168106_76467_lpj Ui Gtk Xv.docx

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

UI GOES TO KEBUMEN XV PERHIMAK UI 2018/2019

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI........................................................................................................................................... ii LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................................... iii A. PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 1 B.

NAMA KEGIATAN ................................................................................................................... 1

C.

TEMA KEGIATAN................................................................................................................ 1

D.

TUJUAN KEGIATAN ........................................................................................................... 3

E.

WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN ..................................................................................... 3

F.

TARGET PESERTA .................................................................................................................. 5

G.

STRUKTUR DAN BAGAN KEGIATAN ............................................................................. 5

H.

DESKRIPSI DAN EVALUASI KEGIATAN ........................................................................ 8

I.

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN TIAP BAGIAN .................................................... 3

J.

PENUTUP............................................................................................................................... 110 LAMPIRAN 1: LAPORAN KEUANGAN ................................................................................ 111 LAMPIRAN 2: ToR & MoU ...................................................................................................... 115 LAMPIRAN 3: SPONSOR ......................................................................................................... 125 LAMPIRAN 4: MEDIA PARTNER .............................................................................................. 2 LAMPIRAN 5: PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI KEGIATAN ............................................ 3

ii

LEMBAR PENGESAHAN

Hormat kami, Panitia UI Goes To Kebumen XV

Ketua Pelaksana

Sekretaris Umum

Satria Nur Muhamad

Tsalits Laila Tsuroya

NPM. 1706036564

NPM. 1706039080 Mengetahui, Ketua Perhimak UI

M. Agil Fadhel Kurnianto NPM. 1606827076

iii

A. PENDAHULUAN

Kurangnya pemahaman tentang dunia kuliah dan informasi mengenai perguruan tinggi mendasari program kerja ini untuk memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh siswa-siswi SMA/MA/SMK. Pada dasarnya, pendidikan jenjang perguruan tinggi merupakan suatu langkah besar yang akan dijalani oleh hampir semua siswa SMA. Maka dari itu, informasi-informasi tentang perguruan tinggi ini sudah seharusnya diterima dengan lengkap bagi siswa-siswi ini. Banyak siswa yang masih bingung dan kurang informasi mengenai dunia setelah lulus SMA, mungkin saja membawa mereka menjadi salah pilihan, dimana mereka tidak mengetahui passion mereka sendiri. Oleh karena itu, Perhimpunan Mahasiswa Kebumen Universitas Indonesia (Perhimak UI) mengadakan program UI Goes To Kebumen XV untuk memfasilitasi siswa-siswi SMA/MA/SMK untuk menjadi lebih tahu dan dapat menyiapkan diri dengan lebih baik. Tidak hanya bagi siswa-siswi SMA/MA/SMK Kebumen saja, rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV juga memberikan pemahaman tentang dunia perkuliahan kepada orang tua siswa-siswi tersebut melalui seminar orang tua, sehingga orang tua dapat memberi semangat, memotivasi dan membantu putra-putrinya melanjutkan ke jenjang perguruan tinggi.

B. NAMA KEGIATAN “UI Goes To Kebumen XV”

C. TEMA KEGIATAN Tema : “Find Your Path, Grab The Future”

Di era modern yang serba mobile, di Kebumen masik banyak anak yang bingung tentang melanjutkan pendidikan di perguruan tinggi atau langsung bekerja. Ditambah dengan stigma orang tua yang menganggap kuliah mahal dan membuang-buang waktu. Kami ingin membantu anak-anak SMA/MA/SMK memperoleh informasi agar dapat menemukan jati dirinya – seperti dalam kalimat pertama “Find Your Path” – agar bisa

menjadi generasi bangsa yang berkualitas dan mampu menggapai masa depan – seperti dalam kalimat kedua “Grab The Future” – yang gemilang.

2

D. TUJUAN KEGIATAN 1. Memberikan informasi kepada siswa-siswi SMA/MA/SMK sederajat di Kabupaten Kebumen mengenai Universitas Indonesia. 2. Memberikan gambaran tentang kehidupan di lingkungan kampus, khususnya di Universitas Indonesia 3. Memberikan motivasi kepada siswa-siswi SMA/MA/SMK sederajat di Kabupaten Kebumen untuk melanjutkan pendidikan tinggi. 4. Memberikan informasi kepada orang tua siswa-siswi SMA/MA/SMK sederajat di Kabupaten Kebumen mengenai pentingnya melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi. 5. Memperkenalkan Perhimak UI kepada siswa-siswi di Kebumen sebagai sebuah paguyuban yang ada di Universitas Indonesia. 6. Sebagai wadah pembelajaran organisasi dan manajemen kegiatan bagi panitia UI Goes To Kebumen XV. 7. Sebagai wadah sosialisasi dan keakraban antar anggota Perhimak UI.

E. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN Kegiatan ini merupakan rangkaian berupa: 1. Road To School Waktu

: 2-27 Januari 2019

Tempat

: 24 SMA/MA/SMK se-Kabupaten Kebumen

2. Pre-Event Pagi Waktu

: 6 Januari 2019, 07.00-09.00

Tempat

: Alun-alun Kebumen

3. Pre-Event Sore Waktu

: 6 Januari 2019, 15.00-17.00

Tempat

: SMAN 2 Kebumen

4. Focus Group Discussion Waktu

: 12 Januari 2019, 08.00-13.00

Tempat

: SMAN 1 Kebumen 3

5. Acara Puncak : Talkshow dan Bedah Kampus Waktu

: 20 Januari 2019, 07.00-15.00

Tempat

: Gedung Juang 45’ Kebumen

6. Seminar Orang Tua Waktu

: 20 Januari 2019, 07.00-11.00

Tempat

: Aula Grinsing Mexolie Hotel Kebumen

4

F. TARGET PESERTA Target peserta tiap kegiatan yaitu : 1. Road To School

: Semua siswa kelas 12 dari 24 SMA/MA/SMK se-Kabupaten

Kebumen 2. Pre-Event Pagi

: Warga Car Free Day

3. Pre-Event Sore

: Peserta TONAMPTN

4. Focus Group Discussion

: 48 Peserta

5. Talkshow dan Bedah Kampus

: 800 Peserta

6. Seminar Orang Tua

: 100 Peserta

G. STRUKTUR DAN BAGAN KEGIATAN Penanggung Jawab

: M. Agil Fadhel Kurnianto (Teknik Mesin 2016)

Steering Comitte

:

1. Winas Maulidani S (Teknik Sipil 2014) 2. Aris Romadhon Subhan (Teknologi Bioproses 2016) 3. Farid Abdul Rozak (Ilmu Administrasi Negara 2016)

Project Officer

: Satria Nur Muhamad (Teknik Mesin 2017)

Vice Project Officer : Khafifah Sri Lestari (Ilmu Keperawatan 2017) Sekretaris 1

: Tsalits Laila Tsuroya (Ilmu Keperawatan 2017)

Sekretaris 2

: Rina Anggraeni (Kimia 2018)

Bendahara 1

: Citra Intan Widyasari (Ilmu Keperawatan 2017)

Bendahara 2

: Dhia Bakhitah Imtinan (Ilmu Keperawatan 2018)

Bidang Acara a. Kepala Bidang

: M. Habib Maksum A. (Geografi 2017)

b. Staf

: Apin Susanto (Ilmu Administrasi Negara 2017)

c. Staf

: Hani Nur Anisa (Farmasi 2017)

d. Staf

: Siti Aminatun Khasanah (Kesehatan Lingkungan 2017)

e. Staf

: Eka Dany Witiasari (Ilmu Administrasi Negara 2017)

f. Staf

: Alfiyanti Nurul Faizah (Psikologi 2018)

g. Staf

: Aprialdi Wahyu Tri Wibowo (Manajemen 2018)

h. Staf

: Siti Zahrotun Ngaliyah (Kesehatan Masyarakat 2018) 5

i. Staf

: Wahyu Nugroho (Teknik Mesin 2018)

Bidang Road To School a. Kepala Bidang

: Rizki Setiawan (Arkeologi 2017)

b. Staf

: Diah Safitri (llmu Keperawatan 2017)

c. Staf

: Melia Rizki F. (Statistika 2017)

d. Staf

: Andikta Wahyu Yudo (Arkeologi 2018)

e. Staf

: Bayu Seno Aji (Kesehatan Masyarakat 2018)

f. Staf

: Nur Azizah (Ilmu Keperawatan 2018)

Bidang Perlengkapan dan Keamanan a. Kepala Bidang

: Widhi Nugraha U. (Komunikasi, 2017)

b. Staf

: Zidni T.P (Kesehatan Masyarakat 2017)

c. Staf

: Januri Akbar (Teknik Perkapalan 2017)

d. Staf

: Zahra Prapti Fitriana (Sastra Jawa 2018)

e. Staf

: Rafiq Ali Abdillah A. (Teknik Mesin 2018)

f. Staf

: Suci Muliawati (Arkeologi 2018)

g. Staf

: Taufik Nurrahman (Arkeologi 2018)

Bidang Ticketing a. Kepala Bidang

: Putri Karimatul U. (Kesejahteraan Sosial 2017)

b. Staf

: Raffa Azky W. (Adm. Aktuaria 2017)

c. Staf

: Nabila Atikah (Ilmu Administrasi Negara 2017)

d. Staf

: Ela Febriana (Kesehatan Masyarakat 2018)

e. Staf

: Miftahul Jannah (Geografi 2018)

f. Staf

: Panca Yuliasih (Ilmu Keperawatan 2018)

Bidang Konsumsi a. Kepala Bidang

: Rodoti K. (Kesehatan Masyarakat, 2017)

b. Staf

: Nisaul Masruroh (Ilmu Keperawatan 2017)

c. Staf

: Ummu Syaifaul Qulub (Sastra Arab 2017)

d. Staf

: Laura Pramacita (Sastra Jwa 2018)

e. Staf

: Ruswati (Kesehatan Masyarakat 2018)

6

Bidang Dana Usaha a. Kepala Bidang

: Siti Khotimah (Ilmu Keperawatan 2017)

b. Staf

: Vellia Hasanah Anggraini (Sastra Arab 2017)

c. Staf

: Dwi Febri Anti (Arkeologi 2018)

d. Staf

: Riza Ristiani (Ilmu Administrasi Negara 2018)

Bidang Humas a. Kepala Bidang

: Rachma Bekti U (Ilmu Kesejahteraan Sosial 2017)

b. Staf

: Ade Zulaiha (Manajemen 2017)

c. Staf

: Elok Dwi Oktaviana (Ilmu Keperawatan 2018)

d. Staf

: Hasni Rahmiati (Kesehatan Masyarakat 2018)

Bidang Publikasi, Dokumentasi dan Desain a. Kepala Bidang

: Ahmad Mustofa Halim (Sistem Informasi 2017)

b. Staf

: Irmala Sya’bani (Ilmu Administrasi Negara 2017)

c. Staf

: Mazaya Intan Kusuma (Ilmu Keperawatan 2017)

d. Staf

: Bryan Milenia Pratama (Sastra Rusia 2018)

e. Staf

: Hikmah Afani (Biologi 2018)

f. Staf

: Nur Alif Iskandar (Arkeologi 2018)

Bidang Sponsorship dan Donasi a. Kepala Bidang

: Ahmad Muzakki (Teknik Mesin 2017)

b. Staf

: M. Ilham Akbar (Teknik Komputer 2017)

c. Staf

: Imam Wahyudi (Ilmu Ekonomi 2018)

d. Staf

: Raihan Nurrasyd A. (Teknik Mesin 2018)

e. Staf

: Vera Setianingsih (Ilmu Keperawatan 2018)

Bidang Media Partner a. Kepala Bidang

: Rizki Fika Anastasya (Teknik Industri, 2017)

b. Staf

: Asmelya Dini N. (Ilmu Keperawatan 2018)

c. Staf

: Nawangsari Aisya Azzahra (Manajemen 2018)

7

H. DESKRIPSI DAN EVALUASI KEGIATAN 1. Road To School Kegiatan ini berupa roadshow ke SMA/SMK/MA sederajat di Kabupaten Kebumen untuk menyampaikan informasi tentang dunia kampus, khususnya Universitas Indonesia dan memberikan motivasi kepada para siswa-siswi agar dapat melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Pelaksanaan : Waktu

: 2-27 Januari 2019

Tempat

: 24 SMA/MA/SMK

Daftar Sekolah : a. SMA N 1 Rowokele

x. MAWathoniyah

b. SMA N 1 Gombong

Karangduwur

c. SMK N 1 Gombong d. MA Salafiyah Wonoyoso e. SMA N 1 Karanganyar f. SMK N 1 Karanganyar g. SMA N 1 Petanahan h. SMA N 1 Klirong i. SMA N 1 Pejagoan j. SMA N 1 Kebumen k. SMA N 2 Kebumen l. MAN 1 Kebumen m. MAN 2 Kebumen n. MAN 3 Kebumen o. SMK N 1 Kebumen p. SMK N 2 Kebumen q. SMK VIP Al-Huda r. SMA VIP Al-Huda s. SMA N 1 Karangsambung t. SMA N 1 Buluspesantren u. SMA N 1 Kutowinangun v. SMA N 1 Prembun w. SMA N 1 Mirit

8

Evaluasi Kegiatan : -

Waktu untuk sosialisasi yang ditetapkan dari sekolah terkadang membuat panitia terlambat karena kondisi rumah yang jauh

-

Laptop yang tidak selalu terbawa di setiap kelas

-

Proyektor yang tidak selalu ada di setiap kelas

2. Pre Event Pemberitahuan kegiatan UI Goes To Kebumen kepada masyarakat. Hal ini untuk semakin menyemarakkan acara puncak UI GTK XV.

Pelaksanaan Pagi : Waktu

: 6 Januari 2019, 07.00-09.00

Tempat

: Alun-alun Kebumen

Pelaksanaan Sore : Waktu

: 6 Januari 2019, 14.00-16.00

Tempat

: SMA N 2 Kebumen

Evaluasi Kegiatan : -

Sound saat pre event pagi kurang keras karena berbarengan dengan sound dari panggung alun-alun

-

Brosur dan bingkisan yang disediakan untuk dibagi-bagikan ternyata kurang.

3. Focus Group Discussion Kegiatan ini berupa diskusi bersama perwakilan OSIS SMA/MA/SMK sederajat di Kabupaten Kebumen guna mengumpulkan informasi dengan cara diskusi yang dilakukan secara sistematis dan terarah mengenai suatu isu atau masalah yang berkaitan dengan kesulitan-kesulitan yang dihadapi siswa kelas XII dalam rencana melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi (mencari passion) yang nantinya bisa didiskusikan untuk mencari solusinya. Pelaksanaan : Waktu

: 12 Januari 2019 08.00-13.00

Tempat

: SMA N 1 Kebumen

Evaluasi Kegiatan : -

Waktu persiapan molor 2

-

Kurang dalam time keeping

4. Talkshow dan Bedah Kampus Kegiatan ini berupa penyampaian informasi lebih lanjut mengenai perguruan tinggi khususnya dibahas mendalam mengenai Universitas Indonesia itu sendiri. Selain itu dilakukan juga talkshow yang ditujukan untuk memotivasi siswa agar dapat melanjutkan pendidikannya ke jenjang perguruan tinggi dan bedah kampus yang berisi stand-stand fakultas di UI. Waktu

: 20 Januari 2019 08.00-15.00

Tempat

: Gedung Juang Kebumen

Evaluasi Kegiatan : -

Clip on saat penampilan drama musikal kurang keras

-

PPT pembicara belum siap

-

Perpindahan antara scene satu dengan selanjutnya terlalu lama

-

Pemaparan dari salah satu pembicara melebihi waktu yang diberikan sehingga orangtua yang dari seminar orangtua terlalu lama menunggu dan akhirnya banyak yang pulang sebelum sesi motivasi.

5. Seminar Orang Tua Kegiatan ini berupa penyampaian informasi lebih lanjut mengenai perguruan tinggi khususnya dibahas mendalam mengenai Universitas Indonesia dan juga memberikan pemahaman kepada orang tua siswa-siswi SMA/MA/SMK sederajat mengenai dunia kampus. Pelaksanaan : Waktu

: 20 Januari 2019 08.00-11.00

Tempat

: Aula Grinsing Mexolie Hotel Kebumen

Evaluasi Kegiatan : -

Peserta terlalu sedikit

I. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN TIAP BAGIAN 1. Pengurus Inti a. Project Officer dan Vice Project Officer 1. Pendahuluan 3

Bismillahirahmanirahim… Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatu… Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan YME yang telah melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya kepada kami semua sehingga rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV telah terlaksana dengan baik dan lancar. UI Goes to Kebumen merupakan Program Kerja Perhimpunan Mahasiswa Kebumen Universitas Indonesia (Perhimak UI) dalam bidang pendidikan yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada siswa-siswi SMA/SMK/MA di Kabupaten Kebumen dan juga orangtua siswa-siwi melalui seminar orangtua. UI Goes To Kebumen XV dilaksanakan mulai tanggal 2 Januari 2018 sampai tanggal 20 Januari 2019. 2. Konsep Awal UI Goes To Kebumen XV dirancang dalam bentuk rangkaian kegiatan yang informatif untuk anak-anak SMA/MA/SMK di Kebumen supaya mereka mendapat informasi sebanyak-banyaknya tentang dunia pasca kampus pada umumnya dan Universitas Indonesia. Semua rangkaian disesuaikan dengan kebutuhan anak-anak SMA/MA/SMK dan menyesuaikan dengan kesibukan anak-anak SMA/MA/SMK dan sistem SBMPTN yang baru pada tahun ini. Rangkaian berupa Road to School, Pre Event, Focus Group Discussion, Talkshow-Bedah Kampus, dan Seminar Orang Tua. Kegiatan ini merupakan program pengabdian masyarakat di bidang pendidikan dari Perhimak UI sebagai suatu proses penyampaian informasi, dari Universitas Indonesia untuk anak-anak SMA/MA/SMK di Kebumen. Mengingat bahwa akses informasi di Kebumen masih kurang, maka dari itu kami sebagai panitia UI Goes To Kebumen XV mengadakan kegiatan ini untuk memfasilitasi dan menyalurkan informasi dari Universitas Indonesia.

3. Susunan PI BPH

Sekretaris 1

: Tsalits Laila Tsuroya (Ilmu Keperawatan 2017)

Bendahara 1

: Citra Intan Widyasari (Ilmu Keperawatan 2017)

Kepala Bidang Acara

: M. Habib Maksum A. (Geografi 2017)

Kepala Bidang RTS

: Rizki Setiawan (Arkeologi 2017)

Kepala Bidang Perlengkapan : Widhi Nugraha U. (Komunikasi, 2017) Kepala Bidang Ticketing

: Putri Karimatul U. (Kesejahteraan Sosial 2017)

Kepala Bidang Konsumsi

: Rodoti K. (Kesehatan Masyarakat, 2017) 4

Kepala Bidang Dana Usaha : Siti Khotimah (Ilmu Keperawatan 2017) Kepala Bidang Humas

: Rachma Bekti U (Ilmu Kesejahteraan Sosial

2017) Kepala Bidang Publikasi, Dokumentasi dan Desain : Ahmad Mustofa Halim (Sistem Informasi 2017) Kepala Bidang Sponsorship dan Donasi

:

Ahmad

Muzakki

(Teknik Mesin 2017) Kepala Bidang Media Partner

: Rizki Fika Anastasya (Teknik Industri, 2017)

4. Deskripsi Kerja Project Officer (PO) 1. Bertanggungjawab terhadap seluruh rangkaian acara, mulai dari persiapan sampai dengan laporan pertanggungjawaban. 2. Membuat rencana kegiatan dari semua rangaian acara. 3. Memimpin kepanitiaan dan menjadi sentral koordinator. 4. Melakukan rapat koordinasi (pleno). 5. Memastikan setiap divisi melaksanakan job deskripsinya dengan baik. Vice Project Officer (VPO) 1. Bertanggungjawab terhadap PO. 2. Membantu PO dalam pengambilan keputusan apabila PO tidak ditempat. 3. Memberikan kritik dan saran kepada bidang tertentu demi kelancaran acara. 4. Membantu melihara hubungan internal kepanitiaan. 5. Memberikan pertimbangan kepada PO terhadap keputusan yang diambil.

5. Timeline Kegiatan

Oktober

November

Desember

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

Bidding Calon PO VPO Close Rec BPH Plotting Staff Danus Ticketing Sponsorship Publikasi 5

3

Januari 4

1

2

3

4

Hearing Team Building Road To School Pre-event Focus Group Discussion Talkshow, Bedah Kampus Seminar Orangtua

6. Rencana Kerja dan Realisasi

Pra Kegiatan Rencana Kerja

Realisasi

Membuat timeline kerja tiap bagian

Terlaksana, tepat waktu, dan sesuai dengan pelaksanaan

Membuat rincian anggaran tiap

Terlaksana, dan tepat waktu

bagian Terlaksana Membuat proposal kegiatan

Terlaksana

Membuat semua rencana publikasi

Terlaksana

Membuat semua rencana penjualan

Terlaksana

tiket Membuat semua rencana sosialisasi

Terlaksana

Pelaksanaan Kegiatan Merancang rapat pleno 2 minggu

Terlaksana, namun kurang sesuai

sekali

dengan rencana awal 2 minggu sekali

Merancang rapat PI BPH setiap

Terlaksana setiap minggu

minggu sekali Memastikan semua kegiatan berjalan Terlaksana sesuai konsep awal Memastikan semua pengeluaran

Terlaksana, sedikit berbeda dengan

sesuai dengan anggaran awal

rencana

Memastikan pengeluaran dan

Terlaksana, tepat

pemasukan tetap seimbang 6

Mengkonsultasikan masalah dengan

Terlaksana

Steering Comitee Menginformasikan semua kegiatan

Terlaksana

kepada para stakeholder

Pasca Kegiatan Melaksanakan pembubaran panitia

Belum terlaksana hingga LPJ ini selesai

Melaksanakan pembersihan

Terlaksana

basecamp Menyelesaikan semua urusan

Terlaksana

anggaran Melaksanakan rapat terakhir untuk

Terlaksana

menyelesaikan semua tanggungan Membuat LPJ

Terlaksana

7. Evaluasi dan Saran Kegiatan Pra Kegiatan : 1. Menempatkan staf sesuai dengan komitmennya 2. Merancang semua pengeluaran dengan detail dan sesuai rencana kegiatan 3. Konsep kegiatan seharusnya lebih matang

Pelaksanaan Kegiatan : 1. Berkoordinasi satu sama lain lebih sering 2. Lebih berkomunikasi ke SC 3. Mengingatkan semua panitia untuk menjaga kedisiplinan 4. Menjaga hubungan baik dengan staf dengan selalu ramah 5. Terlalu serius sehingga kaku terhadap staf 6. Menjaga kebersihan di basecamp

Pasca Kegiatan : 1. Kurang menjaga barang sendiri 2. Kurang peduli dengan kebersihan

7

8. Analisi SWOT Strength : -

Kedekatan antar PI BPH

-

Kapasitas yang tinggi setiap BPH

-

Fast Respon dalam komunikasi

-

Selalu update

-

Memiliki relasi yang banyak di Kebumen

Weakness : -

Kebiasaan tidak tepat waktu

-

Takut mengambil resiko

Opportunity -

Dukungan dari para stakeholder

-

Hubungan baik dengan para donator

-

Kegiatan UI Goes To Kebumen XV merupakan program pengabdian masyarakat di bidang pendidikan untuk Kebumen

Threat -

Banyak acara sejenis yang berbarengan tanggal

-

Sistem penerimaan perguruan tinggi yang berubah-ubah

-

Anak Kebumen yang masih kurang paham teknologi (dengan sistem tiketing yang baru tahun ini)

9. Laporan Kinerja PI BPH No. Nama

Jurusan/angkatan

1.

Keperawatan/2017 Sekretaris 1

Tsalits

Jabatan

K TJ KS T Keterangan 5

5

4

5

Melaksanakan

Laila

tugas dengan

Tsuroya

baik, cekatan dan inisiatif.

2.

Citra

Keperawatan/2017 Bendahara 1

5

5

4

5

Melaksanakan

Intan

tugas dengan

Widiasari

baik, dan 8

inisiatif, tingkatkan komunikasi masalah anggaran bersama 3.

M. Habib

Geografi/2017

PJ Acara

4

5

5

5

Melaksanakan

Maksum

tugas dengan

A.

baik, cekatan, inisiatif, dan bekerja keras dalam melaksanakan konsep acara

4.

Rizki

Arkeologi/2017

Setiawan

PJ Road To

5

5

4

5

School

Melaksanakan tugas dengan baik, inisiatif dan konsisten di setiap kegiatan

5.

Siti

Keperawatan/2017 PJ Dana

Khotimah

5

5

4

5

Usaha

Melaksanakan tugas dengan baik, rajin dan bekerja dengan keras bersama dengan staff danus.

6.

Ahmad

Sistem

PJ Publikasi,

Mustofa

Informasi/2017

Desain dan

tugas dengan

Dokumentasi

baik, terampil

Halim

5

4

5

5

Melaksanakan

dalam desain, dan hebat dalam dokumentasi, 9

namun ketepatan waktu perlu ditingkatkan. 7.

Widhi

Komunikasi/2017

PJ

5

4

5

5

Melaksanakan

Nugraha

Perlengakapan

tugas dengan

Utama

dan

baik, rajin,

Keamanan

dan bekerja keras bersama staff perlap.

8.

Rachmah

Kesejahteraan

PJ Hubungan

Bekti

Sosial/2017

Masyarakat

3

5

4

4

Melaksanakan tugas dengan

Utami

baik, perlu ditingkatkan kehadiran dan komunikasi

9.

