2011-1-00398-ka 3.pdf

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit 3.1.1 Latar Belakang Rumah Sakit Berdirinya Rumah Sakit Omni Medical Center berawal dari sebuah sanatorium perawatan bagi pasien penderita penyakit jiwa yang berdiri pada tanggal 2 September 1972. Dalam perkembangannya, Rumah Sakit Omni terus mengalami pergantian mulai dari kepengurusan maupun pembangunannya, hingga pada tahun 1992 berubah menjadi Rumah Sakit yang bernama OMC. Omni Medical Center telah memiliki 180 tempat tidur dan tenaga professional kedokteran dalam berbagai bidang spesialis dan sub spesialis maupun di bidang perawatan dan bidang manajemen. Pada tanggal 11 April 2001 berkaitan dengan perubahan status kepemilikan, maka RS OMC mengubah nama dan logonya menjadi Rumah Sakit OMNI Medical Center yang diharapkan dapat menjadi Rumah Sakit swasta yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan kesehatan masyarakat dan dapat dimanfaatkan oleh seluruh lapisan anggota masyarakat. Dengan visinya menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif dengan standard manajemen internasional, maka dalam pelayanannya kami melayani pasien dan keluarganya secara professional, manusiawi, tepat guna dan tepat waktu agar tercapainya peningkatan derajat kesehatan yang optimal.

 

55

56  

Hingga saat ini, Rumah Sakit OMNI Medical Center secara terus menerus

mengembangkan

diri

mengikuti

perkembangan

ilmu

pengetahuan yang ada sehingga saat ini memiliki pelayanan yang lengkap, serta didukung oleh tenaga tenaga professional yang ahli dibidangnya masing masing. Berbagai pelayanan unggulan dimiliki oleh Rumah Sakit OMNI diantaranya Orthopaedic Center, Urology Center, Allergy Center, Fertility Center, dan berbagai bidang pelayanan lainnya.

3.1.2 Visi, Misi, Moto, dan Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center a. Visi Rumah Sakit Omni Medical Center Menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif dengan standard manajemen internasional b. Misi Rumah Sakit Omni Medical Center •

Melayani pasien dan keluarganya secara profesional, manusiawi, tepat waktu dan tepat guna dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan mencakup kebutuhan-kebutuhan jasmani, mental, spiritual dan sosial

•

Mengenali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk pertumbuhan dan perkembangan di bidang medik dan penunjang medik

•

Membangun dan membina hubungan baik dengan stakeholders

•

Menjamin suatu lingkungan kerja yang baik di bidang penunjang medik yang mendatangkan suasana komunikatif pada dokter dan

57  

pasien serta ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan c. Moto Rumah Sakit Omni Medical Center adalah “World Class Health Care”

Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center: ¾ Pelayanan Rawat Jalan meliputi: a) UGD b) Poli Saraf c) Poli Gizi d) Poli Penyakit Dalam e) Poli Bedah f) Poli Gigi & Mulut g) Poli Kulit & Kelamin h) Poli THT i) Poli Paediatric (anak) j) Poli Fetomaternal k) Poli Orthopedic l) Poli Kebidanan m) Poli Kebidanan n) Poli Asma & Alergi

¾ Pelayanan Rawat Inap meliputi: a. Nama Kamar 1. Ruang Anggrek

58  

2. Ruang Tulip 3. Ruang Mawar 4. Ruang Teratai 5. Ruang Flamboyan b. Jenis Kelas 1. Super VIP 2. VIP 3. Kelas 1 4. Kelas 2 5. Perawatan Anak

¾ Pelayanan Penunjang a) Instalasi Radiologi b) Instalasi Lab c) Instalasi Farmasi d) Instalasi Patalogi Anatomi e) Instalasi Hemodialisa f) Instalasi VK g) Instalasi OK h) Instalasi Fisiotherapy i) Instalasi Diagnostic Electromedic j) Instalasi ESWL

¾ Jadwal Praktek Dokter a) UGD : 24 jam

59  

b) Poli Spesialis : Pagi = 07.00 – 14.30 Siang = 13.30 – 21.00

60  

3.1.3

Struktur Organisasi Rumah Sakit

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi

61  

3.1.4

Deskripsi Pekerjaan Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di dalam struktur organisasi pada OMNI Medical Center Pulomas, yaitu : 1. President Director a. Menyetujui penetapan budaya RS Omni Medical Center. b. Menyetujui penetapan sistem-sistem yang akan digunakan oleh Rumah Sakit. c. Menyetujui struktur Rumah Sakit yang berlaku. d. Menjaga agar semua aktivitas Rumah Sakit berjalan sesuai dengan misi, kebijakan umum, program dan strategi, anggaran, peraturan dan sistem-sistem yang telah ditetapkan. e. Memberi keputusan atas segala hal yang bukan wewenang dari bawahannya, sesuai dengan kebijakan dari PT SMM. f. Menilai prestasi kerja dan kondisi para bawahan langsungnya. g. Memberi peringatan lisan atau tertulis kepada bawahan langsungnya mengenai pelaksanaan kerja maupun perilaku.

2. Director of Finance a. Menetapkan sistem dan prosedur akuntansi yang sesuai untuk diaplikasikan di rumah sakit. b. Menetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan keuangan dan akuntansi.

62  

c. Menentukan kriteria rekruitmen di bidangnya sehingga terbentuk keselarasan penugasan. d. Mencari sumber dana yang termurah dan berdaya guna bagi pembiayaan operasi rumah sakit : ‐

Menyetujui pengeluaran/ pembayaran. Pemberian discount, penghapusan tagihan macet, serta penghapusan aktiva tetap sesuai dengan batas memberi masukan kepada bagian pemasaran mengenai hasil perhitungan harga pokok jenis-jenis pelayanan kesehatan.

‐

Menjaga hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi lainnya.

‐

Menghadiri rapat berkala manajemen rumah sakit dengan mempersiapkan

bahan bahan yang perlu dibicarakan dalam

forum rapat dari bidangnya. e. Menyetujui pengadaan barang-barang/ persedian keperluan rumah sakit sesuai dengan ketentuan dan batas wewenang yang telah ditetapkan. f. Menyampaikan laporan keuangan dan laporan lainnya untuk kepentingan intern maupun ekstern, seperti untuk kepentingan perpajakan. g. Menganalisa, menginterpretasi dan melaporkan mengenai kekayaan, kewajiban keuangan, karekteristik dan komposisi biaya sebagai unsur

63  

harga pokok tarif rumah sakit serta semua transaksi yang terjadi di rumah sakit. h. Memprakarsai rapat-rapat yang dianggap penting untuk diadakan berdasarkan hasil deteksi melalui pencatatan yang dilakukan sehingga keadaan keuangan tetap terjaga dengan baik. i. Memberi peringatan lisan kepada para bawahannnya mengenai pelaksanaan kerja dan perilaku. j. Menginformasikan kepada bagian sumber daya manusia mengenai perlunya dikirim surat peringatan tertulis kepada para bawahannya.

3. Director a. Memberi persetujuan atas kebijakan, strategi program kerja yang disusun oleh bawahan langsungnya masing-masing yang sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan dan disetujui oleh Presiden Direktur Rumah Sakit. b. Memberi usul atau saran kepada Presiden Direktur Rumah Sakit. c. Memberikan wewenang kepada masing-masing Wakil Direktur Rumah Sakit untuk pengeluaran biaya yang berhubungan dengan Direktoratnya. d. Mengajukan permohonan pengeluaran-pengeluaran serta hal-hal lain diluar batas wewenangnya kepada Presiden Direktur Rumah Sakit. e. Menyetujui anggaran investasi serta anggaran pendapatan dan belanja rumah sakit yang berdasarkan hasl konsolidasi dari anggaran yang

64  

dibuat setiap unit organisasi serta mengajukan kepada Presiden Direktur Rumah Sakit f. Menyetujui penetapan tarif pelayanan jasa rumah sakit. g. Menerima, menempatkan, mempromosikan, melakukan degradasi, memberhentikan karyawan Rumah Sakit, menentukan gaji dan tunjangan karyawan serta kenaikan–kenaikan.

4. Internal Audit a. Bertanggung jawab atas perencanaan pemeriksaan rutin dengan membuat rencana kerja berdasarkan skala prioritas yang telah ditetapkan pimpinan dan menindak lanjuti permintaan pemeriksaan khusus dari pihak terkait agar pelaksanaan pemeriksaan dapat berjalan lancar. b. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan berkoordinasi dengan pihak tekait untuk mencari dan mengumpulkan data pendukung yang diperlukan atas indikasi penyelewengan untuk membantu perusahaan mengambil keputusan atas tindakan yang harus diambil. c. Bertanggung jawab atas pemeriksaan laporan keuangan dengan berkoordinasi dengan pihak terkait guna mendapatkan data keuangan yang dibutuhkan dan melakukan validasi atas sampel yang telah dipilih untuk memastikan laporan keuangan benar, akurat dan tidak terdapat penyimpangan.

65  

d. Bertanggung jawab atas tindak lanjut pengawasan, pemeriksaan dan evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta sistem pendukung komputerisasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait untuk penyusunan rekomendasi, sosialisasi sistem pendukung komputerisasi (termasuk pelatihan jika diperlukan) dan melakukan tindakan korektif atas berbagai penyimpangan yang ditemukan untuk meningkatkan kepatuhan dan memperbaiki sistem dan prosedur operasional yang telah ditetapkan. e. Bertanggung jawab untuk pengembangan sistem dan prosedur operasional dengan memberikan masukan kepada Direktur Utama berdasarkan temuan pemeriksaan yang dilakukan agar dapat ditindak lanjuti.

5. Deputy Director of Nursing a. Memberikan

pengarahan

dan

bimbingan

pelaksanaan

tugas

keperawatan b. Melaksanakan

penilaian

kinerja

tenaga

keperawatan

(sesuai

Kebijakan Rumah Sakit) c. Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penggunaan peralatan keperawatan d. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan e. Menanda tangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi wewenang Wadir Keperawatan

66  

f. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.

