5s

‫بسمه تعالي‬

‫آشنايي با نظام ‪ 5s‬و دستورالعمل‬ ‫اجرايي‬

‫مقدمه‬ ‫«پنيج اس» ييا ‪ 5s‬يكيي از مباحيث عمده در مديرييت ژاپنيي مييباشيد كه‬ ‫ابتدا در ژاپين و سيپس در سياير كشورهيا بيه كار گرفتيه شده اسيت‪.‬‬ ‫هدف ‪ 5s‬بييه بيانييي سيياده‪ ،‬سييامان دادن‪ ،‬نظييم و ترتيييب‪ ،‬پاكيزه‬ ‫سييازي‪ ،‬هماهنگييي و ايجاد انضباط در محيييط كاري اسييت‪ ،5s .‬بييه‬ ‫عنوان موثرترييين رهيافييت و سييتوني اسييتوار در سيياختمان عمليات‬ ‫اصييلحي و بهبود بهرهوري شناختييه شده اسييت كييه بييا اجراي اييين‬ ‫اصييول در صيينايع و سييازمانهاي مختلف تجاري‪ ،‬صيينعتي و خدماتييي‬ ‫موجب افزايش بهره وري‪ ،‬استفاده بهينه از سرمايه نيروي انساني‬ ‫و زمان انجام كار‪ ،‬افزايييش كارايييي و در نهايييت سييوددهي بيشتيير‬ ‫سازمان مي‌شود‪.‬‬

‫كليدواژه ‪Seiri :‬؛ ساماندهي؛ ‪Seiton‬؛ نظم و ترتيب؛ ‪Seiso‬؛‬ ‫پاكيزه سازي؛ ‪Sekitsu‬؛ استاندارد سازي؛ ‪Shitsuke‬؛ انضباط‬ ‫«پنج اس» نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده‬ ‫قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي‬ ‫به ارمغان آورده است‪ .‬نتايجي كه معمول ً با استفاده از اين روش‬ ‫حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث‪،‬‬ ‫كاهش وقفه كاري و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود‪.‬‬ ‫بطور كلي هدف نهايي «پنج اس» پيشگيري از اتلف است‪ .‬عليرغم‬ ‫اينكه سامانه «پنج اس» به ظاهر خيلي ساده و قابل فهم است و‬ ‫انجام آن اصول نيز خيلي ساده به نظر مي‌آيد ولي عموما ً سازمانها‬ ‫و واحدها براي پياده كردن آن در عمل با مشكلت فراوان روبرو‬ ‫هستند‪ .‬دليل اين امر را بايد در ظاهر ساده آن جستجو كرد‪ .‬در‬ ‫واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است كه مديران و کارکنان‬ ‫اجرايي از اهداف و مأموريتهاي آن بصورت صحيح اطلع كاملي‬ ‫ندارند‪ .‬بنابراين اجراي نظام «پنج اس» و تدارك بستر مناسب براي‬ ‫انجام آن تا زماني كه اصول آن به خوبي شناخته نشده كاري بسيار‬ ‫دشوار است‪ .‬به همين خاطر به منظور آشنايي مختصر مديران با‬ ‫اين روش هر يك از اين اصول به اختصار معرفي مي‌گردند‪.‬‬

‫عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب‬ ‫شده است‪ .‬جدول زير معادل پنج واژه مذكور را به ترتيب از چپ به‬ ‫راست به سه زبان ژاپني‪ ،‬انگليسي و فارسي نمايش مي‌دهد‪:‬‬ ‫ساماندهي ‪Seiri‬‬ ‫پاكيزه سازي ‪Seiso‬‬ ‫نظم و ترتيب ‪Seiton‬‬ ‫استانداردسازي ‪Sekitsu‬‬ ‫انضباط ‪Shitsuke‬‬ ‫در ادامه مباني و اصول هر يك از پنج واژه فوق شرح داده مي‌شود‪.‬‬