Rizqi Fika Teknik

PJ Media

A.

Partner

Industri/2017

4

5

4

5

Melaksanakan tugas dengan baik, dan inisiatif

10.

Ahmad

Teknik

PJ

4

5

4

4

Melaksanakan

Muzakki

Mesin/2017

Sponsorship

tugas dengan

dan Donasi

baik, perlu ditingkatkan kerjasama dengan staff

11.

Rodoti

Kesehatan

Khasanah

Masyarakat/2017

PJ Konsumsi

4

5

4

5

Melaksanakan tugas dengan baik, perlu ditingkatkan kehadiran.

12.

Putri

Kesejahteraan

Karimatul

Sosial/2017

PJ Tiketing

5

5

4

5

Melaksanakan tugas dengan

Udawi

baik, menjalin kerjasama 10

bagus dengan staff Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup 2

5 = Sangat Bagus

= Kurang

4 = Bagus

10. Kesimpulan Kerjasama yang baik, sering berkomunikasi dengan SC dan sering melakukan koordinasi satu sama lain menjadi kunci kuatnya pengurus inti. Semua masalah harus dibahas secara internal dulu oleh pengurus inti, dan harus selalu menjaga semua staf merasa baik dan hangat dalam kepanitiaan ini. b. Sekretaris 1. Pendahuluan Bismillaahirrahmaanirrahiim Puji dan syukur senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga seluruh rangkaian kegiatan UI GTK XV dapat berjalan dengan lancar. Sholawat serta salam juga senantiasa kami curahkan kepada Nabi Muhammad SAW beserta para keluarga, para sahabat, serta umatnya yang istiqomah hingga akhir zaman. Alhamdulillah selesai sudah rangkaian acara UI GTK XV yang merupakan salah satu bentuk pengabdian masyarakat dari PERHIMAK UI untuk memberi informasi kepada anak-anak SMA/SMK/MA sederajat mengenai dunia pasca SMA.

2. Konsep Awal Konsep awal sekretaris dalam acara UI Goes To Kebumen XV adalah memenuhi segala keperluan administrasi (surat-menyurat, proposal kegiatan, dan laporan pertanggungjawaban setiap divisi) dan non-administrasi (to do list). Untuk memenuhi semua keperluan kesekretariatan dalam acara UI Goes To Kebumen XV, saya dibantu oleh satu orang staf atau sekretaris 2. Proposal kegiatan dibuat jauh sebelum acara mulai running dan dibantu oleh PO VPO. 11

Semua kebutuhan surat menyurat setiap divisi telah di list sejak awal sehingga sekretaris telah menyiapkan tamplate surat yang dibutuhkan nantinya. Sedangkan untuk To Do List dilaksanakan setiap satu minggu sekali. To Do List ini merupakan bentuk reminder untuk setiap divisi terkait timeline yang harus dan sudah dikerjakan di setiap minggunya. Setelah semua kegiatan selesai, tugas sekretaris

selanjutnya

adalah

membuat

dan

meng-compile

laporan

pertanggungjawaban dari PJ setiap divisi.

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi Deskripsi Kerja 1.

Bertanggung

Realisasi jawab Terlaksana.

terhadap PO. 2.

Bekerjasama semua

divisi

dengan Terlaksana. Semua divisi dapat diajak kerjasama dalam dengan baik. Setiap divisi menyerahkan list

kebutuhan kesekretariatan

kebutuhan surat-menyurat yang dibutuhkan dalam acara UI Goes To Kebumen XV sehingga memudahkan

sekretaris

dalam

melaksanakan

tugasnya. Meskipun ada juga beberapa surat yang sifatnya insidental sehingga harus segera dibuat saat itu juga, namun masalah tersebut dapat di atasi dengan baik. 3.

Memastikan

seluruh Terlaksana. Seluruh kebutuhan kesekretariatan dari

kebutuhan kesekretariatan masning-masing divisi terpenuhi dengan baik dan dalam acara UI GTK XV dalam terpenuhi dengan segera.

waktu

yang

singkat

sehingga

tidak

menghambat kinerja divisi lain. Saat divisi lain membutuhkan sesuatu terkait kesekretariatan, sekretaris mampu memenuhi dengan segera.

4.

Bertanggung jawab atas Terlaksana.

Sekretaris

telah

melaksanakan

kebutuhan kesekretariatan tugasnya dalam memenuhi segala kebutuhan dalam acara UI GTK XV

kesekretariatan berupa administrasi dan nonadministrasi.

Dimana

kebutuhan administrasi

antara lain proposal, surat-menyurat, dan lpj, sedangkan non-administrasi berupa To Do List yang dilakukan setiap minggu.

12

4. Susunan BPH dan staff Nama

Jurusan / Angkatan

Deskripsi Kerja

Tsalits Laila Tsuroya

Ilmu Keperawatan / 2017

Sekretaris I

Rina Anggraeni

Kimia / 2018

Sekretaris II

5. Timeline OCTOBER

NOVEMBER

DECEMBER

Pembuatan list 1

1

JANUARY Pembuatan surat

Masa Tagihan

kebutuhan surat

1

menyurat &

SUC Pertama,

1

Kedua, dan Ketiga

proposal jadi Penyerahan list 2

2

insidental

Pembuatan surat

kebutuhan surat

2

menyurat dari

To Do List

2

insidental

setiap divisi Penyerahan list 3

3

Pembuatan surat

Masa Tagihan

kebutuhan surat

3

menyurat dari

SUC Pertama,

3

Kedua, dan Ketiga

setiap divisi

Pembuatan surat

Masa Tagihan 4

4

insidental

To Do List

4

SUC Pertama,

4

insidental

Kedua, dan Ketiga Penyerahan list 5

5

Pembuatan surat

kebutuhan surat

5

menyurat dari

Press Release

5

insidental

setiap divisi Penyerahan list 6

6

Masa Tagihan

kebutuhan surat

6

menyurat dari

7

6

To Do List

Kedua, dan Ketiga

setiap divisi

7

SUC Pertama,

Penyerahan list

Pembuatan

Pembuatan surat

kebutuhan surat

tamplate

insidental

menyurat dari

7

setiap divisi

kebutuhan surat

7

menyurat dari setiap divisi

Penyerahan list 8

8

Pembuatan surat

kebutuhan surat

8

menyurat dari setiap divisi

13

Pembuatan surat insidental

8

insidental

Penyerahan list 9

9

Pembuatan surat

kebutuhan surat

9

menyurat dari

To Do List

9

insidental

setiap divisi Penyerahan list 10

10

Pembuatan surat

kebutuhan surat

10

menyurat dari

insidental

Pembuatan surat 10

insidental

setiap divisi Pembuatan surat 11

11

To Do List

11

Penyerahan list 12

12

insidental

Pembuatan surat 11

Pembuatan surat

kebutuhan surat

12

menyurat dari

insidental

insidental

Pembuatan surat 12

insidental

setiap divisi Penyerahan list 13

13

Pembuatan surat

kebutuhan surat

13

menyurat dari

insidental

13

To Do List

setiap divisi Penyerahan list 14

14

Pembuatan surat

kebutuhan surat

14

menyurat dari

insidental

Pembuatan surat 14

insidental

setiap divisi Penyerahan list 15

15

Pembuatan surat

kebutuhan surat

15

menyurat dari

insidental

Pembuatan surat 15

insidental

setiap divisi Penyerahan list 16

16

Pembuatan surat

kebutuhan surat

16

menyurat dari

To Do List

16

insidental

setiap divisi

17

17

Pembuatan

Pembuatan surat

Pembuatan surat

tamplate

insidental

insidental

kebutuhan surat

17

17

menyurat dari setiap divisi Pembuatan surat 18

19

18

19

To Do List

18

insidental

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

19

menyurat dari setiap divisi

14

Pembuatan surat 18

19

insidental

Pembuatan surat insidental

20

20

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

20

20

Acara Puncak

21

Penyusunan LPJ

22

Penyusunan LPJ

23

Penyusunan LPJ

24

Penyusunan LPJ

25

Penyusunan LPJ

26

Penyusunan LPJ

27

Penyusunan LPJ

28

Penyusunan LPJ

29

Penyusunan LPJ

menyurat dari setiap divisi

21

21

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

21

menyurat dari setiap divisi

22

22

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

22

menyurat dari setiap divisi Pembuatan tamplate 23

23

kebutuhan surat

23

To Do List

menyurat dari setiap divisi

24

24

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

24

menyurat dari setiap divisi Pembuatan surat 25

26

Penyusunan proposal

Penyusunan proposal

25

26

To Do List

25

insidental

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

26

menyurat dari setiap divisi

27

Penyusunan proposal

27

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

27

menyurat dari setiap divisi

28

Penyusunan proposal

28

Pembuatan

Pembuatan surat

tamplate

insidental

kebutuhan surat

28

menyurat dari setiap divisi Pembuatan

29

Penyusunan proposal

29

Pembuatan surat

tamplate

29

kebutuhan surat

15

insidental

menyurat dari setiap divisi

Pembuatan

30

Penyusunan proposal

tamplate 30

kebutuhan surat

To Do List

30

30

Penyusunan LPJ

31

Penyusunan LPJ

menyurat dari setiap divisi

31

6.

Penyusunan

31

proposal

Pembuatan surat insidental

Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Kerja

Realisasi

Membagi tugas antara sekretaris I Terlaksana. Pembagian tugas dilaksanakan dengan sekretaris II

di awal pertemuan antara sekretaris I dengan sekretaris II, dimana sekretaris I memegang

sebagian

administrasi

berupa

besar

tugas

surat-menyurat

proposal dan laporan pertanggungjawaban, sedangkan sekretaris II memegang penuh tugas non-administrasi (To Do List) dan sebagian tugas administrasi berupa suratmenyurat. Menyusun

proposal

kegiatan Terlaksana. Pembuatan proposal kegiatan

bersama dengan PO VPO jauh-jauh berjalan

dengan

lancar.

hari sebelum acara UI GTK XV proposal

kegiatan

ini

mulai running

kegiatan

tahun

proposal Hambatan

dalam

kegiatan

adalah

(Rancangan

Pembuatan

mengacu

sebelumnya.

pembuatan

proposal

mengenai

Anggaran

dari

Belanja)

RAB yang

sedikit melewati tenggang waktu, namun dapat ditangani dengan baik. Melaksanakan To Do List setiap hari Terlaksana. Sekretaris II melaksanakan minggu yang di share digrup PI BPH tugasnya dengan baik sehingga To Do List berjalan dengan lancar meskipun ada satu 16

dan UI GTK XV dengan persetujuan minggu yang terlewat sehingga harus PO VPO

meng-share nya di hari senin.

Membuat list surat yang dibutuhkan Terlaksana. Semua divisi telah memberikan setiap divisi dan mmebuat tamplate list surat yangakan dibutuhkan dalam acara suratnya di awal pertemuan

UI GTK XV dan tim sekretaris membuat tamplate semua surat yang dibutuhkan setiap divisi, meskipun seiring berjalannya kegiatan terdapat beberapa surat yang bersifat insidental sehingga belum terdapat tamplate nya. Namun masalah ini dapat ditangani dengan baik sehingga tidak menimbulkan masalah.

Menyusun

laporan Terlaksana. Dalam penyusunan laporan

pertanggungjawaban

dari

setiap pertanggungjawaban

atau

lpj

terdapat

divisi seminggu setelah acara selesai beberapa hambatan yaitu ada beberapa divisi

yang

memberikan

laporan

pertanggungjawabannya melewati batas waktu

yang

diberikan

sehingga

lpj

terselesaikan tidak sesuai dengan rencana.

7.

Evaluasi dan saran kegiatan Evaluasi

Penyimpanan

alat-alat

kesekretariatan

kurang

Saran keperluan Segala alat kesekretarian seperti stempel diperhatikan. dan amplop lebih baik dijadikan dalam

Meskipun sudah ditempatkan dalam satu satu tempat dan dipegang oleh sekretaris, tempat, namun hanya di letakkan di jadi jika divisi membutuhkan stempel basecamp, sehingga semua orang bebas atau amplop bisa minta langsung ke memakainya, hal ini membuat stempel UI sekretaris sehingga resiko barang hilang GTK XV sempat hilang dan tidak ada atau terselip lebih sedikit. Dan setiap yang tau terakhir di pakai oleh divisi apa orang atau divisi yang meminjam alat padahal

stempel

tersebut

sangat kesekretariatan wajib meminta izin atau

dibutuhkan.

lapor kepada salah satu tim sekretaris. Namun sekretaris harus selalu standby saat sewaktu-waktu dimintai stempel, 17

amplop, atau kebutuhan kesekretariatan lain yang dipegang oleh sekretaris. Komunikasi antara sekretaris I dengan Lakukan komunikasi dengan optimal sekretaris II kurang optimal karena agar tugas-tugas juga dapat terselesaikan merasa sudah mengerjakan tugasnya dengan optimal. Selalu komunikasikan masing-masing padahal sekretaris I tetap setiap tugas yang sudah dan belum harus mengontrol dan mengingatkan dikerjakan sehingga tidak ada miss tugas sekretaris II.

8.

komunikasi dari setiap anggota.

Analisis Swot

Strengt

Weakness

-

Sekretaris I merupakan sekretaris PRHIMAK UI

-

Memiliki semangat dan komitmen dalam menjalankan tugas

-

Memiliki pengalaman di kesekretariatan yang cukup banyak

-

Pembagian tugas yang cukup jelas di awal pertemuan

-

Sekretaris II yang mampu berkerjasama dengan sangat baik

-

Komunikasi yang kurang optimal antara sekretaris I dengan sekretaris II

Opportunity

-

Tidak adanya contoh surat tahun sebelumnya

-

Urusan surat-menyurat menjadi mudah karena sekretaris acara merupakan sekretaris paguyuban

-

Dapat membuat surat insidental saat itu juga karena tidak perlu menunggu nomer surat dari sekretaris paguyuban

Threat

-

Mendapat dukungan dari semua panitia

-

Pembuatan surat insidental yang mengharuskan sekretaris untuk selalu siap kapanpun dibutuhkan

9. No. 1.

Laporan Kinerja Staff Nama

Jurusan/angkatan

Jabatan

K

Tsalits Laila

Ilmu

Sekretaris 5

Tsuroya

Keperawatan /

I

TJ KS

T

Keterangan

5

5

Melaksanakan

4

tugas dengan

2017

baik, cekatan dan inisiatif.

2.

Rina

Kimia / 2018

Sekretaris 5

Anggraeni

II 18

5

4

4

Sudah baik dan bertanggung

jawab terhadap tugasnya, namun kurang komunikatif.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

2 = Kurang

4 = Bagus

10.

5 = Sangat Bagus

Kesimpulan Dalam pemenuhan tugas kesekretariatan khususnya keperluan suratmenyurat, dibutuhkan kinerja sekretaris yang cekatan dan inisiatif agar mempermudah tugas kedepannya. Komunikasi dan kerjasama tim juga harus optimal agar mempermudah masing-masing anggota sekretaris. Pembagian tugas yang jelas juga sangat berpengaruh terhadap efektivitas kerja sekretaris dalam memenuhi kebutuhan kesekretariatan.

b. Bendahara 1. Pendahuluan Bendahara merupakan bagian dari pengurus inti dalam kepanitiaan UI Goes to Kebumen XV. Dalam tugasnya bendahara mengatur permasalahan yang berkaitan dengan keuangan seperti arus pemasukan dan pengeluaran biaya selama kepanitiaan yang didokumentasikan secara berkala melalui cashflow keuangan.

Selain

itu,

bendahara

juga

bertugas

membuat

laporan

pertanggungjawaban keuangan dan mempublikasikannya melalui press realease selama satu atau dua minggu sekali.

2. Konsep Awal Dalam pelaksanaan kegiatan UI Goes to Kebumen XV diperlukan pengaturan arus pemasukan dan pengeluaran biaya yang digunakan untuk menunjang kegiatan tersebut. Pengaturan arus keuangan dilakukan oleh 19

bendahara sebagai controller dan juga treasurer. Arus pemasukan dan pengeluaran keuangan didokumentasikan melalui cashflow keuangan yang dilakukan setiap ada anggaran masuk dan keluar sesuai daftar rancangan anggaran belanja yang telah ditetapkan sebelumnya oleh PO dan VPO UI Goes to Kebumen XV bersama SC dan ketua masing-masing divisi. Dalam hal ini, keuangan yang berhasil masuk dan keluar harus diketahui oleh seluruh panitia dan Iluni Perhimak UI. Untuk itu dilakukan publikasi keuangan melalui press release keuangan setiap satu atau dua minggu sekali sesuai dengan timeline bendahara. Setelah seluruh kegiatan UI Goes to Kebumen XV telah terlaksana dan sudah tidak ada lagi arus pemasukan dan pengeluaran anggaran, maka dibuatlah Laporan Pertanggungjawaban Keuangan yang berisi seluruh cashflow beserta rincian pemasukan dan pengeluaran setiap divisi. LPJ Keuangan ini akan digunakan sebagai acuan perencanaan anggaran kegiatan serupa di tahun berikutnya.

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi Deskripsi Kerja

Realisasi

1. Bertanggung jawab terhadap Terlaksana. PO. 2. Membawahi Usaha, Donasi.

bidang

Sponsorship

Dana Terlaksana. Dalam membawahi bidang atau divisi & Dana Usaha dan bidang Sponsorship & Donasi (divisi Sponsorship) telah dilakukan koordinasi yang baik terutama mengenai arus pemasukan keuangan yang berasal dari catatan kedua divisi tersebut. Untuk Divisi Dana Usaha, koordinasi sangat baik dengan adanya rekapan yang rinci dari divisi tersebut mengenai pemasukan SUC beserta pemasukan dari kegiatan dana usaha yang telah dilakukan sehingga dapat terekap dengan rinci pula pada rincian pemasukan keuangan oleh bendahara, Untuk Divisi Sponsorship, koordinasi dilakukan pula dengan sangat baik dengan adanya rekapan rincian pemasukan oleh berbagai pihak sponsor dan donasi. Namun, yang belum terlaksana dengan baik adalah mengenai waktu perekapan yang belum 20

sesuai dengan timeline yang seharusnya sehingga ketika akan dibuat press release baru dilakukan perekapan dan pelaporan kepada bendahara. 3.

Memastikan

seluruh Terlaksana.

Seluruh

deskripsi

kerja

yang

deksripsi kerja terlaksana dilimpahkan kedua divisi yang dibawahi oleh dengan baik.

bendahara terlaksana dengan baik. Namun, seperti yang

telah

dipaparkan

sebelumnya,

bahwa

perekapan dan pelaporan arus keuangan belum sesuai dengan timeline yang ditetapkan. 4.

Bertanggung jawab atas Terlaksana. administrasi

Dalam

administrasi

keuangan,

keuangan bendahara membuat cashflow keuangan sebagai

kegiatan.

bentuk dokumentasi atau rekapan pemasukan dan pengeluaran

anggaran

mempublikasikannya

kegiatan

melalui

press

serta realease.

Pembuatan cashflow keuangan telah terlaksana dengan baik yang disesuaikan dengan terjadinya arus pemasukan maupun pengeluaran anggaran yang berkaitan dengan kegiatan UI Goes to Kebumen XV. Namun, dalam pembuatan press release belum sepenuhnya sesuai dengan timeline yang direncanakan. Hal ini dikarenakan semakin dekat dengan acara puncak semakin diperlukan pula press release keuangan yang ditujukan untuk seuruh anggota Perhimak UI, khususnya kepada Iluni Perhimak UI.

4. Susunan BPH dan staff Nama

Jurusan / Angkatan

Deskripsi Kerja

Citra Intan Widyasari

Ilmu Keperawatan / 2017

Bendahara I

Dhia Bakhitah Imtinan

Ilmu Keperawatan / 2018

Bendahara II

21

5. Timeline OCTOBER

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

NOVEMBER

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

DECEMBER

Mulai pembayaran SUC

JANUARY

Masa Tagihan 1

SUC Pertama,

1

Press Release

2

Pelunasan SUC

3

Pelunasan SUC

4

Pelunasan SUC

5

Press Release

6

Pelunasan SUC

7

Pelunasan SUC

8

Pelunasan SUC

9

Press Release

10

Pelunasan SUC

11

Pelunasan SUC

12

Press Release

Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

2

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

3

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

4

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga

Masa Tagihan

5

SUC Pertama

Press Release

Masa Tagihan

Masa Tagihan

6

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

7

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

8

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

9

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

10

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

11

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan

Masa Tagihan

12

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, dan Ketiga

22

Masa Tagihan 13

13

Masa Tagihan

13

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, Ketiga,

13

Pelunasan SUC

14

Pelunasan SUC

15

Pelunasan SUC

16

Pelunasan SUC

17

Press Release

18

Pelunasan SUC

19

Pelunasan SUC

20

Pelunasan SUC

21

Pelunasan SUC

22

Pelunasan SUC

23

Pelunasan SUC

24

Pelunasan SUC

dan Keempat Masa Tagihan 14

14

Masa Tagihan

14

SUC Pertama

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat Masa Tagihan

Masa Tagihan 15

15

SUC Pertama dan

15

Kedua

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat

Masa Tagihan 16

16

SUC Pertama dan

16

Press Release

Kedua Masa Tagihan

Masa Tagihan 17

17

SUC Pertama dan

17

Kedua

dan Keempat Masa Tagihan

Masa Tagihan 18

18

SUC Pertama dan

18

Kedua

19

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat Masa Tagihan

Masa Tagihan 19

SUC Pertama, Kedua, Ketiga,

SUC Pertama dan

19

Kedua

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat Masa Tagihan

20

20

Press Release

20

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat Masa Tagihan

Masa Tagihan 21

21

SUC Pertama dan

21

Kedua

22

Masa Tagihan

SUC Pertama dan

22

Kedua

23

SUC Pertama dan

23

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat

Masa Tagihan 24

Kedua, Ketiga,

Masa Tagihan

Kedua

24

SUC Pertama,

dan Keempat

Masa Tagihan 23

Kedua, Ketiga, dan Keempat

Masa Tagihan 22

SUC Pertama,

SUC Pertama dan

24

Kedua

23

Masa Tagihan SUC Pertama,

Kedua, Ketiga, dan Keempat

Masa Tagihan

Masa Tagihan 25

25

SUC Pertama dan

25

Kedua

26

Kedua, Ketiga,

25

Pelunasan SUC

26

Pelunasan SUC

dan Keempat Masa Tagihan

Masa Tagihan 26

SUC Pertama,

SUC Pertama dan

26

Kedua

SUC Pertama, Kedua, Ketiga, dan Keempat

Masa Tagihan 27

27

SUC Pertama dan

27

Pelunasan SUC

27

Pelunasan SUC

28

Pelunasan SUC

28

Pelunasan SUC

29

Pelunasan SUC

29

Pelunasan SUC

30

Pelunasan SUC

30

Pelunasan SUC

31

Pelunasan SUC

31

Pelunasan SUC

Kedua Masa Tagihan 28

28

SUC Pertama dan Kedua Masa Tagihan

29

SUC Pertama,

29

Kedua, dan Ketiga Masa Tagihan 30

SUC Pertama,

30

Kedua, dan Ketiga

31

Keterangan: *Reimbursement dilakukan selama running kegiatan

6. Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Kerja Membagi

tugas

Realisasi

administrasi Terlaksana.

Ada

pembagian

tugas

keuangan tiap divisi, controller, dan perekapan administrasi keuangan. Untuk treasurer antara Bendahara I dan divisi Bendahara II.

Acara,

Sekretaris,

Konsumsi,

Perlengkapan, dan RTS dipegang oleh Bendahara II (lebih banyak arus keluar yang terjadi). Sedangkan untuk divisi PDD, Humas, Sponsorship, Medpar, Dana Usaha, dan Ticketing dipegang oleh Bendahara I 24

(lebih banyak arus masuk yang terjadi). Namun, dalam pelaksanaannya belum sepenuhnya sesuai rencana karena ada kendala waktu (belum di Kebumen pada saat running acara), tetapi bisa tercover. Sedangkan untuk tugas controller dan treasurer

diambil

alih

oleh

kedua

bendahara. Melakukan

pengecekan

data Terlaksana. Namun, pelaksanaannya hanya

pemasukan dari divisi Dana Usaha pada akhir masa pembayaran cicilan SUC 1 setiap

akhir

masa

pembayaran dan 2. Hambatannya ialah ketidaktepatan

cicilan SUC.

dan keterlambatan pembayaran SUC oleh sebagian besar panitia yang berimbas pada divisi Dana Usaha dalam perekapannya dan pelaporannya.

Melakukan

pengecekan

data Terlaksana. Terdapat hambatan dalam

pemasukan dari divisi Ticketing pengecekan data pemasukan dari divisi setiap akhir masa pre sale dan sale.

Ticketing

yaitu

pembayaran

tiket

tidak oleh

terpusatnya peserta

yang

membuat perekapannya harus menunggu PJ Ticketing

memfollow

up

seluruh

pemasukannya. Melakukan perekapan setiap ada Terlaksana. pemasukan maupun pengeluaran.

Dalam

perekapan

setiap

pemasukan maupun pengeluaran dicatat pada cashflow keuangan yang dipegang oleh Bendahara. Hambatannya yaitu tidak sedikit

pengeluaran

yang

tidak

menggunakan nota atau nota tidak sesuai dengan

kesepakatan

pengeluaran

yang

awal

(seluruh

menggunakan

nota

dibuat note di masing-masing grup). Mempublikasikan pemasukan dan Terlaksana. Meskipun tidak sepenuhnya pengeluaran

keuangan sesuai dengan timeline awal. Press release

menggunakan press release.

sudah terpublikasi tidak hanya di internal panitia, tetapi juga pihak eksternal (selain 25

panitia) seperti dishare ke grup besar Perhimak UI.

