19 - Sortiranje,indeksiranje I Filtriranje Podataka

19. Vje`ba

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatke uz pomo} sortiranja i filtriranja te kako ubrzati pronala`enje putem indeksiranja.

PRONALA@ENJE

I ORGANIZIRANJE

PODATAKA

Access sadr`i mnogo na~ina za pronala`enje i organiziranje podataka, a svaki je dobar za odre|enu situaciju. Kao {to ste nau~ili u 17. vje`bi opcija Find and Replace je odli~na ako radite s individualnim slogovima – primjerice kada je potrebno brzo prona}i slog Mr. Smith. Ova vje`ba obja{njava ostale na~ine pronala`enja onoga {to trebate.

SORTIRANJE

PODATAKA

Slogove ste u bazu podataka unijeli nekim logi~nim slijedom, ali je ponekad potrebno slo`iti ih nekim drugim redom. Na primjer, ako ste pse unijeli redom njihovih registracijskih brojeva, mo`da }ete kasnije `eljeti pregledati popis prema datumima ro|enja od najstarijeg prema najmla|em. Naredba Sort je najbolje rje{enje ovog problema. Uz pomo} naredbe Sort slogove mo`ete slo`iti redom kojim `elite. Sortirati podatke mo`ete uzlazno (A do Z, 1-10) ili silazno (Z do A, 10-1).

Koji prikaz? Sortiranje mo`ete uraditi u prikazu Form ili Datasheet, no prikaz Datasheet je ne{to bolji jer prikazuje vi{e slogova u isto vrijeme.

142

19. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste sortirali slogove:

1. Kliknite bilo gdje u polje gdje `elite sortirati. 2. Kliknite gumb Sort Ascending ili Sort Descending na alatnoj tra-

ci. Ili, ako vam je lak{e, odaberite Records, Sort i tada odaberite Ascending ili Descending. Slika 19.1 prikazuje tablicu pasa sortiranu pomo}u opcije Ascending prema datumima ro|enja.

3. Da biste se vratili na ve} odre|eni red, odaberite Records, Remove Filter/Sort.

SLIKA 19.1 Access je sortirao ovu tablicu Ascending redom u stupcu Birthdate. [to je ve} odre|eni red? Ako odredite polje primarnog klju~a pri stvaranju baze podataka (7. vje`ba), slogovi su sortirani uzlazno u odnosu na to polje. U taj red }ete se vratiti kada poni{tite sortiranje (3. korak). Ako spremite stranicu podataka bez poni{tenja sortiranja, red sortiranja postaje dio objekta.

SORTIRANJE,

FILTRIRANJE

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

PODATAKA

Uz pomo} ove opcije mo`ete sakriti podatke koje ne trebate kako biste vidjeli samo neke s kojima `elite raditi. Filtriranje trenutno skriva odre|eni broj slogova ovisno o uvjetu koji odaberete.

Filtriranje nasuprot upitima Upiti tako|er skrivaju slogove, {to }ete nau~iti u 20. vje`bi, ali je filtriranje br`e i jednostavnije. No zapamtite da filtriranje nije mogu}e spremiti kao odvojeni objekt za kasniju upotrebu. (Kasnije u vje`bi }ete nau~iti da je mogu}e filtriranje spremiti kao upit.)

Filtriranje mo`ete pridijeliti na tri na~ina: Filter by Selection (ili Filter Excluding Selection), Filter by Form ili Advanced Filter/Sort. Prve dvije opcije su naj~e{}e upotrebljavane, pa }emo se stoga njima i pozabaviti u ovoj knjizi. Tre}a opcija je za naprednije korisnike Accessa.

Sortiranje i filtriranje Niti jedna opcija koju }ete nau~iti u ovoj vje`bi ne dozvoljava istovremeno sortiranje i filtriranje podataka. Vrlo je lako sortirati filtrirane podatke sa znanjem iz prethodnog odlomka.

OPCIJA FILTER

BY

SELECTION

Ova opcija je najlak{a metoda filtriranja, no prije njezine upotrebe potrebno je odrediti vrijednost prema kojoj }e se slogovi filtrirati. Na primjer, ako `elite prona}i sve pse koji su zaradili naziv CD (Companion Dog), najprije morate prona}i slogove koji sadr`e `eljeni uvjet. Tada }ete filtriranje zasnovati na tom slogu.

143

144

19. VJE@BA

Slijedite naredne korake kako biste slogove filtrirali prema odabiru:

1. U polju prona|ite odre|enu vrijednost koju `elite da sadr`e svi filtrirani slogovi.

2. Odaberite vrijednost: l

l

l

Odaberite cijeli unos polja ako `elite prona}i sve slogove kojima je vrijednost polja identi~na odabranoj vrijednosti. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju prvim znakom ako `elite prona}i sve slogove ~ija polja zapo~inju odre|enom vrijednosti. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju nakon prvog znaka ako `elite prona}i polja koja sadr`e odabranu vrijednost bilo gdje u polju.

3. Kliknite gumb Filter by Selection na alatnoj traci ili odaberite Records, Filter, Filter by Selection. Prikazuju se slogovi koji odgovaraju postavljenom uvjetu.

Slika 19.2 prikazuje filtriranu tablicu Dogs koja prikazuje samo pse s nazivom CD. Access filtrira tablicu prema ovom stupcu.

