Zaman Ytmi

1. ZAMAN NEDİR? Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik. Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiçbir şey onun yerini tutamaz. Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır. Zamanımızı iyi kullanabilmek hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir. Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir. Verimlilik yerine göre iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili kullananlardır. Bütün diğer kaynaklar gibi, zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan yararlanılabilir. Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu, zaman kavramının bir çelişkisidir. Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır. Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir. Her sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünelim. Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta serbestsiniz. Ancak o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı, ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400 altın olduğunu görüyorsunuz. Eğer böyle bir durumda karşılaşılsaydı her insan altınları harcamak için mutlaka bir yol bulurdu. Gün içersinde süre kısıtlı olduğu için acil ihtiyaçlara öncelik vermemiz altınların etkin kullanımı için mantıklı bir yol olacaktır. Önemli olan altınları yatıracak bir yer bulup, uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır. Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir. Zaman bir “banka” dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400 saniye verilir. Eğer bu saniyeleri kullanmayı başaramazsak, onları ebediyen kaybederiz. Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur. Drucker’a göre zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır. Zaman kavramını sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”. Bu geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için gereken süre de olabilir. 1

Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır. İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.

2. ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR, NEDEN GERELİDİR? Zaman yönetimi zamanımızın, amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi ve sosyal yaşamımızın içerdiği etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde planlanması anlamına gelmektedir. Hepimiz toplum içinde yaşıyoruz. Geleceğimize yön verebilmek ve yaşamda başarılı olabilmek için hedefler belirliyoruz, bu doğrultuda çeşitli sorumluluklar alıyoruz ve bu sorumluluklar doğrultusunda çeşitli görevleri yerine getiriyoruz. Yakınlarımıza, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve hoşlandığımız işleri yapmak, hobilerimizle ilgilenmek gibi gereksinimlerimiz de bu görevlere ek olarak zamanımızı almaktadır. Yine de birçok insan bu işler için vakit bulamamakta ve vakit bulamadığı için endişeye kapılmaktadır. Gerçekten de bütün bunlar için zamanımız yok mu sorusuna aşağıdaki tablo cevaplamaktadır.

ZAMAN LİMİTİ: GÜNDE 24 SAAT HAFTADA 168 SAAT ETKİNLİK

GÜNDE HAFTADA

Kişisel İşler (Zorunlu) Uyku

7

49

Yemek

2

14

Giyinme

1

7

Ulaşım

1

5

Kişisel gelişim, Sosyal ilişkiler, Hobiler, Eğlenme, Dinlenme 30-40

Öz-bakım (Saç, makyaj 2 vb..)

14

Toplam

89

2

Okul Ders Saatleri

20-30

Ders Çalışma 10-20 Toplam

40-50

Görüldüğü gibi aslında herkesin yapmak istediği işler için yeterli zamanı bulunmaktadır. Peki neden bir türlü hiçbir işimiz yetişmiyor ve karmaşa yaşıyoruz? Bu sorunun yanıtı kuşkusuz "zamanımızı iyi planlayamadığımız için" olacaktır. Zamanı doğru biçimde planlamayı öğrenmek, yaşamımızda yapmak istediğimiz tüm işlere zaman ayırabilmek ve stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için gerekli bir adımdır. Zaman yönetimi “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. İnsanlar zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür: •

İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey olduğunu fark edememektedirler.

•

Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu düşünememektedirler.

•

Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.

•

Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.

Genelde insanların bu kadar zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak; başarıya ulaşmak istiyorsak zamana değer vermeli ve zamanı mutlaka planlamamız gerekmektedir. Peki zamana hükmetmek niçin gereklidir: •

Yönetim değişikliğinin etkilerini zamanında kavramak ve bu değişikliğe göre tedbirleri önceden almak için

•

Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak yani değişim sürecinde kesinlikle düzensizliğe izin vermemek için

•

Zaman ve plânlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek ve günümüz şartlarına göre tedbirler almak için

•

İşleri kümelendirip, plânlama yapma becerisini kazandırarak geleceği önceden görmek ve değişime önceden ayak uydurabilme yeteneği elde etmek için

3

İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir. Zamanı yönetmek olayları ve olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir.

3. ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN DEĞİŞİM Çocukluk yıllarımızdan itibaren yaşadıklarımız, gördüklerimiz ve bize öğretilenler bize genel bir yaşam tarzı sunar. Bu yaşam tarzının en önemli parçası da alışkanlıklarımızdır. Alışkanlıklarımızın bazıları yaşamımızı kolaylaştırırken bazıları da önümüzde büyük bir engel olarak durur. Peki yaşamdaki etkiliğimizi azaltan, bize sıkıntı veren bu alışkanlıklardan neden bir türlü vazgeçemiyoruz? Çünkü her alışkanlık bırakma durumu, onun yerini alacak yeni bir alışkanlığın kazanımını gerektirir. Yeni bir alışkanlık kazanmak da değişim demektir. İşte bu noktada hepimiz için geçerli olan bir gerçek devreye girer: "değişim olumlu yönde bile olsa insanı ürkütür ve çaba gerektirir." Bu korkuyu yenmek ve değişimi gerçekleştirebilmek için öncelikle değişimin aşamalarını bilmek gerekir. Değişim altı aşamadan oluşan bir süreçtir. Bunlar; tasarı öncesi aşama, tasarı aşması, hazırlık aşaması, hareket aşaması, karalılık aşaması ve bitirme aşamasıdır. •

Tasarı Öncesi Aşama: Bu aşamada, henüz alışkanlıklarımızın bizi engellediğinin farkında değilizdir ya da bu gerçeği görmezden gelmekteyizdir. Sorunlara mantıklı nedenler bulmaya çalışırız, suçu genellikle başkalarına atarız. "Ne yapayım ben böyleyim", "İnsanlar her şeyi çok abartıyor", "Annem/ babam da böyle, ben ona çekmişim" vb.. mazeretler çok sık görülen mazeretlerdir. Bu aşama çoğunlukla, yaşamımızda gerçekten bir şeylerin ters gitmesi sonucu sıkıntıya girmemiz sonucu aşılır. Bu duruma gelmeden de bir şeyler yapılabilir. "Zamanı iyi kullanabiliyor muyum?" sorusunu kendimize sormamız gerekir. Bu soruyu da "İşlerimi zamanında bitirebiliyor muyum?", "Yapmak istediğim şeyler için zamanım yeterli oluyor mu?" gibi daha amaca yönelik sorularla genişlettiğimizde eğer verilen yanıtlar "HAYIR" ise bunun sebebi olan mazeretler nelerdir? Bu mazeretler daha çok çevreyi suçlayıcı nitelikteyse ya da "kalıtım, soya çekim, çaresizlik ve yetersizlik duyguları" gibi bileşenlerden oluşuyorsa ilk aşamayı geçememe nedeni ortaya çıkmış demektir. Söz konusu mazeretler tekrar gözden geçirilmelidir. Bu mazeretlerin birer bahane olduğu anlaşıldığında birinci aşama tamamlanmıştır.

•

Tasarı Aşaması: Bu aşamada sorunlar anlaşılmaya ve bu konuda bilgi toplanmaya çalışılır. Arkadaşlara, yakınlara, uzmanlara danışılır, konuyla ilgili kitaplar okunur; kısaca konu üzerine odaklanılır. Bu aşama sorunu daha iyi kavrama açısından gerekli ve yararlı olmakla birlikte, değişim yolunda önemli bir riski de taşır. Eğer bu aşamada çok oyalanılırsa, 4

"değişim korkusuna" karşı "oyalanma" savunmasını harekete geçirilmiş demektir. Bu duruma "analiz felci" adı verilir. Sürekli öğrenme, sorup soruşturma işleriyle uğraşırken gösterdiğimiz çaba, bizi sahte bir "bir şeyler yapıyormuş" duygusuna iter. Bu duygunun verdiği rahatlık ve oyalanmanın getirdiği korkudan kaçınma, hiçbir zaman harekete geçememe durumuna yol açabilir. Bu aşamada gerekli bilgileri edindikten sonra fazla oyalanmamalı sonraki bir aşamaya geçilmelidir.

•

Hazırlık Aşaması: Bu aşama, değişim doğrultusunda atılan ilk gerçek adımdır. Harekete geçmek için kişinin kendisi ile anlaşma yapması gerekir. Bu aşamada karşılaşılan risk ise "kişinin kendisi ile ilgili beklentileridir". Burada dikkat edilmesi gereken nokta, ne kadar GERÇEKÇİ beklentiler içinde olunduğudur. "Yarın yepyeni bir gün ve ben sabah yatağımdan kalktığımda artık zamanını dört dörtlük planlayan, süper dakik bir kişi olacağım!" gibi bir ifade hiç de gerçekçi sayılmaz. Değişim zaman ve sabır gerektiren bir süreçtir. Kişi kendisi ile anlaşma yaparken, değişim için kendisine zaman tanımalı, anlaşmayı bireysel özelliklerini dikkate alarak yapmalı ve değişim süreci içinde zaman zaman başarısız olmanın normal olduğunu kabullenmelidir.

•

Hareket Aşaması: Bu aşama, değişmek için yapılan etkinlikleri içerir. Bu tür etkinlikler içine girildiğinde kişi çevreden olumlu ya da olumsuz tepkiler alabilir. İster olumlu ister olumsuz olsun bu tür tepkiler "değişim korkusunu" daha da arttırır. Bu duyguyla yüzleşmek, bu aşamada önemlidir. Örneğin zamanı iyi planlama, bazen arkadaşlardan gelecek cazip teklifleri (sinemaya gitmek vb..) reddetmek anlamına da gelir. Kişi böyle bir durumda yakın çevreden olumsuz tepkiler alabilir. Bu olumsuz tepkiler de kişide, olumsuz duygulara yol açabilir. Hareket aşamasında, değişmek için yapılan işlerin kişide kaygı uyandıran yönlerini bulmak önemlidir. Bu kaygılar genellikle "aşırı genellemelerden" kaynaklanır. Yukarıdaki örneğe dönülecek olursa, aslında her zaman bu tür bir teklifin reddedilmesi gerekmez. Zaman planında boş vakit olarak ayrılan başka bir zaman dilimine ders çalışma aktivitesi kaydırarak, sinemaya gitmek için zaman kazanılabilir. Bu aşamada kaygılandıran durumların ne olduğunu bulmak ve bu kaygımıza yol açan aşırı genellenmiş düşüncelerimizin gerçekliğini test etmek önemlidir.