6. Manager Keuangan a. Mengusulkan penyempurnaan sistem dan prosedur keuangan rumah sakit. b. Mengusulkan penghapusan piutang dan memberikan keringanan pembayaran kepada pasien tidak mampu sesuai dengan batas wewenang yang telah ditetapkan. c. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif di bagiannya. d. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif di bagiannya. e. Mengurus masalah-masalah penagihan pasien. f. Melakukan penilaian prestasi kerja dan konduite bagi para bawahan langsungnya. g. Memberi

pengarahan/

nasehat/

teguran

lisan

kepada

para

bawahannya. h. Mengusulkan kenaikan gaji, pangkat, penggantian, pemindahan, dan pengembangan bawahannya.

67  

7. Kepala Bagian Unit Gawat Darurat (UGD) a. Memberikan tugas kepada perawat agar memberikan asuhan keperawatan berdasarkan kebutuhan pasien dan kebutuhan unit serta mendokumentasikannya. Yang perlu diperhatikan pimpinan: a) Membuat jadwal dinas b) Mengatur tenaga setiap hari c) Serah terima pergantian shift d) Memberikan informasi tentang peraturan, kebijakan yang harus diperhatikan. e) Mengenalkan tata kerja. f) Memberikan orientasi perawat baru atau lama. g) Membagi tugas harian/ tambahan baru atau lama. h) Membagi tugas harian/ tambahan perawat. i) Membuat KPI j) Mengatur dan mengkoordinir jadwal rutin. b. Mensupervisi dan mengevaluasi penampilan kerja perawat dalam memberikan asuhan keperawatan, hubungan kerja dan pelayanan yang efisien dan efektif. Yang perlu diperhatikan perawat adalah: a) Mengelola asuhan keperawatan. b) Mengatur dan mengendalikan asuhan sesuai standar c) Melaksanakan kebijakan, peraturan yang ditetapkan.

68  

d) Mengikuti ronde keperawatan. e) Mengecek renpra yang dibuat oleh perawat pelaksana. f) Melaporkan tenaga keperawatan pindah, mengundurkan diri, keluar, absen/ sakit ke asisten bidang keperawatan, dan direktur Keperawatan. g) Menyimpan file pribadi di setiap perawat. h) Memberi penilaian terhadap ketrampilan yang dilaksanakan oleh perawat dari ruangan lain c. Memberikan asuhan keperawatan di unitnya dan bekerjasama dengan tim medik dalam mengkoordinasikan kebutuhan pasien secara keseluruhan. Yang perlu diperhatikan: a) Mengecek status pasien b) Melaksanakan program dokter. c) Melaporkan kondisi pada dokter ruangan/ dokter konsulen. d) Mengecek persediaan obat-obatan pasien. d. Mengidentifikasikan masalah pelayanan keperawatan dan membantu dalam pemecahannya. Yang perlu diperhatikan: a) Mengatasi semua yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan. b) Menindaklanjuti hasil evaluasi unit lain (misalnya hasil questionaire, complaint). c) Bimbingan khusus pada perawat yang bermasalah.

69  

e. Mengobservasi asuhan keperawatan dan mengunjungi pasien untuk menjamin bahwa asuhan keperawatan diberikan sesuai dengan arahan dan pengobatan yang diberikan sesuai dengan anjuran dokter. a) Membimbing pelaksanaan asuhan keperawatan dari pasien masuk sampai pulang. b) Mengecek dokumen pasien. c) Mengkaji perkembangan pasien. f. Memelihara lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien. Yang perlu diperhatikan: a) Kerja sama dengan unit-unit yang terkait: house keeping/ cleaning services b) Memantau/ mengevaluasi hasil kerja house keeping untuk mendukung kelancaran pelayanan keperawatan. c) Menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien dan keluarga. g. Mensupervisi penggunaan alat-alat khusus dan memberikan bantuan dalam pengoperasian alat-alat tersebut bila dibutuhkan. a) Mengatur dan memelihara inventaris ruangan. b) Memelihara kelengkapan alat-alat siap pakai. c) Memeriksa kelengkapan alat-alat yang dibutuhkan setiap hari di ruangan rawat. d) Mengenalkan/ melatih cara penggunaan alat kesehatan sesuai standar kepada perawat.

70  

e) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak. f) Mengecek daftar pemakaian alat harian/ bulanan. g) Mengevaluasi cara pemakaian alat apakah sesuai standar. h. Menyusun/

mendokumentasikan

asuhan

keperawatan

yang

professional dan manganjurkan pasien, keluarga untuk melaksanakan teknik, metoda asuhan keperawatan di rumah setelah pasien pulang. Yang perlu diperhatikan: a) Pencatatan dan Pelaporan: laporan harian, dan kejadian luar biasa dan mutu. b) Mempersiapkan pasien yang akan pulang c) Memberikan penyuluhan pada pasien dan keluarga. d) Mempersiapkan pasien pindah (administrasi/ determinasi) i. Mengarahkan, mempersiapkan dan memelihara catatan klinik pasien (status pasien). j. Menjamin tersedianya alat-alat medis, cairan dan inventory alat-alat medis dan kesehatan lainnya sesuai standar. Yang perlu diperhatikan: a) Mengatur dan memelihara inventaris b) Mensupervisi pelaksanaan asuhan keperawatan. c) Memelihara kelengkapan alat-alat agar siap pakai d) Menjaga kelengkapan alat e) Melatih cara penggunaan alat f) Mengajukan kebutuhan-kebutuhan akan sarana.

71  

g) Memonitor menyalahgunakan alat h) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak i) Mengajukan dan mengintventarisasi permintaan alat-alat ruangan, baik insidentil maupun tahunan. j) Mengontrol pemakaian floor stock farmasi k) Mengevaluasi standar kebutuhan peralatan ruangan. k. Mengorientasikan perawat baru terhadap prosedur, peralatan, ruangan-ruangan dan staf keperawatan. Yang perlu diperhatikan: a) Membuat evaluasi perawat yang selesai percobaan. b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP c) Mengenalkan tata tertib dan tata kerja setempat kepada perawat baru. l. Menginstruksikan perawat agar melaksanakan asuhan keperawatan, prosedur ketrampilan sesuai dengan standar dan prosedur serta kebijakan dan penggunaan alat-alat sesuai dengan prosedur. Yang perlu diperhatikan: a) Melaksanakan perasat keperawatan sesuai SOP m. Melakukan pertemuan dengan staf perawatan untuk mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan asuhan keperawatan pasien dan pelayanan RS yang berkualitas. Yang perlu diperhatikan:

72  

a) Menyampaikan

kebijakan-kebijakan

baru

yang

ditentukan/

dikeluarkan oleh Direktur Keperawatan. b) Menciptakan/ memelihara hubungan yang harmonis dengan sesama karyawan c) Mengadakan rapat ruangan setiap bulan dan rapat insidentil. d) Menghadiri rapat kepala ruangan yang diadakan oleh Direktur Keperawatan setiap hari Kamis, pukul 10.00 WIB, Minggu I.II.III.IV e) Menghadiri rapat koordinasi rawat inap setiap Kamis, pukul 10.00 WIB dan minggu ke IV yang diadakan oleh Direktur keperawatan. n. Mengevaluasi penampilan kerja perawat secara individual melalui observasi, controling yang tiba-tiba dan confrence. Yang perlu diperhatikan: a) Mengatur cuti b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP. c) Membuat jadwal dinas bulanan. d) Menyimpan buku pengambilan nilai dan file pribadi. e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sehari-hari. f) Membuat evaluasi penampilan. g) Melakukan pembinaan. h) Menyimpan buku penilaian kinerja dan ketrampilan.

73  

i) Membuat evaluasi karyawan yang tidak mematuhi masa kerja satu tahun. j) Memperhatikan performance perawat (misalnya kelengkapan seragam dan atribut, kehadiran,dll). k) Mengevaluasi kebutuhan tenaga perawat sesuai standar. o. Meningkatkan pengembangan staf. Yang perlu diperhatikan: a) Memberikan nilai terhadap keterampilan. b) Mengikuti jadwal rapat unit lain. c) Mengikuti jadwal harian perawat untuk pengambilan nilai di ruangan-ruangan khusus lainnya, untuk menilai dalam menambah keterampilan. d) Membimbing dan membina tenaga perawat. e) Merencanakan

peningkatan

kualifikasi

perawat

(misalnya

mengusulkan pendidikan formal/ non formal sesuai dengan kebutuhan keperawatan). p. Mengadakan pertemuan dengan staf dan administrasi staf untuk mendiskusikan pengoperasian unit dan training yang dibutuhkan oleh staf dan memformulasikan program untuk meningkatkan unitnya Yang perlu diperhatikan: a) Mengatur jadwal/ memotivasi perawat untuk mengikuti program pendidikan.

