Analisis De La Encuesta.docx

ANALISIS DOCUMENTAL Luego de analizar la entrevista se han observado una serie de falencias en la parte documental de la empresa las cuales son de gran importancia, una de las principales falencia y tal vez la más grave es que el archivo de la unidad no cumple con la normatividad básica de la ley 594 de 2000 se toma esta falencia como una de las más graves debido a que en el momento que el archivo no cumple la normatividad de la ley 594 de 2000, se empiezan a desglosar diferentes dificultades y falencias con respecto a la documentación en la empresa y su archivo . Como lo son la falta de creación de documentos oficiales por parte de la empresa esto conlleva a que la mayoría de los documentos de la empresa sean informales por tal motivo no cuentan con técnicas o al menos una técnica o medios de recolección esto quiere decir que no cuenta con soportes documentales (CDS, cintas magnéticas, videos, etc.) Que son soportes de gran utilidad en la empresa, que servirían para lograr una buena documentación más eficaz y ordenada; además en la empresa no se cuentan con los recursos necesarios para la producción documental como lo son las tintas; se evidencia que para la empresa no es importante los tamaños, la calidad y los tipos de soportes de igual manera no tienen claro el uso y la finalidad de los diferentes documentos de la empresa , además otra de las falencias de suma importancia encontradas luego de la entrevista es que no cuentan con normas adecuadas en cuanto a la formalidad, la imagen corporativa ni el tipo de letra que se debe utilizar en esta . La empresa no cuenta con una recepción pero a pesar de esto cuentan con diferentes páginas web y correos electrónicos como medios de información, el problema es que hace falta una recepción para que así esta empiece a contar con un fax , mensajería y otros medios de información que sería de gran ayuda para que los documentos empiecen a ser oficiales , recepción también sería de gran ayuda para la parte documental de la empresa ya que esta se encargaría de diferentes falencia que hay en la empresa como la verificación y control de folios, anexos, copias, firmas, etc. Así mismo esta recepción se encargaría de el manejo de constancias de recibos y el sello de la empresa que es de suma importancia para tener cualquier documentos certificado y tener claro que este documento si salió o ingreso a la empresa. Respecto a los documentos externos de la empresa se puede evidenciar que la empresa no identifica las dependencias destinatarias de las competencias a pesar de que cuentan con un análisis de la competencia claro, tampoco cuenta con un buzón o casilleros específicos para la clasificación de los documentos ya que la única manera de clasificación de documentos es en carpetas , debido a esto es imposible que la empresa reasigne el destino de algún documento cuando sea mal direccionado esto conlleva a un grave problema ya que si algún documento de suma importancia es mal direccionado será imposible su recuperación de igual manera no se cuenta con un control de entrega de documentos y no se es posible saber si el documento fue entregado o no y en qué

