Tugas 5 Metodologi Penelitian

Fajrul Iman Ibrahim Manajemen A21103746

TUGAS 5 METODOLOGI PENELITIAN A. Pendekatan Langsung

Penelitian ini menggunakan pendekatan metode pengumpulan data untuk mengetahu kendala-kendala atau hambatan dari prioritas utama ISO 9000 yang harus ditetapkan pada perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan sertifikasi ISO 9000 dengan melakukan survey lapangan terhadap perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan ISO 9000. dalam penelitian ini, dipakai kuesioner sebagai alat untuk melakukan survey. Analisa rata-rata juga digunakan untuk mengidentifikasi hambatan yang relatif lebih besar dibandingkan dengan hambatan yang lainnya. Adapun hasil perhitungan rata-rata hambatan perusahaan yang merupakan responden dari penelitian ini ditunjukkan pada tabel. Hambatan yang terbesar dengan rata-rata 4,07 adalah waktu untuk melengkapi penerapan dari ISO 9000. URUTAN PERINGKAT HAMBATAN BAGI PERUSAHAAN YANG TELAH MENDAPATKAN SERTIFIKASI ISO 9000

No.Hambatan perusahaan dalam menerapkan ISO 9000

Rata-rata

Peringkat

1. Waktu yang diperlukan untuk melengkapi

4,07

1

2. Terlalu banyak pekerjaan tulis-menulis

4,00

2

3. Waktu yang diperlukan untuk tulis menulis

3,83

3

4. Waktu yang diperlukan untuk menulis manual

3,73

4

5. Biaya yang tinggi untuk penerapan

3,70

5

6. Waktu yang digunakan untuk memeriksa

3,63

6

7. Biaya yang tinggi dalam mempertahankan system

3,53

7

8.

Evaluasi terhadap pengawasan belum dilakukan

3,10

8

9.

Kurangnya sumber informasi

3,00

9

10. Komitmen pimpinan yang belum sampai

3,00

10

11. Komitmen pimpinan belum ditindak lanjuti

2,93

11

12. Pengawasan program kerja yang tidak konsisten

2,93

12

13. Kesulitan menafsirkan standar

2,43

13

14. Kurangnya kerjasama dengan auditor

2,40

14

15. Standar yang kurang jelas

2,23

15

Nilai Rata-rata secara keseluruhan

=

3,24

Hambatan yang dianggap relatif besar oleh sebagian besar perusahaan dalam menerapkan ISO 9000 adalah waktu serta biaya yang tinggi. Agar ISO 9000 dapat menjadi sarana untuk mendapatkan hasil yang optimal, perlu beberapa upaya untuk mengatasi kendala utama dalam melaksanakannya. Salah satu upaya yang dapat dilakukan perusahaan adalah pembekalan serta pengendalian manajemen waktu dan biaya.

Hambatan terbesar perusahaan adalah waktu yang diperlukan untuk melengkapi penerapan (rata-rata 4,07), sedangkan hambatan yang terkecil adalah standar yang kurang jelas (rata-rata 2,23)

B. Pendekatan Tidak Langsung ISO 9001 adalah Perolehan pengertian yang mendalam tentang konsep-konsep dasar mutu dan pentingnya mutu bagi kepuasan pelanggan serta wawasan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Hambatan-hambatan dari prioritas utama ISO 9000 yang harus ditetapkan pada perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan sertifikasi ISO 9000, maka kita perlu untuk melihat apakah perusahaan : a. mengidentufikasi proses-proses yang diperlukan untuk system manajemen mutu ? b. mengetahui penerapan proses-proses tersebut pada perusahaan ? c. menerapkan urutan dan interaksi proses-proses ini ? d. menerapkan criteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses ini selektif ? e. memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untk mendukung operasi dan pemantauan proses ini f. memantau proses-proses ini g. mengukur proses-proses ini h. menganalisis proses-proses i. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan ? j. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk perbaikan berlanjut dari prosesproses ini? Setelah itu, maka kita perlu untuk melihat apakah perusahaan telah memenuhi persyarata dokumen yang mencakup: a. Persyaratan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan tujuan mutu ? b. Pedoman mutu ? c. Prosedur terdokumentasi yang meliputi pengendalian dokumen,pengendalian rekaman,audit internal,pengendalian produk tidak sesuai,tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan ? d. Dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memastikan perencanaan,operasi, dan kendali operasi prosesnya berjalan dengan efektif ? e. Rekaman yang diminta oleh standar ? Kemudian setelah itu,kita patut juga untuk melihat apakah perusahaan telah menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang mencakup : a. Ruang lingkup system manajemen mutu ? b. Prosedur terdokumentasi yang telah ditetapkan ? c. Uraian dan interaksi antara proses-proses dalam system manajemen mutu ? Setelah itu perusahaan harus mengadakan pengendalian dokumen untuk : 1. Menyetujui dokumen akan kecukupan sebelum dokumen tersebut diterbitkan 2. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen 3. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan 4. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian ? 5. Memastikan bahwa dokumen dapat selalu dibaca dan mudah dikenali ? 6. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dapat dikenali ? 7. Memastikan bahwa distribusi dokumen dari luar dapat dikendalikan ?

8. Mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen daluwarsa 9. Menambahkan identifikasi sesuai pada dokumen daluwarsa bila disimpan untuk tujuan apapun ? Perusahaan yang tidak mampu menjalankan system manajemen mutu secara benar sehingga pelaksanaan system manajemen mutu menjadi monoton dan tidak ada upaya perbaikan sehingga mereka sering menganggap menjalankan ISO 9001 tidak berguna dan hanya membuang biaya percuma merupakan hambatan atau kendala yang berpengaruh bagi perusahaan yang telah menerapkan sertifikasi ISO. Kehadiran edisi ISO 9001 dan ISO 9004 telah dikembangkan sebagai pasangan standar system manajemen mutu yang didesain untuk saling melengkapi akan tetapi dapat juga digunakan berdiri sendiri. Walaupun kedua standar internasional ini memiliki ruang lingkup yang berbeda,keduanya memiliki struktur yang sama supaya membantu dalam penerapannya. ISO 9004 merupakan panduan untuk meningkatkan kemampuan system manajemen mutu ISO 9001 dalam hal efektifitas dan efisiensi yang terkait dengan program peningkatan berkelanjutan (continual improvement). Ketika membandingkan ISO 9001 dengan ISO 9004 bagi kepuasan pelanggan dan kualitas produk diperluas termasuk kepuasan diantara pihakpihak yang terkait seperti karyawan perusahaan, supplier, pemilik, masyarakat sekitar perusahaan serta pemerintah dan peningkatan kemampuan perusahaan. ISO 9004 dapat diaplikasikan diberbagai proses aktifitas perusahaan yang berhubungan dengan prinsip-prinsip manajemen mutu. Aplikasi prinsip-prinsip manajemen mutu tidak hanya menyediakan benefit secara langsung tetapi jugamembuat konstribusi yang penting untuk pengaturan biaya dan resiko. Pertimbangan manajemen bagi benefit, biaya dan resiko penting bagi perusahaan, pelangganpelanggannya, dan pihak yang berkepentingan lainnya. Kesadaran ini secara menyeluruh terhadap perusahaan akan berpengaruh terhadap : 1. Kesetiaan pelanggan 2. Pengulangan bisnis 3. Fleksibel dan cepat tanggap terhadap peluang pasar 4. Biaya dan silus waktu yang efektif dan efisien yang berguna 5. Penjelasan proses-proses yang akan mencapai keinginan hasil yang terbaik 6. Keuntungan kompetitif melalui perbaikan kemampuan perusahaan 7. Mengerti dan memotivasi orang-orang menuju cita-cita perusahaan dan targettarget, sama baiknya partisipasi dalam perbaikan yang berkesinambungan 8. Kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan di dalam keefektifan dan keefisienan perusahaan ditunjukkan oleh pemasukan financial dan benefit social dari kemampuan perusahaan, siklus hidup produksi dan reputasi 9. Kemampuan menciptakan nilai-nilai bagi perusahaan dan suppliernya dengan optimisasi biaya-biaya dan sumber daya sama baiknyadengan fleksibilitas dan kecepatan merespon perubahan pasar. 10. Mengetahui system manajemen mutu 11. Mengerti dan memahami elemen-elemen mutu dalam penerapan ISO 12. Mengetahui kendala dan model pemecahan dalam penerapannya dalam perusahaan 13. Mampu merancang penerapan system manajemen mutu Perusahaan sering dihadapkan pada permasalahan yang berulang sehingga akhirnya menyebabkan tingginya biaya dan ketidakpuasan pelanggan. Kalau digolongkan permasalahan itu diakibatkan beberapa faktor , yaitu : 1. KARYAWAN a. Keluar masuknya karyawan begitu tinggi b. Tidak jelasnya pembagian tugas dan wewenang c. Tingkat produktivitas karyawan yang begitu rendah

