud, a nuestros padres, pilares fundamentales en nuestra vida con mucho cariño y amor les dedicamos todo nuestro esfuerzo en este proyecto, en reconocimiento a todo el sacrificio puesto para que estudiáramos, se merecen esto y mucho más.

4

AGRADECIMIENTO

Primeramente, el agradecimiento de este proyecto va dirigido a Dios ya que sin la bendición y su amor todo hubiera sido un total fracaso, y nuestros padres por su apoyo, les agradecemos de todo corazón. Las enseñanzas brindadas por todos y cada uno de nuestros profesores ya que sin ellos no hubiésemos podido crear nuestro proyecto de formación, también al señor Ever Rodríguez dueño de la empresa “PRODUCTOS MUNDO TRIGO” por permitirnos realizar nuestro proyecto en su empresa, por confiar en nosotras y brindarnos su apoyo.

5

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN

8

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

9

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

10

3

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

11

3.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

11

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

12

4

OBJETIVOS

13

4.1 OBJETIVO GENERAL 4.1.1 Objetivos Específicos

13 13

5

JUSTIFICACIÓN

14

6

MARCO REFERENCIAL

15

6.1

MARCO TEÓRICO

15

6.2

MARCO CONCEPTUAL

16

6.3

MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO

17

6.4

MARCO TEMPORAL

18

6.5

MARCO LEGAL

19

6.6

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

20

WEBGRAFÍA

42

ANEXOS

43

6

LISTA DE FIGURAS Pág.

FIGURA 1. MAPA CONCEPTUAL………………………………………………..16 FIGURA 2. MAPA DE LA LOCALIDAD…………………………………………..17 FIGURA 3. DIAGRAMA DE GANTT………………………………………………19 FIGURA 4. CRONOGRAMA DEL PROYECTO………………………………… 20

LISTA DE ANEXOS Pág. ANEXO 1. CÁMARA DE COMERCIO ……………………………………….......40 ANEXO 2. RUT……………………………………………………………………...41 ANEXO 3. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR………………………………………..42

7

INTRODUCCIÓN

En el presente proyecto que veremos a continuación se presentara un estudio que le estamos haciendo a la empresa PRODUCTOS MUNDO TRIGO del señor Ever Rodríguez, con la finalidad de detectar posibles falencias que se encuentren en la pequeña empresa y proponer estrategias para solucionar posibles problemas que en ella se detecten. También analizáremos como está el sector económico de la empresa a la cual le estamos realizando el estudio, los requisitos que le exige que cumpla las normas exigidas para la ejecución de la actividad económica. Los objetivos específicos y general de la temática sugerida en este proyecto.

8

1

CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Nombre de la empresa Nombre del propietario Numero de NIT Dirección

PRODUCTOS MUNDO TRIGO

Municipio

BOGOTÀ D.C

Localidad

Bosa

Sector al que pertenece Actividad de la empresa Cantidad de empleados Horarios

SECTOR TERCIARIO

Historia

La panadería y cafetería del señor Ever Rodríguez, fue fundada hace 8 años, el 28 de junio de 2011 con la idea de brindarle a su comunidad una buena panadería y cafetería donde se le pudiera ofrecer pan fresco de excelente calidad y el más agradable ambiente para que todas las personas que lo visiten disfruten con la mejor atención a precios muy cómodos y una variedad de productos."

EVER PATRICIO RODRIGUEZ SANCHEZ 79845112-0 CRA. 100 A NO. 61 SUR-98

PANADERIA Y CAFETERIA 4 8:00 am a 11:00 pm

9

2

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

Decidimos escoger la panadería y cafetería del señor Ever Rodríguez porque nos pareció que era el lugar perfecto para realizar nuestro proyecto de formación, hicimos el diagnostico realizándole una entrevista basada en una consulta que desarrollamos por medio de un cuestionario que hace parte del anexo 3, y luego de que nos respondiera sacamos el análisis sobre cómo está el negocio y algunas cosas que le faltan y debería mejorar para que todo fluya mejor en su pequeña empresa.

