6. Kebijakan Keuangan_ok.docx

KEBIJAKAN KEUANGAN, AKUNTANSI DAN LOGISTIK Rumah sakit ingin memberikan pelayanan terbaik, citra dan hasil terbaik bagi stakeholdernya, serta memantapkan visi dan misinya. Oleh karena itu rumah sakit perlu terusmenerus berkembang dalam pengelolaan organisasi, salah satunya dibidang akuntansi dan keuangan. Pencatatan transaksi keuangan dengan menggunakan akuntansi dapat membantu mengontrol, mencatat dan melaporkan transaksi yang terjadi secara rapi dan terstruktur. System pencatatan transaksi dapat dibantu dengan adanya kebijakan dan prosedur keuangan dan akuntasi rumah sakit yang akurat sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien. Jika diterapkan dapat membantu dalam menjurnal dan melaporkan transaksi-transaksi keuangan secara tepat, yang nantinya memudahkan dalam menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak manajemen rumah sakit untuk merencanakan pengembangan ke depan. Persaingan di industri rumah sakit yang kian kompetitif, dengan jumlah RS Swasta yang terus bertambah, mendorong rumah sakit untuk terus berbenah. Ditambah dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku umum di Indonesia sebentar lagi akan mengacu pada International Financial Reporting Standards (IFRS). Hal-hal tersebut di atas menjadi latar belakang bahwa rumah sakit dituntut untuk terus meng-update perkembangan mengenai kebijakan pedoman dan prosedur akuntansi rumah sakit sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan sesuai dengan tuntutan dunia usaha. I.

KEBIJAKAN KEUANGAN

1.

Jadwal Tukar Faktur dilakukan oleh unit keuangan setiap hari Kamis, mulai dari jam 09.00 s/d 11.30 dan mulai dari 13.30 s/d 16.00 kecuali pada hari libur jadwal tukar faktur akan disesuaikan kembali.

2.

Pengajuan Pembayaran Vendor harus melengkapi Form ‘Pengajuan Pembayaran (Payment Application)’

3.

Jadwal Pembayaran Vendor maximum 4 minggu, setelah faktur diterima dengan lengkap. Pembayaran dilakukan dengan cara transfer melalui Bank Sinarmas dan Bank Mandiri setiap hari Rabu pagi.

4.

Penyediaan Dana Kas Kecil bertujuan untuk memperlancar proses biaya-biaya yang bersifat cito atau urgent dan dikelola oleh petugas Keuangan.

5.

Reimbursement Kas Kecil akan dilakukan 1 x seminggu setelah diverifikasi oleh petugas Akunting dan disetujui oleh Kepala Divisi Keuangan dan Direktur.

6.

Permohonan pinjaman sementara harus mengisi form ‘Pinjaman Sementara (Advance Application)’ untuk kepentingan kegiatan perusahaan yang bersifat cito dengan nilai minimal Rp 500,000,- dan harus diselesaikan maximal 1 bulan setelah tanggal penerimaan dana pinjaman.

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

1

7.

Penagihan Piutang Perusahaan dan Asuransi minimal 3 hari setelah pasien pulang atau sesuai dengan perjanjian yang tertera di MOU dengan Perusahaan dan Asuransi.

8.

Penagihan yang sudah melewati batas waktu pembayaran harus diberikan surat teguran sampai dengan penutupan pelayanan sementara untuk perusahaan dan asuransi rekanan yang belum melunasi.

9.

Penagihan Piutang Pasien Pribadi akan ditindak lanjuti sesuai dengan ikatan perjanjian pelunasan sewaktu proses pembayaran pulang pasien.

10.

Pembayaran Gaji Karyawan  Gaji karyawan dibayarkan pada tanggal 26 setiap bulannya.  Uang Transport, Lembur dan Insentif karyawan dibayarkan pada tanggal 10.  Jika tanggal tersebut bertepatan dengan hari Sabtu, maka pembayaran akan dimajukan 1 hari dan akan dimundurkan 1 hari jika bertepatan dengan hari Minggu tergantung hari terdekat.

11.

Pembayaran Jamsostek Karyawan dilakukan sebelum tanggal 15 setiap bulannya.

12.

Setiap pengajuan, penambahan, dan ataupun perubahan tarif harus mendapat persetujuan sampai ke Direktur.

13.

