01 Introduccion A La Gerencia De Proyectos [modo De Ad

Gestión de la Calidad Y Recursos Humanos

Planificar la Calidad. Consiste en identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto, y determinar cómo satisfacerlos. Los estándares de calidad pueden ser parte de un modelo de calidad tipo SixSigma, ISO, TQM, CMM, Malcom Baldrige, etc. La calidad se planifica, se diseña e incorpora, no se incluye mediante inspección.

Entradas

Herramientas y Técnicas

.1 Factores ambientales

.1 Análisis Coste-beneficio

de la empresa

.2 Estudios comparativos

.2 Activos de los

.3 Diseño de

procesos de la

experimentos

organización .3 Enunciado del alcance del proyecto .4 Plan de gestión del

.4 Coste de la calidad (COQ) .5 Herramientas adicionales de planificación de calidad

proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Salidas .1 Plan de gestión de calidad .2 Métricas de calidad .3 Listas de control de calidad .4 Plan de mejoras del proceso .5 Línea base de calidad .6 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Planificar la Calidad. Costos Gastos asociados con las actividades de Gestión de la Calidad 

Análisis Costo-beneficio.

vs.

Beneficios Mayor Productividad 



Menores Costos

Mayor satisfacción a los interesados 

Estudios comparativos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

A

B

C

Actual

Proyectos Anteriores “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Comparar prácticas reales o planificadas

Planificar la Calidad. Plan de gestión de calidad El plan de gestión de calidad describe cómo implementará el equipo de dirección del proyecto la política de calidad de la organización ejecutante. El plan de gestión de calidad es un componente o un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto. El plan de gestión de calidad proporciona entrada al plan de gestión del proyecto general y debe tratar el Control de Calidad (Quality Control: QC), el Aseguramiento de Calidad (Quality Assurance: QA) y la mejora continua del proceso para el proyecto. El plan de gestión de calidad puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de los requisitos del proyecto.

Plan de Gestión del Proyecto

Plan de Gestión de Calidad

ISO

Calidad

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Planificar la Calidad. Métricas de calidad Una métrica es una definición operativa que describe, en términos muy específicos, lo que algo es y cómo lo mide el proceso de control de calidad. Una medición es un valor real. Por ejemplo, no es suficiente decir que cumplir con las fechas programadas del cronograma es una medida de la calidad de la gestión. El equipo de dirección del proyecto debe indicar también si cada actividad debe iniciarse puntualmente o sólo finalizar puntualmente, y si se medirán actividades individuales o sólo determinados productos entregables y, en tal caso, cuáles. Las métricas de calidad se usan en los procesos de Aseguramiento de Calidad y Control de Calidad. Algunos ejemplos de métricas de calidad incluyen la densidad de defectos, el índice de fallos, la disponibilidad, la fiabilidad y la cobertura de las pruebas.

Ejemplo: Tiempo de respuesta de transacción por Internet = 2 segundos

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Planificar la Calidad. Listas de control de calidad

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Planificar la Calidad. Plan de mejoras del proceso El plan de mejoras del proceso es subsidiario del plan de gestión del proyecto. Detalla los pasos para analizar los procesos que facilitarán la identificación de actividades inútiles o que no agregan valor, aumentando de este modo el valor para el cliente, como por ejemplo: Límites del proceso. Describe la finalidad, el inicio y el final de los procesos, sus entradas y salidas, los datos necesarios, si corresponden, el propietario y los interesados en los procesos. Configuración del proceso. Un diagrama de flujo de los procesos para facilitar el análisis con las interfaces identificadas. Métricas del proceso. Llevan el control del estado de los procesos. Objetivos de rendimiento mejorado. Guían las actividades de mejora del proceso.

Proceso B

Proceso C

Plan de Mejoras del Proceso Proceso A

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Proceso D

Realizar Aseguramiento de la Calidad. El Aseguramiento de la calidad, conocido por sus siglas en ingles como QA (Quality Assurance), es la aplicación de actividades planificadas y sistemáticas relacionada a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.