‫‪ )1‬ساماندهي (سازماندهي‪ ،‬تفكيك و تعمير) ( ‪) Seiri‬‬ ‫ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به‬ ‫كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف‪ .‬از ديدگاه «پنج اس»‬ ‫ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور‪ ،‬اتخاذ تصميمات‬ ‫قاطع و اعمال مديريت اولويتها براي رهايي از غيرضروريها است‪.‬‬ ‫در ديدگاه «پنج اس»‪ ،‬ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء‬ ‫در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است‪.‬‬ ‫به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي‬ ‫پرداخت‪ .‬به طور خلصه اين ‪ S‬به معني جدا كردن آنچه ضروري‬ ‫است از غير ضروريها مي‌باشد‪ .‬نمونههايي از اجراي اين ‪ S‬را مي‬ ‫توان بصورت زير فهرست نمود‪:‬‬ ‫* تفكيك اشياء ضروري از غير ضروي (مشخص كردن ملزومات‬ ‫اداري كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندي انها با توجه به‬ ‫اولويت استفاده از آن‪ ،‬تفكيك کاربرگهاي از رده خارج و کاربرگهاي‬ ‫در گردش)‪.‬‬ ‫* دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد ( جمع آوري و انبار‬ ‫مناسب وسائل و تجهيزات و ‪.) ...‬‬ ‫* رفع عيوب و خرابيها ( تعمير ملزومات اداري‪ ،‬تجهيزات فني و‬ ‫خودروهاي مورد استفاده و‪.) ...‬‬ ‫* مبارزه با علل آلودگيها ( استفاده از دستگاههاي تهويه مطبوع‪،‬‬ ‫ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار‪ ،‬حمل و نقل مناسب غذا‪،‬‬ ‫استفاده بهداشتي از ذخيره آب و ‪.) ...‬‬ ‫• بازبيني پوششها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي‬ ‫( بسته بندي مناسب قطعات در انبار‪ ،‬استفاده از درزگير در پنجره‬

‫ها و درپوش براي فاضلبها و ‪.) ...‬‬ ‫* تميز كردن محل كار ( شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده‪،‬‬ ‫نظافت در انبار‪ ،‬جمع آوري روغنهاي مستعمل‪.) ...‬‬ ‫* جلوگيري از آلودگيهاي كف سالنها (شستشوي منظم سالن‬ ‫تعميرگاه‪ ،‬مشبك نمودن جايگاههايي كه آلوده كننده هستند مثل‬ ‫تعويض روغني و نقاشي و ‪.) ...‬‬ ‫* حذف آلودگيهاي گرد و غبار ( استفاده از تهويه مطلوب در انبار و‬ ‫سالن تعميرگاهها‪ ،‬استفاده از فيلترهاي صافي هوا و ‪.) ...‬‬ ‫* سازماندهي انبارها ( استفاده از سامانههاي نوين انبارداري و‬ ‫‪.) ...‬‬

‫ساماندهي در نظام پنج اس (‪)5s‬‬

‫هدف از اجراي اصل ‪S1‬‬ ‫· تعيين معيارهايي براي حذف غير ضروري‌ها‬ ‫· بكارگيري مديريت اولويت ها و تعيين اولويت ها‬ ‫· حذف علل آلودگي‬ ‫مثال هايي از اجراي اصل ‪S1‬‬ ‫‪.1‬دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد‬ ‫‪.2‬خانه تكاني و تميز كردن محل كار‬