7. Evaluasi dan saran kegiatan Evaluasi Perekapan pengeluaran

arus

pemasukan

yang

Saran dan Dalam

perekapan

pemasukan

dan

didokumentasikan pengeluaran yang menggunakan excel

pada cashflow keuangan belum begitu lebih

baik

ditata

kembali

dan

mudah dilakukan. Hal ini dikarenakan memanfaatkan lebih banyak fitur yang belum maksimalnya pengelolaan data tersedia supaya memudahkan pencatatan keuangan yang hanya menggunakan dan pelaporan arus keuangan yang acuan sederhana.

terjadi.

Pembagian tugas antara controller dan Ada pembagian

yang jelas

antara

treasurer yang belum jelas di awal dan controller dan treasurer agar dapat pembagian administrasi keuangan setiap terlihat jelas pula apa saja yang belum divisi yang baru terlaksana pada beberapa tercover, serta bisa mengetahui dengan hari menuju acara puncak. Hal ini mudah dan jelas rincian keuangan jika dikarenakan salah satu bendahara baru sewaktu-waktu diminta datanya. bisa stay di Kebumen satu minggu sebelum acara puncak.

8. Analisis Swot Strengt

-

Terjalinnya hubungan yang baik antarkedua bendahara.

-

Terjalin komunikasi yang baik dan mudah dalam follow up masing-masing.

-

Saling mengingatkan apabila ada kendala yang belum terselesaikan.

Weakness

-

Keduanya memiliki mobilitas yang baik.

-

Pembagian tugas yang kurang tegas dan jelas.

-

Kendala dalam waktu pulang ke Kebumen.

-

Kendala dalam mengakses cashflow (dipegang oleh satu orang saja).

Opportunity

-

Mendapat banyak dukungan dari berbagai pihak (panitia dan senior). 26

Threat

-

Semakin dekat dengan acara puncak, semakin membutuhkan banyak anggaran dan rekapan harus secepatnya ditelaah oleh senior dan anggota Perhimak lainnya.

9. Laporan Kinerja Staff No. 1.

Nama

Jurusan/angkatan

Jabatan

K

Citra Intan

Ilmu

Bendahara 4

Widyasari

Keperawatan /

I

TJ KS

T

5

5

5

Keterangan Sudah baik dan

2017

bertanggung jawab sepenuhnya.

2.

Dhia

Ilmu

Bendahara 4

Bakhitah

Keperawatan /

II

Imtinan

2018

5

5

5

Sudah baik dan bertanggung jawab sepenuhnya.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

3 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

10. Kesimpulan Dalam pelaksanaan tugas mengenai administrasi keuangan oleh bendahara sebaiknya dilakukan pembagian tugas yang tegas dan jelas. Hal ini disesuaikan juga dengan mobilitasnya di Depok maupun di Kebumen serta disesuaikan dengan kondisi masing-masing lainnya. Untuk ke depannya harus lebih cekatan dan inisiatif kembali dalam perekapan data maupun dalam melakukan follow up dengan divisi lainnya.

27

2. Badan Pengurus Harian a. Acara 1. Pendahuluan Divisi Acara merupakan divisi yang bertugas merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai kegiatan terkait rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV. Rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV yang menjadi tanggung jawab Divisi Acara antara lain Pre event, Focus Group Discussion (FGD), Seminar orang tua, serta Talkshow inspiratif dan Bedah Kampus. Pre event merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk menyebarluaskan informasi terkait diselenggarakannya acara UI Goes To Kebumen XV dan berbagai rangkaian kegiatannya. Sasaran ditujukan kepada khalayak ramai lebih khusus kepada siswa siswi SMA/SMK/MA. Focus Group Discussion merupakan kegiatan baru dalam rangkaian UI Goes To Kebumen XV dengan mengundang perwakilan kelas XII SMA/SMK/MA untuk mengumpulkan masalah yang dihadapi dalam upaya melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi. Seminar orang tua dan Talkshow Inspiratif merupakan acara puncak dari rangakaian UI Goes To Kebumen XV. Seminar orang tua menghadirkan orang tua siswa SMA/SMK/MA untuk memberikan informasi terkait UI pada khususnya sedangkan Talkshow Inspiratif dilaksanakan guna memberi motivasi untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, kemudian dilanjutkan dengan bedah kampus untuk lebih mengenali jurusan-jurusan yang diminati. Divisi Acara bekerja mulai dari menyiapkan konsep pre event, keperluan yang dibutuhkan saat pre event, merancang metode diskusi yang digunakan dalam focus group discussion, mengundang perwakilan kelas XII untuk hadir di FGD, menentukan moderator yang memimpin jalannya diskusi, menentukan konsep awal acara puncak dengan menyesuaikan tema besar UI Goes To Kebumen XV yang kemudian diturunkan untuk menentukan pembicara yang akan diundang pada talkshow dan seminar orang tua, menentukan penampilan yang akan ditampilkan beserta talent yang berperan, serta menyiapkan teknis acara puncak baik talkshow maupun seminar orang tua. 2. Konsep Awal UI Goes To Kebumen XV kali ini mengusung tema besar “Find Your Path, Grab The Future”. Konsep UI Goes to Kebumen XV menitikberatkan pada ajakan kepada pelajar di kota Kebumen untuk dapat menemukan passion 28

dalam menggapai mimpi besarnya untuk kuliah. Peserta seolah diajak menonton sebuah pertunjukkan karnaval yang menampilkan beberapa pembicara yang memiliki latar belakang yang beragam. Peserta diharapkan dapat termotivasi dalam menggapai mimpi sesuai passion. Diawali dengan rangkaian acara berupa Road To School, Pre-event, Focus Group Discussion, dan Acara Puncak yang dikemas dengan kolaborasi talent-talent Perhimak UI. Semua tampilan yang disajikan akan terintegrasi dalam satu konsep untuk menjaga esensi dan tujuan dari acara. Pada acara puncak UI GTK XV akan terdapat dua segmen acara utama yaitu Talk Show dan juga Seminar Orang Tua. Keduanya terintegrasi satu sama

lain dalam satu kemasan yang akan

menyatukan perasaan peserta dan orangtuanya. Yang terpenting adalah bagaimana UI GTK XV dapat memberikan pemahaman yang lebih tentang dunia perkuliahan baik kepada siswa maupun kepada orang tua..

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi Job Description

Realisasi

Bertanggungjawab terhadap Project

Terlaksana

Officer (PO) Menyusun konsep team building

Terlaksana,

team

building

ini dan

menekankan

pada

kedekatan

kekompakan

antar

panitia

diadakannya

perlombaan

dengan semacam

Amazing Race. Hal yang dibawa dari team

building

adalah

fun

dengan

memberikan games yang seru, asyik, dan mengedepankan

kerjasama.

Team

building dilaksanakan pada hari Minggu, 4 November 2018 di sekitar Balairung UI, Rotunda, dan Taman Firdaus. Menyusun konsep pre event

Terlaksana, Pre event bertujuan untuk menyebarluaskan

informasi

terkait

diselenggarakannya acara UI Goes To Kebumen XV dan berbagai rangkaian kegiatannya. Pre event dilaksanakan sebanyak 2 kali dimana penyeleng29

garaannya dilakukan pada hari yang sama yaitu tanggal Minggu, 6 Januari 2019. Pertama, dilaksanakan pagi hari di Alunalun Kebumen saat car free day dengan parade

mengitari

alun-alun

sambil

menyebar flyer UI Goes To Kebumen XV. Kedua, dilaksanakan siang hari di SMAN 2 Kebumen bertepatan juga dengan try out SBMPTN yang diadakan paguyuban lain. berjalan

Kedua pre event

lancar

dengan

parameter

banyaknya masyarakat Kebumen yang antusias saat CFD dan juga banyak siswa yang antusisas membeli tiket UI Goes To Kebumen XV saat pre event siang harinya. Menyusun konsep focus group

Terlaksana,

focus

group

discussion

discussion

merupakan acara baru dalam rangkaian UI Goes To Kebumen XV. FGD ditujukan

untuk

mengumpulkan

masalah-masalah yang dihadapi siswa siswi kelas XII yang akan melanjutkan ke dunia

perkuliahan.

Peserta

yang

diundang adalah perwakilan OSIS yang sekarang kelas XII dengan moderator Satriyo

Adi

Wicaksono

(Ilmu

Komunikasi 2014) dengan beberapa mentor yaitu Famila Takhwifa (Farmasi 2016), Hanifa Putri (Manajemen 2016), Agil Fadhel (Teknik Mesin 2016), Khoerul Hadi (Hukum 2016), Farid Abdul (Administrasi Negaara 2016), Aris Subkhan (Teknik Bioproses 2016), Satria Nur (Teknik Mesin 2017), Khafifah Sri (Keperawatan 2017). 30

Menyusun konsep talkshow inspiratif

Terlaksana, konsep talkshow inspiratif pada acara puncak UI Goes To Kebumen XV menyajikan konsep karnaval dengan menampilkan berbagai talenta dengan tujuan

untuk

mengajak

peserta

menemukan arah dan tujuan yang sesuai dengan passion peserta. Menyusun konsep bedah kampus

Terlaksana, bedah kampus merupakan lanjutan acara dari talkshow inspiratif dengan mendirikan stand untuk 14 fakultas dari rumpun saintek, kesehatan, dan soshum serta 1 stand untuk program vokasi.

Tujuan

diadakannya

bedah

kampus agar terjadi komunikasi dua arah sehingga memberikan pemahaman lebih jelas terkait jurusan-jurusan yang peserta kehendaki. Selain itu, disediakan stand khusus

untuk

photobooth

dengan

dekorasi bertemakan karnaval. Menyusun konsep seminar orang tua

Terlaksana, konsep seminar orang tua dilaksanakan

jauh

jauh

hari

dan

dilakukan sebelum breakdown acara besar dimulai yaitu menentukan panitia yang bertugas, mengundang orangtua peserta, pemilihan lokasi, menentukan pembicara dan moderator, menentukan materi yang dibawakan, dll. Tujuan Menyusun konsep dekorasi

Terlaksana, secara garis besar UI Goes To

Kebumen

mengonsep

dekorasi

bertemakan karnaval, di pintu masuk utama dibuat gate layaknya masuk area karnaval, dikuatkan lagi dari dekorasi indoor berupa bendera karnaval yang terbentang di atas peserta, disisi bawah panggung dibuat rumah circus di sisi 31

kanan kiri dan tulisan besar “UI GTK XV” yang diletakkan di tengah, dan panggung utama dibuat bertirai-tirai dan ditempel logo UI GTK XV. Menentukan pembicara untuk talkshow

Terlaksana,

pada

awalnya

ingin

dan seminar orang tua

mengundang keynote speaker dari public figure, namun karena faktor kesibukan, waktu yang terbatas, dan hal lain, akhirnya mencari alternatif lain hingga didapatlah pembicara untuk talkshow inspiratif yaitu Dr. Arman Nefi, SH. MM. (Direktur Kemahasiswaan UI), Vyan Tashwirul Afkar (MWA UI UM 2018), Fachri Wahyudi (Ilmu Komunikasi UI 2014), Alfi Naufida U (Hubungan Internasional

UI

2014).

Keempat

pembicara ini dimoderatori oleh Dian Pramudita (PO UI GTK XIII). Selain itu, pembicara seminar orang tua yaitu Banu Muhammad, SE., MSE (Dosen FEB UI), dan Ardiansyah, PhD (Dosen FT UI) yang dimoderatori oleh Annisa Haq Nur Qurani

(Founder

Kebumen

Muda

Community) Menyusun rulebook Divisi Acara

Terlaksana, rulebook merupakan buku panduan, pedoman, dan acuan divisi acara dalam menjalankan acaranya. Rulebook berisi timeline yang harus dilakukan divisi acara selama rangkaian berlangsung,

jadwal

latian

talent,

rundown pre event, rundown FGD, rundown talkshow dan bedah kampus, rundown seminar orang tua, breakdown acara puncak.

32

Berkoordinasi dengan Divisi Humas

Terlaksana, namun kendalanya kurang

terkait pembicara dan tamu undangan

follow up dari divisi humas terkait tamu undangan yang bisa hadir. Hal ini sedikit berpengaruh

terhadap

SDM

yang

bertugas menjadi LO sehingga kurang terhandle.

4. Susunan BPH dan staf Nama

Jurusan Habib Geografi – 2017

Muhammad Maksum Ashari

Job Description Penanggungjawab

divisi

acara

Apin Susanto

Ilmu Administrasi Negara Staf acara – 2017

Eka Dany Witiasari

-

PIC Dekorasi

Ilmu Administrasi Negara Staf acara – 2017

-

PIC

Pembicara

acara puncak, Farmasi – 2017

Hani Nur Anisa

PIC Floor

Staf acara -

PIC Seminar Orang Tua

Siti Aminatun Khasanah

Kesehatan Lingkungan – Staf acara 2017

Alfiyanti Nurul Faizah

-

Psikologi – 2018

Staf acara -

Aprialdi

Wahyu

Tri Manajemen – 2018

Wibowo

PIC Bedah kampus

Staf acara -

Siti Zahrotun Ngaliyah

PIC Talent

PIC FGD

Kesehatan Masyarakat – Staf acara 2018

-

PIC Seminar orang tua

Wahyu

Nugroho Teknik Mesin – 2018

Ramadhan

Staf acara -

5. Timeline

33

PIC Ligthing

-

Timeline Rangkaian Acara UI Goes To Kebumen XV

-

Timeline Latihan Talent

6. Rencana Kerja dan Realisasi Rencana kerja

Realisasi

Mengadakan team building

Terlaksana, pelaksanaan team building berjalan lancar. Kendala yang dialami lebih ke penentuan tanggal yang terlalu mendadak karena plotting staf pada minggu akhir bulan Oktober sedangkan team bilding 34

dilaksanakan di minggu

awal November, sehingga banyak panitia yang berhalangan hadir karena sudah memiliki agenda yang lain. Mengadakan pre event

Terlaksana, pre event dibagi menjadi dua sesi, pagi dan siang hari. Kedua pre event berjalan dengan lancar. Kendalanya ketika sebagian panitia banyak yang terlambat pada pre event pagi hari sehingga

tempat

yang

seharusnya

digunakan untuk kegiatan sudah ada yang memakai,

sehingga

alternatifnya

berpindah posisi dengan pedagang, sound yang digunakan kalah keras dengan sound

alun-alun

sehingga

sedikit

mengurangi keramaian acara, flyer yang dibawa juga kurang. Mengadakan focus group discussion

Terlaksana, FGD dilaksanakan pada 12 Januari 2019 di SMAN 1 Kebumen. Peserta yang datang 39 peserta, 8 mentor, 1 moderator, dan 14 panitia yang bertugas. Ketika peserta sudah banyak yang datang, konsumsi belum juga datang, hal ini diakali dengan pemberian souvenir terleih dahulu dan ketika konsumsi datang barulah diantar ke ruang dan langsung dibagikan. Acara tersebut juga molor sehingga selesai jam 1.

Menyusun konsep utama acara puncak

Terlaksana, konsep sudah dibahas sejak awal pemilihan PO. PO dan VPO memberikan gambaran umum tentang acara yang akan dibawakan sehingga memudahkan menyusun

divisi

konsep

acara

untuk

detailnya

seperti

penampilan, pembicara, talent, dan lain sebagainya. Namun waktu yang sangat 35

singkat

dengan

membuat

jadwal

divisi

Perubahan

acara

detail

menyebabkan

tim

yang

pada

kerja

extra.

dekorasi

juga

dekorasi

masih

mendekor di pagi hari H. Melakukan radiv seminggu sekali

Terlaksana, diawali setelah plotting staf yang dilaksanakan di akhir Oktober, rapat perdana divisi acara dilaksanakan pada hari Rabu, 31 Oktober 2018. Dalam rapat tersebut

ditentukan

masing

anggota,

jobdesk pembahasan

masing team

building, serta ditentukan rapat tiap seminggu sekali yaitu hari Rabu. Yang selanjutnya

diteruskan

sampai

pertengahan Desember dikarenakan ada UAS. Meskipun rapat seminggu sekali, diadakan kecil

juga

untuk

pertemuan-pertemuan mengintenskan

dan

mempercepat progress divisi acara. Saat UAS, tidak ada rapat secara tatap muka, tetapi tetap berdiskusi online lewat grup pada weeked. Saat di Kebumen, rapat perdana dilakukan pada 1 Januari 2019 meskipun tidak semua anggota datang karena masih ada yang di Depok. Setelahnya,

rapat

dilakukan

secara

situasional dan biasanya sore hari/setelah semua pekerjaan di hari tersebut telah usai. Menentukan

dan

menghubungi Terlaksana, dengan langkah pertama

pembicara

yaitu mencari kontak dan menghubungi keynote speaker yang merupakan public figure lulusan UI. Namun sebagian besar dari mereka tidak memberkan respon hanya beberapa saja yang membalas dan 36

setelah berkomunikasi panjang gagal deal. Hal tersebut menyebabkan waktu untuk menghubungi semakin mendekati deadline. Akhirnya, mendapat keynote speaker yaitu Dr. Arman Nefi SH, MM. yang

merupakan

Direktur

Kemahasiswaan UI. Selain beliau, ada juga Vyan Tashwirul Afkar, Fachri Wahyudi,

Alfi

Naufida

sedangkan

pembicara pada seminar orang tua yaitu Banu

Muhammad

SE,

MSE.

dan

Ardiansyah, PhD. Latiahan talent

Terlaksana, talent sudah mulai latihan di depok untuk latihan flash moob, Tari Sangkala, dan akustik dan dilanjutkan di Kebumen mulai tanggal 2 Januari 2019. Latihan diadakan setiap hari berdasarkan urgensinya. Mendekati hari-H masih ada yang perlu diperbaiki dikarenakan para talent tidak pernah latihan fullteam, sering terlambat yang menyebabkan jadwal latihan terganggu, dan kurang serius dalam latihan.

Semua sesuai dengan timeline acara

Terlaksana, timeline

semua

yang

berjalan

sesuai

dibuat,

hanya

telah

beberapa saja yang sedikit telat seperti fiksasi pembicara talkshow namun tidak berpengaruh

terhadap

publikasinya

karena masih sesuai dengan timeline.

7. Evaluasi dan saran kegiatan a. Pra Acara Sebelum hari-H acara puncak UI GTK XV, divisi acara sering melakukan rapat rutin. Hal ini bertujuan untuk mempersiapkan segala acara yang akan dilakukan seperti penjelasan awal acara puncak, pembagian job description, penyusunan konsep team building, penentuan pembicara, penyusunan ToR, menghubungi 37

pembicara, follow up pembicara, penyusunan konsep FGD, penyusunan konsep pre event, plotting talent, menyusun jadwal latihan, diskusi dekorasi, penentuan anggaran dekorasi dan latihan talent. 

Team building Menyusun konsep team building, yaitu dengan games antar kelompok di berbagai pos dengan mengadopsi amazing race. menentukan peralatanperalatan yang dibutuhkan, membeli peralatan yang diperlukan, menyusun rundown team building, menentukan lokasi, cek lokasi, dan membuat jarkoman team building. Evaluasi dari pra team building lebih digencarkan ajakan kepada panitia untuk ikut team building. Memastikan semua panitia sudah paham teknis pelaksanaan dan perlu adanya briefing terkait hal tersebut.



Pre event Menyusun konsep pre event 1 dan 2, menentukan tanggal pre event, membuat list perlengkapan yang diperlukan, mencari dan membeli perlengkapan yang dibutuhkan, menyusun rundown, mencetak flyer, mengecek tempat untuk pre event. Evaluasi sebelum pre event yaitu awalnya pre event pagi akan meminjam panggung yang berada di alun-alun. Ketika surat sudah masuk, dari pihak dinas memberitahukan bahwa panggung juga akan dipake acara rutin kabupaten, sehingga dengan sangat terpaksa pre event pagi hari pindah ke alun-alun yang memiliki sumber listrik yang pada akhirnya ditemukan di sisi selatan alun-alun/depan gedung DPRD. Saran untuk tahun depan, pastikan tempat fixnya minimal H-7 acara sehingga tidak membuat hectic panitia.



Focus Group Discussion Menyusun konsep FGD, menentukan peserta, menghubungi peserta, menentukan tempat FGD, menentukan tanggal, menentukan moderator, menghubungi moderator, menentukan mentor, menghubungi mentor, menyiapkan keperluan yang dibutuhkan. Evaluasi yang pertama dari peserta kurang cepat dalam konfirmasi kehadiran, selain itu prosedur sekolah yang panjang menyebabkan surat kurang cepat sampai ke siswa, kedua saat follow up SMANSA terjadi misscomunication yang menyebabkan perbedaan instruksi dai pihak SMANSA sampai berniat mencari tempat lain namun akhirnya tetap di SMANSA sesuai perjanjian. Saran untuk panitia jika diadakan FGD, harus lebih pro aktif dalam follow up perwakilan yang bisa hadir. 38



Talkshow dan bedah kampus Focus yang dilakukan untuk acara ini adalah latihan talent yang intensif dari awal Januari, follow up pembicara, menentukan akomodasi pembicara, follow up materi pembicara yang akan dibawakan, menentukan dan menghubungi LO untuk pembicara, mengadakan briefing dengan LO dan pembicara, menyiapkan dekorasi dan membeli semua perlengkapan yang dibutuhkan. Terpenting adalah membuat rulebook acara yang isinya rundown serta breakdown untuk hari H acara puncak. Evaluasinya rulebokk masih belum selesai ketika sampai di Kebumen sehingga harus bekerja keras dalam membuat rulebook yang akhirnya selesai H-7 acara puncak. Sarannya selesaikan semua di Depok sehingga di Kebumen tinggak eksekusi. Briefing antar LO kurang berjalan maksimal sehingga LO masih ada yang kurang paham. Kesadaran panitia untuk saling membantu masih rendah sehingga banyak yang menganggur walaupun banyak pekerjaan yang harus dikerjakan.



Seminar orang tua Untuk seminar orang tua, focus yang dikerjakan ialah menyebarluaskan informasi agar banyak orang tua yang hadir. Selain itu, kegiatan lain yang dipersiapkan ialah menyusun rundown dan breakdown untuk hari H, menentukan panitia yang bertugas di seminar orang tua sehingga tidak diikutkan menjadi talent atau tugas lain di acara talkshow, follow up pembicara, followup tempat pelaksanaan, memastikan dekorasi dan konsumsi beserta penginapan pembicara. Evaluasi persiapan seminar orang tua adalah minimnya orang tua yang konfirmasi hadir dan surat yang terdapat di divisi ticketing pun masih banyak, akhirnya sebagian panitia berbagi kontak peserta yang hadir pada acara talkshow untuk mengajak orang tuanya ikut ke seminar orang tua, panitia mengontak para peserta tersebut. Saran untuk taun depan, alangkah lebih baiknya apabila seminar orang tua lebih ditekankan saat melakukan RTS, sehingga informasi terkait adanya seminar orang lebih tersosialisasikan.

b. Hari H Acara Secara keseluruhan, acara puncak berlangsung sukses dan meriah. Hal ini dapat terlihat dari antusiasme peserta saat registrasi, banyak peserta yang hadir jam 7 pagi, antusias saat talkshow dimulai, hingga berakhir dengan acara bedah kampus selesai. Dengan suguhan yang tidak biasa pada saat praacara membuat peserta histeris dan terpukau. Acara puncak mendapat apresiasi dari berbagai pihak, sperti 39

pembicara, peserta, orang tua peserta, dan pihak luar yang hadir di acara puncak. Meskipun sukses, acara puncak molor hampir 30 menit. 

Team building Team building yang diadakan pada hari Minggu, 4 November 2018 diikuti oleh panitia, namun banyak panitia yang tidak bisa hadir karena sudah memiliki jadwal atau agenda lain. Sehingga saran untuk taun depan, team building harus direncanakan jauh-jauh hari sehingga panitia mengosongkan jadwal pada tanggal tersebut, bisa juga mengubah konsep bermain games ke konsep jalan-jalan yang mungkin lebih menarik minat panitia yang butuh liburan.



Pre event Pada pre event pagi, sound yang dibawa kalah suara dengan sound yang ada di panggung alun-alun, meskipun lokasinya sudah menjauh. Hal ini bisa disiasati dengan membawa speaker yang lebih besar, membawa mic lebih dari 1. Selain itu, panitia banyak yang datang terlambat sehingga tempat yang seharusnya sudah ditempati oleh pedagang. Untuk tahun depan, panitia lebih ditekankan lagi untuk menginap bagi yang rumahnya jauh dan yang rumahnya dekat bisa hadir tepat waktu sehingga bisa sesuai rencana. Ingatkan lagi divisi perlap untuk menyiapkan sound ataupun hal yang perlu dicari divisi perlap. Selain itu, alangkah lebih baiknya apabila brosur telah dipersiapkan sejumlah 500 lembar dengan ukuran A5, agar tidak kekurangan lagi seperti pada kesempatan lalu akibat hanya mempersiapkan sebanyak 300 lembar. Pada siang harinya, acara pre event yang dilaksanakan di SMA N 2 Kebumen berlangsung sukses. Hal ini dapat dilihat dengan banyaknya siswa, yang merupakan target utama acara ini, yang berminat untuk membeli tiket acara puncak. Akan tetapi, suasana panitia yang ramai dan tidak kondusif menyebabkan panitia dipindahkan dari satu tempat ke tempat lainnya, sehingga alangkah lebih baiknya apabila pada kesempatan lain, panitia diharap dapat lebih kondusif. Selain itu, brosur yang digunakan untuk disebarluaskan sebaiknya dipersiapkan lagi sehingga tidak terjadi kekurangan.