2. MATERIAL DAN PRODUK JADI a. Tingginya tingkat kerusakan pada produk jadi (reject) dan tidak dipenuhinya spesifikasi pelanggan. b. Tingginya produk yang rusak dalam proses sehingga harus dikerjakan kembali (rework). c. Bahan baku yang tidak memenuhi standard d. Sisa bahan produksi (scrap) yang begitu tinggi. 3. MESIN DAN PERALATAN a. Kerusakan pada mesin dan peralatan yang begitu sering b. Tidak tersedianya sparepart sewaktu mesin rusak sehingga terganggunya kegiatan produksi c. Tidak adanya program perawatan (maintenance) untuk mesin dan peralatan sehingga umur mesin menjadi semakin singkat 4. METODE KERJA a. Tidak jelasnya urutan proses kerja sehingga banyak proses yang tidak efektif b. Standard dan parameter yang digunakan kurang tepat dan tidak memenuhi keinginan pelanggan c. Metode kerja yang diterapkan kurang memadai untuk menunjang proses poduksi sehingga dihasilkan produk yang tidak bermutu dan tidak tercapainya target produksi yang diinginkan. 5. MARKETING a. Tingginya tingkat komplain dari pelanggan dan lamanya respon terhadap komplain tersebut. b. Waktu penyerahan dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu c. Kurang percayanya calon pelanggan terhadap kualitas produk dan kualitas manajemen di perusahaan. Dengan melihat kendala – kendala tersebut banyak perusahaan mulai mencari alternatif apa yang perlu dilakukan agar perusahaan dapat meningkatkan performancenya. Untuk ini salah satu alternatifnya adalah dengan menerapkan ISO 9001:2000. MANFAAT PENERAPAN ISO 9000 •

• •

• • • • •

• • • • •

Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, perusahaan sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu perusahaan dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik. Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2000. Penerapan ISO 9001:2000 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah. Membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan. Akan memudahkan Top Management dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya. Meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya adanya kejelasan tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal. Mengetahui sisetem manajemen mutu Mengerti dan memahami elemen-elemen mutu dalam penerapan ISO Mengetahui kendala dan model pemecahannya dalam penerapannya di dalam perusahaan Mampu merancang penerapan system manajemen mutu.

SURVEY ISO 9000 Pada table di bawah dapat dilihat hasil survei yang dilakukan Para International dengan Salford University Business Services Ltd atas 115 perusahaan besar yg menerapkan ISO 9000. Responden yang menjawab “Ya” terhadap beberapa manfaat penerapan ISO 9000 adalah sebagai berikut :

PERSENTASE Kontrol Pengelolaan Meningkat Kepuasan Pelanggan Meningkat Kelompok Kerja Termotivasi Peningkatan Peluang untuk menyelesaikan pekerjaan Produktivitas dan efisiensi meningkat Produk gagal dikurangi Peningkatan Efektivitas pemasaran Pengurangan Biaya Peningkatan Pangsa pasar

YA 83% 82% 61% 62% 60% 60% 52% 50% 49%

BAGAIMANA CARA MENERAPKAN ISO 9001:2000 DAN PROSES MENDAPATKAN SERTIFIKATNYA ? (PERSYARATAN DALAM ISO 9001:2000) 1. DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Sebagai dasar untuk menerapkan ISO 9001:2000 agar efektif dan efisien, sebaiknya perusahaan mengikuti 8 Prinsip Manajemen Mutu. Prinsip ini bukan harus diterapkan sekaligus, tetapi secara bertahap selagi perusahaan masih eksis dalam menjalankan bisnisnya. Delapan Prinsip ini merupakan aturan-aturan dasar untuk memimpin dan melaksanakan suatu organisasi. ( Fundamental rules for leading and operating an organization). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Customer Focus (Fokus kepada pelanggan). Leadership (Kepemimpinan). Involvement of People (Keterlibatan orang-orang / karyawan). Process Approach (Pendekatan proses). System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk manajemen). Continual Improvement (Perbaikan terus menerus). Mutually beneficial supplier relationships (Hubungan dengan pemasok saling menguntungkan). Aim: to facilitate a successful management culture. (Tujuan: memfasilitasi suatu budaya manajemen yang sukses)

2. BISNIS PROSES ISO 9001: 2000 Secara umum perusahaan harus membuat dahulu bisnis prosesnya berdasarkan persyaratan ISO 9001:2000. Gambaran Umum bisnis proses dapat dilihat pada diagram dibawah ini.

3. ELEMEN ISO 9001: 2000 Dalam penerapannya perusahaan akan mengikuti persyaratan yang tertuang dalam Standard International ISO 9001:2000 yang terdiri dari 5 Elemen Besar, yaitu : ELEMEN : SISTEM MANAJEMEN MUTU

1. Persyaratan Umum 2. Persyaratan Dokumentasi TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Komitmen Manajemen Fokus terhadap Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Tinjauan Manajemen

MANAJEMEN SUMBER DAYA

1. 2. 3. 4.

Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Prasarana Lingkungan Kerja

REALISASI PRODUK

1. Perencanaan Realisasi Produk

2. 3. 4. 5. 6.

Proses Berkaitan dengan Pelanggan Design dan Pengembangan Pembelian Produksi dan Penyediaan Jasa Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

1. 2. 3. 4. 5.