‫‪.3‬رفع عيوب و خرابي‌ها‬ ‫‪.4‬تميز كردن كف محل كار‬ ‫‪.5‬ساماندهي بايگاني و انبارها‬ ‫‪ S1‬در دفتر كار يا محيط اداري‬ ‫‪ .1‬پرونده ها را به گونه‌اي مرتب سازيد كه بتوان اطلعات لزم‬ ‫را در هنگام نياز به آنها يافت و براي اين كار پرونده‌هايي را كه‬ ‫به آنها نياز نداريد دور بريزيد‪.‬‬ ‫‪ .2‬دقيقا مشخص كنيد كه هر پرونده يا نوشته به كجا تعلق دارد‪.‬‬ ‫براي هريك از طبقه‌ها يا قفسه‌ها نوشته‌اي بگذاريد كه مشخص‬ ‫كند‪ ،‬آن چيست‪.‬‬ ‫پرونده‌ها را بر اساس واحد‪ ،‬قسمت‪ ،‬نوع موضوع و يا‬ ‫‪.3‬‬ ‫مشتري ساماندهي كنيد ولي همه افراد بايد از وضعيت‬ ‫پرونده‌ها مطلع باشند‪.‬‬ ‫فقط نوشته‌ها و پرونده‌هايي را ذخيره كنيد كه واقعا به آنها‬ ‫‪.4‬‬ ‫نياز داريد‪.‬‬ ‫‪ .5‬استانداردها و معيارهايي براي ذخيره و حفظ كردن و يا دور‬ ‫ريختن پرونده‌ها وضع نماييد‪ .‬از ايجاد عمليات پيچيده اجتناب‬ ‫نماييد‪ .‬از فضاي كم حداكثر استفاده را نماييد‪.‬‬ ‫‪ .6‬فردي را مسئول پرونده‌هايي كه بطور مشترك مورد استفاده‬ ‫قرار مي‌گيرند‪ ،‬تعيين كنيد و نام او را روي پرونده‌ها بچسبانيد‪،‬‬ ‫هر فردي براي استفاده از پرونده بايد از طريق شخص مسئول‬ ‫اقدام نمايد‪.‬‬ ‫فهرست كنترل ساماندهي پرونده‌ها را شامل نكات زير‬ ‫‪.7‬‬ ‫تهيه نماييد‪:‬‬ ‫آيا اين نوشته يا مدرك الزاما بايد بعنوان پرونده ذخيره‬ ‫گردد؟‬ ‫آيا تمام صفحات و اوراق ضميمه موجود است؟‬ ‫آيا نوشته‌هاي ديگري هم همراه هستند كه جاي آنها در‬ ‫پرونده نيست؟‬ ‫آيا واژه‌هاي كليدي و عنوان‌ها مشخص هستند؟‬ ‫آيا شماره پرونده‌ها و تاريخ سررسيد مدت نگهداري آنها‬ ‫واضح و مشخص است؟‬ ‫كارها را اولويت بندي كنيد و زمان تحويل كار را معين‬ ‫‪..8‬‬ ‫نموده و براي اينكار جدول رسم نماييد‪.‬‬

‫‪ )2‬نظم و ترتيب (‪) Seiton‬‬ ‫نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكانهاي مناسب و مرتب‬ ‫به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد‪ .‬نظم و‬ ‫ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز‪ ،‬بدون‬ ‫انجام جستجوهاي بيهوده‪ .‬هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و‬ ‫در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار در جاي مناسب و مشخص قرار‬ ‫داشته باشد‪ ،‬محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود‪ .‬بدين‬ ‫منظور بايد همه وسايل‪ ،‬اقلم و کاربرگهاي مورد نياز را كه قبل در‬

