0_-_ghid Achizitii Publice

GHID PENTRU INTOCMIREA DOSARULUI DE CERERE DE OFERTE

I. Etapa I - Intocmirea dosarului achizitiei Atenţie! Fiecare document trebuie să aibă un număr de înregistrare individual în ordinea cronologică a întocmirii 1. Intocmirea referatului de necesitate a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Mentionarea sursei de venit (venituri facultate, cercetare) c. Mentionarea contractului de cercetarea din care se plateste (unde este cazul) d. Disponibil de la DCCT (Directia Cercetare) e. Semnatura director proiect 2. Intocmirea notei estimative a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Mentionarea categoriei de produse/ servicii / lucrari c. Mentionarea codului CPV d. Mentionarea valorii estimative, in lei fara TVA, respectiv Euro fara TVA e. Semnatura director proiect 3. Intocmirea notei de fundamentare a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Mentionarea faptului ca produsul/serviciul (codul CPV) nu depaseste pragul de 100.000 EUR (fara TVA) pe anul 2009 pe toata Universitatea (in cazul achizitiilor prin cerere de oferta), fapt care duce la alegerea acestei proceduri c. Semnatura director proiect 4. Intocmirea notei justificative a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Mentionarea codului CPV c. Mentionarea valorii achizitiei d. Mentionarea procedurii de achizitie e. Mentionarea contractelor de cercetare f. Semnatura director proiect 5. Intocmirea notei justificative pentru accelerarea procedurii a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Se completeaza doar daca este cazul (reduce perioada de 10 zile la 6 zile pentru SEAP) – doar in cazul produselor); 6. Intocmirea deciziei (2 exemplare) a. Stabilirea comisiei de evaluare (numar impar) b. Numerul de inregistrare se ia de la Cabinet Rector 7. Intocmirea invitatiei de participare, a documentatiei de atribuire si a caietului de sarcini in conformitate cu formularistica prezentata pe site-ul Universitatii din Bucuresti a. Numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Adresa care se va trece in documentatie este adresa la care va avea loc desfasurarea intregului proces de achizitie c. Semnatura director de proiect d. Specificarea criteriului de selectie (pretul cel mai scazut sau oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic) 1

Pagina 1 din 3

GHID PENTRU INTOCMIREA DOSARULUI DE CERERE DE OFERTE e. Specificarea adresei complete pentru depunerea ofertelor (strada, imobil, etaj, camera) precum si data limita (inclusiv ora) f. Specificarea adresei complete pentru deschiderea ofertelor ( de obicei ora de deschidere a ofertelor se trece o ora mai tarziu decat ora limita de primire a lor) g. Specificarea persoanei de contact pentru anumite clarificari (nume, prenume, fax) h. Stabilirea corecta a documentelor de calificare si selectie a produsului/ serviciului/ lucrarii (in functie de tipul de produs/serviciu/lucrare, daca sunt necesare autorizatii de livrare, sau certificari de calitate ISO) i. In cazul criteriului de selectie “oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic” trebuie stabilit punctajul de evaluare j. Stabilirea clauzelor contractuale k. Intocmirea caietului de sarcini cu toate caracteristicile pentru produsul/serviciul /lucrarea respectiv fara a se face trimitere la o anumita marca sau producator 8. Suport electronic – CD sau discheta (pentru publicarea documentatiei pe SEAP – www.e-licitatie.ro ) II. Etapa II 1. Dupa intocmirea dosarului, acesta se preda la DCTT, se verifica si se valideaza de catre DCTT, apoi se transmite catre Birou Achizitii, Director General, Directia Juridica si Rector. Aceasta etapa dureaza aproximativ 3 zile. Dupa ce sunt toate actele semnate, documentatia de atribuire este publicata in SEAP. 2. Deschiderea ofertelor se va face la ora specificata in documentatie 3. La primirea ofertelor se dau numere de inregistrare de la Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti si se trec pe plic. Se intocmeste un tabel centralizator de primire a ofertelor in care se vor trece: firma ofertanta, persoana de contact, nr.telefon si fax firma, semnatura. 4. Ofertele se primesc pana la ora specificata in invitatia de participare. 5. Deschiderea ofertelor se face la ora mentionata in invitatie, la deschidere fiind obligatorie participarea tuturor membrilor comisiei. Pot participa si reprezentanti ai firmelor ofertante, doar daca au imputernicire de participare si buletin. 6. Toti membrii comisiei completeaza si semneaza declaratia de confidentialitate. 7. La deschidere se completeaza procesul verbal de deschidere. In procesul verbal se completeaza toate rubricile, conform cerintelor din documentatie. Trebuie mentionat daca exista toate formularele care s-au cerut prin documentatia de atribuire. Se inregistreaza la Registratura Universitatii din Bucuresti, si se semneaza de catre toti membrii comisiei si reprezentatii firmelor prezenti la deschiderea ofertelor. 8. Dupa completarea procesului verbal de deschidere acesta se trimite la toate firmele participante chiar daca nu au participat la deschidere. Daca exista neconcordante, sau lipseste vreun document se cer clarificari in 72 ore. Se completeaza raportul procedurii pentru stabilirea ofertei castigatoare. Se inregistreaza la Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti. Daca oferta tehnica nu e edificatoare se trimit cereri de clarificare asupra aspectelor neclare (numar inregistrare Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti, semnatura, stampila). Daca oferta e incompleta (lipsesc mai putin de 3 documente cerute prin documentatie) se trimit cereri de completare a ofertei, 2

