Actividad Eje2 Auditoria De Gestion.docx

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA ESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORÍA FORENSE 2018

INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo de esta actividad podemos aprender la estructura del proceso de planeación de una auditoría de gestión, con el fin de analizar cuales son los pasos preliminares para la preparación de la auditoría, y así poder realizar una programación adecuada que permita conocer, identificar, los diferentes aspectos de la organización y del

1

área a auditar, los cuales nos permitirán identificar cual es la mejor manera de proceder a la ejecución de la auditoría y que esta cumpla su objetivo, y se puedan generar recomendaciones que permitan el mejoramiento continuo de los procesos dentro de la organización.

ENTIDAD SELECCIONADA PROMOTORA DE CAFÉ DE COLOMBIA SA-PROCAFECOL SA-JUAN VALDEZ

2

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

ESTUDIO PREVIO Razon Social: PROMOTORA DE CAFÉ DE COLOMBIA SA-PROCAFECOL SA Domicilio Principal:Calle 73 3 13 Torre A piso 3 Bogotá Nit. 830.112.317-1

Objeto Social. La Sociedad tiene como objeto principal el comercializar café colombiano en todas sus formas ; crear tiendas de café, vender bebida de café así como licores de café y bebidas de otras clases y denominaciones, que tengan o no, contenido alcohólico, tales como rones, cervezas y demás; crear restaurantes y/o prestar servicios de restaurante, preparación, producción, venta, transformación y conservación de alimentos y bebidas, así como la comercialización y distribución de los mismos, junto con el expendio de todo tipo de comidas servidas a la mesa, bien sea con el acompañamiento, o no, de bebidas alcohólicas" Historia Procafecol S.A. nace en 2002 con el objetivo de generar negocios de valor agregado para los cafeteros y su marca Juan Valdez® y cuenta con cuatro líneas de negocio: Tiendas especializadas, Grandes Superficies, Canal Institucional y el portal e-commerce.

Nuestra relación con los cafeteros colombianos es por varias vías: la primera es el reconocimiento a la calidad de su café mediante el pago de una prima por calidad; en segundo lugar hace parte de la estrategia de posicionamiento del café de Colombia en el mundo y por último a través del compromiso permanente de generar valor al Fondo Nacional del Café (FoNC) para la generación de bienes públicos y los proyectos de Sostenibilidad en Acción® de la Federación de Cafeteros de Colombia.

A lo largo de diez años y con importantes inversiones, logramos conformar un equipo sinérgico con conocimiento y experiencia; tenemos más de 200 tiendas en operación, somos líderes en la categoría en grandes superficies, nos posicionamos como la marca de Café Premium más reconocida y admirada en Colombia y ya hemos consolidado nuestro modelo de expansión a nuevos mercados en el mundo. Promesa de Valor Generamos emociones, bienestar y satisfacción alrededor del mejor café de Colombia.

3

Visión Ser la marca de café Premium colombiano preferida globalmente por su calidad y generación de bienestar a su entorno. Objetivos: Posicionar a Juan Valdez® como la marca del café Premium colombiano en sus mercados actuales y potenciales. ● Fortalecer los modelos de negocio generando valor a los accionistas de forma sostenible. ● Construir y consolidar una cultura organizacional orientada al servicio y la innovación. ● Generar satisfacción a nuestros clientes alrededor de productos, ambiente y servicios diferenciados. ● Garantizar el cumplimiento de la promesa de valor de Juan Valdez® en los mercados internacionales.

Organigrama.

TIENDAS JUAN VALDEZ A NIVEL INTERNACIONAL

4

TOMADO DE: https://www.juanvaldezcafe.com/es-cl/donde-estamos/

Las tiendas Juan Valdez® Café, están actualmente en Colombia, Aruba, Bolivia, Chile, Costa Rica, España, Ecuador, USA, Korea, Kuwait, Malasia, México, Panamá, Perú y Salvador. Como parte integral de su estrategia de crecimiento, a partir de febrero de 2011 PROCAFECOL S.A, anunció el inicio de su programa de expansión a través de franquicias internacionales. Este modelo busca dar mayor cobertura a nivel global para compartir con consumidores a nivel global el mejor café de Colombia. Nuestro modelo de franquicias está trabajando activamente en el continente Americano en los países en los que aún no tenemos presencia; sin embargo, estamos abiertos a las propuestas que nos lleguen de otras regiones a nivel mundial. Desde el 12 de Julio de 2012, las franquicias Juan Valdez® hacen parte de la International Franchise Association (IFA). Esta asociación acredita a expertos en la industria de franquicias y avala los servicios presentados por las instituciones que pertenecen a dicha asociación. Después de un año de la creación del modelo de franquicias, Procafecol S.A Consiguió estar en el listado de franquicias pertenecientes a la IFA y ya tiene derecho a gestionar su venta en los Estados Unidos.