74  

q. Membantu dalam pengembangan dan penyusunan anggaran untuk unitnya. Yang harus diperhatikan: a) Membuat permintaan alat-alat ATK medik dan Non medik b) Membuat budget ruangan setiap tahun r. Membantu dalam penelitian yang berhubungan dengan peningkatan asuhan keperawatan. s. Dari segi manajemen Perencanaan: a) Menyusun dan mengusulkan SOP di UGD, badan jasa SOP medis. b) Menyusun Rencana kerja, anggaran tahunan dan pengembangan UGD. c) Dari Management Pengorganisasian a) Mengkombinasi unit kerja yang terkait dalam pelayanan UGD antara lain Farmasi, Laboratorium, Radiologi. b) Membuat prosedur dan koordinasi kerja yang efisien dan efektif dengan unit-unit pelayanan di ruang perawatan ICU, kamar bedah, Haemodialisa, kamar bersalin c) Bersama-sama dengan bagian keuangan mengkoordinasi prosedur di UGD. d) Berkoordinasi

dengan

bagian

gawat

dearurat

dinas

kesehatan DKI dan dengan unit berpartisipasi dalam

75  

berbagai kegiatan yang diselenggarakan untuk mendukung program pemerintah di bidang kesehatan. t. Dari segi Managemen Kepemimpinan a) Memotivasi, mengevaluasi, mengembangkan kemampuan tenaga yang ada di UGD dengan membuat pertemuan berkala secara periodic. b) Mengusulkan pendidikan dan pelatihan bagi petugas di UGD untuk meningkatkan ketrampilan petugas di UGD mengevaluasi kegiatan di UGD dalam 1 tahun dengan adanya rapat rutin 1x dalam 1 tahun: membahas seluruh kegiatan di UGD dan membuat lapran bulanan berupa jumlah keuangan, jumlah pasien rawat inap, rawat jalan, pasien emergency, fase emergency, perwakilan ambulance, rujukan pasien KLL (kecelakaan lalu lintas), KRT ( kecelakaan rumah tangga) u. Dari segi Manajemen Pengawasan a) Mengawasi dan menjaga agar pelayanan yang dilakukan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur mengenai pedoman karya demi penanganan Kasus Gawat Darurat yang ada di UGD. b) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan, efektifitas dan pengembangan alat medis untuk digunakan di ruang gawat darurat

dengan

melakukan

pengecekan

secara

berkesinambungan serta berkoordinasi dengan pihak terkait

76  

untuk pengadaan peralatan medis baru agar dapat mendukung upaya dalam pelayanan gawat darurat dalam mencegah cacat dan kelumpuhan. c) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan alat-alat life saving di ruang gawat darurat juga dalam pemakaian dan pergantian alat-alat yang terlupakan. d) Mengawasi

atas

berlangsungnya

pelayanan

operasional

ambulance UGD dengan mengkoordinir Tim dokter, Perawat dan memusnahkan kelengkapan obat dan peralatan serta kebersihan ambulance agar kebutuhan pasien dapat tertangani dengan baik. e) Mengawasi tertib administrasi pelayanan di UGD berupa laporan jaga, kelengkapan rekam medis pasien selama mendapat tindakan di UGD agar dapat digunakan sebagai bukti/ pendukung untuk tindakan medis selanjutnya.

8. Bagian Rawat Inap a. Membantu

Kepala/

Wakil

Bidang

Pelayanan

Medik

dalam

menetapkan kebijakan dan standar mutu pelayanan rawat inap sesuai dengan tujuan dan sasaran Rumah Sakit. b. Membuat rencana/ program kerja serta anggaran tahunan bagian Rawat Inap.

77  

c. Membuat sistem dan prosedur pelaksanaan pelayanan rawat inap serta mengawasi pelaksanaannya. d. Merencanakan kebutuhan dan mengatur penugasan tenaga para medik perawatan/ non perawatan secara efisien dan efektif, untuk kelancaran pelayanan rawat inap. e. Mengkoordinasi program atau aktivitas-aktivitas pelayanan di unitunit rawat inap yang meliputi pelaksanaan perawatan, pelayanan medik dan non medik (perhotelan) guna tercapainya kepuasan pasien/ keluarga yang dirawat. f. Membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif dengan bagian rawat jalan guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu. g. Membuat sistem dan prosedur kerjasama / koordinatif dengan bagian tindak medik, bedah dan kebidanan, guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu. h. Bersama bagian Umum Unit Akomodasi membuat sistem dan prosedur

kerjasama/

koordinatif,

guna

kelancaran

pelayanan

perhotelan di bagian Rawat Inap. i. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi kebutuhankebutuhan perlengkapan medic di bagian rawat inap, serta mengawasi penggunaanya secara efisien dan efektif. j. Bersama Bidang Penunjang Medik. Bagian Radiologi dan Diagnostik Elektromedik, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif

78  

guna kelancaran pelayanan Radiologik dan Diagnostik Elektromedik di unit-unit rawat inap. k. Bersama bidang Penunjang Medik bagian Laboratorium, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif guna kelancaran pelayanan laboratorium di unit-unit rawat inap. l. Bersama Bidang Penunjang medik bagian Farmasi, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan farmasi di unit-unit rawat inap. m. Mengadakan rapat kerja bagian secara berkala dengan semua personilnya untuk instruksional dan mendiskusikan berbagai masalah pelayanan medik/ non medik di unit-unit rawat inap. n. Mengevaluasi secara berkala dan mengusulkan pengembangan prestasi bawahan yang dipimpinnya. o. Melaksanakan tindakan-tindakan administratif yang diperlukan demi kelancaran pelayanan rawat inap sesuai dengan kebijkan Rumah Sakit. p. Menjadi

penengah

dalam

penyelesaian

masalah-masalah/

kesalahpahaman yang terjadi antara Dokter, perawat, karyawan lainnya yang bekerja di unit-unit rawat inap, sesuai kemampuan dan berat ringannya permasalahan. q. Mengawasi kemungkinan terjadinya kelalaian medik dan malpraktek di bagian Rawat inap, serta melaporkannya kepada kepala/ wakil Bidang pelayanan medik.

79  

r. Besama Biro Sekretariat, Unit Informasi medik, membuat prosedur dan sistem kerjasama mengenai administrasi medik pelayanan rawat inap. s. Memanggil dokter yang bertanggung jawab medik teknis melalui bagian rawat jalan unit pelayanan yang bersangkutan, bilamana ada permasalahan di bidang teknis medis didalam unit-unit rawat inap. t. Menjaga kelancaran pelayanan rawat inap (nursing care) di semua unit yang bersangkutan dan mengupayakan penggunaan fasilitas rawat inap dilakukan secara efisien dan efektif. u. Membuat laporan-laporan berkala mengenai keseluruhan kegiatan pelayanan rawat inap yang meliputi masalah kelancaran/ hambatan pelayanan, kepersonalian, administrasi, sarana/ prasarana, data-data statistik mengenai aktivitas rawat inap. v. Bersama bidang penunjang Medik bagian Rehabililtasi, membuat sistem dan prosedur kerjasama yang terpadu, guna kelancaran pelayanan rawat inap. w. Membantu kepala/ wakil bidang pelayanan medik dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya. x. Menjaga disiplin kerja bagiannya serta hubungan yang baik dengan unit-unit organisasi lain. y. Melaksanakan kegiatan-kegiatan lain sesuai dengan penugasan atasan.

80  

9. Kepala Bagian Farmasi a. Dari Segi Manajemen Perencanaan : a) Membantu Direktur Penunjang Medik dalam menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya. b) Membantu BSDM dalam menyeleksi karyawan yang diperlukan untuk bagian laboratorium. c) Bekerja sama dengan bagian Umum Unit Logistik dalam pelaksanaan pengadaan alat-alat/ perlengkapan laboratorium Rumah Sakit. d) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan bawahan, serta secara berkala melaksanakan penilaian prestasi kerja bagi bawahannya langsung. b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian : a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di bagian laboratorium serta hubungan kerja yang baik dengan unitunit organisasi lainnya. b) Menyusun laporan-laporan berkala mengenai semua aktivitas dan hasil pelaksanaan kegiatan laboratorium, serta menyampaikannya kepada atasan. c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :

81  

a) Melaksanakan kebijakan-kebijakan bidang penunjang medik yang telah ditetapkan, khususnya yang berkaitan dengan bidang laboratorium. b) Mengelola pembuatan

kegiatan-kegiatan

laboratorium

yang

mencakup

perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian

dan pengembangan. c) Mengupayakan tersedianya pelayanan/ fasilitas laboratorium yang lengkap dan berkualitas, sehingga dapat berjalan selaras dengan kebutuhan-kebutuhan preventif/ kuratif di bidang kesehatan. d) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan dan prosedurprosedur yang ditetapkan direksi, pemerintah, atau organisasi profesi yang berkaitan dengan kegiatan bagian Laboratorium. d. Dari Segi Manajemen Pengawasan : a) Menyusun, menetpakan dan menerapkan standar prosedur operasi untuk tiap-tiap peralatan medis yang ada serta mengawasi pelaksanaanya. b) Menjaga hasil keluaran (Output) seoptimal mungkin yang meliputi kualitas medis teknis dan non medis sesuai dengan standar atau kebijakan yang berlaku di Rumah Sakit Omni Medical Center. c) Menjaga agar semua peralatan dan perlengkapan laboratorium rumah sakit selalu dalam keadaan baik dan siap pakai

82  

10. Kepala Bagian Farmasi a. Dari Segi Manajemen Perencanaan : Membantu Direktur Penunjang Medik dalam penyusun anggaran dan rencana kerja serta perubahannya bila diperlukan. b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian : a) Bertanggung jawab akan pengadaan dan penyajian informasi mengenai obat, bahan farmasi, alat kesehatan perihal manfaat, efek samping, kontra indikasi, dosis dan lain-lain yang akurat dan mutahir untuk semua pihak yang memerlukan didalam rumah sakit. b) Senantiasa mengikuti perkembangan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan serta peraturan pemerintah yang berkaitan dengan farmasi. c) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan, prosedur yang ditetapkan Direksi, Pemerintah atau Organisasi Profesi yang berkaitan dengan kegiatan Bagian Farmasi. d) Membina hubungan baik derngan pemasok atau distributor obat dan alat-alat kesehatan agar pemesanan tidak mengalami hambatan pengadaan serta mutu barang tersebut selalu dalam kondisi baik. e) Membuat laporan bulanan bagian Farmasi mengenai pendapatan, pembelian serta utilisasi (jumlah lembar resep dan R/ ; jumlah

83  

resep yang dilayani dari poliklinik, jumlah resep yang diantar ke rumah pasien). f) Membuat laporan bulanan penggunaan narkotika ke Dep. Kes. dan BPOM c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan : a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di bagian Farmasi serta hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi lainnya. b) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan bawahan secara berkala serta melaksanakan penilaian prestasi kerja bagi bawahan langsungnya. d. Dari Segi Manajemen Pengawasan : a) Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, penjualan, distribusi dan pengawasan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan yang beredar di Rumah Sakit. b) Mengkoordinasi

dan

mengawasi

kegiatan

pengadaan

dan

penyimpanan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan di gudang dan penjualan di Apotik. c) Mengatur dan memeriksa kelengkapan dan kebenaran laporan yang dibuat oleh Koordinator Asisten Apoteker, Penanggung Jawab Gudang Farmasi.