Umum Pemantauan dan Pengukuran Pengendalian Produk Tidak Sesuai Analisa Data Perbaikan

4. DOKUMENTASI ISO 9001:2000 Pada awalnya dalam penerapan ISO 9001:2000 perusahaan harus mempersiapkan dokumentasinya yang terdiri dari 4 level, seperti dibawah ini :

Menetapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus menerus dari proses dan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 Perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut : Bagaimana kita dapat meningkatkan proses ? Apa tindakan korektif dan / atau preventif yang diperlukan ? Apakah tindakan korektif dan / atau preventif ini telah diterapkan ? Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif ?

Dalam hal ini kita dapat menggunakan pendekatan USE-PDSA sebagai metode peningkatan kualitas terus-menerus. USE-PDSA merupakan akronim, yang terdiri dari pengertian berikut:

U = Understand improvement needs ( memahami kebutuhan peningkatan ) S = State the problems( menyatakan masalah yang ada ) E = Evaluate the root causes ( mengevaluasi akar penyebab masalah ) P = Plan the solutions ( merencanakan solusi masalah ) D = Do or implement the solution ( melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah ) S = Study the solutions results ( mempelajari hasil hasil solusi terhadap masalah ) A = Act to standardize the solution(s) ( bertindak untuk menstandarisasikan solusi terhadap masalah ) Siklus USE-PDSA sebagai langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah dapat dijelaskan sebagai berikut: Langkah 1: memahami kebutuhan peningkatan Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Berbagai alat kualitas seperti: Check Sheet atau Diagram Pareto dapat digunakan untuk mengindentifikasikan masalah kualitas yang ada ditempat kerja. Langkah 2: menyatakan masalah yang ada Pernyataan masalah harus: Spesifik, Tegas, Jelas, dan Dapat diukur. Seyogianya dihindari pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur, seperti: cacat apa ? beberapa unit cacat ? dimana ? dll ) 5W-2H: Suatu pernyataan masalah harus dapat menjawab pertanyaan berikut : apa (what), dimana (where), bilamana terjadi (when), siapa yang bertanggung jawab(who), mengapa terjadi masalah itu (why), bagaimana saran perbaikan masalah itu (how), berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk menerapkan tindakan perbaikan masalah itu (howmuch). Langkah 3: mengevaluasi akar penyebab masalah Akar penyebab masalah dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram sebab akibat (diagram tulang ikan = fishbone diagram) dan bertanya mengapa beberapa kali, serta menggunakan teknik diskusi sumbang saran (brainstorming) dari tim kerjasama peningkatan kualitas total. Langkah 4: merencankan solusi masalah

Seyogianya rencana solusi masalah berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada. Rencana perbaikan untuk menghilangkan akar penyebab masalah yang ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan, seperti ditunjukan dalam tabel dibawah ini : Penyebab Tindakan Penanggung Waktu Anggaran Status utama Perbaikan Jawab

Catatan: penyebab utama diambil dari diagram sebab-akibat atau bertanya mengapa beberapa kali Langkah 5: melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah Implementasi rencana solusi masalah mengikuti daftar rencana tindakan solusi masalah seperti ditunjukan pada tabel diatas. Langkah 6: mempelajari hasil hasil solusi terhadapmasalah Setelah selang waktu tertentu, dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan, guna mengetahui apakah jenis masalah kualitas yang ada telah hilang atau berkurang. Analisis terhadap hasil-hasil temuan berikutnya akan memberikan tambahan informasi bagi pembuatan keputusan dan perencanaan kualitas berikutnya. Langkah 7: bertindak untuk menstandarisasi solusi terhadap masalah Hasil-hasil yang memuaskan diri tindakan solusi masalah harus distandarisasi, dan selanjutnya melakukan perbaikan terus menerus pada jenis masalah yang lain. Apabila tindakan terhadap solusi masalh tidak memberikan hasil-hasil yang memuaskan, tindakan itu harus dikoreksi atau diperbaiki. Catatan: Keberhasilan penggunaan model USE-PDSA akan ditunjukan melalui berkurang atau hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab masalah lain dalam besaran yang lebih sedikit atau kecil. Tugas dari tim kerjasama adalah berpartisipasi secara total untuk melaksanakan peningkatan terus menerus dalam proses dan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Pemahaman dan penerapan secara benar dari siklus USE-PDSA akan memberikan hasil peningkatan kualitas total seperti ditunjukan dalam gambar dibawah ini :

DAFTAR PUSTAKA 1. Chow-Chua, C., Mark G. and Boon Wan, Does ISO 9000 certification improve business performance?, International Journal Of Quality and Reliability Management, 20(8), 2003 2. ISO, Quality Management System ISO 9000:2000,2008, (Online)http://www.iso.ch 3. ISO, What is ISO ?, 2008,(Online)http://www.the9000store.com 4. kendala ISO,2008,(Online)http://www.google.com 5. Supranto, J.,Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan, Rineka Cipta, Jakarta,1997