Trd Sena Norte De Santander

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA:

100

DIRECCION REGIONAL AG

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S

ACTAS Actas del consejo regional

01

03

03

ACUERDOS *Acuerdos

01

10

CONVENIOS *Convenios administrativos *Convenios de Cooperación, Alianzas

03

INFORMES Informes de gestión de dirección regional *Informes de gestión de dirección regional

01

18

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información, *Traslado derecho de petición, *Respuesta al derecho de petición, *Reclamaciones

05

22

RESOLUCIONES *Resoluciones

01

Código D

Página

S

Sb

02 14

12 03

Series y tipos documentales

OFICINA PRODUCTORA: TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Retención en años

X

X

X

X

X

01

X

X

01

X

X

X

X

05

X

X

X

X

Procedimientos

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

conserva

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

OFICINA JURIDICA CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

conserva

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

Código D 110

S

Sb

08 01

12 01 18

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 10 X X X X

INFORMES Informes de aspectos legales de la regional *Informes de aspectos legales de la regional

01

01

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información *Traslado derecho de petición *Respuesta al derecho de petición *Reclamaciones

05

Series y tipos documentales CONTRATOS Contrato de Prestación de Servicios Personales *Actas de inicio del contrato, actas de liquidación del contrato, actas de modificación del contrato, constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitación a cotizar

OFICINA PRODUCTORA: TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Retención en años

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

conserva

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

GRUPO APOYO MIXTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

Código D 200

S

06 18

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Series y tipos documentales

Sb

12

FORMATO

INFORMES Informes de situación administrativa financiera *Informes de situación administrativa financiera PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información *Traslado derecho de petición *Respuesta al derecho de petición *Reclamaciones

OFICINA PRODUCTORA: Código D 210

S 16

NOMINA

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 01 X X

Retención en años

AG 01

05

X

X

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

TALENTO HUMANO CAPACITACION Y BIENESTAR

Series y tipos documentales

Sb

Página

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 05 X X X X

Retención en años

AG 01

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se SIMBOLOS

* Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

nomina y novedades de personal, soportes de nomina, planilla de nomina, 18

19 03

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Solicitudes de documentos o información Traslado derecho de petición Respuesta al derecho de petición Reclamaciones

05

PLANES Y PROGRAMAS Planes de capacitación de funcionarios *Planes de capacitación de funcionarios

01

11

Programas de recreación *Programas de recreación

12

Programas de salud ocupacional Programas de salud ocupacional

13

Programas de vivienda *Programas de vivienda

OFICINA PRODUCTORA: Código D 220

S 04

Sb

permanentemente La imagen X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

CONTABILIDAD

Series y tipos documentales ASIENTOS DIARIOS DE CONTABILIDAD *Causaciones de las cuentas por pagar, certificados de disponibilidad presupuestal, certificados de registro presupuestal, conciliaciones bancarias, conciliaciones de

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

04

X

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 07 X X X X

Retención en años

AG 03

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

cuentas contables. 09 04

12 02

CONTROLES DE GESTION Controles presupuestal mensual y anual contabilidad *Controles presupuestal mensual y anual contabilidad INFORMES Informes de consolidación *Informes de consolidación

07

Informes de validación de contabilidad *Informes de validación *Control presupuestal mensual y anual

10

Informes técnicos y estadísticos sobre procesos financieros *Informes técnicos y estadísticos sobre procesos financieros

14 01

02 03

LIBROS Libro auxiliar de bancos *Índice consecutivo, informe diario de tesorería, informe auxiliar de bancos

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

01

01

X

05

05

X

X

X

X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

Libro diario columnario *Libro diario columnario Libro mayor y balance *Libro mayor y balance

OFICINA PRODUCTORA: Código Series y tipos documentales TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

CONTABILIDAD Retención en años

Tradición documental

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Disposición final

Procedimientos

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander D 220

S 19

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Sb 07 09

21

PLANES Y PROGRAMAS Planes y programas de contabilidad *Planes y programas de contabilidad

01

OFICINA PRODUCTORA: D 230

S

Sb

05 02

AC Org. Cop. 04 X

Página CT

E X

I

S Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

Programas anual de caja *Programas anual de caja PROYECTOS *Proyectos de inversión

Código

AG 01

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

TESORERIA

Series y tipos documentales CERTIFICACIONES certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y reteiva

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

X

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

Retención en años

AG 01

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores SIMBOLOS

* Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

*certificaciones de retenciones en la fuente, reteica y reteiva 12 02 08

INFORMES Informes de consolidación *informes consolidados de tesorería

01

D 240

S

Sb

08 05

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

Informes diarios de movimientos de caja, bancos e inversiones *Informes diarios de movimientos de caja, bancos e inversiones

OFICINA PRODUCTORA: Código

01

COMPRAS

Series y tipos documentales CONTRATOS Contratos de Suministros *Plan Anual de Compras, Solicitud de Dependencia, Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Términos de