•

Kararlılık Aşaması: Bu aşama değişim yolunda karşılaşılacak sıkıntılarla baş etmeyi içerir. Sigarayı bırakan bir kişi, üzücü bir olay karşısında sigaraya yeniden başlayabilir ya da ilk dönem zamanını planlama yönünde önemli adımlar atmış bir öğrenci, ikinci dönem plan yapamamış ya da planını uygulayamamış olabilir. Bu tür başarısızlıklardan yılmamak, yeniden denemek ve uygulanan değişim planını yeniden gözden geçirmek önemlidir. Araştırmalar değişmeye çalışan kişilerin yalnızca % 20'sinin ilk 5

denemede bu işi başardıklarını göstermektedir. Genelde her değişim en az üç denemede gerçekleşmektedir. Yaşamın bazı dönemlerinde eski alışkanlıklara geri dönme olasılığı olduğunu kabul etmek ve böyle bir durumda yeniden harekete geçip kazanmak istenilen alışkanlığa tekrar dönülebileceğini bilmek önemlidir. "Bir daha asla bu kötü alışkanlıkları tekrarlamayacağım!" gibi bir ifade kararlı olunduğu anlamına gelmemektedir. Kararlı olmak, gerçekçi olmayı, başarısızlıklardan yılmamayı ve gerekirse bir şeyi tekrar tekrar deneyebilmeyi içerir.

•

Bitirme Aşaması: Değişim aşamasının tamamlanmasıdır. Artık hedef olan davranışlar alışkanlık haline gelmiştir.

4. ZAMAN YÖNETİMİ KARŞISINDAKİ ENGELLER Herkes zamanı israf eder. Bu, insan olmanın bir gereğidir. Bazen boş geçirilen anlar yararlı olabilir. Çünkü dinlenmemize veya sinirlerimizi yatıştırmamıza yardımcı olur. Bununla beraber bunların dışında kaybedilen zaman hayal kırıklığına yol açabilir. Bu yaptığımız şeyi yapmadığımızdan bunun yerine yapabileceğimiz şeyler daha eğlenceli ve önemsiz olduğunda bilhassa doğrudur. Anahtar soru daha yüksek öncelikli olan ne yapabilirim sorusudur. Bizi daha yüksek öncelikli faaliyetlerden uzak tutmadıkları müddetçe dinlenmek, iş arkadaşlarıyla haberleşmek, telefonla konuşmak ve okumak zaman israfı değildir. Zamanımız iki kaynaktan dolayı engellenir. Biri çevreden kaynaklanan engeller diğeri ise kendimizden kaynaklanan engellerdir. Bizi en çok zaman kaybettiren faktörleri detaylı incelemek zaman yönetimi açısından önemli olacaktır. KİŞİSEL KAYNAKLI ZAMAN KAYBETTİRİCİLER: •

Mükemmeliyetçilik:

Hepimiz yaptığımız işin iyi olmasını isteriz. Aynı şekilde yaptığımız planların da yolunda gitmesi en büyük arzumuzdur. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi gitmeyebilir. Bazen de kendimizden yapacağımız işler konusunda insan üstü bir potansiyel bekleyebiliriz. Hedeflerimiz hiç de gerçekçi olmayabilir. İşte hedeflerimizin ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi olduğumuzun en büyük göstergeleridir. Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar, işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır. Yine böyle bir kişi, kendine gerçekçi olmayan hedefler belirlediğinden, yaptığı işlerden bir türlü tatmin olmaz, yüksek beklentileri nedeniyle harekete geçemez. Böylece de iyi yapabileceği şeyleri, "mükemmeli başarmak" adına ya yapabileceğinden daha kötü yapar ya da hiç yapmaz. Zaman yönetiminde de "mükemmel" bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre

6

sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır. Hedefleri belirlerken esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir. •

Erteleme:

Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Bir konu sizin için önemliyse ve siz konunun peşinden gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Erteleme yalnızca büyük amaçların ertelenmesi olarak değerlendirilmemelidir. Gündelik hayatta küçük görünen işler de daha önemli amaçların alt basamaklarıdır. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Odanın toplanması, berbere gitme, uzun zamandır aramak istediğimiz bir arkadaşımıza telefon etme, alışverişe çıkma, bir arkadaşımıza doğum günü armağanı alma vb.. işlerin ertelenmesi, daha önemli olan diğer işlerimizin de (ders çalışma, dönem ödevini hazırlama vb..) ertelenmesine yol açar. Aynı şekilde, önemli işlerin ertelenip durması da günlük işlerimizin büyük ölçüde aksamasına neden olur. Bu kısır döngü böylece uzayıp gider ve günün birinde içinden çıkılmaz hale gelebilir. Aranmadığı için sitem eden arkadaşlar, ödenmediği için faiz işleyen faturalar, toplanmadığı için karmakarışık olan odalar, alınan düşük notlar, yetiştirilemeyen dönem ödevleri ardı ardına bizi sıkıntıya sokar. Sonuç da yoğun stres, sinir bozukluğu, başarısızlık duygusu ve yılgınlık olur. Görüldüğü gibi erteleme davranışı, bizi büyük sıkıntıya sokan ve bizde yaşamımızın kontrolümüzden çıktığı duygusunu uyandıran zararlı bir alışkanlıktır. Erteleme kararsızlık sonucu oluşan bir davranış değildir. Kısaca erteleme, karar verememekten kaynaklanmaz. Erteleme, kişinin karar verip de harekete geçememesidir. Bazen kararlar da ertelenebilir, bu da bir tür ertelemedir. Kararsızlıkla, karar vermeyi ertelemek birbiriyle karıştırılmamalıdır. Erteleme alışkanlığından vazgeçmek, zaman yönetiminin öncüsüdür. Bu alışkanlıktan vazgeçebilmek için ilk yapılacak şey, bir "ertelenen işler listesi" hazırlamaktır. Böyle bir listeyi bazı ana başlıklar altında alt bölümlere ayırmak daha etkili bir yoldur. Bu tür bir listeye aşağıdaki gibi bir örnek verilebilir: Ertelenen İşler: Sosyal İşler: E-mail atma, arkadaşa doğum günü hediyesi alma vb.. Okul: Okula zamanında gelmeye başlama, ödevin bitirilmesi, notların temize çekilmesi, kitapların kütüphaneye iadesi vb.. Para Konuları: Ödemeleri dengeleme, taksitleri yatırma vb.. Boş Vakit: Sinemaya gitme, spor yapma, düzenli egzersize başlama vb.. Ev/ Yurt İşleri: Günlük temizlik, odanın toplanması, yemek yapma vb.. Sağlık: Doktordan randevu alma vb.. Bireysel Bakım: Yeni giyecekler alma, saç kesimi, bireysel temizlik ve bakım vb. 7

Böyle bir liste hazırladıktan sonra ertelenen işler ne kadar erteleniyor? erteleme sebeplerimiz nelerdir? soruları sorulur ve ayrıntılı olarak araştırılır. Ertelediğimiz işin karşısına mazeretlerimiz ve ne kadar ertelediğimiz yazılır. Mazeretler değerlendirildiğinde birçoğunun yetersiz olduğu anlaşılacaktır. Bu sorunu çözmek için ertelenen her iş için “belirgin” bir “işe başlama zamanı” belirlenir. Bazen bir işe karar verdiğimizde bu kararımızı belirgin olmayan ifadelerle ifade etmemiz harekete geçemememize neden olur. Örneğin "artık çalışmaya başlayacağım" ya da "sigarayı bırakacağım" gibi ifadeler belirsiz ifadelerdir. Bunların yerine "saat 19:30'da çalışmaya başlayacağım" ya da "Perşembe günü, günlük içtiğim sigara miktarını 8'e indireceğim ve on beş gün boyunca 1'er azaltarak bırakacağım" gibi belirgin ifadeler kullanmak harekete geçmeyi kolaylaştırır.

•

Kendine Aşırı Güven:

Günümüz sürekli değişen ve gelişen iş alanlarında kendimize duyduğumuz öz güven iyi ve yararlı bir özelliktir. Ancak aşırı güven boş verdiliğe yol açacaktır. Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son dakika da harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır. Bu nedenle "ben bunların hepsini aklımda tutabilirim" ya da "herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa bu işi 1 saatte bitiririm" tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür. •

Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı:

Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz. Ancak bu durum çok ve yoğun duygularla yaşanıyorsa bizim için engelleyici bir etken durumuna gelmiş demektir. "Bu işi nasıl olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim" tarzında düşünceler kendine güvensizlik belirtisidir. Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur ve kaygı da bizim için bir engel oluşturmaya başlar. •

Hayır Diyememe:

Zaman yönetimi, zaman zaman çevremize "hayır" dememizi gerektirecek bir aktivitedir. Önemli bir sınava çalışırken telefon eden bir arkadaşımızın "1-2 saat sana uğrayacağım" demesi üzerine, istemeye istemeye onu misafir etmemiz bizi daha sonra sınavda zor durumda bırakacaktır. Bu tür durumlarda çevremize "hayır" diyemiyorsak, birçok işimiz bu yüzden aksıyor demektir. Bu durumda öncelikle "hayır" demenin bizim için ne anlama geldiğini incelemeli, "hayır" dediğimizde ne olacağından korktuğumuzu bulmalıyız. Biraz üzerinde durduğumuzda bu korkumuzun hiç de gerçekçi olmadığını görebiliriz. Örneğin, arkadaşınıza "hayır" dediğimizde ilişkimizin bozulacağından korkuyor olabiliriz. Kısa dönemde arkadaşımıza hiçbir konuda "hayır" demeyerek böyle bir durumdan kaçınabiliriz. Ancak, sürekli başkalarının istekleri doğrultusunda ve onların öncelikleri ile yaşamak, zaman içinde o kişilere karşı öfke biriktirmemize ve asıl o zaman ilişkimizin bozulmasına yol açabilir. Oysa ki "hayır""deme gerekçemizi çevremize açık bir biçimde dile getirdiğimizde, çevremiz de bu konuda bize anlayışlı davranacaktır.

8

•

Hafife Alma:

Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz. Örneğin "dinlemeyi" öğrenmek gereksizdir, çünkü zaten biliyoruzdur. Birileri gelip nasıl olsa bizimle arkadaş olacaktır ya da er geç üniversite diploması bize sunulacaktır. Bu tür hafife almalar, çoğu kez sosyal ve akademik alanda başarıyı olumsuz yönde etkileyen sorunlara neden olur, bize büyük düş kırıklıkları yaşatır. "Günlük yaşamımda neleri hafife alıyor olabilirim?" gibi bir soruya verilecek yanıt, bu konudaki farkındalığımızı artıracak ve bizi "hafife alma" tuzağından koruyacaktır.