ESTUDIO PRELIMINAR

5

El área en la cual se enfocara nuestra auditoría de gestión, será el área de Crédito y cartera, ya que se ha identificado que el proceso de asignacion de creditos ha venido teniendo problemas, ya que se evidencia según los informes que los pagos por parte de clientes se están demorando más del tiempo acordado, y se está generando un aumento significativo en las cuentas de difícil cobro. Por ello es importante evaluar el cumplimiento de las políticas en el proceso de asignación de créditos y detectar las fallas que se están presentando ya que esto afecta directamente el flujo de efectivo de la entidad.

RIESGOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN ● Un riesgo inherente identificado es que la documentación soporte de los créditos asignados es alta, con lo cual se deberá tomar solo una muestra de esta información, con lo cual se pueden generar la poca recogida de evidencia que permita detectar la falla que se presenta en el área auditada ● Un riesgo de tipo control que se puede generar es que el área auditada no cuente con el seguimiento adecuado al cumplimiento de procesos establecidos para el desarrollo de actividades.

DESIGNACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Auditado: PROCAFECOL SA. Auditor: Equipo de Auditoría . Nohora Ballesteros, Ana Julia Rangel, Ana Isabel Cano. Auditor Líder: Andrés Bustos Sarmiento

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

La ejecución de esta auditoría de gestión nos permitirá mediante la evaluación de los diferentes indicadores de gestión, evaluar la eficacia, eficiencia y economía con la que se llevan a cabo los diferentes procesos dentro del area de Credito y Cartera de la organización PROCAFECOL SA

6

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

Encargado de Auditoria

FECHA: 30-1-2018

FECHA: 30-1-2018

FECHA: 30-1-2018

OBJETIVO

Formular y ejecutar el Programa de Auditoría de Gestión, por medio del análisis, verificación y evaluación del Sistema de Control Interno, y manual de politicas del area de credito y cartera, la eficiencia, eficacia y economía con la cual se asignan los créditos a clientes esto con el fin de promover la mejora y el fomento de la cultura del autocontrol, la administración del riesgo y la relación con entes externos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

ALCANCE

Inicia con la recopilación, análisis y evaluación de información que se considere necesaria para la elaboración del Programa de auditoría de Gestión, continúa con la aprobación, socialización y divulgación del Programa en el área seleccionada. Sigue con la gestión y control del Programa de Auditoría de Gestión, además de aquellos requerimientos de auditorías especiales solicitadas por el Representante Legal y la Alta Dirección de la Entidad y termina el seguimiento a los planes de mejoramiento.

ÁMBITO DE Este procedimiento se aplica al area de Credito Y cartera de la empresa APLICACIÓN PROCAFECOL SA, en consecuencia, a todo el proceso y recurso humano que interviene en ella.

La planeación de la auditoría de gestión nos permite conocer los datos básicos de la organización, el desarrollo del proceso en la asignacion de creditos y cartera, el personal que interviene y los posibles riesgos existentes en el área auditada, esto con el fin de establecer y conocer el proceso correspondiente que nos permite generar el informe de auditoría con el cual se pretende dar las respectivas recomendaciones con las cuales la entidad mejore el desarrollo del proceso de asignacion de creditos en la cual se detecta mayor riesgo de incumplimiento del sistema de control interno.

7

PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

En esta programación incluimos las actividades a realizar para la evaluación de los diferentes procesos dentro de la entidad.