QA Proy1

Gestión Ingeniería

Plan de Calidad

Proy2 Procesos estandares

Gestión Ingeniería

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ISO

Realizar Aseguramiento de la Calidad. Entradas .1 Plan de gestión de la calidad .2 Métricas de calidad .3 Plan de mejoras del proceso .4 Información sobre el rendimiento del trabajo .5 Solicitudes de cambio aprobadas .6 Mediciones de control de calidad .7 Solicitudes de cambio implementadas .8 Acciones correctivas implementadas .9 Reparación de defectos implementadas .10 Acciones preventivas implementadas

Herramientas y Técnicas

Salidas

.1 Herramientas y técnicas para la planificación de la calidad .2 Auditorías de calidad .3 Análisis del proceso .4 Herramientas y técnicas para el control de calidad

.1 Cambios solicitados .2 Acciones correctivas recomendadas .3 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .4 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

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Realizar Aseguramiento de la Calidad. Análisis del proceso Ciclo Información – Decisión – Acción. Opinión del Analista Analista procesa...

Información

Decisión

Decisión

Decisor ejecuta

Acción

Información

Analista recoge... Controlar la Inversión realizada

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Acción

Realizar el control de calidad. Realizar el Control de Calidad (Quality Control: QC) del proyecto implica la supervisión continua de resultados específicos y la identificación de causas que conducen a resultados insatisfactorios. Pueden ser resultados de proyecto: los entregables, el rendimiento en costos y el cumplimiento de cronograma.

Proceso B

• Observaciones de diseño esperados vs reales • Defectos esperados CC vs reales

QC

Producto

QC

QC QC

Proceso C Proceso A

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Proceso D

Realizar el control de calidad. Entradas .1 Plan de gestión de calidad .2 Métricas de calidad .3 Listas de control de calidad .4 Activos de los procesos de la organización .5 Información sobre el rendimiento del trabajo .6 Solicitudes de cambio aprobadas .7 Productos entregables

Herramientas y Técnicas .1 Diagrama de causa y efecto .2 Diagramas de control .3 Diagramas de flujo .4 Histograma .5 Diagrama de pareto .6 Diagrama de comportamiento .7 Diagrama de dispersión .8 Muestreo estadístico .9 Inspección .10 Revisión de reparación de defectos

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Salidas .1 Mediciones de control de calidad .2 Reparación de defectos validada .3 Línea base de calidad (actualizaciones) .4 Acciones correctivas recomendadas .5 Acciones preventivas recomendadas .6 Cambios solicitados .7 Reparación de defectos recomendada .8 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .9 Productos entregables validados 10. Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Realizar el control de calidad. Diagrama de causa y efecto

Tiempo

Máquina

Método

Material

Defecto Importante

Energía

Medición

Personal

Entorno

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Realizar el control de calidad. Diagramas de flujo.

1. Solicitud del Proyecto

2. Copia de cumplimiento

3. Desarrollar Diseño gráfico 4. Diseño Gráfico aprobado

NO 7. Proveedores Realizan pruebas NO 8. Revisión – aprobación del desarrollo del paquete

6. Diseño gráfico Enviado a pruebas

5. Control de cambios Para especificaciones

NO

SI

9. Revisión – Aprobación de QA

SI

12. Pedir materiales

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SI

10. Prueba aceptada enviada al proveedor 11. Firma de Especificaciones (Paquete y QA)

Realizar el control de calidad. VALOR

Diagrama de comportamiento. TIEMPO

LINEA DE REGRESION

Diagrama de dispersión.

B

A

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Planificar los Recursos Humanos. Consiste en determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe (lineas de reporte), y elaborar el plan de gestión del personal

Proyecto:

Comité

Equipo del Proyecto

Gerente del Proyecto:

Fecha: Integrantes

Gerente del Proyecto

Nombre Analista Líder

Líder de Programación

Analistas

Programadores

Usuario Experto

Rol

Funciones

Nomb de Integrante 1.

Responsable del Proyecto

Se encarga de toda la gestión del proyecto

Tiempo Completo

Nomb de Integrante 2,

Analista Líder

Realiza el análisis de requerimientos

Tiempo Completo

Nomb de Integrante 3,

Líder de Programación

Monitorea el desarrollo de requerimientos

Tiempo Completo

Nomb de Integrante 4,

Programadores

Desarrollan los requerimientos

Tiempo Parcial

Valida el producto del proyecto

Tiempo Parcial

NombUniversitarios” de Usuario Experto “Curso de Gestión de Proyectos para Integrante 5,

Dedicación al Proyecto

Planificar los Recursos Humanos. Entradas .1 Factores ambientales de la empresa .2 Activos de los procesos de la organización .3 Plan de gestión del proyecto • Requisitos de recursos de las actividades

Herramientas y Técnicas .1 Organigramas y descripciones de cargos .2 Creación de conexiones .3 Teoría de la organización

El plan de gestión del personal define cuando y como se cumpliran los requisitos de recursos humanos. Incluye como será la adquisición de personal, los horarios, la salida del personal, los reconocimientos y recompensas, su seguridad, etc.