Focus Group Discussion FGD merupakan kegiatan baru di rangkaian acara UI GTK XV. Peserta yang hadir 39 dari 48 perwakilan sekolah yang diundang. 40

Konsumsi snack untuk peserta datang terlambat, seharusnya jam 7 sudah siap di tempat. Saran untuk kedepan, pastikan konsumsi ready tepat waktu tanyakan juga sekiranya ada yang perlu dibantu dari divisi konsumsi. Selain itu acara melebihi batas sehingga saran kedepannya time kipernya lebih tegas lagi. 

Talkshow dan Bedah Kampus Pagi hari sebelum peserta datang, briefing telat dilakukan karena panitia masih belum datang ke gedung juang. Hal ini cukup mempengaruhi ke persiapan yang harus dilakukan. Selain itu operator sound dan lighting datang sangat telat yang menyebabkan kepanikan di saat peserta sudah banyak yang datang, ditambah lagi operator music yang terlihat bingung karena belum ngeset padahal acara sudah mau dimulai. Saran kedepannya untuk panitia lebih taat dan menghargai rundown acara yang telah dibuat. Apabila sekiranya tidur di rumah masih kesiangan, lebih baik semua panitia menginap di gedung juang agar bisa dikontrol. Kemudian kepada divisi perlap, sebaiknya meminta kontak tidak hanya ke satu orang tapi ke operator lain yang bertugas, kemudian memberikan penjelasan jam 5 harus sudah stay di gedung juang untuk ceck sound yang terakhir kali. Selanjutnya saat peserta masuk, petugas gerbang masih belum berada di tempat saat peserta datang sehingga ada peserta yang memarkirkan motornya di gedung juang. Lalu mengarah ke bagian registrasi, panitia terlihat kurang siap, terdapat laptop yang mati, tidak ada charger padalah registrasi menggunakan system e-ticketing. Untuk taun depan, pastikan petugas parkir dan penjaga gerbang sudah di posisi sebelum peserta datang, lalu untuk registrasi lebih dipersiapkan lagi, pastikan baterai laptop cukup dan ada chargernya, pastikan ada 2 laptop yang standby disana yang bisa untuk menscan sehingga memudahkan panitia apabila terjadi gangguan teknis, apabila dirasa kurang siap, system ticketing bisa kembali ke konvensional yaitu dengan model tiket gelang. Selain itu, buat pastikan sudah menyiapkan planning B apabila hujan datang dan jangan lupa memberitahukan ke panitia karena kemarin panitia ada yang belum tau planning B. Pada saat acara berlangsung kendala terdapat pada bagian sound dimana mic yang terdapat di meja operator mati, selain itu clip on ketika drama juga kurang keras. Saran kedepennya, gunakan mic yang ada 41

tombol on/off untuk di meja operator sehingga operator backsound dapat mengatur sendiri micnya. Selain itu perpindahan scene satu ke scene lainnya cukup lama karena blackman yang kekurangan orang untuk mengangkut property maupun karena talentnya sendiri cukup membuat suasana sunyi senyap, kedepannya setiap latian drama perlu diperkirakan juga jeda antar scene dengan mengajak blackman ikut serta gladi memindahkan property. Kekurangan blacman juga sedikit berpengaruh ke kecepatan saat mengangkut property. Selanjutnya,

penampilan

materi

dari

pembicara

cukup

terkendala karena ada yang keskip untuk mendownload materi, sehingga apa yang ingin disampaikan menjadi kurang tersampaikan. Hal ini terjadi karena hampir semua pembicara mengirim materinya pagi hari, bahkan ada yang baru mengirim materi saat acara berlangsung, yang demikian menyebabkan panitia kurang teliti dalam memeriksa dan mendownload materi dan tidak sempat menyatukan semua materi pembicara ke dalam 1 file. Saran untuk panitia yang menghubungi pembicara agar menekankan pengiriman materi maksimal H-3 acara berlangsung sehingga masih ada waktu untuk mengcroscek dan menyatukan semua materi pembicara. Lalu, untuk panitia pastikan bahwa sound, lighting didampingi panitia agar tidak terjadi kesalahan atau miskomunikasi. Selain itu sediakan 1 panitia yang bertugas wara-wiri apabila diperlukan membeli sesuatu. Pastikan bagian bagian penting seperti floor, lighting, sound, blackman, operator, MC backsound, dan koor lapangan memegang HT yang nyala, aman, dan menggunakan headset agar informasi yang diberikan terdengar jelas. Pada sesi bedah kampus terlihat antusiasme dari para peserta yang bertanya ke kakak-kakak pengisi stand, namun ada sebagian stand yang diisi oleh pengisi stand yang bukan fakultasnya, sehingga informasi yang

didapatkan

peserta

menjadi

kurang.

Saran

untuk

humas/acara/panitia lain mengundang semua angkatan untuk datang ke acara puncak dan membantu bedah kampus, serta pastikan bahwa di fakultas tersebut minimal ada 1 orang yang benar-benar dari fakultas tersebut.

42



Seminar Orang Tua Pada hari H, acara seminar orang tua berlangsung lancar dan sukses di tengah keterbatasan jumlah panitia yang ada. Setiap panitia yang ada pada acara ini melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien sehingga acara dapat berlangsung dengan baik tanpa kekurangan suatu apapun. Akan tetapi, adanya hujan yang mengguyur pada pagi hari menyebabkan acara ini dimulai tidak sesuai dengan waktu pada rundown karena sedikitnya jumlah orang tua yang hadir pada awal mulainya acara ini. Secara keseluruhan, target orang tua yang hadir pada acara ini tidak terpenuhi, karena dari target 80 orang, yang hadir pada acara ini hanya sejumlah 39 orang. Untuk kedepannya, sebaiknya panitia lebih menyosialisasikan lagi terkait informasi seminar orang tua ketika RTS .

c. Pasca Acara Kegiatan pasca/setelah acara lebih ke membereskan perlengkapan dan dekorasi. Perlengkapan yang telah digunakan pada team building, pre event, maupun FGD dikembalikan ke beskem untuk kemudian dipilih yang bisa digunakan untuk keperluan acara puncak. Untuk pasca acara puncak agenda yang dilakukan yaitu bersih-bersih gedung juang, melepas karton pada jendela, mengembalikan sofa yang dipinjam dari panitia, dan membereskan beskem. Banyak panitian yang setelah acara puncak jarang ke beskem untuk mengambil barangnya sendiri, hal inilah yang menyebabkan proses bersih-bersih beskem terhambat. Saran untuk panitian, H+3 acara puncak adakan rapat pleno dan diakhiri dengan bersih-bersih beskem bersama dan hal ini bisa lebih efektif

8. Analisis Swot Strength : -

Memiliki staf yang banyak sehingga memudahkan dan mempercepat kerja divisi acara

-

BPH dan staf ahli merupakan staf divisi acara UI GTK XIV

-

Hubungan antara BPH dan staf terjalin baik sehingga tercipta suasana kerja yang kondusif

-

Memiliki komitmen yang tinggi terhadap acara

-

Sebagian besar staf bertempat tinggal di kota sehingga memudahkan mobilisasi dan memungkinkan bertahan sampai malam

-

Acara berjalan sesuai timeline yang ada 43

-

Mobilitas staf tinggi

Weakness : -

Pembuatan breakdown selesai H-7 acara

-

Kurang inisiatif dan kurang kesadaran untuk membantu selain jobdesknya

-

Staf kurang bisa hadir tepat waktu, menyebabkan hal-hal lain menjadi terkendala

-

Kurang responsive

-

Kurang tegas terhadap talent yang telat, tidak serius, dan tidak berangkat.

Opportunity : -

Banyak senior yang masih mau membantu kelancaran divisi acara

-

Banyak divisi lain yang ikut membantu membuat dekorasi

-

Basecamp yang bisa digunakan sampai malam bahkan bisa untuk menginap sangat membatu dalam menyelesaikan urusan di hari tersebut

Threat : -

Jadwal pasti RTS yang baru bisa diketahui beberapa hari sebelumnya bahkan sore/malamnya menyebabkan jadwal latihan talent yang mengikuti RTS

-

Musim penghujan yang menyebabkan mobilitas panitia terganggu, serta tempat latihan dan dekorasi yang tidak memungkinkan.

9. Laporan Kinerja Staf No 1.

Nama Apin Susanto

Jurusan Ilmu

Jabatan

K

TJ

KS

T

Staf

5

5

4

5

Keterangan Sudah

baik

dan

Administrasi

bertanggungjawab,

Negara – 2017

rajin

ikut

inisiatif

rapat, perlu

ditingkatkan, kehadiran di beskem perlu ditingkatkan 2.

Eka

Dany Ilmu

Witiasari

Staf

5

5

5

5

Sudah

baik

dan

Administrasi

bertanggungjawab,

Negara – 2017

rajin

ikut

inisiatif, di 44

rapat,

intensitas

beskem

sudah

baik,

kerjasama

sesama

anggota

sudah baik 3.

Hani

Nur Farmasi – 2017

Staf

5

5

5

5

Anisa

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab, rajin

ikut

rapat,

intensitas di beskem sudah sangat baik, inisiatif

sangat

tinggi,

kerjasama

sesama

anggota

sangat baik, gercep, detail. 4.

Siti Aminatun Kesehatan Khasanah

Lingkungan

Staf

5

5

5

5

–

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab,

2017

rajin

ikut

rapat,

intensitas di beskem sudah

baik,

kerjasama

sesama

anggota juga baik. 5.

Psikologi – 2018 Staf

Alfiyanti

4

5

4

5

Nurul Faizah

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab, kehadiran saat rapat perlu ditingkatkan, kehadiran di beskem perlu ditingkatkan, inisiatif

perlu

ditingkatkan. 6.

Aprialdi Wahyu

Manajemen

– Staf

Tri 2018

4

5

4

5

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab,

Wibowo

kehadiran

rapat

perlu ditingkatkan, intensitas di beskem perlu ditingkatkan,

45

inisiatif

perlu

ditingkatkan. 7.

Siti Zahrotun Kesehatan Ngaliyah

Masyarakat

Staf

5

5

4

5

–

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab,

2018

kehadiran

rapat

sudah

baik,

kerjasama

perlu

ditingkatkan, intensitas di beskem juga sudah baik 8.

Wahyu

Teknik Mesin – Staf

Nugroho

2018

5

5

5

5

Sudah

baik

dan

bertanggungjawab,

Ramadhan

kehadiran

rapat

baik, inisiatif tinggi, gercep, intensitas di beskem sangat baik, kerjasama

dengan

anggota lain bagus,

Keterangan : K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan divisi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1 – 5 ) : 1

= Sangat Kurang

3 = Cukup

2

= Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

10. Kesimpulan Secara keseluruhan, rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV berjalan dengan lancar. Mulai dari team building, pre event, focus group discussion, talkshow dan bedah kampus serta seminar orang tua, semuanya sudah terkonsep dengan rapi dan berjalan sesuai konsep yang sudah dibuat. Hanya saja beberapa perbaikan yang perlu dilakukan untuk UI GTK kedepannya antara lain penuansaan panitia di basecamp dengan latihan talent atau membantu dekorasi perlu ditekankan lagi. Hal ini dilakukan untuk mengurangi rasa bosan panitia 46

yang sudah datang ke basecamp tetapi menganggur (tidak melakukan apa-apa). Semua yang terkait teknis di Hari-H harus sudah selesai jauh hari (sebelum panitia UAS), misalnya rulebook, rundown, dan breakdown, sehingga ketika sudah berada di Kebumen, panitia dapat langsung eksekusi terkait dengan konsep yang ada. Ketepatan waktu panitia untuk datang ke beskem pun perlu ditekankan lagi agar jadwal yang telah ditentukan dan hal-hal lain menjadi tidak terkendala. Yang terpenting, setiap acara pastikan time kipper bertugas sesuai tugasnya dan pastikan acara berjalan sesuai waktu yang sudah ditentukan.

b. Road To School 1. Deskripsi Kerja Kegiatan sosialisasi ke sekolah-sekolah terlaksana sesuai rencana. Selain itu sistem follow up dari kami sendiri kurang kuat sehingga menyebabkan di beberapa tempat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti di SMA N 1 Klirong, SMA N 1 Ayah, dan SMA Al Kahfi. Alhamdulillah kegiatan RTS dapat terdokumentasikan dengan baik dan siswa-siswa maupun pihak sekolah SMA, SMK, dan MA cukup antusias. Tahun ini juga diterapkan sebuah inovasi penyampaian PPT dengan menggunakan mentimeter.com, sehingga siswa akan lebih interaktif dan dapat dilakukan analisa langsung. Kami sangat bahagia dan bersyukur karena mendapatkan gelar “Best Stand” pada acara Ikasma Homecoming, di SMA N 1 Kebumen pada Sabtu, 5 Januari 2019. 2.

Konsep Awal

a. Pengiriman surat izin ke setiap sekolah b. Pembagian Penanggung Jawab per wilayah c. Pembuatan materi. Materi dijadikan menjadi dua materi. Materi pertama berupa materi potensial yang lebih mengenalkan Universitas Indonesia. Materi ke dua berupa materi belum potensial yang lebih menekankan tentang beasiswa dan ajakan untuk kuliah. Sekolah juga dikelompokan berdasarkan jenis materi. d. Memastikan ketersediaan pamflet per fakultas e. Penentuan tanggal Roadshow tiap sekolah f. Pembagian anak perkelas sehari sebelum roadshow g. Briefing sebelum masuk kelas h. Sosialisasi i. Pemberian pamflet fakultas ke guru BK

47

3.

Susunan BPH dan Staf

BPH

: Rizki Setiawan (Arkeologi 2017)

Staf

: 1. Diah Safitri (Ilmu Keperawatan 2017) 2. Melia Rizki Fitrianingrum (Statistika 2017) 3. Andiktya Wahyu Yudo Pamungkas (Arkeologi 2018) 4. Bayu Seno Aji (Kesehatan Masyarakat 2018) 5. Nur Azizah (Ilmu Keperawatan 2018)

48

4.

4

4. Timeline .

NO AGENDA

Waktu

1

Penentuan sekolah

4 Desember 2018

2

Pembagian penanggung jawab wilayah

5 Desember 2018

3

Pembagian tim Rts

8 Desember 2018

4

Pendataan kontak sekolah dan alamat sekolah

10 Desember 2018

5

Pembuatan materi PPT dan modul

13 Desember 2018

6

Follow Up Humas tentang undangan

8 Desember 2018

7

Sebar undangan

10 Desember 2018

8

Follow Up Sekolah via online

24 Desember 2018

9

Pencerdasan tahap Pertama

1 Desember 2018

10

Pencerdasan tahap Kedua

15 Desember 2018

11

Pelaksanaan Road To School

2-19 Desember 2019

49

5. Rencana kerja dan realisasinya

Kegiatan Road to School di agendakan pada tanggal 2- 19 Januari 2019. Namun pada pelaksanaanyaa kegiatan ini mulai pada tanggal 2 Januari 2019 dan berakhir pada tanggal 27 Januari 2019. Hal tersebut dikarenakan izin yang diberikan oleh sekolah yang tidak sesuai timeline dari panitia serta menyesuaikan jadwal campus expo beberapa sekolah. Berikut jadwal Road to School di bulan Januari 2019:

02-Jan

SMA N 1 Prembun

03-Jan

04-Jan

MA N 2

SMA N 1

Kebumen

Karangsambu

05-Jan

07-Jan

SMA N 1

SMK 2

Kebumen

Kebumen

ng

SMK N 1

SMA N 1

Karanganyar

Petanahan

08-Jan

SMK VIP Al Huda

09-Jan MA N 1 Kebumen

10-Jan

MAN 3 Kebumen

SMA VIP Al

SMA N 1

Huda

Mirit

SMA N 1 Pejagoan

11-Jan

12-Jan

15-Jan

16-Jan

17-Jan

18-Jan

26-Jan

27-Jan

SMK N 1

SMK N 1

SMA N 1

Gombong

Kebumen

Klirong

SMA N 1 Gombong

SMA N 1

MAWI

Karanganyar

SMA N 1

Karangduwu

Rowokele

r SMA N 1 Kutowinang

SMA N 1

un

Buluspesantre n

SMA N 2 Kebumen

50

6. Evaluasi dan Saran Kegiatan a. Pra Acara Kegiatan sosialisasi kesekolah berjalan sesuai rencana yaitu mengunjungi 24 sekolah. Namun ada satu sekolah yang tidak sesuai rencana awal yaitu SMA Islam Al Kahfi. Pihak sekolah membatalkan pelaksanaan pada hari H dikarenakan sedang berbela sungkawa atas kejadian yang menimpa salah satu pengurus pondk pesantren, sehingga sekolah terpaksa diliburkan. Namun sistem follow up sekolah masih berjalan dengan baik. b. Hari H Acara Semua anggota divisi RTS melebur menjadi talent UI GTK XV. c. Pasca Acara Pemberian apresiasi berupa RTS Award 2019. 7. Analisa SWOT a. Strength -

Semua anggota memiliki sarana dan prasarana untuk mobilitas yang tinggi.

-

Sistem follow up berjalan dengan baik.

-

Internal yang kuat antar anggota.

-

Adanya tambahan materi berupa buku BKUI 2018 dan Buku Saku UI 2018

b. Weak : -

Bermasalahnya follow up sekolah secara online.

-

Waktu yang cukup singkat untuk menghubungi pihak sekolah dan meminta waktu pelaksanaan Road to School.

-

Jadwal yang padat dari masing-masing sekolah.

c. Oppurtinity

:

-

Dukungan dari divisi lain UI GTK XV untuk memprioritaskan RTS.

-

Dukungan dari seluruh warga Perhimak UI.

-

Dukungan dari para pendahulu RTS sebelumnya.

d. Threat

:

-

Adanya Tes Uji Coba Ujan Nasional SMA/MA se Kabupaten Kebumen.

-

Kondisi cuaca yang tidak bersahabat dan bencana alam yang terjadi di Kebumen.

-

Jumlah personil yang masih sedikit.

51

-

Dalam sehari mengunjungi lebih dari dua sekolah.

8. Laporan kinerja staf No. Nama

Jurusan/angkatan

Jabatan

K

TJ KS

T

Ilmu Keperawatan 1

Diah Safitri

2017

staf

5

5

5

5

2

Melia Rizki

Statistika/ 2017

staf

5

5

5

5

Arkeologi 2018

staf

5

5

5

5

staf

5

5

5

5

staf

5

5

5

5

Fitrianingrum

Andiktya Wahyu Yudo 3

Pamungkas

Bayu Seno Aji Kesehatan Masyarakat 4

5

2018

Nur Azizah

52

Keterangan

Ilmu Keperawatan 2018

K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerjasama dengan tim atau dengan divisi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata

Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

5 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

9. Kesimpulan Rekomendasi untuk kegiatan selanjutnya, membuat SOP pakaian yang tegas. Briefing 30 menit sebelum masuk kelas wajib dilakukan. Sistem pembagian tim harus lebih efektif. Pastikan mendapat tanggal sosialisasi yang lebih cepat. Sistem penyebarluasan informasi terkait jadwal sosialisasi harus menyeluruh ke angkatan aktif PERHIMAK UI.

c. Dana Usaha 11. e ) Pendahuluan 1. Divisi Dana Usaha bertujuan untuk membantu pendanaan kegiatan UI Goes To Kebumen XV, dimana divisi ini berperan sebagai pencari dana dengan melakukan pencarian dana secara mandiri. Tugas divisi ini adalah mengumpulkan set up cost dari semua panitia serta menyusun konsep dan pelaksanaan pencarian dana secara mandiri. Misalnya dengan melakukan wirausaha (menjual makanan, baju bekas, bunga wisuda,

53

jasa iklan, dll) dan menjadi penonton bayaran di stasiun televisi dengan melibatkan semua panitia untuk membantu pencarian dana.

2. Konsep awal Pada mulanya Danus menyusun rencana pencarian dana secara mandiri berupa berjualan bunga wisuda, berjualan makanan di kampus, garagesale di pasar kaget, open paid promote, dan menjadi penonton bayaran di banyak stasiun televisi. Namun selanjutnya Danus juga mencari dana dengan berjualan minuman di car free day dan berjualan jajanan khas Kebumen di Depok.

3. Job description dan realisasinya Job description PJ Dana Usaha

Realisasi Terlaksana

bertanggungjawab kepada PO UI GTK XV PJ Dana Usaha berkoordinasi

Terlaksana. PJ Dana Usaha menyetorkan hasil pencarian

dengan bendahara terkait

dananya ke bendahara ketika rapat ataupun di luar rapat,

keuangan yang masuk

namun tidak terjadwal dengan baik.

Menyusun konsep pencarian

Terlaksana. Berbagai jenis kegiatan pencarian dana

dana secara mandiri

yang dikonsep yaitu open paid promote, garagesale, berjualan makanan di kampus, dan menjadi penonton bayaran. Di luar kegiatan yang direncanakan, Danus juga mencari dana dengan berjualan air mineral di car

free day, menjual jajanan Kebumen di Depok, jual Terlaksana. Jadwal berjualan makanan di kampus dibuat bunga wisudaan, dan beberapa panitia menjadi volunteer panitia (jual makanan di kampus) dalam sehari ada 2 panitia yang berjualan atau jika tidak penelitian bayaran. berkenan berjualan akan ditarik biaya sebesar Rp Mengatur jadwal danus harian

Memfasilitasi panitia mencari

30.000. Terlaksana. Danus mencarikan lowongan volunteer

dana untuk melunasi SUC

bayaran dan penonton bayaran serta mengurus pembookingannya.

4. Susunan BPH dan staf Penanggungjawab : Siti Khotimah (Ilmu Keperawatan 2017) Staff :

54

-

Vellia Nur Hasanah (Sastra Arab 2017)

-

Riza Ristiani (Administrasi Negara 2018)

-

Dwi Febrianti (Arkeologi 2018)

5. Timeline

6. Evaluasi dan saran kegiatan (Pra, Pelaksanaan, Pasca) Kegiatan Pra Acara

Evaluasi dan saran Sebelum hari H, Danus menyusun konsep dan jadwal pencarian dana dengan 4 jenis kegiatan yaitu garage sale, nonton bayaran, jual makanan, dan paid promote. Semuanya dilaksanakan sebelum kegiatan UI GTK XV running. Namun yang terlaksana sebelum acara UI GTK XV berlangsung yaitu garage sale, nonton bayaran, dan jual makanan. Menjelang pulang ke Kebumen, Danus sempat menjual jajanan khas Kebumen di Depok. Minat konsumen cukup tinggi, namun sayangnya Danus hanya menjual sedikit karena terkendala waktu. Paid promote tidak terlaksana sebelum acara UI GTK XV berlangsung karena mendapat kritik dari iluni. Namun di akhir acara UI GTK XV, Danus dan semua panitia menjalankan paid promote seperti rencana awal karena dana masih kurang. Dalam waktu singkat, pemasukan dari paid promote lumayan banyak. Saran untuk UI GTK selanjutnya: Penjualan jajanan khas Kebumen di Depok digencarkan jauh hari ketika masih di Depok Pengiriman jajanan khas Kebumen menggunakan jasa yang murah, sehingga keuntungan yang didapat lebih banyak. Apabila akan mengadakan paid promote sebaiknya dikomunikasikan lagi dengan senior maupun iluni agar paid promote dapat berjalan sebelum acara UI GTK XV sehingga dapat berjalan maksimal.

55

Pelaksanaan

Pada saat acara UI GTK XV berlangsung, Danus menagih SUC panitia yang belum lunas dan menyetorkannya ke bendahara. Danus

Pasca Acara

juga mengadakan paid promote yang berlangsung selama 7 hari. Menyetorkan pemasukkan danus dan menyusun laporan pertanggungjawaban

7. Analisis SWOT Strength

-

Semua staf aktif sehingga mempermudah kerja sama

-

Memiliki beberapa link audience untuk penonton bayaran sehingga mudah mendapatkan informasi lowongan penonton bayaran

-

Selama masa pencarian dana di Depok, 2 staff tinggal berdekatan dengan PJ sehingga mempermudah komunikasi dan membina hubungan baik.

Weakness

Semua staff aktif

- PJ kurang berani menagih SUC -

PJ kurang responsive

-

Awal kepengurusan baik PJ maupun staff belum mempunyai wawasan mengenai sistem paid promote.

Oppurtunity

- Memiliki contact personal audience penonton bayaran dan penjual bunga wisuda -

Ada orang yang bisa diajak kerja sama dalam pembelian jajanan Kebumen

Threat

- Ketidaksetujuan dari iluni mengenai pencarian dana melalui paid promote sehingga menunda pendanaan -

Sulitnya jaringan koneksi di rumah PJ menyebabkan kurang responsive dalam pelayanan paid promote dan berkoordinasi dengan panitia lain.

