15. Spo Menerima Dan Menyambungkan Telepon.doc

MENERIMA DAN MENYAMBUNGKAN TELEPON No. Dokumen 015/SOP-RSIAMF/RM/X/2016

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Pengertian Tujuan Kebijakan

Prosedur

Tanggal Terbit 10 Oktober 2016

No.Revisi 00

Halaman 1/1

Ditetapkan, Direktur RSIA Mitra Family

dr. Nina Rosyina, MARS Adalah kegiatan menerima dan menyambungkan telepon baik oleh keperluan internal yang ditujukan oleh karyawan rumah sakit maupun dari eksternal (luar rumah sakit). Memberikan image (pandangan) rumah sakit dari pihak eksternal yang ramah sehingga informasi yang dikeluarkan dapat diterima baik oleh pihak eksternal rumah sakit Surat Keputusan Direktur nomor : No.139/SK-DIR/RSIAMF/X/2016 tentang panduan pelayanan rekam medis di RSIA Mitra Family 1. Menerima telepon masuk a. Petugas yang menerima telepon wajib memberikan ucapan (greeting)sesuai dengan standar sebagai berikut  ”selamat pagi/siang/sore/malam, RSIA Mitra Family dengan ... (sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?”  ”selamat pagi/siang/sore/malam, pendaftaran dengan ... (sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?” b. Menyambungkan telepon sesuai nomor bagian/extension yang dituju c. Menginformasikan apabila line yang akan di tuju sedang sibuk atau tidak ada yang mengangkat telepon d. Menanyakan apakah ada pesan yang akan ditinggalkan untuk bagian atau orang yang di tuju e. Catat pesan tersebut dan sampaikan apabila bagian atau orang yang sudah di tuju bisa dihubungi f. Mengkonfirmasi kembali kepada penelepon apabila ada yang hendak disampaikan, g. Bila tidak ada, akhiri pembicaraan dengan mengucapkan ”Terima Kasih” dan ucapkan salam kembali 2. Menyambungkan telepon keluar a. Petugas yang menerima telepon wajib memberikan ucapan (greeting)sesuai dengan standar sebagai berikut  ”selamat pagi/siang/sore/malam, RSIA Mitra Family dengan ... (sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?”  ”selamat pagi/siang/sore/malam, pendaftaran dengan ... (sebutkan nama), ada yang bisa kami bantu?” b. Menerima dan mencatat telepon yang akan di tuju seperti : nama, nomor telepon, dan nama bagian/instansi c. Hubungi telepon yang dimaksud dan ucapkan salam dengan ramah  ”selamat pagi/siang/sore/malam, dengan ..... (orang yang di tuju) ada yang hendak berbicara dari ....... (orang yang hendak berbicara)

MENERIMA DAN MENYAMBUNGKAN TELEPON

No. Dokumen 015/SOP-RSIAMF/RM/X/2016

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL Prosedur

Unit Terkait

Tanggal Terbit 10 Oktober 2016

No.Revisi 00

Halaman 2/2

Ditetapkan, Direktur RSIA Mitra Family

dr. Nina Rosyina, MARS d. Sambungkan dengan unit/orang yang meminta disambungkan. e. Akhiri pembicaraan dengan ramah 1. Unit Rawat Jalan 2. Instalasi Gawat Darurat 3. Unit Rawat Inap

untuk