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Salidas .1 Roles y responsabilidades .2 organigramas del proyecto .3 Plan de gestión de personal

Planificar los Recursos Humanos. Organigramas y descripciones de cargos Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. La mayoría de los formatos corresponde al tipo: jerárquico, matricial u orientado al texto. Adicionalmente, algunas asignaciones del proyecto se enumeran en los planes subsidiarios del proyecto, tales como los planes de riesgos, de calidad o de comunicación. El objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un propietario no ambiguo y que todos los miembros del equipo comprendan claramente cuáles son sus roles y responsabilidades.

Organigrama de Tipo Jerárquico

Organigrama de responsabilidades basado en una matriz

Formato orientado al texto

Formatos de Definición de Roles y Responsabilidades

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Planificar los Recursos Humanos. Roles y responsabilidades Deberían tratarse los siguientes temas al enumerar los roles y las responsabilidades necesarios para concluir el proyecto: • Rol. La denominación que describe la parte de un proyecto de la cual una personal es responsable. Ejemplos de roles del proyecto son ingeniero de caminos, enlace con los tribunales, analista de negocios y coordinador de pruebas. La claridad de los roles con respecto a la autoridad, las responsabilidades y los límites es esencial para el éxito del proyecto. • Autoridad. El derecho a aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones y firmar aprobaciones. Ejemplos de decisiones que requieren una autoridad clara incluyen la selección de un método para completar una actividad, la aceptación de la calidad y cómo responder a las variaciones del proyecto. Los miembros del equipo funcionan mejor cuando sus niveles individuales de autoridad coinciden con sus responsabilidades individuales. • Responsabilidad. El trabajo que se espera que realice un miembro del equipo del proyecto para completar las actividades del proyecto. • Competencia. La habilidad y la capacidad necesarias para completar las actividades del proyecto. Si los miembros del equipo del proyecto no poseen las competencias necesarias, el rendimiento puede verse amenazado. Cuando se identifican tales desequilibrios, se inician respuestas proactivas, tales como formación, contratación, cambios en el cronograma, o cambios en el alcance.

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Planificar los Recursos Humanos. Organigramas del proyecto Un organigrama del proyecto es una representación gráfica de los miembros del equipo del proyecto y sus relaciones de informe. Puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. Por ejemplo, el organigrama del proyecto para un equipo de respuesta a catástrofes formado por 3.000 personas será más detallado que un organigrama del proyecto para un proyecto interno, formado por veinte personas.

Comité

Gerente del Proyecto

Analista Líder

Líder de Programación

Analistas

Programadores

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Usuario Experto

Planificar los Recursos Humanos. Plan de gestión de personal. Describe cuándo y cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos. El plan puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. El plan se actualiza continuamente durante el proyecto, para dirigir la adquisición continua de miembros del equipo y las acciones de desarrollo. La información del plan de gestión de personal varía según el área de aplicación y el tamaño del proyecto, pero los conceptos que deben tenerse en cuenta incluyen: • Adquisición de personal. • Horarios. • Criterios de liberación.. • Necesidades de formación. • Reconocimiento y recompensas. • Cumplimiento. • Seguridad.

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Adquirir a los integrantes del Equipo del Proyecto Consiste en obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control sobre los miembros del equipo seleccionados para el proyecto.

Comité Gerente del Proyecto

Analista Líder

Líder de Programación

Analistas

Programadores

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Usuario Experto

Adquirir a los integrantes del Equipo del Proyecto Entradas .1 Factores ambientales de la empresa .2 Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas .1 Asignación previa .2 Negociación .3 Adquisición .4 Equipos virtuales

.3 Roles y responsabilidades .4 Organigramas del proyecto .5 Plan de gestión del personal

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Salidas .1 Asignaciones del personal del proyecto .2 Disponibilidad de recursos .3 Plan de gestión de personal (actualizaciones)

Adquirir a los integrantes del Equipo del Proyecto Equipos virtuales El formato de equipo virtual hace posible: • Formar equipos de personas de la misma compañía que viven en áreas geográficas dispersas • Aportar experiencia especial a un equipo del proyecto, aunque el experto no se encuentre en la misma área geográfica. • Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios. • Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos u horarios. • Incluir personas con discapacidades de movilidad. • Avanzar en proyectos que se habrían ignorado debido a los gastos de viajes.

