Formato Trd Y Tvd Sena Norte De Santander

FORMATOS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL NORTE DE SANTANDER

Presentado por: Oscar Gomez Latorre Julio Yordano Gálvez León Azucena Ascensio Núñez Gabriel Villamizar Villamizar Tecnólogos Administración Documental

SAN JOSÉ DE CÚCUTA, NORTE DE SANTANDER NOVIEMBRE, DE 2009

LISTA DE FORMATOS E INSTRUCTIVOS Anexo 01. Encuesta Estudio Unidad Documental. Anexo 02. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales. Anexo 03. Formato Único de Inventario Documental. Anexo 04. Instructivo Formato Unico de Inventario Documental. Anexo 05. Autorización de Eliminación en Archivo Central. Anexo 06. Formato de Legajo. Anexo 07. Formato de Descripción Documental Archivo de Gestión o Administrativo. Anexo 08. Formato de Descripción Documental Archivo Central o Intermedio. Anexo 09. Formato de Descripción Documental Archivo Histórico o Permanente. Anexo 10. Formato Encuesta Estudio Aviso Traspaso de Documentos. Anexo 11 Formato Ficha o Guía de Afuera. Anexo 12. Formato Inventario Individual de Documentos. Anexo 13. Formato Rotulo de Cajas. Anexo 14. Instructivo del Formato Tablas de Retención Documental Anexo 15. Formato Tabla de Retención Documental.

FORMATOS

Formato 01. Encuesta Estudio Unidad Documental.

GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

Código: FT-ET-1-01-1 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL I. NOMBRE DE LA OFICINA: DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL 1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: DIRECCION REGIONAL depende de la DIRECCION GENERAL

2. Fecha de última asignación de funciones 28 DE ENERO DE 2004

3. Acto administrativo DECRETO

4. Funciones El Consejo Regional y el Director Regional cumplirán las funciones establecidas en los artículos 16, 19 y 20 de la Ley 119 de 1994, respectivamente. 5. Unidades documentales que tramitan ACTAS, ACUERDOS, CONVENIOS, RESOLUCIONES, INFORMES, COMUNICACIONES (correspondencia producida y las circulares) 6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI X NO 7. Sistema de organización de los archivos de gestión CRONOLOGICO

8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? 1 Metros lineales.

Código: FOR-MPA-SGD-1-011 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

GESTION DOCUMENTAL

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FORMATO ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

Página

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.) 1. Oficina productora: DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL 2. Nombre la unidad documental ACTAS 3. Función de la oficina que la genera o la tramita Las regionales estarán administradas por un Director Regional, que será representante del Director General, de su libre nombramiento y remoción, y tendrá la responsabilidad de coordinar, administrar y velar por la ejecución de las actividades del SENA dentro de su jurisdicción. 4. Caracteres extremos: 4.1 SOPORTE Papel Cinta Magnética Microfilme Otro ¿Cuál? 4.3 Ordenación

4.2 FORMATO Expediente Libro Documento simple

X

X

CRONOLOGICA

4.4. Estado de conservación

BUENA

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación Tablas de retención documental del 2005

6. Trámite

Original Número de copias

1 1

7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada En otra.

SI

NO

X

¿En cuál o cuáles?

8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? ACTAS

9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite EL DESPACHO

10. ¿Con qué periodicidad se produce? 10.1 Diaria 10.2 Semanal 10.3 Mensual 10.4 Otra X ¿Cuál? REUNIONES EXTRAORDINARIAS

11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo Establece? LO CONSERVAN DURANTE UN AÑO SEGÚN LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

12. En el archivo de gestión, la consultan 12.1 La misma oficina X 12.2 Otras Oficinas X ¿Cuáles? OFICINA JURIDICA, OFICINA GESTION HUMANA 12.3 Otras Entidades ¿Cuáles? 12.4 Personas Naturales 12.5 ¿Por qué la consultan?

13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central X Histórico Otros ¿Cuáles? 13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?

14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? 14.1 ¿Con qué frecuencia? 14.2 ¿Qué años? 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y Conservación de esta unidad documental? NINGUNA

16. OBSERVACIONES

Funcionarios entrevistados: Nombre y cargo: Nombre y cargo: Funcionario responsable del archivo: Ciudad y Fecha:

Anexo 02. Instructivo para el Estudio de Tipos Documentales.

