4.14 Procedimiento Auditorías Internas.docx

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

1 de 10

Fecha:

05-01-2017

PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

(Firma)

(Firma)

(Firma)

(Colocar nombre del puesto)

(Colocar nombre del puesto)

(Colocar nombre del puesto)

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

2 de 10

Fecha:

05-01-2017

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la Programación, Planificación, Ejecución y Documentación de las Auditorías en AQUA LAB S.A.C, con el propósito de determinar si el SIGC:  Satisface las disposiciones planificadas para cumplir con la Realización del producto y Suministro del Servicio y los del SIGC establecidos por la Organización.  Está efectivamente implementado, mantenido y en Mejora Continua.

2. ALCANCE El presente procedimiento se aplica a todas aquellas actividades involucradas en el desarrollo del proceso de Auditorías internas y/o externas.

3.

RESPONSABILIDADES

3.1 El responsable de Calidad en el SIGC es el responsable de aplicar y hacer cumplir este procedimiento. 3.2 Los Gerentes, Jefes y Encargados de Procesos son responsables cumplir con todas las actividades establecidas en el presente procedimiento.

4. DEFINICIONES 4.1 Programa de Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 4.2 Plan de Auditoría: Descripción de las Actividades y de los detalles acordados de una Auditoría. 4.3 Alcance de la Auditoría: Extensión y Límites de una Auditoría 4.4 Auditoría: Proceso Sistemático, Independiente y Documentado, para obtener Evidencia de la Auditoría y evaluarlos objetivamente con el propósito de determinar la extensión en que se cumplen los Criterios de Auditoría. 4.5 Auditoria Combinada: Cuando se auditan juntos dos o más Sistemas de Gestión 4.6 Evidencia de Auditoría: Son los Registros, las Declaraciones de Hecho u otra información que son Relevantes para los Criterios de Auditoría y que son verificables. 4.7 Criterios de Auditoría: Conjunto de Políticas, Procedimientos o Requisitos utilizados como referencia. 4.8 Informe de Auditoría: Documento donde se reportan los resultados de la Auditoría.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

3 de 10

Fecha:

05-01-2017

4.9 Hallazgos de la Auditoría: Resultado de la Evaluación de la Evidencia de la Auditoría recopilada frente a los Criterios de Auditoría. 4.10 Registro de Evidencias y Hallazgos de Auditoría: Documento de Trabajo que sirve al Auditor para asegurarse de la fidelidad de las informaciones obtenidas durante las Entrevistas y de la evaluación sobre dicha información. 4.11 No Conformidad: incumplimiento de un Requisito. 4.12 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable. 4.13 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad Potencial u otra situación potencialmente indeseable. 4.14 Requisito: Necesidad o Expectativa que está establecida, normalmente considerada en forma implícita entre las partes, o que es obligatoria (Legales o Reglamentarias). 4.15 Auditor Interno: Persona de la organización calificado y competente para efectuar una Auditoría Interna. 4.16 Informe de No Conformidades: Es el informe de No conformidades que luego de ser evaluado puede generar Acciones Correctivas o Preventivas. 4.17 Equipo Auditor: Uno o más Auditores Internos que llevan a cabo una Auditoria. 4.18 Auditor Jefe: Auditor del Equipo Auditor que se le designa como encargado de la Auditoría.

5. DESARROLLO

5.1 Competencia de los Auditores Los Auditores Internos son considerados competentes sobre la base de: a.-

Estudios: haber completado carreras profesionales y/o técnicas.

b.-

Experiencia laboral: mínimo 01 año en AQUA LAB S.A.C y haber participado como observador en por lo menos 01 Auditoría Interna.

c.-

Capacitación como Auditor: Haber efectuado y aprobado un curso de Auditor Interno reconocido por la Empresa en las normas que se requieran.

d.-

Habilidades: Contar con cualidades de para Auditor Interno, ello será establecido por el Coordinadora del PV y el Gerente General.

e.-

Para Auditores Externos, experiencia en mínimo 03 Auditorías Internas en otras empresas y/o ser Auditor Líder en la normas auditada.