84  

11. Bagian Billing a. Menyiapkan arsip status pasien rawat inap sesuai dengan formulir penerimaan pasien dan laporan kapasitas. b. Membuat Nota Perhitungan Biaya Perawatan berdasarkan bukti-bukti pembebanan dan daftar tarif yang berlaku. c. Memeriksa/ mencocokkan jumlah pembebanan laporan masingmasing unit dengan bukti-bukti pendukungnya. d. Mencocokkan kebenaran masa perawatan, kelas dan tarif pasien rawat inap berdasarkan formulir pendaftaran/ status penerimaan pasien dengan LHKP, serta konfirmasi langsung dengan unit terkait. e. Mendistribusikan Nota Perhitungan Biaya Perawatan yang telah mendapat persetujuan dari Kepala Bagian ke Kasir secara periodik baik setiap 10 hari untuk pasien Psychiatry dan 3 hari untuk pasien Non Psychiatry atau pada saat pemulangan pasien. f. Setiap bulan membuat Nota Tagihan Rawat Jalan dan menyerahkan kepada unit penagihan setelah mendapatkan persetujuan kepala bagian (1 bulan sekali untuk umum dan sebulan dua kali untuk perusahaan). g. Menyusun Akuntansi.

dan

mendistribusikan

laporan

tagihan

ke

bagian

85  

12. Bagian Kasir a. Melakukan pengarsipan sementara semua bukti-bukti pembebanan dan bukti-bukti pendukung lainnya untuk setiap pasien rawat inap. b. Menerima pembayaran dari pasien baik tunai maupun dengan kartu kredit, BG/ Cek/ NK hasil transfer melalui bagian penagihan. c. Membuat Kwitansi dan Slip Bukti Kas/ Bank Masuk untuk setiap penerimaan tersebut diatas, dan mendistribusikan sesuai yang telah ditentukan. d. Menerima slip-slip kredit dari semua unit pelayanan, untuk selanjutnya menyerahkan ke bagian Keuangan (Sebagai dasar pembuatan nota tagihan kepada pasien. e. Menyimpan sementara uang tunai atau bentuk pembayaran lainnya di dalam brangkas, dan menyetorkan kepada Kepala Kasir selambatlambatnya pada keesokan harinya f. Secara berkala menyetorkan slip-slip pembayaran kartu kredit dan menginstruksikan hasilnya untuk ditransfer ke rekening rumah sakit di Bank Mandiri. Menerima merchant Copy dan Nota Kredit atas hasil tersebut dan membuat Slip Bukti Bank Masuk g. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran kas/ non kas kedalam laporan harian kasir, dan menyerahkan ke Kepala Kasir bersama jumlah uang / Nota yang diterima

86  

h. Mengarsip semua dokumen-dokumen yang menjadi kewajibankewajiban (misalnya : Copy Laporan Harian Kasir, Copy Kwitansi, Rekap Slip kartu kredit, slip bukti kas/ bank masuk/ keluar, dll) i. Melakukan pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan slip-slip (Slip Bukti Kas Keluar, Bon Sementara) yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang j. Mendistribusikan dokumen-dokumen yang diterima/ dibuat sesuai yang telah ditentukan (misalnya: Slip Bukti Kas/ Bank Masuk/ Keluar, kwitansi dll) k. Melakukan registrasi penggunaan slip biaya dan kwitansi sesuai dengan nomor urut tercetaknya untuk keperluan pengecekan penerimaan dana.

3.2 Gambaran Umum Q-PRO PT. Q-PRO SUKSES MANDIRI didirikan tahun 1999, Q-PRO merupakan penyedia terkemuka untuk solusi IT dalam sistem Healthcare yang terintegrasi. Penemu dan direktur dari Q-PRO adalah seorang konsultan dan Beliau merupakan Business Process Reengineering Profesional, dengan berbagai pengalaman di berbagai aspek pasar yang berbeda baik di indonesia dan luar negeri. Q-PRO terdiri dari kumpulan Healthcare Profesional IT, masing-masing dengan keahlian sendiri sangat berkembang dalam rekayasa perangkat lunak, manajemen proyek, dll konsultasi, dengan track record yang terbukti dalam banyak proyek di seluruh kepulauan Indonesia. Mereka berdedikasi untuk membantu

87  

membangun solusi yang memberikan nilai benar dan keuntungan untuk memenuhi tantangan yang dihadapi dalam pasar terbuka (global). Misi dari Q-PRO sendiri adalah akan menjadi “strategic partner” untuk industri kesehatan. Produk yang ditawarkan oleh Q-PRO merupakan produk yang berkualitas tinggi dan sangat inovatif untuk solusi TI pada sistem healthcare yang terintegrasi, selain itu Q-PRO juga menyesuaikan dengan budget tiap-tiap pelanggan dan juga memberikan

jaminan perlindungan terhadap investasi yang telah

dipercayakan pada Q-PRO. Tujuan dari Q-PRO adalah untuk menjadi yang terdepan dalam menyediakan solusi IT healtcare, Q-PRO berfokus pada pelanggan. Dengan selalu mengutamakan tingkat tertinggi kepuasan yang didapat oleh tiap pelanggan. Q-PRO selalu melakukan perbaikan terus-menerus hingga mencapai kepuasan pelanggan.

88  

3.3 Length Of Effort Tabel 3.3.1 Length of Effort Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

25 August

08.00-17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1.Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Laboratorium

Laporan Finding Problem bagian Laboratorium

08.00-17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Rawat Inap dan UGD

Laporan Finding Problem bagian Rawat Inap dan UGD

1 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Problem Diagnostic

1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan Problem Diagnostic di bagian Billing dan Farmasi

Laporan Finding Problem bagian Billing dan Farmasi

2 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Pembagian Kuesioner

1. Anggota Tim Proyek Internal

Membagikan kuesioner mengenai tingkat resiko dar masalah-masalah yang sebelumnya telah ditermukan.

Hasil kuesioner

2010 26 August

Materi

Hasil Kegiatan

2010

89  

Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

Hasil Kegiatan

7 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa SOP

1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa proses bisnis yang berjalan, dengan dan membandingkan dengan Modul

9 Sept 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Analisa Resiko

1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa finding, Laporan Analisa kuesioner, dan Resiko (FRAP) menentukan prioritas dari setiap masalah yang dihasilkan dalam problem diagnostic.

15 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Streering Committee

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi dan semua Deputy Director RS OMC

Membahas Problem Diagnostic yang telah ditemukan dan menentukan kebijakan.

Penentuan beberapa kebijakan baru dan keputusan menjalankan training.

20 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Accounting

Training untuk bagian Billing.

Laporan Fit/GAP bagian Billing

Konfirmasi kepada manager IT.

90  

Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

23 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

24 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Meeting

27 Sept 08.00 – 17.00 2010

8 jam

Training

Peserta

4. User Finance 5. User Kasir 6. User Billing 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor pembimbing 3. User UGD 4. User Laboratorium 5. User Sekretariat 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Semua Deputy Director RS OMC 4. User dari semua divisi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User MR 4. User Sales 5. User Admission

Materi

Hasil Kegiatan

Training untuk bagian in UGD dan Laboratorium.

Laporan Fit/GAP bagian UGD dan Laboratorium

Membahas GAP Analysis dari training di minggu pertama dan membuat beberapa kebijakan baru.

Laporan GAP Analysis part 1

Training untuk divisi Admission dan Keperawatan

GAP Analysis proses bisnis bagian Admission dan Keperawatan

91  

Tgl

Waktu Kegiatan

29 Sept 08.00 – 17.00 2010

Jumlah Jam

Kegiatan

8 jam

Training

5 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Simulasi

6 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Meeting

Peserta

6. User Keperawatan 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Farmasi 4. User Poliklinik 5. User Rekam Medis 6. User PDS 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. Perwakilan User dan semua bagian 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Seluruh Deputy Director RS OMC 4. Perwakilan User dari semua bagian.

Materi

Hasil Kegiatan

Training untuk bagian Farmasi.

GAP Analysis proses bisnis bagian Farmasi.

Melakukan simulasi dari semua bagian, mulai dari bagian Admission sampai dengan bagian Akuntansi.

Catatan hasil simulasi

Membuat keputusan untuk membuat beberapa kebijakan baru dan menentukan deadline pelaksanaan solusi masalah yang masih dapat diatasi.

Laporan GAP Analysis Final

92  

Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

Peserta

Materi

Hasil Kegiatan

7 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controllling

1. Anggota Tim Proyek Internal

Memantau ke bagian UGD, Rawat Inap mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan serta saran atas apa yang telah di usulkan.

Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT

13 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal

Memantau ke bagian Farmasi, Laboratorium mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan

Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT

14 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal

Memantau deadline solusi di bagian Admission dan Billing.

Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT

27 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan pengecekan ke setiap bagian

Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT

28 Okt 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Controlling

1. Anggota Tim Proyek Internal

Melakukan pengecekan ke setiap bagian

Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT

29 Okt

08.00 – 17.00

8 jam

Konsultasi

1. Anggota Tim Proyek Internal

Menyelesaikan Masalah-

Berita Acara dari

93  

Tgl

Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan

2010

Peserta

2. Consultant QPRO 3. Perwakilan bagian Akuntansi 1. Anggota Tim Proyek Internal

Materi

Hasil Kegiatan

masalah dari Beberapa Divisi yang Muncul.

Consultant

Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.

Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap

3 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Perancangan

4 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Perancangan

1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.

Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap

10 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Perancangan

1. Anggota Tim Proyek Internal

Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.

Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap

11 Nov 2010

08.00 – 17.00

8 jam

Konsultasi

1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO

Melakukan training dengan pihak consultant dan mempelajari sistem untuk mengatasi masalah terkait.

Berita Acara dari Consultant

94  

Tgl

Waktu Kegiatan

12 Nov 08.00 – 17.00 2010

Jumlah Jam 8 jam

Kegiatan

Reporting

Peserta

1. Anggota Tim Proyek Internal

Materi

Pembuatan Laporan Magang (Internship)

Hasil Kegiatan

Laporan Magang kepada Manager IT

95  

3.4 Narasi Proses Bisnis Prosedur ini diawali dengan adanya permintaan pasien untuk menggunakan jasa ambulance yang disediakan oleh Rumah Sakit OMC. Pasien yang menggunakan jasa pemakaian ambulance, akan di-input kedalam menu pemakaian jasa ambulance. Namun tidak ada tombol print pada menu pemakaian jasa ambulance. Untuk itu pencatatan pemakaian jasa ambulance dilakukan secara manual melalui slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap, sebagai laporan yang nantinya akan diserahkan ke bagian Billing. Setibanya pasien ke bagian UGD (Unit Gawat Darurat), perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan langsung meminta data pasien terlebih dahulu kepada wali atau pengantar pasien yang bersangkutan. Selanjutnya perawat bagian UGD (Unit Gawat Darurat) akan menerima identitas pasien, pasien lama akan menyerahkan kartu pendaftaran sehingga perawat UGD hanya perlu mencari data pasien berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada kartu pendaftaran, sedangkan pasien baru menyerahkan (kartu tanda penduduk, baik pasien maupun wali, dan penjamin) lalu perawat UGD akan meng-input data pasien pada menu pendaftaran di modul UGD (Unit Gawat Darurat). Yang akan kami bahas disini adalah pasien dengan penjamin instansi. Apabila pasien baru maka perawat UGD akan mencetak lembar status pasien beserta kartu pendaftaran, kartu pendaftaran ini kemudian akan diserahkan kepada pasien. Setelah pasien terdaftar, maka pasien akan langsung ditangani oleh dokter jaga di UGD (Unit Gawat Darurat). Setiap jenis pelayanan yang dilakukan baik obat dan alat kesehatan akan di-input oleh bagian keperawatan UGD (Unit Gawat

96  

Darurat), ke dalam menu transaksi di modul pelayanan UGD obat dan alkes, yaitu menu obat dan alkes (Unit Gawat Darurat), pada saat melakukan input pemakaian obat, terkadang masih tidak dapat di-input, hal ini menyebabkan data pemakaian obat dan alkes yang seharusnya di-input pada menu pemakaian obat dan alkes di diinput pada menu penjualan obat bebas. Namun apabila keperawatan UGD (Unit Gawat Darurat) berhasil meng-input pada menu registrasi, masih ditemukan beberapa item yang belum tersedia, sehingga menyebabkan adanya pemakaian obat yang tidak tercatat. Pada saat melakukan penyimpanan data transaksi pemakaian obat, data tersebut tidak dapat tersimpan seluruhnya. Untuk menghindari kehilangan data, maka bagian keperawatan UGD akan melakukan pencatatan manual dengan mencatatnya ke dalam slip pemakaian obat dan alkes. Apabila pasien diharuskan untuk menjalani perawatan intensif oleh dokter, maka perawat UGD akan membuat surat pengantar rawat inap, surat pengantar rawat inap beserta lembar status pasien akan diantarkan ke bagian Admission rawat inap. Admission rawat inap kemudian akan membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap berdasarkan surat pengantar rawat inap. Surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) akan diberikan ke bagian Rekam medis, rangkap 2 (dua) akan diberikan ke bagian Billing. Setelah membuat surat penerimaan pasien, pasien kemudian akan diregistrasi ke menu pendaftaran rawat inap (in patient) oleh Admission rawat inap (ruang kelas, dokter, penjamin atau instansi yang menjaminnya, serta besarnya nilai plafon) dan mencetak bukti pendaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) diberikan

97  

kepada pasien, rangkap 2 (dua) akan dibagian ke bagian keperawatan (in patient) dan rangkap 3 (tiga) kepada bagian Billing. Setelah pasien tedaftar pada Admission rawat inap (in patient), maka perawat rawat inap (in patient) akan langsung mengantarkan pasien ke ruangan berdasarkan slip pendaftaran rawat inap. Apabila sudah cocok, maka pasien akan dibawa ke ruangannya. Setelah itu perawat rawat inap akan membuka menu validasi sebagai pembenaran bahwa pasien telah masuk kedalam ruangan. Apabila terdapat ketidaksesuaian antara menu registrasi yang ditampilkan dengan slip pendaftaran yang diterima maka perawat rawat inap akan melakukan konfirmasi ke bagian Admission, Slip pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien akan diarsipkan sementara. Selama pasien dirawat, pasien akan diberikan pelayanan seperti jasa dokter. Dokter yang melakukan pemeriksaan kepada pasien akan mencatat obat yang perlu diberikan kepada pasien dengan mencatatnya ke dalam slip obat. Sedangkan untuk jasa dokternya sendiri akan dicatat dalam slip jasa dokter rawat inap. Slip tersebut terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang keduanya akan diserahkan ke bagian Billing. Untuk pemakaian obat dan alat kesehatan yang digunakan oleh dokter pada saat melakukan pemeriksaan akan di-input pada menu obat dan alkes. Semua pelayanan tersebut akan di-input ke dalam menu “transaksi rawat inap” (sebelumnya harus memilih nomor registrasi pasien) data yang di-input terdiri dari tarif pelayanan/obat dan alat kesehatan, data dokter, banyaknya pelayanan (quantity), pada saat melakukan input, terdapat banyak harga pelayanan, obat dan alkes yang masih 0 (nol). Begitu juga pada saat peng-input-an selesai dilakukan (khusus pelayanan yang

98  

sudah terdapat harganya), maka bagian keperawatan akan memilih tombol save agar data tersebut tersimpan. Pada saat melakukan penyimpanan, data tersebut ternyata tidak tersimpan. Hal ini menyebabkan perawat mencatat kembali secara manual di slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap untuk pemakaian obat dan alkes dan juga untuk pelayanan transaksi-transaksi yang diberikan kepada pasien akan diserahkan ke bagian Billing. Slip obat yang diberikan oleh dokter rawat inap, akan di-input pada order penunjang medis, dengan terlebih dahulu memilih order penunjang medisnya. Untuk obat order penunjang medis dilakukan pada bagian Farmasi. Namun banyaknya item yang tidak tersedia, dan terkadang tidak adanya tombol print maka order tersebut akan dicatat secara manual sebanyak 4 (empat) rangkap dalam slip resep, 3 (tiga) rangkap akan diberikan ke bagian Billing, sedangkan rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan. Selama pasien masih dalam perawatan medis, bagian Admission tidak boleh melakukan closing pasien. Bagian Farmasi setiap harinya akan membuka menu pelayanan resep, jika tedapat order, maka bagian Farmasi kemudian akan melakukan konfirmasi ke perawat rawat inap yang melakukan order, kemudian akan membuka menu pelayanan resep, dan meng-input order resep tersebut ke dalam transaksi order resep. Rincian resep berisi detail transaksi berikut harganya, sedangkan salinan hanya berisi detail transaksi. Pada saat membuat rincian resep untuk pasien baik yang ditanggung oleh AsKes (DPHO) maupun penjamin di luar AsKes, dikenakan margin yang berbeda dimana untuk AsKes (25%) sedangkan di luar AsKes dikenakan margin sesuai kamar, begitu juga dengan harga dari tiap jenis obat

99  

tersebut belum sesuai dengan harga kamar. Menu rincian resep belum ter-setting sesuai dengan marginnya. Hal ini disebabkan proses pencatatan rincian resep dilakukan secara manual untuk transaksi diluar AsKes. Terkadang pada saat bagian Farmasi membuka menu pelayanan resep yang di-order dari bagian Keperawatan rawat inap, tidak terdapat order. Hal ini menyebabkan pelayanan resep menjadi terhambat dan perawat rawat inap diharuskan untuk melakukan konfirmasi ulang melalui telepon untuk memberikan informasi ulang kepada Bagian Farmasi. Setelah konfirmasi dilakukan, bagian Farmasi kemudian melakukan pencatatan secara manual. Kemudian bagian farmasi akan membuat salinan resep dan rincian resep secara manual. Setelah order resep direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut akan terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Setelah melakukan input baik terkomputerisasi maupun manual, bagian Farmasi akan mencetak salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap. Baik rincian resep maupun salinan resep akan diberikan oleh transporter ke perawat rawat inap beserta dengan obat yang diorder. Perawat rawat inap kemudian akan menerima rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut sedangkan rangkap 2 (dua) akan diberikan kepada pasien, sedangkan rangkap 3 (tiga) rincian resep akan diberikan ke bagian Billing Bagian Farmasi selanjutnya melakukan approve atas order resep tersebut. agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien, apabila order resep tidak tersedia maka Bagian Farmasi akan melakukan konfirmasi ke bagian Billing. Apabila terdapat obat yang diretur maka bagian Farmasi harus melakukan pembatalan sesuai dengan nama dan jumlah obat yang diretur. Namun pada saat

100  

melakukan unposting di menu order resep, transaksi order resep yang telah di unposting ini kemudian akan di cetak sebanyak 2 (dua) rangkap dan akan diserahkan ke bagian Billing, namun terjadi kesalahan pada jumlah stock yang mengakibatkan jumlah stock tidak kembali ke kondisi awal, namun berkurang 2 (dua) kali. Dokter akan terus melakukan pemantauan terhadap pasien dengan melakukan pemeriksaan, apabila terdapat pasien yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut seperti laboratorium, maka dokter akan mencatat pemeriksaan tersebut kedalam sebuah memo pemeriksaan. sedangkan jasa dokter akan dicatat dalam slip jasa kunjungan dokter. Sesuai dengan memo pemeriksaan yang diberikan oleh dokter setelah melakukan pemeriksaan, perawat rawat inap kemudian meng-input order pemeriksaan tersebut pada menu transaksi rawat inap order penunjang medis. Namun data tersebut tidak dapat di simpan sehingga order tersebut kemudian akan dicatat ke slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap. Rangkap akan diserahkan ke bagian Billing. Jika data tidak tersedia, maka bagian rawat inap akan melakukan konfirmasi kembali ke bagian Laboratorium, dan setelah itu Bagian Laboratorium akan meng-input satu persatu order yang akan direalisasikan. Bagian laboratorium setiap harinya akan memantau data order pemeriksaan penunjang medis di menu transaksi penunjang medis. Jika terdapat order pemeriksaan dari bagian keperawatan maka petugas laboratorium akan melakukan konfirmasi ke bagian keperawatan yang melakukan order pemeriksaan penunjang medis tersebut.