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 10 X X X X

Retención en años

AG 02

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

Referencia, Ofertas, Evaluaciones Técnica, jurídica y financiera, Contrato, Modificaciones, adiciones, prorrogas al Contrato, Actas de Entrega de Bienes, de entrada al almacén, actas de terminación y liquidación del contrato, actas de recibo a satisfacción, Actas de Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes, Informe de Avance, parcial y final Sobre Ejecución del Contrato, Factura de Anticipo, Orden de Pago 18

19 01

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

05

PLANES Y PROGRAMAS planes anuales de compra *planes anuales de compra

01

OFICINA PRODUCTORA: Código D 250

S

Sb

02 06

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

ALMACEN E INVENTARIOS

Series y tipos documentales ACTAS Actas de alta de inventarios *actas

04

X

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

Retención en años

AG 01

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

07

Actas de baja de inventarios de consumo *conceptos técnicos, acta del comité de bajas, Notas de Egreso, Acta de Entrega

01

04

X

X

08

Actas de baja de inventarios devolutivos *Actas de Baja Devolutivos, Notas de Egreso

01

04

X

X

INFORMES Informes de inventarios *Informes de inventarios

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

INVENTARIOS *Notas de entrada de elementos devolutivos y de consumo, notas de salida de elementos devolutivos y de consumo, inventarios anuales

01

01

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

12 04 13

OFICINA PRODUCTORA: Código D

S

Página

Sb

X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Series y tipos documentales

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S

Retención en años

AG

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander 260

02 01

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ACTAS Actas Aclaración Consecutivo Circulares *Actas Aclaración Consecutivo Circulares

02

Actas Aclaración Consecutivo convenios *Actas Aclaración Consecutivo convenios

03

Actas Aclaración Consecutivo de Correspondencia *Actas Aclaración Consecutivo de Correspondencia

04

Actas Aclaración Consecutivo Mandamiento de Pago *Actas Aclaración Consecutivo Mandamiento de Pago

07

Página

01

04

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

01

04

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

01

04

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

05 Actas Aclaración Consecutivo Resoluciones *Actas Aclaración Consecutivo Resoluciones 01 02

CONSECUTIVOS Consecutivo de circulares *circular, anexos, índice de circulares, antecedentes

03

Consecutivo de correspondencia producida *Actas Aclaración Consecutivo convenios

09

Consecutivos de correspondencia recibida *Índice diario de correspondencia recibida 01 CONTROLES DE GESTION *Controles de correspondencia

OFICINA PRODUCTORA: Código D 270

S

Sb

08 03

SERVICIOS GENERALES

Series y tipos documentales CONTRATOS Contratos de Obra

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 10 X X X X

Retención en años

AG 02

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen SIMBOLOS

* Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

*Actas de inicio del contrato, actas de liquidación del contrato, actas de modificación del contrato, constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitación a cotizar, controles de interventoria 04

09 02 05 19 02

Contratos de Servicios Generales *actas de inicio del contrato, actas de liquidación del contrato, actas de modificación del contrato, constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitación a cotizar

02

CONTROLES DE GESTION Controles de entrada y salida de parque automotor *Controles de entrada y salida de parque automotor

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

D 300

S

Sb

12 02

X

X

X

X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

conserva

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

Controles suministro de combustibles *Controles suministro de combustibles PLANES Y PROGRAMAS Planes anuales de mantenimiento *planes anuales de mantenimiento de equipos, vehículos, enseres, bienes muebles e inmuebles

OFICINA PRODUCTORA: Código

10

GRUPO FORMACION INTEGRAL, EMPLEO Y SISTEMA NACIONAL

Series y tipos documentales INFORMES Informes de consolidación *informes de consolidado de oferta y demanda del SPE,

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S X X

Retención en años

AG 01

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores SIMBOLOS

* Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

05

18

19 04

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Informes de seguimiento oferta y demanda *Informes de seguimiento oferta y demanda

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

05

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

PLANES Y PROGRAMAS Planes de capacitación trimestral para jóvenes rurales, poblaciones especiales *Planes de capacitación trimestral para jóvenes rurales, poblaciones especiales

01

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

OFICINA PRODUCTORA: Código D 410

S

Sb

06

02

PROMOTORIA DE APRENDICES

Series y tipos documentales COBRO COACTIVO *mandamientos de pago

08

Página

CONTRATOS Contratos de aprendizaje

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

02

10

Retención en años

X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

X

X

X

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen SIMBOLOS

* Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

*solicitudes de los empresarios, aprendiz, contratos de aprendizaje 12 02 18

19 08 20

presentación

Código D 420

S

Sb

11

01

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

05

PLANES Y PROGRAMAS Planes y programas promotoria de aprendices *Planes y programas promotoria de aprendices

01

PROMOTORIA DE APRENDICES *Liquidaciones y multas por incumplimiento del contrato aprendizaje

