4. Kd I Bab 1.pdf

Kegiatan Belajar 1

Bab I

Dalam

kehidupan

sehari-hari,

banyak

kelompok

yang

mengadakan pertemuan atau rapat, baik kelompok formal seperti

organisasi atau perusahaan maupun kelompok tidak formal seperti kelompok

perkumpulan

masyarakat,

kelompok

belajar

dan

sebagainya. Pada umumnya, rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan koordinasi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis untuk membahas atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan

untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas administrasi kantor atau sekretaris adalah mempersiapkan dan

melayani

berbagai

pertemuan

atau

rapat

yang

akan

diselenggarakan oleh pimpinannya, serta mempersiapkan jamuan kepada para tamunya.

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

1

A. Pengertian Pertemuan atau Rapat

Sebuah rapat dapat didefinisikan sebagai pertemuan antara tiga orang atau lebih, yang memiliki tujuan-tujuan yang sama, dimana komunikasi tertulis merupakan sarana utama untuk meraih tujuan-tujuan tersebut. Sehingga rapat memiliki ciri-ciri di antaranya : 

Mencapai tujuan-tujuan peserta rapat.



Memerlukan waktu yang singkat.



Peserta rapat merasa puas sehubungan dengan waktu dan tujuantujuan. Pada

umumnya,

pertemuan

atau

rapat

dilaksanakan

untuk

membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Di bawah ini ada beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. 2. Menurut Samsil Rambe, rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan memberikan sesuatu masalah atau kepentingan

bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati atau disetujui bersama. 3. Menurut Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama. 4. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi. 5. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat. 6. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka. Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa rapat adalah pertemuan yang dilakukan anggota organisasi atau perusahaan yang bertujuan

untuk

merundingkan

atau

memecahkan

masalah

demi

memperoleh kesepakatan bersama.

2

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

B. Fungsi Pertemuan atau Rapat

Fungsi dari suatu penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut : 1. Sebagai forum demokrasi yang diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan. 2. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat atau karyawan dengan organisasi/perusahaan. 3. Sebagai sarana bernegosiasi. 4. Sebagai sarana pembentukan peraturan baru atau pembaharuan

peraturan yang telah ada.

Keputusan untuk mengadakan rapat harus dimulai dengan

C. Tujuan Pertemuan atau Rapat pernyataan berupa tujuan-tujuan. Tujuan dari rapat pada dasarnya adalah untuk memecahkan suatu masalah. Namun, terdapat tujuantujuan lain dari rapat. Berikut ini adalah beberapa contoh tujuan-tujuan rapat : 1. Untuk menginformasikan setiap karyawan di setiap bagian tentang adanya perubahan dalam kebijakan. 2. Untuk menentukan cara menjual rancangan baru yang dapat menarik pelanggan baru. 3. Untuk menentukan cara terbaik untuk mengatasi kekurangan biaya

dalam organisasi. 4. Untuk menentukan sasaran penjualan yang realistis bagi masing-

masing distrik berdasarkan pada penjualan perusahaan secara umum untuk tahun depan. 5. Untuk menentukan kemampuan-kemampuan karyawan yang

diperlukan untuk memperoleh kinerja sukses.

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

3

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skill menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain : 1. Berbagi informasi 2. Penjajakan ide/gagasan 3. Evaluasi ide/gagasan 4. Pengambilan keputusan 5. Membuat dokumen 6. Memotivasi peserta

D. Alasan Pertemuan atau Rapat Secara umum, rapat diadakan apabila terdapat

alasan

yang tepat untuk menyelenggarakannya, alasan-alasan tersebut dapat berupa : 1. Membutuhkan seluruh kelompok atau devisi untuk memberikan informasi atau nasehat mengenai sebuah masalah.

2. Membutuhkan tim untuk berpartisipasi dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. 3. Perlu memperjelas suatu masalah yang tidak mungkin diselesaikan secara perseorangan. 4. Perlu membagi informasi, keberhasilan, atau keprihatinan dengan seluruh kelompok atau membuat kelompok mengetahui masalah yang dihadapi. 5. Sedang menghadapi masalah yang memerlukan pendapat dari anggota-anggota kelompok lain yang memiliki perspektif berbeda-

beda. 6. Menemukan bahwa tanggung jawab, masalah, isu, atau bidangbidang tertentu perlu diklarifikasi.

4

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

Selain beberapa alasan perlunya rapat diselenggarakan, terdapat juga beberapa alasan rapat tidak perlu dilakukan, di antaranya : 1. Topik

rapat

adalah

topik

yang berkaitan

tentang masalah

kepegawaian yang lebih baik atau dapat ditangani secara pribadi. 2. Tidak adanya waktu untuk mempersiapkan rapat. 3. Metode komunikasi lain dapat membantu pemecahan masalah sama baiknya atau lebih baik daripada penyelenggaraan rapat, contohnya melalui memo, e-mail, atau telepon. 4. Pokok masalah telah ditentukan. 5.

Subjek masalahnya tidak terlalu memerlukan adanya pertemuan semua pihak.

Pendidikan adalah tiket ke masa depan. Hari esok dimiliki oleh orang-orang yang mempersiapkan dirinya sejak hari ini - Malcolm X

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

5

Evaluasi Kognitif

ESSAI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan tepat! 1. Jelaskan pengertian rapat menurut pendapat Anda !

2. Tuliskan 4 fungsi rapat yang Anda ketahui !

3. Tuliskan 3 tujuan penyelenggaraan rapat menurut pendapat Anda !

4. Tuliskan 5 alasan perlu diselenggarakannya rapat !

5. Jelaskan 5 alasan tidak perlu ada suatu penyelenggaraan rapat !

6

Mendeskripsikan Ruang Lingkup Pertemuan/Rapat

Bab II

Kegiatan Belajar 2

Pada saat sebuah rapat sedang berlangsung, sering kali terdapat beberapa istilah-istilah yang berhubungan dengan rapat dan cukup sering disebutkan. Oleh karena itu, dalam menghadiri sebuah rapat, sebelumnya peserta rapat harus mengetahui dan menguasai maksud dari istilah tersebut. Dalam bab ini akan dibahas berbagai hal yang berkaitan dengan istilah-istilah rapat beserta maknanya.

7

Istilah-Istilah dalam Pertemuan/Rapat

Istilah-Istilah dalam Pertemuan atau Rapat

Ada beberapa istilah yang biasa digunakan dalam suatu penyelenggaraan rapat. Perhatikan Tabel 2.1 yang menunjukkan istilahistilah dalam rapat beserta pengertiannya. T a b e l 2.1

Istilah

Ad hoc

Adjourment

Amandemen

Pengertian Panitia khusus atau suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk menyelesaikan tugas khusus. Atas persetujuan hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali. Perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung, dan disampaikan kepada rapat dengan cara yang semestinya.

Addendum

Tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi.

Closure

Mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi.

Co-opted member

Ex Officio

Seseorang yang ditunjuk secara khusus oleh sebagian besar anggota atas dasar voting sebagai penambahan keanggotaan. Dasar penunjukkan adalah keahlian orang yang ditunjuk Seseorang yang ditunjuk karena jabatan orang yang bersangkutan.

Istilah-Istilah dalam Pertemuan/Rapat

8

Istilah

Lie on the table

Majority

Mosi

Nem com

Next business

Out of order

Point of order

9

Pengertian Tidak diambil suatu tindakan terhadapnya. Ketepatan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar suatu mosi diterima. Keputusan rapat yang menyatakan atau berdasarkan pada pendapat atau keinginan para anggota. Sebuah mosi disebut nem com apabila tidak seorang pun menyanggah, walaupun ada anggota yang bersikap abstain. Mosi tidak percaya yang dapat disampaikan oleh anggota apabila mereka tidak memercayai ketua/ pimpinan rapat. Seandainya mayoritas anggota mendukung mosi tidak dapat dipercaya, maka ketua harus menyerahkan jabatannya kepada wakil ketua atau orang lain yang ditunjuk dalam rapat. Suatu pendapat yang bertentangan dengan peraturan rapat. Pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung yang berkaitan dengan prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.

Istilah-Istilah dalam Pertemuan/Rapat

Istilah

Proxy

Quorum

Reference back

Resolusi

Rider

Right of reply

Pengertian Seseorang yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan orang lain dalam rapat. Ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar organisasi/perusahaan. Tambahan pada laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya. Keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan serta dianjurkan dalam rapat sebagai mana mestinya. Tambahan pada resolusi yang sudah diajukan. Rider harus diusulkan, diajukan, dan didukung anggota, sama halnya dengan mosi. Hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi. Keadaan sebagaimana adanya.

Status quo Standing orders

Subcomitte

Teller Unanimous Voting

Pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan. Salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite. Orang yang ditugaskan menghitung suara pada rapat. Resolusi yang disetujui oleh seluruh anggotanya. Pemungutan suara anggota rapat.

Istilah-Istilah dalam Pertemuan/Rapat

10

Evaluasi Pilihan Ganda

Kognitif Pilihlah jawaban yang paling benar ! 1. Di dalam penyelenggaraan suatu rapat terdapat istilah rapat yaitu voting, yang bermakna..... a. Keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan serta dianjurkan dalam rapat sebagaimana menstinya. b. Resolusi yang disetujui oleh seluruh anggota. c. Pemungutan suara anggota rapat. d. Keputusan rapat yang menyatakan pendapat atau keinginan anggota. 2. Panitia khusus atau suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk menyelesaikan tugas khusus merupakan pengertian dari istilah rapat..... a. Adjourment d. Majority b. Ad hoc e. Rider c. Ex officio 3. Ketika menyelenggarakan suatu rapat terdapat salah satu pihak yang bertugas menghitung suaru pada rapat. Pihak tersebut dalam istilah rapat disebut..... a. Teller d. Proxy b. Rider e. Ex officio c. Majority 4. Ketika mengikuti suatu rapat terdapat istilah rapat yang disebut point of order, yang bermakna...... a. Pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung yang berkaitan dengan prosedur rapat. b. Suatu pendapat yang bertentangan dengan peraturan rapat. c. Keputusan rapat yang berdasarkan pada pendapat peserta rapat. d. Ketepatan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar suatu mosi diterima. e. Keadaan sebagaimana adanya. 5. Keputusan rapat yang menyatakan atau berdasarkan pada pendapat atau keinginan para anggota merupakan istilah rapat yang disebut...... a. Out of order d. Point of order b. Andemdum e. Mosi c. Status quo

11

Evaluasi Istilah-Istilah dalam Pertemuan/Rapat

Bab III

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Di dalam beberapa buku yang berkaitan dengan rapat atau komunikasi bisnis, menjelaskan tentang macam-macam pertemuan atau rapat yang sering kali berbeda-beda penjelasannya. Banyak pendapat dari para ahli juga yang memiliki pandangan yang berbeda tentang macam-macam rapat yang sering diketahui maupun diselenggarakan. Menurut Marion E. Haynes dalam bukunya “Meeting Skills for Leaders (A Practical Guide for More Productive Meetings)” mengatakan bahwa rapat dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama sesuai dengan tujuannya, yaitu rapat Pemberitahuan dan Rapat Pembuatan Keputusan. Masing-masing kategori tersebut memiliki subkategori. 1. Rapat Pemberitahuan 

Pemberian saran atau pembaharuan



Penjualan

2. Rapat Pembuatan Keputusan 

Penyusunan kebijakan atau tujuan



Pemecahan masalah.