Pagina 2 din 3

GHID PENTRU INTOCMIREA DOSARULUI DE CERERE DE OFERTE specificandu-se documentele lipsa. Termenul de completare al ofertei este de 72 ore de la data trimiterii cererii de completare. 9. Dupa intocmirea Raportului procedurii de atribuire, se completeaza comunicarile (oferta castigatoare, oferte necastigatoare), se inregistreaza la Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti, se semneaza (presedinte comisie, decan, stampila), apoi se transmite pe fax si prin posta. Se ataseaza confirmarea de primire. Atenţie! Comunicarea privind rezultatul procedurii de atribuire către ofertanţii a căror ofertă a fost declarată necâştigătoare sau neconforma trebuie să motiveze această decizie şi să indice numele ofertantului câştigător si suma. Dupa 6 zile de la transmiterea comunicarilor cu privire la rezultatul procedurii, se intocmeste contractul conform contractului agreat de Universitate, se inregistreaza la Registratura Universitatii din Bucuresti, se semneaza de furnizor, apoi, toate documentele in original, inclusiv plicurile ofertelor, se arhiveaza intr-un biblioraft si de aduc inapoi la Biroul Achizitii, insotite de o copie a facturii si de nir. Pentru plata facturii (facturilor) se face un pachet care trebuie sa contina: referat de plata catre DCTT, factura in original, NIR in original, Proces verbal de receptie semnat de la o comisie formata din minim 3 persoane, copie a contractului de furnizare, copie a referatului de necesitate initial (cel vizat de catre Departamentul Cercetare si Transfer Tehnologic cu "Dispune de fonduri") si copie dupa nota justificativa. Acest pachet se aduce la Biroul Achizitii, urmand a se preda ulterior DCTT Atenţie! Fiecare document trebuie să aibă un număr de înregistrare în ordinea cronologică a întocmirii. Cazuri exceptionale:  Se primesc cereri de clarificare (din partea ofertantilor), inainte de termenul de deschidere a. Cererile de clarificare se inregistreaza imediat ce s-au primit la Registratura Achizitii a Universitatii din Bucuresti b. Comisia redacteaza raspunsul la clarificare si in termen de maxim 24 ore de la primirea solicitarii de clarificare trimite la Biroul Achizitii solicitarea de clarificare + Raspunsul comisiei in format tiparit si pe suport electronic. c. Se ataseaza la dosarul achizitiei.  Se primesc contestatii in urma comunicarilor. a. In maxim 12 ore un membru al comisiei de evaluare depune la Biroul Achiaitii toate documentele achizitiei in vederea solutionarii contestatiei. Se suspenda procedura  Nu se prezinta nici un ofertant a. Se incheie procesul verbal de deschidere a ofertelor (cu numar de inregistrare) , se completeaza raportul procedurii (cu numar de inregistrare), se semneaza de catre toti membrii comisiei, apoi pachetul se depune la Biroul Achizitii

3

Pagina 3 din 3