24 - Prilagodjavanje Izvjestaja

24. Vje`ba

PRILAGO\AVA-

NJE IZVJE[TAJA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design kako biste svoj izvje{taj u~inili {to privla~nijim.

PROMJENA

POSTOJE]IH IZVJE[TAJA

Kada zavr{ite pregled upravo stvorenog izvje{taja, zatvorite prozor Print Preview kako biste zatvorili i izvje{taj ili prije|ite u Design View iz izbornika View. Ako se kasnije `elite ponovno vratiti u prikaz Report Design, slijedite naredne korake u prozoru Database:

1. U prozoru baze podataka kliknite podru~je Reports. 2. Kliknite izvje{taj koji `elite mijenjati. 3. Kliknite gumb Design. Izvje{taj se prikazuje u prikazu Design, kao {to je prikazano na slici 24.1.

Kao {to vidite na slici 24.1 podru~je Report Header prikazuje naslov izvje{taja dok Page Header prikazuje oznake stupaca u izvje{taju. Podru~je Detail popisuje polja koja ste odabrali za ispis, a podru~je Page Footer sadr`i formulu za ispis trenutnog datuma i vremena. Prikaz Report Design vam se vjerojatno ~ini poznatim, vrlo je sli~an prikazu Form Design. Gotovo sve {to ste nau~ili o ure|ivanju formi u 15. i 17. vje`bi mo`ete primijeniti i na ure|ivanje izvje{taja. Kao i prikaz Form Design tako i Report Design sadr`i okvir za alate s naj~e{}im alatkama za ure|ivanje u koji mo`ete dodavati sve specijalne elemente koje ste nau~ili u 16. vje`bi.

176

24. VJE@BA

SLIKA 24.1 Prikaz izvje{taja stvorenog u prethodnoj vje`bi u prikazu Report Design. Gumbi za naredbe u izvje{taju Access omogu}ava postavljanje bilo koje vrste kontrole u izvje{taj, ~ak i one koje izgledaju silly, primjerice gumbi za naredbu ili kombinirani okviri. Najbolje je da se dr`ite okvira za tekst, oznaka i grafika u izvje{taju.

RAD

S KONTROLAMA U IZVJE[TAJU

Rad s kontrolama u izvje{taju u prikazu Report Design potpuno je jednak radu s kontrolama u prikazu Form Design. @elite li obnoviti znanje, vratite se na 15. vje`bu ili slijedite kratki pregled: l

Odabiranje kontrola. Kao i u prikazu Form Design kliknite na kontrolu u izvje{taju kako biste je odabrali. Hvataljke odabira (kvadrati}i u kutevima) prikazuju se oko kontrole. O vi{e detalja pro~itajte 15. vje`bu.

PRILAGO\AVANJE

l

IZVJE[TAJA

Pomicanje objekata. Da biste pomicali kontrolu, najprije je odaberite i zatim postavite pokaziva~ mi{a na rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u otvorenu crnu ruku. Tada kliknite i povucite kontrolu na novo mjesto.

Pomicanje kontrola izme|u podru~ja Bilo koji objekt mo`ete povu}u u drugo podru~je, no isto tako mo`ete kontrolu izrezati i ulijepiti je. Odaberite objekt i pritisnite Ctrl+X kako biste objekt izrezali, zatim kliknite naslov podru~ja gdje `elite objekt pomaknuti i pritisnite Ctrl+V kako biste ulijepili objekt u novo podru~je. Promjena veli~ine kontrola. Odaberite kontrolu i postavite pokaziva~ mi{a iznad hvataljki za odabir i povucite mi{em kako biste pove}ali/smanjili kontrolu. l Formatiranje okvira za tekst. Da biste odabrali pisma, upotrijebite padaju}e popise Font i Font Size na alatnoj traci. @elite li podesiti posebne efekte, upotrijebite gumbe Bold, Italic i Underline. Izvje{taju mo`ete dodavati slike i crte`e kao {to ste ih dodavali i formama. Vi{e o dodavanju slika i crte`a govorili smo u 17. vje`bi. l

Access na Webu Formama i izvje{tajima mo`ete pridjeljivati hiperveze za objekte {to }ete nau~iti u 27. vje`bi. Hiperveze nisu korisne pri ispisu, no ako spremate izvje{taj u Wordovom formatu hiperveza mo`e biti aktivna kada otvorite dokument u Wordu.

DODAVANJE

I UKLANJANJE KONTROLA

U bilo koje vrijeme mo`ete u izvje{taj dodavati vi{e kontrola. Slijedite naredne korake:

1. Ako ne vidite popis polja, odaberite View, Field List ili kliknite gumb Field List na alatnoj traci. Prikazuje se plutaju}i okvir popisuju}i sva polja u tablici ili upitu koje upotrebljavate.

177

178

24. VJE@BA

2. Povucite polje iz popisa u izvje{taj gdje ono postaje kontrola, naj~e{}e kao okvir za tekst. Smjestite kontrolu bilo gdje u podru~je Detail.

