29 - Uvoz I Izvoz Podataka

29. Vje`ba

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti nekoliko na~ina da podatke koristite u drugim programima.

ZA{TO

UVOZITI I IZVOZITI PODATKE?

Access je odli~an program, ali }ete ponekad `eljeti ili }e vam biti potrebno upotrijebiti podatke spremljene u Accessu u nekom drugom programu. Primjerice, mo`da }e va{ poslodavac `eljeti kopirati popis kako bi ga sam pregledao, a ujedno je zaljubljenik u Excel i ne `eli u~iti Access. Naravno, predat }ete mu tablicu u Excelu i kada zavr{i s radom ponovno }ete tablicu vratiti u Access. Pretpostavimo da ste upotrijebili razli~ite programe za izradu baze podataka, kao {to je dBASE ili FoxPro, i sada }ete `eljeti takve baze podataka prebaciti u Access. Tada mo`ete podatke uvesti i spremiti ih u formatu Accessa.

UVOZ

PODATAKA IZ DRUGIH PROGRAMA

Access prihva}a podatke iz mnogo drugih programa baza podataka, podaci lagano prelaze u Access bez gubitka produktivnosti. Slijedite naredne korake kako biste uvezli podatke iz drugih programa:

1. Otvorite Accessovu bazu podataka u koju `elite uvesti podatke ili stvorite novu, praznu bazu podataka posebno za te podatke (5. vje`ba).

214

29. VJE@BA

2. Odaberite File, Get External Data, Import. Otvara se okvir za dijalog Import (slika 29.1).

SLIKA 29.1

Iz razli~itih izvora mo`ete uvesti podatke.

3. Otvorite padaju}i popis Files of Type i odaberite vrstu datoteke

iz koje podaci dolaze. Ako vrsta koju trebate nije ispisana, ponovno pokrenite instalacijski program Microsoft Office i instalirajte `eljene filtere uvoza/izvoza.

4. Pomaknite se u pogon ili mapu gdje je datoteka spremljena. U okviru za popis, na sredini okvira za dijalog, prikazuje se ime datoteke.

Nema imena! Ako se ne prika`e ime datoteke, ili ste u krivoj mapi ili pogonu, ili ste odabrali neodgovaraju}u vrstu datoteke.

5. Dvostruko kliknite ime datoteke ili kliknite jednom, a zatim kliknite Import.

Ovisno o vrsti datoteke iz koje uvozite podatke mnoge se stvari sada mogu dogoditi. Pro~itajte sljede}i odjeljak.

UVOZ

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

PODATAKA IZ PROGRAMA BAZE PODATAKA

Access podr`ava uvoz podataka iz svih programa baza podataka (Paradox i dBASE), a oni sadr`e formate datoteka koji pribli`no odgovaraju Accessovim pa nema problema. Nakon {to kliknete Import (5. korak u prethodnom odjeljku) Access radi pauzu i nakon toga prikazuje poruku Successfully imported file name. Uvezena tablica prikazuje se na kartici Tables va{e baze podataka.

UVOZ

PODATAKA IZ PRORA^UNSKE STRANICE

Nakon {to kliknete na Import otvara se Import Spreadsheet Wizard (slika 29.2). Slijedite naredne korake kako biste zavr{ili uvoz:

1. U prvom okviru za dijalog Import Spreadsheet Wizarda kliknite

radnu stranicu koju `elite uvesti, ako ih vi{e i postoji. (Na slici 29.3 vidite tri stranice.) U okviru za dijalog prikazuje se prethodni pregled stranice. Kliknite Next. Kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti kao tablicu.

SLIKA 29.2 Import Spreadsheet Wizard }e vas provesti kroz korake kako biste uvezli podatke iz radne stranice.

215

216

29. VJE@BA

Slo`ene radne stranice Ako radna stranica sadr`i bilo {to drugo osim stupaca podataka (kao {to je elaborirani naslov ili slika), uvoz mo`da ne}e biti ispravan.

2. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Column Headings. Kliknite Next.

3. Odaberite gdje `elite spremiti podatke, opcije In a New Table ili In an Existing Table. Ako odaberete opciju In an Existing Table, iz padaju}eg popisa odaberite tablicu. Kliknite Next.

4. Odaberite imena za polja koja uvozite (slika 29.3). Ako `elite, u okvir za tekst Field Name utipkajte razli~ito ime za prvo ime polja i iz padaju}eg popisa Indexed odaberite ili opciju Yes ili No. Odaberite opciju Do Not Import Field (Skip) ako uop}e ne `elite polje u uvezenoj tablici.

SLIKA 29.3

Ako `elite mo`ete promijeniti imena polja.

5. Upotrijebite vodoravnu kliznu traku na dnu okvira za dijalog

kako biste se pomaknuli i vidjeli sljede}a polja i tada ih kliknite. Ponovite prethodni korak. Kada pregledate i odaberete sva polja, kliknite Next.

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

6. Bit }ete upitani da podesite polje primarnog klju~a. Ako prora-

~unska stranica ima jedinstveni stupac koji `elite upotrijebiti kao primarni klju~, odaberite opciju Choose my own Primary Key i iz padaju}eg popisa odaberite `eljeno polje. Ako vam je svejedno, odaberite ili opciju Let Access Add Primary Key ili opciju No Primary Key. Kliknite Next nakon odabira opcije.