Klasifikasi ini dapat membantu ketika akan mengadakan rapat, karena masing-masing tipe harus diselenggarakan dengan cara yang berbeda. Dalam beberapa kasus, sebuah rapat bisa merupakan gabungan antara kedua jenis tersebut. Sebagai contoh, apabila rapat tersebut adalah untuk memutuskan dan menciptakan kebijakan-kebijakan baru, bagian pertama rapat tersebut dapat berupa rapat pemberitahuan, mengkaji kembali informasi penting mengapa para peserta harus melakukan hal tersebut. Rapat selanjutnya dapat diteruskan sebagai rapat pembuatan keputusan.

12

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Pada tabel 2.3 berikut, dapat dilihat perbedaan yang lebih spesifik antara dua tipe rapat tersebut. Tabel 2.3 Perbedaan Tipe Rapat Pemberitahuan dan Tipe Rapat Pembuatan Keputusan

Rapat Pemberitahuan

Elemen Jumlah peserta yang hadir Siapa yang seharusnya hadir

Rapat Pembuatan Keputusan

Tidak terbatas

Sedikit, lebih baik 12 orang atau kurang dari itu

Mereka yang perlu tahu tentang informasi dalam rapat yang dilakukan

Mereka yang bertanggung jawab dan dapat memberikan kontribusi Diskusi interaktif antara semua yang hadir

Proses komunikasi

Satu arah dari pimpinan kepada peserta, dengan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan

Pengaturan ruang rapat

Para peserta bisa menghadap ke depan ruangan dengan model ruang kelas

Para peserta saling berhadapan atau dengan model konferensi

Cara kepemimpinan yang paling efektif

Autoritatif

Partisipatif

Hal yang harus ditekankan

Isi atau informasi

Interaksi

Kunci keberhasilan

Perencanaan dan persiapan informasi yang ingin disampaikan

Suasana rapat yang mendukung ekspresi yang terbuka dan bebas

Sedangkan dalam buku Pocket Mentor “Menyelenggarakan

Rapat” yang diterbitkan oleh Havard Business School Press. Macammacam pertemuan atau rapat, yaitu : 1. Rapat Pemecahan Masalah Dalam rapat pemecahan masalah, pertama-tama peserta merumuskan

masalah

dan

kemudian

mencari

solusi

untuk

menyelesaikannya.

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

13

Para peserta pada rapat ini harus mampu mengenali masalah dan harus pula memiliki energi dan keahlian untuk memperbaikinya. 2. Rapat Pengambilan Keputusan Dalam pengambilan keputusan, kelompok memilih solusi untuk diimplementasikan. Agar berhasil, kelompok tersebut harus menyetujui proses pengambilan keputusan yang akan dipergunakan, seperti melalui konsesus kelompok dan suara mayoritas. 3. Rapat Empat Mata Rapat empat mata adalah rapat pimpinan dengan bawahannya, di mana pemimpin memberikan umpan balik yang tegas dan khusus atau memberikan informasi yang bersifat pribadi kepada bawahan, misalnya membicarakan tentang kenaikan gaji, membicarakan tentang pemecatan, dan hal-hal yang bersifat pribadi lainnya. 4. Rapat Perusahaan yang Lebih Besar Pada skala yang lebih besar lagi, rapat yang diadakan oleh perusahaanperusahaan besar di antaranya adalah rapat pemegang saham, di mana CEO melaporkan aktivitas dan hasil perusahaan kepada sejumlah besar pemegang saham. Kemudian

menurut

Djoko

Purwanto

dalam

bukunya

“Komunikasi Bisnis” terdapat dua macam rapat, yaitu rapat bisnis dan rapat nonbisnis. Rapat bisnis adalah rapat yang diselenggarakan di dalam perusahaan pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau

mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor. Sementara

itu,

rapat

nonbisnis

orientasi

atau

tujuan

penyelenggaraannya bukan beroirentasi pada bisnis.

14

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting).

Rapat

nonbisnis

yang

dilakukan

oleh instansi

pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan, rapat nonbisnis yang termasuk tidak formal adalah rapat yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga/rapat kampung) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan sekitarnya. Selain itu, menurut Oliver Serrat dalam “Conducting

Effective Meetings” mengelomppokkan rapat ke dalam lima jenis, antara lain : 1. Pengarahan (Briefing) Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan atau perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu, briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka. 2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting) Rapat konsultasi disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Disamping itu, rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.

3. Rapat Komite (Committe Meeting) Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah berdasarkan voting.

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

15

4. Rapat Dewan (Council Meeting) Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan lata belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsesus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu diupayakan dengan berbagai cara melalui konsesus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari proses pengambilan keputusan melalui voting.

5. Negosiasi (Negotiation) Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memilliki kepentingan, maksud, dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi di antara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepatakan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Sementara itu, menurut Streibel dalam bukunya “The Manager’s Guide to Effective Meeting” rapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu : 1. Rapat Informasional (Informational Meeting) Rapat informasional merupakan suatu rapat pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat. Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi yang baik kepada para peserta rapat tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik. Misalnya, dalam menyampaikan informasi diusahakan informasi tersebut disampaikan dengan jelas, ringkas, menarik, dan tidak berteletele. 2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting) Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.

16

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Sebagai contoh, pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran, memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan komitmennnya, meningkatkan kedisiplinan kerja, keterampilan berkomunikasi, serta kemampuan bernegosiasi. 3. Rapat Partisipatif (Partisipatory Meeting) Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang

atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Pada dasarnya, secara umum beberapa macam-macam rapat dapat dilihat dari beberapa segi peninjauannya. Berikut ini merupakan macam-macam rapat dilihat dari berbagai segi peninjauan : A. Menurut Tujuannya 1. Rapat Penjelasan ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pemimpin organsasi dan tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru untuk mendapatkan keseragaman kerja. 2. Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan dari suatu masalah yang dihadapi. 3. Rapat

perundingan

yaitu

rapat

yang

bertujuan

untuk

menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

B. Menurut Sifatnya 1. Rapat resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol.

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

17

2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. 3. Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi atau perusahaan dan materi yang dibahas bukan merupakan masalah yang bersifat rahasia. 4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang

masih bersifat rahasia. C. Menurut Jangka Waktunya 1. Rapat mingguan yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu dan membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer. 2. Rapat bulanan yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan masalah yang dibahas adalah masalah yang terjadi pada bulan sebelumnya. 3. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan. 4. Rapat tahunan yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. D. Menurut Frekuensinya 1. Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin harian, rapat rutin mingguan, dan sebagianya. 2. Rapat insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas tentang masalah yang sifatnya penting dan mendadak

yang harus diselesaikan bersama.

18

Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Evaluasi Pilihan Ganda

Kognitif

Pilihlah jawaban yang paling benar! 1. Berikut ini merupakan macam-macam pertemuan atau rapat menurut tujuannya...... a. Rapat insidental d. Rapat harian b. Rapat partisipatif e. Rapat motivasional c. Rapat penjelasan 2. Rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba merupakan pengertian dari rapat..... a. Tidak resmi d. Resmi b. Terbuka e. Tertutup c. Perundingan 3. Berikut ini merupakan macam-macam rapat dilihat dari berbagai segi peninjauan, kecuali...... a. Menurut tujuannya d. Menurut masalahnya b. Menurut sifatnya e. Menurut jangka waktunya c. Menurut frekuensinya 4. Berikut ini merupakan penjelasan dari rapat perundingan, yaitu..... a. Rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan dari suatu masalah yang dihadapi. b. Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. c. Rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi atau perusahaan dan materi yang dibahas bukan merupakan masalah yang bersifat rahasia. d. Rapat yang tidak terjadwal. e. Rapat yang bertujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak. 5. Berikut ini merupakan macam-macam rapat yang termasuk dalam rapat yang ditinjau menurut sifatnya, kecuali..... a. Rapat resmi d. Rapat mingguan b. Rapat tidak resmi e. Rapat tertutup c. Rapat terbuka 6. Menurut Oliver Serrat mengelomppokkan rapat ke dalam lima jenis, antara lain, kecuali..... a. Pengarahan d. Rutin b. Konsultasi e. Komite c. Dewan

Evaluasi Macam-Macam Pertemuan/Rapat

19

7. Menurut Marion E. Haynes rapat dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama sesuai dengan tujuannya, yaitu..... a. Rapat pemberitahuan dan rapat pembuatan keputusan b. Rapat pengambilan keputusan dan rapat perundingan c. Rapat pemberian saran dan rapat penjualan d. Rapat pemecahan masalah dan rapat pembuatan keputusan e. Rapat penyusunan kebijakan dan rapat informasi

8. Berikut ini merupakan penjelasan dari pengarahan (briefing), yaitu..... a. Suatu rapat berbagi informasi kepada pihak lain. b. Suatu bentuk pertemuan sekelompok orang untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). c. Rapat pengarahan yang berisikan pemberian arahan atau perintah kepada karyawan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. d. Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat. e. Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. 9. Menurut Djoko Purwanto terdapat dua macam rapat, di antaranya.... a. Rapat bisnis dan rapat niaga. b. Rapat nonbisnis dan rapat bisnis. c. Rapat bisnis dan rapat rutin. d. Rapat penjualan dan rapat nonbisnis. e. Rapat nonbisnis dan rapat niaga. 10.Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk

meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis, merupakan pengertian dari rapat.... a. Motivasional

d. Negosiasi

b. Partisipatif

e. Dewan

c. Informasional

20

valuasi Macam-Macam Pertemuan/Rapat

Bab IV

Cara Menyiapkan Pertemuan atau Rapat

Untuk menyelenggarakan rapat yang berhasil kita harus merancang rapat yang akan diadakan. Keberhasilan suatu rapat sangat

dipengaruhi oleh persiapannya. Persiapan yang baik akan membuat rapat menjadi efektif dan anggota rapat juga tidak jenuh, sebaliknya rapat yang tidak dipersiapkan akan membuat peserta rapat menjadi jenuh dan rapat menjadi tidak produktif.

21

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

A. Prinsip Dasar Persiapan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar

yang

dapat

dijadikan

pedoman

atau

pegangan

dalam

mempersiapkannya. 1. Why : mengapa rapat perlu diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut. Sebelum mengadakan suatu rapat perlu ditentukan atau diketahui terlebih dahulu

tujuan dari rapat tersebut. Dalam rapat pemecahan masalah, para peserta merumuskan

masalah

dan

kemudian

mencari

solusi

untuk

menyelesaikannya. Sedangkan dalam rapat pengambilan keputusan, kelompok memilih solusi yang dapat diimplementasikan. 2. What : apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat ? Hal ini untuk mempersiapkan segala keperluan dalam rapat. Meja diatur sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat saling melihat dan berbicara secara langsung, agar tercipta dialog aktif yang baik bagi tujuan pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Mengatur segala peralatan yang dibutuhkan sebelum rapat diselenggarakan. 3. Who : siapa yang akan diundang dalam rapat ? Hal ini untuk menentukan pihak yang akan menghadiri rapat. Pihak yang perlu hadir dalam rapat adalah mereka yang akan membantu dalam mencapai tujuan dan memberikan beragam sudut pandang terhadap suatu masalah, pihak-pihak tersebut meliputi, pengambil keputusan inti dari masalah, orang-orang yang memiliki komitmen, kepentingan, dan peran dalam masalah, orang-orang yang perlu mengetahui informasi

untuk dapat melakukan pekerjaannya, dan setiap orang yang dapat mengimplementasikan keputusan yang diambil.

