Wajib Baca!!!!

SISTEM MENGAMBIL SEPANJANG MASA Pada Januari 1997, SPA telah mengadaptasi pengurusan elektronik dalam perkhidmatannya apabila sistem pengambilan berkomputer iaitu Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM) diperkenalkan. Sistem ini direkabentuk dan di bangunkan oleh Urusetia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam dalam tahun 1995/96, dan dilancarkan oleh Ketua Setiausaha Negara pada 21 Disember 1996. Dengan adanya SMSM, ia akan memastikan urusan pengambilan dapat dilaksanakan secara berterusan. PAKEJ BORANG SPA 8 Selaras dengan pembaharuan sistem pengambilan di bawah SMSM, SPA kini mengeluarkan satu Pakej Permohonan yang mengandungi:a) Borang SPA 8 (borang permohonan jawatan) b) Buku Panduan Memohon Jawatan c) Panduan Mengisi Borang SPA 8 PENDAFTARAN PERMOHONAN Pemohon boleh memohon sehingga lima jenis jawatan dengan menggunakan Borang SPA 8 atau Borang SPA8 i melalui Laman SPA dalam Internet. Maklumat jawatan-jawatan yang ditawarkan telah disenaraikan dalam Buku Panduan Memohon Jawatan atau boleh dirujuk dalam Jawatan-jawatan dalam perkhidmatan Malaysia. Pendaftaran permohonan boleh dibuat pada bila-bila masa dan akan sahlaku untuk tempoh satu tahun. Pemohon tidak perlu menunggu iklan disiarkan oleh SPA. Iklan yang disiarkan melalui media hanya sebagai makluman tentang jawatan-jawatan yang ditawarkan. Melalui SMSM, semua permohonan yang lengkap akan didaftarkan di dalam Bank Data berkomputer SPA. Pemohonpemohon diingatkan supaya mengisi borang dengan teliti dan memohon jawatan yang bertepatan dengan kelayakan yang diperolehi. Kesilapan mengisi borang menyebabkan calon-calon tidak akan didaftarkan. JAWATAN YANG BOLEH DIPOHON Urusan pengambilan bagi tujuan pelantikan yang dilaksanakan oleh SPA adalah bagi jawatan-jawatan yang mensyaratkan kelayakan masuk ijazah, diploma dan Sijil Tinggi Persekolahan (STPM). Urusan pengambilan bagi jawatan-jawatan kelayakan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) telah diwakilkan kuasa oleh SPA kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Pengarah Jabatan berkenaan. Kementerian/Jabatan tersebut akan mengiklankan jawatan tersebut di dalam akhbar tempatan dari semasa ke semasa. Pemohon hendaklah berhubung terus dengan Kementerian/Jabatan berkenaan apabila iklan dikeluarkan. Pengambilan untuk mengikuti Latihan Separa Perubatan di Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) juga diuruskan oleh SPA. Walaubagaimana pun penempatan ke pusat-pusat latihan setelah calon berjaya menduduki temuduga akan diuruskan oleh KKM sendiri. Tempoh urusan pengambilan dilaksanakan Pada umumnya tempoh proses urusan pengambilan adalah tidak lebih daripada lapan minggu daripada tarikh SPA menerima permohonan pengisian jawatan daripada Jabatan atau Kementerian berkenaan. Cara lain yang boleh digunakan untuk mengemukakan permohonan jawatan dalam SMSM Sistem ini juga membolehkan pemohon memohon jawatan melalui Laman Web Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan permohonan akan diproses sebagaimana permohonan yang dikemukakan melalui Borang SPA 8

PROSES TAPISAN Berdasarkan peraturan sekarang, Kementerian/Jabatan dan Pentadbiran Negeri akan melaporkan kekosongan jawatan kepada SPA untuk membuat pengisian. Kementerian/Jabatan akan mengemukakan maklumat-maklumat mengenai kekososongan jawatan tersebut dan kriteria pemohon yang diperlukan kepada SPA. SPA akan memulakan urusan pengambilan dengan menyemak calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA. Sekiranya SPA menerima permohonan daripada Kementerian/Jabatan pada 1 Jun 2002, hanya calon-calon yang telah berdaftar dengan SPA sehingga tarikh tersebut sahaja akan dipertimbangkan. Satu proses tapisan akan dijalankan oleh Suruhanjaya untuk memanggil calon temuduga berdasarkan keperluan Kementerian/Jabatan. Peringkat tapisan untuk memanggil calon temuduga adalah peringkat yang kritikal dan rumit. Apabila jumlah kekosongan adalah sedikit berbanding permohonan biasanya asas tapisan yang digunakan adalah CGPA atau bidang pengajian/pengkhususan seseorang calon berdasarkan keperluan Kementerian/Jabatan.