PV mantiene en el Formato F- APV 1 Lista de Auditores, una Relación de los Auditores indicando sus Competencias e información relevante.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

4 de 10

Fecha:

05-01-2017

5.2 Proceso de Auditorías del SIG 5.2.1

Programación de las Auditorías del SIG a.-

El Programa de Auditoría in situ seguirá el siguiente proceso y calificación del grado de auditoría contemplado en la norma ISO/IEC 17025:

b.-

El Programa Anual de Auditorías, es elaborado por PVSIGC y aprobado por el Gerente General.El Programa Anual R- APV 2 Programa Anual de Auditorias, Indica las fechas tentativas de las auditorías internas y/o externas, su objetivo, alcance y los procesos a auditar.

c.-

Para su elaboración se debe tener en consideración el estado y la importancia de los Procesos y los Resultados de Auditorías previas. El Programa es actualizado de acuerdo a los resultados obtenidos en Auditorías Internas y/o externas previas, Revisiones por la Dirección, Análisis de Datos, u otros, pudiendo disponerse Auditorías adicionales

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

5 de 10

Fecha:

05-01-2017

para lograr diferentes objetivos cada vez que se estime necesario.

5.2.2

d.-

Las Auditorías Internas deben realizarse como mínimo 2 veces al año (semestralmente) por cada norma, independientemente de cualquier Auditoría Externa al Sistema de Gestión.

e.-

Es difundido a los Gerentes, Jefes y Encargados de Procesos para una adecuada preparación de los Procesos a ser Auditados.

f.-

El reponsable de Calidad en el SIGC conservará y mantendrá en Archivo para demostrar la Implementación del Programa de Auditoría, lo siguiente: (1).-

Registros relacionados con Auditorías,

(2).-

Resultados de la Revisión del Programa de Auditoría; y

(3).-

Registros relacionados con los Auditores.

Plan de Auditorías del SIG PVdel SIGC lidera el proceso de Auditorías y elige a un Auditor a Cargo que es el responsable por cada grupo (Dirige las actividades del equipo auditor), posteriormente procede a elaborar el R- APV 3 Plan de Auditorías internas, en donde define fechas, horarios, Equipos de Auditores, auditados y documentos a ser auditados por cada Equipo Auditor. Este plan es difundido a todos los involucrados (Auditores y Auditados) vía email con la debida anticipación ( 7 días como mínimo) y previa coordinación para asegurar la presencia de auditores y auditados Los auditores designados serán independientes de las áreas a auditar.

5.2.3

Preparación de la Auditoría a.- El responsable de cada Equipo Auditor, confirma con el responsable del proceso a auditar: la fecha, hora e itinerario de la auditoria, con la finalidad de contar con todo el personal del área/proceso. b.-



En caso de requerirse una reprogramación de la fecha u hora de la auditoria por parte del Equipo Auditor o del auditado, éstos deben informar vía e-mail (u otra comunicación interna) al Coordinador del SIGC los motivos por los cuales no es factible ejecutar la auditoria según lo programado quien evaluará la procedencia o no de dicha solicitud. De presentarse incumplimiento en cuanto a la ejecución de la auditoría sin la reprogramación y comunicación correspondiente, el Equipo Auditor o el auditado procede a generar el respectivo F-APV-021 Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO



5.2.4

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

6 de 10

Fecha:

05-01-2017

El Equipo Auditor, antes de la auditoría, realiza el estudio de escritorio de la documentación del proceso a auditar y registra información en el formato FAPV-026 Lista de verificación

Ejecución de la Auditoría f.Reunión de apertura: en fecha y hora acordada se llevara a cabo una breve Reunión para confirmar lo siguiente:

g.-



Objetivos y Alcance de la Auditoría,



Confirmar el Plan de Auditoría,



Proporcionar un Informe resumido de cómo se realizarán las Actividades de la Auditoría y acordar horarios,