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

22

4. Where : dimana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat. Tempat rapat tergantung pada ukuran dan tujuan rapat. Sebagian besar departemen memiliki ruang-ruang konferensi dengan berbagai ukuran untuk mengakomodasi rapat-rapat kelompok. Jika terdapat biaya lebih, maka perusahaan ataupun departemen dapat mempertimbangkan untuk melaksanakan rapat di luar kantor, dengan tujuan agar rapat yang diadakan tidak membosankan. Hal tersebut memang akan membutuhkan

upaya kebih dalam mengatur rapatnya, tetapi biasanya kualitas output dari rapat menjadi lebih baik. 5. When : kapan rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu penyelenggaraan rapat. Jika rapat yang diselenggarakan adalah rapat rutin, maka hari, tanggal, dan waktu rapat akan menjadi jadwal rutin bagi setiap pihak. Namun jika rapat yang diselenggarakan adalah rapat istimewa, maka perlu dipilih waktu yang disesuaikan dengan jadwal setiap pihak yang hadir. 6. How : bagaimana rapat akan diselenggarakan ? Hal ini untuk menentukan apakah rapat akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, peserta rapat membutuhkan materi atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video, dan alat lainnya.

23

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

B. Syarat-Syarat Rapat Baik

Rapat akan mencapai tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi beberapa syarat berikut : 1. Suasana Terbuka Suasana rapat yang terbuka, ini artinya setiap peserta siap untuk menerima informasi dari siapa pun. Peserta rapat harus mampu menghindari sikap saling mencurigai atau berprasangka buruk di antara

sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi di antara para peserta rapat. 2. Tidak Ada Monopoli Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pemimpin rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif. Dalam rapat, semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat. 3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat Rapat dapat dikatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan masalah yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi. 4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh

peserta rapat agar berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

24

5. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi Dalam sebuah rapat, terjadi perdebatan adalah hal yang biasa, namun jika perdebatan terjadi

berkepanjangan dan

tidak berdasarkan

argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasan rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh karena itu, hindari perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta, bukan emosi. 6. Pertanyaan Singkat dan Jelas Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, eaktu sangat berharga sekali. 7. Disiplin Waktu Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

C.. Persiapan Rapat Persiapan rapat yang matang mempengaruhi rapat berlangsung secara cepat, sebaliknya tidak adanya persiapan membuat rapat menjadi lama dan tidak terkendali. Beberapa persiapan yang harus dilakukan di antaranya :

25

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

1. Menentukan Tujuan Rapat Rapat harus mempunyai tujuan yang jelas. Hal ini akan memberikan arah bagi peserta rapat. Tujuan rapat juga didasarkan pada rapat apa yang akan diselenggarakan. 2. Membuat Undangan Rapat Agar rapat mampu mencapai tujuan, maka pihak yang perlu diundang adalah orang-orang yang benar-benar akan membantu dan menawarkan beragam sudut pandang terhadap suatu masalah. Surat undangan

merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu pada tempat dan waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut : 

Menggunakan kop atau kepala surat.



Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.



Mencantumkan perihal undangan rapat.



Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.



Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.



Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggungjawab atas surat undangan tersebut. Waktu

pengiriman

undangan

jangan

terlalu

lama

dari

penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang lupa akan undangan yang telah diberikan. Seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mampu memperkirakan waktu penyelenggaraan rapat. Untuk melakukan penjadwalan beberapa rapat dapat dilakukan dengan menggunakan tabel 2.4 berikut ini :

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

26

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

Jumat

Sabtu

06.00 07.00 08.00 09.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00 23.00

27

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Contoh undangan rapat.

PT GLOBAL PERSADA NUSANTARA Jalan Ki Semar 345 Jebres Telp (0271) 645321: Faks (0271) 645322 Surakarta 57126 ======================================= Nomor : 255/GPN/XII/2016 14 Februari 2016

Yth. Bapak Punakawan, S.E. Jalan Gareng 175 Jebres Surakarta Hal : Undangan Rapat Pemegang Saham (RUPS) Dengan hormat, Kami mengharapkan kehadiran Bapak sebagai salah seorang pemegang saham dalam Rapat Pemegang Saham (RUPS) PT GLOBAL PERSADA NUSANTARA yang akan diselenggarakan besok pada : Hari : Senin, 15 Februari 2016 Pukul : 08.00 WIB Tempat : Ruang Sidang Utama PT GLOBAL PERSADA NUSANTARA Acara : 1. Laporan Keuangan Tahun 2015 Penyusunan Program Kerja 2016 Pemilihan Direksi Baru Akhirnya, atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih. Direktur Utama, DR. Baladewa, M.B.A

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

28

3. Membuat Daftar Hadir Rapat Terdapat dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang dibuat di selembar kertas. Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat, serta sebagai dokumentasi. Apabila telah diketahui peserta rapat yang akan hadir, daftar hadir yang dibuat dapat ditulis beserta dengan nama peserta rapat. Namun, apabila peserta rapat

yang akan hadir belum diketahui atau merupakan rapat terbuka, daftar hadir dibuat dalam bentuk blanko yang diisi saat peserta rapat mendaftar. 4. Menyusun Agenda Rapat Agenda rapat juga harus jelas, agar setiap peserta rapat mempunyai kesiapan secara pengetahuan dan mental. Ketika mempersiapkan suatu rapat, hal yang dapat digunakan untuk menyusun agenda adalah informasi yang telah diperoleh. Dimulai dari informasi mengenai tujuan dan peserta rapat. 5. Membagikan Peran dan Tanggung Jawab dalam Rapat Saat mempersiapkan rapat, perlu dipastikan bahwa pihak penyelenggara rapat telah membagi semua peran dan tanggung jawab kepada setiap peserta. Peran-peran yang penting adalah : a. Pemimpin yang berperan mengklarifikasi tujuan, sasaran, batasan, dan lingkup otoritas rapat. Pemimpin juga bertanggung jawab atas tindak lanjut hasil rapat. b. Fasilitator berperan memandu peserta dalam fase diskusi, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan dalam rapat. Fasilitator juga bertanggung jawab dalam penyediaan logistik sebelum dan sesudah

rapat. c. Notulis berperan mencatat poin-poin penting, ide-ide, dan keputusan yang dihasilkan dalam rapat. Notulis juga bertanggung jawab membuat catatan pascarapat.

29

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

d. Peserta berperan aktif memberikan ide-ide serta membantu menjaga fokus diskusi. e. Pakar berperan memberikan pemikiran ahli tentang isu tertentu jika diminta. f. Pembawa acara berperan untuk memandu rapat agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat. g. Ketua penyelenggara berperan memberikan laporan atas pelaksanaan

rapat. Misalnya maksud dan tujuan rapat, jumlah peserta, dan bidang fungsional (departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi). h. Narasumber berperan menyampaikan materi rapat tentunya adalah para prefosional atau para ahli dibidangnya. 6. Menyediakan Informasi Prarapat yang diperlukan Kemungkinan terdapat hal-hal yang perlu dipelajari dahulu oleh peserta rapat sebelum datang menghadiri rapat. Mungkin peserta rapat harus mempelajari suatu spesifikasi produk baru sebelum datang ke rapat mengenai produk baru yang akan dipresentasikan. Hal tersebut dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Mengedarkan agenda, termasuk pernyataan tentang tujuan dan sasaran rapat, daftar hasil akhir yang diharapkan, dan alokasi waktu untuk membahas setiap masalah. b. Menyediakan materi pendukung dengan cara mengumpulkan setiap data dan informasi yang dibutuhkan kemudian sebarkan data dan informasi tersebut sebelumnya. c. Pastikan bahwa setiap pemimpin yang tidak menghadiri rapat

mengetahui hasil dari rapat yang telah diselenggarakan. 7. Mempersiapkan Bahan Rapat Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan, antara lain sebagai berikut : a. Agenda rapat dan susunan acara rapat.

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

30

b. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat, contohnya makalah, laporan-laporan, dan sebagainya. c. Notula atau hasil rapat lalu apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya. d. Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan rapat tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, bahan rapat harus dikirimkan bersama dengan pemberitahuan surat

undangan rapat, agar dapat dipelajari terlebih dahulu. 8. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat, antara lain sebagai berikut : a. White board, lengkap dengan spidol dan penghapus. b. Flip chart, lengkap dengan spidolnya. c. LCD projector, atau OHP (Over Head Projector), lengkap dengan layarnya. d. Sound system, lengakap dengan mikrofonnya. e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. f. Block note lengkap dengan bolpoinnya. g. Name tag untuk peserta rapat. h. Computer atau laptop. i. Kalender meja, kalkulator, dan telepon nirkabel.

White board

31

Flip chart

LCD Projector

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Sound system

Map

Kalender Meja

Block note

Name Tag Sumber : www.google.image.com

9. Mempersiapkan Ruang Rapat Salah satu hal penting yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat adalah pengaturan ruang rapat yang meliputi, cahaya penerangan, ventilasi, dan posisi tempat duduk yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat. Bila ruangan tidak menggunakan penerangan seperti lampu dan lebih menggunakan penerangan dengan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah sinar matahari tersebut. Usahakan pula agar

udara diruangan tetap sejuk.

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

32

Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan rapat, antara lain : boardroom syle (gaya persegi empat), U shape style (bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas), circular style (gaya melingkar). Masing-masing layout tempat duduk tersebut dijelaskan berikut ini : a. Gaya Persegi Empat (Boardroom Style) Susunan tempat duduk yang berbentuk atau dengan gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat dengan jumlah

peserta rapat yang relatif terbatas. Di samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang kebih baik antarpeserta. Oleh karena itu, susunan temoat duduk berbentuk persegi empat tersebut lebih sesuai digunakan untuk rapat yang fokus pada pemecahan masalah tertentu yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun, penempatan media audio visual sangat terbatas. b. Bentuk Huruf “U” (“U” Shape Style) Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. Alat audio visual dapat diletakkan di depan. Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf “U” memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sisi, baik sisi, kiri, kanan, maupun depan. c. Gaya Ruang Kelas (Classroom Style) Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas dapat digunakan untuk rapat yang dihadiri oleh peserta rapat dalam jumlah yang bisa mencapai

ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan alat audio visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting. Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan, di antaranya langkah gerak narasumber terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak

33

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta. d. Gaya Melingkar (Circular Style) Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar memberikan peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan jika

rapat dimaksudkan untuk melakukan penjajakan ide atau gagasan tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahaan ke depan. Sebagai contoh, suatu perusahaan ingin mengembangkan produk baru dengan sasaran pelanggan yang lebih khusus. Tampilan dari keempat layout tempat duduk tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Boardroom Style

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

U Shape Style

34

Classroom Style

Circular Style

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semicircular, dan cluster syle. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut : a. Gaya Chevron (Chevron Style) Layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi peserta untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya chevron akan membentuk huruf “V”.

b. Gaya Modifikasi (Modified Style) Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan susunan tempat duduk gaya chevron. Hanya perbedaannya, gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. Secara umum tampilan layoutnya masih berbentuk huruf “V”.

