4. Lpj 2 Eb_secgen.docx

Laporan Pertanggungjawaban Periode 2 Executive Board Secretary General 2018-2019 Intannia Nurrizky Center for Indonesian Medical Students’ Activities (CIMSA) Universitas Syiah Kuala Banda Aceh

Pendahuluan Alhamdulillah, kepengurusan Official CIMSA 2018-2019 sudah berjalan selama 2 periode. Program kerja telah dikerjakan dengan baik. Terima kasih saya ucapkan kepada semua pihak terutama kepada keluarga CIMSA serta yang dibanggakan “Galaxy” yang telah banyak membantuselama berjalannya kepengurusan 2 periode ini. Selama berjalan kepengurusan ini mungkin masih banyak kekurangannya. Semoga periode 2 dijadikan evaluasi ke depan agar tidak banyak kesalahan yang terulang, sehingga Official CIMSA 2018-2019 menjadi lebih baik lagi.

Program Kerja No 1.

Program Kerja Membuat dan Memperbarui Alur Suratmenyurat

Waktu Sepanjang kepengurusan

Tujuan Untuk mempermudah OC dan member CIMSA FK Unsyiah dalam hal administrasi.

Sasaran Semua member CIMSA FK Unsyiah, khususnya OC

Bobot 5

-

-

-

Strategi Kriteria Pelaksanaan Keberhasilan Menanyakan - CIMSA FK kepada pihak Unsyiah BEM FK memiliki alur Unsyiah dan surat yang dekanat terkait terstruktur dan pembaharuan alur ter-update. surat-menyurat. - Dilaksanakan sosialisasi alur Memperbarui alur suratsurat-menyurat menyurat apabila kepada official sudah ada dan member pembaruan dari dengan nilai pihak BEM dan evaluasi minimal dekanat. 75%. Membuat sosialisasi mengenai alur surat-menyurat kepada official dan member terutama Secretary SCO dan OC.

Periode 1 Penilaian: 3 Alur administrasi sudah dimasukkan ke dalam Gdrive dan diumumkan ke setiap official, A Team dan SCO secretary. Evaluasi belum dilakukan. Periode 2 Penilaian: 3

Alur administrasi belum ada perubahan dan sudah ada di Gdrive serta diumumkan ke setiap official, A Team dan SCO secretary. Evaluasi sedang dilakukan. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: 2.

Membuat Pengarsipan Data secara Terstruktur

Sepanjang kepengurusan

Agar pengarsipan data CIMSA FK Unsyiah tersusun dan tersimpan dengan rapi dan lengkap dalam bentuk soft copy dan hard copy.

Official dan member CIMSA FK Unsyiah

5

-

-

-

-

Pengarsipan data CIMSA FK Unsyiah (LPJ, proposal, korespondensi, sertifikat, dll) disimpan di Gdrive. Bekerja sama dengan Internal Team dan Eksternal Team dalam pengolahan dan pengarsipan data. Melakukan backup data dari dokumen dan korespondensi yang dimiliki CIMSA FK Unsyiahdalam bentuk soft copy dan hard copy. Mengirimkan

-

-

Seluruh jenis pengarsipan data termasuk korespondensi tersusun dengan lengkap baik dalam hard copy dan soft copy. Pengarsipan data CIMSA FK Unsyiah tersimpan dalam Gdrive.

notulensi rapat kepada SC tepat waktu. Periode 1 Penilaian: 3 Pendataan arsip CIMSA FK Unsyiah sudah disusun dengan rapi dalam satu folder dan tersimpan dalam Gdrive. Ada beberapa surat masuk belum diberikan kepada SecGen. Periode 2 Penilaian: 3 Sudah dilakukan pengarsipan baik softcopy (Gdrive) dan hardcopy. Hanya saja banyak dari OC yang tidak membuat data hardcopy dari surat dan proposal project untuk arsip CIMSA FK Unsyiah. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: 3.

Mengumpulkan LPJ Official 2018-2019

Setiap akhir periode

Agar LPJ official 2018-2019 tersusun dengan rapi dan dapat mengirimkan LPJ kepada SC dengan tepat waktu.

Official CIMSA FK Unsyiah 2018-2019

5

-

-

Periode 1

Mengingatkan official 20182019 untuk mengumpulkan LPJ minimal 2 minggu sebelum pengumpulan LPJ kepada SC. Bekerja sama dengan LOCO dalam membuat timeline pengumpulan LPJ official.

Seluruh LPJ official 2018-2019 tersusun rapi dan dapat dikirimkan kepada SC tepat waktu.

Penilaian: 3 LPJ dikumpulkan kepada SC telat dari waktu yang telah ditentukan. Periode 2 Penilaian: 3 LPJ dikumpulkan kepada SC telat dari waktu yang telah ditentukan. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: 4.

Membentuk dan Mengontrol Administration Team 2018-2019

Sepanjang kepengurusan

- Membantu SecGen dalam menjalankan tugasnya selama satu tahun ke depan. - Sebagai bentuk kaderisasi SecGen ke depannya.

Member CIMSA FK Unsyiah

5

-

-

-

Periode 1 Penilaian: 3 Terbentuknya Administration Team 2018-2019 dan mengerjakan jobdesk 70%. Periode 2

Melakukan Open Recruitment bersamaan dengan Open Recruitment SupDiv Team lainnya. Melakukan seleksi calon A Team. Mensosialisasika n dan membagi jobdesc kepada masing-masing Administration Team.

