20080916 Verslag Prov Gebruikers Overleg Z&b

Verslag Provinciaal gebruikersoverleg zoek&boek, Noord-Brabant Datum: Tijd: Locatie:

16 september 2008 9.30 – 12.00 Cubiss, vergaderzaal 2

1. Welkom Bibliotheek Eindhoven is aangesloten op de live-omgeving van zoek&boek en is nu ook aanwezig bij het overleg. De laatste bibliotheek in Brabant die nog aangesloten moet worden op de zoek&boek omgevingen, is bibliotheek Breda. Zij zijn nu aan het testen. 2. Vaststellen definitieve agenda Agenda is akkoord. 3. Verslag van 26 februari 2008 • Pagina 1, Bij einde rota: Bij het krijgen van CBS4-mails werd er af en toe gecontroleerd of een bepaald boek wel of toch niet aanwezig was in de betreffende bibliotheek. Dit is echter niet de bedoeling omdat er verschillende redenen kunnen zijn waarom een boek niet geleverd kan worden. Bijvoorbeeld omdat het boek gevonden wordt bij een locatie die niet levert. • Pagina 2: Bibliotheken zijn erg blij met de nieuwe lay-out van de bonnen, en ook erg blij met het lenersnummer dat is toegevoegd in de e-mails. • Pagina 3, bij rondvraag: Het vermoeden bestaat dat als er in Bicat geen e-mailadres is ingevuld in het desbetreffende veld, de klant niet kan inloggen via a-select. Anne Klop zal dit even controleren. 4. Mededelingen naar aanleiding van het landelijk overleg a. Algemene mededelingen • Punt van zorg: het aantal aanvragen dat verloopt is een redelijk aantal. Een aanvraag verloopt als er drie openingsdagen niets mee gedaan wordt door een bibliotheek. Zeker in vakanties is dit aantal hoger vanwege vakantieroosters of het dichtgaan van bibliotheken in vakanties. Graag hier alert op zijn.  Voorafgaand aan vakanties zal het provinciaal servicemanagement een mail sturen om iedereen hier nog eens op te attenderen. • Er worden snelle levertijden geconstateerd, vaak al binnen één week. Zeker als het vervoer binnen Brabant betreft. • In het Vubis / Infor- overleg is er aangedrongen om het e.e.a. m.b.t. zoek&boek snel op te pakken en aan te passen in het systeem. Daar zijn nu al resultaten van te zien. • Gelieve fouten in VDX te melden, met het IBL-nummer en zoveel mogelijk informatie.

Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 16-10-2008

1

b. Training ambassadeurs online diensten • Maandag 15 september 2008 is de eerste Brabantse training voor de ambassadeurs online diensten gehouden. Dit is een training die vooraf gaat aan de promotiecampagne die gaat lopen in december 2008, januari en februari 2009. De campagne richt zich vooral op zoek&boek, al@din en zoekmachine. De ambassadeurs worden getraind om zowel richting klant als collega de diensten te promoten. c. Evaluatie zoek&boek • Het betreft een landelijke evaluatie. Het ging niet om de klanten van zoek&boek, maar om de bibliotheken als gebruikers van VDX. 17 van de toen 21 in Brabant met zoek&boek werkende bibliotheken hebben de evaluatie ingevuld. • In het eerste jaar zoek&boek zijn er 65.000 aanvragen landelijk gedaan. De verwachting voor 2008 is dat er 90 – 100.000 aanvragen gedaan zullen worden. Ongeveer 80% daarvan zal gehonoreerd worden. De overblijvende 20% zal/kan om verschillende redenen niet gehonoreerd worden (bijv. het is niet aanwezig in het gekozen werkgebied). • Opmerking: Performance is een tijd slecht geweest, maar is sneller geworden. De uitleenbon is soms moeilijk om te genereren. Reden(en) hiervoor is al eerder gecommuniceerd. Daar is op dit moment geen oplossing voor. • Er is o.a. uit het rapport gebleken dat Landelijk Aanvragen een hoge score heeft. Het houdt in dat landelijk niet alleen naar wsf en ukb gekeken wordt, maar ook naar de lokale bibliotheken. Heeft bijvoorbeeld als voordeel dat bibliotheken in “grensgebieden” ook buiten deze grens streektitels kunnen aanvragen. • alle materialen aan te vragen via zoek&boek • Het definitieve rapport met een uitgewerkt Brabants stuk zal naar de coördinatoren gestuurd worden. d. Ontwikkelingen zoek&boek v2.0 • Fase 1 van zoek&boek2 is doorgevoerd. o Aantal verbeteringen, bijvoorbeeld bronnen in Brabant, alle niveaus hetzelfde tarief. Is landelijk nogal uniek. Ongeveer 2,50 euro gemiddeld. Is ook onderzocht, dat dat zeker scheelt in het aantal aangevraagde en gehonoreerde items. • Fase 2 is ondertussen gestart. o In de 2 dagen dat zoek&boek down was is er een nieuwe Oracle versie geïnstalleerd (van 9 naar 10). Dit is benodigd voor de nieuwe versie van VDX. o In de nieuwe versie van VDX (versie 4.0, huidige versie is 2.7) zijn veel aanpassingen. Zo is verdwijnt de compleet knop, en wordt de lay-out van pagina’s versimpeld. o Het systeem wordt op dit moment getest door de landelijk servicemanager. o Voorlopige ruwe planning:  Nov-Mrt – Testen van functionaliteiten (landelijk servicemanager), aanpassen van het handboek, testen door provinciale servicemanagers.  ± Mrt – Trainingen, om de doorgevoerde aanpassingen te laten zien.  ± tweede kwartaal 2009 – live. Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 16-10-2008