Confirmar los Canales de Comunicación



Los Métodos y Procedimientos que se utilizarán para realizar la Auditoría (muestreo),



Cuando sea necesario, solicitará la designación de un acompañante (persona del área a auditar, que facilitará la Auditoría); y



Proporcionar al Auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Desarrollo de la Auditoría: siguiendo las Actividades y Horario acordado considerando los siguientes puntos: Se recopila y evalúa la evidencia obtenida generando los Hallazgos correspondientes. De configurarse No Conformidades y sus evidencias serán comunicados verbalmente al Auditado en el momento del hallazgo y entregados por escrito al Gerente, Jefe o Encargado del proceso auditado en la Reunión de Cierre de la Auditoría. El Auditor a Cargo tiene la facultad de realizar re-asignaciones de trabajo durante la Auditoría Interna entre los Auditores a su cargo, Actividades de seguimiento (follow-up), durante la Auditoría se efectuará actividades de seguimiento a las Acciones Correctivas aplicadas a No Conformidades Cerradas, correspondientes a los procesos que están siendo auditados, con el propósito de verificación el adecuado tratamiento y cierre así como confirmar la efectividad,

h.-

Reunión de cierre: el Auditor a Cargo presentará los Hallazgos y Conclusiones de la Auditoría de tal manera de ser comprendidos y reconocidos por el Auditado y entregará al Gerente, Jefe o Encargado del área auditada, una copia de los Informes de No Conformidades encontradas, haciendo uso del formato: F-APV-021 Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

7 de 10

Fecha:

05-01-2017

A continuación el Auditor a cargo explicará las evidencias que sustentan las No Conformidades y solicitará al Gerente, Jefe o Encargado que proceda a completar el Formato respectivo en un plazo no superior a 7 días hábiles contados a partir de la fecha de la Reunión de Cierre de la auditoría. Las No conformidades que sean detectadas en las Auditorías Externas seguirán el mismo tratamiento que las encontradas en las Auditorías internas. 5.2.5

Informe de Auditoría Dentro de un plazo de 7 días hábiles de la Reunión de Cierre, PVSIGC conjuntamente con los auditores a cargo elaboran el “Informe de Auditoría Interna” mediante el uso del Formato F APV 6 – Informe de Auditoría Interna el que incluye como mínimo las siguientes informaciones: 

Objetivos de la Auditoría,



Alcance de la Auditoría particularmente la Identificación del proceso auditado, y el Período de tiempo cubierto



Equipo de Auditores,



Criterios de la Auditoría,



Hallazgos de la Auditoría



Relación de No Conformidades encontradas,



Recomendaciones para mejoras (sólo si es parte de los objetivos),



Información de Áreas no Auditadas y consideradas dentro del Alcance



Conclusiones de la Auditoría,



anexos (si es aplicable),

Este informe es entregado al Gerente General para su probación y posterior difusión a los que se considere conveniente. 5.2.6

5.2.7

5.2.8

Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría El Gerente General Adjunto Conjuntamente con PVSIGC evaluarán el Informe de Auditoría Interna y los Informes de No Conformidades e informará los Resultados al Gerente General para su Aprobación. Si el Gerente General lo considera pertinente este informe será distribuido a los Gerentes, Jefes y Responsables de los procesos auditados. Si por algún motivo una Auditoría no se ejecutase o fuese mal llevada, PVSIGC decidirá la acción pertinente a tomar. Finalización de la Auditoría La Auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el Plan de Auditoría se hayan realizado y el Informe de Auditoría aprobado se haya distribuido. Realización de las actividades de seguimiento de una Auditoría

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

8 de 10

Fecha:

05-01-2017

El Seguimiento y Revisión del Programa de Auditoría debe realizarse concluida la misma, a fin de evaluar si se ha cumplido los Objetivos y para identificar las oportunidades de mejoras mediante: i.Revisión de los Informes de Auditorías, y Cuestionario de retroalimentación de los auditados según Formato F APV 7 Evaluación del Auditor Interno j.-

El Gerente de Calidad remitirá el Cuestionario a los Jefes de las Áreas Auditadas para su evaluación. Se deberá tomar las acciones necesarias para mejorar todos aquellos aspectos que sean percibidos como débiles en los procesos de Auditoría Interna.