•

Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar:

Bazı kişiler "zaman yönetimi" konusunu daha başından reddeder ve bu konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış değerlendirmelerdir. Bu konular üzerinde durmak, zaman yönetimi konusunda biraz daha bilinçlenmemiz açısından yararlı olacaktır. Bu önyargılardan en yaygın olanları şunlardır: "Bu teknikler benim işime yaramaz": Zaman yönetimine başlarken, zaman yönetimi tekniklerinin sihirli formüller olmadığını ve bu tekniklerin yapılması gereken şeyleri yapmayacağı baştan kabul edilirse, öğrenilenleri daha gerçekçi bir zeminde uygulamak mümkün olabilecektir. Bu tekniklerin yalnızca bir araç olduğu ve teknikleri kullanmanın elimizde olduğu gerçeği her zaman akılda tutulmalıdır. "Bu toplumda organize olmak mümkün değil!": Her zaman her şey için mükemmel koşulların bulunmayabileceğini akılda tutmak zaman yönetimini oldukça kolaylaştıracaktır. İdeal koşullarda herkes zamanını yönetebilir. Mükemmel bir zaman yöneticisi olmaktan çok bu koşullar altında yapabileceğimizin en iyisini yapmaya çalışmak yeterli olacaktır. "Bu kadar organize olmak çok ürkütücü.": Bu düşünce zaman yönetimi tekniklerinin ve uygulamaya koyduğumuz planların bizi yönetmesi kaygısından kaynaklanır. Oysa son derece yanlıştır çünkü teknikler bizi değil bizim teknikleri kontrol etmemiz gerekir. Ayrıca yaşamımız boyunca bu tekniklerle planlama yapmak zorunda değiliz. Örneğin tatiller, plansız yaşamak ve bunun tadını çıkarmak için birebir zamanlardır. "İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.": Her tür aranma ve rahatsız edilmeden kendimizi uzak tutmamız olanaksızdır. Bu tür durumlarla nasıl başa çıkılabileceğimizi öğrenmek en önemli adımlarımızdan biri olacaktır. •

Düzensizlik:

9

Düzensizlik, boşa geçen zamanların en büyük suçlusudur. Düzensizliğin en büyük göstergesi çalışma mekanımızdır. Eğer yerleri değişmiş ya da yanlış yerlere konulmuş şeyleri ararken zaman harcanıyorsa veya karışıklığa bağlı olarak vakit harcanıyorsa, bunlar da bir iş bitmeden birkaç defa başlamamızı ve durmamızı gerektiriyorsa, o zaman çalışma mekanımızı değerlendirmek zorundayız. Çalışma mekanımız acaba verimli olmamızı sağlayacak şekilde mi? Malzeme ve hareket akışı serbest mi? Sık sık kullanılan gereçlerin yakında olması ve aktif dosyalara ulaşabilirliğimiz tam mı? Çalışma mekanımız içerisinde en önemli olan bölüm ise çalışma masamızdır. Çalışma masamızın her zaman düzenli olması gerekir. Masamızın üstünde olduğunu bildiğimiz fakat bulamadığımız şeyler için ne kadar zaman harcıyoruz. Masamızın içindeki ve üzerindeki bazı şeyleri en son ne zaman kullandık? Bu soruları kendimize sorduğumuzda cevaplar yetersizse çalışma mekanımızın düzene ihtiyacı vardır. Eski bir sözdeki “Her şey için bir yer ve her şey yerinde” ifadesi ihtiyacımız olan bilgiyi düzenlememiz konusundaki en iyi tavsiyedir. Devam eden iş için dosyalar hazırlanmalı ve el altında bulundurulmalıdır. Hızlıca bakabilmek için dosyalar indeks hazırlanmalıdır. Gelecekte yapılacak işler için hatırlatıcı şeyler gerekir. Posta, telefon veya ziyaretle gelen güncel şeyler için bir klasör tutulmalı ve ne yapılması gerektiğini görmek için bu her gün kontrol edilmelidir. Fiziksel açıdan bulunduğumuz mekanı düzenledikten sonra bundan daha önemli olan işe yaklaşımımızı düzenlememiz gerekir. İşlerimiz kesintiye uğrarsa yeni bir işe başlamamalı, işin önceliğini takdir etmeli ve öncelikli işimiz olmadan yeni bir faaliyete geçmemeliyiz. Eğer dış çevreden kaynaklanan bir engel varsa bu engel ortadan kalkar kalkmaz hemen yapmakta olduğumuz işe geri dönmeliyiz. ÇEVRENİN NEDEN OLDUĞU ZAMAN KAYIPLARI: •

Ziyaretçiler :

Ziyaretçilerin işgal ettiği zamanı kontrol etmek hem incelik ve hem de kararlılık gerektirir. Başlangıç olarak çalışma odamıza çağırdığımız insanların sayısına bir limit koymalıyız. Eğer bir arkadaşımıza danışacaksak, onun odasına gitmeliyiz bu şekilde işimiz bittiğinde odadan serbestçe ayrılabiliriz. Çalışma odamızdan insanları uzaklaştırmak, bizim onların odalarından uzaklaşmamızdan daha zordur. Şöyle bir uğrayan ziyaretçileri masamızı kapıdan uzaklaştırarak caydırabiliriz. İnsanlar bizi meşgul görürse rahatsız etmezler. Bunun dışında konsantrasyon ihtiyacımız olduğu zaman kapımızı da kapatabiliriz. Genellikle biz kalktığımızda misafirimiz de kalkar. Bu ziyaretin süresini kısaltır. Eğer öyle olmazsa dürüst olmayı seçmeli ve şuna benzer bir şey söylemeliyiz “Uğradığınız için teşekkürler. Beni mazur göreceksin; çünkü bu projeyi bitirmek zorundayım.” Beklenmedik birisi uğradığı zaman, konuşmak için ayağa kalkmalı, zamanımız yoksa ziyaretçimize oturma teklif etmemeliyiz.

10

•

Telefon Görüşmeleri :

Birçok kimse için telefon görüşmeleri sürekli kesintiler demektir. Bütün görüşmeleri engelleyemeyiz. Bununla beraber, sürelerini kısa tutabiliriz. Telefonumuza cevap verebilecek bir elemanımız varsa görüşmeleri eleyebiliriz. Hangi görüşmelerin kişisel takibimiz gerektiğini gözden geçirmeli ve diğerlerini öncelik sırasına göre zamana yaymalıyız. Telefon görüşmelerinde her zaman sarf edilen kelimeleri kısa tutmalı, kısa cevaplar vermeli ve görüşme amacına ulaştığında nazik bir şekilde görüşmeyi bitirmeliyiz. •

Posta :

Bizi ara vermeye zorlayacak üçüncü faktör postalardır. İstenmeyen postalar sel gibi gelir. Postalarımızı düzenleyecek biri varsa “sadece bilgi” ve “faaliyet” şeklinde iki bölüme ayırmalı, hangilerinin başkalarına verilmesini ve hangilerinin çöpe atılmasını istediğimize dair ayrıntılı bir talimat vermeliyiz. Her postayla bir kez bakmayı öğrenmeliyiz. Onu okuduğumuz zaman neyin istendiğine kesin karar vermeli ve hemen işe başlamalıyız. Eğer gelen posta sadece bilgi içeriyorsa hemen okunmasına gerek yoktur daha uygun bir zamana erteleyebiliriz. Bazı postalar telefonla cevaplanıp zaman kazanılabilir. Eğer cevaplamak için bilgi gerekiyorsa cevaplama işini başkasına devredebiliriz. Diğer bir görüş ise orijinal mektubun üzerine elle kısa bir cevap yazmak ve geri postalamaktır. Eğer bir kayıt tutmak gerekiyorsa postalamadan önce fotokopisini alabiliriz. •

Bekleme :

Randevular, toplantıların başlaması, diğerlerinin bir şeyi bitirmesi için, ya da işe gidip gelirken çok fazla zaman harcarız. Bu “bekleme” süresini daha iyi kullanmak için fırsatlar mevcuttur. Beklemek zamanı israf etmek olmayabilir. İki yaklaşım yardımcı olacaktır. Birincisi randevumuz olan kişiyi bekleyerek vaktimizi mantıksız harcamamalıyız. Randevu veren kişi eğer meşgulse bir not bırakmalı veya sekreterine görüşmeye hazır olduğunda bizi aramasını söyleyebiliriz. İkinci yaklaşım, beklerken boşa geçen zamanı değerlendirmektir. Örneğin iş hayatımızla ilgili dergiler yada kitaplar okuyabilir, tamamlanması gereken faaliyetleri planlayabilir yada aklımıza gelen ve yapılması zorunlu olan işleri not alabiliriz. Küçük bir kasetçalar, seyahat ve iş-ev yolculuklarımızı daha verimli hale getirebilir. İşimizle ilgili bilgi kasetleri dinleyebilir ya da ofisimize döndüğümüzde zamanla ilgili görüş ve talimatları kaydetmek üzere kullanabiliriz. •

Toplantılar :

11

Bu hususta zaman kaybı iki yönden olur; bizim düzenlediğimiz toplantılar ve katıldığımız toplantılar. Bir toplantı düzenlediğimizde neler yapmak istediğimizi önceden planlamalıyız. Katılımı optimum seviyede tutmalı, kısa, gündemli ve direkt olarak toplantının amacına yönelik çalışmalıyız. Toplantı süresi önceden belirlenmeli dolayısıyla görülecek konular önem sırasına göre o zaman dilimine göre görüşülmelidir. Toplantı sürecinde görüşülecek konu üzerinde tartışılır. Periyodik olarak ulaşılan noktaya kadar ki çalışmalar özetlenir ve toplantı sonucuna göre görevlendirilecek kişilere görevleri net olarak açıklanır. Faaliyet tarihleri işlerin sürüncemede kalmaması için mutlaka belirlenmeli ve toplantıya son verilmelidir. Yaygın bir zaman kaybettiricisi olan “düzenli personel toplantıları” nı etkin hale getirmek için iki yol vardır. Bunlardan biri toplantı başlangıcında gündemi oluşturmaktır. Eğer gündem içerisinde birden fazla konu varsa öncelik sırasına dizilmelidir. Diğer yol ise iki katılımcıyı ilgilendiren her türlü tartışma ortadan kaldırılmalıdır. Bir toplantıya katılmadan önce, bu toplantının bizim için gerekli olup olmadığından emin olmalıyız. Eğer toplantıya katılmamız gerekli ise toplantıda aktif olabilmek için önceden hazırlık yapmalıyız. Uzun tartışmalardan kaçınmalı ve toplantı içerisinde takip edilecek maddeler uygun öncelik düzeni içerisinde yapılacak şeyler listesine eklenmelidir. •