Setelah konfirmasi dilakukan, maka bagian laboratorium akan

merealisasi order pemeriksaan di menu transaksi laboratorium rawat inap kemudian

101  

akan mencetak bukti transaksi, apabila terdapat kasus dimana pasien harus menjalani pemeriksaan dengan pelayanan lebih dari 1 (satu), bagian laboratorium harus menginput transaksi pelayanan tersebut satu persatu. Setelah order pemeriksaan direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut terlebih dahulu di-approve agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Dan setelah itu melakukan konfirmasi kepada bagian Billing. Apabila order resep tidak tersedia maka bagian Laboratorium akan melakukan konfirmasi. Lalu bagian laboratorium akan mendatangi kamar pasien untuk melakukan pengambilan sample guna melakukan pemeriksaan di unit laboratorium untuk mendapatkan hasil pemeriksaannya. Hasil pemeriksaan ini kemudian akan di-input oleh petugas laboratorium ke menu hasil pemeriksaan, dan akan dicetak sebanyak 2 (dua) rangkap, keduanya akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut. Setiap transaksi yang diberikan kepada pasien baik pelayanan di ruang rawat, pelayanan di penunjang medis (laboratorium) maupun transaksi resep pasien akan digabungkan ke dalam ringkasan tagihan pasien oleh bagian billing yang disebut dengan interm bill. Apabila interm bill melebihi jumlah plafon maka akan dibuatkan pemisahan interm bill antara tagihan yang ditanggung oleh pihak penjamin dan interm bill yang akan dibayar oleh pasien yang didapat dari selisih antara keseluruhan tagihan dengan besarnya plafon yang dijamin oleh pihak instansi. Apabila pasien diperbolehkan untuk pulang oleh dokter yang merawatnya, perawat akan membuat surat pengantar pulang yang harus dibawa oleh pasien ke bagian billing sebagai syarat pasien harus melunasi final bill. Kemudian akan menginformasikan rencana kepulangan pasien kepada bagian Billing.

102  

Berdasarkan informasi tersebut bagian Billing akan membuat final bill (gabungan seluruh interm bill yang pernah dibuat selama pasien dirawat).

 

103 3.5 Workflow Table Rumah Sakit OMC Tabel 3.5.1 Workflow Table Actor

Activity Menerima Order Jasa Ambulance

Pasien

1. Melakukan order pemakaian jasa ambulance

Perawat UGD

2. Menerima order pemakaian jasa ambulance 3. Memilih menu pemakaian jasa ambulance

Komputer

4. Menampilkan menu pemakaian jasa ambulance

Perawat UGD

5. Meng-input pemakaian jasa ambulance 6. Memilih tombol save

Komputer

7. Menyimpan jasa pemakaian ambulance

Perawat UGD

8. Memilih tombol print

Komputer

9. Mencetak slip pemakaian jasa ambulance 3 (tiga) rangkap

Perawat UGD

10. Menyerahkan slip jasa pemakaian ambulance 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 11. Jika tidak ada tombol print, mencatat jasa ambulance ke slip pemakaian jasa ambulance dengan tembusan 3 (tiga) rangkap 12. Menyerahkan slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing Melakukan registrasi pasien

Perawat UGD

13. Menerima kedatangan pasien 14. Menanyakan status pasien

 

104 Actor

Activity

Pasien

15. Memberikan identitas

Perawat UGD

16. Memilih menu registrasi pasien

Komputer

17. Menampilkan menu regitrasi pasien

Perawat UGD

18. Jika pasien baru, Meng-input data pasien 19. Meng-input penjamin dan nilai plafon 20. Memilh tombol save

Komputer

21. Menyimpan data pasien

Perawat UGD

22. Memilih tombol print

Komputer

23. Mencetak lembar status pasien

Perawat UGD

24. Mengarsip lembar status pasien dan menyerahkan kartu pendaftaran untuk pasien baru 25. Jika pasien lama, memilih nomor rekam medis

Komputer

26. Menampilkan data pasien

Perawat UGD

27. Memilih tombol print

Komputer

28. Mencetak lembar status pasien

Perawat UGD

29. Mengarsip lembar status pasien Melayani pasien

Dokter

30. Melakukan pemeriksaan medis 31. Mencatat pemakaian obat dan anjuran pemindahan pasien ke rawat inap pada memo 32. Memberikan memo kepada Perawat UGD

Perawat UGD

33. Menerima memo dari dokter

 

105 Actor Perawat UGD

Activity 34. Memilih menu transaksi UGD pemakaian obat dan alkes

Komputer

35. Menampilkan menu obat dan alkes

Perawat UGD

36. Memilih nomor rekam medis 37. Meng-input jenis pelayanan obat dan alkes ke dalam menu pelayanan UGD 38. Memilih tombol save

Komputer

39. Menyimpan pelayanan obat dan alkes

Perawat UGD

40. Memilih tombol print

Komputer

41. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes

Perawat UGD

42. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap 43. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 44. Jika obat dan alkes tidak tersedia pada menu pelayanan UGD, memilih menu penjualan obat bebas

Komputer

45. Menampilkan menu penjualan obat bebas

Perawat UGD

46. Meng-input pemakaian obat dan alkes pada menu penjualan obat bebas 47. Memilih tombol save

Komputer

48. Menyimpan pelayanan obat dan alkes

 

106 Actor

Activity

Perawat UGD

49. Memilih tombol print

Komputer

50. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes

Perawat UGD

51. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap 52. Memberikan slip pelayanan UGD dan jasa dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 53. Jika tidak tersedia, pemakaian obat dan alkesdicatat ke dalam slip resep dengan tembusan 2 (dua) rangkap 54. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap 55. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing Membuat surat pengantar

Perawat UGD

56. Memilih menu pendaftaran pasien

Komputer

57. Menampilkan menu pendaftaran

Perawat UGD

58. Mencatat surat persetujuan rawat inap (sebagai surat pengantar) 59. Meminta persetujuan dari pihak pasien ataupun wali

Pasien

60. Memberi persetujuan

Perawat UGD

61. Mengantarkan lembar status pasien dan surat

 

107 Actor Perawat UGD

Activity persetujuan rawat inap ke bagian Admission Menerima Pasien Rawat Inap

Admission Rawat Inap

62. Menerima

lembar

status

pasien

dan

surat

persetujuan rawat inap dari perawat UGD 63. Membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap 64. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) kepada bagian rekam medis 65. Surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) ke bagian Billing 66. Surat

penerimaan

pasien

rangkap

3

(tiga)

diarsipkan 67. Lembar status pasien dan surat persetujuan rawat inap diarsipkan Melakukan registrasi rawat inap Admission Rawat Inap

68. Memilih menu pendaftaran rawat inap

Komputer

69. Menampilkan menu pendaftaran rawat inap

Admission Rawat Inap

70. Meng-input data pendaftaran rawat inap 71. Memilih tombol save

Komputer

72. Menyimpan data pendaftaran rawat inap

Admission Rawat Inap

73. Memilih tombol print

Komputer

74. Mencetak bukti pendaftaran rawat inap sebanyak 3

 

108 Actor

Activity (tiga) rangkap

Admission Rawat Inap

75. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 1 (satu) ke pasien 76. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien ke perawat rawat inap 77. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing Mengantarkan pasien ke ruangan

Perawat Rawat Inap

78. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission rawat inap 79. Mengantarkan pasien ke ruang 80. Memilih menu validasi registrasi

Komputer

81. Menampilkan menu validasi registrasi

Perawat Rawat Inap

82. Memilih menu registrasi pasien 83. Mengecek kesesuaian antara data regstrasi dengan keberadaan pasien 84. Memilih tombol validasi

Komputer

85. Melakukan validasi registrasi

Perawat Rawat Inap

86. Memilih tombol save

Komputer

87. Menyimpan data validasi

 

109 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 88. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission 89. Jika tidak sesuai, melakukan konfirmasi ke admission rawat inap 90. Memilih tombol validasi

Komputer

91. Melakukan validasi registrasi

Perawat Rawat Inap

92. Memilih tombol save

Komputer

93. Menyimpan data validasi

Perawat Rawat Inap

94. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien dari admission Melakukan pemeriksaan rawat inap

Dokter

95. Melakukan pemeriksaan medis 96. Mencatat obat yang perlu diberikan dalam slip obat 97. Mencatat jasa dokter dalam slip kunjungan dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap

Perawat Rawat Inap

98. Memilih menu pemakaian obat dan alkes

Komputer

99. Menampilkan menu obat dan alkes

Perawat Rawat Inap

100. Meng-input pemakaian obat dan alkes 101. Memilih tombol save

Komputer

102. Menyimpan pemakaian obat dan alkes

Perawat Rawat Inap

103. Memilih tombol print

Komputer

104. Mencetak slip pemakaian obat dan alkes

 

