06 - Spremanje, Zatvaranje I Otvaranje Baze Podataka

6. Vje`ba

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i zagubljenu datoteku baze podataka.

SPREMANJE

BAZE PODATAKA

Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{ rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali. Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka. Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta, Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene `elite spremiti, kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.)

SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene.

42

6. VJE@BA

Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu dostupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export postaju dostupne. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tablicu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na primjer, Excel).

Upotreba tablica u ostalim programima @elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili drugu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u naredbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite `eljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit, Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opcije uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture s podacima. Tako|er, mo`ete odabrati i append podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgovaraju polja.

ZATVARANJE

BAZE PODATAKA

Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upotrebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se zatvoriti zajedno s programom. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2): l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem lijevom kutu) baze podataka. l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze podataka. l Odaberite File, Close. l Pritisnite tipke Ctrl+F4. l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan). l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili trenutnu bazu podataka i otvorili novu.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Odaberite Close u izborniku File.

Kliknite.

SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka. Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podataka? Naravno da mo`ete. Zapravo, mo`ete otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati podatke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit }ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite sve nepotrebne datoteke.

OTVARANJE

BAZE PODATAKA

Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete `eljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve} stvorili.

43

44

6. VJE@BA

Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake:

1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili.

2. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati. @elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu, odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently Used Files na kartici General okvira za dialog Options (Tools, Options).

Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne korake:

1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3).

SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze podataka. 2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promijenite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Promjena pogona ili mapa”.

3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa 2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir (uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only, Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only. Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclusive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi podataka dok je vi dr`ite otvorenu, a opcija Open Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u bazi podataka.

PROMJENA

POGONA ILI MAPE

Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dijalog Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja. Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate datoteku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open. Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju `elite otvoriti.

SLIKA 6.4 pogon.

Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali

45

46

6. VJE@BA

Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju `elite odabrati. Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okvirima za dijalog Save As i Open.

TABLICA 6.1 GUMBI ZA DIJALOG WINDOWSA 95 KONTROLA

PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA

NAMJENA

Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu, ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan. Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikazana u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna baza podataka spremljena). Otvara Internet Explorer kako biste datoteku mogli potra`iti na Webu. Bri{e odabranu datoteku. Stvara novu mapu. Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke (List, Details, Properties i Preview) kao i podizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datumu. Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotrijebiti za odabranu datoteku (Find, Delete, Rename itd.).

Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape spremiti datoteke ili pre~ice datotekama: l

Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji se nalazi u izborniku Windows Start.

SPREMANJE,

l

l

l

l

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz mapa koje ste mo`da pretra`ivali. Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.) Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu Favorites. Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu.

PRONALA@ENJE

DATOTEKE BAZE

PODATAKA

Ako imate problema u pronala`enju datoteke, Access }e vam pomo}i. Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku:

1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog Open.

2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild Cards.

Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotrijebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica (*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na primjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P, mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao sve datoteke koje po~inju tim slovom.

3. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke.

4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i

odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).

47

48

6. VJE@BA

SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste odabrali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti. 5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite podru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika: l

l

l

Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:\WINDOWS). Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogonu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon. Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka, u padaju}em popisu Look in odaberite My Computer.

6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije, potvrdite je.

7. Ako `elite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e: a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao {to je File name ili Creation date. b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{ odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali. c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost. Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na primjer, ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John Smith, utipkajte John Smith.

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA

d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili pojavljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match this criteria.

8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima tra`enja, ako neka postoji.

9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~arobnjaka (Table Wizard).

49