Aksaklıklar :

Genellikle krizlerin kaçınılmaz olduğu düşünülür. Kısmen doğrudur. Beklenmedik bir olay ortaya çıkar çıkmaz çözüm getirmemiz gerekir. Ancak çoğu kriz devamlı olan olaydır. Krizlerin çıkmasının asıl sebebi yaptığımız planlara uymamız yada işleri geciktirmemizden kaynaklanır. Karşılaşacağımız aksaklıkları azaltmak için daha önce yaşadığımız tecrübeleri gözden geçirerek, karşılaştığımız problemlere daimi bir model geliştirmektir. Aksaklıkları azaltmanın bir başka yolu da ihtimalleri hesaplamaktır. Projemizin anahtar unsurlarını değerlendirmeliyiz: kalite, miktar, maliyet ve zamanlılık. Ondan sonra bir kriz meydana geldiğinde tepki vermeye hazır olmak için şu 3 soru bize ışık tutacaktır:  Neyin yanlış olma ihtimali vardır?  Ne zaman yanlıştan haberdar olurum?  Bu konuda neler yapabilirim? Bazı krizler bizim kontrolümüzün ötesindedir. Örneğin, bize gerçekçi olmayan bir süre verilebilir, son dakikada önceliklerde bir değişiklik yapılabilir, personelimiz hata yapabilir, cihazlarımız bozulabilir. Böyle durumlarla karşılaştığımızda kesinlikle panik yapmamalıyız. Öncelikle nelerin yapılması gerektiğini düşünmeliyiz. Aksaklığı çözecek alternatifler geliştirmeli, daha sonra problemi ortadan kaldıracak sistemli ve düzenli olan alternatif seçilerek çıkan aksaklığı ortadan kaldırmalıyız. Bir aksaklığı giderirken ikinci bir aksaklığa meydan vermeyecek şekilde hareket etmeliyiz.

12

5. ZAMAN YÖNETİMİ YAKLAŞIMLARI Dobbins ve Pettman’nın “zamanı yönetmek yaşamı yönetmektir” düşüncesinden hareketle, zaman yönetimi karşısına çıkan engellerden bahsettikten sonra zaman yönetimi yaklaşımları ve yöntemlerini açıklamak doğru olacaktır. Zaman yönetimi konusunda değişik bakış açıları söz konusudur. Burada genel kabul gören, geleneksel ve yeni yaklaşım sınıflandırmasına gidilip, aşağıdaki açıklamalar yapılabilir:

1. Geleneksel Yaklaşım Geleneksel zaman yönetimi teknikleri ilk olarak 1973 yılında Alan Lakein’in “How To Get Control of Your Time and Yoer Life” isimli eserinin yayınlanmasıyla popüler olmuştur. O zamandan bugüne abartısız yüzlerce kitap, makale, eğitim filimler ve video kasetleri vasıtasıyla zaman yönetiminin çok çeşitli prensipleri tanıtılmıştır. Hemen hemen bu sunumların hepsi, bir yapılacaklar listesi hazırlamanın üstünlüklerini açıklar. Lakein’in zaman yönetimi tanımına göre, bireyler öncelikle ihtiyaç ve isteklerini saptamalı, onlara ulaşmak için amaçlar belirlememeli, amaçlara ulaşmak için yapılması gereken görevleri; planlama, programlama ve listeler hazırlama yoluyla uygun olan zaman ve mevcut kaynaklara uyumlaştırmalıdır. Geleneksel zaman yönetiminin temel ilgi alanları; önceliklerin ve yetkilerin belirlenmesi, planlama ve kontrol, gecikme ve kesintilerin üstesinden gelme gibi konuları kapsamaktadır. Bu temel ilgi alanlarının kökeninde, zaman yönetiminin kalbi niteliğinde olan “amaçların gruplandırılması ve listelerin yapılması” yatmaktadır. Lakein ve MacKenzie “yaşam zamanı” soruları şeklinde amaç gruplandırılmasının önemini vurgulamaktadır. Lakein ve MacKenzie’ nin soruları aşağıdadır: Bu üç soruya verilecek yanıt yaşam zamanı ile ilgili amaçlardaki öncelikleri açıklamaktadır. Bu amaçlara ulaşmak için seçilen araç ise “günlük liste yapmak”’tır.

Hayatımın Amaçları Nelerdir? Gelecek Üç Yıl İçinde Zamanı Nasıl Geçirmek İstiyorum. Bugünden İtibaren Altı Ay Sonra Öleceğimi Bilsem, O Zamana Kadar Nasıl Yaşamalıyım

MacKenzie’ ye göre, bu listede sadece en önemli görevler yer almakta ve belirli bir gün içinde yapılmasına ihtiyaç duyulanlara önem sırasına göre numara verilmektedir.

13

Benzer şekilde Lakein’ in yapmış olduğu liste söz konusu gün için yüksek önceliğe sahip olan ve bunları gerçekleştirmek için herhangi bir özel çabanın gerekmediği uzun vadeli amaçlar listesinde yer alan önemli faaliyetleri içermektedir. Yapılacaklar listesi, geleneksel zaman yönetimi çalışmasının en önemli unsurudur. Öncelikleri belirlemek ve toplantıları tekin bir şekilde idare etmek, yapılacaklar listesi sayesinde kolaylaştırmaktadır.

2. Yeni Yaklaşım Yeni yaklaşımda geleneksel yaklaşımda olduğu gibi amaçların gruplandırılması ve listelerin hazırlanması faaliyetleriyle ilgilenmekle birlikte çarpıcı şekilde farklılıkları bulunmaktadır. Yeni zaman yönetimi, geleneksel zaman yönetiminin üzerinde durduğu öncelikleri belirleme, planlama ve kontrol konularının önemini vurgulamaya devam etmektedir. Geleneksel yaklaşım ile yeni yaklaşım arasındaki en önemli fark,yeni yaklaşım amaçları belirleme yerine “ değerleri ortaya çıkarma” ile işe başlamasıdır. Lakein’ in yaşam süresi ile ilgili üç soruya verilecek yanıt, kuşkusuz bir bireyin değerleri hakkında bazı ipuçları vermektedir. Ancak, yeni zaman yönetimi daha çok direkt olarak bireysel değerlerle ilgili zor sorularla ilgilenmektedir . Scott “hangi değer verdiğiniz şeyleri elde etme, işinizi anlamlı ve tatmin edici kılmaktır?” sorusu üzerinde odaklanmak gerektiğini ifade etmektedir. Aynı vurgulama Winston’ un çalışmasında da tekrarlanmaktadır. Yeni zaman yönetiminde en önemli şey, “ değerlerin açıklanması” dır. Amaçlarda bu hemen her zaman vardır; yeni bir otomobil sahibi olmak gibi. Oysa değerler her zaman bir şey olmayı ifade etmektedir; mali açıdan güvende olmak gibi. Değerler konusunda açık olunursa, büyük ölçüde açık ve kesin bir şekilde amaç belirlenmiş olmaktadır.

6. ZAMAN YÖNETİM SÜRECİ Süreç olarak zaman yönetimi belli başlı sekiz aşamadan oluşmaktadır. Şekil’de görüldüğü gibi bu aşamalar sırasıyla, “zaman kullanım analizi, zaman problemlerini tanımlama, kendini tanımlama, amaçları ve öncelikleri belirleme, program hedeflerini uygulama planlarına aktarma, günlük program ve rehberleri hazırlama, zaman yönetimi teknikleri geliştirme ve sürecin izlenmesi” olmaktadır

1. Zaman Kullanım Analizi(Zaman Cetveli) Zaman yönetimi sürecinin ilk aşaması, zamanın nereye harcandığı belirlemektir. Çok az birey zamanını nasıl kullandığı konusunda net bir görüşe sahiptir. Çoğunlukla bireyler, ne yaptıklarının ve ne kadar zamanda yaptıklarının bilincinde olduklarını zannetmektedir. Ancak, hafızaları zamanlarını nasıl kullandıkları konusunda onları yanılta bilmektedir. Bireylerin zamanlarını en iyi şekilde yönetebilmeleri, gerçekte zamanlarını nereye ve nasıl harcadıklarını ortaya çıkarmalarına bağlı olmaktadır.

14

Zamanın nereye ve nasıl harcandığının belirlenmesi ancak zamanı analiz etmekle mümkün olacaktır. Zamanın nasıl kullanıldığını analiz etmenin en iyi yolu bir ay yada iki hafta boyunca her gün, her on beş dakikada bir yapılan tüm işleri ve bu işlerin niteliğini, sürelerini ve saatlerini bir forma kaydetmektir. Buradan elde edilen veriler, “zamanınızı kendiniz mi kontrol ediyorsunuz?” yada “zamanınız dışsal etkiler veya alışkanlıklar tarafından mı kontrol ediliyor?” sorusunun yatını verecektir.

ZAMAN PROBLEMLERİNİ G

TANIMLAMA

E KENDİNİ TANIMA

R İ

AMAÇ VE ÖNCELİKLERİ BELİRLEME

B

PROGRAM HEDEFLERİNİ

E

UYGULAMA PLANLARINA

S

AKTARMA

L E M

GÜNLÜK PROGRAMLAR VE REHBERLER HAZIRLAMA

ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİNİ GELİŞTİRME

15

E

SÜRECİN İZLENMESİ VE YENİDEN ANALİZ

ETKİN ZAMAN YÖNETİM SÜRECİ

2. Zaman Problemlerini Tanımlama Zaman yönetimi sürecinin ikinci aşaması, zaman kaybına neden olan problemlerin belirlenmesidir. Bu aşamada, hiçbir sonuç getirmeden sadece zaman israfına neden olan faaliyetler tespit edilip mümkün olduğunca bunların ortadan kaldırılmasına çalışılmaktadır. Zaman kaybına neden olan etkenlerin tespiti ise, zaman kayıtlarında yer alan faaliyetlerin gözden geçirilmesi ile mümkün olabilmektedir.

