2010-2011 Financial Forecast Updated 9-09

MONROE PUBLIC  SCHOOLS 

2010‐2011 FINANCIAL FORECAST ORIGINALLY PRESENTED TO BOE COMMITTEES ON AUGUST 18TH  UPDATED FOR TOWN COUNCIL PRESENTATION ON SEPTEMBER 29TH

Meeting Goals ƒ Provide helicopter overview of financial  ƒ ƒ ƒ ƒ

needs for 10‐11 fiscal year Create early awareness of pressure points of  budgeting process Highlight need‐based priorities of district Gain input from BOE regarding its priorities Lay foundation for 10‐11 budget  development

Assumptions ƒ Wages across the district will increase per  ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

contractual obligations Health insurance costs will increase a  minimum of 10‐12% [Revised to 15% in Sept.] Major drivers of budget will continue to  increase: transportation, energy Negotiation of MEA contract begins next  summer NEASC site visit in fall 2010 Enrollment decrease negligible [63 students]

Assumptions cont.‐ ƒ True‐up on medical benefits budgeting; 

establishment of separate accounts: 1)  medical fund balance and 2) medical reserve  account ƒ Medical costs have been supplanted during  09‐10 with 427K end‐of‐year unexpended  funds that must be in operating budget for  10‐11 ƒ Salary costs have been supplanted during 09‐ 10 with 230K liquidated oil funds that must be  in operating budget in 10‐11

Risks ƒ Reduced state funding ƒ Unanticipated special education costs ƒ Aging facilities ƒ Pending litigation ƒ Health costs will trend higher than initially 

projected ƒ No funds allocated in operating budget 09‐10  for technology

Priorities of District ƒ Provide additional intervention resources for  ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

special education students preK‐12 Provide additional intervention resources for  students in grades 5‐8 Provide increased world language opportunities  to students at Jockey Hollow Restore curriculum coordinators to full‐time Monitor class sizes at MHS with increase of 50  students grades 9‐12 Increase professional development for staff Maintain implementation plan for technology

Past Topics for Cost Savings and  Efficiencies ƒ Co‐curricular activities, including athletics ƒ Alternative Education ƒ Technology ƒ Professional Development ƒ Maintenance ƒ Staffing Reductions

The Big Picture

New Information Since August

Projected Increases to Key Factors  of the 10‐11 Budget ƒ Health insurance trending close to 15% = 300K ƒ Bond payment to Town due for 09‐10 and 10‐11 = 225K ƒ Reduction in excess cost grant reimbursement = 100K ƒ Transportation to increase approximately 3% = 100K ƒ Preliminary energy cost estimate indicates small increases ƒ Additional key factors total = 725K 

The Updated Big Picture

Unique Conditions for BOE Budget  Development for 10‐11 1.

Previous funds available to BOE for unforeseen expenses are gone. à à à

Excess Cost Grant – 700k reverted to Town from BOE fall ‘08 Oil Credit – liquidated 230K in spring ’09 to offset 09‐10 expenditures No more Oxford revenues – students graduated June ’09

2.

“Reserves” in self‐insurance fund depleted by series of extraordinary  health claims.

3.

Using funds not in operating budget from Town provides a one‐year  remedy, but second‐year full increase to the budget – using end of year  unexpended funds to offset medical by 427k.

4.

Delaying payments provides a one‐year remedy, but second‐year full  increase to the budget by 225K – two years of bond payments for  technology due in 10‐11 budget. à

There are no monies allocated in the current 09‐10 budget for system‐wide  technology purchases/upgrades.

5.      Significant reductions in staff during 09‐10 budget process have already  begun to impact core programs in the district.

The Start of a Conversation…