1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS 1.1 ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES 1.1.1 Formato y Numero de Copias Las comunicaciones oficiales se elaboran en papel preimpreso, en original y una copia, original para el destinatario y la copia para la oficina productora. (Cuando se maneja el aplicativo ONBASE, dependencias 1010 – 1040 - 1060 – 1080 Cuando la comunicación se prepare para la firma de los Subdirectores Regionales se debe elaborar una copia adicional para el archivo de gestión de cada uno de sus despachos. 1.1.2 Tipos Documentales Los tipos documentales normalizados por la Entidad para las comunicaciones oficiales son: • • •

Carta Memorando Circular

1.1.2.1 Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medio Externo (entidades y personas naturales), en lo relacionado con la función de quien las firma, y cuando la Entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, invitaciones a eventos de capacitación, llamados de atención…). Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. (Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.2.2 Memorando. El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes (Director Regional, Subdirectores y Coordinadores de Grupo) con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas alas dependencias.

Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. (Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.2.3 Circular. Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto Dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: carta y circular general. Las circulares generales pueden ser de tipo informativo o normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Regional, Coordinadores de Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.

1.1.3

Recomendaciones Especiales

1.1.3.1 Se debe escribir en la línea de asunto de todas las comunicaciones, el Nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompañada de los datos adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organización del archivo de gestión. 1.1.3.2 En los derechos de petición y tutelas, se recomienda adicionar en la línea Del asunto el numero de radicado dado por la unidad de correspondencia. 1.1.3.3 En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en la Línea de asunto el número del proceso, del fallo o de la sentencia, acompañada de todos los datos que soliciten los Tribunales o Juzgados.

1.1.3.4 Incluir después de las iniciales del transcriptor, el código de la serie o Subserie documental a la cual pertenece la comunicación, con el fin de facilitar su ubicación en el archivo. 1.1.3.5 Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, nunca se Podrán elaborar en papel reciclado. 1.1.3.6 Cuando las comunicaciones se elaboren en mas de dos hojas, a partir de la Segunda se debe colocar en la parte superior el nombre del destinatario con su titulo y el numero digito 2, 3,4 etc. 1.1.3.7 En la parte inferior se debe colocar el número del antecedente. 1.2

ELABORACION DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES

Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de una copia (original para el área a cargo de su radicación y copia para la oficina productora). Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se puede diseñar en el computador, si no se cuenta con la papelería impresa. Se anexa modelo. Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes: 1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones 1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por el Consejo Directivo Nacional o Regional y por el Director Regional.

1.2.1.2. Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carácter administrativo relativos a la marcha de la entidad a nivel nacional como Regional.

El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCION, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en el área a cargo de su radicación se debe dejar el espacio necesario. Ejemplo:

1.2.2.

ACUERDO

DE 2008

RESOLUCION

DE 2008

Documentos Contractuales: Convenios y Contratos

1.2.2.1. Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o Empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones reciprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional.

1.2.2.2. Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o mas partes, en donde se Establecen obligaciones reciprocas.

El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar. La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en el área a cargo de su radicación, deberá dejarse el espacio necesario.

Ejemplo:

1.2.3.

CONVENIO

DE 2008

CONTRATO

DE 2008

Recomendaciones generales en la producción y manejo de los documentos

Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, NUNCA deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz sobre el documento. Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan decepcionado en papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información. 2.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de las oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia o en el Grupo de Administración de Documentos todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlar su tramite a través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar instrumentos de control.

2.1 Recepción de comunicaciones oficiales y otros envios en la dependencia El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia.

2.2 Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia El encargado en cada dependencia de la distribución y trámite de la correspondencia deberá controlar los siguientes trámites: 2.2.1

Todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios

2.2.2

La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren pendientes de trámite.

2.2.3

Cuando se trate de comunicaciones externas (entidades, personas naturales, Regionales y Centros de Formación Profesional) a las que se les ha dado respuesta escrita, se de be colocar en la parte inferior de la hoja de respuesta le numero del antecedente, para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia, puedan registrar que ha sido tramitado y se pueda descargar.

2.2.4

Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin respuesta, porque no lo amerita.