3. Kendini Tanımlama Zaman yönetimi sürecini üçüncü aşaması, birey kendisini tanımasıyla ilgilidir. Bireyin kendini tanıması ancak kendini değerlendirmesiyle mümkün olacaktır. Bireyin kendi yeteneklerini ve becerilerini değerlendirmesi, zaman kaybına neden olan davranışlardan uzaklaşması ve böylece mevcut zaman üzerinde kontrolün sağlanması açısından önemli olmaktadır.

4. Amaç ve Öncelikleri Belirleme Amaçlara ve bu amaçlara ulaştıracak ara amaçlar olarak nitelendirilebilecek hedeflerin belirlenmesi, önceliklerin saptanması, zaman yönetimi sürecinin dördüncü aşamasını oluşturmaktadır. Bu aşamada sırasıyla; amaçlar belirlenmekte, bu amaçlara ulaştıracak hedefler saptanmakta, öncelikli hedefler belirlenmekte ve bu hedeflere ulaşmak için yapılması gereken işler tespit edilmektedir. Ayrıca bu aşamada işlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrolü için ölçülebilir sonuçlar belirlenmektedir. Bu aşamada amaçlar; yaşama ilişkin amaçlar ve işe ilişkin amaçlar olmak üzere iki başlık altında ele alınıp incelenmektedir. Birey, yaşama ilişkin amaçlarını belirlerken, aşağıdaki sorulara yanıt aramalıdır: _Ben ne olmak istiyorum? _Hayatta ne tür bir ilişki kurmak istiyorum? _Hangi alanlar benim ilgimi çekiyor? İşe ilişkin amaçlar belirlenirken ise, aşağıdaki sorular yanıtlanabilmelidir. 16

* Ben hangi işlerden zevk alıyorum? * Hayatta ne tür bir ilişki kurmak istiyorum? * Hangi alanlar benim ilgimi çekiyor?

Bu iki amaç gurubunun çatışması bir zorunluluk değildir. Birey bunlar arasında belli bir denge kurarak bir arada ve aynı anda gerçekleşmesini sağlayabilir. Amaç ve hedeflerin olabildiğince açık ve kesin olarak belirlenmesi, zamanın etkin kullanılabilmesi için zorunludur. Amaç ve hedeflerin içeriği anlaşılmadığında çalışmaların günlük konular üzerinde yoğunlaşması söz konusu olmaktadır.

5. Program Hedeflerini Uygulama Planlarına Aktarma Amaç ve hedeflere ulaşmanın tek yolu bunların gerektirdiği çabayı göstermektir. Faaliyetlere bir yön ve kesinlik kazandırmak için çabaların belirlenen hedeflere ulaşmak üzere planlanması gerekmektedir. İyi formüle edilmiş bir amaç ifadesi tek başına, istenilen sonuçlara ve hedeflere ulaşmak için atılması gereken adımların hafızada kalmasını sağlamaktadır. Bir şeyin niçin yapılacağını açıklamakta; ancak neyin ve nasıl yapılacağından söz etmemektedir. Burada; ne, kim, ne zaman, nerede, nasıl ve niçin soruları önem kazanmaktadır. Bu nedenle amaçlarla birlikte temel bir faaliyet planı hazırlamak gerekmektedir. Bu uzun vadeli bir plan niteliğindedir. Temel faaliyet planının hazırlanmasından üç aşamalı bir yol izlenmektedir. Birinci aşamada, öncelikli hedeflere ulaşmak için yapılması gereken tüm işler sıralamakta; ikinci aşamada, söz konusu işlerin yapılması için gerekli olan tüm kaynaklar belirlenmekte; üçüncü aşamada ise, hedeflere ulaşmak ve her bir işin tamamlanması için gerekli olan süre belirlenmektedir. Temel faaliyet planı, ilerdeki aşamalarda hazırlanacak orta ve kısa dönemli planlar için bir temel oluşturmaktadır. Temel faaliyet planından hareketle geliştirilen kısa dönemli plan ve programlar amaçlara etkin bir biçimde ulaşılmasında önemli katkı sağlayacaktır.

FAALİYET PLANI Öncelikli Hedefler 1.---------------------------2.---------------------------3.---------------------------FAALİYET PLANI Hedefe Ulaşmak İçin Yapılması Gereken

Faaliyet Planı Gerekli Kaynaklar

17

Zaman

iş ve faaliyetler 1 2 3 4 5 ......

(Para, insan, zaman vb.)

6. Günlük Programlar ve Rehberler Hazırlama Zaman yönetimi sürecinin altıncı aşamasında, temel faaliyet niteliğindeki planlardan hareketle kısa dönemli planlar ve programlar hazırlanmaktadır. Kısa dönemli planlama ve programlama iki önemli adımı içermektedir. Birinci adım haftalık bir süreyi kapsayan planlama yapılması, ikinci olarak da bu haftalık plandan hareketle günlük faaliyet planı hazırlamaktır. Haftalık planlama sürecindeki önemli unsur, planı her hafta düzenli olarak yapmaktır. Eğer zaman her hafta düzenli bir şekilde planlanırsa, plan yapma alışkanlığı kazanılacaktır.

HAFTALIK PLAN TABLOSU Planın Kapsadığı Tarih : .../..../..... Hedefler .................................................. .................................................. Gün Zaman Pazartesi

Faaliyet

Salı Çarşamba Perşembe Cuma

18

Cumartesi Pazar

Bu hedefleri gerçekleştirmeye yönelik tüm iş ve faaliyetler zaman ve konuya göre, hedeflerin aşağısında sıralanmaktadır. Haftalık planın, takip eden hafta içi Cuma günleri, hafta başı veya pazartesi sabahları yapılması uygundur Planın kısıtı; kontrol edilmeyen faaliyetleri içermemesidir. Plan, kesintileri göstermemektedir. Kriz gibi beklenilmeyen durumlar için zaman ayrılmamıştır. İşvereni iş dışı ricaları, habersiz ziyaretçiler ve telefonla aramaların yol açtığı kesintiler göz önüne alınmamaktadır. Ayrıca, yöneticinin her bir faaliyet için belirlediği süre uygulamada farklı olarak ortaya çıkabilmektedir. Bu nedenle faaliyetlerin alacağı süreleri iyi belirleme yeteneği planın başarısı için önemli bir unsurdur.

Bununla beraber yöneticinin planında tüm zamanını dakikası dakikasına planlamak yerine kesintileri de öngören bir esneklik koyması hedeflerine ulaşmada yararlı olmaktadır. Tablonun sonraki aşaması haftalık plandan hareketle günlük planın hazırlanmasıdır. Günlük planlamada ilk adım; haftalık planda yer alan iş ve faaliyetlerden hangileri o gün yapılması isteniliyorsa belirlemek, ikinci adım ise; o gün için planlanmamış ancak sonradan ortaya çıkan yeni işleri de bu işlere ekleyerek tüm iş ve faaliyetleri belirlemektir. Günlük plan, zamanı planlama ve hedefleri yeniden gözden geçirmede önemli ve son adımdır.

GÜNLÜK PLAN Zaman

Faaliyet

T arih: Diğer Faaliyetler errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr FAALİYET Öncelikli Faaliyetler

Öncelik Sırası

Günlük Hedef :

19

Zaman

Günlük planda, gün içinde yapılması gereken tüm işler ve bunlara ilişkin zaman solda en üst bölümde yer almalıdır. Ayrıca, bir önceki günde tamamlanmamış ancak sonradan ortaya çıkan yeni faaliyetler de diğer faaliyetler başlığı altında sağ en üst bölümde yer almalıdır. Gün içinde yapılması düşünülen öncelikli işler ve bu işlerin öncelik sırası ise, diğer faaliyetlerin aşağısında listelenmelidir. Günlük planlarda, yapılması düşünülen tüm iş ve faaliyetlerin önem ve öncelikleri göz önünde bulundurularak bir yapılacaklar listesi hazırlanmalıdır. Bu liste günlük planın taslağını çıkarmak için kullanılmalıdır. Ayrıca bu listede toplantıları, randevuları bunlara ek olarak diğer öncelikli maddeleri gerçekleştirme zamanını göstermelidir. Liste hazırlanırken, işler bireyin kendi biyolojik ritmini bilmesi ve buna göre en verimli zamanlarını en önemli işler için planlaması gerekir. Dikkatini önemli işler üzerinde yoğunlaştıran ve öncelikleri belirleyen birey, listenin başından başlamalıdır. Her iş günü sonunda tamamlanan iş ve faaliyetleri gözden geçirmeli ve tamamlanması gereken ancak gün içinde yapılmamış işleri de ileriye taşıyarak, bunları yarının yeni maddelerine eklemelidir. Günlük plan, günün hedeflerini belirleyip tercih edilen yolun çizilmesini sağlar. Bu yolun çizilmesinde; duvar tabloları, elektronik günlükler, cep bilgisayarları, masa takvimi ajanda yardımcı planlama araçlarıdır. Bu araçların kullanılması günlük olarak randevuların, adres ve telefonların, hedeflerin, harcamaların, özel günlerin kaydedilmesi ve planlamasına yardımcı olmaktadır.

7. Zaman Yönetimi Tekniklerini Geliştirme Zaman kaybına yol açan kişisel ve çevresel problemlerin üstesinden gelebilmek için geliştirilecek teknikler bu aşamanın konusunu teşkil etmektedir. Zamanın etkin ve verimli bir şekilde kullanımı, büyük ölçüde zaman israfına neden olan kesintiler, ertelemeler, plansızlık, etkin olmayan toplantılar gibi zaman tüketicilerinin en aza indirilmesini ya da ortadan kaldırılmasını gerektirmektedir. Bu ise, telefonun etkili kullanımı, sekreterleri etkili kılma, yetki devri, doğru iletişim kurma (yazılı,sözlü), etkin toplantı yönetimi vb... yöntem ve çözüm önerilerinin uygulanması ve benimsenmesi ile mümkün olabilmektedir.

8. Sürecin İzlemesi ve Yeniden Analiz Zaman yönetimi süreci döngüsünü tamamlayan sekizinci aşama, sürecin izlenmesi ve yeniden analizidir. Bu aşamada zaman yönetimi programı, hem uygulama sırasında hem de uygulamadan sonra, takip edilerek, istenilen değişikliklerin gerçekleştirilmesi ve sonuçlarının tespit edilmesi gerekmektedir. Zaman yönetimi kesintisiz devam eden bir faaliyettir. Bu nedenle zaman yönetimi programının uygulanması sonucunda ister beklenilen sonuçlar gerçekleşsin, isterse gerçekleşmesin iyileştirme çabaları sona ermemektedir.

