5.5.1.2 Sop Pengendalian Dokumen.docx

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen

UKM/V.5.1.3.20/SOP/06/16

No. Revisi

0

Tanggal Terbit

1 JUNI 2016

Halaman

1 dari 6

SOP

OO TAOPIK, S.KM, M.M. NIP. 19801107 200801 1 004

UPTD PUSKESMAS CIGASONG

Pengertian

1. Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah semua dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan Sistem Manajemen Mutu. Dokumen Sistem Manajemen Mutu terdiri dari : Manual Mutu, Prosedur Kerja, Intruksi Kerja, Dokumen Internal Terkait, Dokumen Eksternal Terkait, Program Pendukung, Sasaran Mutu, Rekaman Kegiatan. 2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, pengesahan, distribusi, peninjauan uang, penggunaan, identifikasi dan ketelusuran, penyimpanan dan pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku 3. Dokumen dikendalikan adalah dokumen dengan status DIKENDALIKAN artinya dokumen tersebut menjadi acuan kerja yang diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya 4. Dokumen Tidak Dikendalikan adalah dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN, artinya bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja 5. Dokumen Tidak Berlaku adalah dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip 6. Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan 7. Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur / mengkoordinasikan kegiatan / proses pelayanan secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 8. Prosedur Umum adalah Prosedur Kerja yang berlaku secara umum / berlaku untuk semua Sub Unit / Bagian 9. Intruksi Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang merupakan petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan urutan-urutan kerja secara

spesifik dan terperinci 10. Program pendukung termasuk dokumen sistem manajemen mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu 11. Dokumen Internal Terkait adalah dokumen yang diterbitakan oleh Puskesmas yang terkait dengan sistem manajemen mutu misalnya Surat Keputusan (SK) Kepala Puskesmas, Visi Misi Puskesmas, Bagan Alur Pelayanan dan lain-lain 12. Dokumen Eksternal Terkait adalah dokumen yang bukan diterbitkan puskesmas yang terkait dengan sistem manajemen mutu misalnya SK Menteri Kesehatan, SK Pemerintah Daerah, Buku Referensi dan lain-lain Tujuan

Sebagai acuan dalam melaksanakan pengendalian dokumen

Kebijakan

Surat Keputusan Kepala Puskesmas Cigasong tentang Pengendalian dokumen

Referensi

Panduan Pengendalian Dokumen kebijakan Puskesmas Cigasong Nn. 27 Tahun 2016

Prosedur

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN a. Wakil Manajemen menetapkan dokumen-dokumen yang dikendalikan (dokumen terkendali) yaitu: 

Manual Mutu



Prosedur Umum



Prosedur Kerja



Instruksi Kerja



Daftar Tilik

b. Wakil Manajemen menetapkan masa berlaku dokumen adalah selama 2 tahun 2. PENGESAHAN DOKUMEN a. Setiap dokumen yang dibuat harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari personil yang berwenang, sebagai berikut: No.

Jenis

Disiapkan

Diperiksa

Disahkan

Manual

Wakil

Wakil

Kepala

Mutu

Manajemen

Manajemen

Puskesmas

Prosedur

Wakil

Wakil

Kepala

Umum

Manajemen

Manajemen

Puskesmas

Prosedur

Koordinator

Wakil

Kepala

Kerja

Sub Unit

Manajemen

Puskesmas

Instruksi

Koordinator

Wakil

Kepala

Kerja

Sub Unit

Manajemen

Puskesmas

Wakil

Kepala

Dokumen 1

2

3

4

5

Daftar Tilik Koordinator

Sub Unit

Manajemen

Puskesmas

3. PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN a. Setiap dokumen Terkendali Langsung memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen, berisi 

Logo Pemerintah Kabupaten Majalengka dan tulisan PUSKESMAS PONED CIGASONG



Nama / judul dokumen



Nomor kode



Nomor revisi



Tanggal (mulai) berlaku



Halaman



Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)

b. Judul terdiri dari Manual Mutu, Prosedur (Prosedur Umum), Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Daftar Tilik c. Tata cara penomoran Manual Mutu : CGS/MM/2016, CGS adalah singkatan dari Puskesmas Cigasong, MM adalah Manual Mutu dan 2016 adalah tahun penerbitan d. Tata cara penomoran Prosedur Umum, Prosedur Kerja, Instruksi Kerjs dan Daftar Tilik : Kode Dokumen / Jenis / Urut / Tahun

Kode Dokumen

Keterangan

PK

Prosedur Kerja

IK

Instruksi Kerja

DTPK

Daftar Tilik Prosedur Kerja

DTIK

Daftar Tilik Instruksi Kerja

Jenis

Keterangan Berlaku

UMUM

Berlaku Umum (Proedur Umum)