Ne brinite se ako kontrola nije na `eljenom mjestu ili preklapa drugu kontrolu, kasnije }ete u vje`bi nau~iti kako rije{iti ovaj problem. Da biste kontrolu izbrisali, odaberite je i pritisnite tipku Delete. Brisanje kontrole iz izvje{taja ne zna~i i brisanje polja iz tablice.

RAD

S NOVIM KONTROLAMA

Kada dodajete kontrolu u izvje{taj, naj~e{}e dodajete dvije stvari – oznaku i okvir za tekst. Ova dva elementa su povezana – oznaka opisuje okvir za tekt, a okvir za tekst predstavlja polje koje ste trenutno upotrijebili (slika 24.2). Tekst oznake mo`ete promijeniti bez obzira na okvir za tekst. Na primjer, mo`ete promijeniti oznaku polja Coloring u Dog Color a da ne mijenjate sadr`aj okvira za tekst. Da biste promijenili oznaku, jednostavno je kliknite i utipkajte `eljeni tekst. Postavite pokaziva~ mi{a na najve}u hvataljku kako biste objekt pomaknuli odvojeno

Okvir za tekst

SLIKA 24.2

Oznaka

Okvir za tekst i njegova oznaka.

Prema izvornoj postavci kada pomi~ete okvir za tekst pomi~ete i njegovu oznaku. Postavite li pokaziva~ mi{a na rub okvira za tekst, on mijenja izgled u otvorenu ruku i to je znak da }e oznaka slijediti pomicanje okvira za tekst. Dakako, mo`ete pomicati okvir za tekst odvojeno od njegove oznake. Primijetite da je kvadrati} u gornjem desnom kutu najve}i. Kada pokaziva~ mi{a postavite iznad tog kvadrati}a on mijenja izgled u ruku s podignutim prstom. Ovo je znak da okvir za tekst mo`ete povu}i odvojeno od oznake. Odvojeno pomicanje oznake mo`e biti korisno ako ne `elite prikazati

PRILAGO\AVANJE

IZVJE[TAJA

oznaku na uobi~ajenom mjestu – desno od okvira za tekst. Na primjer, mo`ete oznaku smjestiti iznad okvira za tekst.

DODAVANJE

OZNAKA

U prethodnom odlomku govorili smo o dodavanju para kontrola – okvira za tekst i pridijeljene oznake. No, oznaku mo`ete dodavati i zasebno uz neki ekstra tekst koji nije nu`no povezan s odre|enim poljem. Na primjer, op}eniti tekst o izvje{taju. Kliknite gumb Label u okviru za alatke. Tada kliknite bilo gdje u izvje{taj i po~nite s utipkavanjem. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan oznake.

DODAVANJE

PRORA^UNSKIH OKVIRA ZA TEKST

Okviri za tekst naj~e{}e prikazuju podatke iz polja, no mogu imati i drugu namjenu – mogu prikazivati prora~un zasnovan na vrijednostima iz razli~itih polja. Stvaranje prora~unskog okvira za tekst je ne{to slo`enije. Najprije morate stvoriti nevezani okvir za tekst (onaj koji nije vezan za odre|eno polje) i tada unijeti kalkulaciju u okvir za tekst. Slijedite naredne korake:

1. Kliknite alatku Text Box u okviru za alate i kliknite i povucite u izvje{taj da biste stvorili okvir za tekst.

2. Promijenite oznaku kako bi odra`avala sadr`aj okvira za tekst. Na primjer, ako se radi o izra~unatom porezu promijenite i oznaku u Porez. Nakon toga smjestite oznaku na `eljeno mjesto.

3. Kliknite u okvir za tekst i unesite formulu koju `elite izra~unati. (Vodi~ vam je sljede}i odlomak.)

4. Kada zavr{ite kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst. Formule koje unosite u prora~unske okvire za tekst upotrebljavaju standardne matemati~ke kontrole: +

Zbrajanje

–

Oduzimanje

*

Mno`enje

/

Dijeljenje

179

180

24. VJE@BA

Sve formule po~inju znakom jednakosti (=), a sva polja moraju biti u uglatim zagradama ([ ]). Evo nekoliko primjera: l

l

l

Da biste izra~unali ukupnu cijenu mno`enjem vrijednosti polja Quantity s vrijednosti polja Price, unesite =[Quantity]*[Price]. Da biste izra~unali popust od 25% na vrijednost u polju Cost, unesite =[Cost]*.075. Da biste dodali zbroj vrijednosti u tri polja, unesite =[Field1]+[Field2]+[Field3].

Vi{e prostora Ako vam ponestane mjesta u okviru za tekst pri unosu formule, pritisnite Shift+F2 kako biste otvorili okvir Zoom gdje ima vi{e mjesta.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prilagoditi izvje{taj dodavanjem i uklanjanjem objekata, pomicanjem istih po izvje{taju i stvaranjem izra~una. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na tablici ili upitu va{e baze podataka.