20

Zaman yönetiminde başarı, geliştirilen programların dikkatli ve titiz bir şekilde uygulanması, aşamaların ileriye dönük izlenmesi ve analizin tekrarı ile mümkün olabilmektedir. Ancak en önemli nokta, kişinin zamanını kontrol etmeye yönelik bilgiler çerçevesinde, kendini zamanını yönetmeye adaması olmaktadır.

7. ZAMAN YÖNETİMİ İLKELERİ Bireylerin zamanlarını kontrol edebilmeleri ve etkin bir biçimde kullanabilmeleri için bir takım ilkeler oluşturulmuştur. Belli başlıklar altında toplanan bu ilkeler şunlardır: •

Bireysel Hazırlık

Zaman yönetimini uygulama içinde olan ya da zamanını iyi yönetmek isteyen bir birey, her şeyden önce başarılı bir zaman yönetiminin ancak kendi çabası ile mümkün olacağının bilincinde olmalıdır. Birey, zaman yönetimine karar verdiği zaman, bunu ancak kendisi yapacaktır. Kendisinden başka bir yardımcısı yoktur. Birey zamanını en iyi şekilde ancak kendisi kullanabilir, planlayabilir ve kendi bir düzene koyabilir. Diğer bir ifadeyle bireyin zamanını iyi planlayabilmesinin, yönetebilmesinin tek yolu, bu yolda yalnız olduğunu bilmesi olmaktır. •

Toplam Çalışma Zamanının %100’ ünü Planlamaktan Kaçınmak Kuralı)

(%60

Bireyler zamanlarının ancak %60' nı kontrol edebilmektedir . Her an ortaya çıkabilecek beklenmedik işler, planlanmamış girişimlerin yapılması zorunluluğu, önemsiz olmasına karşılık aciliyet kazanmış işler ve sosyal etkinlikler için belirli bir zaman ayrılması gerektirmektedir. Belirli bir zaman diliminde bir birey zaman yönetimi anlamında en başarılı stratejileri uygulamış olsa da zamanının %40’ lık bir bölümünü kontrolünün dışındaki bu işlere ayırması gerekir. Zaman yönetimi temel olarak bu %60’ lık bölümü artırma veya daha etkin kullanma çabalarının ortak adıdır. Ancak, bunun hiçbir zaman %100’e çıkarılamayacağı da genel kabul görmektedir. Bireyler beklenilmeyen olaylar, kesintiler ve benzeri durumların üstesinden gelebilmek için toplam çalışma süresinin %100’ ünü planlamaktan kaçınmalı ve sadece belli bir yüzdesini planlamalıdırlar. Tipik olarak bu oran %60’ tır. •

Önce Etkinlik Daha Sonra Verimlilik

Zamanı kullanma bir anlamda işleri iyi yapmaktan çok, doğru işleri doğru zamanda yapmaktır. Etkinlik, doğru iş yapmak anlamına gelmektedir. Yapılacak doğru işler tamamlandıktan sonra, kişiler işleri doğru yapmaya yoğunlaşmalıdır. İşte bu verimliliktir. İşleri doğru yapma, onu tam olarak yanlışsız bir şekilde yapmayı ifade etmektedir.

21

Verimlilikte zamanın ve diğer kaynakların en az kullanılması söz konusudur. Verimlilik etkinlikten sonra gelmektedir. Çünkü amaçlara doğrudan veya dolaylı olarak katkıda bulunmada başarılı olunamadığı bir durumda işlerin iyi yapılmasının bir önemi olmamaktadır. •

Personele Yetki Devri ve Onların Eğitilmesi

Yetki devri başkalarına yaptırılabilecek işlerden kurtulma değil, gerçekten yöneticinin kendisinin yapması gereken işlerle ilgilenmesinin gereğidir. Yöneticiler zaman cetvellerine baktıklarında, önemli saydıkları pek çok şeyi yapmak için yeterli zamanlarının olmadığını görmektedirler. Yöneticilerin önemli gördüğü faaliyetlerle ilgilenebilmelerinin, diğer bir ifadeyle kendilerine zaman ayırabilmelerinin tek yolu, astlarının da yapabileceği işleri onlara devretmesinden geçmektedir. Yöneticiler tarafından gerçekleştirilen işlerin büyük bir bölümü başkaları tarafından da yapılabilecek işlerdir. Bu nedenle de, başkalarına devredilmelidir. Yetki devri zamanı verimli kullanmayı olumlu yönde etkilemektedir. Gerçekte işe uygun bir asta yapılacak yetki devri yöneticiye zaman kazandırmaktadır. Bu nedenle her yönetici, personeli bu yönde eğitmelidir. •

Tersine Yetki Devrinden Kaçma

Ast-üst ilişkilerinde ilginç bir gerçek de ters ya da yukarı doğru olan yetki devridir. Astlarda bazıları verilecek görevlerin riskinden kaçmak için veya başaramama korkusu, aşırı iş yükü, işi bitirmek için gerekli bilgi ve yeteneğe sahip olmamaları gibi nedenlerle verilen görevleri almayabilirler. İstemeyerek aldıkları durumlarda da sürekli yöneticiye danışarak, onun zamanını alabilirler. Bu durumda yetki devri geri dönmüş olur. Yetki devrinin geri dönmesi zaman yönetimi açısından istenilmeyen bir durumdur. •

Her Bir Gün İçin Amaçların Listelenmesi ve Öncelikli Olanların Belirlenmesi

Amaçları belirlemek ve onlara ulaşmak, zaman yönetimi açısından önemlidir. Kişi ne yapması gerektiğini bilmiyorsa işe nereden başlayacağını da bilmeyecektir. Nelerin önemli ve yapılması gerektiğini bilen bir kişi olayların kendisini yönlendirmesini engelleyecek ve olaylara kendisi yön verecektir. Böylece sahip olduğu zaman parçası içinde yapması gerekenlere ulaşma olanağına da kavuşacaktır. Amaçları belirlemek kişinin dikkatinin gittiği yönde odaklanmasına, belli bir zaman çerçevesi içinde ne yapacağını anlamasına yardımcı olmaktadır. İyi bir zaman yöneticisinin hareket noktasını, önemli işlerin zamanında yapılması ilkesi oluşturmaktadır. Bu amaçla yönetici, öncelikle amaçlarını ve bunlara

22

ulaşabilmek için gereken işleri belirlemeli, daha sonra da bu işleri önem derecesine göre sıralamalıdır. Bu ise iyi bir planlamayı gerektirmektedir. •

Belirli Bir Zamanda Belirli Bir İş Yapılması

Yöneticiler belirli bir zaman dilimi içinde tek bir iş üzerinde çalışmalıdır. Bir önceki işi bitirmeden yada çalışmaya geçici olarak ara vermeden yeni bir çalışmaya geçilmemelidir. Bir görevi belirli bir zaman içinde bitirmek; iş ikinci kez ele alındığında, konuyu hatırlatmak ve kavramak için zaman harcamak gerekmeyeceğinden yöneticiye çok zaman kazandıracaktır. •

Çalışma Programının Yapılması

Uzun süreli planların yanı sıra günlük programlar hazırlama yöneticiye zaman kazandırmaktadır. Bunun için astlarla konuşma saatlerini ve benzeri konuları programlamak zamanın düzenli kullanılmasını sağlayabilmektedir. Yöneticiye önerilen yöntemlerden birisi de Cuma günü öğleden sonra, takip eden haftada yapılacak işleri belirlemektir. Haftalık olarak düzenlenmiş işler günlük programlar haline dönüştürülerek düzenlik sağlanmış olmaktadır. Yöneticilerin günlük faaliyetlerini ve çalışmalarını belli bir plan ve program içinde gerçekleştirememeleri yapacakları işin kalitesini ve aktivitesini en aza indirmektir. Hatta yapılması gereken oldukça önemli işlerin ve faaliyetlerin diğer yıllara sarkmasına ve tamamının gerçekleştirilememesine neden olmaktadır. Bütün bu benzeri nedenlerle yöneticiler günlük çalışmalarını belirli bir plan ve program içinde gerçekleştirmelidirler. Ayrıca programlarının esnek olmasına, gün boyu oluşabilecek kesintiler ve ortaya çıkan yeni durumlara uyabilecek nitelikte hazırlanmaya özen göstermelidir. •

Zaman Kayıplarını Giderme

Zaman kayıpları bireyin kendisinden kaynaklanabileceği gibi kendi dışındaki nedenlerden de kaynaklanabilmektedir. Bireyin mevcut zamanını etkin kullanmasını engelleyen bu nedenlerin bir kısmının ortadan kaldırılması bir kısmının ise etkilerinin azaltılması şeklinde bir uygulamaya gidilebilir. Bu konuda en etkili yollardan birisi, zamanın etkin kullanımını engelleyen sorunları saptayarak, uzun ve kısa vadede bu sorunları ortadan kaldırılacak yöntemleri uygulamaya koymaktır.

8. PLAN YAPMANIN ÖNEMİ VE ÖNCELİKLERİN BELİRLENMESİ Planlama, en basit bir şekilde, neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma sürecidir. Planlamanın en büyük avantajı zaman kazandırmasıdır. Yapılan çalışmalar, yöneticilerin planlamaya biraz daha fazla zaman ayırmaları durumunda uygulamada daha az zamana gereksinim

23

duyduklarını ve böylece zaman kazanabildiklerini ortaya koymaktadır. Ayrıca planlama, yöneticilerin dikkatini amaca yöneltmekte, çabaları uyumlaştırmaya olanak sağlamakta ve emek savurganlığını azaltmaktadır. İnsan doğası planlama kavramıyla çelişmektedir. Nasıl davranılacağını önceden kararlaştırmanın özgürlüğü sınırladığı düşüncesi, günlük ve acil olaylara önem verme zorunluluğu planlama yapmayı engellemektedir. Ancak gelecek hakkındaki tereddütler, kırtasiyecilik ve zaman bulamama gerekçeleriyle planlamaya karşı çıkma, uzun vadede kazanılacak zaman ve elde edilebilecek verimi görememek anlamına gelmektedir. Yönetim olayı planlama ile başlar, plansız yapılan her girişim başarısızlıkla sonuçlanabilir. Plansız yapılan işlerin karışmasına, kimin ne işle uğraştığının bilinmemesine, o gün için öncelikle yapılacakların neler olduğunun görülememesine, en önemlisi de açık ve net bir amaç ortaya konulamamasına neden olmaktadır. Kısaca, önceden ne yapılacağı, nasıl yapılacağı, ne zaman yapılacağı karar altına alınamamaktadır. Bu kararsızlık durumu ise, işlerin kısa sürede tamamlanmasını ve daha olumlu sonuçlar elde edilmesini engellemektedir. Başarılı planlama etkin zaman yönetiminin temeli olmaktadır. Başarılı bir planlamada ilk aşama amaç ve hedefleri saptamak, ikinci aşama ise öncelikleri belirlemektir.