- Terbentuknya Administration Team 20182019 - Setiap Administration Team mengerjakan minimal 75% jobdesc-nya di tiap periode.

Penilaian: 3 Terbentuknya Administration Team 2018-2019 dan mengerjakan jobdesk 70%. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: 5.

Meningkatkan Kinerja Secretary SCO

Sepanjang kepengurusan

Secretary SCO membantu SecGen terkait administrasi aktivitas yang dilakukan masingmasing SCO.

Secretary SCO

4

-

-

-

-

Berkoordinasi dengan LO terkait adanya secretary SCO. Secretary SCO memiliki tugas: (1) mendata member SCO, (2) membuat pengarsipan project seperti notulensi rapat, surat maupun proposal,(3) menyampaikan alur surat kepada OC. Melakukan pertemuan antara SecGen dan secretary SCO minimal 2x tiap periode. Melakukan evaluasi kinerja

- Pengarsipan project seperti surat dan notulensi rapat tersusun rapi, terstruktur, dan update. - Setiap secretary SCO mengerjakan minimal 75% jobdesc-nya di tiap periode. - Terpilihnya secretary SCO terbaik di akhir periode.

-

secretary SCO tiap akhir periode melalui kuis online. Memberikan reward berupa sertifikat kepada secretary SCO yang mempunyai kinerja terbaik.

Periode 1 Penilaian: 3 Secretary SCO melakukan 75% dari jobdesk. Belum terpilihnya secretary SCO terbaik periode 1 Periode 2 Penilaian: 3 Secretary SCO melakukan 75% dari jobdesk. Belum terpilihnya secretary SCO terbaik periode 1 Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: 6.

Meningkatkan Pemahaman Periode 2 dan 3 Official dan Member CIMSA terkait KS dan SOP

-

-

Agar official maupun member CIMSA FK Unsyiah mengerti dan memahami KS dan SOP. Sebagai salah satu ajang

Official dan member CIMSA FK Unsyiah

4

-

-

Berkoordinasi dengan VLI dan HRODD ketika dilaksanakan training kepada member sekaligus sosialisasi KS dan SOP. Membuat presentasi KS dan

-

-

Official dan minimal 40 member CIMSA FK Unsyiah mengikuti sosialisasi yang dilaksanakan. Official dan

pencarian penerus official yang akan datang.

-

-

-

Periode 1 Penilaian: Periode 2 Penilaian: 2 Sosialisasi KS dan SOP baru dilakukan kepada Administration Team. Belum melaksanakan Kuis KS SOP Online. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum

SOP. Melakukan evaluasi tentang pemahaman KS dan SOP dengan membuat kuis online. Melakukan kompetisi antar EB, SupDiv dan LO dalam mengajak member untuk mengisi kuis (minimal member per grup adalah 5). Memberikan rewardkepada setiap individu dengan nilai tertinggi saat kuis online.

minimal 50 member mengisi kuis online KS dan SOP.

Penilaian: 7.

Memfasilitasi stationary CIMSA FK Unsyiah

Sepanjang kepengurusan

Memudahkan official Official dan dan member terkait member CIMSA stationary CIMSA FK Unsyiah FK Unsyiah (amplop, template, stempel, dll).

4

-

-

Bersedia datang maupun didatangi oleh official maupun member apabila diperlukan terkait stationary CIMSA FK Unsyiah. Locker CIMSA FK Unsyiah diisi dengan berbagai stationary yang diperlukan.

-

-

Melakukan evaluasi terkait seberapa mudah akses memperoleh stationary CIMSA melalui kuis online di tiap akhir periode. Locker CIMSA FK Unsyiah selalu terisi penuh (minimal 20 amplop).

Periode 1 Penilaian: 3 Standby for Stationary CIMSA Unsyiah dilakukan mandiri oleh Secretary General CIMSA FK Unsyiah. Periode 2 Penilaian: 3 Standby for Stationary CIMSA Unsyiah dilakukan mandiri oleh Secretary General CIMSA FK Unsyiah. Tersedianya stempel dan amplop yang telah dicetak sebanyak 20 buah. Evaluasi sedang dilakukan. Periode 3 Penilaian: Evaluasi Umum Penilaian: -

Nilai dan Evaluasi Keseluruhan Periode 2 Nilai Hasil

Nilai Ideal

(5x3)+(5x3)+(5x3)+(5x3)+(4x3)+(4x2)+(4x3)

(5+5+5+5+4+4+4)x5

92

160

Evaluasi Tambahan -

Persentase (Nilai Hasil / Nilai Ideal) x 100% 57,5 %

Penutup Alhamdulillah untuk LPJ periode 2 sudah dilaksanakan dengan baik. Terima kasih kepada semua official yang telah membantu. Mohon maaf apabila masih banyak kekurangan. Harapan saya adalah semoga kedepannya CIMSA FK Unsyiah kembali kekejayaan awalnya serta dapat menghasilkan mahasiswa-mahasiswa yang berguna bagi Indonesia. “Empowering Medical Students’, Improving Nation’sHealth”

Banda Aceh, 9 Maret 2019

Intannia Nurrizky SecGen CIMSA FK Unsyiah 2018-2019