35

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semicircular, dan cluster syle. Masing-masing gaya penyusunan tempat duduk dapat dijelaskan secara ringkas sebagai berikut : a. Gaya Chevron (Chevron Style) Layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi peserta untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk

dengan gaya chevron akan membentuk huruf “V”. b. Gaya Modifikasi (Modified Style) Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan susunan tempat duduk gaya chevron. Hanya perbedaannya, gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. Secara umum tampilan layoutnya masih berbentuk huruf “V”.

Chevron Style

Modified Style

Semi Circular Style Cluster Style

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

36

10. Mempersiapkan Akomodasi Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan bagi para peserta rapat. Untuk rapat yang diselenggarakan lebih dari satu hari, para peserta terutama yang berasal dari luar kota harus dipersiapkan tempat penginapan bagi para peserta tersebut.

11. Mempersiapkan Konsumsi Keterlambatan

atau

ketidaksiapan

bagian

konsumsi

dalam

menyediakan hidangan tentu dapat menganggu kelancaran rapat. Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi yang harus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Disamping itu, konsumsi juga perlu koordinasi dengan panitia pelaksana untuk memastikan bahwa konsumsi telah tersedia pada saat yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan. Konsumsi dapat berupa minuman dan makanan yang disajikan dengan cara berikut ini : 

Disajikan sebelum peserta rapat duduk di ruang rapat.



Disajikan selama rapat berlangsung.



Disajikan pada waktu istirahat di tempat yang telah disediakan.

12. Mempersiapkan Unit Kesehatan Untuk kegiatan rapat yang diselenggarakan lebih dari satu hari, panitia penyelenggara rapat harus menyediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat atau dapat juga dengan bekerja sama dengan layanan kesehatan di lingkungan sekitar tempat rapat

diselenggarakan.

37

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Evaluasi True-False

Kognitif

Pertimbangkanlah baik-baik setiap kalimat di bawah ini dan berilah tanda centang (√) pada kolom benar atau salah! No

Pernyataan

1.

Sebuah rapat bergantung kepada komunikasi untuk meraih tujuannya. Sebuah rapat yang efektif harus mempertimbangkan kepuasan semua pesertanya. Rapat yang efektif bisa menghabiskan waktu yang tidak terbatas. Merupakan sebuah ide yang bagus untuk mengundang semua orang yang ingin hadir dalam rapat Rapat selalu merupakan cara yang paling baik untuk menyebarluaskan informasi kepada banyak orang. Pertanyaan yang singkat dan jelas akan mendukung pelaksanaan rapat yang baik. Rapat yang dilaksanakan lebih dari satu hari tetapi di dalam kota, tidak memerlukan akomodasi. Apabila telah ada agenda rapat, maka tidak perlu membuat susunan acara rapat. Biasanya, rapat karyawan tidak memerlukan adenda rapat. Suatu agenda rapat adalah sebuah sarana efektif untuk mengendalikan diskusi pada sebuah rapat.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Pilihan Benar Salah

Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan untuk pertanyaan tertentu. Mintalah bantuan guru jika menemukan kesulitan.

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

38

Evaluasi Kognitif

ESSAI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas, singkat, dan tepat ! 1. Jelaskan prinsip-prinsip dasar dalam penyelenggaran yang terdiri dari 5W+1H ! 2. Jelaskan yang dimasud dengan syarat rapat tentang perdebatan berdasarkan

argumentasi bukan emosi ! 3. Sebutkan dan jelaskan minimal 5 peran dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan suatu rapat ! 4. Sebutkan bahan-bahan rapat yang perlu disiapkan sebelum rapat diselenggarakan ! 5. Sebutkan peralatan dan perlengkapan dalam penyelenggaraan rapat !

Evaluasi Aktivitas

Psikomotorik

Buatlah kelompok kerja dengan jumlah anggota 7 orang, kemudian lakukanlah kegiatan berikut ini : 1. Cari salah satu contoh rapat menurut berbagai segi peninjauannya ! 2. Pilih salah satu tata ruang rapat yang sesuai dengan contoh rapat yang telah ditentukan ! 3. Gambarkan tata ruang tersebut pada kertas manila ! 4. Jelaskan letak masing-masing peran dan tanggungjawab peserta rapat pada

setiap tempat duduk ! 5. Presentasikan ke depan kelas bersama anggota kelompok !

39

Cara Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

Bab V

Membuat Agenda dan Susunan Acara Rapat

Agenda adalah daftar praktis yang membantu mengatur aspek mengapa, apa, siapa, kapan, dan dimana dalam penyelenggaraan rapat. Agenda rapat berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Namun, sekretaris harus mampu bertindak aktif untuk mengingatkan pimpinan beberapa masalah yang harus diselesaikan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat (agenda rapat) yang telah dibuat lengkap dengan waktu dan pembicaraannya. Susunan acara rapat berisikan urutan-urutan jalannya rapat, mulai pembukaan rapat hingga rapat ditutup. Seorang administrasi kantor atau sekretaris

harus memastikan acara

yang akan diadakan atau

dilaksanakan pada suatu rapat, dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara rapat tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis

besar. Adapun beberapa bahan yang terdapat dalam sebuah agenda rapat, di antaranya adalah : 

Susunan acara rapat.



Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat, seperti makalah, laporan-laporan, dan sebagainya.



Notula atau hasil rapat yang lalu, apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya. Sedangkan susunan acara rapat terdapat beberapa hal yang perlu

dicantumkan, yaitu : Pembukaan, Pembacaan susunan acara rapat, Tanggal, tempat, waktu dimulai, dan waktu selesai, Rumusan tujuan atau maksud rapat, Pihak yang hadir, Daftar topik yang akan dibahas, Lain-lain, dan Penutup.

40

Cara Menyusun Notula Pertemuan/Rapat

Contoh agenda rapat adalah sebagai berikut :

PT. AWAKENING Jalan Raya Gatotkaca No. 150 Yogyakarta AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK Pembukaan Pengarahan Pimpinan Rapat Perkenalan Produk Baru Tanggapan Terhadap Produk Baru Strategi Pemasaran Pembagian Wilayah Pemasaran Persiapan Promosi Rapat Selanjutnya

Contoh susunan acara rapat adalah sebagai berikut :

PT. AWAKENING Jalan Raya Gatotkaca No. 150 Yogyakarta SUSUNAN ACARA RAPAT INOVASI PRODUK 08.30-09.00 Registrasi peserta rapat 09.00-10.00 Pembukaan rapat oleh Manager Bagian Umum 10.00-10.30 Pengarahan oleh Direktur 10.30-10.50 Perkenalan Produk oleh Manager Produksi 10.50-11.30 Tanggapan peserta terhadap produk 11.30-12.30 Lunch dan shalat dzuhur 12.30-13.20 Strategi pemasaran oleh Manajer Pemasaran 13.20-14.30 Pembagian wilayah pemasaran oleh Direktur 14.30-15.00 Coffe Break 15.00-16.00 Persiapan promosi oleh Manajer Pemasaran 16.00-16.30 Kesimpulan dan pemberitahuan rapat selanjutnya 16.30-17.00 Penutup oleh Bagian Umumlayout tempat duduk gaya Tampilan persegi empat, bentuk U, ruang kelas, dan melingkar.

Cara Menyusun Notula Pertemuan/Rapat

41

Evaluasi Aktivitas

Psikomotorik Buatlah kelompok kerja dengan jumlah anggota 7 orang, kemudian lakukanlah kegiatan berikut ini : 1.

Susunlah sebuah skenario rapat dengan nama perusahaan, jenis usaha, dan judul rapat yang kelompok Anda tentukan sendiri, dengan duarasi rapat ± 20 menit !

2.

42

Buatlah semua bahan keperluan rapat yang dibutuhkan !

Cara Menyusun Notula Pertemuan/Rapat

Bab VI A. Teknik Membuka dan Menutup Rapat Ketika rapat diselenggarakan terdapat dua acara rapat yang harus selalu ada yaitu pembukaan dan penutup rapat. Teknik membuka rapat sebagai berikut: 1. Kalimat pembuka harus menarik atau memikat. 2. Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi

para pendengar secara cermat. Pembicara harus mengetahui kondisi para pendengar seperti sifat pendengar, pendidikan, suasana yang terjadi. 3. Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang dibahas. Topik-topik ini akan menjadi alat pendorong atau memotivasi pendengar untuk mengetahui lebih lanjut hasil akhir pembicara. 4. Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan. Selain itu dalam hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar terserap dengan jelas oleh para pendengar. 5. Gunakan kalimat yang singkat, jelas tetapi langsung menarik perhatian para pendengar. 6. Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik seperti penggunaan data, anekdot, membuat pertanyaan, mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa, peribahasa, kata bijak dan kutipan dari kitab suci. Sebagai contoh : Seorang Manajer, dalam menyampaikan pengarahan kepada manajer produksi, maka kalimat pembuka cukup terdiri atas beberapa kalimat yang mengandung kesan positif.

Misalnya: “Saudara-saudara harus berjuang dengan keras karena produksi barang yang terbaru menentukan kelanjutan pabrik kita”. Rapat yang berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup. Pemimipin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut-berlarut. Teknik menutup rapat yaitu sebagai berikut :

Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan/Rapat

43

1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan, agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara jelas isi dan maksud pembicaraan. 2. Kalimat penutup, berguna untuk menggugah kembali minat dna perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah dibahas. Berikut ini beberapa ketentuan tentang cara seseorang menutup pembicaraan, yaitu: a. Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan.

b. Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan mengungkapkan kalimat yang berlebihan. c. Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan. Antara kalimat pembuka dan penutup harus ada hubungannya. d. Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu: 

Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat



Berisi anjuran agar pendengar melakukan suatu tindakan



Berisi pujian kepada pendengar



Usahakan agar pendengar merasa senang, senyum bahkan tertawa



Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci yang sesuai, kata bijak daari orng terkenal.

e. Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif.

B. Teknik Memimpin Rapat Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu rapat adalah pemimpin rapat dan peserta rapat. Jalannya suatu rapat ditentukan pemimpin dan peserta yang terlibat dalam rapat. Sifat dan sikap yang harus dimiliki seorang pemimpin rapat, antara lain :

44

Teknik Mempimpin Pertemuan/Rapat

1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas terutama yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet dan lain-lain. 2. Seorang pemimpin dapat mengendalikan rapat. Pengendalian rapat oleh pemimpin rapat terdapt tiga macam cara, sebagai berikut : a. Pengendalian secara bebas terbatas (Overhead), dalam teknik ini pemimipin rapat membiarkan peserta berbicara langsung tanpa

harus melalui pemimpin rapat. Proses jalannya rapat diperhatikan dengan seksama oleh pemimpin rapat. b. Pengendalian secara ketat (Closed Controlled), pengendalian rapat dengan cara ini peserta rapat ketika berbicara dibatasi. Peserta rapat dapat berbicara apabila diizinkan olleh pemimpin rapat. c. Pengendalian

rapat

gabungan

bebas

terbatas

dan

ketat,

pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dan ketat. Pengendalian ini memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat sehingga keadaan normal kembali. 

Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur, berwibawa, dan tegas.



Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat.



Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah daalm mencapai tujuan rapat.



Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki

kesempatan untuk memberikan gagasan.

Teknik Memimpin Pertemuan/Rapat

45

Dalam sebuah rapat, faktor kepemimpinan sangatlah penting untuk mengendalikan jalannnya rapat. Berikut ini akan dibahas mengenai tipe-tipe pemimpin rapat. 1. Tipe Otoriter Ciri-ciri seorang pimpinan rapat yang mempunyai tipe kepimpinan otoriter, antara lain suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.

Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut. 2. Tipe Demokratis Ciri-ciri seorang pemimpinan rapat yang mempunyai tipe kepimpinan demokratis, antara lain bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, dan pemberik petunjuk serta terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok. 3. Tipe Laissez-Faire Ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan laissez-faire antara lain memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok,

tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

46

Tipe-Tipe Pemimpin Pertemuan/Rapat

Seorang pemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat dapat berjalan dengan terlaksana sesuai rencana sehingga tujuan dapat tercapai. Fungsi pemimpin rapat di antaranya sebagai berikut : 1. Sebagai Pengarah Seorang pemimpin rapat harus dapta mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Pengarahan dari pemimpin ini diperlukan agar topik atau masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik

atau masalah lainnya. 2. Sebagai Penengah Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang atau kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar. 3. Sebagai Penggerak Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam menyelesaikan masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat. 4. Sebagai Pencari Solusi Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami hambatan atau kemacetan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas

dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.

Tipe-Tipe Pertemuan/Rapat

47

Peserta

rapat

memegang

peranan

penting

untuk

mencapai

keberhasilan dari kegiatan rapat. Seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memahami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga memudahkan untuk memimpin rapat. Tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut : 1. Tipe Pemberi Informasi Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat

terhadap sesuatu. Para peserta rapat yang mengalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan dalam rapat dapat meminta penjelasan dari peserta rapat tipe pemberi informasi ini. 2. Tipe Pemberi Semangat Peserta rapat dengan tipe pemberi semangat memiliki kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain. Peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja. 3. Tipe Inisiatif Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau dengan kata lain tidak ada yang mampu memberikan solusi, karena kurang atau tidaknya data-datanya yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang dibahas. Pada saat demikian, peserta rapat bertipe inisiatif akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian masalah yang dihadapi. 4. Tipe Pemersatu Peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat di antara para

peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tinggi, dan berjiwa besar.

48

Tipe-Tipe Peserta Pertemuan/Rapat

5. Tipe Penyerang Peserta rapat dengan tipe penyerang biasanya selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain. Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya perdebatan yang panjang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. Dalam hal ini, seorang pemimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru.

6. Tipe Perantara Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang atau kelompok yang berbeda. Peserta rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta lain yang masih kurang jelas, sehingga seluruh peserta rapat menjadi jelas. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya, dan memilliki wibawa di antara yang lainnya. 7. Tipe Pendengar Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam. Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya dalam penyelenggaraan rapat yang dihadirinya, sehingga rapa dapat berjalan dengan baik. Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut : 1. Sebagai Penyumbang Pendapat Pada umumnya, suatu rapat diadakan untuk memecahkan masalah

yang sedang dihadapi. Peserta rapa harus mampu menyumbangkan pendapat atau ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak pula masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.

Fungsi Pemimpin Pertemuan/Rapat

49

2. Sebagai Penyumbang Data Pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan pada data-data yang benar, sesuai, dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat penting dalam membantu pemimpin rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat. 3. Sebagai Perumus Kesimpulan Semua saran, pendapat, ide, dan gagasan dari seluruh peserta rapat

tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan. 4. Sebagai Pembantu Pimpinan Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan. 5. Sebagai Penerima Hasil Keputusan Dengan diadakannya suatu rapat, dapat tercapai suatu kesimpulan atau keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh semua peserta rapat dengan senang hati.

Bila seseorang akan menyampaikan pendapat dalam rapat dengan

C. Teknik Mengajukan Pendapat dan Bertanya Dalam Rapat tujuan memberitahukan pendengar maka hal yang diharapkan pembicara ialah pendengar memahami dengan jelas segala sesuatu yang dikemukakan oleh pembicara. Pembicara harus berusaha mengungkapkan uaraiannya dengan menggunakan bahasa yang efektif.

50

Teknik Berpendapat dan Bertanya dalam Pertemuan/Rapat

Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang digunakan ketika menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara efektif, yaitu: 1. Memakai kata-kata yang lugas, sederhana 2. Memakai kata-kata yang singkat, jelas dan tepat sesuai kaidah bahasa. 3. Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif 4. Menghindarkan pemakaian istilah atau kata asing yang tidak dipahami oleh pembicara dan tidak sesuai dengan umur, tingkat social dan

pendidikan para pendengar 5. Penyampaian pendapat tidak meyimpang dari tema 6. Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus menghargai pendapat orang lain. Salah satu acara rapat yang biasanya ada tahap tanya jawab. Pada saat rapat bila akan mengajukan pertanyaan harus dilakukan dengan teknik atau cara yang tepat. Teknik bertanya dalam rapat, yaitu sebagai berikut: 1. Pertanyaan langsung (Direct Question) adalah pertanyaan yang

diajukan oleh pemimpin rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat pemalu/penakut, agar aktif dalam kegiatan rapat biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat. 2. Pertanyaan umum (Overhead Question) adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif untuk berpikir mencarai jawabannya. 3. Pertanyaan terbuka (Open Question) adalah pertanyaan yang diajukan secara terbuka diungkapkan dalam kata-kata yang bersifat umum.

4. Pertanyaan mengembalikan (Reverse Question) adalah pertanyaan dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi.

Teknik Berpendapat dan Bertanya dalam Pertemuan/Rapat

51

5. Pertanyaan dipindahkan (Relay Question) atau pertanyaan dialihkan atau dipindahlan kepada peserta lain yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat. 6. Pertanyaan faktual (Fact Question) adalah pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau keterangan lain. 7. Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban karena orang-orang pun sudah tau jawabannya. 8. Pertanyaan penghargaan (pick up question), pertanyaan yang diajukan

karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang telah menyatakan pendapat yang baik. 9. Leading Question, suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.

Sumber : wiryanto.files.wordpress.com

Agar pembahasan suatu masalah dalam

D. Teknik Pengendalian Rapat

rapat tidak berlainan dengan konteks atau tema rapat yang telah direncanakan serta tidak terjadi perdebatan di antara peserta rapat secara berkepanjangan, maka rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Teknik -teknik pengendaliannya adalah sebagai berikut :

52

Teknik Pengendalian Pertemuan/Rapat

1. Pengendalian Bebas Terbatas Pengendalian secara bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan

pendapatnya

secara

bergantian.

Peserta

rapat

diperbolehkan saling beragumen atau berdebat tanpa harus melalui pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya pembicaraan. Jika pembicaraan atau adu argumentasi dirasa sudah cukup atau bahkan tidak berujung, pemimpin rapat dapat menghentikan

perdebatan dan mengambil kesimpulan sebagai hasil atau keputusan dari rapat tersebut. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat. 2. Pengendalian Secara Ketat Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat atau pertanyaan melalui izin dari pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Misalnya, pada sesi pertama pertanyaan hanya boleh diajukan oleh tiga orang peserta, dengan masing-masing peserta mengajukan satu pertanyaan. Hal ini dilakukan untuk mencegah pelaksanaan rapat yang berlangsung lama. Model pengendalian seperti ini terkesan kaku dan otoriter, sehingga para peserta rapat kurang bebas mengeluarkan pendapatnya. 3. Pengendalian Gabungan Bebas Terbatas dan Ketat Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dan ketat adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluasluasnya kepada para peserta untuk mengeluarkan pendapatnya. Apabila

keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian rapat ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara pengendalian bebas terbatas. Seperti itu seterusnya hingga rapat selesai.

Teknik Pengendalian Pertemuan/Rapat

53

Evaluasi Kognitif

Essai Buatlah kelompok kerja dengan jumlah anggota 7 orang, kemudian lakukanlah kegiatan berikut ini : 1. Siapkan semua bahan keperluan rapat yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan rapat yang telah dibuat sebelumnya ! 2. Praktikan kegiatan rapat tersebut ! 3. Praktikkan teknik bertanya dalam rapat yang meliputi pertanyaan umum,

pertanyaan langsung, dan pertanyaan tidak langsung ! 4. Untuk kelompok 1 dan 4 praktikkan teknik pengendalian rapat bebas terbatas, untuk kelompok 2 dan 5 praktikkan teknik pengendalian secara ketat, dan untuk kelompok 3 pratikkan teknik pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat !

54

Evaluasi

A. Pengertian Laporan Pertemuan atau Notula

Bab I

Menyusun notula adalah suatu proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil dari suatu rapat atau pertemuan. Selama rapat berlangsung, seorang sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat. Bentuk catatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinan rapat. Laporan hasil pertemuan / rapat disebut notulen atau notula. Sedangkan seseorang atau pihak yang membuat, menyusun, dan menyajikan notula

disebut notulis. Terdapat banyak pengertian notula di dalam beberapa buku yang berkaitan dengan rapat atau komunikasi bisnis, yang sering kali berbedabeda penjelasannya. Beberapa ahli juga memiliki pandangan yang berbeda tentang pengertian laporan hasil pertemuan atau disebut juga notula yang sering diketahui. Pengertian notula menurut Lawalata, Notula (minutes of meeting) adalah catatan laporan singkat yang diambil pada saat rapat berlangsung, catatan tersebut meliputi kutipan pembicaraan, tindakan yang akan diambil dan keputusan yang telah dibuat dalam rapat. Lawalata juga menambahkan, notula merupakan dokumen dan bukti bahwa telah dilaksanakannya suatu rapat, sumber informasi, bagi peserta rapat maupun bagi yang tidak menghadiri rapat, landasan bagi rapat berikutnya, dan alat pengingat peserta rapat. Sementara itu, menurut Endang notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Sebenarnya, dalam Bahasa Indonesia telah ada kata yang tepat untuk catatan hasil pertemuan/ rapat, yaitu risalah. Sedangkan, menurut Purwanto notula adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Kemudian, menurut Sunarto dalam bukunya yang berjudul “Sekretaris

Profesional”

notula

adalah

catatan

ringkas

tentang

pembicaraan yang berlangsung dalam rapat.