• Amaç ve Hedefleri Belirlemek Amaçlar, belli bir süre içinde gerçekleştirilmesi arzu edilen veya ulaşılmak istenen sonuçlardır. Amaçlar; soyut veya somut olabileceği gibi, maddi veya manevi, beşeri veya sosyal niteliklerde de olabilir. Bu açıdan ele alındığında amaçlar mevcut hareketleri ve tepkileri yönlendiren bireysel ve sosyal olarak belirlenmiş maddi ve manevi değerlerdir. Hedefler ise, kısa ve uzun vadeli amaçları gerçekleştirmek için belirlenen alt amaçlardır. Diğer bir ifadeyle hedefler açık, seçik belirlenmiş ve ölçülebilir hale getirilmiş amaçlardır. Doğru ve belirgin amaçları olmayan bireylerin günlük olarak belirledikleri hedefleri gerçekleştirmek için çaba sarf etmesi genellikle düş kırıklığı ve başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Bu durum zamanın etkin kullanılmamasıdır. Yöneticilerin amaç ve hedeflerini belirlemeleri, neye ihtiyaçları olduğunu, faaliyetlere ne zaman başlayacaklarını ve ne zaman tamamlayacaklarını bilmelerine yardımcı olmaktadır. Ayrıca faaliyetlerini amaçlarına ulaşma yolunda sürdürmelerine ve gereksiz işler için zaman harcamamalarına imkan vermektedir. Yöneticilerin hem kendi hem de örgütün amaçlarını bilmeleri zaman kaybını önlemektedir. Amaçları verimli bir şekilde belirlemek için, yönetici ulaşmak istediği hedef ve amaçlar üzerinde düşünmeli, düşüncelerini başkalarıyla tartışmalı ve yapmaya karar verdiği iş ve faaliyetleri kağıda dökmelidir.

• Öncelikleri Belirlemek 24

Zamanı etkin kullanma konusunda ilk olarak dikkate alınması gereken husus herşeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunmayacağı gerçeğinin kabul edilmesidir. Zaman yönetimi bir anlamda önceliklerin yönetilmesinden başka bir şey değildir. Bekleyemeyecek işlerin, işin merkezini oluşturan ve yapılmaması durumunda sorun çıkaracak işlerin belirlenmesi, zamanı etkin kullanmanın anahtarını oluşturmaktadır. Bunlar öncelik sıralamasında başta gelmesi gereken çok önemli işlerdir. Onlara ne kadar zaman ayrılacağı, işin ne kadar acil olduğuna ve benzer işlerin sayısına bağlıdır. Şunu belirtmekte fayda vardır, her acil iş önemli olmak zorunda değildir. Önceliklerin belirlenmesini aşağıdaki örnek tam anlamıyla açıklamaktadır: Şimdi, bir şirketin kıdemsiz çalışanını düşleyin, ona Ayşe diyelim, Ayşe oldukça basit bir iş yapmaktadır. Ayşe’nin yapması gereken işlerin sorumluluğu 40 birimdir ve bu işi yapmak için haftada 40 saat çalışmaktadır. Her şey dengededir ve Ayşe Cuma günleri kafasında hiçbir düşünce olmadan mutlu bir şekilde eve gitmektedir.

40 Sormululuk birimi

40 Gün

Şimdi varsayalım Ayşe hırslı biridir ve işinde ilerlemeyi istemektedir. İlerlemesi için daha fazla sorumluluk alması gerekir. Sorumluluğunu 60 birime yükseltelim. Ayşe şimdi bir ikilemle karşı karışıyadır. Dengesini yeninden nasıl sağlayabilir? Önünde iki seçenek var gibi görünmektedir: Ayşe ya haftada 60 saat çalışacaktır, ya da kaldıraç dengesini korumak için bir yöntem bulacaktır.

25

60 Sormululuk birimi

60 Gün

60 Sormululuk birimi

40 Gün

Bu iki seçenekten hangisinin daha mantıklı olduğu çok açıktır. Burada basit bir ilke vardır: “Şirkette üstlendiğiniz sorumluluğun ağırlığıyla, bu sorumluluğun gerektirdiklerini yapmak için gereken kişisel zaman arasında hiçbir ilişki yoktur.” Sorumluluk ve zaman arasında bir ilişki olması olanaksızdır. Önemli olan sorumlulukların yerine getirilmesi için yapılacak öncelik sırasının ve planlamanın doğru yapılmasıdır. Hiç uyumayan bir iş tutkununun bile haftada sadece 168 saati vardır. İşinizde etkili olmanın yolu her zaman kaldıraç dengesini korumaktır. Yöneticilerin öncelikleri belirlemede kullanabilecekleri bir takım teknikler bulunmaktadır. Lakein’in ABC sistemi, Pareto Analizi ve Zaman Kullanım Matrisi önceliklerin belirlenmesinde kullanılabilecek belli başlı teknikler olmaktadır. ABC sistemi önceliklerin belirlenmesi açısından yeterli olacaktır.

 ABC Sistemi Lakein’in ABC sistemine göre, İlk Aşamada hedefleri başarmaya yönelik bütün işler listelenir. Bu işlere nereden başlanacağına ya da ne gibi değişiklikler yapılacağına dair değişiklik yapılmaz. İkinci Aşamada, gün boyunca yapılması gereken beş ya da on kalem belirlenerek günlük bir liste hazırlanır. Üçüncü Aşamada ise, listedeki işler önceliklerine göre A, B, C olmak üzere üç gruba ayrılır. A kalem işler bekleyemeyen hemen yerine getirilmesi gereken işlerdir. Bu tür işler çok önemli olmaları nedeniyle ilk önce yapılmalıdır. B kalem işler önemlidir ancak A kalem işler kadar önemli değillerdir. Bu işler A kalem işlerden zaman

26

kaldıkça yapılmalıdır. C kalem işler ise, önemsiz ve yapılması zorunlu olmayan işlerdir. Önce A kalem işleri yaparak B ve C kalem işleri sonraya zamanı en iyi biçimde değerlendirmek mümkündür. Günün saatleri ve kalemlerin aciliyeti de göz önünde bulundurularak bu kategoriler de örneğin A kalem işler A-1, A-2, A-3, A-4 haline gelecek şekilde bölünebilir. ABC kalem işler bireyin bakış açısına, listede nelerin olduğuna bağlı olarak değişebilmektedir. Bugün A olan bir şey yarın C haline gelebilmektedir. Bu nedenle birey zamanını en iyi nasıl değerlendireceğine bakıp önceliklerini sürekli yenilemelidir.

9. BİYOLOJİK SAATİN ZAMAN YÖNETİMİNE ETKİSİ Hiç kimse karmaşık bir makineyi, içinde nelerin olup bittiğini anlatan çeşitli göstergeler ve ölçüler olmadan kullanmayı düşünemez. Ancak biz insanların da kendi kişisel göstergelerimizle karmaşık aygıtlar olduğumuzu ve bunun en verimli zamanımızın en azını kullanarak daha fazla iş yapma yeteneğimize etkisini ölçen göstergeler diyebiliriz. En önemli işleri en üretken saatlerde yapmak ve daha az önemli işleri daha az verimli saatlere bırakmak, üzerinde pek fazla vurgu yapamadığım bir başka gözden kaçmış zaman kazanma ilkesidir. Yapılan araştırmalar güne ne kadar hızlı başladığımızın, büyük ölçüde vücut ısısıyla ilgili ortaya çıkardı. Vücudun normal ısısı 37 santigrat derecedir. Bu ısı insan tamamen sağlıklı olsa dahi gün boyunca bir derece oynuyor. Bu, vücudumuzun oksijen yakmasıyla ilgili veya şöyle söyleyecek olursak, içimizdeki fırını ateşleyen karmaşık bir süreçtir. Isı değişimi, çalışma verimimizi, zihinsel uyanıklığımızı ve kendimizi nasıl hissettiğimizi belirler.

Herkes aynı olmasa da şu üç kategoriden birine uymaktasınız:  Sabah : Fırın harıl harıl yanarken uyanırsınız, bomba gibisinizdir. Öğle vakti zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş soğumaya başlarsınız. Akşamüzeri hemen hemen bütün günün enerjisini yakmışsınızdır.  Akşamüzeri: Uyanmaktan nefret edersiniz; bütün sabahı kayıtsız, uyuşuk ve hatta somurtarak geçirirsiniz. Öğlene doğru açılmaya başlarsınız. Öğleden sonra geç saatlerde, aynı Sabah Tipi’nin saat 10.00 civarı yaşadığı gibi enerjik olursunuz. Durulmaya başladığınızda hava çoktan kararmıştır.  Her zaman hazır: Bu mutlu kişi diğer iki tipin en iyi yönlerini almıştır; sabah erken kalkar, öğlene doğru soğur ve öğleden sonra yeniden ısınmaya başlar.

27

HANGİ VERİMLİLİK KALIBINDANSINIZ? Bir günün akışı içerisinde zihinsel ve fiziksel veriminiz büyük ölçüde değişir. Her yirmi dört saat içinde, içsel verimliliğinizin bir en yüksek, bir de en düşük olduğu iki zaman vardır. Bu düşüş ve yükselişler hemen hemen her gün aynı saatlerde olur ve verimlilik kalıbınız denilebilecek şeyi oluşturur. Çoğumuz zirve noktasına kahvaltından yaklaşık bir saat sonra ulaşırız. Ondan sonra, öğle yemeğiyle başlayacak biçimde önce yavaş sonra da daha hızlı biçimde düşüşe geçeriz. VERİMLİLİĞİNİZİN TEPE NOKTASINI EN İYİ NASIL KULLANABİLİRSİNİZ? Sevimsiz ve zor işlere optimum zamanı ayırmanız gerekir. Bunları daha ileriki ve daha yavaş olacağınız bir zamana bırakmak, işleri sadece daha sevimsiz ve zor kılar. En büyük ve zor işleri Pazartesi ya da Salı günleri yapılması uygun olur. O zaman daha yüksek enerjiye sahip olursunuz. Zor işleri erkenden yapmak, haftanın “kamburundan” kurtulduğunuz için size psikolojik bir rahatlık sağlar.