Batas jaminan dokter/karyawan dan batas potongan gaji/honor yang dimungkinkan untuk dijaminkan oleh dokter/karyawan besarnya tergantung gaji individu masingmasing dengan cicilan maximal 30% sesuai dengan peraturan Depnaker.

14.

Pembelian barang atau makanan pasien/penunggu, harus membayar cash (COD: Cash On Delivery).

15.

Karyawan yang mengambil obat dari bagian Retail Instalasi Farmasi yang tidak masuk ke dalam plafon rumah sakit, harus membayar Tunai di kasir.

16.

Biaya penggunaan telepon untuk kepentingan pribadi akan dicharged ke user bersangkutan besarnya adalah 30% diatas tarif resmi telkom yang berlaku.

II. KEBIJAKAN AKUNTANSI 1.

Chart Of Account (COA) Chart of Account atau Cost Element terdiri dari 7 digit.

2.

Pencatatan di Accounting adalah :  Company Code merupakan 4 digit angka numerik yang merepresentasikan satu atau lebih legal entity yang diperlukan untuk pencatatan di akuntansi.  Profit Centre adalah suatu unit organisasi dimana pendapatan perusahaan dihasilkan.

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

2



Cost Centre adalah suatu unit organisasi dimana biaya-biaya perusahaan dibebankan. Company Code

Cost Centre, Profit Centre

Penomoran Profit Centre & Cost Centre = XXXX-XXXXXX 4 digit pertama menandakan Company Code, 5 digit terakhir adalah Department atau Unit.

3.

Pendapatan diakui secara accrual basis sesuai dengan ketentuan akuntansi yang berlaku umum.

4.

Biaya terbagi atas :  Direct Cost, biaya yang berhubungan langsung dengan pendapatan.  Indirect Cost, biaya yang tidak berhubungan langsung dengan pendapatan, termasuk biaya perawat dan penunjang dan pelayanan medis.  Selling Cost, biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan promosi di unit Marketing dan PR.  Admin Cost, biaya yang berhubungan dengan department back office, seperti biaya dari HRD, GA, FAD, dll. Alokasi biaya-biaya ditentukan berdasarkan Cost Centre Unit/Departemen/Divisi terkait. Jika ada biaya yang digunakan oleh dua atau lebih dari unit dan departmen, alokasi bisa menggunakan perkiraan persentase atau dihitung berdasarkan Luas Pemakaian Ruangan, Jumlah Karyawan, Jumlah Pendapatan dan lain-lain.

5.

Laporan Bulanan yang dihasilkan adalah : Penyusunan laporan keuangan menggunakan prinsip dan praktek akuntansi yang berlaku umum di Indonesia.  Profit / Loss ( per Divisi/Departemen/Unit) Report  Balance Sheet  Actual Vs Budget Report  Cashflow Report  Expenses Report  Financial Indikator Report

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

3

6.

Perhitungan Depresiasi memakai Straight Line Method dan dihitung mulai dari tanggal 1 sampai dengan 31 setiap bulannya.

GL Acc

Asset C l a s s

1600100

H100

1600200

H200

1600300

H300

1600400 1600500

H400 H500

1600600 1600700

H600 H700

Description

LAND BUILDING & STRUCTURE MEDICAL EQUIPMENT TOOLS & INSTRUMENTS TRANSPORTATION FURNITURE & FIXTURES COMPUTER & EDP

Depreciation Depreciation Comm Tax ercial

0

0

20

20

10

12.5

5 5

8 8

5 5

8 8

7.

Asset Baru dinilai berdasarkan harga perolehannya, sedangkan Asset Lama berdasarkan nilai wajar setelah Depresiasi, untuk mengakui adanya penurunan nilai karena pemakaian, keausan atau kerusakan. Setiap asset harus diberikan pengkodean asset, setiap mutasi asset harus dilaporkan ke bagian asset serta mengisi form yang ada untuk persetujuan perpindahannya.

8.

Pemusnahan dan penjualan asset yang sudah rusak dan tidak terpakai harus mendapat persetujuan dari Presiden Direktur.

9.

Metode Inventory.  Inventory atas obat-obatan, persediaan alat medis, dan persediaan non-medis dihitung dengan menggunakan metode First In First Out (FIFO), dimana harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu.  Pencatatan dihitung pada waktu transaksi, dimana inventory yang diissue oleh bagian Logistik Medis dan Umum ke masing-masing unit bersangkutan serta dibebankan ke pasien.

10.