2

•

Fase 3 van zoek&boek2 zal in ± oktober 2009 in testsituatie staan. De datum van oplevering van fase 3 zal in 2010 liggen. o Bijvoorbeeld het aanvragen van alle materialen. Hiervoor zal echter in het hele land nog een kwaliteitsslag moeten gebeuren in de locale catalogi. De verschillen zijn in sommige gevallen zo groot dat het moeilijk is items bijvoorbeeld te matchen of te koppelen. Het gaat dan met name over dingen als ISBN, PPN, CDR, EAN etc. Zo matcht bijvoorbeeld de Aquabrowser op ISBN, Titel, Auteur en Taal om dezelfde titels als één weer te geven. Afgesproken wordt dat de catalogusspecialisten bij elkaar gevraagd worden om afspraken te maken over bijvoorbeeld de invoer van velden. o Bibliotheek Breda wil samen met stichting leenrechten alle ISBN nummers converteren naar 13-cijferige nummers, wellicht dat dit problemen gaat geven met koppelen met oude ISBNs. o Er wordt geopperd dat Medialab wellicht kan helpen bij het inzichtelijk maken van de kwaliteit van de catalogi.

5. zoek&boek en ontwikkelingen brabantwijzer • Bespreking met medialab over de ontwikkeling van Brabantwijzer. o Beschikbaarheidsinformatie: Wordt toegevoegd op het moment dat een klant kiest voor een bibliotheek. o Ontdubbelingen: werkt op titel, auteur, jaar en taal. Hierdoor worden titels gematcht en samengevoegd, waardoor er minder treffers zijn. Werkt nog niet optimaal vanwege wisselende kwaliteit van catalogi. • In zoeken.bibliotheek.nl zit alleen NBD-Biblion titels, in de Brabantwijzer zit het bezit van de Brabantse bibliotheken aangevuld met bronnen als omroep Brabant en uit in Brabant. • De regionale krantenbank is een ontwikkeling die loopt tussen het VOB (opdrachtgever) en Medialab. Het betreft een enorme hoeveelheid data, waar een technische oplossing voor geregeld moet worden. Voorlopig is de regionale krantenbank alleen te gebruiken via zoeken.bibliotheek.nl • Online Content: kan ingezet gaan worden. Het gaat echter voorlopig alleen nog om bronnen van Keesings Historisch Archief. Er wordt gewerkt om ook Publiekswijzer (Picarta) via online contents te ontsluiten. Om online contents ook in de brabantwijzer actief te krijgen, wordt het volgende afgesproken: o De Leeswijzer locatiespreadsheet wordt gestuurd aan de zoek&boekcoördinatoren, en deze vullen hem in. • Voor de brabantwijzer is een widget ontwikkeld, die door iedereen gebruikt kan worden. Te vinden via: o Voor Igoogle: http://tinyurl.com/brabantwijzer o Via Widgetbox: http://www.widgetbox.com/widget/zoeken-in-brabant o Eventueel kun je de code opvragen bij Neeltje van Helvoort. • De aquabrowser op http://zoeken.bibliotheek.be is een mooi voorbeeld over hoe de aquabrowser ingericht kan worden. Echter is dit heel veel maatwerk en lukt het medialab (nog) niet om dit overal door te voeren. Geïntegreerd zitten onder andere Last.fm (als je op muziek zoekt, krijg je luistertips), een koppeling met Librarything en een mogelijkheid tot (social) bookmarken van de detailpagina’s.

Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 16-10-2008

3

6. Inbreng gebruikers en coördinatoren en 7. Rondvraag • Het Brabantwijzer/zoek&boek-uitlegdocumentje zal in word-formaat naar de zoek&boekcoördinatoren gestuurd worden. • Dommeldal heeft promotie gedaan voor zoek&boek. Sturen het e.e.a. op naar Hilbrand. Dit wordt weer gedeeld met de overige zoek&boekcoördinatoren. • Om dit soort informatie in de toekomst makkelijker te delen is er behoefte aan een soort platform. Dit kan bijvoorbeeld geregeld worden met een Ning, met de vraag of iedereen daar het e.e.a. op wil delen. • Volgende keer worden er naambordjes rondgedeeld, zodat er meer zicht is op wie bij welke bibliotheek hoort. • Zijn er afspraken over hoe het boek verstuurd wordt? o In principe zijn deze er niet, alleen de afspraak: Hoe je het boek ontvangt, zo stuur je het terug (dus als je het met de post ontvangt, stuur je het met de post terug, en als je het met de bakken ontvangt, stuur je het met de bakken terug). o Soms zie je bibliotheken die de uitleenbon met plakband op het boek plakken (evt. voor inname apparatuur??). Gewone plakband laat resten achter op boeken. Als je de bon op het boek wil plakken, gebruik dan een plakband die geen resten achterlaat op het boek. • Er is behoefte aan een landelijke “helpdesksite”, met allerlei antwoorden op vragen die gesteld worden aan servicemanagers. Dit wordt landelijk aangekaart. • De vraag wordt gesteld: “Als er veel behoefte is aan titels die niet in je collectie zitten, is dat dan geen fout in je collectiebeleid?” In VDX kun je zien wat de top 10 aangevraagde titels is (te vinden in VDX via: Rapporten – Top 10 aangevraagde titels voor deze locatie). • Anne klop vertelt over een mailprogramma die in de public browser geïntegreerd kan worden. Informatie hierover wordt meegestuurd met het verslag. • Dubbel uitprinten van bonnen is niet nodig, sommigen vinden het handig voor schaduwadministratie, maar voor de werking van het systeem is het niet nodig. Bonnen kunnen altijd opnieuw gegenereerd worden.

8. Bepalen datum volgend overleg Datum volgend overleg: 24 februari 2009, vanaf 9.30 uur.

9. Afsluiting

Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 16-10-2008

4

10.Actiepunten Actiepunten n.a.v. zoek&boek overleg Nr Actie 7 Brabantwijzer: mogelijkheid om informatie over beschikbaarheid weergeven  staat in testomgeving en zal z.s.m. live komen. 9 Controleren of klant in kan loggen in A-select als er geen mailadres is opgegeven in Bicat 10 Definitieve evaluatierapport zoek&boek verwerken en versturen, zodra het afgerond is. 11 Contact met Medialab: kwaliteit van catalogi in Brabant? 12 Bibliotheek Dommeldal stuurt ontwikkelde promotiemateriaal naar Hilbrand, zodra dit ontvangen is, wordt dit gedeeld met de overige coördinatoren. 13 Opzetten platform voor het delen van informatie over online diensten 14 Behoefte “Landelijke helpdesksite”. Wordt landelijk aangekaart. 1 De Leeswijzer voor het beschikbaar maken van Online 5 Contents versturen 1 Brabantwijzer/zoek&boek informatieA4 in word-formaat 6 rondsturen  wordt meegstuurd met verslag 1 Informatie over mailprogramma in Public Browser, 7 ontvangen van Anne Klop.  meegestuurd met dit verslag.

Verslag provinciaal overleg zoek&boek, Noord-Brabant – 16-10-2008

Wie Hilbrand

Status Loopt

Anne Klop

Loopt

Hilbrand

Loopt

Hilbrand M. Knoops

Loopt Loopt

Neeltje

Loopt

Hilbrand

Loopt

Hilbrand

Afgerond

Neeltje

Afgerond

Neeltje

Afgerond

5