8. Laporan Kinerja Staf

No. Nama

Jurusan/angkatan

Jabatan K TJ KS T Keterangan

56

Vellia Nur

Sastra Arab/2017

Staff

4

4

3

4 Cukup baik dan bertanggung jawab dengan

Hasanah Dwi Febri

Arkeologi/2018

Staff

5

5

5

Anti

5 jobdesc. Kinerja sudah bagus. Bertanggung jawab dan

Riza Ristiani Administrasi

Staff

5

5

Negara/2018

5

5 gercep. Sudah bagus. Bertanggung jawab, responsive dan inisiatif.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata

Skala (1-5): 1 = Sangat

3=

5 = Sangat

6Kurang = Kurang

4Cukup =

Bagus

Bagus 9. Kesimpulan Alhamdulillah sebagian besar konsep yang disusun Danus terlaksana dengan baik sehingga target Danus terpenuhi. Terjalin hubungan internal yang baik antara penanggungjawab dengan staff maupun antar staff. Saran untuk divisi danus UI GTK selanjutnya yaitu ciptakan hubungan internal yang baik dalam divisi terlebih dahulu untuk selanjutnya menjalankan rencana yang telah disusun bersama-sama sesuai pembagian jobdesc, penetapan set up cost dikomunikasikan dengan semua panitia sehingga tidak ada panitia yang merasa keberatan, serta pencarian dana dilaksanakan jauh-jauh hari sebelum acara UI GTK berlangsung sehingga panitia tidak mengganggu keberlangsungan acara UI GTK. d.

Perlengkapan dan Keamanan 1. Pendahuluan

57

Divisi ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mempersiapkan alat dan perlengkapan yang dibutuhkan guna mendukung kegiatan UI GOES TO KEBUMEN XV. Adapun tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah berperan sebagai pengkoordinir kebutuhan barang dalam bentuk pembelian dan penyewaan perlengkapan UI GTK XV.

2. Deskripsi Kerja dan Realisasi Job Description

Realisasi

Bertanggung jawab penuh kepada PO Terlaksana

baik,

karena

dan VPO, serta berkoordinasi dengan koordinasi dengan divisi lain juga divisi lain terkait kebutuhan barang baik atau perlengkapan Mengumpulkan

list

barang

atau Terlaksana dengan baik, namun

perlengkapan yang dibutuhkan selama terdapat keperluan barang yang pra dan saat pelaksanaan Melakukan

kegiatan

dadakan pemenuhan Terlaksana

barang atau perlengkapan

dengan

baik,

dan

perizinan berjalan lancar

Bertanggung jawab dalam kegiatan Terlaksana cukup baik, namun pengambilan dan pengembalian barang pengembalian barang ada yang tertunda Bertanggung jawab dalam kegiatan Terlaksana dengan baik penempatan barang

3. Susunan BPH dan staff Nama

Job Description

Widhi Nugraha Utama

Penanggung Jawab Divisi Perlengkapan

Zidni Taqiya Perdana

Staff Divisi Perlengkapan

Taufik Nurrahman

Staff Divisi Perlengkapan

Zahra Prapti Fitriana

Staff Divisi Perlengkapan

Suci Muliawati

Staff Divisi Perlengkapan

Rafiq Ali Abdillah A

Staff Divisi Perlengkapan

58

Januri Akbar

Staff Divisi Perlengkapan

4. Timeline

KEGIATAN

November

Desember

Rapat Divisi Fixasi Narahubung Perlengkapan Fixasi Perlengkapan Acara Pengumpulan Perlengkapan Pre dan ME Pre Event Fixasi Perlengkapan Acara Puncak Pengumpulan Perlengkapan Prepare Perlengkapan di Tempat Acara Acara Puncak Pengembalian Perlengkapan

5. Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Awal

Realisasi

Melakukan

Sudah mencapai jumlah yang diharapkan, sesuai

perekrutan staf

jobdesc yang ada

Membagi PIC

Sudah dilakukan dengan baik,

kegiatan per divisi Melakukan radiv

Sudah dilakukan namun kurang berjalan dengan

sesuai dengan

ketentuan di awal yaitu 4 kali radiv

timeline Pemenuhan barang

Sudah dilakukan dengan maksimal

atau perlengkapan (pre event) Pemenuhan barang

Sudah dilakukan dengan maksimal, walaupun ada

atau perlengkapan

beberapa kendala

(event)

59

Januari

6. Evaluasi dan saran kegiatan

Kegiatan

Evaluasi dan Saran Ada kendala sewa perlengkapan karena adanya keterlambatan dari pihak penyedia (sound masuknya kesiangan)

Pra

Saran : Sebaiknya untuk list perlengkapan dipastikan dahulu dari jauh-jauh hari dan selalu di follow-up

Pelaksanaan Blackman kekurangan orang Saran: Sebaiknya mengajak orang lebih banyak lagi dari yang sebelumnya Pasca

Pengembalian dan pembayaran barang ada yang sedikit terlambat Saran: Adanya list perlengkapan setelah pelaksanaan berakhir sehingga kejadian tersebut tidak terjadi dan semua panitia juga harus bertanggung jawab atas barang pinjaman atau sewaan.

7. Analisis Swot Analisa

Keterangan

Strength

Memiliki staff yang pekerja keras

Weakness

Beberapa staff kurang peka

Opportunity Divisi ini memiliki list narahubung perlengkapan dari senior Threat

Adanya beberapa list perlengkapan yang mendadak dari divisi lain dan adanya sedikit keterlambatan pengembalian barang

8. Laporan Kinerja Staff No. Nama

Jurusan/angkatan Jabatan

60

K TJ KS T Keterangan

1

Zidni

Kesehatan

Staff

4

5

5

5

Bekerja dengan

Taqiya

Masyarakat /

baik dalam

Perdana

2017

mengurus perizinan dan sewa alat

2

Taufik

Arkeologi/2018

Staff

4

4

5

5

Nurrahman

Bekerja cukup baik, tapi kadang kurang cekatan

3

Zahra

Sastra Jawa /

Prapti

2017

Staff

5

5

5

5

baik sesuai

Fitriana 4

Suci

Bekerja dengan

tanggungjawabnya Arkeologi/2018

Staff

5

4

4

4

Muliawati

Bekerja cukup baik, tetapi kurang maksimal dalam mengerjakan tanggung jawabnya

5

Rafiq Ali

Teknik

Abdillah A

Mesin/2018

Staff

5

5

5

5

Bekerja dengan baik, bekerja keras, dan sesuai tanggungjawab

6

Januri

Teknik

Akbar

Perkapalan/2017

Staff

4

5

4

5

Bekerja cukup baik saat hari pelaksanaan, namun kurang berkontribusi dalam menyiapkan perlengkapan sebelum hari-h acara karena harus berangkat ke Depok

61

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

4 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

9. Kesimpulan Divisi perlengkapan pada awalnya masih suka buang-buang waktu karena saat bulan Desember masih di Depok dan menunggu list dari divisi lain yang terlalu lama. Pembagian SDM di kepanitiaan UI GTK XV sudah baik karena divisi ini membutuhkan SDM yang cukup banyak. List perizinan sudah baik dan terlaksana. Divisi perlenkapan sudah mempunyai link perlengkapan (sound, lighting, tarub, perizinan, dll) sebaiknya ditambah lagi link perlengkapan untuk UI GTK selanjutnya. Komunikasi sesama anggota divisi lebih di perbaiki lagi sehingga tidak terjadi miskomunikasi.

e.

PDD

1. Pendahuluan Divisi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi dalam acara UI Goes to Kebumen XV melaksanakan fungsi sebagai divisi yang bertugas untuk menjalankan upaya persuasif untuk mengajak masyarakat (pelajar kelas XII dan orang tua) Kebumen untuk mengikuti rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV. Fungsi publikasi adalah melakukan kegiatan publikasi, baik melalui media cetak maupun virtual. Fungsi desain adalah memenuhi kebutuhan estetika dari publikasi sehingga informasi dapat terlihat lebih menarik. Sedangkan fungsi dokumentasi dalam hal ini melaksanakan dokumentasi dalam proses acara maupun dalam kegiatan ketika berlangsung baik dalam bentuk foto maupun video.

2. Konsep Awal Konsep awal divisi PDD adalah menyediakan informasi yang jelas, singkat, dan menarik untuk dibaca; menyebarkan informasi melalui media cetak dan virtual; dan mengabadikan momen dalam bentuk video dan foto. Pada publikasi, divisi PDD menggunakan media virtual Instagram, Twitter, LINE, dan Whatsapp. Untuk media cetak, divisi PDD menggunakan kertas poster dan kertas HVS untuk flyer.

62

Pada desain, divisi PDD menggunakan konsep karnaval untuk setiap tema desain di setiap poster publikasi maupun banner. Gaya penulisan yang digunakan adalah The Greatest Showman. Poster dibuat ramai dan menarik serta dengan tulisan yang jelas agar mudah dibaca. Pada dokumentasi, PDD menggunakan kamera bertipe Digital Single-lens Reflex (DSLR) yang bertujuan pada kualitas gambar atau video yang terbaik. Divisi PDD mengabadikan momen-momen perjalanan UI Goes to Kebumen XV dari awal hingga acara puncak baik on the stage maupun behind the scene. Dokumentasi membuat video aftermovie yang menampilkan seluruh kegiatan UI Goes to Kebumen XV dari awal hingga acara puncak.

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi 1. Bertanggungjawab pada PO. 2. Mengadakan upaya persuasif untuk mengajak masyarakat (pelajar kelas XII dan orang tua) Kebumen untuk mengikuti rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV. Dalam perannya, divisi PDD bekerja sama dengan divisi Road To School untuk mengajak adik-adik di Kebumen mengikuti acara UI Goes to Kebumen XV. Ajakan dilontarkan secara verbal saat acara Road to School ke sekolah-sekolah di Kebumen. Selain verbal, informasi berupa poster cetak ditempelkan di mading yang berada di sekolah-sekolah tersebut.

3. Melakukan penyebaran informasi terkait dengan rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV kepada masyarakat Kebumen. Informasi disebarkan melalui media virtual (Instagram, Twitter, LINE, dan Whatsapp) dan media cetak, yaitu dengan menempelkan poster di mading-mading sekolah.

4. Membuat desain publikasi, ID card, tiket. Desain dibuat dengan tema karnaval dan dengan gaya penulisan The Greatest Showman.

5. Membuat sertifikat panitia. Sertifikat dibuat dalam bentuk berkas lunak dan dibagikan menggunakan penyimpanan daring.

4. Susunan BPH dan staf a. Kepala Bidang PDD

: Ahmad Mustofa Halim (Sistem Informasi 2017)

b. Staf

: Irmala Sya’bani (Ilmu Administrasi Negara 2017)

c. Staf

: Mazaya Intan Kusuma (Ilmu Keperawatan 2017)

d. Staf

: Bryan Milenia Pratama (Sastra Rusia 2018)

e. Staf

: Hikmah Afani (Biologi 2018)

f.

: Nur Alif Iskandar (Arkeologi 2018)

Staf

63

5. Timeline OCTOBER

1

NOVEMBER

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

7

7

DECEMBER

1

Logo + Penjelasan

Kepengurusan

Info Fakultas Saintek

JANUARY

Poster 1

Tiket Utama

2

2

Poster Utama

3

3

Infografis

4

4

5

Logo cap regis

5

6

Fun Fact

6

Desain proposal &

7

7

8

surat

8

8

8

9

9

9

10

10

11

11

5W 1H

Penjuaan

Poster Pre order Tiket 2

10

11

Info Fakultas RIK

64

Info Fakultas Soshum

H-1 PreEvent 1

H-14

Foto id card panitia

9

Teaser

10

H-10

11

Baju

12

12

Poster Pre order Tiket 1

12

Fun Fact

12

Info Vokasi

H-7 13

13

13

13

+ PreEvent

14

14

14

14

15

15

15

16

16

16

17

17

17

18

18

18

18

19

19

19

19

H-1

20

20

20

20

ACARA

21

21

21

21

22

22

22

22

Info Fakultas Soshum

15

16

Desain banner

17

Poster Pre 23

23

23

order Tiket 2 CLOSED

65

23

Video Artist: 24

24

24

Reza Rahardian +

24

Arie Kriting Poster Pre order 25

25

Tiket 1

25

Kuis Bingo

25

CLOSED

26

26

26

Pembicara 1

26

27

27

27

Pembicara 2

27

Pembicara 3 & desain id card 28

28

28

panitia +

28

desain kaos panitia

29

Coming Soon

29

29

Pembicara 4 + Flyer RTS

29

Desain stiker & 30

30

logo GTK

30

30

(notebook)

31

31

Pembicara Seminar

31

6. Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Awal Mengadakan rapat divisi

Realisasi Terlaksana dengan baik di awal kepanitiaan, akan tetapi semakin berjalannya waktu, pertemuan secara fisik sulit dilaksanakan karena berbagai hal. Solusi untuk hal tersebut adalah membicarakan rencana yang akan dilakukan dalam grup media sosial.

Membagi staf menjadi dua kelompok: Staf

Sudah terlaksana di awal pertemuan dengan

Desain dan Staf Publikasi

pembagian kelompok staf desain: Mustofa,

66

Bryan, dan Alif. Kelompok staf publikasi: Mazaya, Mala, dan Hikmah. Menyusun konsep desain kontinu

Terlaksana dengan baik walaupun di awal running terkendala karena miskomunikasi.

Melaksanakan pencetakan keperluan, seperti

Sudah terlaksana dengan baik dan tanpa adanya

poster, banner, ID Card, sertifikat, dan baju

kendala.

panitia

7. Evaluasi dan saran kegiatan Divisi PDD merupakan divisi yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan desain, publikasi, dan dokumentasi. Pemenuhan kebutuhan tersebut datang dari divisi-divisi lain, seperti Divisi Acara, Divisi Road To School, Divisi Ticketing, dan Divisi Dana Usaha (Danus). Oleh karena hal tersebut, divisi PDD harus menerima konten informasi dari divisi yang bersangkutan. Dalam hal pengerjaan desain dan publikasi, konten harus bersifat final sehingga tidak akan—atau sedikit—terjadi revisi. Konten yang belum final akan menjadi hambatan dalam pengerjaan desain dan penyebaran. Di samping itu, pengerjaan desain membutuhkan waktu yang tidak singkat. Evaluasi dalam kegiatan PDD selama ini yaitu terdapat beberapa kendala seperti terlambatnya pengunggahan informasi dari yang dijadwalkan. Keterlambatan ini dikarenakan beberapa faktor baik internal maupun eksternal. Faktor internal seperti sulitnya proses desain, ketersediaan waktu untuk membuat desain, dan kesibukan staf. Faktor eksternal meliputi konten yang tidak final dari divisi yang bersangkutan, revisi konten, ataupun keterlambatan pengiriman konten. Untuk dokumentasi, ada beberapa hal yang perlu dievaluasi, yaitu pada hari acara puncak, dokumentasi dan publikasi terhambat. Keterbatasan staf yang mumpuni dalam hal fotografi dan videografi ini membuat kualitas hasil pengabadian momen kurang memuaskan. Selain itu, keterbatasan staf juga berpengaruh pada kegiatan publikasi, di mana semua staf divisi PDD tidak mempunyai kesempatan untuk mempublikasi—secara tepat waktu—momen-momen pada hari acara puncak. Akan tetapi, hal ini dapat disiasati dengan meminta bantuan dari staf divisi lain untuk melaksanakan publikasi. Saran untuk divisi PDD adalah sebagai berikut. - Desain Staf desain seharusnya lebih banyak dari staf lain serta benar-benar mempunyai kemampuan dan pengalaman yang baik dalam hal desain. Selain itu, staf desain harus mampu menguasai berbagai alat desain (Adobe Photoshop/Corel Photo-Paint, CorelDraw/Adobe Illustrator, Microsoft PowerPoint) - Publikasi Staf publikasi harus tersedia saat terdapat jadwal publikasi. Staf publikasi juga harus menguasai beberapa aplikasi yang mendukung publikasi media sosial, seperti PicsArt untuk

67

memotong foto, instagram untuk mengunggah publikasi. Selain itu, staf publikasi juga harus memperhatikan dan mengecek setiap kata dari wording yang akan diunggah ke media sosial, maka pengetahuan tentang ejaan baku bahasa Indonesia sangat diperlukan. - Dokumentasi Staf dokumentasi harus mempunyai kemampuan dan pengalaman di bidang fotografi, videografi, audiografi, dan editing yang baik. Staf dokumentasi akan lebih baik jika selalu membawa kamera dalam setiap kegiatan. Porsi untuk video dan foto seharusnya seimbang dan jika memungkinkan, keduanya ditangani oleh dua staf yang berbeda, sehingga masingmasing staf bisa secara maksimal menjalankan tugasnya dengan lancar.

8. Analisis SWOT Strength

- Semua anggota memiliki kemampuan yang matang serta pengalaman yang baik dalam setiap bidang yang mereka tangani. - Semua anggota termasuk orang-orang yang aktif dalam Perhimak UI.

Weakness

- Beberapa anggota mempunyai tempat tinggal yang jauh dari basecamp, sehingga mereka sulit berkumpul. - Jumlah staf desain dan dokumentasi yang kurang, menyebabkan bertambahnya beban bagi staf desain dan dokumentasi.

Opportunity

- Bisa menyesuaikan keadaan dengan divisi lain. Artinya, timeline publikasi dari divisi lain—seperti divisi acara, ticketing, road to school, dll—lebih diutamakan daripada timeline dari divisi PDD. - Mendapat dukungan dari divisi lain. - Mendapat bantuan dari media partner dan pihak di luar panitia.

Threat

- Adanya kendala pada jumlah kamera karena sedikitnya orang yang mempunyai kamera. - Adanya permintaan desain di yang mendadak serta di luar timeline yang direncanakan.

9. Laporan Kinerja Staf No.

Nama

Jurusan/angkatan

68

K

TJ

KS

T

Keterangan

1

Irmala Sya’bani

Ilmu Administrasi

5

5

5

5

Negara 2017

Bertanggung jawab secara penuh. Selalu hadir dalam rapat. Selalu aktif dalam kegiatan divisi. Responsif.

2

Mazaya Intan Kusuma

Ilmu Keperawatan

5

5

5

5

2017

Bertanggung jawab secara penuh. Selalu hadir dalam rapat. Selalu aktif dalam kegiatan divisi. Responsif dan dapat mengambil alih (backup) jobdesc staf lain.

3

Bryan Milenia Pratama

Sastra Rusia 2018

5

4

5

5

Cukup bertanggung jawab. Selalu hadir dalam rapat. Cukup responsif.

4

Hikmah Afani

Biologi 2018

5

5

4

5

Bertanggung jawab secara penuh. Selalu hadir dalam rapat. Selalu aktif dalam kegiatan divisi. Cukup tanggap.

5

Nur Alif Iskandar

Arkeologi 2018

4

4

5

5

Cukup bertanggung jawab. Hadir dalam rapat. Cukup aktif dalam kegiatan divisi.

69

Keterangan: K

: Kehadiran saat rapat

TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T

: Penilaian secara keseluruhan—bukan rata-rata 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

2 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

10. Kesimpulan Divisi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi (PDD) adalah divisi yang bertugas memenuhi kebutuhan publikasi, desain, dan dokumentasi untuk acara UI Goes to Kebumen XV. Divisi PDD telah menyelesaikan semua tugas dengan baik. Semua anggota divisi telah bekerja secara maksimal sesuai dengan jobdesc yang diberikan. Beberapa kekurangan yang telah disebutkan pada poin evaluasi diharapkan dapat menjadi pelajaran untuk kegiatan di tahun depan, sehingga kekurangan tersebut dapat dihindari atau diminimalkan. Penilaian staf divisi juga diharapkan dapat menjadi evaluasi untuk staf yang bersangkutan dan menjadi motivasi bagi mereka agar dapat bekerja lebih baik lagi untuk kegiatankegiatan yang lain.

f.

Humas 1. Pendahuluan ● Divisi Humas Divisi humas merupakan divisi yang bertanggung jawab dalam menjembatani pihak UI Goes To Kebumen XV dengan pihak lain seperti Pemerintah daerah, Iluni, dan stakeholder. Divisi humas memiliki peran penting untuk menjalin kerjasama dengan lembaga atau organisasi yang berkolaborasi dengan UI Goes To Kebumen XV

2. Konsep awal ● Divisi Humas Divisi humas merupakan divisi yang bertanggung jawab dalam menjembatani UI Goes To Kebumen XV dengan pihak eksternal, terutama Pemerintah daerah, kepolisian setempat, alumni, dan stakeholder.

3. Job description dan realisasinya ● Divisi Humas

70

Job Description

Realisasi

Bertanggungjawab kepada PO.

Terlaksana.

Memfasilitasi pertemuan Bidang Donasi & Sponsoship dengan stakeholder Perhimak UI dan alumni Melakukan koordinasi denganTerlaksana dengan baik. Beberapa tamu Bidang Acara terkait pembicara

undangan tidak dapat hadir sehingga

dan tamu undangan acara Bedah

yang datang merupakan

Kampus.

perwakilannya.

Melakukan hubungan dengan pihak Terlaksana dengan baik, humas telah Pemda, Bupati, Kepala Sekolah,

menghubungi pemda, bupati, kepala

dan pihak-pihak yang terkait

sekolah dan pihak terkait untuk turut

dengan kepentingan kegiatan.

hadir meramaikan acara UI Goes To Kebumen XV

Mengadakan upaya persuasif untuk Terlaksana dengan baik, setiap postingan mengajak masyarakat (pelajar kelas

penting dari OA UI GTK di repost

XII dan orangtua) Kebumen untuk

pada sosial media panitia lain untuk

mengikuti rangkaian acara UI GTK

meramaikan

XV.

4. Susunan BPH dan staf Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi Nama

Job Description

Rachmah Bekti Utami

Penanggung

Jawab

Divisi

Hubungan Masyarakat Ade Zulaiha

Staff

Divisi

Masyarakat

71

Hubungan

Hasni Rahmiati

Staff

Divisi

Hubungan

Masyarakat Elok Dwi Oktaviana

Staff

Divisi

Hubungan

Masyarakat

5. Timeline

6. Rencana kerja dan realisasinya ▪

Divisi Humas

Rencana Awal

Realisasi

Mengadakan rapat Sudah terlaksana dengan baik, namun banyak divisi

halangan saat akan radiv.

72

Follow up audiensi

Tidak audiensi karena pihak bupati dan protokolnya tidak juga memberikan tanggal untuk audiensi sampai acara puncak berlangsung.

Follow up surat ijin Terlaksana dengan baik, surat ijin keramaian keramaian

memerlukan beberapa berkas penting seperti proposal kegiatan, surat rekomendasi polsek setempat, surat pemohonan ijin keramaian, surat penyewaan tempat, beserta kartu identitas penanggung jawab surat ijin.

LO bupati dan iluni

Terlaksana. Pihak perwakilan bupati dan Iluni PERHIMAK UI di dampingi oleh Ketua PERHIMAK UI dan Project Officer serta disambut meriah oleh audiens.

7. Evaluasi dan saran kegiatan (Pra, Pelaksanaan, Pasca) ▪

Divisi Humas

Kegiatan

Evaluasi dan Saran

Pra

Kegiatan berjalan sesuai dengan program yang dijalankan oleh Project Officer & Vice Project Officer UI GTK XV

Pelaksanaan Saat pelaksanaan berjalan lancar dihandle oleh Divisi Hubungan Masyarakat, Project Officer, dan Ketua PERHIMAK UI. Divisi Humas tidak dapat mendampingi (sebagai LO) tamu undangan laki-laki karena tidak ada staf laki-laki dari Divisi Humas ataupun divisi lain yang dapat meluangkan waktu untuk LO. Pasca

Kegiatan selesai. Para undangan diberikan salam hormat dan terimakasih atas kedatangannya. Namun, kegiatan audiensi dengan pihak Bupati Kebumen dan jajarannya tidak dapat terlaksana karena agenda tersebut belum diselenggarakan pada bulan Januari 2019.

73

8. Analisa SWOT ▪

Divisi Humas

Analisa

Keterangan

Strength

● Memiliki relasi dengan pihak eksternal PERHIMAK UI yang mendukung terlaksananya acara UI GTK XV. ● Memiliki kontak orang-orang yang berkaitan dengan urusan administrasi kegiatan bersama oihak eksternal. ● Sulit koordinasi dengan staf karena semuanya berbeda

Weakness

jurusan dan tempat tinggal yang cukup jauh. ● Perbedaan peran dan kepentingan serta keterbatasan personil pada saat pelaksanaan menyebabkan Divisi Humas membutuhkan bantuan dari divisi lain. Opportunity

● Dapat menjalin relasi dan mengenal banyak orang ● Mendapatkan

pengetahuan

dan

pengalaman

urus

administrasi kegiatan. Threat

● Perlu kerjasama dan kemampuan komunikasi yang baik untuk menjalin relasi. ● Perlu keberanian dan usaha lebih untuk urusan administrasi kegiatan.

9. Laporan Kinerja Staf No. Nama

Jurusan/angkatan

1

Manajemen

Ade Zulaiha

Jabatan

/ Staff

K TJ KS T Keterangan 4

4

4

4

2017 2

Hasni

Kesehatan

Rahmiati

Masyarakat

Bagus. Mudah berkoordinasi.

Staff /

4

4

3

4

Bagus. Mudah berkoordinasi,

2018

tetapi

sulit

komunikasikan

74

bertemu. Komunikasi publik

cukup

bagus. 3

Elok

Dwi Ilmu

Oktaviana

Keperawatan

Staff

4

4

3

/

4

Bagus. Mudah berkoordinasi

2018

dan komunikasi dengan

orang

lain

cukup

bagus.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

2 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

10. Kesimpulan Berisi Evaluasi dan Saran untuk divisi yang sama di kepanitiaan mendatang.

g.

Tiketing 1.