2.3

Recordatorios de Correspondencia

2.3.1

2.3.2

La Unidad de Correspondencia remitirá mensualmente o cuando lo amerite a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de trámite como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren como soporte de los archivos de gestión porque no requieren respuesta. De igual forma, cada dependencia deberá elaborar un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trámite a carga de cada uno de los funcionarios. 3. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION

La Ley General de Archivos (594 de 2000) estableció la obligatoriedad para las entidades del estado, de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su aprobación. Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 de 30/10/2001, el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las dependencias con resolución 01515 de 05 de diciembre de 2001 De acuerdo con la restructuración de la entidad 6. PRESTAMO DE DOCUMENTOS Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GUIA DE AFUERA, que se observa a continuación. El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio. En todos los casos diligencie el formato “Ficha o Guía de Afuera” y ubíquela en el lugar de donde fueron retirados los documentos. Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Guía de afuera: FICHA O GUIA DE AFUERA DOCUMENTO Actas del Consejo Directivo

No. FOLIOS 54

NOMBRE DEL USUARIO Orbidio Velandia Niño, Director Administrativo y Financiero

FECHA DE RETIRO 04-03-10

FECHA DEVOLUCION 04-03-23

FIRMA

Cuando es un tipo documental ya sea carta, memorando o circular FICHA O GUIA DE AFUERA DOCUMENTO

No. RADICADO

No. FOLIOS

NOMBRE DEL USUARIO

FECHA DE RETIRO

FECHA DEVOLUCION

Carta alcaldía de Ocaña

1-2008002805

2

Carlos David Triana, Centro CIES

08-11-25

08-11-17

FIRMA

Anexo 03. Formato Único de Inventario Documental

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FUID

Página

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Dirección General OFICINA PRODUCTORA:

REGISTRO DE ENTRADA:

DEPENDENCIA QUE RECIBE:

Día

Mes

NÚMERO DE TRANSFERENCIA :

Año

OBJETO: I

No. de Orden

CODIGO

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

FECHAS EXTREMAS

Inicial

UNIDAD DE CONSERVACIÓN

Final

CAJA

CARPEP.

TOM O

NÚMERO DE FOLIOS OTRO

SOPORT E

FRECUENCIA DE CONSULTA

NOTAS

I

ELABORADO POR:

ENTREGADO POR:

RECIBIDO POR:

NOMBRE: CARGO: FECHA:

FIRMA: SECRETARÍA GENERAL - Grupo Administración de Documentos

Hoja

26

De

Anexo 04. Instructivo Formato Único de Inventario Documental.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La transferencia documental es el proceso archivistito mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para el Archivo de Gestión. Para las áreas administrativas de la Regional y para los Centros de Formación Profesional el archivo central estará a cargo de la Dirección Regional en cumplimiento de la Resolución 00102 de 2005. PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA •

Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

•

Solicite asesoria a los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos o del archivo central de la Regional.

•

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y deban transferirse al archivo central.

•

Realice la selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos, publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral de expediente; entre otros.

•

Ordenación de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el ultimo documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.

•

Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología correspondiendo el número uno (1) al documento más antiguo y el número mayor al documento mas reciente.

•

Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

•

Si ha empleado ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retírelos. Utilice las tapas legajadoras para agrupar los documentos que

corresponde a cada expediente y amárrelos con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilícelas para efectuar las transferencias. •

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas carpetas vaya a transferir.

•

Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con esfero o lápiz de mina negra el numero de la carpeta a transferir.

Ejemplo:

Carpeta No. 1 caja ______ SENA –Dirección General 2020 SECRETARIA GENERAL 2020-02 ACTAS 2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional Fechas: 96-02-01 a

96-12-27

Folios: 55 Expediente 1 de 5

•

|Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia documental. Ejemplo:

•

Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regístrelo con lápiz en el inventario documental al frente de la serie y del expediente que se encuentra en la caja.

•

Solicite la asesoria y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios del archivo central.

•

Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato “INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL” e imprímalo en original y copia.

•

Cuando el funcionario que ofrece la asesoria conceptué que la transferencia cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmara el inventario documental en la casilla correspondiente.

•

La dependencia que transfiere solicitara a los funcionarios del área de servicios generales su colaboración para trasladar el material documental a transferir a las bodegas del archivo central y elaborara el memorando mediante el cual hace entrega formal del material.