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Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto Consiste en mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo a fin de mejorar el rendimiento del proyecto. Esto involucra: (1) Mejorar las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de completar las actividades del proyecto y, (2) Mejorar la confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de incrementar la productividad a través de un mayor trabajo en equipo.

2 1

Programador 1 Habilidades Meta Actual Comunicación 4 2 Trabajo en equipo 4 2 Diseño de paginas web 3 1 Java 5 3

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Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto Consiste en mejorar las competencias e interacciones de los miembros del equipo a fin de mejorar el rendimiento del proyecto. Esto involucra: (1) Mejorar las habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su capacidad de completar las actividades del proyecto y, (2) Mejorar la confianza y cohesión entre los miembros del equipo a fin de incrementar la productividad a través de un mayor trabajo en equipo.

2

1

Programador 1 Habilidades Meta Actual Comunicación 4 3 Trabajo en equipo 4 4 Diseño de paginas web 3 3 Java 5 5

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Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto Etapas de crecimiento del equipo

PERFORMING

• Forming (Orientación): Primeras interacciones; discurso cortés; excesiva preocupación; la preocupación se centra en uno mismo. Se muestra mucho optimismo.

NORMING

• Storming (Conflicto): Crítica de ideas; Resistencia; hostilidad; formación de coaliciones y

STORMING

polarización entre los miembros del equipo • Norming (Cohesión): El equipo empieza a trabajar productivamente, sin preocupaciones

FORMING

acerca de la aceptación del personal. Las criticas son constructivas. • Performing (Rendimiento): El equipo empieza a mostrar una productividad optima. Se han superado los problemas de la fase de storming.

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Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto Entradas .1 Asignaciones del personal del proyecto .2 Plan de gestión del personal .3 Disponibilidad de recursos

Herramientas y Técnicas .1 Habilidades de gestión generales .2 Formación .3 Actividades de formación de equipos .4 Reglas básicas .5 Reubicación .6 Reconocimientos y recompensas

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Salidas .1 Evaluación del rendimiento del equipo

Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto Habilidades de gestión generales Las habilidades interpersonales, a veces conocidas como "habilidades blandas", son de especial importancia para el desarrollo del equipo. Al comprender los sentimientos de los miembros del equipo del proyecto, prever sus acciones, reconocer sus inquietudes y hacer un seguimiento de sus polémicas, el equipo de dirección del proyecto puede reducir en gran medida los problemas y aumentar la cooperación. Las habilidades como la empatía, la influencia, la creatividad y la facilitación del grupo son activos valiosos al gestionar el equipo del proyecto.

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Desarrollar las competencias del equipo del Proyecto

Actividades de formación de equipos

Las actividades de desarrollo de equipos pueden variar desde un punto del orden del día de cinco minutos en una reunión de revisión del estado de la situación hasta una experiencia fuera del lugar de trabajo, facilitada profesionalmente, y diseñada para mejorar las relaciones interpersonales. También es importante alentar la comunicación y las actividades informales, debido al rol que desempeñan para fomentar la confianza y establecer buenas relaciones laborales. Las estrategias de formación de equipos son especialmente valiosas cuando los miembros del equipo trabajan virtualmente desde lugares remotos, sin el beneficio del contacto cara a cara.

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Gestionar el equipo del proyecto

Plan de Gestión del Personal

Seguimiento Del rendimiento

Retroalimentacion

Resolver Conflictos

Coordinar Cambios

Plan de Gestión del Personal Actualizado

Programador 1

Evaluación del Rendimiento

Habilidades Meta Actual Comunicación 4 3 Trabajo en equipo 4 4 Diseño de paginas web 3 3 Java 5 5

Lecciones Aprendidas

KM

Gestión del Conocimiento

Nota: Gestionar el equipo del proyecto puede complicarse cuando los miembros del equipo están subordinados tanto a un gerente funcional como al director del proyecto dentro de una organización matricial. La gestión efectiva de esta doble relación de informe a menudo es un factor crítico para el éxito del proyecto y, generalmente, es responsabilidad del director del proyecto.