‫بند ‪ 1‬شناسايي نموده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص‬ ‫نموده‌ايم را در جاي مناسب قرار دهيم به نحوي كه با سرعت و‬ ‫سهولت قابل دسترس باشند‪ .‬به عبارت ديگر قرار دادن اشيا در‬ ‫بهترين مكان به بهترين طريق ممكن و امكان دسترسي به آن با‬ ‫حداكثر سرعت (زير ‪ 30‬ثانيه)‪ .‬نمونه هايي از اجراي اين ‪ S‬را مي‬ ‫توان بصورت زير فهرست نمود‪:‬‬ ‫* اشيايي را كه غالبا ً استفاده مي كنيم‪ ،‬در محل كار قراردهيم‬ ‫(تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و كارگران به تجهيزات‬ ‫مورد نياز)‬ ‫* برچسب گذاري و شناسايي كليه زونكنها‪ ،‬فايلها‪ ،‬قفسه ها‬ ‫(برچسب گذاري فايلها به نحوي كه نشان دهنده محتويات آن باشد)‬ ‫* استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از‬ ‫فايلها و قرار دادن ملزومات در جاي خود‪ ،‬استقرار و طبقه بندي‬ ‫وسايل در قفسه هاي مخصوص)‬ ‫* بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (بازگرداندن زونكن سوابق‬ ‫به محل بايگاني‪ ،‬مرتب كردن اقلم و وسائلي كه روزانه با آن سر و‬ ‫كار داريم‪ ،‬قرار دادن صندلي پشت ميز كار در هنگام ترك محل كار‬ ‫و ابزار در محل مخصوص خود)‬ ‫* علمت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء و شناسايي افراد‬ ‫(تابلو هاي مشخص كننده نام افراد‪ ،‬مشخص شدن محل استقرار‬ ‫خودروهاي شركت)‪.‬‬ ‫* نظم و ترتيب در تابلوي اعلنات ( نصب پلكاردهاي تبليغاتي‬ ‫شركت در جاهاي مناسب)‪.‬‬ ‫* طراحي اعلنات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار‬ ‫مناسب مانند در معرض ديد بودن‪ ،‬طراحي زيبا و خوانا بودن)‪.‬‬ ‫* اشيايي را كه غالبا ً استفاده مي كنيم‪ ،‬در محل كار قرارداده يا با‬ ‫خود حمل كنيم‪ ( .‬نصب ابزار آلت بر روي بوردهاي مخصوص در‬ ‫تعميرگاهها و ‪) ...‬‬ ‫* نظم و ترتيب در تابلوي اعلنات ( نصب پلكاردهاي تبليغاتي‬ ‫شركت در جاهاي مناسب‪.) ...‬‬ ‫* استقرار كاركردي مواد‪ ،‬قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به‬ ‫ابزارها و تجهيزات‪.‬‬ ‫( جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها‪ ،‬چيدن قطعاتها در‬ ‫پالتهاي انبار مطابق با اصول انبارداري‪ ،‬استفاده از سامانه ‪) fifo‬‬ ‫هدف از اجراي اصل ‪S2‬‬ ‫نظم و ترتيب در محل كار‬ ‫استقرار و جاي‌دهي مناسب اشياء‬

‫ارتقاء بهره‌وري از طريق حذف زمان تلف شده براي جستجوي‬ ‫اشياء‬ ‫استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص آن‬ ‫آوردن و بازگرداندن هرچيز در جاي مشخص و معين آن‬ ‫استاندارد كردن امور پرونده‌ها‬ ‫مشخص نمودن محدوده و محل استقرار اشياء‪ ،‬با نشانه‌گذاري‬ ‫دادن نظم و ترتيب به تابلوي اعلنات‬ ‫نظم و ترتيب در وسايل ذخيره در قفسه‌ها و روي ميز‬