1

Bagi beberapa jawatan di mana jumlah permintaan adalah sentiasa tinggi biasanya tiada dikenakan tapisan ke atas calon. Bagi calon-calon yang mempunyai kelayakan dalam bidang berkaitan, peluang mereka adalah cerah untuk dipanggil temuduga. UJIAN Beberapa jawatan di mana syarat kelayakan adalah terbuka dan sesetengahnya memerlukan bakat tertentu , skim perkhidmatan mensyaratkan calon lulus ujian khas yang ditadbir oleh SPA. terdapat beberapa skop ujian yang ditadbir iaitu kognitif, aptitud, bakat, sahsiah dan fizikal. Calon-calon yang lulus ujian khas akan dipanggil temuduga. Bagi memasuki Perkhidmatan pegawai Tadbir dan Diplomatik, calon-calon yang lulus ujian disyaratkan lulus tapisan di 'Assesment Centre' sebelum dipanggil temuduga.

KEISTIMEWAAN CALON KENAIKAN PANGKAT SECARA LANTIKAN Terdapat Pegawai sedang berkhidmat dan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) yang layak dipertimbangkan untuk menjawat jawatan yang lebih tinggi mengikut skim perkhidmatan masing-masing apabila memperolehi kelayakan akademik yang tinggi atau lulus Peperiksaan Khas. Keistimewaan bagi calon-calon KPSL ialah sekiranya mereka layak mengikut skim perkhidmatan, mereka akan terus dipanggil temuduga tanpa dikenakan apa-apa tapisan. Walaubagaimanapun mereka perlu bersaing dengan calon lantikan terus iaitu perlantikan mereka akan mengikut prosedur dan peraturan yang sama dengan calon-calon lain kerana lantikan mereka bukanlah secara automatik. TEMUDUGA Calon-calon yang berjaya melepasi asas tapisan akan dipanggil temuduga oleh SPA. Pusat temuduga yang ditetapkan oleh Suruhanjaya selain dari Kuala Lumpur ialah semua ibu negeri di Semenanjung dan juga beberapa pusat temuduga kecil serta ibu negeri di Sabah dan Sarawak. Calon-calon akan dipanggil temuduga seberapa boleh di pusat temuduga yang dipilih atau yang berhampiran. Bagi membantu Lembaga Temuduga, Suruhanjaya biasanya akan menjemput wakil dari Kementerian/Jabatan bersama Suruhanjaya mengendalikan temuduga. Ahli Suruhanjaya yang menjadi penemuduga terdiri dari kalangan yang mempunyai pelbagai bidang kepakaran seperti Pentadbiran, Pakar Perubatan, Pergigian, Pendidikan, Ahli Sains, Kewangan dan sebagainya. Kesemua penemuduga adalah mahir dalam mengendalikan temuduga berdasarkan pengalaman mereka di sektor awam. TIPS UNTUK CALON 1) Mengetahui profil jawatan yang ditemuduga 2) Pengetahuan berkaitan isu semasa 3) Membawa maklumat asas seperti ijazah dan sijil asal serta kenyataan perkhidmatan bagi calon yang sedang berkhidmat dan KPSL 4) Datang awal Semua calon yang hadir temuduga dengan SPA akan diberitahu keputusannya sama ada berjaya, simpanan atau pun gagal. Surat Tawaran Perlantikan calon yang berjaya dalam temuduga akan dikeluarkan oleh SPA.

WAWASAN Untuk Menjadi Sebuah Agensi Awam Yang Terunggul MISI Menerap Kecemerlangan Untuk Keunggulan MOTO Mudah, Cepat & Tepat Fungsi Memastikan urusan pengendalian Ujian Khas Memasuki Perkhidmatan Awam dan Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia berjalan mengikut ketetapan yang dibuat oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dan Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