Stock Opname.  Stock opname untuk Fixed Asset Medis dan Non-Medis dilakukan 1 X setahun.  Stock opname untuk Persediaan obat-obatan dan persediaan alat medis di unit Farmasi dan unit-unit lainnya dilakukan 4 X setahun.  Stock opname untuk Barang Logistic Umum dilakukan 2 X setahun.

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

4

  



Selisih perhitungan antara persediaan difisik dan disystem akan menjadi tanggung jawab di unit masing-masing. Pemusnahan obat-obatan yang sudah kadaluarsa dilakukan 1 tahun sekali dengan persetujuan Kepala Divisi Penunjang Medis, FAD, Wadir, dan Direktur. Alat-alat Kesehatan dan Instrumen medis serta umum yang sudah rusak ( tidak bisa diperbaiki dan tidak bisa dipergunakan lagi) akan dijual scrap ke pihak luar dengan persetujuan Kepala Divisi Penunjang Medis, FAD, Wadir, Direktur, dan Presiden Direktur. Besaran tanggung jawab yang dibebankan akibat dari kelalaian karyawan dalam kehilangan dan kerusakan barang adalah 70% dari nilai barang tersebut.

11.

Pajak  Pajak yang disetor ke Negara dilakukan sebelum tanggal 10 setiap bulannya.  Pelaporan Pajak Masa dilakukan sebelum tanggal 20 setiap bulannya.  Pelaporan Pajak Badan Tahunan dilakukan sebelum tanggal 30 April setiap tahun dan perpanjangan dapat dilakukan max tanggal 30 Juni ditahun yang sama.  Pajak karyawan dikenakan sesuai dengan tarif progressive PPh 21.  Bukti potong pajak dokter diberikan setiap bulan.  Bukti potong pajak karyawan diberikan setiap tahun.

12.

Budget  Budget dipersiapkan oleh masing-masing departmen dibulan Oktober pada tahun bersangkutan dengan menghitung perencanaan revenue dan expense untuk tahun berikutnya.  Metode yang dipakai adalah berdasarkan Actual data dari bulan Jan s/d Sep, yang kemudian disetahunkan dan ditambah dengan persentase kenaikan inflasi.  Perhitungan Feasibility Study diperlukan jika ada Divisi yang berencana mengajukan tambahan Capital Expenditure  Budget dan Capex harus disetujui sampai ke Presiden Direktur.

13.

Laporan Audit dilakukan dan dibuat setiap tahun oleh Auditor Independen.

14.

System Pencatatan.

System yang dipakai adalah Vesalius dan SAP. A.

Vesalius System dipakai untuk Billing di Front Office.  Pembayaran pasien lewat tunai, kartu kredit dan kartu debit.  Maintain persediaan obat-obatan, alat medis dan non-medis.  Semua Customer No. dicreate di Vesalius.(Hanya Customer A/R yg interface ke SAP)  Vendor Doctor di Vesalius, sisanya di SAP. Consignment (KSO)

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

5

B.

SAP System dipakai untuk pencatatan di Back Office.  Pembelian barang yang masuk sebagai kategori asset.  Maintain A/R Company & Insurance.  Journal Posting biaya-biaya.  Maintain pembayaran ke Vendor  Depreciation asset  Bank Reconcilliation.  Maintain Forex & Revaluation.  Fee utk Doctor rujukan dicatat di SAP.  User ID untuk Karyawan dan Dokter dimaintain di SAP HR.

15.

Kebijakan Diskon.  Diskon karyawan, sesuai dengan plafon yang diatur dalam buku peraturan perusahaan.  Diskon pasien perusahaan dan asuransi, sesuai dengan yang tertuang di MOU masing-masing perusahaan dan asuransi.  Diskon pasien umum yang tidak mampu, harus melalui persetujuan Kepala Divisi Fad, Wadir, dan Direktur RS.

16.

Ketentuan Persetujuan Pembelian.  Pembelian berupa Inventory, persetujuan sampai ke Direktur Rumah Sakit.  Pembelian berupa Fixed Asset, persetujuan harus sampai ke President Direktur.

17.

Ketentuan Pembelian Asset, Penambahan memerlukan:  Lampiran proposal pembelian,  Perhitungan Cost dan Benefit,  Kesediaan Sumber Daya Manusia.

Ditetapkan di Tanggal

Ruangan

dan

Penambahan

SDM

: :

direktur

Kebijakan Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Abdi Waluyo Mengacu SK Direktur No. / / / /

6