‫‪ S2‬در محيط كار يا محيط اداري‬ ‫اشياء را بر اساس ميزان استفاده از آنها اولويت بندي نماييد‪:‬‬ ‫‪ .1‬اشيايي را كه اصل استفاده نمي‌شوند دور بريزيد‪.‬‬ ‫‪ .2‬اشيايي را كه فعل استفاده نمي‌كنيد ولي در آينده ممكن است‬ ‫بكار آيند‪ ،‬دور از دسترس قرار دهيد‪.‬‬ ‫‪ .3‬اشيايي را كه به ندرت مورد استفاده قرار مي‌گيرند دور از‬ ‫دسترس قرار دهيد‪.‬‬ ‫‪ .4‬اشيايي را كه گاهي استفاده مي‌كنيم در محيط كار قرار دهيد‪.‬‬ ‫‪ .5‬اشيايي را كه غالبا استفاده مي‌نماييد نزديك خودتان قرار‬ ‫دهيد‪.‬‬ ‫اصل نظم دهي بر اين اساس سبب مي‌گردد شي مورد نظر‬ ‫•‬ ‫به مقدار كافي و در زمان لزم در دسترس افراد قرار گيرد‪.‬‬ ‫اشيايي را كه نياز نداريد دور ريخته و اشياء مورد نياز را بر‬ ‫•‬ ‫حسب احتياج در محيط كار قرار دهيد‪ .‬قفسه‌ها‪ ،‬روي ميز و‬ ‫داخل كشو‌ها را مرتب كنيد‪.‬‬ ‫از اصل يك پيروي نماييد‪:‬‬ ‫جلسات خود را نتيجه مدار تشكيل دهيد يعني اهداف آن‬ ‫‪‬‬ ‫مشخص باشد و فقط يك ساعت طول بكشد‪.‬‬ ‫از هر وسيله فقط يكي كافي است‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫رونوشت و سند كارها فقط يكي و در يك جاي معين كافي‬ ‫‪‬‬ ‫است‪.‬‬ ‫براي هركار يك گروه كاري مشخص كافي است‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬براي هر كار فقط يك کاربرگ كافي است‪.‬‬

‫‪ )3‬پاكيزه سازي ( ‪) Seiso‬‬ ‫در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد‬ ‫و پاكيزه كردن اشياء از آلودگيها و مواد خارجي‪ .‬به عبارت ديگر‬ ‫پاكيزه سازي نوعي بازرسي است‪ .‬بازبيني و پاكيزگي محيط كار‬ ‫براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس»قرار‬ ‫دارد‪ .‬برخي از لوازم‪ ،‬تجهيزات و مكانها لزوما ً بايد بسيار پاكيزه و‬ ‫عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند‪ .‬بنابراين لزم است كه آنها‬ ‫را دقيقا ً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها‬ ‫تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي‬ ‫امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد‪ .‬به‬ ‫عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط‪،‬‬ ‫اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه‬ ‫محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم‪ .‬نمونه هايي از اجراي اين‬ ‫‪ S‬را مي توان بصورت زير فهرست نمود‪:‬‬ ‫* تعريف مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ‬ ‫نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان‪ ،‬پاكيزگي و نظافت‬ ‫البسه کارکنان)‪.‬‬ ‫* شناسايي و رفع خرابيهايي كه در اثر نشتي ها فرسايش ها‪ ،‬ترك‬ ‫ها و غيره بوجود آمده است‬ ‫* شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن‬ ‫* تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده‪،‬‬ ‫نظافت در انبار‪ ،‬جمع آوري لوازم مستعمل‪ ،‬تميز كردن هر چيز‬ ‫بلفاصله بعداز كثيف شدن)‪.‬‬ ‫* حذف آلودگيهاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و‬ ‫سالن ها‪ ،‬استفاده از فيلترهاي صافي هوا‪ ،‬استفاده از كاورها‪،‬‬ ‫قرار دادن اقلم و اشيا در محفظه هاي دربسته)‪.‬‬ ‫* پاكيزه كردن محلهايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها‪،‬‬ ‫گوشه هاي اتاق‪ ،‬زير ملزومات اداري و تجهيزات فني‪ ،‬پشت پرده‬ ‫پنجره ها‪ ،‬فايلها‪ ،‬كشوها و‪.)...‬‬ ‫* آسان سازي بازبيني ( بازرسي و بازديد مديريتها از مجموعه تحت‬ ‫پوشش خود ‪.)...‬‬