7. Bit }ete upitani za ime tablice. Unesite ga i kliknite Finish. Access }e uvesti prora~unsku stranicu u bazu podataka kao tablicu.

1. Kliknite OK. Sada vidite uvezenu tablicu na kartici Tables prozora Database.

UVOZ

PODATAKA IZ TEKSTUALNE DATOTEKE

Uvesti mo`ete podatke iz tekstualne datoteke ~ija su polja na neki na~in odvojena. Drugim rije~ima, postoje neki znakovi koji se upotrebljavaju kako bi pokazali gdje jedno polje zavr{ava, a drugo po~inje i gdje jedan slog zavr{ava, a drugi po~inje. Tako|er mo`ete uvesti podatke iz datoteka s fiksnom {irinom polja, ako tekstualna datoteka sadr`i podatke u stupcima. U ve}ini takvih tekstualnih datoteka za ozna~avanje kraja retka koristi se pritisak na tipku Enter. Tada je svaki slog u vlastitom retku. Polja pojedinih slogova su naj~e{}e odvojena ili tabulatorima ili zarezima.

Odvajanja Polja odvojena tabulatorom nazivaju se Tab-Delimited, a polja odvojena zarezom nazivaju se Comma-Delimited.

Ako uvozite podatke iz tekstualne datoteke, slijedite korake s po~etka vje`be, ispod podnaslova “Uvoz podataka iz drugih programa”. Kada se otvori Import Text Wizard, slijedite naredne korake:

1. U prvom prozoru Import Text Wizarda odaberite opciju

Delimited ako tekstualna datoteka ima odvajatelje, kao {to su zarezi ili tabulatori, koji odvajaju polja. Ako nema, morate se osloniti na razmake pa odaberite opciju Fixed Width. Kliknite Next.

217

218

29. VJE@BA

Opcija Fixed Width Ova je opcija za tekstualne datoteke gdje su polja pode{ena u stupce pritiskom na razmaknicu. Primjerice, ako je svako polje {irine 20 razmaka, a odre|eni unos sloga zauzima 10 znakova, zna~i da do sljede}eg unosa ima 10 razmaka.

2. Ako ste odabrali opciju Delimited, bit }ete upitani da odaberete znak odvajanja. Va{ izbor mo`e biti Tab, Semicolon, Comma, Space ili Other (slika 29.4). U okvir za tekst Other mo`ete utipkati bilo koji znak.

SLIKA 29.4 Odaberite znak odvajanja i pogledajte da li je Access ispravno slo`io tekst u odgovaraju}e stupce. 3. Ako prvi redak sadr`i imena polja, potvrdite opciju First Row Contains Field Names.

4. Kliknite Next. 5. Bit }ete upitani `elite li informaciju spremiti u novu ili postoje}u tablicu. Kliknite gumb In A New Table ako informaciju `elite spremiti u novu tablicu ili gumb In An Existing Table i iz padaju}eg popisa odaberite ve} postoje}u tablicu. Kliknite Next.

6. Ako `elite, u okviru Field Options mo`ete promijeniti imena polja za svako polje. Unesite promjene i kliknite Next.

UVOZ

I IZVOZ PODATAKA

7. @elite li da Access stvori novo polje primarnog klju~a, kliknite

opciju Let Access add Primary Key ili podesite jedno od postoje}ih polja kao polje primarnog klju~a ili odaberite opciju No Primary Key. Kliknite Next.

8. Unesite ime pod kojim `elite spremiti tablicu i kliknite Finish. Tablica se prikazuje na kartici Tables.

IZVOZ

PODATAKA U DRUGE PROGRAME

Cijelu Accessovu bazu podataka ne mo`ete izvoziti u druge programe. To je stoga {to Accessove baze podataka nisu jedna datoteka – mdb datoteka uklju~uje razli~ite objekte baze podataka (kao {to su tablice, forme, upiti, izvje{taji i makroi) koje nije jednostavno prebaciti u drugi program. Osim toga, `elite li izvoziti podatke, zapravo `elite izvoziti tablicu. Tablica u Accessu sadr`i sve va{e podatke. Slijedite naredne korake kako biste izvozili tablicu:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i `eljenu tablicu. 2. Kliknite karticu Tables i ozna~ite bazu podataka koju `elite uvoziti.

3. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export Table. 4. Ako `elite, odaberite neki drugi pogon ili mapu. 5. Otvorite padaju}i popis Save As Type i odaberite vrstu datoteke (slika 29.5).

6. U okvir za tekst File Name utipkajte ime kako biste stvorili novu datoteku u koju }ete spremati.

7. Kliknite gumb Save. Access sprema tablicu u odre|enom formatu.

219

220

29. VJE@BA

SLIKA 29.5

Izvezite tablicu spremaju}i je u razli~iti format.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako uvoziti i izvoziti podatke. U sljede}oj i posljednjoj vje`bi nau~it }ete kako pohraniti sigurnosnu kopiju va{e datoteke podataka kako ne biste ostali bez nje ako do|e do problema s ra~unalom.