2

Memastikan Khidmat Sokongan yang berkesan, berkualiti dan cekap disediakan bagi membolehkan setiap aktiviti Urusetia berjalan dengan lancar selaras dengan dasar dan ketetapan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia Aktiviti-aktiviti dan Program Unit UNIT PENGAMBILAN Menjalankan urusan penyediaan proses temuduga untuk mengikuti latihan Separa Perubatan. Menjalankan urusan temuduga untuk mengikuti latihan Separa Perubatan. Menyediakan Kertas Pertimbangan Suruhanjaya untuk memilih calon latihan Separa Perubatan dan Kertas Pelantikan Pelatih yang telah tamat latihan ke jawatan tetap untuk pertimbangan Suruhanjaya. Menawarkan latihan Separa Perubatan kepada calon yang berjaya dan mengeluarkan surat perlantikan kepada pelatih yang telah tamat latihan Separa Perubatan. Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’. Menyedia dan mengirim surat panggilan temuduga Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1. Menjalankan kerja-kerja naziran ke Kementerian/Jabatan dan menyediakan laporan. UNIT PERKHIDMATAN Menguruskan pengwartaan pelantikan. Menguruskan pengesahan lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, perlanjutan tempoh percubaan, pemberian taraf berpencen, penamatan perkhidmatan, kembali ke jawatan asal dan penyelarasan dan penetapan gaji. Melaksanakan urusan pengesahan dan berpencen secara bersekali (SAHPEN). Menguruskan pelantikan secara pinjaman, pertukaran perkhidmatan dan pertukaran tetap. Menguruskan pelantikan secara tetap daripada pelantikan bertaraf sementara dan kontrak. Melaksanakan kerja-kerja naziran ke pelbagai Kementerian/Jabatan Persekutuan di Negeri Sabah berdasarkan Perwakilan Kuasa P.U. (B) 392 dan Perwakilan Kuasa yang baru mulai 1.9.1996. Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’. Memberikan taklimat mengenai urusan perkhidmatan kepada pelbagai Kementerian/Jabatan Persekutuan di Negeri Sabah mengikut permintaan. UNIT PEPERIKSAAN Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Lembaga Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut jadual. Mengurus dan melaksanakan program peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut arahan dari semasa ke semasa. Menguruskan taklimat Peperiksaan Perkhidmatan Awam Malaysia. Mengurus dan melaksanakan Peperiksaan Lembaga Peperiksaan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia mengikut Sistem Peperiksaan berjadual yang dilaksanakan mengikut pelaksanaan SMSM

3

UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT Bertanggungjawab terhadap pengoperasian, penyelenggaran dan keselamatan sistem komputer Urusetia. Membantu melancarkan urusan pengambilan menggunakan Sistem Mengambil Sepanjang Masa (SMSM). Proses Tapisan, Temuduga, Kertas Suruhanjaya dan Tawaran. Membantu melancarkan urusan perkhidmatan menggunakan Service Promotion & Diciplinary Monitoring System bagi proses pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen dan lain-lain. Memberi bantuan teknikal terhadap masalah yang dihadapi oleh anggota dalam menjalankan urusan menggunakan komputer di Urusetia. Mengurus dan menyelenggara sistem rangkaian, data dan latihan penggunaan komputer di Urusetia.

UNIT PENGURUSAN

Pentadbiran Mengurus dan menyelenggara hal ehwal kebersihan, harta benda dan dokumen pejabat. Mengurus dan mengawasi

perjalanan Sistem Fail dan

Dokumentasi.

Menyelenggara dan mengawasi penggunaan kenderaan pejabat. Mengurus penyimpanan, penyelenggaraan dan pengagihan harta modal, inventori dan peralatan pejabat. Menyediakan lojistik Ahli Suruhanjaya dan Pegawai Kanan SPA menjalankan tugas di Sabah. Melaksanakan pengkomputeran fail menerusi ‘MIS’. Menguruskan Sistem Kaunter Perkhidmatan Berkomputer.

Perkhidmatan Menguruskan perkara perjawatan anggota Urusetia seperti pertukaran dan pengisian kekosongan jawatan. Menguruskan perkara perkhidmatan anggota Urusetia seperti pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, penyelarasan gaji, cuti, latihan, pergerakan gaji, kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja, tindakan tatatertib dan persaraan. Kewangan Mengurus dan mengawal peruntukan, pembelian dan

perbelanjaan.

4

Mengurus dan mengendalikan buku vot, lembaran gaji dan elaun, baucar, bil, invois dan penyediaan laporan perbelanjaan bulanan. Mengurus penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan. Mengkredit wang kutipan hasil ke bank dan menyediakan

laporan penyata kewangan yang berkaitan.

Menyediakan laporan pengkosan output melalui Sistem Perakaunan Mikro. Menyediakan Laporan Pengurusan Kewangan dan Akaun berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. Tahun 2/96. OBJEKTIF Memastikan pengisian kekosongan jawatan dalam Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah bidang kuasanya dikendalikan dengan pantas, kemas dan teratur. Memastikan hanya calon yang berkelulusan, berkelayakan, berkebolehan dalam berbagai bidang dan berupaya menjalankan tugas dengan rajin, jujur, amanah, dedikasi serta bertanggungjawab akan dilantik bagi menjawat jawatan dalam Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah bidang kuasanya. Menentukan segala urusan mengenai perkhidmatan anggota-anggota Perkhidmatan Awam Am Persekutuan di bawah bidang kuasanya dilaksanakan dengan cepat dan teratur.

