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Adobe Acrobat 9 Creación y distribución de documentos electrónicos P O R

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JAV I E R

RO D R Í G U E Z

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documentos PDF se han convertido en un verdadero estándar tanto en su aplicación dentro del mundo de la preimpresión como en las oficinas y también para el intercambio de información entre particulares. Ahora, con la presentación de la versión Acrobat 9 realizada por Adobe el pasado 2 de junio, las posibilidades de esta tecnología se amplían aun más con características dirigidas especialmente a los dos últimos grupos de usuarios: empresas y usuarios finales. Las principales novedades, y que hemos podido probar en una versión beta del producto, se centran en tres áreas específicas: integración del formato Flash nativo como un elemento más dentro de los documentos PDF, la posibilidad de crear portafolios capaces de englobar diversos tipos de materiales, y la colaboración simultánea de varios usuarios sobre un mismo documento. Adicionalmente, Adobe también ha presentado un nuevo servicio Acrobat. com que podrán utilizar los usuarios de Acrobat 9 para almacenar y compartir sus documentos con otros usuarios, o bien para acceder a otros servicios interesantes, como por ejemplo la posibilidad de publicar formularios en línea de los que posteriormente se puedan recopilar los datos obtenidos. Dicha web también incluye el servicio Adobe ConnectNow y que permite realizar conferencias web, así como un editor de textos. Creación de documentos. Si bien las anteriores son las principales novedades del producto, Acrobat 9 también ha mejorado varias de sus características dirigidas a la creación de documentos en formato PDF. Por ejemplo, esto es lo que ocurre con la creación de páginas a partir de páginas web. 90 Julio-Agosto 2008 www.macworld.es

Carpetas de documentos. Acrobat 9 permite crear portafolios de documentos que podrás compartir con otros usuarios mediante el servicio en línea gratuito Acrobat.com.

Mientras que esta característia ya estaba disponible en las anteriores versiones del producto, ahora se ha añadido la posibilidad de indicar si también queremos incluir elementos multimedia. Otra opción es la que nos permite crear un documento PDF con sólo una parte de la página web, incluso mediante copiar y pegar, captura de ventana o captura de selección. Adicionalmente, Acrobat 9 también ha aumentado la cantidad de escáneres soportados que se pueden utilizar con la función para la creación de un nuevo documento, con la ventaja de que podremos configurar este tipo de documento para que se realice un procesado de OCR sobre el texto (con posibilidad de ejecutar búsquedas sobre él posteriormente) o bien crear un documento compatible PDF/A. Creación de portafolios Cuando se elige la opción que permite crear un nuevo portafolio, se accede a una ventana de edición, sobre la que podremos arrojar directamente los archivos que deseamos que formen parte de esta carpeta: documentos PDF, de texto, Word, presentaciones u hojas de cálcu-

lo. Además, siempre podremos volver a abrir la carpeta en el editor para modificar sus contenidos. Para la presentación de los documentos de la carpeta se pueden utilizar una serie de plantillas predefinidas, y que permiten listar los documentos en modo de rejilla, sobre una imagen de nuestra elección, en un efecto similar a CoverFlow y en filas. Independientemente de la plantilla seleccionada, y que se puede modificar en cualquier momento, también se pueden añadir otros elementos de personalización en la carpeta como por ejemplo una pantalla de presentación y una cabecera, que pueden ser de tipo gráfico o basadas en texto. En este último caso, la ventana del portafolio permite seleccionar la tipografía, tamaño, color y estilo. Otra opción de personalización es la que nos permite utilizar un esquema de color de entre los incorporados de serie, o bien crear un esquema de color propio mediante la selección de un color base. Una característica muy interesante es la que nos permite añadir información adicional a cada uno de los archivos añadidos a la carpeta, especialmente en

Integración Flash A la capacidad de añadir audio y vídeo en los documentos PDF, ahora también se añade la herramienta Multimedia para

Contenido Flash nativo. Si antes ya podías añadir vídeo y sonido a los documentos PDF, ahora también podrás añdir contenido nativo en formato Flash. El usuario sólo tendrá que utilizar Acrobat Reader 9 para reproducir el PDF.