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

55

B. Macam-Macam Laporan Pertemuan atau Notula Menurut Endang Terdapat dua bentuk catatan rapat atau notula, antara lain: 1. Verbatim, yaitu catatan lengkap dari semua pembicaraan dalam rapat, tanpa ditambah ataupun dikurangi. 2. Resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat. Sedangkan menurut Bratawidjaja, notula ada dua jenis yaitu notula harfiah dan notula kesimpulan. 1. Notula Harfiah Notula harfiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat dari setiap peserta. Kegiatan notulis dalam penyusunan notula harfiah hanya sekedar pencatatan saja. Notulis tidak berhak atau tidak boleh mengurangi suatu bagian dalam notula harfiah yang disusunnya. Setiap orang harus dapat membaca dengan tepat apa saja yang dikatakan orang lain. Pada umumnya, laporan harfiah berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula harfiah adalah laporan hasil-hasil sidang DPRD. Sedangkan jenis-jenis rapat pada berbagai perusahaan, organisasi atau lembaga, penyusunan notula harfiah jarang dipergunakan. 2. Notula Rangkuman Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Dalam hal ini, notulis harus memiliki kemampuan untuk menilai apa yang dikatakan oleh setiap peserta rapat. Kriteria penilaian terletak pada tema dan tujuan rapat, sebagaimana yang telah dicantumkan dalam agenda rapat. Semua pembicaraan yang tidak berkaitan langsung dengan tema rapat, notulis tidak perlu memuatnya dalam laporan.

56

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

C. FCungsi Laporan Pertemuan atau Notula Selain memiliki berbagai macam bentuk, laporan hasil pertemuan atau notula juga memiliki beberapa fungsi. Berikut ini beberapa fungsi dari notula yang dapat disebutkan, di antaranya : 1. Notula sebagai dokumen atau bahan bukti. Dalam beberapa hal notula dapat dipergunakan sebagai bahan bukti di pengadilan. Contohnya : a. Dalam pendaftaran yayasan;

b. Pada waktu perubahan bentuk atau pembubaran perusahaan atau organisasi; c. Untuk memberikan kekuatan hukum; d. Untuk menentukan pihak-pihak yang berhak menandatangani; e. Dalam membahas keputusan-keputusan terdahulu; f. Untuk memberi tugas; g. Untuk membuktikan pelaksanaan atau pelalaian tugas. 2. Notula sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat. Seringkali

anggota

suatu

organisasi

atau

pegawai

sebuah

perusahaan diberi informasi tentang pembahasan dalam suatu rapat melalui notula yang telah disusun. Untuk memahami apa yang telah dibicarakan dalam rapat, orang luar memerlukan informasi yang lebih lengkap daripada para peserta rapat. Oleh karena itu, notulis sebelumnya harus mengetahui apakah notula yang dibuatnya juga akan digunakan untuk orang yang menghadiri rapat atau tidak. 3. Notula sebagai landasan pertemuan berikutnya. Terkadang

rapat

berikutnya

diadakan

untuk

melanjutkan

pembahasan terdahulu. Notula dalam hal ini menjadi pedoman untuk pembicaraan berikutnya. Keputusan dan kesepakatan selanjutnya dicatat di dalam notula tersebut.

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

57

4. Notula sebagai alat pengingat para peserta rapat. Catatan atau tulisan tentang hal-hal penting yang dibicarakan dalam rapat terdahulu dapat menjadi alat pengingat bagi para peserta untuk rapat berikutnya. Notula sebagai alat pengingat ini juga dapat menjadi pedoman bagi peserta rapat atau pihak yang menghadiri rapat dalam melaksanakan tugas maupun keputusan yang telah disepakati dalam rapat. 5. Notula sebagai bukti sejarah.

Notula dapat disimpan dengan baik dan rapi sebagai suatu dokumen. Notula ini disusun secara kronologis dan dijilid dengan rapi. Hal ini sangat bermanfaat sebagai sumber informasi untuk masa mendatang.

Jika seseorang berpergian dengan tujuan mencari ilmu, maka Allah akan menjadikan perjalanannya menuju surga - Nabi Muhammad SAW

58

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Evaluasi ESSAI

Kognitif

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar ! 1. Jelaskan pengertian notula rapat menurut pendapat Anda ! 2. Jelaskan pengertian notulis menurut pendapat Anda ! 3. Sebutkan dan jelaskan 2 macam notula rapat menurut Bratawidjaja ! 4.

Sebutkan dan jelaskan 5 fungsi notula rapat !

Evaluasi

59

Bab II

A. Cara atau Langkah Menulis Laporan Pertemuan atau Notula Sebelum notulis membuat notula rapat, notulis harus mengerti jenis

rapat yang akan diselenggarakan, materi yang akan dibahas dan keterangan -keterangan lain. Hal ini sangat mendukung notulis dalam menyusun notula. Agar notula dapat disusun dengan baik, ada prinsip dalam pembuatan notula, di antaranya :

1. Notula hendaknya ringkas tetapi jelas dan lengkap, sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda, karena keterangan yang kurang lengkap. 2. Notula dibuat bukan hasil dari perkiraan notulis, namun benar-benar berdasarkan pada hasil pembicaraan dalam rapat. 3. Bila terdapat usulan dan tanggapan terhadap suatu masalah dari peserta rapat, penulisannya dapat dipisahkan agar tidak membingungkan. 4. Dalam penyusunan notula dibedakan materi yang berupa penyajian informasi, materi

yang menyangkut pertimbangan-pertimbangan

khusus dilihat dari sisi positif dan negatif, serta materi yang berupa keputusan. 5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan, sehingga mudah dipahami. 6. Notula yang dibuat saat rapat berlangsung merupakan notula awal. Dengan demikian, notula tersebut perlu disempurnakan walaupun tidak mengubah isi materi semula. Kemudian diketik dengan rapi dan perlu adanya persetujuan dari pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Secara

B. Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan notula. umum, penyusunan notula sebagai berikut : 1. Bila rapat tersebut merupakan rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Contohnya, Rapat Inovasi Produk Februari 2016.

60

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

1.

erlu diinformasikan pada judul notula rapat, apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah, atau rapat pengambilan keputusan.

2. Susunan notula rapat lengkap dari judul hingga penutup diakhiri dengan tanda tangan pemimpin dan notulis rapat. 3. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu

disebutkan

namanya,

misalnya

“Bapat

Khoiril

Huda

memberikan usulan tentang........................”

4. Keputusan yang diambil dalam rapat pengambil keputusan hendaknya dicatat secara teliti dan lengkap agar tidak menimbulkan kontroversi bagi para pembaca notula tersebut. 5. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat disebutkan dalam notula. 6. Bila dalam rapat ada usulan dari peserta rapat, catatan yang harus dibuat terdiri dari nama peserta beserta usulan yang diberikan. Kemudian bila ada yang menanggapi, nama peserta yang menanggapi dan tanggapannya dicatat. Selain mengetahui prinsip dan juga hal-hal yang perlu

C. PCersiapan Menyusun Laporan Pertemuan atau Notula diperhatikan

dalam

pembuatan

notula. Notulis juga perlu mengadakan persiapan agar notula rapat tersusun dengan baik dan benar. Persiapan tersebut di antaranya : 1. Menyediakan alat tulis, kertas, dan penghapus. Untuk modern sekarang ini, alat-alat tersebut telah bekembang menjadi Personal Computer, ataupun Notebook dan laptop. Hal ini akan memudahkan

notulis, karena tidak perlu menulis kembali melalui komputer. 2. Sediakan kaset rekaman beserta tape recorder bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis. 3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai. 4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat.

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

61

D. Meringkas

Setelah mengatahui semua prinsip, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan notula, dan telah melakukan persiapan. Hal selanjutnya yang perlu dilakukan notulis adalah meringkas atau membuat ringkasan. Membuat notula pada hakekatnya meerupakan kegiatan meringkas. Meringkas adalah mengungkap kembali ide seseorang tanpa menyimpang dari maksudnya dalam bentuk yang lebih singkat dan padat. Untuk

membuat notula, segala pembicaraan bahkan hasil dari rapat yang diselenggarakan tidak dapat langsung diringkas. Karena dalam kegiatan rapat seorang notulis berhadapan dengan bahasa lisan, bukan tulisan yang dapat dengan mudah dibaca. Notulis harus mendengarkan terlebih dahulu, memahami gagasannya, baru mencatat. Untuk mencatat secara ringkas, notulis harus bisa menangkap gagasan utamanya. Apabila seorang notulis belum mampu melakukan hal tersebut, maka alat bantu yang dapat digunakan adalah tape recorder. Tahap berikutnya adalah menyusun secara sistematis dalam bentuk notula. Proses pembuatan ringkasan atau notula secara kronologis dapat dibuat melalui prosedur berikut : 1.

Membaca naskah atau menyimak uraian lisan.

2.

Menyeleksi dan mencatat pokok pikiran atau gagasan utama penulis atau pembicara.

3.

Mebandingkan dan memeriksa dengan bentuk aslinya.

Pembelajaran tidak didapat dengan kebetulan. Ia harus dicari dengan semangat dan disimak dengan tekun - Abigail Adams

62

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Evaluasi ESSAI

Kognitif

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar ! 1. Jelaskan prinsip-prinsip dalam pembuatan notula rapat ! 2. Jelaskan 7 hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan atau penyusunan notula rapat ! 3. Jelaskan 4 hal yang harus disiapkan oleh notulis sebelum menyusun sebuah notula rapat !

4. Jelaskan secara singkat tentang kegiatan meringkas yang Anda ketahui !

Evaluasi

63

A. Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan/Notula

Bab III

Sistematika, struktur, maupun isi notula rapat bisa berbeda-beda antara notula satu dengan notula yang lainnya. Namun demikian, pada dasarnya perincian bagian-bagian notula secara umum tidak jauh berbeda. Secara terperinci notula rapat adalah sebagai berikut : 1.

Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang

menyelenggarakan rapat. 2.

Hari, tanggal, tempat, serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3.

Sifat rapat.

4.

Pemimpin dan notulis rapat.

5.

Nama peserta, baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

6.

Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

7.

Susunan acara rapat.

8.

Ringkasan jalannya rapat.

9.

Hal-hal lain yang turut dibicarakan dalam rapat.

10. Catatan khusus. 11. Nama dan tanda tangan pemimpin dan notulis rapat (di bagian paling akhir) Untuk peserta rapat, apabila nama peserta rapat kurang dari 10 orang dapat langsung disebut pada notula tersebut. Tetapi jika lebih dari 10 orang dapat dibuatkan daftar tersendiri yang merupakan lampiran notula. Nama peserta bisa dilengkapi dengan gelar masing-masing peserta yang diundang. Orang yang diundang tetapi tidak dapat hadir perlu dituliskan namanya. Untuk pimpinan rapat, pada umumnya rapat yang diselnggarakan hanya dipimpin oleh satu orang pimpinan saja. Namun tidak menutup

kemungkinan, rapat dipimpin secara berantai oleh beberapa orang karena membutuhkan orang-orang khusus yang berkaitan langsung dengan topik pembahasan.

