1 - Osm

O. S. M.

INTRODUÇÃO O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial. Conseguir a eficiência e a eficácia da estrutura administrativa por meio da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos. 2

INTRODUÇÃO Determinantes para o surgimento da O&M: Crescimento e complexidade organizacional Problemas estruturais de difícil solução Desvio de objetivos planejados Defasagem de técnicas e processos Estudos científicos de Taylor e Fayol Produtividade e eficiência Rendimento humano (físico e intelectual) Satisfação e motivação (Herzberg e Maslow) 3

INTRODUÇÃO Objetivos para o surgimento da O&M: Organizações conscientes e harmônicas Organização e Métodos ou O&M (no Brasil: 1955)

Organização: Atividade que estrutura harmoniosamente os recursos organizacionais, promovendo atuação sistêmica eficiente e eficácia de conjunto.

Método: Economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho, resultando 4 aumento de produtividade e diminuição de

INTRODUÇÃO Objetivos básicos de OSM: Racionalizar os processos administrativos e operacionais; Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”); Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções); Processar a sinergia interdepartamental; Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes; Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade; Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO 9000/14000); Minimizar os custos com a documentação; Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das 5 comunicações

PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Nas décadas de 60, 70 e 80, dois tipos de profis-sionais estavam envolvidos na tarefa de meca-nizar as atividades que uma empresa execu-tava. Um desses profissionais era o analista de O&M, o outro era o analista de sistemas. Embora os dois profissionais trabalhassem sob a mesma gerência, era comum estabelecer-se um clima de antagonismo entre ambas as categorias. O analista de O&M achava que o outro só se preocupava em mecanizar todo e qualquer fluxo de informação e não se importava com o fluxo propriamente dito. O analista de sistemas dizia, por sua vez, que o analista de O&M só sabia fazer6 formulários e mudar as mesas de

PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de O&M: O analista de O&M era, geralmente, pessoa sem muita formação teórica em organização, métodos, tempos etc. (matérias que eram dadas nos cursos de administração de empresas) recrutada dentro da própria organização. Os analistas de sistemas tinham uma formação geralmente muito bem definida e planejada, com matérias divididas em cursos formais que iam da introdução ao processamento de dados ao projeto e desenho do banco de dados. Já o analista de O&M não tinha uma formação definida, os cursos existentes para a área eram raros, o que dificultava o desenvolvimento profissional deste pessoal. Quando o analista de O&M tinha feito7 um curso de administração de empresas ainda

PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de O&M: Salvo raras exceções, os profissionais de O&M preocupavam-se apenas em levantar o fluxo da informação dentro de determinada área. A isto eles davam o nome de rotina. Às vezes o fluxo extrapolava os limites da área analisada e incluía outras áreas sem, porém, aprofundar-se muito e sobretudo sem questionar o processo em si mesmo. Como resultante de suas análises, inúmeros formulários eram gerados e a disposição dos móveis numa determinada área, o layout, ganhava atenção especial com alguns analistas debruçados dias e dias sobre plantas e recortes de papel, de dimensões8 exatas, representando mesas, cadeiras,

PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de O&M: Hoje não existe mais o departamento, setor ou outro lugar que congregue os analistas de O&M nas empresas como havia no passado. A área de O&M foi extinta. Os analistas de O&M que souberam evoluir transformaram-se no que são os analistas de processos de hoje, e não foi apenas a titulação que mudou. Também mudou o enfoque do comportamento desses profissionais.

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PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de Sistemas: Esse profissional sobreviveu, mas não sem ter aprendido uma lição definitiva: “os dados e o produto dos sistemas de informação são propriedade dos usuários, jamais do analista de sistemas”. Há cerca de duas décadas, o analista de sistemas era uma espécie de divindade, sempre reverenciado, ele era amado e odiado ao mesmo tempo. Agia muitas vezes de forma arbitrária para desgosto e desespero dos usuários que dele necessitavam para automatizar suas rotinas de trabalho.

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PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de Sistemas: O analista de sistemas tinha por responsabilidade: entender as necessidades do usuário, seus problemas, suas dificuldades, e, através do projeto, desenho e programação de um sistema de informação, resolver todas elas. Os usuários tinham pouco ou nenhum contato com o computador, não existiam terminais nem muito menos micro-computadores: eles se limitavam a preencher planilhas com os dados que coletavam e levavam ao setor de digitação, para que eles fossem transformados num meio e linguagem entendidas pela máquina. 11

PROFISSIONAIS DE OSM - ONTEM Analista de Sistemas: O analista de sistemas jamais se preocupou em melhorar um processo, mesmo porque, salvo raras exceções, ele não tinha a preocupação de melhorar o que o usuário estava fazendo ou como estava fazendo, limitando-se a automatizar, muitas vezes, o erro. Neste ponto havia semelhança entre o comportamento do analista de O&M e o analista de sistemas, pois ambos não tinham a preocupação de entender o processo, decompondo-o em suas atividades para melhorá-lo. 12

PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Existem hoje três tipos de analistas: analista de processo, analista de negócio e analista de sistemas. No universo de negócios, não devem ser confundidos entre si. Cada um deles tem sua área de influência e atuação. Não são mutuamente exclusivos, pelo contrário, esses três profissionais podem complementar-se naquilo que cada um tem de melhor, compensando suas deficiências com uma atuação integrada. 13

PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Negócios: O analista de negócios não deve ser confundido com o analista de processos, e muito menos com o analista de sistemas. Os três são complementares, pois enquanto um se preocupa com: O que fazer (analista de negócios) O outro se preocupa com: Como fazer (analista de processos) E o terceiro se preocupa em: Como automatizar (analista de sistemas).