BPU

Sub Unit Balai Pengobatan Umum

BPG

Sub Unit Balai Pengobatan Gigi

DAF & RM Bagian Pendaftaran dan Rekam Medis KSR

Bagian Kasir

KIA-KB

Sub Unit Kesehatan Ibu dan Anak-Keluarga Berencana

FAR

Sub Unit Farmasi

GZ

Sub Unit Konsultasi Gizi

LAB

Sub Unit Laboratorium

Urut adalah nomor urut dokumen, Tahun adalah tahun penerbitan dokumen e. Nomor Revisi merupakan urutan revisi sejak pertama kali diterbitkan f. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu diberlakukan / diterbitkan g. Halaman diisi nomor halaman dan jumlah halaman dalam dokumen tersebut 4. PENERBITAN DOKUMEN a. Setiap akan diterbitkan atau direvisi, suatu dokumen terlebih dulu harus dibicarakan dengan petugas yang bersangkutan berkaitan dengan pelaksanaan dan pengendalian dokumen tersebut b. Konsep dokumen harus diedarkan kepada semua pihak yang berkepentingan untuk diberi komentar atau saran c. Setelah mendapat pengesahan / persetujuan, dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Wakil Manajemen kepada semua pihak yang berkepentingan d. Sub Unit / Bagian yang menerima distribusi salinan dokumen harus menandatangani formulir tanda bukti penerimaan dokumen. Dokumen asli disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen e. Wakil Manajemen mengisi daftar induk dokumen, untuk mengetahui distribusi dokumen. Daftar Induk Dokumen ini selalu diperbaharui jika ada perubahan pada dokumen f. Bila akan dilakukan peminjaman dokumen, maka orang yang akan meminjam dokumen harus mengisi formulir peminjaman dokumen dengan persetujuan Wakil Manajemen g. Salinan dokumen harus diberi cap “DIKENDALIKAN” dengan tinta cap berwarna hijau agar mudah dikenal dan untuk menunjukkan dokumen tersebut yang berlaku 5. PENERBITAN ULANG DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang, termasuk Manual Mutu, jika: 

Mengalami revisi



Terjadi perubahan sistem mutu



Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen



Ada perubahan teknologi



Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

b. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik dengan formulir penarikan dokumen 6. PEREVISIAN DOKUMEN a. Sesuai jenis dokumen, dapat diajukan permohonan revisi oleh peninjau dokumen terkait, dengan menggunakan formulir revisi b. Setelah disetujui, kemudian dapat dilakukan revisi dokumen c. Berikut peninjau dokumen dan yang menyetujui revisi: Jenis Dokumen

Peninjau

Menyetujui

Manual Mutu

Wakil Manajemen

Kepala Puskesmas

Prosedur Umum

Wakil Manajemen

Kepala Puskesmas

Prosedur Kerja

Koordinator Unit

Wakil Manajemen

Instruksi Kerja

Koordinator Unit

Wakil Manajemen

Daftar Tilik

Koordinator Unit

Wakil Manajemen

7. DISTRIBUSI DOKUMEN a. Semua dokumen sistem manajemen mutu harus didistribusikan secara tercatat sesuai ketentuan yang telah disepakati. Formulir pendistribusian dapat mengikuti format yang telah ditetapkan b. Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus diberi status dengan jelas pada setiap halaman dengan menggunakan cap warna hijau untuk dokumen DIKENDALIKAN, cap warna biru untuk dokumen TIDAK DIKENDALIKAN dan cap warna Merah untuk dokumen KADALUARSA c. Nama penerima dokumen tercantum pada halaman pertama dokumen yang didistribusikan d. Daftar nama-nama penerima dokumen dituangkan dalam daftar penerima dokumen yang dikelola / disimpan di sekretariat ISO 8. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Bila suatu dokumen direvisi, dan dokumen baru telah dibuat, maka Wakil Manajemen harus menarik kembali semua salinan dokumen yang direvisi b. Tiap unit yang salinan dokumennya ditarik, harus mengisi formulir penarikan dokumen c. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar

dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen d. Setelah dokumen di tarik, Wakil Manajemen memberi cap “KADALUARSA” dengan tinta cap warna merah pada dokumen asli dari tiap dokumen yang telah direvisi dan disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen, untuk menunjukkan dokumen asli tersebut sudah tidak berlaku lagi e. Formulir penarikan dokumen dan formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Wakil Manajemen 9. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Tiap unit yang salinan dokumennya ditarik, harus mengisi formulir penarikan b. Setiap dokumen ditinjau ulang secara berkala 2 tahun sekali c. Bila revisi tidak diperlukan maka MR membubuhkan paraf dan tanggal pada dokumen asli sebagai tanda tidak diperlukan tindakan lanjutan d. Bila revisi diperlukan, maka dokumen harus ditulis ulang dan diberi nomor revisi yang baru. Tidak dibenarkan mengubah hanya satu halaman atau satu bagian saja Unit Terkait

1. Urusan TU 2. Sub Unit BP Umum 3. Sub Unit BP Gigi 4. Sub Unit KIA-KB 5. Sub Unit Laboratorium 6. Sub Unit Farmasi 7. Sub Unit Konsultasi Gizi

Rekaman historis perubahan No.

Isi Perubahan 1.

Tgl. Mulai Diberlakukan