SLIKA 19.2 Samo slogovi koji odgovaraju uvjetu prikazani su na zaslonu. Filtriranje uz vi{e uvjeta S opcijom Filter by Selection mo`ete filtrirati slogove samo s jednim uvjetom, no nakon uspje{nog rada i filtriranja preostale slogove ponovno mo`ete filtrirati po nekom drugom uvjetu.

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

Filtrirati slogove mo`ete i po poljima koja ne sadr`e odre|enu vrijednost. Slijedite iste korake, no u 3. koraku odberite Records, Filter, Filter Excluding Selection. Filtriranje mo`ete otkazati klikom na gumb Toggle Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort.

OPCIJA FILTER

BY

FORM

Ova je opcija mnogo sna`nija od prethodne. Uz pomo} ove opcije mo`ete filtrirati slogove prema vi{e uvjeta istovremeno. Tako|er mo`ete podesiti filtriranje “or” kako biste prona{li slogove koji odgovaraju jednom od odre|enih uvjeta. Unijeti mo`ete i logi~no obja{njenje (kao {to je “vi{e od odre|ene vrijednosti”). Slijedite naredne korake kako biste filtrirali slogove po formi:

1. U prikazu Datasheet ili Form kliknite gumb Filter by Form na

alatnoj traci ili odaberite Records, Filterr, Filter by Form. Prikazuje se prazna forma koja sadr`i praznu stranicu podataka i jedan redak sloga.

2. Kliknite u polje gdje `elite podesiti uvjet. Prikazuje se strelica za padaju}i popis. Kliknite strelicu kako biste prikazali popis i odaberite vrijednost iz popisa. Ili, ako `elite, utipkajte vrijednost izravno u polje.

3. Unesite koliko `elite uvjeta u razli~ita polja. Slika 19.3 prikazuje dva uvjeta, uklju~uju}i upotrebu oznake “manje od”, matemati~ki operator (obja{njenje u 20. vje`bi). Kliknite kako biste stvorili uvjet “or”.

SLIKA 19.3 Ovaj upit pronalazi sve pse ro|ene prije 1/1/93 i imaju naziv CD (Companion Dog).

145

146

19. VJE@BA

4. Ako `elite podesiti uvjet “or”, kliknite na jaha~a kartice Or na

dnu prozora i unesite alternativni uvjet. (Primijetite da se sljede}a kartica Or prikazuje kada prvu popunite kako biste mogli unijeti vi{e uvjeta “or”.)

5. Nakon {to ste unijeli `eljene uvjete kliknite gumb Apply Filter na alatnoj traci. Prikazuju se va{i filtrirani podaci.

Kao i kod opcije Filter by Selection i ovdje mo`ete ukloniti filtriranje klikom na gumb Remove Filter ili odabirom Records, Remove Filter/Sort.

SPREMANJE

FILTRIRANIH PODATAKA KAO UPITA

Filtriranje je prikladna alternativa za stvaranje jednostavnog upita od samog po~etka. Filtriranje mo`ete spremiti kao upit i kasnije kada je potrebno upotrijebiti ga kao upit. Ovako spremljeno filtriranje uvijek je prikazano u popisu Queries u prozoru Database. (Vi{e o upitima nau~it }ete u 20. vje`bi.) Slijedite naredne korake kako biste filtriranje spremili kao upit:

1. Prika`ite filtriranje u prikazu Filter by Form. 2. Odaberite File, Save As Query ili kliknite gumb Save as Query na alatnoj traci. Access postavlja pitanje o imenu upita.

3. Utipkajte ime i kliknite OK. Access sprema filtriranje.

STVARANJE

INDEKSA

Indeksiranje ubrzava pronala`enje stvaranjem kataloga sadr`aja odre|enog polja. Polje primarnog klju~a je automatski indeksirano. Ako ~esto pronalazite, sortirate ilil filtrirate prema nekom drugom polju, mo`da }ete `eljeti stvoriti indeks za to polje.

Samo odre|ene vrste polja Nije mogu}e indeksirati polja ~ija vrsta podataka je Memo, Hyperlink ili OLE Object.

SORTIRANJE,

INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA

Slijedite naredne korake kako biste indeksirali polje:

1. Otvorite tablicu u prikazu Design. 2. Odaberite polje koje `elite indeksirati. 3. U kartici General kliknite polje Indexed. 4. Iz padaju}eg popisa polja Indexed odaberite opciju Yes

(Duplicates OK) ili opciju Yes (No Duplicates). Koju }ete opciju potvrditi ovisi o tome je li sadr`aj tog polja jedinstven za svaki slog ili nije (slika 19.4).

SLIKA 19.4 Da biste indeksirali polje, podesite njegovu vrijednost Indexed u jednu od ponu|enih opcija. 5. Zatvorite prikaz Design. 6. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene, kliknite Yes. S indeksom ne mo`ete uraditi ni{ta posebno. Indeks zapravo nije objekt poput tablice, baze podataka ili upita. Indeksiranje radi iza scene kako bi ubrzao pronala`enje, no neovisnih funkcija nema. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati, filtrirati i indeksirati bazu podataka. U sljede}oj }ete vje`bi zapo~eti u~enje o upitima koji su sofisticiraniji na~in izoliranja i organiziranja informacija.

147