22 - Prilagodjavanje Upita

22. Vje`ba

PRILAGO\AVANJE UPITA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati rezultate upita uklju~uju}i skrivanje polja u upitu i dodavanje prora~unskog polja.

SORTIRANJE

POLJA U UPITU

Ve} ste vidjeli da mo`ete sortirati slogove u tablici pomo}u naredbe Records, Sort ili gumba Sort koji se nalazi na alatnoj traci. Va{i rezultati upita bit }e prikazani u formatu tablice i mo}i }ete ih sortirati na isti na~in. U prikazu Query Design mo}i }ete odrediti djelomi~no sortiranje tako da sortiranje pokrenete automatski s upitom. Slijedite naredne korake kako biste to uradili:

1. Kliknite u redak Sort polja koje `elite sortirati. Prikazuje se gumb padaju}eg popisa.

2. Otvorite padaju}i popis i odaberite opciju Ascending ili opciju Descending (slika 22.1).

Kasnije kada budete `eljeli otkazati sortiranje za odre|eno polje, ponovite prethodne korake, ali u popisu odaberite (not sorted). O vi{e informacija o sortiranju ponovno pro~itajte 19. vje`bu.

PRILAGO\AVANJE

UPITA

Odaberite na~in sortiranja.

SLIKA 22.1 Odaberite opciju Ascending ili Descending kako biste sortirali slogove za odre|eno polje. Sortiranje vi{e polja Ako odaberete niz sortiranja za vi{e od jednog polja u upitu, Access }e ih sortirati s lijeva prema desno po~ev{i od prvog polja s lijeve strane u prozoru Query Design.

Sortiranje prema skrivenom polju Ako `elite sortirati slogove prema polju koje nije dio upita, najprije uklju~ite to polje u upit i tada uklonite oznaku potvrde iz retka Show kako biste polje sakrili (obja{njenje u sljede}em odlomku).

PRIKAZIVANJE

ILI SKRIVANJE POLJA

Neka polja su uklju~ena samo zato da biste mogli uraditi sortiranje ili filtriranje na osnovu tih polja. Ponekad ne}ete biti zainteresirani da ta polja vidite u rezultatima upita. Na primjer, mo`da }ete `eljeti limitirati upit na sve pse ro|ene prije 8/5/93, ali ne}ete `eljeti prikazati datum ro|enja svakog psa u upitu.

163

164

22. VJE@BA

Da biste isklju~ili polje iz prikazivanja u rezultatima upita, uklonite oznaku potvrde u retku Show (slika 22.2). Da biste polje ponovno uklju~ili, kliknite u okvir za potvrdu. Okvir za potvrdu Show

SLIKA 22.2 Koja polja }e se prikazati u rezultatima upita kontrolirate pomo}u okvira za potvrdu Show u svakom stupcu.

DODAVANJE

PRORA^UNSKOG POLJA

Prora~unska polja su korisna kada `elite izra~unati vrijednosti u bazi podataka tako da uradite neku matemati~ku operaciju za sadr`aj jednog ili vi{e polja. Na primjer, mo`da }ete `eljeti izra~unati 5 posto poreza na osnovi cijene svakog elementa prodaje. Ili, u primjeru pasa, izra~unati trenutnu starost svakog psa u odnosu datuma ro|enja i trenutnog datuma. Slijedite naredne korake kako biste dodali prora~unsko polje, kao {to je polje koje izra~unava porez:

1. Otvorite upit u prikazu Design. 2. U prazan stupac utipkajte izraz u redak Field. Ako izraz uklju~uje ime polja, postavite uglatu zagradu oko imena. Na primjer, `elite li pove}ati vrijednost polja Price za .05 utipkajte [Price]*.05.

PRILAGO\AVANJE

UPITA

Expression Builder Da biste upotrijebili funkcije (iste kao u Excelu) u izra~unu, kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvorili prozor Expression Builder. Iz prikazanog prozora odaberite funkcije, konstante, operatore ili neke druge elemente. O vi{e informacija pro~itajte Accessov Help sustav.

3. Pritisnite Enter kako biste se pomaknuli u sljede}u }eliju. Access automatski dodaje ime za izraz, kao {to je Expr1. Na primjer, izraz }e sada izgledati Expr1:[Price]*.05.

4. Kliknite ponovno u }eliju i ozna~ite ime izraza (na primjer, Expr1).

5. Utipkajte vi{e opisno ime kao {to je Tax. Pogledajmo sljede}i primjer – izra~unavanje starosti svakog psa u bazi podataka pasa. Ovo je slo`eniji izraz jer uklju~uje upotrebu ugra|ene funkcije: Now () - [Birthdate]/365. Ova formula oduzima vrijednost polja Birthdate od dana{njeg datuma i tada rezultat (u danima) dijeli s 365 kako bi vam dala broj godina. Da biste ovu formulu podesili upotrebom opcije Expression Builder, slijedite naredne korake:

1. Kliknite u prazan stupac }elije Field. 2. Kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvorili Expression Buildera.

3. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite gumb Functions kako biste prikazali funkcije. Tada kliknite opciju Build-In Functions. Kategorije funkcija prikazuju se u popisu u sredini.

4. U popisu kliknite Date/Time. 5. U desnom panou kliknite Now. 6. Kliknite gumb Paste i na taj na~in ulijepite funkciju u popis Expression na vrh prozora (slika 22.3).

165

166

22. VJE@BA

Ulijepljeni elementi prikazuju se u popisu Expression

Kliknite Paste kako biste odabrali funkciju

Odaberite funkciju

SLIKA 22.3

Zapo~nite izraz uljepljivanjem funkcije

Now ().

7. Utipkajte crticu ili kliknite gumb oznake minusa (–). 8. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite mapu Tables i kliknite ime tablice koja sadr`i polje (primjerice, Dogs).

9. U srednjem popisu odaberite polje koje `elite upotrijebiti. 10. Kliknite gumb Paste kako biste polje dodali u izraz. 11. Utipkajte / ili kliknite gumb /. (Zna~i “podijeli”). 12. Utipkajte 365. 13. U izrazu utipkajte obi~ne zagrade oko dijela koji oduzima datum ro|enja od trenutnog datuma. Va{a formula }e sada izgledati ovako: (Now () [Dogs] ! [Birthdate])/365

Redoslijed matemati~kih operacija U izrazu, mno`enje i dijeljenje imaju prednost pri izra~unavanju pred oduzimanjem i zbrajanjem. Stoga da biste bili sigurni u to~nost izra~una, 13. korak je vrlo va`an.

PRILAGO\AVANJE

UPITA

14. Kliknite OK kako biste zatvorili Expression Buildera. 15. Kliknite u izraz kako biste postavili to~ku umetanja u njega i tada uredite tako da Expr1 promijenite u Age. Na ovaj na~in polje ima logi~nije ime.

16. Kliknite desnom tipkom mi{a na izraz i izaberite Properties. 17. Na kartici General otvorite padaju}i popis Format i odaberite opciju Fixed.

18. U polje Decimal Places utipkajte 0 (slika 22.4).

SLIKA 22.4 Podesite novo polje za odre|eni broj decimalnih mjesta i podesite taj broj na nulu. 19. Zatvorite stranicu svojstava. 20. Pokrenite upit kako biste provjerili svoj rad. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati slogove u upitu, te kako isklju~iti odre|ena polja iz prikaza rezultata upita. Tako|er, nau~ili ste kako u upit umetnuti prora~unsko polje. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti jednostavan izvje{taj dobrog izgleda koji je prikladan za ispis i predaju drugima.

167