•

Los funcionarios del archivo central devolverán una copia del inventario documental con la localización de los documentos en la bodega de archivo central para facilitar la consulta cuando los requiera para consulta la oficina productora.

Anexo 05. Autorización de Eliminación en Archivo Central.

Código: INS-MPA-SGD-1-01-3 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

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ACTA DE ELIMINACION DE DOUMENTOS

Página

Regional Norte de Santander

ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS No. ___ DEL __________ FECHA: DEPENDENCIA: OFICINA PRODUCTORA: PARTICIPANTES: OBJETO:

Autorizar la eliminación de la Serie Documental: del periodo comprendido entre el:

DESARROLLO: 1. CUMPLIMIENTO TÉRMINOS DE RETENCIÓN De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental aprobada mediante Resolución 002626 del 15 de diciembre 2005 de la Dirección General del SENA que establece su obligatoriedad, la Serie Documental_________________________________, se debe conservar físicamente en el Archivo de Gestión ___ año y ___ años en el Archivo Central, después de terminada la vigencia y una vez microfilmada se podrá eliminar el soporte físico papel y conservar permanentemente el microfilm. 2. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL No. De orden

Códig o

Nombre de las series, subseries y descripción del contenido

Fechas extremas Inicial

Final

Unidad de conservación caja

legajo

carpeta

tomo

No. De folios

Microfilmadas rollos

CONCLUSIONES Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la Serie Documental descrita en el inventario documental anexo, se ha cumplido el tiempo de Retención establecido en la TRD, se considera que puede eliminarse el soporte papel previo aval del Comité de Archivo de la Regional Norte de Santander.

__________________________ Jefe Oficina Productora

__________________________ Funcionario a Cargo de la Documentación

______________________________ Funcionario a Cargo del Archivo Central Anexo: Inventario para eliminación documental (____folios).

Anexo 06. Formato de Legajo.

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Código: INS-MPA-SGD-1-01-4 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009

LEGAJO

Página

Anexo 07. Formato de Descripción Documental Archivo de Gestión o Administrativo.

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FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVO

Código: INS-MPA-SGD-1-01-5 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTION O ADMINISTRATIVO 1. SIGNATURA: _____________________________ 2. TITULO

Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Sección: Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION 4. NIVEL DE DESCRIPCION 5. a) Volumen b) Soporte: 6. NOTA /RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _____________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _________________________________________________________ 6.A. LUGARES ___________________________________________________________________ 6-B NOMBRES / CARGOS _________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6-C TEMAS _______________________________________________________ _______________________________________________________

Anexo 08. Formato de Descripción Documental Archivo Central o Intermedio.

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FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Código: INS-MPA-SGD-1-01-6 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 1. SIGNATURA: ______________________________ 2. TITULO

Fondo: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Subfondo: Subsección:

3. FECHAS DE PRODUCCION 4. NIVEL DE DESCRIPCION 5. a) Volumen b) Soporte: 6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICAO _____________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ _________________________________________________________ 7. HISTORIA DE LA CUSTODIA :______________________________________ 8. FORMA DE INGRESO 9. SITUACION LEGAL 10. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION 11. NUEVOS INGRESOS 12. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN 12 - A. LEGAJOS _____________

CAJAS ________

12 – B. 12 _C. 12 – D

FOLIOS _____________________________________________________ No. DE ORDEN ______________________________ TIPO DOCUMENTAL ________________________

13. NOTA / RESUMEN DE ALCANCE Y CONTENIDO _____________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 14. CONDICIONES DE ACCEBILIDAD ___________________________________ ______________________________________________________________________ 15. INSTRUMENTOS CONSULTA _______________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 16. UBICACIN DE LOS ORIGINALES ___________________________________ 17. NOTAS ____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Anexo 09. Formato de Descripción Documental Archivo Histórico o Permanente.