Pendahuluan UI Goes To Kebumen merupakan program pengabdian masyarakat oleh PERHMAK UI yang bertujuan untuk menjembatani siswa/siswi di Kabupaten Kebumen untuk memperoleh informasi mengenai kehidupan kampus atau perkuliahan. Dalam pelaksanaan UI Goes To Kebumen XV divisi Ticketing bertanggung jawab untuk mendistribusikan tiket kepada seluruh siswa SMA/MA/SMK/Sederajat agar dapat mengkuti acara puncak Ui Goes To Kebumen Xv.

2.

Konsep Awal

75

Dalam mendidtribusikan tiket kepada seluruh siswa SMA/MA/SMK/Sederajat di Kabupaten Kebumen, Divisi Ticketing UI Goes To Kebumen XV memiliki konsep awal dengan tiga metode pendaftaran yakni Pre-Sale, Cash On Delivery (COD), dan On The Spot (OTS). Pendistribusian tiket dilakukan secara online oleh seluruh anggota Divisi Ticketing sesuai dengan pembagian penanggung jawab region. Adapun region pendistribusian tiket dibagi menjadi empat yaitu, Timur, Tengah, Barat, dan Selatan. Tiket yang di distribusikan berupa QR code yang unik untuk setiap QR Code, sehingga absensi untuk acara puncak dilakukan dengan scan QR Code.

3.

Deskripsi Kerja dan Realisasi Deskripsi Kerja Bertanggung

Realisasi

Jawab Terlaksana dengan baik, komunikasi dan

kepada bendahara

koordinasi dengan bendahara sangat baik.

Bekerja sama dengan Terlaksana dengan baik, komunikasi dan HPD dalam publikasi koordinasi berjalan baik. Terdapat beberapa untuk pembukaan dan kendala waktu publikasi pada presale 1 karena penutupan pendaftaran. Penentuan peserta

adanya miskomunikasi antara anggota PDD.

jumlah Penentuan jumlah peserta dengan dibantu PO dan VPO terlaksana dengan baik dengan target 800 peserta.

Mengumpulkan

CP Pengumpulan contact person setiap kelas dari

setiap kelas dari masing masing - masing sekolah sudah terlaksana, akan masing sekolah

tetapi terdapat beberapa sekolah yang mana kami tidak menemukan contact person karena tidak ada koneksi yang dapat kami mintai bantuan.

Pendistribusian secara online

tiket Terlaksana, tetapi tidak sesuai dengan rencara awal karena adanya kendala dengan sistem baru, dimana peserta masih kurang melek teknologi, sehingga anggota dari divisi ticketing harus bekerja ekstra untuk menditribusikan tiket secara online tersebut.

76

Dibantu

PDD Dengan dibantu PJ PDD, absensi berjalan

mempersiapkan absensi dengan lancar. Peserta membawa tiket berupa dengan scanner yang QR Code, yang kemudian di Scan dengan menggunakan

laptop menggunakan laptop yang sudah disiapkan.

yang sudah di install.

Akan tetapi terkendala di tengah – tengah absensi dimana tiba – tiba turun hujan yang mengakibatkan peserta bubar dan suasana mejadi tidak kondusif. Kemudian laptop yang digunakan untuk absensi mati disertai suasana peserta yang tidak kondusif, sehingga absensi terpaksa dilakukan secara manual.

4.

Susunan BPH dan staff Penanggung Jawab  Staff

:

Putri Karimatul Udawi ( Ilmu Kesejahteraan Sosial 2017) :



Ela Febriana ( Kesehatan Masyarakat 2018 )



Miftahul Jannah ( Geografi 2018 )



Nabila Atikah ( Ilmu Adminisrasi Negara 2017)



Panca Yuliasih ( Ilmu Keperawatan 2018 )



Rafa Azky Wibowo ( Adminitrasi Asuransi Dan Aktuaria 2017 )

77

5.

6.

Timeline

Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Kerja Rapart Divisi

Realisasi Terlaksana, namun dalam setiap rapat divisi tidak semua anggota dapat hadir dikarenakan padatnya jadwal setiap anggota dan adanya beberapa kepentingan pribadi yang tidak dapat ditinggalkan. Tetapi setiap anggota dapat menyesuaikan diri meskipun tidak dapat menghadiri rapat divisi.

Pengumpulan

CP

setiap Pengumpulan contact person setiap kelas

kelas masing masing sekolah dari masing - masing sekolah sudah terlaksana, akan tetapi terdapat beberapa sekolah yang mana kami tidak menemukan contact person karena tidak ada koneksi yang dapat kami mintai bantuan. Publikasi

jarkoman Publikasi

pembukaan

dan

penutupan

pembukaan dan penutupan pendaftraan dapat terlaksana dengan baik pendaftaran dibantu PDD dengan

bantuan

PDD,

meskipun

ada

dan CP dari masing masing keterlambatan dalam waktu publikasi karena sekolah.

beberapa hal dan adanya miskominikasi. Selain melalui official account dengan dibantu PDD, penyebaran jarkoman juga

78

dilakukan melalui CP setiap kelas dari masing masing sekolah sehingga besar kemungkinan

informasi

sampai

kepada

sasaran. Cetak merchandise ( Stiker Terlaksana, meskipun tidak sesuai timeline UI dan Notebook UI GTK )

karena menyesuaikan jadwal dari anggota yang bertanggung jawab terhadap cetak merchandise.

Pendistribusian tiket secara Terlaksana, tetapi tidak sesuai dengan online

rencara awal karena adanya kendala dengan sistem baru, dimana peserta masih kurang melek teknologi, sehingga anggota dari divisi ticketing

harus

bekerja

ekstra

untuk

menditribusikan tiket secara online tersebut.

7.

Evaluasi dan saran kegiatan Evaluasi

Saran

Pada pelaksanaan metode pendaftaran Pematangan sistem presale, dan presale, kurang maksimal sehingga sistem baru, manambah informasi tidak memenuhi target presale. Hal ini kepada sasaran calon peserta terkait terkendala oleh system pendaftaran cara pendaftaran, bagaimana tiket baru yang masih kurang matang dan diterima, bagaimana visual tiket, dan kurangnya informasi yang diberikan informasi

–

informasi

lainnya

kepada calon peserta sasaran. Selain itu mengenai tiket dan pendaftaran serta masih

banyaknya

anak

anak

di merubah cara pendaftaran agar lebih

Kabupaten Kebumen yang kurang mudah. melek teknologi, sehingga sering terjadi miskomunikasi. Dalam

pendistribusian

tiket,

kami Menggunakan tiket fisik seperti

mengalami kendala karena banyaknya sebelumnya.

Atau

peserta yang masih kurang melek sistem

agar

baru

teknologi, dan akhirnya divisi ticketing digunakan.

79

memperbaiki lebih

mudah

harus bekerja lebih banyak dan tidak efisien, dengan sistem baru. Peserta juga kurang antusias dengan sistem tiket paperless. Strategi pemasaran ketika rts sangat penting dan sangat berpengaruh kepada antusiasme peserta. Dengan menambahkan konten mengenai ui gtk di ppt dan menyebarkan brosur di setiap kelas. Selain itu perlunya antusiasme dari setiap panitia untuk ikut mempromosikan ui gtk agar peserta lebih antuasias. Sistem registrasi yang agak kacau Pematangan sistem registrasi dari karena

kurangnya

antisipasi

akan jauh- jauh hari, persiapkan dengan

kemungkinan – kemungkinan yang matang segala hal yang dibutuhkan, terjadi.

persiapkan segala kemungkinan yang terjadi seperti hujan, peserta yang membludak, dan lain sebagainya. Bila perlu registrasi dilakukan di tempat yang aman dari kemungkinan hujan, sehingga regis tidak kacau apabila hujan.

8.

Analisis Swot

Analisa Strength

Keterangan -

Memiliki staf yang berkomitmen dan bertanggungjawab.

-

Memiliki dua staff ahli yang sudah berpengelaman di ticketing pada kepanitaan di tahun sebelumnya.

80

-

Terjalin kedekatan dan komunikasi yang baik antar anggota divisi.

-

Keterbukaan masing

–

masalah masing

yang

dihadapi

anggota,

sehingga

masalah dapat diselesaikan bersama dengan baik.

Weakness

-

Sistem baru yang Futuristic

-

Sebagian anggota adalah talent untuk acara puncak dan KCF sehingga terkendala untuk COD dan penjualan ketika RTS dan lain sebagainya

sehingga

tanggungjawab

dialihkan pada penanggung jawab, dan menyebabkan penangungjawab keteteran dalam beberapa hal, salah satunya region bagian selatan yang kurang kepegang oleh penanggung

jawab

selaku

penangggungjawab region selatan. -

Terdapat

staff

yang

terkendala

pada

kendaraan sehingga intensitas kehadiran kurang baik dalam RTS ataupun di basecamp yang menyebabkan kurangnya komunikasi. -

Salah satu staf harus kembali ke depok pada tanggal 14 Januari 2019 sehingga divisi ticketing kehilangan satu staf dalam waktu satu minggu sebelum acara puncak.

Opportunity

-

Memilki CP setiap kelas di masing – masing sekolah

-

Membuka stand pendaftaran di beberapa event seperti TONAMPTN dan KCF

-

Promosi UI GTK melalui Pre-event UI GTK yang di adakan di alun – alun pada tanggal 6 Januari 2019

81

Threat

-

Dukungan dan bantuan dari divisi lainnya

-

Banyaknya Program Acara dan Bedah Kampus lain pada tanggal yang sama yang bertepatan dengan pelaksanaan UI GTK XV

pada

tanggal

20

januari

2019,

diantaranya TO Simultan, Grand SBM, Edu Expo SMAN 1 PREMBUN, dan Bonjer Campus Fair SMAN 1 KARANGANYAR. -

Jadwal latihan talent yang padat, sehingga menyebabkan banyak kendala.

-

Jadwal RTS yang tidak pasti menyebabkan divisi

ticketing

harus

berulang

kali

menyesuaikan waktu antara COD dan RTS.

9. No 1.

Laporan Kinerja Staff Nama

Ela Febriana

Jurusan/Angkatan

Jabatan

K TJ

KS

T

Kesehatan

Staf

5

5

5

Masyarakat/2018

5

Keterangan Selalu

hadir

dalam rapat baik dalam

rapat

divisi

maupun

saat rapat pleno. Berkomitmen, bertanggung jawab

dan

mampu menjalankan tugas

dengan

baik.

Mampu

menjalankan tugas

dan

bertanggung jawab

82

sebagai

penangung jawab region

timur.

Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi baik

dengan

anggota divisi

dalam ticketing

maupun dengan divisi lain. 2.

Miftahul

Geografi/2018

Staf

Jannah

5

5

5

5

Selalu

hadir

dalam rapat baik rapat

divisi

maupun

rapat

pleno. Bertangungjawa b, berkomitmen, dan

mampu

menjalankan tugas

dengan

baik. Bertanggung jawab

dam

menlaksanakan tugas

dengan

baik

selaku

penanggung jawab barat

region bersama

rekannya Panca Yuliasih. Mampu berkomunikasi

83

dan berkoordinasi dengan

sesame

anggota

divisi

ticketing maupun dengan anggota divisi

lainnya.

Secara keseluruhan performa

yang

diberikan sudah maksimal

dan

bertanggung jawab amanah

atas yang

diberikan. Meskipun

pada

tanggal

14

Januari

2019

harus kembali Depok,

sudah ke tetapi

memiliki komitmen untuk melaksakan tugas selama

di

Kebumen. 3.

Nabila

Ilmu Adminisrasi Staf

Atikah

Negara/2017

Ahli

4

5

5

5

Tidak

dapat

selalu

hadir

dalam

rapat

divisi dan rapat pleno, dapat

84

namun

menyesuaikan diri

dalam

melaksanakan tugasnya. Bertanggung jawab, berkomitmen, dan melaksanakan tugas

dengan

baik.

Mampu

berkomunikasi dan berkoordinasi dengan anggota lain dalam divisi ticketing

dan

anggota

divisi

lainnya. Bertangung jawab

dengan

amanah yang di berikan

yakni

sebagai penanggung jawab

region

tengah

bersama

dengan rekannya yaitu Rafa Azky Wibowo. Meskipun sering

85

latihan

sebagai

talent,

namun

tetap melaksanakan tugas

dengan

baik. 4.

Panca

Ilmu

Yuliasih

Keperawatan/2018

Staf

4

5

5

5

Tidak

dapat

selalu

hadir

dalam

rapat

divisi

maupun

rapat

pleno.

Bertanggung jawab, berkomitmen, dan melaksanakan tugas

dengan

baik.

Mampu

menjalankan amanah sebagai penanggung jawab

region

barat

dengan

rekannya

yaitu

Miftahul Jannah. Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi baik anggota divisi

dengan dalam ticketing

maupun dengan

86

divisi

lainnya.

Meski

sempat

mengalami musibah

tetapi

tetap berkomitmen untuk menjalankan tugas

dengan

baik. 5.

Rafa

Azky Adminitrasi

Wibowo

Asuransi

Staf Dan Ahli

Aktuaria/2017

4

5

5

5

Tidak dpat selalu hadir dalam rapat divisi

maupun

rapat

pleno

karena

jadwal

kuliah

yang

padat. Bertanggung jawab, berkomitmen, dan menjalankan tugas

dengan

baik.

Mampu

berkominukasi dan berkoordinasi dengan

baik

dengan anggota dalam

divisi

ticketing maupun dengan

divisi

lain. Menjalankan amanah baik

87

dengan selaku

penanggung jawab

region

tengah

bersama

rekannya Nabila

yaitu Atikah.

Meskipun sibuk dengan

latihan

yang

padat

sebagai

talent,

tetapi

tetap

berkomitmen untuk menjalankan tugas

dengan

biak,

meskipun

beberapa

kali

terkendala karena jadwal

yang

berbenturan.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5):

10.

1 = Sangat Kurang

3 = Cukup

5 = Kurang

4 = Bagus

5 = Sangat Bagus

Kesimpulan Secara keseluruhan divisi ticketing sudah melaksanakan tugas dengan semaksimal mungkin. Pencapaian target peserta masih belum tercapai yakni ada 786 peserta yang mendaftar dari target 800 peserta. Dengan total uang 13736000 juta rupiah. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya banyaknya program acara

88

dan bedah kampus yang bertepatan di hari yang sama dengan acara puncak UI GTK XV. Strategi pemasaran sudah cukup bagus, pencapaian pada presale sudah jauh lebih baik dari sebelumnya. Pemasaran ketika RTS juga dilakukan dengan menambahkan slide pada PPT dan menyebarkan brosur ke setiap kelas. Selain itu penyebaran jarkoman tidak hanya pada official account UI GTK, tetapi juga melalui CP setiap kelas dari masing – masing sekolah. Komunikasi dan terjalinnya kedekatan antar anggota dalam divisi sangatlah penting. h.

Sponsorship dan Donasi 1. Pendahuluan 

Divisi Sponsorship Divisi Sponsorship bertujuan untuk membantu pendanaan kegiatan UI Goes To Kebumen XV, dimana divisi ini berperan sebagai pencari dana dengan melakukan kerjasama dengan perusahaan pemberi sponsor. Tugas divisi ini adalah mencari sponsor dan membentuk kerjasama sponsorship baik berupa dana segar (fresh money), pembiayaan operasional, atau berupa barang (misal : konsumsi atau merchandise).



Divisi Donasi Divisi Donasi bertujuan untuk membantu pendanaan kegiatan UI Goes To Kebumen XV, dimana divisi ini berperan sebagai pencari dana untuk mendukung acara UI GTK XV dari donatur pemberi donasi. Tugas divisi ini adalah menghubungi stakeholder ataupun donatur untuk mengajak berpartisipasi mendukung acara baik berupa dana segar (fresh money), pembiayaan operasional, atau berupa barang.

2. Konsep Awal 

Divisi Sponsorship Konsep awalnya dari divisi sponsorship yaitu: 1. Membuat list Sponsor (saran dari senior dan mencari di internet) 2. Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship 3. Mengajukan proposal sponsorship (melakukan penyebaran proposal baik secara online melalui email ataupun mengirim proposal ke perusahaan) 4. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan (sasaran awal perusahaan adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengabdian masyarakat, percetakan, dan pendidikan sehingga sekiranya mampu memberikan kontribusi dalam UI GTK XV)

89

5. Melakukan follow-up dana 6. Membuat list kebutuhan dan anggaran 7. Melakukan kerjasama dengan divisi lain yang terkait 

Divisi Donasi Konsep awal dari divisi donasi yaitu: menghubungi pihak skateholder untuk mengajak berpartisipasi mendukung acara UI GTK XV yang focus dan tujuannya adalah untuk pengabdian masyarakat serta peningkatan kualitas mutu pendidikan khususnya mengenai dunia perkuliahan setelah lulus SMA/MA/SMK dan sederajatnya.

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi 

Divisi Sponsorship Deskripsi Kerja

Realisasi

PJ Sponsorship bertanggung jawab Terlaksana kepada PO dan VPO PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana PO dan VPO UI GTK XV PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana PO UI GTK XV, terkait konten proposal Sponsorship PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana,

namun

terkendala

Sekretaris, terkait Surat Kerjasama komunikasi

dengan

sekretaris

kesibukan

sekretaris

Sponsorship

dikarenakan

yang di Fakultasnya juga memegang divisi sekretaris juga. PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana Bendahara, terkait keuangan yang masuk PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana divisi Acara terkait kepentingan pihak sponsor dalam rangkaian acara PJ Sponsorship berkoordinasi dengan Terlaksana, namun terkendala waktu divisi Acara, terkait Pembicara yang yang sudah sangat mepet akhir tahun (tutup

90

buku)

bagi

perusahaan-

fiks, sehingga bisa dijadikan daya perusahaan yang seharusnya bisa tarik bagi sponsor PJ

Membuat

memberikan sponsor. panduan

untuk Terlaksana

menghubungi sponsor (Marcall) Mempersiapkan list Sponsor yang Terlaksana akan dihubungi baik via email ataupun untuk didatangi alamatnya Mempersiapkan surat rekomendasi Terlaksana acara UI GTK XV untuk disertakan pada saat pemberian proposal ke sponsor Menghubungi calon Sponsor yang Terlaksana, namun ada kendala yaitu ada di JABODETABEK

calon sponsor menanyakan terkait legalitas yang seharusnya ada, seperti Surat Rekomendasi dari Rektor UI dan

Rekening

yang

seharusnya

memakai atas nama yayasan (bukan pribadi) Menghubungi calon Sponsor yang Terlaksana, namun ada kendala yaitu ada di Kebumen

waktu yang sudah sangat mepet dengan acara puncak UI GTK XV

Rapat dengan staf

Terlaksana, 3 kali rapat dengan Staff akan tetapi tidak pernah fullteam

Menjaga hubungan baik dengan Terlaksana, pihak sponsor UI GTK XV

dengan

memberikan

bukti foto pada kaos dan banner UI GTK

XV

serta

laporan

pertanggungjawaban Menjaga hubungan baik dengan Staff Terlaksana, dengan cara memberikan divisi Sponsor UI GTK XV Membuat

apresiasi kepada staff laporan Terlaksana

pertanggungjawaban



Divisi Donasi

91

Deskripsi Kerja

Realisasi

PJ Donasi bertanggung jawab kepada Terlaksana PO dan VPO UI GTK XV PJ Donasi berkoordinasi dengan PO Terlaksana, dan VPO UI GTK XV

namun

terkendala

koordinasi PO dan VPO dikarenakan belum

adanya

pembagian

alur

koordinasi yang jelas PJ Donasi berkoordinasi dengan Terlaksana Sekretaris terkait konten proposal kegiatan PJ Donasi berkoordinasi dengan Terlaksana divisi

Humas

terkait

hubungan

dengan pihak donatur Menghubungi para donatur

Terlaksana

Menyebar Infografis yang ditujukan Terlaksana untuk para pendonatur yang berisikan rangkaian kegiatan UI GTK XV

4. Susunan BPH dan staff Divisi Sponsorship dan Donasi Nama

Job Description

Ahmad Muzakki

Penanggung

Jawab

Divisi

Sponsorship dan Donasi Muhammad Ilham Akbar

Staff Divisi Sponsorship dan Donasi

Raihan Nurrasyid

Staff Divisi Sponsorship dan Donasi

Vera Setianingsih

Staff Divisi Sponsorship dan Donasi

Imam Wahyudi

Staff Divisi Sponsorship dan Donasi

5. Timeline 

Divisi Sponsorship Waktu

Kegiatan

92

Awal November – Pertengahan Pembuatan

konten

dan

desain

November 2018

Proposal Sponsorship

Pertengahan November

Fiksasi desain Proposal Sponsorship

Pertengahan November

Mengumpulkan list daftar sponsor, baik

yang

di

JABODETABEK

ataupun yang di Kebumen Pertengahan November

Mengkoordinasikan seluruh anggota staff

Pertengahan November – Akhir Menghubungi sponsor via email dan November

mendatangi sponsor yang berlokasi di JABODETABEK

November 2018 – Januari 2019

Follow-up sponsor

November 2018 – Januari 2019

Follow-up

semua

staff

untuk

menghubungi sponsor November 2018 – Januari 2019

Menghubungi calon Sponsor UI GTK XV

Akhir Desember 2018 – Januari Menyebar proposal sponsorship di 2019

Kebumen

Akhir Desember 2018 – Januari Follow-up Sponsor di Kebumen 2019 Awal Januari 2018

Menyebar proposal sponsorship dan melakukan follow-up sponsor yang sudah fiks

Akhir Januari 2018

Pemberian

Laporan

pertanggung

jawaban kepada sponsor 

Divisi Donasi Waktu

Kegiatan

November 2018

Membuat strategi donasi

November 2018

Membuat list calon donatur

November 2018 – Januari 2019

Menghubungi donatur UI GTK XV

November 2018 – Januari 2019

Menghubungi terdekat (kenal)

93

donatur-donatur orang

Desember 2018 – Januari 2019

Follow-up donatur

6. Rencana Kerja dan Realisasi 

Divisi Sponsorship Rencana Awal

Realisasi

Mengadakan rapat divisi

Sudah terlaksana, akan tetapi tidak pernah

fullteam

beberapa

staff

dikarenakan yang

susah

ada untuk

dihubungi Mengirimkan proposal via email

Sudah terlaksana, akan tetapi pengiriman masih

menggunakan

akun

[email protected],

email

seharusnya

menggunakan akun email ui dari masingmasing staff Menyebar

proposal

di

wilayah Sudah terlaksana dengan baik, namun

JABODETABEK

banyak mengalami penolakan karena waktu penyebaran proposal seharusnya minimal 3 bulan sebelum acara akan berlangsung

serta

kebanyakan

perusahaan di akhir tahun akan tutup buku anggaran Menyebar proposal di Kebumen

Sudah terlaksana dengan baik, namun agak

terlambat

dilakukan

ketika

karena liburan

penyebaran semester

berlangsung Follow up sponsor

Para staff kebanyakan hanya sebar proposal sponsor saja, untuk follow-up nya masih kurang digencarkan lagi (harus diingatkan terlebih dahulu).



Divisi Donasi Rencana Awal

Realisasi

94

Follow up donatur

Sudah

terlaksana,

terhambat belum

tetapi

staff

donasi

beberapa

mengerti

bagaimana

akan

betul

cara

tentang

berkomunikasi

dengan calon donatur. Timeline sesuai rencana

Realisasi kerja tidak sepenuhnya sesuai dengan rencana kerja dan timeline

yang

dibuat.

Realisasi

rencana kerja untuk mendapatkan banyak donatur terhambat karena tidak dilakukan pencetakan proposal terkait donasi, serta staff donasi yang terbatas.

7. Evaluasi dan saran kegiatan 

Divisi Sponsorship Kegiatan

Evaluasi dan Saran

Pra

Untuk kegiatan sebelum hari H evaluasinya yaitu penyebaran proposal sudah baik, sudah berdasarkan inisiatif sendiri. Namun, untuk penyebaran proposal yang ada di wilayah JABODETABEK agak terlambat karena kebanyakan perusahaan-perusahaan diakhir tahun sudah tutup buku anggaran, serta minimal 3 bulan sebelum

acara

puncak

dilaksanakan

seharusnya

proposal sudah masuk, akan tetapi buat acara UI GTK hanya ada rentan waktu 2 bulan setelah kepanitiaan dibentuk terutama saat proposal baru selesai dibuat yaitu hanya ada rentan waktu kurang dari 2 bulan, sehingga untuk bergerak juga waktunya sangat terbatas (banyak pertimbangan dari calon sponsor). Selain itu, kinerja divisi sponsorship terhambat dimana jumlah staff yang terlalu sedikit dan ada staff yang tidak bisa

95

mengikuti seluruh timeline divisi sponsorship karena susah untuk dihubungi. List sponsor juga bisa dibilang sudah banyak, tapi ada list yang calon sponsornya tidak berhubungan dengan bentuk kegiatan UI GTK XIV dan banyak nomor list sponsor banyak yang sudah tidak aktif. Sarannya untuk kepengurusan kedepannya yaitu mencari PJ dan staff yang lebih berkomitmen untuk melaksanakan divisi sponsorship dan penambahan jumlah staff. Selain itu kalau bisa kepengurusan UI GTK buat kedepannya 4 bulan sebelum acara kalau bisa sudah terbentuk kepanitiaannya, sehingga lebih banyak waktu untuk menyebar proposal serta kalau mengirim proposal via email menggunakan akun email ui dari masing staff. Pelaksanaan

Pada pelaksanaan hari H, logo sponsorship sudah ditampilkan dengan baik. Evaluasi nya ada sponsorship yang baru mepet hari H fix nya sehingga agak meribetkan panitia sehingga poster atau publikasinya menjadi

terhambat.