Seguimiento de formularios. Si en las anteriores versiones de Acrobat ya podíamos crear formularios, ahora también podremos automatizar la distribución, seguimiento, y recolección de los datos. Un verdadero ahorro de timepo para quienes deban procesar una gran cantidad de estos documentos.

añadir contenidos de Flash y 3-D, sin que posteriormente el lector del documento deba tener instalado en el equipo algún tipo de software adicional más allá del propio Reader 9. Durante el proceso de importación del contenido podremos definir ajustes como el tipo de controlador de transporte que se mostrará, los eventos que iniciarán la reproducción del contenido, estilo (dentro del documento o a pantalla completa, por ejemplo), y también la resolución y otros ajustes de su aspecto.

der en cualquier momento a la ventana de seguimiento, donde encontraremos la información actualizada sobre los usuarios que aún no han respondido el formulario, o incluso añadir nuevos destinatarios si así lo deseamos. En cuanto a los destinatarios, estos recibirán un mensaje de correo con el documento PDF incluido como vínculo así como las instrucciones que deben seguir para descargar la versión 9 de Acrobat Reader y que resulta necesario para completarlo.

Formularios Acrobat 9 también potencia la característica de formularios, cuyas herramientas de creación ya estaban presentes en anteriores versiones. Para crear este tipo de documentos, seguimos contando con las opciones que nos permiten partir de un documento PDF previamente existente o bien de la exploración y procesamiento de un documento en papel. En ambos, disponemos de las herramientas para añadir diferentes tipos de campos de formulario, así como las propiedades para ajustarlos como campos obligatorios, los atributos de visualización, etc. Sin embargo, la verdadera potencia en la nueva versión se encuentra en la integración de un sistema de distribución y seguimiento automatizados de los formularios que nos permitirán conocer en todo momento el estado y respuestas recibidas. Igual que la característica de portafolio, esta característica se lleva a cabo mediante el servicio en línea Acrobat.com; aunque también podremos usar por la opción que nos permite recibir las respuestas en la dirección de correo electrónico que indiquemos, o bien recibir automáticamente las respuestas en un servidor propio. Si utilizamos el servicio Acrobat. com, emplearemos el mismo tipo de asistente de distribución, donde podremos introducir manualmente las direcciones de correo electrónico de cada uno de los destinatarios o bien seleccionarlos en la Agenda del sistema. Una vez finalizado el proceso de envío podremos acce-

Conclusiones Aunque las pruebas iniciales del producto las hemos realizado sobre una versión beta del producto, lo cierto es que su funcionamiento fue bastante sólido en todo momento, mostrando sólo algunos problemas con la actualización de los contenidos y el redibujado al usar la característica de portafolio. En cualquier caso, en esta versión Adobe ha puesto el acento especialmente en la preparación, publicación y compartición electrónica de los documentos, algo que en el caso de la característica Portafolio y especialmente de los formularios nos parece sumanente interesante; recomendando la actualización del producto para todos aquellos que busquen un modo sencillo y rápido a la hora de procesar este tipo de documentos o bien que deban realizar revisiones en grupo sobre una serie de documentos.µ A D O B E A C R O B AT 9 CALIFICACIÓN:



/8,5 LO MEJOR: Característica de portafolio y procesado de formularios. Servicio Acrobat.com. LO PEOR: Precio algo elevado en la versión Extended FABRICANTE: Adobe. DISTRIBUIDOR: Adobe. Web: www.adobe.es. PRECIO: Versión estándar: 349 EUR + IVA; Versión “Pro”: 559 EUR + IVA; Versión “Extended”: 819 EUR + IVA.

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el campo de descripción; además de que también podremos mejorar la organización interna de los contenidos mediante la definición de una jerarquía de carpetas. Publicación. Una vez finalizada la creación del portafolio, encontraremos en el editor las opciones que nos permiten compartirlo en el servicio Acrobat. com, guardarlo como un archivo PDF de carpeta, o bien enviarlo por correo electrónico. Con las dos últimas opciones los usuarios que quieran acceder al contenido del portafolio sólo tendrán que utilizar la versión 9 de Acrobat Reader. Para publicar los portafolios en Acrobat.com (y utilizar el resto de los servicios en línea), necesitarás crear un AdobeID, gratuito, o bien utilizar el que ya hubieses creado para acceder a diferentes áreas de los productos de Adobe y Macromedia. Durante el proceso de publicación, podremos añadir los destinatarios a los que se anunciará la disponibilidad del documento, así como definir los privilegios para que cualquier usuario pueda descargar y abrir el portafolio o bien sólo los que se hayamos añadido como destinatarios del mismo. Seguridad. En cuanto a las opciones de seguridad, el editor de portafolios incluye la opción que nos permite asignar una contraseña de acceso para acceder a los contenidos de la carpeta. Sin embargo no se puede ir más alla definiendo, por ejemplo, el nivel de acceso a los contenidos para cada uno de los usuarios destinatarios de la carpeta. En este sentido, podremos continuar utilizando las opciones de firmado aunque sólo sea para los documentos PDF que decidamos incluir en la carpeta.