momento esto solo se hace a través de los diferentes medios de comunicación entre el gerente y el destinatario pero sería mucho más eficaz poder tener un registro claro de la entrega de los diferentes documentos externos. Gracias a la entrevista se pudo observar que la empresa tiene una gran dificultad a nivel de la organización documental ya que no cuenta con unidades administrativas y funcionales y no tienen tabla de retención documental, no controlan el tratamiento y organización de los documentos ni se determinan los sistemas de organización, a pesar de que en la unidad existe una ubicación de documentos exacta no se cuenta con ningún tipo de sistema o proceso para las diferentes consultas de los documentos pero si cuenta con un sistema de registro y control de préstamos ya que para el gerente es de vital importancia tener un buen registro de los activos en la empresa y más cuando son préstamos o cuentas por pagar ; es necesario que la empresa haga algún tipo de evento para una sensibilización y toma de conciencia ya que nunca se ha hecho una, otra falencia de suma importancia es que no cuentan con un plan de prevención y acciones en caso de desastres, en la empresa las instalaciones son de suma importancia por lo cual frecuentemente se hacen inspecciones y diariamente se hacen mantenimientos en los diferentes entornos de la empresa, en los cuales estos mismos mantenimientos los ayudan hacer los trabajadores ya que ellos tienen clara la importancia de las instalaciones y de su buen funcionamiento de igual forma la empresa cuenta con personal específico para el aseo y el orden de las diferentes instalaciones pero cuando no se cuenta con personal de limpieza son los mismos trabajadores quienes se encargan de contribuir con el aseo de sus respectivas áreas, lo que no se evidencia es un personal específico para la limpieza de los documentos pero según el entrevistado el mismo gerente se encarga de mantener los documentos limpio y en buen estado analizando esto una ventaja seria que otra persona se encargara de este orden y aseo con los documentos para que estén a salvo y para una mayor eficacia en la documentación, también se puede notar que la empresa cuenta con diferentes días de fumigación para controlar plagas o cualquier tipo de insectos que se estén propagando. El gerente general de la empresa se encarga de conservar el archivo de mayor importancia para la empresa y de igual forma eliminar el archivo que ya no sea necesario ya que es el quien digitaliza los documentos que sean necesarios para la empresa, pero se evidencia que el gerente solo hace conservación de los documentos más importantes dejando de lado los demás y la conservación es informal ya que conserva los documentos en su casa o en carpetas especificas pero no está cumpliendo con una conservación adecuada. ANALISIS DE ARCHIVO En el archivo de la empresa es en el área donde más falencias importantes e encuentran ya que la empresa no cuenta con un archivo eficaz y además no cuenta con los diferentes soportes necesarios; no manejan cartas empresariales, no cuentan con memorandos, circulares NTC, certificados y constancias, actas

NTC; a pesar de que la empresa cuenta con un equipo de cómputo este solo lo maneja el gerente general. ANALISIS SERVICIO AL CLIENTE Luego de la entrevista se pudo observar que tanto el gerente general como los empleados tiene claro la gran importancia de tener un excelente servicio al cliente por lo tanto cuentan con diferentes estrategias para lograr un buen servicio al cliente, a pesar de que estas estrategias son informales y no están patentadas el gerente da instrucciones sobre cómo tratar a los clientes para que se sientan satisfechos, además el gerente es la persona que más contacto tiene con los clientes, también cuentan con ciertas estrategias para vender los productos dependiendo la época del año se practican las estrategias que el gerente estipula que pongan en práctica aunque es el quien más tiene contacto con esta parte de las estrategias para vender los productos ya que es el quien se encarga de las ventas y del comercio de los productos además de encargarse de la comunicación con los clientes y de atenderlos. En esta empresa no cuentan con personal específico para las ventas ya que los clientes se comunican directamente con el gerente y es con él con quien hacen las compras además no es necesario ya que los clientes vienen ciertos días sin tener cruces de tiempo en algún momento en la semana y siempre es el gerente quien se encarga de atenderlos, debido a que en la empresa la mayoría de los clientes son frecuentes el mismo gerente se encarga de dialogar con los clientes y saber si sus necesidades están siendo satisfechas o por el contrario tienen alguna necesidad sin cumplir además los clientes se sienten a gusto en el momento de comprar ya que los clientes son personas con mucha confianza en la empresa y cuando vienen son muy bien atendidos por el gerente y es notorio que se sienten a gusto en la unidad productiva, para el gerente general es de suma importancia el trato a los clientes y satisfacer sus necesidades, por lo tanto el mismo cuenta con diferentes estrategias para satisfacer al cliente debido a estas estrategias estipuladas por el gerente para que los clientes se sientan a gusto desde el primer día que entran en contacto con la empresa los nuevos clientes la mayoría de las veces se vuelven clientes frecuentes a pesar de que la mayoría de la publicidad es informal el gerente se hace cargo de lanzar diferentes publicidades en las diferentes épocas del año cuando son de mayor frecuencia las compras de Jean, ya que la mayoría de los clientes son frecuentes el gerente tiene sus diferentes objetivos estipulados sobre las ventas mensuales.