10

3

3.1

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para el planteamiento del problema de acuerdo con los hallazgos del diagnóstico preliminar evidenciamos lo siguiente:

ADMINISTRATIVO



La empresa no cuenta con una herramienta de administración eficaz como EXCEL.

Esto como consecuencia puede causar una pérdida de control en los cálculos de la empresa y no se podrá llevar una cuenta segura de los ingresos y gastos.



El control del inventario no es muy bueno

Las consecuencias de no llevar un buen control en el inventario pueden causar que al vender mucho un producto y no llevar la cuenta de ello este se puede agotar y el dueño del negocio no darse cuenta

ARCHIVO 

La empresa no cuenta con un buen sistema de archivo

Al no contar con un buen sistema de archivo esto puede causar muchos obstáculos para encontrar, archivar o catalogar los datos de una forma eficiente.



La empresa no tiene un archivo organizado ni los documentos clasificados correctamente

Las consecuencias pueden ser Oficinas desbordadas de documentos, Desorganización, Pérdida de tiempo al buscar un documento, Información duplicada.

11

SERVICIO AL CLIENTE 

La empresa no cuenta con una línea de llamada de servicio a domicilio

Las consecuencias podrían ser pérdidas económicas y Dificultará la obtención de nuevos clientes.

3.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo contribuir a mejorar la gestión de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente para la empresa ubicada PRODUCTOS MUNDO TRIGO en BOSA ATALAYAS?

12

4

4.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente para que la empresa PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO ubicada en la CRA. 100 A NO. 61 SUR-98 mejore de su desempeño.

4.1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y servicio al cliente en la empresa PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO teniendo en cuenta su actividad económica y sector económico al que pertenece.

Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y servicio al cliente de la empresa objeto de estudio.

Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los procesos de gestión administrativa, documental, archivo y de servicio al cliente, que contribuyan al desarrollo eficiente en la gestión de la empresa PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO.

Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión documental, archivo y satisfacción del cliente de acuerdo con las necesidades, deseos y expectativas de estos.

13

5

JUSTIFICACIÓN

Este proyecto es importante para el señor empresario porque permite que otras personas con conocimiento sobre el tema hallen problemas del cual él no tenía conocimiento alguno y le ayuden a conseguir una solución para mejorar el funcionamiento de su negocio. Es muy importante para la sociedad porque cuando en la comunidad hay empresas de calidad los clientes se sentirán más satisfechos a la hora de recibir un bien o servicio. Este proyecto de formación que estamos realizando es sumamente importante para nosotras porque realizándolo podemos conocer cómo funciona una empresa, estudiar y analizar las falencias que se encuentren en la empresa a la cual le estamos haciendo el estudio, y poder brindarle una solución a los inconvenientes que se encuentren en ella.

14

6

6.1

MARCO REFERENCIAL

MARCO TEÓRICO

Sabemos que el sector terciario se dedica a las actividades de comercio, servicios y transporte. A diferencia de los sectores primario y secundario, el sector terciario no se encarga de producir sino de ofrecer y distribuir productos. Siguen predominando las pequeñas y medianas empresas; no obstante, los hipermercados aumentan constantemente su cuota de mercado, lo que ha provocado serias dificultades para el pequeño comercio. Como todos los demás sectores de la cadena económica el terciario también tiene una serie de problemáticas las cuales son:        

Estructura comercial deficiente Excesiva intermediación para algunos productos Comercio exterior deficiente Mas importación y menos exportación Comercio nacional pequeño Ganancias nacionales pequeñas Comercio extranjero grande Ganancias que salen del país grandes