‫* مشخص نمودن مسئوليتهاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار‬ ‫( حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از کارکنان ‪.)...‬‬ ‫* انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر جهت رفع مشكلت جزئي‬ ‫* فعاليتهاي لزم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هر چه بهتر‬ ‫( در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگيها و تعيين واحد‬ ‫نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه‬ ‫کارکنان به امر پاكيزگي محل كار‪.) ...‬‬ ‫هدف از اجراي اصل ‪S3‬‬ ‫•‬

‫دستيابي به ميزان مطلوبي از پاكيزگي و حذف آلودگي ها‬

‫•‬

‫بازبيني مجدد امور و مسئوليت‌ها‬

‫‪ S3‬در محيط كار يا محيط اداري‬ ‫‪.1‬دفتر كار بايد هميشه پاكيزه و تميز باشد‪.‬‬ ‫‪.2‬هرچيز در دفتر كار بايد در محل خود قرار داشته باشد‪.‬‬ ‫‪.3‬هيچ مورد آلودگي نبايد بر روي زمين‪ ،‬ديوارها‪ ،‬روي ميز و‬ ‫يا زير شيشه ميز وجود داشته باشد‪.‬‬ ‫‪.4‬محيط كار زيبا باشد‪.‬‬ ‫‪.5‬وظايف و مسئوليتها تقسيم شده باشد‪.‬‬

‫‪ )4‬استانداردسازي ( ‪) Sekitsu‬‬ ‫استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلح دائمي سازماندهي‪،‬‬ ‫نظم‪ ،‬ترتيب و پاكيزگي‪ .‬تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه‬ ‫مديريت است كه با استفاده از چك فهرستهاي مناسب و استاندارد‬ ‫كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلقيت‪ ،‬محيط كار را به‬ ‫نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و‬ ‫دقت لزم مورد استفاده قرار گيرند‪ .‬نمونه هايي از اجراي اين ‪ S‬را‬ ‫مي توان بصورت زير فهرست نمود‪:‬‬ ‫* بازبيني دوره اي (تشكيل کارگروه بازرسي‪ ،‬بازرسي و بازديد از‬ ‫مجموعه تحت پوشش‪ ،‬برگزاري مميزي داخلي)‪.‬‬ ‫* علمتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد‬ ‫شيميايي‪ ،‬تجهيزات با فشار كاركرد بال)‪.‬‬ ‫* عليم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علئم مربوط به زنگ‬ ‫خطر و وسايل ايمني و راهنماي سامانه اطفاي حريق‪ ،‬تابلوهاي‬ ‫سيگار كشيدن ممنوع)‪.‬‬ ‫* تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص‬ ‫بروز خطر‪ ،‬تدوين دستورالعملهاي كاري براي استفاده از تجهيزات‬ ‫ويژه)‪.‬‬ ‫* برچسبهاي نشاندهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت‬ ‫تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آنها)‪.‬‬ ‫* تدوين دستورالعمل اجراي سامانه‬

‫* تشكيل جلسات کارگروه راهبري‪ ،‬بررسي نتايج بازرسي هاي‬ ‫دوره‌اي و اخذ تصميمات لزم براي پيشبرد اهداف «پنج اس»‬ ‫* استفاده از علئم و نشانهها ( در سالن تعميرگاهها‪ ،‬انبار و دفاتر‬ ‫اداري‪.) ...‬‬ ‫* علئم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در‬ ‫تعميرگاه و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر‬ ‫ورودي ساختمانها‪.) ...‬‬ ‫• برچسبهاي نشاندهنده قطعات اصلي ( استفاده از برچسبهاي‬ ‫ويژه شركت از قبيل هولوگرام‪ ،‬باركد و‪.)...‬‬ ‫• رنگهاي هشدار دهنده‪.‬‬ ‫• برچسب مواد حساس‪.‬‬ ‫• استقرار اشياء به نحوي كه بتوان از آنها سريعا ً استفاده نمود و‬ ‫آنها را كنترل كرد‪.‬‬ ‫هدف از اجراي اصل ‪S4‬‬ ‫•‬