Saran

untuk

kedepannya

sponsorship bisa difiksasi dari jauh-jauh hari. Pasca

Masih ada sponsor yang belum kelar urusan nya melebihi timeline yang sudah dibuat. Saran nya segala perjanjian harus sudah diselesaikan sebelum hari H, pelaksanaan pasca hari H tinggal penagihan uang dan laporan pertanggung jawaban. Pembagian laporan pertanggungjawaban

dilakukan melebihi

timeline

karena keterbatasan staff dan waktu yang mendekati untuk berangkat ke depok.

8. Analisis Swot 

Divisi Sponsorship

96

Analisa Strength

Keterangan  Memiliki list Marcall Sponsor usulan dari Senior dan hasil pencarian lewat internet, serta ada juga lewat kenalan.  Komunikasi dengan beberapa staff mudah  Salah satu staff sudah ada yang berpengalaman didivisi sponsorship  Memiliki beberapa staff yang semangat  Staff memiliki motor yang bisa digunakan untuk mempermudah kinerja

Weakness

 Waktu yang mepet dalam persiapan desain proposal sponsor, sehingga ada beberapa salah ketik  Waktu yang mepet untuk menyebar proposal yaitu kurang dari 2 bulan sebelum acara puncak  Staff yang ikut kerja membantu hanya 2 orang saja (beban hanya diemban oleh 3 orang saja)  Sedikitnya staff divisi sponsor serta ditambah tidak semua staff ikut kerja membantu, sehingga sulit untuk menyelesaikan sesuai timeline

Opportunity

 Bisa mendapatkan cukup banyak sponsor

Threat

 Waktu yang sudah sangat mepet dengan acara puncak UI GTK XV ( akhir tahun) kebanyakan perusahaan-perusahaan

sudah

tutp

buku

anggaran (susah mendapatkan sponsor) 

Divisi Donasi Analisa Strength

Keterangan  Memiliki list Marcall Donasi usulan dari Senior dan hasil pencarian lewat internet, serta ada juga lewat kenalan.  Komunikasi dengan staff mudah  Memiliki beberapa staff yang semangat

97

 Staff memiliki motor yang bisa digunakan untuk mempermudah kinerja  Ada beberapa kenalan calon donatur  Kurangnya pengetahuan seluruh anggota divisi

Weakness

Donasi mengenai relasi dengan donatur sempat mengganggu jalannya proses mencari dan menghubungi calon donatur  Memiliki contact personal dari donatur yang

Opportunity

telah bekerja sama  Mendapat

bantuan

dari

senior

untuk

menghubungi calon donatur  Kurangnya kerjasama dengan panitia dari divisi

Threat

lain yang sekiranya bisa membantu memberikan contact personal calon donatur.

9. Laporan Kinerja Staff No. Nama

Jurusan/Angkatan Jabatan K TJ KS T Keterangan

1.

Muhammad

Teknik

Ilham

Komputer/2017

Staff

5

4

4

5

Sudah cukup baik, bertanggung jawab,

Akbar

dan

mengikuti

instruksi

yang

diberikan,

tinggal

ditingkatkan

lagi

inisiatifnya 2.

Raihan

Teknik Mesin/2018

Staff

5

5

4

5

Nurrasyid

Bertanggung jawab,

dan

mengikuti instruksi yang

diberikan,

serta

perlu

ditingkatkan

lagi

inisiatifnya 3.

Vera

Ilmu

Staff

Setianingsih Keperawatan/2018

1

3

3

3

Merespon apa yang ada,

98

kurangnya

inisiatif, kurangnya kontribusi

karena

ketidaksesuaian divisi yang dipilih, akan

tetapi

ikut

membantu lain

divisi seperti

ticketing dan rts 4.

Imam

Ilmu

Wahyudi

Ekonomi/2018

Staff

2

1

1

2

Tidak ada waktu untuk

ikut

berpartisipasi

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1 = Sangat Kurang 2 = Kurang 3 = Cukup 4 = Bagus 5 = Sangat Bagus

10. Kesimpulan Berisi Evaluasi dan Saran untuk divisi yang sama dikepanitiaan mendatang 

Divisi Sponsorship Divisi Sponsorship, Alhamdulillah sudah berjalan dengan baik. Namun masih terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki diantaranya hubungan antara Penanggung jawab dengan staff, mengikuti timeline yang telah dibuat, serta membuat kesepakatan yang lebih baik lagi kepada pihak sponsor. Saran untuk kepengurusan UI GTK kedepannya yaitu mencari PJ dan staff yang lebih berkomitmen untuk melaksanakan divisi sponsorship dan penambahan jumlah staff. Selain itu kalau bisa kepengurusan

99

UI GTK buat kedepannya 4 bulan sebelum acara kalau bisa sudah terbentuk kepanitiaannya, sehingga lebih banyak waktu untuk menyebar proposal serta kalau mengirim proposal via email menggunakan akun email ui dari masing staff. 

Divisi Donasi Divisi Donasi sudah berjalan dengan baik dengan di bantu oleh humas dan senior, mengingat divisi donasi ini kurangnya pengetahuan seluruh anggota divisi Donasi mengenai relasi dengan donatur sempat mengganggu jalannya proses mencari dan menghubungi calon donatur, akan tetapi beberapa staff sudah ada yang tau cara menghubungi calon donasi. Seharusnya Divisi Donasi mempunyai strategi yang lebih baik lagi dalam pencarian donatur seperti menggunakan infografis yang isi dan maksudnya untuk mencari donasi serta serangkaian kegiatan UI GTK agar donasi yang masuk bisa lebih maksimal lagi.

i. Media Partner 1. Pendahuluan Divisi Media Partner adalah divisi yang bertugas untuk menjalin hubungan dengan media partner yang ada di Kebumen seperti TV, Radio, Koran dan Instagram. Tujuan dari kerja sama tersebut yaitu agar informasi tentang UI Goes To Kebumen XV tersebar luas dikalangan masyarakat terutama untuk siswa SMA/SMK/MA sederajat yang ada di kebumen. Divisi media partner bertanggungjawab penuh dengan media yang dihubungi seperti menentukan media apa saja yang akan dihubungi untuk bekerjasama, membuat materi berita yang akan dipublikasikan, dan memastikan media yang dihubungi telah melakukan kerjasama dengan baik.

2. Konsep Awal Divisi Media Partner melakukan tugasnya sebagai media pengantar antara UI Goes To Kebumen XV dengan media yang akan menyebarluaskan informasi tentang UI GTK XV. Dalam konsep awalnya divisi media partner memulai tugasnya dalam tanggal 9 november 2018 hingga tanggal 21 desember 2018 yaitu konfirmasi dengan pihak media partner dan pada tanggal 7 januari 2019 hingga 11 januari 2019 adalah untuk MoU media partner. Terakhir pada tanggal 12 januari 2019 hingga 20 januari 2019 adalah untuk follow up media partner atau mulai menyebarkan materi tantang UI GTK XV.

100

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi Deskripsi Kerja

Realisasi

Bertanggung Jawab

Terlaksana karena divisi media partner dapat

kepada PO

berkomunikasi bersama PO dengan baik.

Brainstorming terhadap

Terlaksana, pada saat rapat divisi pertama.

staff Bekerjasama dan

Terlaksana dengan baik, komunikasi dan

bertanggung jawab

koordinasi berjalan baik.

dengan pihak media partner. Timeline

Tidak terlaksana dengan baik karena masih ada pekerjaan yang tidak sesuai dengan timeline.

MoU media partner

Terlaksana dengan baik, pihak media partner menerima kerjasama dengan menyertakan logonya.

4. Susunan BPH dan staff - Rizqi Fika Annastasya Penanggungjawab Media Partner - Asmelya Dini N. Staff Divisi Media Partner - Nawangsari Aisya A Staff Divisi Media Partner 5. Timeline No

Tanggal

Keterangan

1

28-Okt-18

Ploting staff

2

09-Nov-18

Rabid Pertama

membagikan jobdesc tiap staff

Konfirmasi kerjasama Medpar 3

10-Nov-18

tahap 1 Pengumpulan logo Medpar

4

22-Nov-18

tahap 1

101

memastikan semua staff sudah 5

23-Nov-18

Rabid Kedua

mengarjakan jobdesc

Konfirmasi kerjasama Medpar 6

24-Nov-18

tahap 2 Pengumpulan logo Medpar

7

06-Des-18

tahap 2

8

07-Des-18

Rabid Ketiga

memastikan semua staff follow up medpar

Konfirmasi Kerjasama Medpar 9

08-Des-18

tahap 3 pengumpulan logo Medpar

10

20-Des-18

11

21-Des-18

tahap 3 Rabid Keempat dan penutupan

memastikan semua medpar sudah

konfirmasi

menerima kerjasama membantu follow up medpar untuk

12

07-Jan-19

Mou medpar

publikasi acara membantu follow up medpar untuk

13

11-Jan-19

Penutupan Mou medpar

publikasi acara

14

12-Jan-19

Rabid Kelima

follow up medpar

15

20-Jan-19

Acara Puncak GTK

follow up medpar

6. Rencana Kerja dan Realisasi Rencana Kerja

Realisasi

Rapart Divisi

Terlaksana, semua anggota hadir saat rapat.

Pengumpulan list media

Pengumpulan kontak media partner

partner yang akan

dilakukan saat rapat divisi yang pertama dan

dihubungi.

kedua.

Publikasi

materi

informasi

kepada

atau Terlaksana,

semua

media

partner

pihak menyebarluaskan materi atau informasi UI

media partner.

GTK XV sesuai dengan pembagiannya.

7. Evaluasi dan saran kegiatan Evaluasi dan saran untuk Divisi Medpar

102

-

Membuat timeline harus jelas supaya staffnya dapat memahami apa yang dimaksud oleh PJ.

-

Melakukan koordinasi yang baik dengan staff.

-

Sebisa mungkin lakukan tugas sesuai dengan timeline supaya logo dari medpar dapat dipasang di banner utama sesuai timeline acara.

-

Follow up harus dilakukan berkali kali tetapi idak meneror supaya media partner yang akan dimintai kerjasama cepat merespon.

-

Membuat list medpar harus jelas.

-

Jika dari pihak media partner sudah menerima, langsung meminta logonya.

-

Adanya tugas LO kepada divisi mdpar, untuk media partner yang akan melliput acara puncak.

8. Analisis Swot a. Streng -

Memiliki kontak media partner yang akan dihubungi

-

Mudah untuk menjalin kerjasama karena tahun lalu juga sama

-

Memiliki staff yang ada kenalan dengan media partner

-

Follow up yang sudah terjadwalkan

b. Weakness -

Hanya ada 3 anggota dalam divisi

-

Setiap anggota terbatas oleh sarana dan prasarana

-

Kurangnya kerjasama dengan anggota

c. Opportunity -

Mendapatkan bantuan dari PO dan VPO

-

Mendapatkan bantuan dari senior UI GTK tahun lalu

-

Terdapat cadangan list jika yang ditargetkan tidak merespon

d. Threat -

Terlambatnya follow up media partner

-

Kurang bekerjasama dengan divisi lain

9. Laporan Kinerja Staff

103

No. Nama

Jurusan/angkatan

Jabatan

K TJ

K

T Keterangan

S 1.

Asmelya

Ilmu Keperawatan

Staff

5

5

4

5

Melakukan

Dini N.

/2018

Divisi

tugasnya dengan

Media

baik dan tepat

Partner

waktu. Dapat berkoordinasi bersama PJ dengan baik. Hadir saat rapat dan dapat memberikan saran dengan baik, serta berinisiatif.

2.

Nawangs Manajemen/2018

Staff

5

3

4

4

Sudah melakukan

ari Aisya

Divisi

tugas dengan baik

Azzahra

Media

tetapi masih slow

Partner

respond saat mengarjakan tugasnya. Kurang koordinasi dengan PJ karena saat libur sedang di jogja.

Keterangan: K : Kehadiran saat rapat TJ : Tanggung jawab terhadap pekerjaan KS : Kerja sama dengan tim atau dengan seksi lain T : Penilaian secara keseluruhan – bukan rata-rata Skala (1-5): 1

= Sangat Kurang

3 = Cukup

2 = Kurang

4 = Bagus

10. Kesimpulan

104

5 = Sangat Bagus

Divisi media partner adalah divisi yang penting dalam penyebaran informasi UI GTK XV. Divisi media partner sudah melakukan tugasnya dengan baik dan sesuai target yaitu TV 1 ( Ratih TV ), Radio 2 ( Bima sakti dan In FM), kabar berita atau koran 3 ( Kabar Kebumen, Kebumen Muda dan Kebumen Ekspress ) serta Instagram 6 ( Student Kebumen, Mahasiswa Kebumen, Kebumen Keren, Kebumen Seru, Kebumen Zone, dan MasMbak Kebumen ). Dengan adanya kerjasama antar anggota yang, tercapailah taget yang telah ditetapkan. Tetapi karena kurangnya komunikasi antar anggota, timeline yang sudah ditetapkan tidak sesuai atau terlambat.

j.

Konsumsi

1. Pendahuluan Divisi konsumsi merupakan divisi yang bertugas untuk mengatur dan menyediakan konsumsi yang diperlukan dalam rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV baik bagi pembicara, peserta, maupun panitia dalam acara ini melalui kerjasama dengan pihak-pihak yang bersedia dengan harga dan menu yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Konsep Awal Awalnya divisi konsumsi merencanakan kebutuhan konsumsi yang diperlukan, kemudian melakukan pencarian catering dan pihak-pihak yang memungkinkan untuk diajak bekerjasama dalam menyediakan konsumsi pada rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV. Dari list yang telah ada, kami menghubungi pihak terkait untuk bernegosiasi dan mencari pihak yang paling sesuai dengan rencana yang sudah dibuat.

3. Deskripsi Kerja dan Realisasi

Deskripsi Kerja

Realisasi

Bertanggungjawab terhadap PO

Terlaksana

Mengadakan rapat divisi

Hanya terlaksana dua kali di awal kepanitiaan karena satu dan lain hal.

Berkoordinasi dengan divisi lain yang Terlaksana, terkait konsumsi seperti acara, sponsor, mendapatkan dan humas

meski pihak

memberikan sponsor.

105

akhirnya

tidak

yang

mau

Bertanggungjawab

penuh

perihal Terlaksana

konsumsi seluruh rangkaian acara UI Goes To Kebumen XV mulai dari persiapan hingga pembubaran panitia

4. Susunan BPH dan staff PJ

: Roodoti Khasanah ( Ilmu Kesehatan Masyarakat 2017 )

Staff

: 1. Nisaul Masruroh ( Ilmu Keperawatan 2017 ) 2. Ummu Syifaul Qulub ( Sastra Arab 2017 ) 3. Ruswati ( Ilmu Kesehatan Masyarakat 2018 ) 4. Laura Pramacita ( Sastra Jawa 2018 )

5. Timeline No

ACTIVITY

PLAN PLAN ACTUAL ACTUAL PERCENT JANUARI START DURATION START DURATION COMPLETE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

DESC FGD, Seminar Ortu, Acara Puncak,

1 Survey Konsum 2 Memesan all Konsum acara Puncak

3

3

0

0

0%

10

0

0

0

0%

3 Pendistribusian Konsum Sesi FGD

Moderator, Peserta, Panitia

12

0

12

0

0%

4 Membeli Konsum Gladi Resik

makanan ringan & minum

17

0

0

0

0%

Pembicara : Buah

19

0

19

0

0%

Seluruh Pes,Pem,Mo,PanTek

20

0

20

0

0%

Membeli Konsum Pembicara & Teknisi 5 Menyediakan konsum Sesi Gladi Resik

6 Pendistribusian Konsum Acara Puncak

6. Rencana Kerja dan Realisasi

Rencana Kerja

Realisasi

Membuat rencana anggaran

Terlaksana

Membuat list catering

Terlaksana

Mencari

pihak

yang

bersedia Tidak menemukan pihak yang bersedia

menyeponsori acara lewat penyediaan memberikan sponsor konsumsi.

106

Mencari pihak penyedia konsum untuk Terlaksana,

tapi

ada

pihak

yang

rangkaian acara UI Goes To Kebumen VI membatalkan kerjasama karena suatu dengan harga dan menu terbaik.

kendala,

sehingga

harus

mencari

pengganti Follow up penyedia konsumsi

Terlaksana

Menyediakan konsumsi pada acara Focus Terlaksana, konsumsi untuk peserta Group Discussion untuk peserta, panitia, sedikit terlambat mentor, dan moderator. Membeli dan menyediakan konsumsi Terlaksana untuk geladi resik dan teknisi yang membantu terlaksananya acara. Menyediakan konsumsi bagi pembicara, Terlaksana, ada beberapa kendala teknis peserta, panitia, dan pihak lain yang pemberian konsum untuk pembicara. membantu terlaksananya acara bedah kampus dan seminar orang tua

7. Evaluasi dan saran kegiatan -

Kurangnya rapat dan koordinasi dalam divisi konsumsi membuat pelaksanaan jobdesc tidak sesuai dengan pembagian di awal, sehingga menimbulkan beban kerja yang kurang seimbang antara satu orang dengan yang lainnya. Untuk selanjutnya, penanggungjawab sebaiknya terus memfollow up staffnya sehingga tidak trejadi hal yang serupa.

-

Pendistribusian konsumsi pembicara saat hari H Bedah Kampus tidak rapi. Sebaiknya sebelum hari H, pastikan teknis pendistribusian konsumsi untuk pembicara dan teknisi yang membantu agar tidak kacau.

8. Analisis SWOT a. Strangth : 1. Tidak ada kekurangan jumlah konsumsi dalam rangkaian acara dan hampir semuanya datang tepat waktu. 2. Staff yang kooperatif 3. Koordinasi yang baik dengna divisi lain yang terkait konsumsi

107

b. Weakness : 1. Pendistribusian konsum pembicara Bedah Kampus tidak rapi 2. Tidak mendapatkan pihak pemberi sponsor untuk keperluan konsumsi

c. Opportunity : 1. Pemesanan konsum kebanyakan kepada orang yang memiliki hubungan keluarga dengan panitia sehingga memepermudah komunikasi dan follow up pihak penyedia. 2. Dukungan dari divisi lain dalam pemesanan dan pendistribusian konsumsi Bedah Kampus dan Seminar Orang Tua

d. Threat : 1. Penanggungjawab dan beberapa staff baru pulang ke Kebumen sekitar H-10 sehingga mengakibatkan kurangnya koordinasi dalam divisi konsumsi. 2. Masih kurang luasnya jaringan penanggungjawab sehingga pemesanan konsumsi tidak jauh berbeda dengan tahun sebelumnya.

9. Laporan Kinerja Staff

No Nama

Jurusan/Angkatan Jabatan K

TJ

KS

T

Keterangan

1.

Nisaul

Ilmu Keperawatan Staff

5

5

5

Selalu hadir

Masruroh

2017

5

dalam rapat, inisiatif dan bekerja dengan sangat baik.

2.

Ummu

Sastra Arab 2017

Staff

Syifaul Q

4

2

3

3

Tidak bisa membantu saat di Kebumen karena satu dan lain hal.

108

3.

Ruswati

Kesehatan

Staff

4

5

5

5

Masyarakat 2018

Rajin, antusias dalam menjalankan tugas dan dapat diandalkan. Tapi jarang hadir dalam rapat pleno.

4.

Laura

Sastra jawa 2018

Staff

4

4

5

Pramacita

5

Tidak dapat mengerjakan tugas secara maksimal sebelum hari H karena sakit tetapi cukup membantu ketika hari H.

10. Kesimpulan Divisi konsumsi adalah divisi yang bertugas mengatur dan menyediakan konsumsi yang diperlukan dalam rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV baik bagi pembicara, peserta, maupun panitia. Secara keseluruhan, divisi konsumsi telah melaksanakan tugasnya dengan baik, seluruh anggota juga sudah berusaha sebaik mungkin dalam menjalankan tugasnya, hanya perlu ditingkatkan lagi koordinasi agar hasilnya lebih maksimal. Adapun kekurangan dan evaluasi yang ada diharapkan dapat menjadi perbaikan untuk kegiatan selanjutnya dan penilaian staff dapat menjadi pembelajaran agar lebih baik kedepannya.

109

J. PENUTUP Terselenggaranya rangkaian kegiatan ini tentunya berkat rahmat dari Allah swt dan dari kerjasama semua pihak yang bertanggungjawab atas kegiatan ini. Kami merancang UI Goes To Kebumen untuk anak-anak SMA di Kebumen yang ingin mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya dari Universitas Indonesia Dalam rangkaian kegiatan ini, kami berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung, membantu, dan menyokong sehingga seluruh kegiatan yang telah direncanakan dapat terlaksana dengan baik. Kami juga ingin menyampaikan semoga rangkaian kegiatan ini dapat bermanfaat tentunya untuk para peserta yang hendak melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi dan juga untuk para panitia menjadi ajang berproses dan kontribusi sehingga kedepannya dapat lebih mempunyai kepedulian terhadap satu sama lain.

110

LAMPIRAN 1: LAPORAN KEUANGAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN UI GOES TO KEBUMEN XV PERHIMAK UI 2018/2019 Pemasukan No. 1 2 3 4 5 6

Jenis Kas Pehimak Ticketing Dana Usaha Donasi Turunan UI GTK XIV Sponsorship Total

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Realita 1.500.000 13.399.000 12.463.200 10.394.400 4.500.000 4.500.000 46.756.600

Pengeluaran 1.

Acara No Keperluan Team building 1 Tali Rafia 2 Plastik bening 3 Hadiah (Beng Beng) 4 Balon FGD 1 Souvenir 2 Sertifikat Acara Puncak 1 Akomodasi Pembicara 2 Maskot 3 Latihan 4 Make up 5 Dekor 6 Keperluan Hari H Seminar Orang Tua 1 Akomodasi Pembicara 2 Souvenir TOTAL

2.

Harga

Total Rp 75.000

Rp

11.000

Rp Rp

56.000 8.000

Rp Rp

850.000 77.000

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Rp

927.000

Rp

6.390.050

Rp

5.120.000

3.550.000 897.800 17.500 160.700 1.435.050 329.000 4.300.000 820.000 Rp 12.512.050

Sekretaris No. 1

Keperluan FC HVS, Materai 6 rb

111

Rp

Harga 11.000

2 3 4

3.

LPJ Amplop Stempel UI GTK XIV TOTAL

Rp Rp Rp Rp

Konsumsi No. Keperluan FGD 1 Konsumsi FGD Acara Puncak 1 Snack Peserta 2 Snack Pembicara dan Tamu 3 Sarapan Panitia Buah, snack ringan, aqua gelas, jajanan 4 pasar TOTAL

4.

Harga Rp Rp

888.000

Rp 4.000.000 Rp 150.000 Rp 490.000 Rp

Total 888.000

Rp 5.518.000

878.000 Rp 6.406.000

Perlengkapan No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

5.

250.000 42.000 60.000 363.000

Keperluan Gedung Lighting, sound Kursi, tarub, karpet merah Karton Hitam + Koran Bekas Transportasi Plastik sampah Basecamp Perlengkapan FGD Galon air minum Uang kebersihan Teknisi Lain-lain TOTAL

Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Harga 3.250.000 6.000.000 2.825.000 95.000 810.000 70.000 700.000 200.000 65.700 150.000 150.000 616.650 14.932.350

RTS No. 1 2 3 4 5 6

Harga Rp 27.000 Rp 64.600 Rp 80.000 Rp 48.000 Rp 25.000 Rp 10.000 Rp 254.600

Keperluan Map sertifikat Sertifikat RTS Transportasi JNE Print surat Pulsa TOTAL

112

6.

PDD No. 1 2 3 4 5

7.

Keperluan Poster Utama Flyer (25 A4) Kaos Panitia Poster Pre Event Figura TOTAL

Harga Rp 20.000 Rp 64.050 Rp 2.204.000 Rp 55.000 Rp 184.000 Rp 2.527.050

Humas No. 1 2

Keperluan

Harga Rp 90.000 Rp 50.000 Rp 140.000

Pulsa Surat TOTAL

8.

Sponsorship & Donasi No. 1 2

9.

Keperluan Cetak Proposal LPJ Sponsorship TOTAL

Rp Rp Rp

Media Parter No. -

Keperluan

Harga -

TOTAL

10.

Ticketing No. 1 2

Keperluan

Harga Rp 135.000 Rp 27.000 Rp 162.000

Cetak stiker FC dan Print TOTAL

11.

Harga 601.800 120.000 721.800

Danus No. -

Keperluan

Harga -

TOTAL

113

LAPORAN KEUANGAN UI GOES TO KEBUMEN XV Subjumlah

Keterangan Pendapatan

Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Perhimak UI Ticketing Dana Usaha Turunan UI GTK XIV Donasi

Jumlah Rp 45,345,000

1,500,000 13,000,000 11,000,000 6,000,000 4,500,000 9,345,000

Pengeluaran

Rp

38,018,850.00

Rp 12,512,050.00 Rp 363,000.00 Rp 2,527,050.00 Rp 140,000.00 Rp 14,932,350.00 Rp 254,600.00 Rp 721,800.00 Rp 6,406,000.00 Rp 162,000.00

Acara Sekretaris PDD Humas Perlengkapan Road to School Sponsorship dan Donasi Dana Usaha Konsumsi Media Partner Ticketing Total Kas

Rp 7,326,150.00

114

LAMPIRAN 2: ToR & MoU 

ToR Seminar Orang Tua

Term of Reference Seminar Orang tua UI Goes to Kebumen XIV “Find Your Path, Grab The Future”

A. Waktu dan Tempat Kegiatan Seminar Orang Tua Tempat

: Ballroom Mexolie Hotel

Hari&Tanggal

: Minggu, 20 Januari 2019

Waktu

: 08.00-10.45 WIB Note: Pembicara diharapkan hadir selambat-lambatnya pukul 08.00 WIB

B. Peserta Kegiatan Peserta kegiatan adalah orang tua siswa SMA/MA/SMK se-Kabupaten Kebumen.

C. Tujuan Kegiatan Acara ini bertujuan untuk memberikan sosialiasi mengenai kehidupan di dunia kampus khususnya di Universitas Indonesia kepada orang tua.