El mercado de la panadería y la pastelería industriales creció un 1,6% en valor en 2012, hasta los 3.430 millones de pesos, según un informe publicado hoy por la consultora DBK que recoge la actividad de 200 empresas del sector. Este mercado mantiene así su tendencia "de moderado crecimiento" de los últimos años, precisa el estudio, con un aumento de las ventas en Colombia del 1,2% en 2012 y una previsión de incremento del 1% para 2013 y de entre el 2 y el 3% de cara a 2014. Por segmentos, la panificación registró un estancamiento, mientras las ventas de masas congeladas crecieron un 4,5%, "en un contexto de creciente sustitución del pan fresco tradicional por este tipo de productos". El informe detalla que, en cuanto a las galletas, el aumento de los costes de las materias primas posibilitó un crecimiento del 4,1%, mientras que el mercado de pastelería y bollería retrocedió un 2,6%. DBK prevé, además, una aceleración del aumento de las exportaciones, tras un incremento del 11% en 2012 hasta los 541 millones de pesos. En cuanto a la cuota de mercado, las masas congeladas concentran el 30,5% del total, por delante de la pastelería y la bollería, con un 24,8%; los productos de panificación, un 22,7%; y las galletas un 22%.

15

6.2

MARCO CONCEPTUAL

FIGURA. 1

16

6.3

MARCO ESPACIAL O GEOGRÁFICO

Ciudad: BOGOTÁ Localidad: BOSA Barrio: LAS ATALAYAS

FIGURA. 2

17

6.4

MARCO TEMPORAL

FIGURA. 3 ACTIVIDADES DEL PROYECTO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

FASE ANÁLISIS FASE PLANEACIÓN FASE EJECUCIÓN FASE EVALUACIÓN

La duración de nuestro proyecto será de seis meses y está dividido en cuatro fases las cuales son: análisis, planeación, ejecución y evaluación

18

6.5

MARCO LEGAL

Requisitos de carácter obligatorio según Decreto 1879 de 2008

Artículo 19 del Matrícula mercantil vigente código de comercio Artículo 126 del Concepto sanitario Decreto, de 2012

ley 019

Ley 388 de 1997

Uso de sueldo

Ley 1575 de 2012 Ley 1943 de 28 de diciembre de 2018 Artículo 555-2 Ley 232 de 1995 Artículo 126 del Decreto-ley 019 de 2012 Artículo 20 de la ley 256 de 1996 Decreto 959 de 2000, artículo 2

Concepto técnico de seguridad humana y protección contra incendios Lista de precios

Inscripción en el RUT Inscripción en el RIT Certificado de manipulación de alimentos

Depósito de la enseña comercial Registro de publicidad exterior visual o una Certificación de intensidad auditiva

19

6.6

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS

ACTIVIDADES

FEBRERO MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIO FASE PLANEACIÓN ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO *Ejecuta procedimientos y funciones acorde con lo establecido en los manuales y el direccionamiento estratégico de la organización. *Aplica el proceso de planeación estratégica, orientado a la Unidad Administrativa, en las estrategias FA/DO para el desarrollo de los programas de mejoramiento. *Establece las prioridades de ejecución de actividades y los recursos de acuerdo con las políticas de la organización. Identifica la posición de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura 20

JULIO

JULIO

orgánica de la organización. *Se comunica fácilmente con los miembros de la comunidad educativa. *Establece procesos comunicativos asertivos que posibilitan la convivencia en los contextos social y productivo. *Resuelve conflictos mediante el uso de la racionalidad, la argumentación y la asertividad. *Establece acuerdos mediante el uso de procesos comunicativos, racionales y argumentados orientados hacia la resolución de problemas.