8

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Las técnicas a aplicar dentro del desarrollo de la auditoría, serán de las técnicas básicas: ● Cuestionarios, aplicados directamente a los empleados del area de credito y cartera, esto con el fin de obtener información sobre los procesos y actividades que desarrollan e identificar si cumplen con los parámetros y normas establecidos por la entidad para la realización de dichas labores, especialmente la asignación de crédito a clientes.. ● observación documental, que consiste en la indagación directamente en los archivos que reposan en la entidad, del área de cartera y crédito esto con el fin de corroborar que los saldos que se encuentran en el balance tengan sus respectivos soportes, así como los estudios de crédito y documentación que soporte la cartera a la fecha, en cuanto a normas, leyes, que permitan identificar y evaluar fallas en el control interno. ● observación directa, que se lleva a cabo sobre el área de crédito y cartera, con el fin de indagar y evaluar la manera en que se realizan los procesos por parte del personal a

9

cargo, verificando el cumplimiento del manual de funciones y las políticas de la empresa frente a la asignación de créditos, al igual que la eficiencia del recurso humano, recurso físico, recurso tecnológico con el que cuenta el área auditada..

De las técnicas cuantitativas se aplicarán las siguientes: ● revisiones analíticas sobre los saldos del rubro cuentas por cobrar comerciales que encontramos en los estados financieros con el fin de determinar si las partidas representan mayor riesgo en un determinado periodo. ● indicadores de personal para determinar la eficiencia y productividad del personal a cargo de determinado proceso. ● evaluación sobre los recursos utilizados para llevar a cabo determinado proceso, esto con el fin de evaluar costos sobre el área auditada. ● técnicas de análisis económico, se realiza sobre la información de carácter económico de la entidad con el fin de determinar el uso de los recursos. de las técnicas cualitativas se aplicarán: ● estudio de las relaciones interdepartamentales, con el fin de determinar de qué forma operan los grupos de trabajo dentro de la organización, la aplicación de este tipo de técnica es útil para mejorar el desarrollo de los procesos y el flujo de información entre las áreas que se correlacionan dentro de la entidad. ● análisis del clima laboral, con el fin de determinar el grado de compromiso que tienen los empleados hacia la organización, en cuanto al cumplimiento de metas proyectadas por los diferentes líderes de proceso, en caso de hallar alguna falla se podrá realizar recomendaciones con las cuales se puedan solucionar los diferentes conflictos entre el personal.

10

ETAPAS DEL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de observación a la entidad ● Revisión de archivos y papeles de trabajo de area de credito y cartera ● Determinar indicadores de gestión del aérea de crédito y cartera ● Detectar la matriz FODA ● Evaluar la estructura del Control interno, para el área de crédito y cartera ● Definición del objetivo y la estrategia de la Auditoría

PLANIFICACIÓN ● Análisis de la información y documentación, que reposa acerca del área de crédito y cartera específicamente asignación de créditos a clientes comerciales. ● Evaluación de control interno por componentes ● Elaboración de plan y programas

EJECUCIÓN ● Aplicación de programas de auditoría dirigidas al departamento de crédito y cartera ● Preparación de papeles de trabajo ● Hojas resumen de hallazgos encontrados del área de crédito y cartera ● Definición estructura del informe

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ● Redacción borrador de informe ● Conferencia final, para lectura de informe ● Obtención criterios de la entidad ● Emisión informe final y síntesis

SEGUIMIENTO ● seguimiento a los hallazgos y recomendaciones al término de la auditoría ● re comprobación después de uno o dos años

11

CONCLUSIONES ● El conocimiento previo y preliminar de la entidad a auditar y del área que representa riesgo dentro de esta auditoría, nos permitirá obtener una visión más amplia que nos permita desarrollar y enfocar de mejor manera las pruebas de auditoría a aplicar para determinar la eficiencia eficacia y economía con la que se realizan los procesos dentro del área de crédito y cartera. ● La planificación adecuada de la auditoría nos permite establecer de mejor manera las actividades a desarrollar para ejecutar un buen trabajo de auditoría. ● Las diferentes técnicas de auditoría nos permiten obtener de manera más adecuada la información que necesitamos para elaborar el programa de auditoría que permita detectar las fallas y así mismo generar las recomendaciones que cumplan con los criterios de la evaluación. ● identificar las diferentes etapas del proceso de auditoría nos permite desarrollar de manera más clara y efectiva la evaluación correspondiente que permite hallar los posibles riesgos que se presentan dentro de la organización.

12

REFERENCIAS

Maza J. Febrero 2012. Auditoría de gestión aplicada a la empresa PuntoGama Cia Ltda.

IsoTools. Junio 21 de 2017.Características de la Auditoría de Gestión. Recuperado de.https://www.isotools.org/2017/06/21/características-auditoria-de-gestion/

García C. Mayo 2012.Auditoría de Gestión a la empresa Dismaconcobre Cía Ltda.