28 - Dijeljenje Baze Podataka S Drugim Korisnicima

28. Vje`ba

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako podijeliti podatke s drugim korisnicima, a ujedno sa~uvati sigurnost va{ih podataka.

ZA[TO

DIJELITI PODATKE?

Vjerojatno niste stvorili bazu podataka za osobnu upotrebu, ve} ste je vjerojatno namijenili kao alatku cijelom timu stru~njaka ili ~ak i cijeloj tvrtki. Mnogi }e ljudi imati pristup va{im podacima. No svakako ne `elite podatke izlo`iti drugim korisnicima bez odre|ene za{tite. Ako ne za{titite svoje podatke, mo`e se desiti da odre|eni korisnici namjerno ili slu~ajno uni{te va{ kompletan rad. Sljede}a vje`ba }e vas nau~iti kako podijeliti podatke s drugi korisnicima, ali uz odre|enu za{titu.

OTVARANJE

BAZE PODATAKA U EKSKLUZIVNOM NA^INU RADA Za va{u bazu podataka mo`ete podesiti lozinku (pro~itajte sljede}i odlomak) ako je ona otvorena u dijeljenom na~inu rada. Ovaj na~in rada omogu}ava istovremeni rad vi{e korisnika u mre`i na istoj bazi podataka. Prema izvornoj postavci baze podataka se otvaraju u dijeljenom na~inu rada, ali ako `elite bazu podataka mo`ete otvoriti i u ekskluzivnom na~inu rada – odabirom opcije Exclusive u okviru za dijalog Open pri otvaranju datoteke.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Slijedite naredne korake kako biste podesili da se sve baze podataka otvaraju izravno u ekskluzivnom na~inu rada:

1. Odaberite Tools, Options. Prikazuje se okvir za dijalog Options. 2. Kliknite jaha~a kartice Advanced. 3. U podru~ju Default Open Mode kliknite opciju Exclusive. 4. Kliknite OK. Za{to nije ekskluzivan na~in rada? Ako nakon pode{enja u opciju Exclusive ponovno `elite otvoriti bazu podataka, svakako upotrijebite naredbu File, Open. Ne odabirite bazu podataka iz donjeg dijela izbornika File. Za{to? Kada bazu podataka otvarate putem njenog imena u izborniku File, ona se otvara prema ranijim pode{enjima. Prije nije bila pode{ena na ekskluzivni na~in rada pa ne}e biti ni sada.

PRIDJELJIVANJE

LOZINKE DATOTEKAMA

BAZE PODATAKA Najlak{i na~in u spre~avanju drugih ljudi, koji `ele unijeti promjene u bazu podataka, je pridjeljivanje lozinke bazi podataka. Oni koji ne znaju lozinku bit }e sprije~eni u otvaranju datoteke. Bazu podataka morate otvoriti u ekskluzivnom na~inu rada (pro~itajte prethodni odlomak) da biste bili u mogu}nosti pridijeliti lozinku.

PODE[ENJE

LOZINKE

Slijedite naredne korake kako biste podesili lozinku za bazu podataka:

1. Otvorite bazu podataka koju `elite za{tititi. 2. Odaberite Tools, Security, Set Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog Set Database Password.

3. U okvir za tekst Password unesite lozinku koju `elite upotrijebiti i tada istu lozinku unesite i u okvir za tekst Verify (slika 28.1). Kliknite OK.

205

206

28. VJE@BA

Znakovi koje utipkavate prikazuju se kao zvjezdice.

SLIKA 28.1 Lozinke su osjetljive na velika i mala slova – utipkajte je dva puta kako biste bili sigurni da je ispravna. Sljede}i puta kada budete `eljeli otvoriti bazu podataka, prikazat }e se okvir za dijalog u koji }ete morati unijeti lozinku. Utipkajte lozinku i kliknite OK.

UKLANJANJE

ILI PROMJENA LOZINKE

Promjena lozinke je proces u dvije faze. Najprije morate ukloniti staru, a nakon toga podesiti novu lozinku. Slijedite naredne korake kako biste staru lozinku uklonili, a zatim upotrijebite prethodne korake kako biste podesili novu:

1. Otvorite bazu podataka u ekskluzivnom na~inu rada. 2. Odaberite Tools, Security, Unset Database Password. Prikazuje se okvir za dijalog s pitanjem o trenutnoj lozinki.