21

Ejm. Tabla 1 Cronograma del proyecto CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS ACTIVIDADES

MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN ACTIVIDADES

MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

22

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN ACTIVIDADES

MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN ACTIVIDADES

MES XXX

MES XXX

MES XXX

MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN EJM. PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 6 Meses RECURSO UNIDA CANTIDA VALOR VALOR VALOR 6 D DE D UNITARIO MES MESES MEDID A HUMANO Investigador UN 4 100000 400000 2400000 0 0 MATERIAL 0 0 0 0 TECNOLÓGI 0 CO 0

23

0 0 0 2400000

VALOR TOTAL

Deben diseñarlo para los 6 meses de investigación. Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

7

7.1

DISEÑO METODOLÓGICO

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Generalmente es la descriptiva definida y explicada por que aplica para la investigación. 7.2

MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Usualmente se utiliza el método cuantitativo y cualitativo ver material de apoyo. Definidos y explicados por que aplica para la investigación. 7.3

FUENTES DE INFORMACIÓN

7.3.1 Fuentes primarias Generalmente son el Empresario, empleados y clientes.

24

7.3.2 Fuentes secundarias Generalmente son páginas web indicando de que entidades, libros, tesis etc.

7.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

Explicar cómo se aplicó la OBSERVACIÓN, LA ENCUESTA Y LA ENTREVISTA en la investigación indicando que instrumentos se utilizaron ejemplo: Lista de chequeo, Cuestionarios, Fotos etc.

7.5

VARIABLES

Identificar la población de estudio y las variables para tener en cuenta en la investigación, para Diseñar los instrumentos de recolección de información. 7.6 DISEÑO MUESTRAL 7.6.1 Población interna del estudio 8

ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Informe que contenga a través de una matriz, el análisis y la aplicabilidad de las diferentes teorías administrativas. 8.1

ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

8.1.1 Enfoque clásico de la administración 8.1.1.1 Científica Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no

8.1.1.2 Clásica Teoría Autores Principales

25

(Breve biografía)

aplicabilidad a la unidad productiva

8.1.2 Enfoque humanista de la administración 8.1.2.1 Relaciones Humanas Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización 8.1.3.1 Modelo burocrático Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

8.1.3.2 Teoría estructuralista Teoría Autores Principales (Breve biografía)

8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración 8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos Teoría Autores Principales (Breve biografía)

postulados o principios

Análisis de la aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

8.1.5 Tendencias organizacionales Teoría o Tendencia y

postulados o 26

Análisis de la

Autores Principales Breve biografía

principios

aplicabilidad o no aplicabilidad a la unidad productiva

Outsourcing. Benchmarking.

Calidad Total

Justo a tiempo.

Gestión de proyectos.

Empowerment

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad Indicando las razones técnicas que motivan la elección de la misma. 9

9.1

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

SITUACIÓN ACTUAL

LISTA DE ACCIONES PARA MEJORAR CADA FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación Organización Dirección Control 9.2

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo. 9.3

MANUAL DE FUNCIONES

9.3.1 Objetivo del manual

27

9.3.2 Alcance 9.3.3 Plataforma estratégica

9.3.4 Contenido del manual

10 ANÁLISIS EXTERNO

Debe contener: ANÁLISIS DE LA CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVOECONOMICO (aquí investigan todo lo concerniente con el sector productivo en el que se encuentra la unidad productiva, citando las fuentes secundarias de donde toman la investigación). Identificación del sector, subsector, objeto social de la unidad productiva. Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entorno) incluidas las variables externas: Económico, político legal, socio cultural, demografía, tecnológica, ambiental- ecológica e internas: Entidades reguladoras, proveedores, clientes, competencias; describiendo los sucesos externos e internos que tienen injerencia positiva y negativa en la empresa objeto. Que evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y opresoras de la unidad productiva

28

10.1 CARACTERIZACIÓN EMPRESA.

DEL

SECTOR

AL

QUE

PERTENECE

LA

Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son datos como el crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos que genera etc… todo debe tener citas de pie de página.

10.2 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

10.3 MACROENTORNO 10.3.1 Entidades reguladoras 10.3.2 Factor económico Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta investigación, se realiza la matriz EFE. 10.3.3 Factor Político Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta investigación, se realiza la matriz EFE. 10.3.4 Factor social Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta investigación, se realiza la matriz EFE. 10.3.5 Factor tecnológico Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta investigación, se realiza la matriz EFE. 10.3.6 Factor Ambiental Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa- Con esta investigación, se realiza la matriz EFE.