64

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Contohnya : Direktur Utama, Bapat Kusuma Nugroho (08.00 – 09.00) Manajer Pemasaran, Ibu Rima

(09.00 – 10.30)

Manajer Produksi, Bapak Budi Hartanto (10.30 – 11.30) Hasil rapat perlu disebutkan walaupun tidak ada keputusan. Bila rapat tersebut merupakan rapat rutin, keputusan mungkin dapat diambil setelah beberapa kali mengadakan rapat. Sedangkan yang dimaksudkan hal-hal khusus merupakan bagian-bagian terpisah dari acara rapat, misalnya berupa

kesepakatan mengenai rapat berikutnya (hari, tanggal, tempat rapat), atau hal-hal penting yang membutuhkan perhatian khusus oleh setiap pembaca notula. Di bawah ini merupakan contoh-contoh dari notula sesuai dengan tema rapat yang diselenggarakan.

PT GLOBAL PERSADA NUSANTARA Jalan Ki Semar 345 Jebres Telp (0271) 645321: Faks (0271) 645322 Surakarta 57126 =========================================== Notula Rapat Tanggal : 22 Februari 2016 Tempat : Aula Rapat Gedung 3 Waktu Rapat : 09.00 – 13.00 Pemimpin Rapat : Presiden Direktur, Fadli Persada Peserta : 5 Orang Hadir : 1. Manajer Pemasaran, Erman Setiawan 2. Manajer Produksi, Budi Susilo 3. Manajer Keuangan, Ina Mardiana 4. Manajer HUMAS, Fenny Novia 5. Manajer Personalia, Abdul Malik Tidak hadir : Agenda Rapat : 1. Pengangkatan asisten personalia 2. Pengangkatan asisten akuntan 3. Tawaran potongan harga dari Alexis Stuffs 4. Program penjualan produk

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

65

Risalah Rapat : 1. Pengangkatan asisten personalia Bapak A. Malik menyampaikan bahwa, Nn. Shinta telah bersedia menjabat sebagai Asisten Personalia dan akan mulai menjabat tanggal 29 Februari 2016. 2. Pengangkatan asisten akuntan Setelah diadakan pembahasan, disetujui bahwa Nn. Angelina diterima sebagai Asisten Akuntan dan kepada Bapak A. Malik dimohon untuk mengangkatnya terhitung 29 Februari 2016 dengan gaji Rp. 3.500.000,00 per bulan. 3. Tawaran potongan harga dari Alexis Stuffs Ltd. Berdasarkan rapat sebelumnya, telah disetujui bahwa perusahaan akan menerima tawaran potongan harga dari Alexis Stuffs Ltd. untuk 50 kerangka ponsel seharga US$ 120.000,per kerangka. Harga tersebut sudah termasuk ongkos pengiriman. Bapak Budi Susilo diintruksikan untuk memeriksa dan mengatur segala sesuatunya, segera setelah barang tersebut tiba. Beliau juga diwajibkan untuk menginformasikannya kepada Presiden Direktur. 4. Program penjualan produk Berdasarkan rapat sebelumnya, telah diperoleh hasil bahwa terjadi penurunan omzet penjualan sebesar 40% di tahun 2015. Penyebab utama penurunan tersebut adalah semakin banyaknya pesaing yang menjual produk yang sama. Bapak Erman Setiawan mengusulkan untuk melakukan berbagai promosi, sehingga produk lebih dikenal masyarakat, misalnya dengan pembagian promosi khusus pada hari Sabtu dan Minggu.

66

Mengetahui, Pimpinan Rapat

Disusun oleh, Notulis

Fadli Persada

Wulan

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Contoh rapat verbatim

PT. Insert Pages Jalan Gatotkaca No. 150 Surakarta ========================================= Notula Rapat Inovasi Produk Hari/Tanggal Waktu Tempat Pemimpin Rapat Peserta Hadir

: Selasa, 23 Februari 2016 : 12.00 – 17.00 WIB : Ruang Rapat Gedung 2 : Umar Ashari : 1. Bapak Achmad (Manajer Pemasaran) 2. Ibu Suwadah (Manajer Keuangan) 3. Bapak Bambang (Manajer Produksi) 4. Ibu Andini (Manajer HUMAS

Tidak Hadir : Agenda Rapat : 1. Laporan masing-masing bagian 2. Strategi pemasaran produk

Risalah rapat : Pembukaan : Rapat dibuka tepat pukul 12.00 WIB Pimpinan Rapat : “Selamat pagi, Saudara sekalian. Terima kasih atas kehadiran Saudara pada undangan rapat hari ini. Rapat pagi ini sangat penting bagi kemajuan usaha kita, karena setelah kami periksa hasil rapat bagian pemasaran tiga hari yang lalu, ternyata telah terjadi penurunan omzet penjualan sebesar 40% selama tahun 2015. Hal ini merupakan penurunan yang cukup tinggi, yang pernah dialami perusahaan kita selama 5 tahun terakhir. Penyebab utamanya adalah semakin banyaknya pesaing yang menjual produk yang sama dengan harga yang lebih murah, walaupun kualitas belum tentu terjamin. Dengan demikian, kita perlu memaksimalkan segala upaya agar penjualan kembali meningkat.

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

67

Bapak Achmad : “Menurut saya untuk meningkatkan penjualan, Kita perlu memperbarui kemasan dengan bentuk yang lebih indah dan menarik.” Bapak Bambang : “Saya mengusulkan, bagaimana produk kita ditambah volumenya dengan menambah isi di dalam kemasannya sebesar 10%” Ibu Suwadah : “Saat ini kami telah menyiapkan dana inovasiProduk, sesuai dengan dana anggaran tahun 2016.” Ibu Andini : “Saya ingin menambahkan usulan, bagaimana jika dilakukan berbagai macam promosi, sehingga produk kita lebih dikenal oleh masyarakat, misalnya dengan pembagian sampel gratis atau promosi khusus pada hari Sabtu dan Minggu” Pimpinan Rapat : “Baiklah, Saudara sekalian telah menyampaikan usulan-usalan untuk memecahkan masalah ini. Untuk devisi keuangan saya meminta laporan keuangan selama tahun 2015, untuk pertimbangan saya tentang inovasi produk kita. Untuk devisi produksi, saya ingin melihat rancangan pembaharuan kemasan pada rapat selanjutnya. Kemudian, untuk devisi humas, saya juga ingin melihat contoh dari promosi produk yang dapat kita lakukan. Terima kasih atas perhatian Saudara sekalian untuk rapat kali ini.” Penutup

68

: “Rapat ditutup tepat pukul 17.00 WIB.”

Mengetahui, Pimpinan Rapat

Disusun oleh, Notulis

Umar Ashari

Wulan

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Contoh notula resume PT. Insert Pages Jalan Gatotkaca No. 150 Surakarta ======================================== Notula Rapat Inovasi Produk Hari/Tanggal : Selasa, 23 Februari 2016 Waktu : 12.00 – 17.00 WIB Tempat : Ruang Rapat Gedung 2 Pemimpin Rapat : Umar Ashari Peserta Hadir : 1. Bapak Achmad (Manajer Pemasaran) 2. Ibu Suwadah (Manajer Keuangan) 3. Bapak Bambang (Manajer Produksi) 4. Ibu Andini (Manajer HUMAS) Tidak Hadir : Agenda Rapat : 1. Laporan masing-masing bagian 2. Strategi pemasaran produk Risalah rapat : 1. Pembukaan, Rapat dibuka tepat pukul 12.00 WIB 2. Pengarahan pemimpin rapat, Bapak Umar Ashari. a. Berdasarkan hasil rapat bagian pemasaran tiga hari yang lalu, bahwa telah terjadi penurunan omzet penjualan sebesar 40% selama tahun 2015. b. Hal ini merupakan penurunan yang cukup tinggi yang permah dialami perusahaan selama 5 tahun terakhir. c. Penyebab utama dari penurunan adalah semakin banyaknya pesain yang menjual produk yang sama dengan harga yang lebih murah, walaupun kualitas belum tentu terjamin. d. Memaksimalkan segala upaya, agara penjualan meningkat. 3. Pembahasan dan Tanya Jawab a. Bapak Achmad mengusulkan untuk merubah atau memperbarui kemasan dengan bentuk yang lebih indah dan menarik. b. Bapak Bambang mengusulkan agar volume dalam kemasan ditambah 10%. c. Ibu Suwadah menginformasikan bahwa dana inovasi produk sudah disiapkan sesuai dengan rencana anggaran tahun 2016.

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

69

d. Ibu Andini mengusulkan untuk melakukan berbagai macam promosi, misalnya dengan pembagian sampel gratis untuk hari sabtu dan minggu. 4. Kesimpulan: a. Untuk pertemuan selanjutnya, devisi pemasaran akan mempresentasikan contoh rancangan kemasan baru. b. Selama 3 buan, volume kemasan akan ditambah sebanyak 10%. c. Dana inovasi produk akan dilaporkan kepada pimpinan. d. Devisi humas juga akan mempresentasikan cara yang akan dilakukan untuk mempromosikan produk. 5. Penutup, Rapat ditutup pukul 17.00 WIB

70

Mengetahui, Pimpinan Rapat

Disusun oleh, Notulis

Umar Ashari

Wulan

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Contoh notula rapat sekolah

SMK TUNAS BANGSA Jalan A. Yani 105 Surakarta ========================================= Notula Rapat Persiapan UTS Semester 2 Tahun Pelajaran 2015/2016 Hari/Tanggal Waktu Tempat Pimpinan Rapat Peserta Rapat Agenda Rapat

: Selasa/23 Februari 2016 : 10.00 – 12.00 WIB : Ruang Guru SMK Tunas Bangsa : Moch. Amin, S.Pd. : Kepala Sekolah, Guru, Karyawan. : 1. Pembukaan 2. Inti Rapat 3. Lain-lain 4. Penutup

1. Pembukaan Rapat dimulai pada pukul 10.00 WIB dengan doa dipimpin oleh pimpinan rapat. 2. Rencana pelaksanaan UTS Semester 2 tanggal 19 Maret 2016 diundur 1 minggu dari kalender pendidikan dikarenakan pelajaran belum memenuhi target. Pembuatan soal tertulis, kisi-kisi soal dan kunci jawaban serta pedoman penilaian di gugus 1 Diknas Surabaya dibuat bersama. 3. Kesimpulan: a. Pelaksanaan UTS Semester 2 tahun pelajaran 2015/2016 dilaksanakan 25 Maret 2016. b. Bapak/Ibu guru dimohon mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. 4. Penutup Rapat diakhiri pukul 12.00 WIB. Mengetahui, Pimpinan Rapat

Disusun oleh, Notulis

Moch. Amin, S.Pd

Shinta Sari

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

71

d. Ibu Andini mengusulkan untuk melakukan berbagai macam promosi, misalnya dengan pembagian sampel gratis untuk hari sabtu dan minggu. 4. Kesimpulan: a. Untuk pertemuan selanjutnya, devisi pemasaran akan mempresentasikan contoh rancangan kemasan baru. b. Selama 3 buan, volume kemasan akan ditambah sebanyak 10%. c. Dana inovasi produk akan dilaporkan kepada pimpinan. d. Devisi humas juga akan mempresentasikan cara yang akan dilakukan untuk mempromosikan produk. 5. Penutup, Rapat ditutup pukul 17.00 WIB

Mengetahui, Pimpinan Rapat

Disusun oleh, Notulis

Umar Ashari

Wulan

Hiduplah seolah engkau mati besok. Belajarlah seolah engkau hidup selamanya Mahatma Gandhi

72

Mengelola Laporan atau Notula Pertemuan/Rapat

Evaluasi Psikomotorik

Aktivitas

Buatlah kelompok kerja dengan jumlah anggota 7 orang, kemudian lakukanlah kegiatan berikut ini : 1. Buatlah notula rapat dari pelaksaan rapat yang telah dilakukan pada Kegiatan Belajar 6 ! 2. Presentasikan notula tersebut ke depan kelas !

