05 - Stvaranje Nove Baze Podataka

5. Vje`ba

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim tablicama, izvje{tajima i formama.

ODABIRANJE

DOBROG NA^INA ZA STVARANJE BAZE PODATAKA

Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te elemente.

^arobnjak za stvaranje baze podataka Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su zapravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.)

Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe. Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, br`e je upotrijebiti ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove. (Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis ~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u `urbi, upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena. No, ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje, mo`ete stvoriti praznu bazu podataka.

STVARANJE

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

PRAZNE BAZE PODATAKA

Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stvarate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake:

1. Kliknite opciju Blank Access database. 2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database. 3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka.

SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka. Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napustite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stvaranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti sljede}e korake:

1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2).

2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i prikazuje se okvir za dijalog File New Database.

3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka

(ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju u mapu My Documents.

35

36

5. VJE@BA

SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije stvaranja razli~itih vrsta baza podataka. U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3).

SLIKA 5.3

Prozor nove baze podataka.

Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja razli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite (20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je Create table u prikazu Design) nisu neophodne – da biste jednostavno stvorili objekt baze podataka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice odabirom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju New object shortcuts.

STAVARANJE

BAZE PODATAKA POMO]U ^AROBNJAKA Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice, forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka, jedino trebate odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne korake:

1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za

dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards, pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir za dijalog New.

2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnjaka.

3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {tapi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management.

4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite, kliknite OK. Prikazuje se okvir za dijalog File New Database.

5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi.

6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.

37

38

5. VJE@BA

Polja u ozna~enoj tablici. Polja Optional (nako{eno pismo).

SLIKA 5.4

^arobnjak automatski stvara tablice i polja.

7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana

su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, postavite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite se, to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja mo`ete isklju~iti osim polja Optional, ali mo`ete izbrisati tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9. vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele tablice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvatljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka. Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno. 8. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite. U popisu kliknite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite Next.

9. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite

na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada odaberete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrijebljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte pozadinu ovisno o va{em pisa~u.

10. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka.

Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5). Kliknite kako biste uklju~ili sliku.

Klikom na ovaj gumb mo`ete pregledati izbor slika.

Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potrebno odaberite sliku za logotip tvrtke. 11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na primjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike (ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka.

12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. ^arobnjak stvara bazu podataka. (Mo`e potrajati nekoliko minuta.)

Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switchboard (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i Switchboard.

39

40

5. VJE@BA

SLIKA 5.6

Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.

Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim programima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom podataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switcboardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor Main Switchboard.

Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvaranje Switchboarda svaki put kad otorite bazu podataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite padaju}i popis Display Form i odaberite [None]. Kliknite OK. Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova. Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene. Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni. Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli, mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da unesete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.