10.4 MICROENTORNO 10.4.1 Proveedores Indicar cuáles proveedores maneja la empresa. Variable/proveedor

PROVEEDOR A

PROVEEDOR B

29

PROVEEDOR C

PROVEEDOR D

Nombre Ubicación Tiempo que lleva con la empresa Productos que le vende Formas de pago manejadas etc..

Analizar el cuadro. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 10.4.2 Clientes Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa. 10.4.3 Competidores 10.4.3.1

Competidores directos

Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa. Variable/proveedor

COMPETIDOR A

COMPETIDOR B

Nombre Ubicación Tiempo que lleva en el mercado Productos que vende Formas de pago manejadas Ventajas competitivas. Tipo de clientes que atiende etc.

30

COMPETIDOR C

COMPETIDOR D

Analizar el cuadro. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 10.4.3.2 Competidores Indirectos También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.

11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS

11.1 MATRIZ EFE Elabórela y explique el resultado 11.2 MATRIZ EFI Elabórela y explique el resultado Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES Elabórela y explique el resultado

31

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente y las oportunidades y amenazas detectadas en el macroentorno. Ejemplo:

12 GESTIÓN DOCUMENTAL

12.1 BASE DE DATOS DE CLIENTES Diseñar una base de datos en Excel, para que la empresa tenga un registro claro de sus principales clientes (al menos 10), en donde se identifican sus nombres y apellidos, identificación, dirección, número de teléfono y el promedio de compras mensuales con su respectivo total anual empleando la respectiva función. Realizarla en Excel y pasarla al presente proyecto con pegado especial/meta archivo mejorado 12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Presentar una plantilla de Word para elaboración de cartas, memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias, según la norma GTC 185.

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12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS Elaborar en Publisher una propuesta de tarjetas de presentación y portafolio de productos y/o servicios para empresa objeto de estudio. 12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES En Power Point diseñe una plantilla de presentación para informes resaltando los elementos distintivos de la imagen corporativa 12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas, memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias), según la norma GTC - 185 12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los requerimientos básicos de la unidad productiva, previamente identificados en el análisis del instrumento de recolección de información y relacionado con los documentos administrativos elaborados en la Semana 1 12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la unidad productiva y proponga las políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL Crear un Manual de procedimientos de gestión documental, aplicándolo a la unidad productiva, resaltando: Organización (clasificación), ordenación documental (foliación).

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13 GESTIÓN CONTABLE

13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE A través de un documento, desarrolle las siguientes actividades.  Realice una tabla donde identifique para la unidad productiva objeto de estudio, las siguientes características:( Tipo de empresa, Sector Económico, Actividad económica. Código CIIU, Tamaño, Tipo de sociedad. NIT. Grupo de aplicación de aplicación de nuevos estándares contables (NIIF, NIIF PARA PYMESO NIF).  Mencione y describa los libros de contabilidad que se llevan en la unidad productiva.  Indique los documentos y soportes de contabilidad que se utilizan en las operaciones comerciales de la empresa. Describa brevemente en que caso se utiliza cada documento. En caso de que la unidad productiva no esté utilizando documentos y soportes, realice una propuesta de aplicación.