01

03

Series y tipos documentales

INFORMES Informes de Gestión

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

01

X

X

X

X

04

X

X

04

X

X

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

APORTES Y FISCALIZACION

FISCALIZACION *Paz y salvo aportes, fic y aprendices

12

del

INFORMES Informes de consolidación *Informes de consolidado de aprendices

OFICINA PRODUCTORA:

Página

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

01

01

Retención en años

X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

X

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

*Informes de gestión de recaudo de aportes, cobro y cartera 18

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

19 05

PLANES Y PROGRAMAS Planes y programas aportes y fiscalización *Planes y programas aportes y fiscalización

05

X

X

X

01

04

X

01

05

X

22 RESOLUCIONES Resoluciones de dirección, centros

OFICINA PRODUCTORA: Código D 430

S

Sb

02 12 12 03

INFORMES Informes de gestión

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

X

X

Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

conserva

SERVICIO AL CLIENTE

Series y tipos documentales ACTAS Actas de comité técnico de centro *Actas

X

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

02

10

Retención en años

X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

X

X

X

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores Se elimina el soporte papel y se

SIMBOLOS * Tipos documentales

conserva

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

*informes de gestión del Centro CIES

permanentemente La imagen

17

OFERTA EDUCATIVA *ofertas y fichas de inscripción

18

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS *Solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

OFICINA PRODUCTORA: Código D 500

S

Sb

01 01 02 03

01

X

X

01

04

X

X

COORDINACION ACADEMICA

ACCIONES DE FORMACION PROFESIONAL Acciones de formación de cursos especiales *Listado de participantes, planillas de evaluación. Acciones de formación profesional de complementarios *Listado de participantes, planillas de evaluación

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

01

04

X

X

01

01

X

X

Retención en años

Series y tipos documentales

cursos

Acciones de Formación profesional de cursos titulados. *formatos de inscripción, listado de seleccionados, actas de ingreso con soportes, planillas de evaluación, reportes de

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

01

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

deserción, solicitudes de aplazamiento, traslado, registro de inasistencia, planillas de evaluación del alumno etapas lectiva y productiva, condiciones de matricula, cancelación de matrícula, Reintegros, validaciones, homologaciones, felicitaciones.

02 09

10 11 13

ACTAS Actas de comité de evaluación y seguimiento de aprendices *Actas, citaciones, anexos

01

X X

Actas de comité de ingreso y selección de alumnos *Actas, citaciones, anexos

01

Actas de comité selección de instructores *Actas, anexos

01

04 X X 04

Actas de comité técnico pedagógico *Actas, citaciones, anexos

X X

OFICINA PRODUCTORA: Código D 500

S

Sb

05 01 03

12 09

COORDINACION ACADEMICA

Series y tipos documentales CERTIFICACIONES Certificaciones de alumnos *Certificaciones de estudio Certificaciones por competencias laborales *Solicitudes, listado de participantes, planillas evaluación, certificado por competencias laborales INFORMES Informes mensuales de horas del instructor

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

AG 01

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 04 X X

01

01

Retención en años

Procedimientos Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

de X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

X

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Página

*Informes mensuales de horas del instructor 17 19 06 10

OFERTA EDUCATIVA *Ofertas y fichas de inscripción

01

04

X

X

PLANES Y PROGRAMAS Planes y programas coordinación académica *Planes y programas coordinación académica

01

04

X

X

Programas de docentes, aulas y grupos *Programas de docentes, aulas y grupos

OFICINA PRODUCTORA: Código D 520

S

Sb

08 01

09 03

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO

Series y tipos documentales CONTRATOS Contrato de Prestación de Servicios Personales *actas de inicio del contrato, actas de liquidación del contrato, actas de modificación del contrato, constancias laborales, cdp, crp, actas de selección, invitación a cotizar, reservas presupuestales CONTROLES DE GESTION control préstamo sala Juana Rangel de Cuellar *control préstamo sala Juana Rangel de Cuellar

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

Tradición Disposición documental final AC Org. Cop. CT E I S 10 X X X X

Retención en años

AG 01

01

X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

X

Procedimientos Se elimina el soporte papel y se permanentemente La imagen

conserva

Se eliminan porque no soportan valores legales, fiscales ni contables, se termina el valor administrativo y carece de los demás valores

SIMBOLOS * Tipos documentales

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

15

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES *modificaciones presupuestales y asignados

18

PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS solicitudes de documentos o información, traslado derecho de petición, respuesta al derecho de petición, reclamaciones

TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia

02

05

05

Página

X

X

X

X

CONVENCIONES DISPOSICION FINAL CT= Conservación total I= Imagen E= Eliminación S= Selección

X

SIMBOLOS * Tipos documentales

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Código: FT-ET-1-01-12 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ELABORADO POR: OSCAR GOMEZ LATORRE GABRIEL VILLAMIZAR VILLAMIZAR JULIO YORDANO GELVEZ LEON AZUCENA ASCENSIO NUÑEZ ADMINISTRACION DOCUMENTAL No. DE ORDEN 27077

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