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Gestionar el equipo del proyecto

Entradas .1 Activos de los procesos de la organización .2 Asignaciones del personal del proyecto .3 Roles y responsabilidades .4 Organigramas del proyecto .5 Plan de gestión del personal .6 Evaluación del rendimiento del equipo .7 Información sobre el rendimiento del trabajo .8 Informe de rendimiento

Herramientas y Técnicas .1 Observación y conversación .2 Evaluaciones del rendimiento del proyecto .3 Gestión de conflictos .4 Registro de polémicas

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Salidas .1 Cambios solicitados .2 Acciones correctivas .3 Acciones preventivas recomendadas .4 Activos de los procesos de la organización (actualizaciones) .5 Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

Gestionar el equipo del proyecto Información sobre el rendimiento del trabajo. Como parte del proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, el equipo de dirección del proyecto observa directamente el rendimiento de los miembros del equipo a medida que éstos trabajan. Al gestionar el equipo del proyecto se tienen en cuenta observaciones relacionadas con áreas tales como la participación del miembro del equipo en las reuniones, el seguimiento de puntos de acción y la claridad de comunicación.

Información sobre el rendimiento del trabajo

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Gestionar el equipo del proyecto

Informe de rendimiento.

vs. Informe de rendimiento

Observación y conversación.

Evaluaciones del rendimiento del proyecto “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Plan del Proyect o

Gestionar el equipo del proyecto. Teoría de Maslow – Jerarquía de Necesidades

Auto-realización Estima Sociales Seguridad Fisiológicas

Desarrollo de potencialidades creatividad y talentos.

Autoestima, respeto y reconocimiento de los demás. Pertenencia, contacto y cordialidad con los compañeros de trabajo, actividades sociales y oportunidades. Un ambiente seguro y no amenazante: seguridad en el empleo, equipo y lugar seguro, estabilidad, protección, orden y límites. Necesidades físicas básicas: la habilidad para adquirir alimento, abrigo, descanso, ropa o tras necesidades básicas para sobrevivir.

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Gestionar el equipo del proyecto. La Teoría X de Mcgregor Recomendaciones

Comportamiento •

Evita trabajo (pereza).



Control coercitivo (amenaza con castigos).

•

Elude responsabilidad.



La Dirección marca lo que debe hacer, cómo,

•

Poco ambicioso.

•

Le preocupa la seguridad ante todo.

•

Prefiere ser dirigido a dirigir.

•

El dinero es su única motivación.

en qué tiempo, de acuerdo a qué normas. 

La Dirección sólo concebida en sentido formal.



Diferencia entre pensar y hacer.

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Gestionar el equipo del proyecto. La Teoría Y de Mcgregor. Comportamiento •

Puede asumir responsabilidad.

•

Tiene imaginación / creatividad.

•

Se puede incrementar su potencial

Recomendaciones 

con recompensas 

•

La Dirección puede dar confianza / información / formación / participación en

intelectual.

las decisiones para conseguir un mayor

Motivación no sólo monetaria sino por el

compromiso

trabajo bien hecho. •

Hay que unir compromiso / responsabilidad

Puede autodirigirse/autocontrolarse cuando



La Dirección concebida como formal e informal

persigue objetivos que acepta.

La Dirección debe crear condiciones de modo que los trabajadores puedan alcanzar sus objetivos y los de la organización “Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Competencias de un Gerente de Proyectos • Comunicación. • Iniciativa y Orientación al logro. • Servicio al cliente y comprensión interpersonal. • Impacto e Influencia Organizacional. • Liderazgo y trabajo en equipo. • Capacidad analítica. • Efectividad personal (Auto-control, auto-confianza, flexibilidad y organizacional).

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compromiso

Comunicación La comunicación es un proceso en doble sentido envolviendo la transferencia de la información y entendimiento de una persona o grupo a otra a través de medios de comunicación. En los proyectos la comunicación se convierte en la habilidad principal del Project manager. Objetivos de la comunicación interpersonal • • • •

Entender el significado exacto e intención de otros. Ser entendido por otros. Ganar aceptación para ti mismo y/o tus ideas. Producir acción o cambio.

Tipos de comunicación • Verbal • Escrita • Gestual

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Gestión del estrés. El estrés es una respuesta psicológica del cuerpo a cualquier demanda realizada a esta. El estrés es una respuesta a la presión, responsabilidades, y amenazas reales o imaginarias del ambiente. El estrés es frecuentemente considerado como algo negativo sin embargo puede ser considerado positivo cuando se trata de una oportunidad de obtener algo favorable para uno. Tipos de Estrés: • Estrés Constructivo (eustress). • Estrés destructivo (distress). Causas del estrés. • Ambigüedad y conflicto de roles. • Estilos incorrectos de Gerencia de Proyectos (Bajo poder de decisión, responsabilidad sin autoridad). • Sobrecarga de trabajo con fechas ajustadas. • Relaciones interpersonales. • Falta de reconocimientos. • Preocupaciones del desarrollo de la carrera (no hay linea de carrera).

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