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 Describa de qué forma se aplican en la unidad productiva los siguientes conceptos:  Causación o devengo.  Políticas contables.  Partida doble y ecuación patrimonial.  Ciclo contable.  Consulte si en el proceso de contabilización se aplican matemáticas financieras y de qué forma. 13.2 CUADRO DE ELEMENTOS Relacione los activos, pasivos, componentes patrimoniales, ingresos y gastos de la unidad productiva mediante una tabla que contenga las siguientes columnas: Detalle. En esta columna mencione el tipo de activo o pasivo que posee la empresa (Vehículos, edificios, deudas con bancos etc.) Elemento: Mencione a que elemento de los estados financieros de acuerdo con las NIIF pertenece la partida mencionada. Cumple o no la definición de la IASB: En esta columna especifique si los activos o pasivos relacionados, cumplen o no la definición del marco conceptual de la IASB de acuerdo con el trabajo desarrollado en formación Criterios de reconocimiento: Mencione los criterios que tienen en cuenta en la unidad productiva para reconocer activos o pasivos. Recomendación: Si no se cumple la definición o los criterios de reconocimiento de activos y/o pasivos de acuerdo con las NIIF, realice las recomendaciones pertinentes.

13.3 IMPUESTOS Elabore una tabla que contengas las siguientes especificaciones en materia de impuestos y retenciones: Tipo de impuesto o retención, Clasificación por territorialidad, Clasificación directo o indirecto, Obligación de la unidad productiva frente al impuesto o retención, Cumple o no la obligación Recomendación. 13.4 ESTADOS FINANCIEROS Solicite en la unidad productiva los siguientes informes de final del periodo. (Todos deben tener la misma fecha de corte) Estado de la situación financiera o Balance General Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias.

35

Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las especificaciones de la NIC 1, y los conceptos aprendidos en formación. Si la unidad productiva no cuenta con los informes solicitados, deberá construirlos a partir de la información recolectada dentro del proceso de elaboración del proyecto.

13.5 CONTRATACIÓN Diseñe y aplique un instrumento de recolección de información donde pueda evidenciar si la unidad productiva ¿tiene personal contratado por prestación de servicios? ¿Cuántos contratistas tiene?, ¿Exige la empresa el pago de seguridad social a sus contratistas?, ¿La empresa tiene personal contratado por contrato laboral? ¿Cuántos empleados tiene?, ¿La empresa cumple con las obligaciones de ley derivadas de los contratos laborales? Mencione cuales. 13.6 NÓMINA Realice una propuesta de liquidación de la nómina de la unidad productiva en Excel, incluyendo novedades, devengados, deducciones y apropiaciones. (La liquidación en Excel, debe estar formulada.)

14 GESTIÓN DEL SERVICIO

14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO Diseña un instrumento de evaluación de la satisfacción del cliente interno y externo y lo aplica respectivamente, presentando los resultados obtenidos mediante gráficas, interpretación y análisis de las mismas. 14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE Elaborar una propuesta o programa de servicio al cliente que dé respuesta a los hallazgos del análisis de la aplicación del instrumento de evaluación del servicio al cliente interno y externo.

36

15 EVENTO CORPORATIVO Donde se evidencie la aplicación del proceso administrativo y propone tres modelos de tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la aplicación de publisher, para la realización del evento.

37

20. CONCLUSIONES

Tenga presente que las conclusiones deben realizarse para cada una de las fases del proyecto y deben dar respuesta a cada uno de los objetivos específicos planteados. Debe utilizar viñetas para separar las conclusiones

38

RECOMENDACIONES

39

40

BIBLIOGRAFÍA

41

WEBGRAFÍA

EL TIEMPO , Actividad económica en Colombia primer trimestre 2018 – Dinero. [En línea], 20 de marzo de 2019 Disponible en:https://www.eltiempo.com/archivo/documento/CMS-12194472

WIKIPEDIA, Informes de Secretaría: Informe Económico y Comercial. [En línea], 20 de fmarzo de 2019 Disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Economia en Colombia sectores

CORREO, Glosario administrativo (Glosario) – Glosarios. [En línea], 20 de marzo de 2019 Disponible en: https://diariocorreo.pe/.../administracion glosario de términos.

42

ANEXOS

CÀMARA DE COMERCIO ESCANER N. 1

43

RUT

ESCANER N. 2

44

PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA

ESCANER N.3

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46