‫استاندارد اجرايي براي تداوم ‪5s‬‬

‫•‬

‫مديريت ديداري خلق به منظور آشكار كردن ناهمگوني‌ها‬

‫مديريت ديداري‬ ‫مديريت ديداري در واقع زيبا سازي محيط با حداكثر بكارگيري قوه‬ ‫بينايي با استفاده از ابتكار كاركنان است‪.‬‬

‫‪ S4‬در محيط كار يا محيط اداري‬ ‫•‬

‫تقسيم مسئوليت افراد‬

‫• تقسيم برنامه كاري و رسم فلوچارت براي انجام كارها و‬ ‫تقسيم كارها بر اساس اولويت زماني‬ ‫•‬

‫استقرار اشياء به نحوي كه به آساني بتوان آنها را يافت‬

‫•‬

‫درست كردن چك فهرست قبل از آغاز امور اجرايي‬

‫•‬

‫نمايه‌گذاري پرونده‌ها‬

‫• بكارگيري روش‌هاي اجرايي‪ ،‬دستورالعمل‌ها و دفترچه راهنما‬ ‫براي حفظ استانداردها‬

‫‪ )5‬انضباط ( ‪) Shitsuke‬‬ ‫انضباط عبارت است از آموزش عادات و تواناييهايي جهت انجام يك‬ ‫وظيفه خاص‪ .‬نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات‬ ‫نادرست است‪ .‬اين كار را بايد از طريق آموزش شيوههاي درست‬ ‫انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود‪.‬‬ ‫همچنين اين تمرينها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها‬ ‫تحقق ميپذيرد‪ .‬به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام‬ ‫يك كار است‪ .‬مثل ً كامل ً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني‬ ‫براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد‪ .‬نمونههايي از اجراي‬ ‫اين ‪ S‬را ميتوان بصورت زير فهرست نمود‪:‬‬ ‫* تمرين نظم و ترتيب (آموزش‪ ،‬نظارت مستمر‪ ،‬ارزيابي و پاداش‬ ‫به کارکنان جهت نظم و انضباط)‪.‬‬ ‫* تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان‪ ،‬بخصوص در‬ ‫بخش تعميرات در سالنها و برقراري جلسات)‪.‬‬ ‫* نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا‬ ‫امكانات رفاهي در محل كار)‬ ‫* استفاده از تابلوهاي اعلنات و يا تابلو هاي عمومي براي درج‬ ‫پيامهاي آموزشي پنج اس‬ ‫* تمرين اقدامات ضروري ( استفاده از تجهيزات ايمني ‪.) ...‬‬ ‫* توجه به زيباييها و رعايت ظواهر ( استفاده از لباسهاي كار‬ ‫مناسب در تعميرگاه وشركت ‪.) ...‬‬

‫هدف از اجراي اصل ‪5s‬‬ ‫•‬

‫مشاركت كامل در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات‬

‫•‬

‫عادت به برقراري ارتباط به نحو صحيح و كنترل نتايج آن‬

‫•‬

‫عادت به انجام كارها به نحو سامان يافته‬

‫‪ 5s‬در محيط كار يا محيط اداري‬ ‫• ترتيبي دهيد كه همه در انجام امور مشاركت نمايند‪ .‬شاركت‬ ‫دادن كليه افراد در ايجاد عادات صحيح و پيروي از مقررات‬ ‫• ترتيبي دهيد كه هركس نسبت به آنچه انجام مي‌دهد احساس‬ ‫مسئوليت نمايد‪ .‬افراد هر روز مسئوليت‌هاي خود را برشمارند‪.‬‬