3. Unesite trenutnu lozinku i kliknite OK. Na taj na~in ste lozinku uklonili iz baze podataka.

SIGURNOST NA RAZINI (SAMO ZA MRE@E)

KORISNIKA

Access je stvoren za rad vi{e korisnika pa stoga ima i jake opcije koje kontroliraju pristup bazama podataka. Te opcije nisu namijenjene za jedno ra~unalo ve} za ra~unala u mre`i. Upotrijebite Tools, Security, User and Group Accounts da biste stvorili profil korisnika ili grupa, a zatim Tools, Security, User and Group Permissions kako biste dali dozvolu za pristup svakom objektu u otvorenoj bazi podataka. Ako je potrebno, kontaktirajte svog mre`nog stru~njaka.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Tako|er mo`ete upotrijebiti i opciju User-Level Security Wizard, koja osigurava bazu podataka, zapravo je udvostru~uje i poma`e u pode{enju dozvole za radnu grupu. Da biste upotrijebili ovu opciju, odaberite Tools, Security, User-Level Security Wizard i slijedite upute na zaslonu. Slika 28.2 prikazuje jedan okvir za dijalog tog ~arobnjaka.

SLIKA 28.2 Opcija User-Level Security Wizard omogu}ava lagani na~in pode{enja kontrole pristupa.

SURADNJA

S DRUGIM KORISNICIMA NA BAZI PODATAKA Nekoliko je na~ina za suradnju na bazi podataka: l

l

l

U mre`i mo`ete dijeliti datoteke baze podataka spremaju}i ih na glavni svima dostupni pogon i mapu. Svaki korisnik ima pristup i mo`e unijeti promjene. Objekte baze podataka, kao {to je tablica, mo`ete poslati putem e-po{te i pridijeljenog dijela. Da biste to uradili, odaberite tablicu ili neki drugi objekt i tada odaberite File, Send To, Mail Recipient (as Attachment). Upotrijebiti mo`ete i opciju NetMeeting za odr`avanje online sastanaka.

207

208

28. VJE@BA

Promjena formata datoteke Kada putem e-po{te {aljete objekte baze podataka, oni mijenjaju format (u TXT ili RTF), pa korisnici mo`da ne}e primiti ispravne datoteke koje ste poslali. Prije slanja otvorite izvezenu datoteku kako biste vidjeli odgovara li ona originalu i isplati li se poslati je drugom korisniku.

Access 2000 omogu}ava upotrebu opcije Microsoft NetMeeting, alata za vo|enje sastanaka na mre`i. U ovim sastancima ostalim sudionicima mo`ete prikazati Accessove datoteke te u odvojenim prozorima porazgovarati o datotekama. Da biste zapo~eli sastanak pomo}u opcije NetMeeting, morate biti sigurni da je ova opcija instalirana na va{e ra~unalo, ali i na ra~unala ostalih sudionika sastanka. Tako|er svi istovremeno moraju imati pokrenutu ovu opciju. Tada odaberite Tools, Online Collaboration, Meet Now. Nakon toga upotrijebite okvir za dijalog Call kako biste odre|ene suradnike pozvali na sastanak.

STVARANJE

MDE DATOTEKE

Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata. Kada krajnji korisnici unose podatke u datoteku baze podataka, pregledavaju informacije pomo}u upita koji ste stvorili ili ispisuju izvje{taj, ne trebaju pristup alatima za promjenu stvorenih objekata. Sve {to im treba je pristup podacima prikazanim u kontrolama. U stvari bolje je da krajnji korisnici nemaju pristup prikazu Design kako ne bi mogli promijeniti izgled baze podataka.

Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Korisnici mogu otvoriti, mijenjati pa ~ak i brisati podatke, ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Kada stvarate mde datoteku iz datoteke baze podataka, zapravo stvarate reduciranu verziju baze podataka. Ova verzija izgleda potpuno isto kao original, ali ne postoji pristup kontrolama za dizajn. Korisnici ovih datoteka mogu upotrijebiti sve forme, tablice, itd. ali ih ne mogu prikazati i mijenjati u prikazu Design. Tako|er ne mogu stvarati nove forme ili izvje{taje. Na ovaj na~in ne posti`ete samo sigurnosti ve} se s bazom podataka lak{e radi.

Nema povratka Budite sigurni da struktura objekata baze podataka izgleda to~no kako ste `eljeli prije stvaranja mde datoteke. Ako `elite promijeniti izgled formi, izvje{taja ili tablica spremljenih kao mde datoteke, prvo morate otvoriti originalnu bazu podataka, uraditi promjene i ponovno ih spremiti kao mde datoteke. Bilo koji unos podataka u mde datoteci mora biti ponovno spremljen u novu mde datoteku.