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PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Negócios: O analista de negócios busca as melhores oportunidades de negócio, analisa as tendências, cria novos produtos, recria produtos existentes. Está sempre preocupado em encontrar novos caminhos para a empresa. Este novo tipo de profissional deve obrigatoriamente ter um conhecimento razoável sobre tecnologia da informação, pois, assim vai, de antemão, estar preocupado em prover a empresa das condições necessárias ao sucesso do empreendimento. É um profissional que está sempre em contato com o mercado consumidor, por um lado, e com os donos do negócio, por outro, pesquisando quais são as 15 oportunidades que ainda não foram exploradas para poder fazê-lo antes que outros o façam.

PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Processos: O profissional que substitui o antigo analista de O&M dentro das empresas é o analista de processos. Um novo tipo de profissional, cuja preocupação principal é criar um processo produtivo para o negócio que foi idealizado. O analista de processos tem como principal objetivo de atuação do cargo a criação, implantação e melhoria do processo que vai suportar o negócio. Tornou-se o ponto de ligação entre todos os profissionais que desempenham atividades ligadas ao negócio, além de fazer com que todos, sem exceção, 16 estejam concentrados em atingir os mesmos

PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Processos: É o profissional que formaliza o início, o meio e o fim do conjunto de atividades que produzem, transformam ou montam o produto ou serviço que a empresa vende. Entre suas atribuições, a mais importante talvez seja procurar fazer com que cada atividade, além de necessária, agregue valor ao bem ou serviço produzido, a fim de fazer com que o preço cobrado por ele valha o lucro, que é a diferença entre o que custa para produzir e o preço final, que remunera o capital empregado no processo produtivo. 17

PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Processos: Isso nos leva a outra de suas atribuições, que é analisar a cadeia de valores com vistas a determinar a real necessidade de cada um de seus elos, sejam eles internos ou externos, assegurando que o produto final tenha o mesmo tratamento e a mesma preocupação com custo e qualidade ao longo de toda a cadeia de produção.

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PROFISSIONAIS DE OSM - HOJE Analista de Sistemas: O antigo analista de sistemas continua existindo e desempenhando, em muitos casos, as mesmas atividades que desempenhava no passado, com pequenas diferenças. É mais ou menos comum esse profissional, além de definir o sistema, também escrever os programas ou, no mínimo, alguns deles.

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HABILIDADES DO ANALISTA DE OSM Há, pelo menos, três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar, eficazmente, o processo administrativo: a habilidade técnica, a humana e a conceitual.

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HABILIDADES DO ANALISTA DE OSM A habilidade técnica consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização das tarefas específicas, por meio de sua instrução, experiência e educação. Habilidade para levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos; Habilidade de lidar com programas, processos, processamentos, métodos e técnicas de análise administrativa, tendo em vista a planificação detalhada do processo de trabalho;

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HABILIDADES DO ANALISTA DE OSM Habilidade para manusear equipamentos específicos, como os computadores, por exemplo; Habilidade para reunir idéias de forma lógica. Esse esforço de análise exige intensa capacidade de concentração e concisão; e Habilidade para ter conhecimento das ferramentas e dos processos que a empresa usa. Deve, portanto, ser um generalista que trabalha juntamente com especialistas, sabendo, dessa forma, integrar informações. 22

HABILIDADES DO ANALISTA DE OSM A habilidade humana consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Saber ouvir, argumentar, observar é neces-sário para a ação de influenciar terceiros, convencendo-os das vantagens de suas recomendações. Estar apto a treinar usuários, sabendo 23 lidar com suas resistências.

HABILIDADES DO ANALISTA DE OSM A habilidade conceitual consiste na capa-cidade de compreender as complexidades de toda a empresa e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da mesma. Essa aptidão permite que o profissional de OSM se comporte de acordo com os objetivos e as necessidades da empresa, promovendo os ajustes necessários 24 que são evidenciados pelo

PERFIL PROFISSIONAL Organizado; Conhecimentos especializados; Pesquisador; Facilidade de relacionamento humano; Versatilidade e visão empresarial; Poder de criatividade; Capacidade de análise e síntese (senso crítico e analítico); Paciência e perseverança; Boa percepção; Reputação profissional; Clareza de raciocínio; Espírito de grupo. 25

FUNÇÃO DO PROFISSIONAL DE OSM • Identificar o problema • Analisar e ordenar as idéias • Estabelecer plano • Vender a idéia • Motivar • Implantar e acompanhar • Avaliar e corrigir • Obter e sintetizar as informações

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