‫•‬

‫نحوه انجام صحيح كارها را به افراد آموزش دهيد‪.‬‬

‫نمودار سازمانی ‪5s‬‬

‫مديريت شركت‬

‫مدير اجرايی ‪ 5‬اس‬

‫نظارت‬

‫رابطین‬

‫بازرس ‪ 5‬اس‬

‫آموزش‬

‫تبلیغات‬

‫چک فهرستها‬

‫وظايف بخشهاي مختلف ‪:‬‬ ‫‪ _1‬مديريت عاليترين مقام شركت ميباشد كه لزم است با هدف‬ ‫هرچه بهتر انجام شدن توصيههاي ‪ 5‬اس‪ ،‬بالترين مقام‬ ‫مسئول در نظارت و سياست گذاري عملكردها باشد‪.‬‬ ‫‪ _2‬مدير اجرايي ‪ 5‬اس و بازرس مستقيما ً تحت نظر مديريت‬ ‫خواهند بود و لزم است در طول انجام پروژه و پياده سازي‬

‫نظام ‪ 5‬اس هرهفته و پس از استقرار‪ ،‬بصورت ماهانه‬ ‫گزارش خود را به شخص مديرعامل ارسال دارند‪.‬‬ ‫‪ _3‬مدير اجرايي پس از مطالعه نظام نامه و دستورالعمل با‬ ‫آگاهي و بينش لزم و كافي‪ ،‬مسئولين زيرمجموعه خود را‬ ‫انتخاب و تا حصول نتيجه مطلوب‪ ،‬بطور مستمر بر عملكرد‬ ‫آنها نظارت خواهد نمود‪.‬‬ ‫‪ _4‬رابط ‪5‬اس فردي است كه در محل تعيين شده‪ ،‬مسئول پياده‬ ‫سازي اهداف ‪ 5s‬و تقسيم وظايف به زيردستان مي باشد كه‬ ‫مستقيما ً زير نظر مدير اجرايي به فعاليت خواهد پرداخت‪.‬‬ ‫‪‌_5‬نظارت بر روند اجرا و پس از آن‪ ،‬حفظ دستاوردها بر عهده‬ ‫شخصي است كه از سوي مدير اجرايي انتخاب مي گردد‪.‬‬ ‫همچنين چك فهرستهاي تنظيم شده بر اساس هر قسمت نيز‬ ‫بصورت هر دو هفته يكبار توسط شخص ناظر تكميل شده و‬ ‫به رؤيت مدير اجرايي خواهد رسيد‪.‬‬ ‫‪ _6‬از آنجا كه پيشرفت و تحقق طرح در گرو همكاري كليه‬ ‫کارکنان بوده و اين امر در سايه آموزش ثمربخش محقق‬ ‫خواهد شد‪ ،‬لزم است فردي كه داراي اطلعات كافي و‬ ‫توانايي تعليم باشد‪ ،‬از سوي مدير اجرايي انتخاب شده تا در‬ ‫جهت آموزش كليه کارکنان اقدام نمايد‪.‬‬ ‫‪ _7‬شخصي به عنوان مسئول تبليغات توسط مديراجرايي انتخاب‬ ‫خواهد شد تا در جهت اطلع رساني و تشويق و ترغيب‬ ‫کارکنان به انجام دستورات ‪ 5s‬اقدام نمايد‪ .‬اين فعاليت مي‬ ‫تواند بصورت تهيه پوسترهاي آموزشي و هشداردهنده و‬ ‫همچنين برگزاري مسابقه و يا انتخاب بهترين ياوران ‪ 5‬اس‬ ‫جهت تشويق‪ ،‬صورت پذيرد‪.‬‬ ‫‪ _8‬بازرس ‪ ، 5s‬فراتر از تيم اجرايي و فقط تحت نظر مديريت‬ ‫شركت به ارزيابي روند پرو‌ژه پرداخته و مسئوليت مميزي‬ ‫داخلي را برعهده دارد‪ .‬تاييد حصول نتيجه مطلوب و دستيابي‬ ‫به استانداردهاي ‪ ،5s‬توسط بازرس انجام مي شود‪.‬‬