D. Latar Belakang Pendidikan di wilayah kabupaten Kebumen merupakan salah satu bidang yang masih memerlukan perhatian khusus, terutama pendidikan pascasekolah. Menurut data dari Badan Pusat Statistika Kabupaten Kebumen, angka partisipasi sekolah usia 19-24 tahun pada 2018 untuk laki-laki sebesar 21,67%, sedangkan perempuan sebesar 17,25% dengan rata-rata angka partisipasi sekolah untuk laki-laki dan perempuan sebesar 38,92%. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kesadaran masyarakat Kabupaten Kebumen untuk melanjutkan sekolah ke jenjang yang lebih tinggi relatif rendah. Tidak hanya pemerintah daerah yang harus memberikan perhatiannya di dunia pendidikan, akan tetapi semua pihak harus turut serta memberikan tenaga dan segala sumber daya yang ia punya untuk membantu meningkatkan kualitas pendidikan di Kabupaten Kebumen, tidak terkecuali dengan orang tua.

115

Peran orang tua sangat krusial bagi peningkatan kualitas pendidikan. Orang tua menjadi salah satu faktor penting penentu tingkat pendidikan yang dapat dirasakan oleh anak. Apabila orang tua memiliki kesadaran untuk menyekolahkan anak-anaknya setinggi mungkin, maka kualitas pendidikan itu sendiri akan naik disertai dengan meningkatnya kualitas SDM di Kabupaten Kebumen. Kami menyadari bahwa selama ini banyak orang tua yang penasaran mengenai informasi kehidupan pascasekolah, baik dari segi akademis dan non-akademis, seperti beasiswa, lingkungan pertemanan, dan lain-lain. Melalui Seminar Orang Tua yang diadakan di dalam rangkaian UI Goes to Kebumen XV, Perhimak UI ingin memberikan wadah bagi orang tua untuk mengetahui lebih jelas informasi seputar dunia kampus dengan menghadirkan pembicara yang berkompeten di bidangnya. Diharapkan, setelah orang tua mengikuti acara Seminar Orang Tua ini, mereka yang sebelumnya kurang atau sama sekali tidak mendukung anaknya untuk melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi menjadi terbuka hati dan pikirannya untuk mendukung buah hatinya melanjutkan pendidikan. Sementara itu, bagi orang tua yang sudah mendukung pendidikan pascasekolah untuk anaknya, diharapkan dapat memberikan dukungan dan motivasi lebih ke anaknya untuk tetap semangat meraih cita-cita setinggi mungkin.

E. Pembicara 1. Moderator (Annisa Haq Nur Qur’ani, S.Sos.) Moderator bertugas untuk memandu jalannya acara, menghimpun pertanyaan yang akan diajukan kepada pembicara, serta memoderatori pertanyaanpertanyaan yang akan diajukan peserta kepada pembicara.

1.

Pembicara I (Ardiyansyah, PhD.) “Pemberian materi mengenai Universitas Indonesia pada umumnya dan rumpun Saintek pada khususnya”

•

Sharing pengalaman menjadi dosen dan mahasiswa di UI

•

Memberikan informasi mengenai biaya perkuliahan, biaya hidup, beasiswa, jalur masuk, dan lain sebagainya yang masih berkaitan dengan kehidupan kampus.

•

Memberikan informasi mengenai fakultas dan jurusan yang tergabung ke dalam rumpun Saintek.

•

Memberikan informasi mengenai gambaran sistem perkuliahan di UI pada umumnya dan di fakultas yang tergabung ke dalam rumpun Saintek pada khususnya.

2.

Pembicara II (Banu Muhammad, S.E., MSE) “Pemberian Motivasi dan Materi Mengenai Rumpun Soshum”

116

•

Memberikan materi mengenai motivasi kepada orang tua dalam mendukung siswa agar dapat melanjutkan ke jenjang perkuliahan.

•

Memberikan gambaran mengenai berbagai kesempatan yang dapat diperoleh ketika menjadi mahasiswa UI.

•

Memberikan informasi mengenai fakultas dan jurusan yang tergabung ke dalam rumpun Soshum.

•

Memberikan informasi mengenai gambaran sistem perkuliahan di fakultas yang tergabung ke dalam rumpun Soshum.

F. Keterangan

:

Panitia menyiapkan alat bantu berupa laptop, proyektor, sound system, dan mic sebagai penunjang pembicara dalam penyampaian materi. G. Susunan Kegiatan : WAKTU 08.00-08.30

KEGIATAN

TEMPAT

Registrasi, Foto Motivasi untuk

PIHAK TERKAIT

Hotel Mexolie

HPD, Sekretaris

Buah Hati, Akustik 08.30-08.35

Pembukaan dan Doa

Hotel Mexolie

MC

08.35-08.40

Menyanyikan lagu Indonesia

Hotel Mexolie

MC

Hotel Mexolie

Wakil Ketua

Raya 08.40-08.45

Sambutan Wakil Ketua PERHIMAK UI

08.45-08.55

PERHIMAK UI

Pemutaran Video Universitas

Hotel Mexolie

MC

Hotel Mexolie

MC, Moderator,

Indonesia 08.55-09.00

Modeator dan Pembicara memasuki tempat

Pembicara I, Pembicara II

09.00-09.30

Penyampaian materi

Hotel Mexolie

Pembicara I 09.30-10.00

Moderator, Pembicara I

Penyampaian materi

Hotel Mexolie

Pembicara II

Moderator, Pembicara II

117

10.00-10.20

Sesi Tanya Jawab

Hotel Mexolie

Moderator, Pembicara, Pembicara I & II

10.20-10.45

Penutupan dan foto bersama

Hotel Mexolie

MC, HPD

H. Penutup Demikian uraian Term of Reference acara Seminar Orang Tua dalam rangkaian acara puncak UI Goes to Kebumen XV. Semoga dengan diadakannya acara ini, orang tua/wali murid siswa-siswi SMA/MA/SMK di Kebupaten Kebumen dapat memberikan motivasi kepada anak-anaknya untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan tinggi.

I. Contact Person No.hp

: 08971848518

Email

: [email protected]

Nama lengkap : Hani Nur Anisa

118

TERM OF REFERENCE TALKSHOW UI GOES TO KEBUMEN XIV

Tema

: Find Your Path, Grab The Future

Hari, tanggal

: Minggu, 20 Januari 2019

Waktu

: 08.00 – 11.50

Tempat

: Gedung Juang ’45, Kabupaten Kebumen

Durasi

: 230 menit

Peserta

: 800 orang

A. Abstraksi Memasuki era global pada masa sekarang, pendidikan menjadi hal yang esensial bagi kemajuan suatu bangsa. Tidak dapat dipungkiri bahwa pendidikan yang baik merupakan tolak ukur untuk mendapatkan penghidupan yang layak. Pada hakikatnya, pendi dikan merupakan hak setiap orang, tidak hanya mereka yang berada di kota besar, melainkan juga masyarakat di seluruh Indonesia. Akan tetapi, pada pelaksanaannya kualitas pendidikan di Indonesia belum bisa dikatakan berada pada tingkat yang baik. Tidak mera tanya arus informasi mengenai pendidikan merupakan salah satu faktor yang menyebabkan pendidikan Indonesia menjadi jalan di tempat. Adanya ketidakmerataan arus informasi pendidikan di berbagai daerah di Indonesia memang nyata terjadi, utamanya berbagai in formasi mengenai perguruan tinggi yang belum tersampaikan secara jelas. Hal ini pula yang terjadi di Kabupaten Kebumen, Jawa Tengah. Berbagai informasi mengenai pendidikan lanjutan setelah SMA belum tersampaikan secara maksimal dan mendetail di seluruh dae rah Kebumen. Hal ini kemudian menimbulkan pandangan yang keliru dari masyarakat terhadap pendidikan pasca sekolah menengah atas. Masalah keterbatasan ekonomi seringkali menjadi penghalang untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Selain it u, minimnya referensi masyarakat tentang universitas terbaik juga menjadi penghambat kemajuan siswa -siswi Kebumen untuk dapat mengenyam pendidikan di tingkat yang lebih tinggi.



119

Oleh karena itu, Perhimpunan Mahasiswa Kebumen Universitas Indonesia (Perhimak UI) mengadakan suatu rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV yang bertujuan untuk 1. Memberikan informasi kepada siswa-siswi SMA/SMK/MA sederajat di Kabupaten

Kebumen mengenai Universitas Indonesia. 2. Memberikan gambaran tentang kehidupan di lingkungan kampus, khususnya di

Universita Indonesia. Pemberian informasi mengenai dunia kampus bukan hanya diberikan kepada siswa siswi saja, rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV juga memberikan pemahaman tentang dunia kampus kepada orang tua siswa -siswi tersebut melalui seminar orang tua, sehingga dapat memotivasi, membantu, dan mendukung putra

-putrinya melanjutkan pendidikan ke

jenjang yang lebih tinggi. 1. Acara Pembicara

: Dr. Arman Nefi S.H., M.M.

Waktu

: 09.30 – 09.50 WIB

Subtema

: Mengenal Universitas Indonesia Lebih Dalam

2. Materi Menjelaskan mengenai Universitas Indonesia lebih dalam Menjelaskan sistem seleksi masuk Universitas Indonesia Menjelaskan biaya perkuliahan di Universitas Indonesia Menjelaskan mengenai beasiswa yang ada di Universitas Indonesia bagi mahasiswa UI



120

-

3. Format Moderator naik ke panggung, membacakan sekilas riwayat hidup pembicara dan menyambut pembicara naik ke panggung

Talkshow dan penyampaian materi pembicara kepada peserta selama 20 menit Sesi tanya jawab dimulai selama 10 menit dipandu moderator Penyerahan plakat kepada pembicara sebagai tanda hormat dan terima kasih Pembicara dipersilahkan meninggalkan acara

4. Person in-charge Nama

: Eka Dany Witiasari

Telp/WA

: 087784914512

Email

: [email protected]

121

TERM OF REFERENCE TALKSHOW UI GOES TO KEBUMEN XIV

Tema

: Find Your Path, Grab The Future

Hari, tanggal

: Minggu, 20 Januari 2019

Waktu

: 08.00 – 11.50

Tempat

: Gedung Juang ’45, Kabupaten Kebumen

Durasi

: 230 menit

Peserta

: 800 orang

A. Abstraksi Memasuki era global pada masa sekarang, pendidikan menjadi hal yang esensial bagi kemajuan suatu bangsa. Tidak dapat dipungkiri bahwa pendidikan yang baik merupakan tolak ukur untuk mendapatkan penghidupan yang layak. Pada hakikatnya , pendidikan merupakan hak setiap orang, tidak hanya mereka yang berada di kota besar , melainkan juga masyarakat di seluruh Indonesia. Akan tetapi, pada pelaksanaannya kualitas p endidikan di Indonesia belum bisa dikatakan berada pada tingkat yang baik. Tidak meratanya arus informasi mengenai pendidikan merupakan salah satu faktor yang menyebabkan pendidikan Indonesia menjadi jalan di tempat. Adanya ketidakmerataan arus informasi pendidikan di berbagai daerah di Indonesia memang nyata terjadi, utamanya berbagai informasi mengenai perguruan tinggi yang belum tersampaikan secara jelas. Hal ini pula yang terjadi di Kabupaten Kebumen, Jawa Tengah. Berbagai informasi mengenai pendidikan lanjutan setelah SMA belum tersampaikan secara maksimal da n mendetail di seluruh daerah Kebumen

. Hal ini kemudian menimbulkan

pandangan yang keliru dari masyarakat terhadap pendidikan pasca sekolah mene

ngah atas.

Masalah keterbatasan ekonomi seringkali menjadi penghalang untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Selain itu , minimnya referensi masyarakat tentang universitas terbaik juga menjadi penghambat kemajuan siswa -siswi Kebumen untuk dapat mengen yam pendidikan di tingkat yang lebih tinggi.



122

Oleh karena itu, Perhimpunan Mahasiswa Kebumen Universitas Indonesia (Perhimak UI) mengadakan suatu rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV yang bertujuan untuk 1. Memberikan informasi kepada siswa -siswi SMA/SMK/MA sederajat di Kabupaten

Kebumen mengenai Universitas Indonesia. 2. Memberikan gambaran tentang kehidupan di lingkungan k

ampus, khususnya di

Universita Indonesia. Pemberian informasi mengenai dunia kampus b ukan hanya diberikan kepada siswa siswi saja, rangk aian acara UI Goes to Kebumen X V juga memberikan pemahaman tentang dunia kampus kepada orang tua siswa -siswi tersebut melalui seminar orang tua , sehingga dapat memotivasi, membantu , dan mendukung putra-putrinya melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. 1. Acara Waktu

: 10.45 – 11.05 WIB

Pembicara

: Vyan Tashwirul Afkar

Subtema

: Temukan Passion-mu, Raih Suksesmu

2. Materi Cerita perjalanan menemukan passion sampai bisa masuk Geografi UI Upaya untuk mencapai mimpi dengan passion yang dimiliki Memberikan

gambaran

kehidupan

mengembangkan skill dan potensi diri



123

berkuliah

dan

berorganisasi

serta

cara

3. Format Moderator naik ke panggung, membacakan sekilas riwayat hidup pembicara dan menyambut pembicara naik ke panggung

Talkshow dan penyampaian materi pembicara kepada peserta s elama 20 menit Sesi tanya jawab dimulai selama 10 menit dipandu moderator Penyerahan plakat kepada pembicara sebagai tanda hormat dan terima kasih Pembicara dipersilahkan meninggalkan acara

4. Person in-charge Nama

: Eka Dany Witiasari

Telp/WA

: 087784914512

Email

: [email protected]

124

TERM OF REFERENCE TALKSHOW UI GOES TO KEBUMEN XIV

Tema

: Find Your Path, Grab The Future

Hari, tanggal

: Minggu, 20 Januari 2019

Waktu

: 08.00 – 11.40

Tempat

: Gedung Juang ’45, Kabupaten Kebumen

Durasi

: 220 menit

Peserta

: 800 orang

A. Abstraksi Memasuki era global pada masa sekarang, pendidikan menjadi hal yang esensial bagi kemajuan suatu bangsa. Tidak dapat dipungkiri bahwa pendidikan yang baik merupakan tolak ukur untuk mendapatkan penghidupan yang layak. Pada hakikatnya , pendidikan merupakan hak setiap orang, tidak hanya mereka yang berada di kota besar , melainkan juga masyarakat di seluruh Indonesia. Akan tetapi, pada pelaksanaannya kualitas p endidikan di Indonesia belum bisa dikatakan berada pada tingkat yang baik. Tidak meratanya arus informasi mengenai pendidikan merupakan salah satu faktor yang menyebabkan pendidikan Indonesia menjadi jalan di tempat. Adanya ketidakmerataan arus informasi pendidikan di berbagai daerah di Indonesia memang nyata terjadi, utamanya berbagai informasi mengenai perguruan tinggi yang belum tersampaikan secara jelas. Hal ini pula yang terjadi di Kabupaten Kebumen, Jawa Tengah. Berbagai informasi mengenai pendidikan lanjutan setelah SMA belum tersampaikan secara maksimal da n mendetail di seluruh daerah Kebumen

. Hal ini kemudian menimbulkan

pandangan yang keliru dari masyarakat terhadap pendidikan pasca sekolah mene

ngah atas.

Masalah keterbatasan ekonomi seringkali menjadi penghalang untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. Selain itu , minimnya referensi masyarakat tentang universitas terbaik juga menjadi penghambat kemajuan siswa -siswi Kebumen untuk dapat mengen yam pendidikan di tingkat yang lebih tinggi.

125

Oleh karena itu, Perhimpunan Mahasiswa Kebumen Universitas Indonesia (Perhimak UI) mengadakan suatu rangkaian acara UI Goes to Kebumen XV yang bertujuan untuk 1. Memberikan informasi kepada siswa -siswi SMA/SMK/MA sederajat di Kabupaten

Kebumen mengenai Universitas Indonesia. 2. Memberikan gambaran tentang kehidupan di lingkungan k

ampus, khususnya di

Universita Indonesia. Pemberian informasi mengenai dunia kampus b ukan hanya diberikan kepada siswa siswi saja, rangk aian acara UI Goes to Kebumen X V juga memberikan pemahaman tentang dunia kampus kepada orang tua siswa -siswi tersebut melalui seminar orang tua , sehingga dapat memotivasi, membantu , dan mendukung putra-putrinya melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi. 1. Waktu Waktu

: 10.00 – 10.20

Pembicara

: Alfi Naufida Ulinuha

Subtema

: Menumbuhkan Rasa Percaya Diri untuk Meraih Mimpi

2. Materi Cara untuk menemukan passion. Upaya untuk tetap konsisten terhadap passion yang dimiliki. Upaya untuk meyakinkan diri sendiri bahwa pembicara mampu mencapai mimpinya ditengah halangan dan rintangan yang dihadapi. Cara agar pembicara yang notabene merupakan anak daerah tetap outstanding di dunia kampus.

126

3. Format Moderator naik ke panggung, membacakan sekilas riwayat hidup pembicara dan menyambut pembicara naik ke panggung

Talkshow dan penyampaian materi pembicara kepada peserta selama 20 menit Sesi tanya jawab dimulai selama 10 menit dipandu moderator Penyerahan plakat kepada pembicara sebagai tanda hormat dan terima kasih Pembicara dipersilahkan meninggalkan acara

4. Person in-charge Nama

: Eka Dany Witiasari

Telp/WA

: 087784914512

Email

: [email protected]

127



MoU

NOTA KESEPAKATAN BERSAMA

ANTARA UI GTK XV DENGAN RATIH TV TENTANG KERJA SAMA MEDIA PARTNER

Pada hari Senin, tanggal 14 Januari 2019, telah diadakan perjanjian kerjasama antara:

1.

Rizqi Fika Annastasya Dalam kedudukannya selaku Penanggung Jawab Media Partner yang bertindak untuk dan atas nama UI GTK XV yang bertempat di Gedung Juang 45, Kebumen. Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

2.

Bapak Daryanto Dalam kedudukannya selaku Direktur perwakilan dari Ratih TV dan bertempat di Kebumen. Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah sepakat untuk mengadakan perjanjian kerjasama dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

Pasal I RUANG LINGKUP

128

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah sepakat untuk mengadakan kerjasama dalam acara UI GTK XV, yang diadakan pada: Hari/Tanggal

: Minggu, 20 Januari 2019

Tempat

: Hotel Mexolie Kebumen dan Gedung Juang 45, Kebumen Selanjutnya disebut sebagai ACARA

Pasal II KEWAJIBAN PIHAK PERTAMA PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk: 1.

Memberikan kontraprestasi terhadap pihak kedua berupa:

- Pencantuman nama atau logo pada banner ukuran 1.5 x 2.25 meter. - Pencantuman nama atau logo pada Sertifikat Juara. - Penyebutan nama media patner dalam rangkaian acara UI GTK XV kecuali saat Road To School dan Focuss Group Discussion - Pemberikan izin masuk media partner untuk peliputan, dokumentasi dan publikasi acara.

129

Pasal III KEWAJIBAN PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA berkewajiban untuk: 1.

Meliput dan Mempublikasikan setiap rangkaian acara UI GTK XV 2019 yang meliputi Pre-Event, Talkshow, Focuss Group Discussion, Road To School, dan Seminar orang tua sesuai ketentuan paket

2.

Memberitakan press release acara melalui siaran tv.

130

Pasal IV HAK PIHAK PERTAMA PIHAK PERTAMA berhak untuk: 1.

Mendapatkan Peliputan dan publikasikan setiap rangkaian acara UI GTK XV 2019 yang meliputi Pre-Event, Talkshow, Focuss Group Discssion, Road To School, dan Seminar Orang Tua sesuai ketentuan paket.

2.

Mendapatkan pemberitaan press release acara melalui siaran tv.

Meminta pertanggungjawaban kepada pihak kedua, apabila pihak kedua tidak sanggup atau lalai dalam memberikan kewajiban / masing-masing fasilitas tersebut pada waktu pelaksanaan yang telah disepakati.

Pasal V HAK PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA berhak untuk: 1. Mendapatkan kontraprestasi dari pihak pertama berupa:

- Pencantuman nama atau logo pada banner ukuran 1.5 x 2.25 meter. - Pencantuman nama atau logo pada Sertifikat Juara. - Penyebutan nama media partner dalam rangkaian acara UI GTK XV kecuali saat Road To School dan Focuss Group Discussion - Pemberikan izin masuk media partner untuk peliputan, dokumentasi dan publikasi acara.

131

Pasal VI JANGKA WAKTU PERJANJIAN Surat Perjanjian berlaku sejak tanggal ditandatanganinya perjanjian kesepakatan kerjasama ini sampai kedua belah pihak melaksanakan kewajiban yang telah disepakati bersama.

Pasal VII PELANGGARAN 1. Bila terjadi pelanggaran oleh salah satu / kedua belah pihak, maka akan diberikan pemberitahuan tertulis paling lambat 1 (satu) minggu setelah pelanggaran tersebut diketahui.

2. Akan diadakan pembicaraan dan perundingan paling lambat 1 (satu) minggu setelah surat pemberitahuan tersebut diterima oleh salah satu / kedua belah pihak untuk menyelesaikan masalah. 3. Bila kesepakatan tidak dapat dicapai melalui perundingan, maka akan didiskusikan oleh kedua belah pihak kemungkinan untuk diadakan pemutusan kerja sama tanpa kompensasi.

Pasal VIII

132

FORCE MAJEUR Pemutusan kerja sama ini tidak dapat dilakukan secara sepihak, kecuali oleh sebab-sebab yang berada di luar kekuasaan kedua belah pihak atau dikategorikan sebagai force majeure seperti kebijakan pemerintah, huru-hara, bencana alam, dan kejadian lain di luar kekuasaan kedua belah pihak. Tidak ada ganti rugi dari PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA atas kejadian di luar kuasa PIHAK PERTAMA. Jika terjadi risiko berkaitan dengan peralatan PIHAK KEDUA, maka menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA

Pasal IX PERSELISIHAN

Perjanjian ini bersifat mengikat kedua belah pihak dan apabila terjadi perselisihan maupun kesalahpahaman akan diselesaikan secara kekeluargaan. Apabila penyelesaian secara kekeluargaan tidak menemukan hasil, maka kedua belah pihak sepakat untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi secara hukum.

Pasal X

133

ADDENDUM Apabila terdapat sesuatu hal di luar perjanjian ini yang tidak diatur, maka kedua belah pihak sepakat untuk membuat addendum (tambahan) yang isinya mengikat dan tidak terpisahkan dari perjanjian ini.

Pasal XI PENUTUP Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak dalam kondisi sadar dan tanpa paksaan dari pihak mana pun. Surat perjanjian kerjasama ini dibuat 2 (dua) rangkap dengan menggunakan materai Rp 6.000,- di mana rangkap pertama untuk PIHAK PERTAMA dan rangkap kedua untuk PIHAK KEDUA dan mempunyai kekuatan hukum yang sama. Demikian Surat Perjanjian Kerja sama ini dibuat untuk dipergunakan dengan sebagaimana mestinya.

Ditandatangani di Kebumen, 14 Januari 2019

PIHAK PERTAMA

PIHAK KEDUA

( Rizqi Fika Annastasya ) Penanggung Jawab Media Partner

134

(

) Direktur Ratih T

135

LAMPIRAN 3: SPONSOR a. Taruko Energi b. Mexolie Hotel c. ASA d. 2n Kebumen

LAMPIRAN 4: MEDIA PARTNER

a. Radio In FM b. Radio Bima Sakti c. Ratih TV d. Kabar Kebumen e. Kebumen Muda f.

Kebumen Express

g. Student Kebumen h. Kebumen Zone i.

Kebumen Keren

j.

Mas Mbak Kebumen

k. Mahasiswa Kebumen l.

Kebumen Seru

2

LAMPIRAN 5: RUNDOWN ACARA PUNCAK DAN SEMINAR ORANG TUA

3

Rundown Seminar Orang Tua Minggu, 20 Januari 2019

Waktu

Durasi

Kegiatan

08.00 – 08.30

30‘

Registrasi dan foto harapan orang tua

08.30 – 08.35

5’

Pembukaan dan Doa

08.35 – 08.40

5’

Menyanyikan lagu Indonesia Raya

08.40 – 08.45

5’

Sambutan-sambutan

08.45 – 08.55

10’

Pemutaran video profil Universitas Indonesia

08.55 – 09.00

5’

Moderator dan pembicara masuk

09.00 – 09.30

30’

Presentasi oleh Mas Ardiansyah, PhD

09.30 – 10.00

30’

Presentasi oleh Mas Banu Muhammad

10.00 – 10.30

30’

Sesi Tanya jawab

10.30 – 10.40

10’

Pemberian sertifikat kepada moderator dan pembicara

10.40 – 10.55

15’

Penutupan dan foto bersama

10.55 – 11.05

10’

Mobilisasi ke gedung juang

4

LAMPIRAN 6: PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI KEGIATAN Publiaksi

5

Dokumentasi

Pre Event

Focus Group Discussion

6

Talkshow dan Bedah Kampus

Road To School

Seminar Orangtua

7