Slijedite naredne korake kako biste datoteku baze podataka spremili kao mde datoteku:

1. Otvorite bazu podataka koju `elite spremiti u mde datoteku. 2. Odaberite Tools, Database Utilities, Make MDE File. Prikazuje se okvir za dijalog Save MDE As. (Isti kao i obi~ni Save As okvir za dijalog.)

3. U okvir za tekst File Name unesite ime za mde datoteku i kliknite Make MDE File.

Da biste otvorili i upotrijebili mde datoteku, slijedite istu proceduru koju ste nau~ili u 6. vje`bi (File, Open), jedino {to u padaju}em popisu Files of Type odaberite MDE Files (*.mde).

209

210

28. VJE@BA

[IFRIRANJE

BAZE PODATAKA

[ifriranje “promije{a” sadr`aj baze podataka tako da je ona potpuno ne~itljiva, ~ak i za uslu`ne programe kojima bi neki stru~njak poku{ao ~itati bazu podataka izvan Accessa. Ako mislite da za{tita pomo}u lozinke nije dovoljna, mo`ete {ifrirati bazu podataka kako biste je dodatno za{titili. Prije sljede}e upotrebe bazu podataka }ete morati de{ifrirati.

Oprez [ifriranje spre~ava samo ljude koji koriste druge programe. Korisnici Accessa }e i dalje mo}i otvarati i mijenjati objekte baze podataka (ako nije za{ti}ena).

Samo vlasnik Ako radite s dijeljenim datotekama, kao {to je slu~aj u mre`i, mo`da }ete imati pristup datotekama koje niste stvorili. Zapamtite, samo osoba koja je stvorila datoteku baze podataka mo`e je {ifrirati.

Slijedite naredne korake kako biste {ifrirali bazu podataka:

1. Zatvorite sve baze podataka (ali ostavite otvorenim Access). Ovo je vrlo va`no, ne mo`ete {ifrirati otvorenu bazu podataka.

2. Odaberite Tools, Security, Encrypt/Database. 3. U okviru za dijalog Encrypt/Decrypt Database odaberite datoteku baze podataka koju `elite {ifrirati. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Open.) Kliknite OK.

4. U okviru za dijalog Encrypt As utipkajte novo ime za {ifriranu

datoteku. Original ostaje netaknut. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Save As.) Kliknite Save.

[ifriranje stvara novu kopiju baze podataka, a stara (originalna) ostaje i dalje dostupna. Nakon {ifriranja morat }ete upotrijebiti Windows Explorer kako biste prona{li i izbrisali originalnu datoteku baze podataka na kojoj je zasnovana {ifrirana kopija.

DIJELJENJE

BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA

Da biste de{ifrirali bazu podataka, ponovite korake, a u 2. koraku odaberite Tools, Security, Decrypt. U 4. koraku okvir za dijalog se naziva Decrypt As, ali je procedura ista.

ZA[TITA

PODATAKA U FORMI

Ako `elite, mo`ete za{tititi pojedine kontrole u formi. Primjerice, mo`ete za{tititi polje AKC Registration # u bazi podataka pasa, kako ne bi do{lo do ne`eljenih promjena, odnosno pretipkavanja va`nih brojeva. Slijedite naredne korake kako biste za{titili polje prikazano u kontroli forme:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite opciju Properties.

3. Kliknite jaha~a kartice Data. 4. Promijenite svojstvo Locked u Yes (slika 28.3). 5. Zatvorite stranicu svojstava.

SLIKA 28.3

Za{itite pojedinu kontrolu u formi.

Za{tititi mo`ete i cijelu formu od promjena i u~initi je samo za ~itanje i pregledavanje. Primjerice, slijedite naredne korake kako biste formu za{titili od nezadovoljnih zaposlenika koji mogu imati pristup va{oj formi:

1. Otvorite formu u prikazu Form Design. 2. Kliknite kvadrati} u sjeci{tu dvaju ravnala (gornji lijevi kut) kako biste odabrali cijelu formu.

211

212

28. VJE@BA

3. Odaberite View, Properties. 4. Odaberite karticu Data. Da biste sprije~ili promjene u trenutnim slogovima, podesite opciju Allow Edits u No (slika 28.4).

5. Da biste sprije~ili brisanje trenutnih slogova, podesite opciju Allow Deletions u No.

6. Da biste sprije~ili dodavanje slogova, podesite opciju Allow Additions u No.

7. Zatvorite stranicu svojstava. Kliknite kako biste odabrali cijelu formu.

SLIKA 28.4

Podesite opciju Allow Edits u No.

Kontrole ure|ivanja za cijelu formu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili nekoliko na~ina za dijeljenje baze podataka s drugim korisnicima. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uvoziti i izvoziti podatke.