PV presentara los Resultados de la Revisión del Programa de Auditoría mediante Informe al Gerente General en el Plazo máximo de un (1) Mes de efectuada la Auditoría. El Jefe de Gestión de Procesos y/o Jefe de Calidad y Gestión de Procesos, o la persona que designe, genera la Solicitud de Acción Correctiva (CAR) en el software ROM y la remite al Encargado del Área responsable realizando el seguimiento de los hallazgos detectados (no conformidades). Se procede luego según lo establecido en el PPNPV-0001 - Ensayo no conforme y no conformidad /Acciones correctivas y preventivas En reuniones de seguimiento o en una Auditoría posterior se debe verificar si se implementó las Acciones correspondientes y su eficacia. 

6. 6.1

Las Observaciones y Oportunidades de mejora detectadas en la auditoría interna son evaluadas por el Supervisor de Calidad y Gestión de Procesos, Jefe SIG, Jefe de Calidad y Gestión de Procesos, según sea el caso, quien determina qué observaciones u oportunidades de mejora generan una Solicitud de Acción Preventiva (PAR). El Supervisor de Calidad y Gestión de Procesos, Jefe de Gestión de Procesos o Jefe de Calidad y Gestión de Procesos o la persona que designe genera en el software ROM la Solicitud de Acción Preventiva (PAR) y se remite al Encargado del Área responsable realizando el seguimiento de los hallazgos detectados (observaciones u oportunidades de mejora).

MONITOREO E INDICADORES El monitoreo del proceso de Auditorías Internas se realiza de acuerdo a lo establecido en el punto 5.2.8, así como a través de los siguientes indicadores de gestión: 6.2 INDICADOR DE DESEMPEÑO Puntaje promedio de auditores > 35 puntos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

7. 7.1

7.2

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

9 de 10

Fecha:

05-01-2017

REGISTROS Los registros generados en la aplicación de este procedimiento son: 

R- APV 1 Lista de Auditores



R- APV 2 Programa Anual de Auditorias



R- APV 3 Plan de Auditorías internas.



R- APV 4Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva



R- APV 5Lista de verificación



R- APV 6 Informe de Auditoria interna



R- APV 7 Evaluación del Auditor Interno

Los que serán conservados por el Responsable de Calidad, pudiendo estar en copia impresa o en medios que estime conveniente. DOCUMENTOS RELACIONADOS 

PPNPV-0001 - Ensayo no conforme y no conformidad /Acciones correctivas y preventivas



F APV 2 – Programa Anual de Auditorías



F APV 3 – Plan de Auditorías Internas



F APV 6 – Informe de Auditoría Interna



F APV 7 Evaluación del Auditor Interno



F-APV-1 Lista de Auditores



F-SIGC-024 Programa Anual de Auditorias,



F-APV-025 Plan de Auditorías



F-APV-021 Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva



F-APV-026 Lista de verificación



F APV 7 Evaluación del Auditor Interno



R- APV 1 Lista de Auditores



R- APV 2 Programa Anual de Auditorias



R- APV 3 Plan de Auditorías,



R- APV 4Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva



R- APV 5Lista de verificación

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Código:

GC-MC-10

Versión:

00

Página:

10 de 10

Fecha:

05-01-2017



R- APV 6 Informe de Auditoria



R- APV 7 Evaluación del Auditor Interno



3.4.4 Además del programa de auditorias deberá existir un programa de inspecciones documentadas que garantice el entorno de las instalacionaes



INSPECCIONES DE HIGIENES para limpieza y mantenimiento



Inspecciones de fábrica para verificar los riesos provenientes del edificio o de los equipos; y deben realizarse por lo menos una vez al mes