PIAGAM PELANGGAN

Warga Urusetia ini telah berpegang kepada falsafah piagam pelanggan iaitu bertanggungjawab untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti dan memuaskan hati pelanggan bersandarkan layanan yang adil dan saksama. Dengan itu, kami berjanji:

Jabatan Kesihatan Negeri Sabah akan dibekalkan calon-calon yang berkualiti dan bersesuaian untuk latihan separa perubatan selewat-lewatnya lima (5) minggu sebelum latihan bermula.

mengikuti

Menawarkan calon lantikan kepada Kementerian/Jabatan dalam tempoh lapan (8) minggu daripada tarikh permohonan. Menentukan keputusan pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen, pertukaran perkhidmatan dan lain-lain urusan perkhidmatan disampaikan dalam tempoh lima (5) minggu dari tarikh terima perakuan. LATAR BELAKANG Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia ditubuhkan mengikut peruntukan Perkara 139 Perlembagaan Persekutuan. Sejarah penubuhan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia di Sabah bermula dengan penubuhan Malaysia pada tahun 1963 selaras dengan pelaksanaan Laporan Jawatankuasa Antara Kerajaan Malaysia 1962 dengan kronologi seperti berikut: Mulai tahun 1963 Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Persekutuan Cawangan Sarawak dan Sabah diwujudkan dan berpejabat di Kuching, Sarawak. Pada 18 November 1974 diwujudkan pejabat yang berasingan daripada Sarawak dan dikenali sebagai Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Persekutuan Cawangan Sabah, berpejabat di Kota Kinabalu, Sabah. Mulai 15 Mei 1981 nama jabatan dikenali sebagai Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia, Urusetia Cawangan Sabah, Kota Kinabalu. BULETIN SYURA (PENERBITAN)Buletin Syurra merupakan buletin yang diterbitkan oleh kakitangan SPA Malaysia, cawangan Sabah sejak tahun 90an lagi iaitu sekali sebulan. Buletin ini memaparkan pelbagai maklumat seperti berita-berita semasa yang berlaku di dalam/luar pejabat, sudut pedoman, petua-petua dan resepi-resepi masakan tempatan.

5

Dengan perkembangan teknologi yang pesat, sidang pengarang telah berusaha dengan sedaya upaya untuk meningkatkan lagi mutu buletin bagi tujuan memuaskan hati pelanggan, dan telah membuat keputusan untuk menambahkan beberapa sudut lain seperti sudut kesihatan, teknologi, pengurusan, ekonomi dan sukan.

Nama

Gelaran

Email

Tuan Haji Othman bin Omar

Ketua Pegawai Pentadbir

[email protected]

En. Aman bin Hashim

Penolong Setiausaha

En. Kamarudin bin Idris

Penolong Pegawai Tadbir

[email protected]

En. Misman bin Kassim

Penolong Pegawai Tadbir

[email protected]

En. Vivian Leong

Penolong Pegawai Sistem Maklumat

[email protected]

[email protected]

Haji Ag. Hamidun in Pg. Tahir En. Shah Effendey

Ketua Pembantu Tadbir

[email protected]

Ketua Pembantu Tadbir

[email protected]

Nama Tuan Haji Othman bin Omar Puan Masnih Abd Rahman Encik Aman bin Hashim Encik Dairin Unsir Encik Kamarudin bin Idris Encik Misman bin Kassim

Gelaran Emel Ketua Pegawai Pentadbir [email protected] Pembantu Khas KPP Penolong Setiausaha (PG) [email protected] Penolong Setiausaha (KT) [email protected] Penolong Pegawai Tadbir (PN) [email protected] Penolong Pegawai Tadbir (PE) [email protected] Penolong Pegawai Sistem Encik Vivian Leong [email protected] Maklumat Haji Ag. Hamidun bin Pg. Tahir Ketua Pembantu Tadbir (PG/KT) [email protected] Encik Shah Effendey Ketua Pembantu Tadbir (PN/PE) [email protected] Unit Pengambilan (PG) Unit Perkhidmatan (KT) Unit Peperiksaan (PE) Unit Pengurusan (PN) Kaunter Pertanyaan Am Kaunter Temuduga Hotline

6

No. Telefon 088-319655 088-319644 088-319664 088-319653 088-319645 088-319650 088-319640 088-319651 088-319644 088-319643 088-319648 088-319642 088-319641 088-319646 088-319647 088-221811

7