10. ETKİN ZAMAN YÖNETİMİNİN YARARLARI Zamanı etkin kullanmak veya yönetmek, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir. Zamanı etkin kullanmaya yönelik olarak yapılan bilinçli çabaların hem yöneticiler hem de iş görenler için sayısız yararları bulunmaktadır. Etkin Zaman yönetimi veya zamanın etkin kullanımıyla elde edilebilecek belli başlı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir. Zaman darlığının örgüt çalışanları üzerindeki olumsuz etkisi olan stres önlenebilmektedir. -

Elde edilen enerji ve zaman, iş ve özel hayatta daha dengeli bir yaşama ulaşmaya imkan verebilmektedir.

-

Yöneticiler, iş ve özel yaşamlarına ilişkin amaçlarına ulaşmada ihtiyaç duydukları kişisel gelişimleri gerçekleştirmek için zamana sahip olabilmekte önemsiz ve zaman alan işler yerine önemli olan işler üzerinde yoğunlaşabilmektedirler.

-

Yöneticiler, belirlenmiş bir zaman diliminde birden fazla ve hızla iş yapabilme becerisine sahip olmaları nedeniyle, daha çok sayıda iş gerçekleştirmekte ve birçok etkinlik çok hızlı bir şekilde yapılabilmektedir.

-

Örgütün birçok etkinliklerinin başlangıç ve bitişleri arasındaki zamanın daraltılması sonucu, üretim ve pazarlama etkinliklerinde rekabet üstünlüğüne ulaşılabilmektedir.

-

Yöneticilerin, aynı miktar zamanda daha fazlasını başarabilme yeteneği mümkün olabilmekte, istedikleri sonuçlara daha etkili ve verimli bir şekilde ulaşmaları söz konusu olmaktadır. Aynı şekilde yöneticilerin kesintileri daha 28

iyi denetleyebilmeleri, bugünün işini yarına bırakma dürtüsünü engellemeleri, toplantıları daha verimli yönetmeleri ve takım ruhunu daha kolay yaratmaları mümkün olabilmektedir. -

Yöneticilerin, kendine olan güveni artmakta, her şeyden önce kendilerine daha fazla zaman ayırabilmekte, rahatlayabilmekte, dinlenebilmekte ve gerçek potansiyelinin sınırlarını öğrenip geliştirebilmektedirler.

-

Zamanın etkin kullanımıyla yönetici, sadece kendisine değil başkalarına da büyük yararlar sağlamaktadır. Zamanın etkin kullanımıyla yöneticiler, örgüt çalışanlarının zamanlarını daha iyi kullanmalarına yardımcı olmakta, genel disiplin anlayışının gelişmesine katkıda bulunmakta, diğerlerinin sorumluluk duygularının ve becerilerinin gelişmesine yardımcı olmakta, diğer çalışanlarda, nerede oldukları ve onlardan, nelerin beklendiği kavramlarının oluşmasını sağlayabilmektedirler.

Etkili zaman yönetimi, yapılamak istenenler için zaman bulma anlamına gelir. Etkin zaman yönetimi bireye, ailesine ve yakınlarına zaman ayırması, yaratıcı olması ve hayattan zevk alması için zaman vermektedir. Yöneticilerin kendilerinin ve çalışanlarının zamanını iyi yönetmesi sonucunda, değişime ayak uydurabilmeleri, rakiplerini ve gelişmeleri izlemek için zaman kazanabilmeleri olasıdır.

11. ETKİN OLMAYAN ZAMAN YÖNETİMİNİN ORTAYA ÇIKARDIĞI SONUÇLAR Bireyin hayatta sahip olduğu en değerli varlık zamanıdır. Bu değerli varlığın gerektiği gibi kullanılmaması durumunda; kaybedilen değerleri bir daha yerine getirmenin hiçbir şekilde olanağı yoktur. Çoğu bireyin aksine başarılı insanlar zamanının değerinin farkındadır. Hayat, bireyin sahip olduğu kısıtlı zamandan oluşmaktadır. Yaşam daima değerli olarak kabul edilmesine rağmen, zaman boşa harcanmaktadır. Bireylerin, zamanlarının ne kadar değerli olduğunu bilmemeleri, zamanlarını geçirme tarzlarının kendi denetimleri altında bir işlevi olduğunu genellikle fark edememeleri, hayatta başarıya ulaşmak için gerçekten ne kadar az zamanları olduğunu düşünmemeleri, zamanlarını yönetme konusunda bir sisteme ya da stratejiye sahip olmamaları mevcut zamanlarını etkin bir şekilde kullanamamalarıyla sonuçlanmaktadır. Zamanın etkili kullanımı, başarılı yönetici diğerlerinden ayıran en önemli unsurlardan birisi olmaktadır. Zamanı etkili bir şekilde kullanamayan bir yöneticinin diğer olumlu niteliklerinin (Örneğin, karar verme, liderlik, stratejik düşünme, analatik zeka, vb. gibi) işe olan katkısı azalmaktadır. Yöneticilerin bir çok ve önemli görevi sınırlı bir zaman içerisinde yerine getirme zorunluluğu yönetsel etkinliği olumsuz etkilemektedir. Tüm bireyler için günde yirmi dört saatle sınırlı olan zamanı etkili bir biçimde kullanamayan yöneticiler, yönetsel fonksiyonlarını gereğince yerine getirmede 29

yetersiz kalmaktadırlar. Bunun yanısıra, zamanlarının önemli bir kısmını örgütün günlük olağan işlerini yerine getirmede ve yapılanları denetlemek için harcadıklarından birçok yönetici kendini geliştirmek ve yenilemek için zaman ayıramamaktadır. Etkin zaman yönetiminden amaç, az zamanda çok iş başararak verimlilik ve etkenliğin artmasıdır. Hedeflerin belirlenememesi, planlamanın iyi yapılamaması, gereğinden fazla kırtasiyecilik, bürokratik işlemler ve iş önceliklerini belirleyememek gibi zaman kullanımındaki başarısızlıklar; üretim ve iş verimini son derece olumsuz etkilemektedir. Bu olumsuzluklar, belirli bir sürede alınması gereken çıktı miktarlarını da düşürmektedir. Zamanın etkili bir biçimde kullanımı konusunda yeterince bilgi sahibi olmayan, zamanı etkili kullanma olanakları ve fırsatlarını yaratamayan yöneticilerin, işlerini gerçekleştirme süreçlerinde zamanı yanlarına değil karşılarına almaları söz konusudur. Zamanı karşılarına alan yöneticilerin yaşantıları da çok dengeli olmayabilir. Bu tipler, işleri için çok zaman harcamalarına karşılık, kendilerine, ailelerine ve arkadaşlarına çok az zaman harcarlar. Düşünmek için zaman bulamayan bu yöneticilerin, işlerin arkasındaki şeylerle ilgili çok fazla zaman bulmaları söz konusudur. Dolayısıyla işleri ile ilgili harcadıkları zaman dilimlerinde asıl yapmaları gereken işlerden çok, doğrudan ilgili olmadıkları işleri yapmaktadırlar. Zaman, bireylerin cömertçe harcadıkları ancak, sıkıştıkları bir ortamda değerini hissettikleri yaşamın bir ölçü birimidir. Zamanın etkin kullanılmaması, her gün pek çok sorunla karşılaşan yöneticilerin sağlıklarının bozulmasına, sürekli strese kapılmalarına ve sonuçta verimsiz bir çalışma ortamına sürüklenmelerine neden olabilmektedir. Yönetici, yetenek ve kapasitesi ile başarılacak işler ile zaman arasında uyum sağlayamazsa, işlerin yoğunluğu ve baskısından uzaklaşamaz. Günümüzde gelişmiş ülkelerde, boş zamanların nasıl harcanması gerektiğini düşünenler yöneticiler değildir. Aksine, onlar her yerde uzun saatler boyunca çalışmakta ve karşılamaları gereken ve giderek artan zaman talepleri ile karşı karşıya kalabilmektedirler.

12.SONUÇ Zaman kavramı işletmeler için önemli bir kavramdır. Zamanı etkin kullanmak örgütlerin en önemli ilkesi olmalıdır. Organizasyonlarda zaman kullanımı ile ilgili mutlaka plan yapılmalıdır. Organizasyonlarda sürekli gelişme ve iyileşme sürecinin çalıştırılmasına önem verilmelidir. Her isin doğru bir şekilde yapılması, bir daha tekrarına dönülmemesi, daha iyiye ve daha doğruya gitmenin alternatiflerinin aranması ve değerlendirilmesi hedef olmalıdır. Zamanı ve kendimizi yönetmenin altında bireysel ve profesyonel önceliklerin belirlenmesi ve tüm düzenlemelerin bunlara göre yapılması önemlidir. Yapılacak işlerin özellikleri ve aciliyetleri bakımından sıraya konmalıdır. Öncelikli yapılacak

30

faaliyet yerine getirilmelidir. Yapılacak eylemlerde öncelik işletmenin misyonuna verilmelidir. Planda değişiklik yapılacaksa stratejiler belirlenmeli buna göre yeniden değerlendirilmelidir. Kısa ve uzun vadeli amaçlara ve planlara göre saptanacak faaliyetler tekrar zaman envanterine ve çizelgeye göre belirlenmelidir. Zamanla ilgili planda sürekli iyileşme ve gelişme prensibine uyulmalı ve kendimizi buna göre disipline etmeliyiz. Zamanı en iyi nasıl kullanabiliriz diye kendimize sormalı ve cevap aramalıyız. Bu da gelişmeyi beraberinde getirecektir. Zamanımızı en iyi kullanma şekli, önemli işlere fazla zaman ayırmaktır. Bu önemli işler; işlerinizle ilgili, krizleri atlatma, problemleri çözme, belirli bir sürede tamamlanması gereken projeler, toplantılar, planlar veya programlar olabilir. Bunlar bir işletme için hem önemli hem acil işlerdir. Önemli ve acil olmayan işlere fazla zaman ayırmamalıyız. Amaçsız telefon görüşmeleri, ziyaretler, mektuplar, yapılması gereken boş zaman kaybedici işler ve faaliyetleri asgari seviyede tutmalıyız.

31