110 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 105. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 rangkap 106. Jika data tidak tersimpan, mencatat pemakaian obat dan alkes dalam slip kredit rawat inap 107. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 (empat) rangkap Melakukan pelayanan obat

Dokter

108. Menyerahkan slip obat kepada perawat rawat inap 109. Menerima slip obat

Perawat Rawat Inap

110. Memilih menu order penunjang medis

Komputer

111. Menampilkan menu order penunjang medis

Perawat Rawat Inap

112. Memilih order penunjang medis 113. Meng-input data order resep 114. Memilih tombol save

Komputer

115. Menyimpan data order resep

Perawat Rawat Inap

116. Jika ada tombol print, memilih tombol print

Komputer

117. mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap

Perawat Rawat Inap

118. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing

 

111 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 119. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan 120. Tidak ada tombol print, mencatat jenis pelayanan pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4 (empat) rangkap 121. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 122. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan 123. Jika item tidak lengkap, mencatat jenis pelayanan pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4 (empat) rangkap 124. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 125. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan Membuat bukti transaksi resep

Bagian Farmasi

126. Memilih menu pelayanan resep

Komputer

127. Menampilkan menu pelayanan resep

Bagian Farmasi

128. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order resep

Perawat Rawat Inap

129. Membenarkan adanya order

 

112 Actor Bagian Farmasi

Activity 130. Memilih transaksi order resep 131. Melakukan input transaksi resep berdasarkan order tersebut ke dalam pelayanan resep 132. Memilih penjamin 133. Memilih tombol save

Komputer

134. Menyimpan transaksi resep

Perawat Rawat Inap

135. Jika askes, memilih tombol print salinan resep

Komputer

136. Mencetak salinan resep

Perawat Rawat Inap

137. Memilih tombol print rincian resep

Komputer

138. Mencetak rincian resep 3 (tiga) rangkap 139. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter

Transporter

140. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap 141. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap

Perawat Rawat Inap

142. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 143. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 144. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat ke pasien

 

113 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 145. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing

Bagian Farmasi

146. Mengarsip salinan resep 147. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi bahwa adanya order resep 148. Membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap

Bagian Farmasi

149. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter

Transporter

150. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap 151. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap

Perawat Rawat Inap

152. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 153. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 154. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat ke pasien 155. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing 156. Mengarsip salinan resep

 

114 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 157. Jika bukan askes, membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap 158. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter

Transporter

159. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap 160. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat inap

Perawat Rawat Inap

161. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter 162. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter 163. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat ke pasien 164. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian Billing 165. Mengarsip salinan resep Melakukan validasi order farmasi

Bagian Farmasi

166. Memilih transaksi resep

Komputer

167. Menampilkan transaksi resep

Bagian Farmasi

168. Memilih nomor order resep 169. Melakukan approval atas transaksi

 

115 Actor

Activity

Komputer

170. Approved transaksi

Bagian Farmasi

171. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui telepon 172. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi melalui telepon Melakukan retur resep

Perawat Rawat Inap

173. Melakukan konfirmasi ke bagian Farmasi

Bagian Farmasi

174. Memilih menu order resep

Komputer

175. Membuka menu order resep

Bagian Farmasi

176. Memilih nomor order resep 177. Memilih tombol unposting 178. Memilih tombol save

Komputer

179. Menyimpan retur resep

Bagian Farmasi

180. Memilih tombol print

Komputer

181. Mencetak order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua) rangkap

Bagian Farmasi

182. Order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua) rangkap akan diberikan kepada bagian Billing Melakukan pemeriksaan rawat inap

Dokter

183. Melakukan pemeriksaan medis 184. Mencatat order pemeriksaan pada memo pemeriksaan rawat inap

 

116 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 185. Mencatat slip jasa dokter 2 (dua) rangkap 186. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap Melakukan order pemeriksaan laboratorium

Dokter

187. Memberikan memo pemeriksaan ke perawat rawat inap

Perawat Rawat Inap

188. Menerima memo dari dokter 189. Memilih menu transaksi order penunjang medis

Komputer

190. Menampilkan menu transaksi order penunjang medis

Perawat Rawat Inap

191. Memilih order penunjang medis 192. Meng-input data order pemeriksaan laboratorium 193. Memilih tombol save

Komputer

194. Jika data tersimpan, menyimpan data order resep

Perawat Rawat Inap

195. Memilih tombol print

Komputer

196. Mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap

Perawat Rawat Inap

197. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 198. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) rangkap akan diberikan kepada perawat

 

117 Actor Perawat Rawat Inap

Activity 199. Tidak ada tombol save, Mencatat jenis pelayanan pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4 (empat) rangkap 200. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing 201. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan Membuat Bukti Pemeriksaan Laboratorium

Petugas Laboratorium

202. Memilih menu pelayanan laboratorium

Komputer

203. Menampilkan menu pelayanan laboratorium

Petugas laboratorium

204. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order pemeriksaan laboratorium

Perawat Rawat Inap

205. Membenarkan adanya order pemeriksaan laboratorium

Petugas Laboratorium

206. Memilih transaksi order pemeriksaan laboratorium 207. Melakukan input pemeriksaan laboratorium berdasar order ke dalam pelayanan laboratorium 208. Memilih penjamin 209. Memilih tombol save

Komputer

210. Menyimpan transaksi pemeriksaan laboratorium

Petugas Laboratorium

211. Jika askes, memilih tombol print

Komputer

212. Mencetak nota laboratorium 3 (tiga) rangkap

 

118 Actor Petugas Laboratorium

Activity 213. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 214. Mengarsip nota laboratorium rangkap 3 (tiga)

Perawat Rawat Inap

215. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi bahwa adanya order pemeriksaan laboratorium

Petugas Laboratorium

216. Membuat nota laboratorium 3 (tiga) rangkap 217. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 218. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga) 219. Jika bukan askes , membuat nota laboratorium 3 (tiga) rangkap 220. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua) rangkap ke bagian Billing 221. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga) Melakukan validasi order pemeriksaan laboratorium

Bagian Farmasi

222. Memilih transaksi order laboratorium

Komputer

223. Menampilkan transaksi laboratorium

Bagian Farmasi

224. Memilih nomor order laboratorium 225. Melakukan approval atas transaksi

Komputer

226. Approved transaksi

Bagian Farmasi

227. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui

 

119 Actor

Activity Telepon

Bagian Farmasi

228. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi melalui telepon Melakukan pemeriksaan laboratorium

Petugas Laboratorium

229. Mendatangi kamar pasien 230. Melakukan pengambilan sample 231. Memeriksa hasil sample 232. Membuka menu hasil pemeriksaan

Komputer

233. Menampilkan menu hasil pemeriksaan

Petugas Laboratorium

234. Meng-input hasil pemeriksaan 235. Memilih tombol save

Komputer

236. Menyimpan hasil pemeriksaan

Petugas Laboratorium

237. Memilih tombol print

Komputer

238. Mencetak hasil pemeriksaan sebanyak 2 (dua) rangkap

Petugas Laboratorium

239. Hasil pemeriksaan 2 (dua) rangkap akan diberikan kepada dokter Membuat interm bill

Bagian Billing

240. Menerima slip pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap dari perawat UGD 241. Menerima slip pelayanan UGD dan slip jasa dokter sebanyak 2 (dua) rangkap dari bagian

 

120 Actor

Activity UGD

Bagian Billing

242. Menerima surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) dari perawat UGD 243. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap 3 (tiga) dari perawat rawat inap 244. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap 245. Menerima order resep sebanyak 3 (tiga) rangkap dari perawat rawat inap 246. Menerima rincian resep rangkap 3 (tiga) dari bagian Farmasi 247. Menerima retur resep sebanyak 2 (dua) rangkap dari bagian Farmasi 248. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap untuk menganjurkan obat yang harus diberikan kepada pasien 249. Menerima slip kredit rawat inap untuk order pemeriksaan laboratorium sebanyak 3 (tiga) rangkap dari perawat rawat inap 250. Menerima nota laboratorium 2 (dua) rangkap dari petugas laboratorium 251. Mengakumulasi total biaya

 

121 Actor Bagian Billing

Activity 252. Meng-input seluruh pelayanan jasa dokter , obat dan alkes, dan penunjang medis 253. Menghitung nilai plafon 254. Menghitung selisih total tagihan dengan nilai plafon 255. Membuka menu interm bill

Komputer

256. Menampilkan menu interm bill 257. Meng-input interm bill untuk pasien

Bagian Billing

258. Memilih tombol save

Komputer

259. Menyimpan interm bill untuk pasien

Bagian Billing

260. Memilih tombol print

Komputer

261. Mencetak interm bill untuk pasien

Bagian Billing

262. Meng-input interm bill untuk penjamin 263. Memilih tombol save

Komputer

264. Menyimpan interm bill untuk instansi sebanyak 4 (empat) rangkap

Bagian Billing

265. Memilih tombol print

Komputer

266. Mencetak interm bill untuk penjamin sebanyak 4 (empat) rangkap

Bagian Billing

267. Mengarsip dokumen Melayani pemulangan pasien

Dokter

268. Memberitahukan bahwa pasien diperbolehkan

 

122 Actor

Activity pulang

Perawat rawat inap

269. Membuat surat pengantar pulang 270. Memberikan surat pengantar pulang kepada pasien

Pasien

271. Menerima surat pengantar pulang

Perawat Rawat inap

272. Melakukan konfirmasi ke bagian Billing Membuat final bill

Bagian Billing

273. Menerima konfirmasi 274. Memilih menu final bill

Komputer

275. Menampilkan menu final bill

Bagian Billing

276. Memilih nomor rekam medis dan melakukan verifikasi 277. Memilih tombol save

Komputer

278. Menyimpan final bill

Bagian Billing

279. Memilih tombol print

Komputer

280. Mencetak final bill 4 (empat) rangkap

Bagian Billing

281. Memberikan final bill rangkap ke 1 (satu) dan ke 2 (dua) serta interm bill rangkap ke 1(satu) dan ke 2 (dua) kepada kasir 282. Memberikan final bill rangkap ke 3 (tiga) dan interm bill rangkap 3 (tiga) akan diberikan kepada bagian Akuntansi