Evaluasi

73

Uji Kompetensi Teori Pilihan Ganda

Kognitif

Pilihlah jawaban yang paling benar ! 1. Berikut ini merupakan jenis rapat menurut sifatnya, adalah rapat.... a. Penjelasan

d. Insidental

b. Mingguan

e. Rutin

c. Terbuka

2. Berikut ini yang merupakan fungsi rapat adalah.... a. Alat komunikasi

d. Sarana pengawasan

b. Penjelasan

e. Sarana formal

c. Sarana bernegosiasi 3. Rapat yang diselenggarakan untuk mencari solusi atas permasalahan yang sedang dihadapi disebut rapat..... a. Penjelasan

d. Pemecahan masalah

b. Perundingan

e. Pemberian informasi

c. Koordinasi 4. Penyelenggaraan rapat yang memberlakukan peraturan keprotokolan dalam jalannya rapat disebut rapat..... a. Informal b. Penjelasan

d. Insidental e. Terbuka

c. Formal 5. Rapat yang tidak terjadwal dan biasanya dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang urgen serta harus diselesaikan dengan segera dinamakan rapat..... a. Insidentil

d. Rutin

b. Pemecahan masalah

e. Penjelasan

c. Terbuka

74

Uji Kompetensi

6. Rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota dan dapat diliput oleh media massa serta tidak bersifat rahasia disebut rapat.... a. Tertutup

d. Insidental

b. Terbuka

e. Tidak resmi

c. Resmi 7. Berikut ini yang merupakan salah satu tipe peserta rapat adalah tipe.... a. Laissez-faire

d. Demokratis

b. Pengarah

e. Pemberi semangat

c. Otoriter 8. Peserta rapat yang bersifat pasif, merupakan peserta rapat dengan tipe.... a. Otoriter b. Penyerang

d. Pendengar e. Otoriter

c. Inisiatif 9. Peserta rapat yang suka menyalahkan pendapat peserta lain, merupakan peserta rapat dengan tipe..... a. Otoriter b. Penyerang

d. Pendengar e. Pemersatu

c. Inisiatif 10. Peserta rapat yang memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi tinggi, dan berjiwa besar, adalah peserta rapat dengan tipe.... a. Otoriter

d. Pendengar

b. Penyerang

e. Pemersatu

c. Inisiatif

Uji Kompetensi

75

11. Pemimpin rapat yang suka memaksakan kehendaknya, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal sehingga kurang memberikan kesempatan kepada peserta rapat adalah tipe pemimpina rapat.... a. Laissez-faire b. Pengarah

d. Demokratis e. Otoriter

c. Penyerang

12. Seorang pemimpin rapat harus memiliki kemampuan yang lebih dibandingkan para peserta rapat, karena seorang pemimpin rapat berfungsi sebagai.... a. Pemersatu

d. Penengah

b. Pengarah

e. Pencari solusi

c. Pemberi semangat 13. Berikut ini merupakan salah satu fungsi peserta rapat adalah sebagai..... a. Penengah

d. Pengarah

b. Penyumbang pendapat

e. Penggerak

c. Pencari solusi 14. Jika pada kegiatan rapat akan dibentuk kelompok-kelompok diskusi, pengaturan tempat duduk di ruang rapat yang disarankan adalah gaya.... a. Klasikal

d. Round table

b. Konferensi

e. Huruf V

c. Huruf U 15. Jika rapat hanya berlangsung selama tiga jam, yang tidak harus

dipersiapkan adalah..... a. Bahan rapat

d. Peralatan rapat

b. Konsumsi

e. Agenda rapat

c. Akomodasi

76

Uji Kompetensi

16. Seorang yang diberi tugas untuk membuat notula (catatan hasil rapat) disebut..... a. Notulis

d. Resume

b. Notulen

e. Risalah

c. Verbatim 17. Pengesahan notula rapat dilakukan oleh..... a. Sekretaris

d. Pimpinan dan notulis rapat

b. Peserta rapat

e. Perwakilan cabang

c. Anggota kehormatan 18. Setelah undangan rapat dikirimkan, seorang sekretaris harus melakukan konfirmasi kehadiran peserta rapat minimal ........ sebelum rapat dimulai. a. Dua hari

d. Dua menit

b. Dua minggu

e. Dua bulan

c. Dua jam 19. Untuk memberitahukan rincian kegiatan rapat kepada peserta rapat, sebaiknya dalam pengiriman undangan rapat dilampirkan..... a. Agenda rapat b. Materi rapat

d. Peta lokasi e. Susunan acara rapat

c. Bahan rapat 20. Jika penyelenggaraan rapat dilakukan di luar kanotr, hal yang tidak perlu dilakukan pengecekkan pada H-1 adalah..... a. Materi rapat

d. Undangan rapat

b. akomodasi

e. Pengaturan tempat duduk

c. Konsumsi

Uji Kompetensi

77

Uji Kompetensi Teori ESSAI

Kognitif

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas, dan benar ! 1.

Jelaskan perbedaan rapat resmi dan rapat tidak resmi !

2.

Jelaskan jenis-jenis rapat menurut jangka waktunya !

3.

Jelaskan perbedaan tipe-tipe pemimpin rapat tipe otoriter, tipe demokratis, tipe Laissez-faire !

4.

Jelaskan tipe peserta rapat tipe pemberi informasi, tipe inisiatif, tipe perantara !

5.

Jelaskan empat fungsi pemimpin rapat !

6.

Jelaskan lima fungsi peserta rapat !

7.

Jelaskan tiga teknik pengendalian rapat !

8.

Jelaskan tiga teknik bertanya dalam rapat !

9.

Sebutkan hal-hal yang harus disiapkan dalam penyelenggaraan rapat !

10. Jelaskan cara menyusun notula rapat !

78

Uji Kompetensi

Uji Kompetensi Teori Kognitif

True-False

Pertimbangkanlah baik-baik setiap kalimat di bawah ini dan berilah tanda centang (√) pada kolom benar atau salah ! No

Pernyataan

1.

Sebuah rapat bergantung kepada komunikasi untuk meraih tujuannya. Sebuah rapat yang efektif harus mempertimbangkan kepuasan semua pesertanya. Rapat yang efektif bisa menghabiskan waktu yang tidak terbatas. Merupakan sebuah ide yang bagus untuk mengundang semua orang yang ingin hadir dalam rapat Rapat selalu merupakan cara yang paling baik untuk menyebarluaskan informasi kepada banyak orang. Pertanyaan yang singkat dan jelas akan mendukung pelaksanaan rapat yang baik. Rapat yang dilaksanakan lebih dari satu hari tetapi di dalam kota, tidak memerlukan akomodasi. Apabila telah ada agenda rapat, maka tidak perlu membuat susunan acara rapat. Biasanya, rapat karyawan tidak memerlukan adenda rapat. Suatu agenda rapat adalah sebuah sarana efektif untuk mengendalikan diskusi pada sebuah rapat.

2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10.

Pilihan Benar Salah

Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban teman-teman. Diskusikan apabila ada perbedaan untuk pertanyaan tertentu. Mintalah bantuan guru jika menemukan kesulitan.

Uji Kompetensi

79

Uji Kompetensi Keterampilan Psikomotorik

Aktivitas

A. Buatlah kelompok kerja dengan jumlah anggota 7 orang, kemudian lakukanlah kegiatan berikut ini : 1.

Susunlah sebuah skenario rapat dengan nama perusahaan, jenis usaha, dan judul rapat yang kelompok Anda tentukan sendiri, dengan duarasi rapat ± 20 menit !

2.

Buatlah surat undangan untuk masing-masing anggota kelompok Anda !

3.

Buatlah semua bahan keperluan rapat yang dibutuhkan !

4.

Siapkan semua bahan keperluan rapat yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan rapat tersebut !

B. Praktikan kegiatan rapat tersebut sesuai dengan skenario yang telah dibuat, dengan ketentuan sebagai berikut : 1.

Setiap kelompok mengatur sendiri pembagian perannya.

2.

Bermainlah dengan peran yang sesuai dengan skenario yang telah dibuat.

3.

80

Setelah selesai, kumpulkan hasil rapat yang telah dilakukan.

Uji Kompetensi

DAFTAR PUSTAKA Bratawidjaja, T.W. 1992. Sekretaris Profesional. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.

Endang, S., Mulyani. S., & Suyetty. 2011. Mengelola Pertemuan/Rapat. Jakarta : Erlangga. Harvard Business School Press. 2006. Pocket Mentor Menyelenggarakan Rapat. Terjemahan Melati. 2007. Jakarta : Erlangga. Hayner, M.E. 2006. Panduan Praktis Rapat Efektif, Keterampilan dalam Menyelenggarakan Rapat bagi Para Pemimpin (edisi ketiga). Terjemahan Setianingsih, Dyah Catur. 2010. Jakarta : Indeks. Lawalata, C.F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia Permata. Modul Mengelola Pertemuan/Rapat, (Online), (http://

scovyhollic2.blogspot.co.id/2010/12/modul-mengelola-pertemuan-rapativ.html?m=1), diakses 14 Februari 2016. Puwanto, Djoko. 2007. Komunikasi Bisnis. Jakarta : Erlangga. Rusdi. 2015. Mengelola Pertemuan/Rapat KD.3. Jenis-Jenis Laporan Hasil Pertemuan. (Online), (http://slideplayer.info/slide/2624425/), diakses 17 Februari 2016.

Sunarto & Ratnawati. E. 2003. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS. Wikipedia. 2015. Laporan Keuangan, (Online), (http://id.m.wikipedia.org/wiki/ Laporan_keuangan), diakses 19 Februari 2016.

81

TENTANG PENULIS Fadhilah, lahir di Samarinda, 03 Mei 1995. Mahasiswa S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran di Universitas Negeri Malang angkatan tahun 2012. Menyelesaikan Pendidikan Sekolah Dasar di SD Negeri 042 Juata Laut pada tahun 2003 dan di SD Negeri 033 Juata Laut, Tarakan, Kalimantan

Utara

pada

tahun

2006.

Kemudian

menyelesaikan Pendidikan Menengah Pertama di SMP Negeri 9 Tarakan pada tahun 2009. Dan menyelesaikan Pendidikan Menengah Atas di SMK Muhammdiyah 1 Lamongan dengan mengambil program keahlian Administrasi Perkantoran. Penulis dapat dihubungi melalui, FB : Dhilah Pratiwi, Twitter : @DhiDhilaah IG: @dhilah95 Email : [email protected]

82