 

123 Actor Bagian Billing

Activity 283. Memberikan final bill rangkap ke 4 (empat) dan interm bill rangkap 4 (empat)diberikan kepada bagian Finance

 

124   

3.6 Detail Activity Diagram  

125   

 

126   

127   

 

 

128   

Admission Rawat Inap {surat persetujuan rawat inap}

{lembar status pasien}

62. Menerima lembar status pasien dan surat persetujuan rawat inap dari perawat UGD

63. Membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3 (tiga) rangkap {surat penerimaan {surat pasien} penerimaan {surat pasien} 2 penerimaan pasien} 3

64. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 1 (satu) kepada bagian rekam medis

1

65. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) ke bagian Billing

{surat persetujuan rawat inap}

(diarsipkan)

66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga) diarsipkan

67. Mengarssip lembar status pasien dan surat persetujuan rawat inap

{lembar status pasien}

(diarsipkan) Gambar 3.6.5 Detailed Activity Diagram – Menerima Pasien Rawat Inap Rumah Sakit OMC Pulomas

129   

130   

 

131   

132   

133   

134   

135     

136   

v 

137   

138   

139   

 

 

140   

141   

142     

 

143     

       

144   

3.7 Finding Pada saat melakukan problem diagnostic, terdapat beberapa permasalahan yang dirangkum dalam tabel dibawah ini, setiap masalah yang ditemukan, kemudian dibagi kedalam beberspa kategori, yaitu people, application, dan business process. Berikut penggambarannya:

3.7.1 Tabel Finding # 1

Department

Finding

Category

UGD (Unit Gawat

Pasien yang berobat langsung di UGD (Unit People

Darurat)

Gawat

Darurat),

pada

saat

perawat

UGD

melakukan input atas pemakaian obat, dengan memilih nomor registrasi pasien terlebih dahulu, transaksi tersebut tidak dapat di-input pada menu tersebut, sehingga input atas transaksi tersebut dilakukan dengan menu penjualan bebas. 2

UGD (Unit Gawat

Pada menu transaksi pemakaian jasa ambulance Application

Darurat)

sudah dapat dilakukan pada menu UGD ( Unit Gawat Darurat), tetapi tidak ada tombol untuk print.

3

UGD (Unit Gawat

Pada saat input transaksi di menu UGD , data Application

Darurat)

sudah di-input dan di-save, namun ketika di-close dan

di-open

kembali,

data

tersimpan (empty transaksi).

tersebut

tidak

145   

# 4

Department

Finding

Category

UGD (Unit Gawat

Sebagian item yang tidak muncul pada menu People

Darurat)

pemakaian obat dan alkes , sehingga pada saat perawat bagian UGD ingin melakukan input transaksi atas obat yang terpakai, obat yang tidak tersedia pada menu ini, seringkali tidak tercatat pemakaiannya.

5

In Patient

Penjualan obat-obatan, pada in patient atau rawat People inap di-input ke komputer satu persatu sebanyak item yang dipergunakan sehingga proses transaksi kurang efisien dan sering terjadi kesalahan, contohnya pada saat input atas pemakaian vaksin.

6

Admission Rawat

Slip penerimaan rawat inap masih dicatat secara People

Inap

manual, hal ini disebabkan karena admission belum mengerti fungsi apa saja yang terdapat dalam menunya. Sehingga admission rawat inap menganggap

menu

untuk

pembuatan

penerimaan pasien tidak tersedia.

surat

146   

# 7

Department Farmasi

Finding

Category

Obat-obatan yang dicover oleh Askes (DPHO) Application dikenakan margin 25% sedang untuk obat-obatan diluar DPHO dikenakan margin sesuai kelas, QPRO belum di-setting untuk membedakan cara penghitungan untuk obat-obatan yang ditanggung oleh instansi diluar DPHO sehingga transaksi dilakukan secara manual.

8

Farmasi

Proses retur dan unposting obat menyebabkan Application perhitungan pada laporan history stock menjadi kacau hal ini disebabkan karena bertambahnya jumlah stock pada saat proses retur dan unposting.

9

Farmasi

Laporan penggunaan obat-obatan wajib lapor,

People

seperti Morphin Pethidin dan derivat tidak bisa digunakan (data kosong). 10 Farmasi

Terdapat menu laporan yang sama tetapi hasil People dari laporan tersebut tidak sama, yaitu menu laporan rekapitulasi pembelian farmasi dan Menu laporan rekapitulasi pembelian.

147   

#

Department

11 Farmasi

Finding

Category

Nama pasien dan nomor bukti yang sudah di job Application order oleh keperawatan in patient, tidak muncul di farmasi.

12 Farmasi

Pasien masih dirawat tetapi pada saat farmasi People melakukan input obat tertulis sudah final bill. (pasien sudah close)

13 Farmasi

Sering kali terjadi selisih harga pada saat Application transaksi

obat,

dimana

selisih

tersebut

menjadikan harga obat terakumulasi antara selisih dan harga sebenarnya. 14 Laboratorium

Pada saat input transaksi banyak ditemukan harga People yang masih 0 (nol), sehingga transaksi harus dihapus terlebih dahulu lalu di-input kembali.

15 Laboratorium

Input transaksi dengan jumlah quantity lebih dari Application satu

untuk

pemeriksaan

yang

sama,

hasil

perhitungan di komputer sudah benar tetapi pada saat melakukan pencetakan transaksi tersebut, total harga yang tertera pada komputer dikali lagi dengan quantity. Contoh: pada komputer 4x1000=4000, hasil cetakan 4000x4=16000.

148   

#

Department

16 Laboratorium

Finding

Category

Kesalahan tarif pemeriksaan untuk pasien rawat People inap, misalnya pasien yang dirawat di kelas satu, tetapi pada saat order input pemeriksaan harga yang tampil adalah harga untuk kelas dua.

17 Laboratorium

Hasil

Print

Out

untuk

bukti

pemeriksaan Application

Laboratorium kurang rapi dan boros kertas. 18 Laboratorium

Hasil pemeriksaan Laboratorium belum diinput People pada menu laporan laboratorium di sistem QPRO. (Masih menggunakan sistem Labsys) .

19 Laboratorium

Untuk melihat hasil observasi pasien selama Application dirawat, petugas laboratorium harus mencari satu persatu dan dicatat, sementara di sistem lama (Labsys), semua history pasien dapat langsung ditampilkan.

20 Billing

Bagian UGD, Laboratorium, dan Farmasi tidak People melakukan input pada slip jasa dokter utama. sehingga jasa dokter utama baru dapat di-input Billing pada saat pasien pulang.

149   

#

Department

21 Billing

Finding

Category

Admission mencatat nilai plafon sebesar harga People kamar, hal ini berakibat semua transaksi tidak tercover oleh asuransi, sehingga bagian Billing harus mengkoreksi tagihan satu persatu dengan cara merubah sistem penjaminan dari sistem plafon menjadi coverage.

22 Billing

Terjadi keterlambatan input transaksi di bagian People Laboratorium dan Farmasi saat pasien mau pulang,

bagian

Billing

harus

melakukan

konfirmasi kembali ke bagian tersebut agar melakukan verifikasi atas transaksi tersebut . 23 Billing

Bila ada penambahan resep oleh dokter ruangan People setelah transaksi di close oleh Billing maka untuk meng-input penambahan resep tersebut sistem harus di-open oleh admission terlebih dahulu sering terjadi sistem error sehingga Billing kesulitan dalam input transaksi tersebut.

24 Billing

Pada menu yang terdapat pada bagian UGD (Unit Application Gawat Darurat), Laboratorium maupun Farmasi terdapat pelayanan maupun obat yang harganya

150   

#

Department

Finding

Category

masih 0 (nol) sehingga bagian Billing harus melakukan input tarif. 25 Billing

Sering terjadi double resep sampai 4 (empat) kali People untuk satu pasien dan setelah diverifikasi oleh bagian Billing ke bagian keperawatan resep seharusnya hanya 1 (satu) kali.

26 Billing

Item non medis yang tidak di-cover asuransi People masih sering digabung dengan obat yang dicover.

27 Billing

UGD tidak pernah melakukan input pemakaian Application jasa

ambulance

rawat

inap,

UGD

hanya

menyerahkan slip pemakaian ambulance ke bagian Billing. 28 Billing

Banyaknya

kesalahan

dalam

tarif

kamar, People

misalnya pasien yang registrasi di ruang mawar tetapi masuk ke ruang flamboyan. (tarif menjadi salah).      

151   

Tabel 3.7.2 Kategori Masalah People 17

Application 11

Business Process 0

Total 28

Gambar 3.7.3 Diagram Pie Kategori Masalah Dari tabel diatas dapat diliat bahwa masalah yang ditemukan terdiri dari 39% masalah yang berasal dari application, seperti tidak tersedianya menu- menu tertentu pada Q-PRO , belum lengkapnya master tarif , terjadi error perhitungan pada sistem dan data yang belum dapat terintegrasi, 61 % masalah yang berasal dari poeple , hal ini terjadi karena masih kurangnya pengetahuan dari user mengenai kegunaan modulmodul yang ada pada sistem Q-PRO, sehingga masih banyak pengalihan tanggung jawab ke bagian Billing , sehingga tugas dari Bagian Billing pun bertambah karena harus menyelesaikan tugas dari bagian lain. Dan karena itu dapat disimpulkan masalah tersebut membuat kinerja Q-PRO menjadi tidak maksimal.