Código: INS-MPA-SGD-1-01-7

GESTION DOCUMENTAL

FORMATO DE DESCRIPCION DOCUMENTAL ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

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Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION FICHA DE DESCRIPCION DOCUMENTAL

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE 1. SIGNATURA

2. TITULO 3. FECHAS DE PRODUCCION ___________________________________________ 4. NIVEL DE DESCRIPCION ____________________________________________ 5. a). Volumen ______________________________________________________ b) Soporte _______________________________________________________ 6. HISTORIA ADMINISTRATIVA / BIOGRAFICA __________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 7. FECHAS DE ACUMULACION _________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 8. HISTORIA DE LA CUSTODIA ________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 9. FORMA DE INGRESO ________________________________________________ 10. SITUACION LEGAL __________________________________________________ 11. VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION __________________________ ______________________________________________________________________ 12. NUEVOS INGRESOS __________________________________________________

______________________________________________________________________ 13. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ________________________________________ ______________________________________________________________________ 13-A LEGAJOS _______

CAJAS _______

13-B FOLIOS __________________________________________________________ 13-C No. DE ORDEN _____________________________________________________

13-D TIPO DOCUMENAL _______________________________________________ 14. – A LUGARES _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 14-B NOMBRES / CARGOS ________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 14-C TEMAS _____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 15. LENGUA DE LOS DOCUMENTOS ______________________________________ 16. CARACTERISTICAS FISICAS __________________________________________ _________________________________________________________________________ 17. CONDICIONES DE ACCESIBILIDAD ___________________________________ _________________________________________________________________________ 18. DERECHOS DE AUTOR / NORMAS SOBRE REPRODUCCION ____________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 19. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION _________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 20. UBICACIÓN DE LOS ORIGINALES _____________________________________ 21. EXISTENCIA DE COPIAS ______________________________________________ ______________________________________________________________________ 22. UNIDADES DE DESCRIPCION RELACIONADAS ________________________ ______________________________________________________________________ 23. DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA ______________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

24. NOTA DE PUBLICACION ______________________________________________ 25. NOTAS ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Anexo 10. Formato Encuesta Estudio Aviso Traspaso de Documentos.

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FORMATO ENCUESTA ESTUDIOAVISO TRASPASO DE DOCUMENTOS

Código: INS-MPA-SGD-1-01-8 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL I.

NOMBRE DE LA OFICINA

1. Ubicación dentro de la estructura orgánica: _________________________________________________________________________ 2. Fecha de ultima asignación de funciones: _________________________________________________________________________ 3. Acto administrativo: _________________________________________________________________________ 4. Funciones: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ _____________________________________________ 5. Unidades documentales que tramitan: _________________________________________________________________________ 6. ¿Realizan selección y descarte documental?

SI __

NO __

7. Sistema de organización de los archivos de gestión: _________________________________________________________________________ 8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? _________________________________________________________________________

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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander

FORMATO ENCUESTA ESTUDIOAVISO TRASPAO DE DOCUMENTOS

Código: INS-MPA-SGD-1-01-16 Versión:01 Vigente desde:28/09/2009 Página

II UNIDAD DOCUMENTAL (U.D) 1. Oficina productora: ______________________________________________________ 2. Nombre la unidad documental: _____________________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o la tramita: _______________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____________________________________________ 4. Caracteres extremos: 4.1 Soporte Papel ___ Cinta Magnética ___ Microfilme ___ Otro ___ 4.2 Formato Expediente ___ Libro ___ Documento simple ___ 4.3 Ordenación _______________________ 4.4 Estado de conservación ____________________ 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ___________ 6. Tramite: Original: _______________________________________ Número de copias: _______________________________ 7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada en otra unidad: SI ___ NO ___ ¿En cuál o cuáles? ______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________________ 9. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________ ________________________________ 10. ¿Con qué periodicidad se produce? Diaria: ___ Semanal: ___ Mensual: ___ Otra: ___ ¿Cuál? ______________________________________ 11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ _______________________________________________ 12. En el archivo de gestión la consultan La misma oficina: ___ Otras oficinas: ____ ¿Cuáles? ______________________________________________________________ Otras entidades: ___ Cuales? _____________________________________ Personas naturales: ______________________________________________________ ¿Por qué la consultan? ___________________________________________________ 13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de trasferencias del archivo de gestión a otros archivos? Central: ___ Histórico: ___ Otros: ___ Cuales? ___________________ 13.1 Con que periodicidad se realizan? _______________________________________ 14. En el archivo central, ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? _________ ¿Con que frecuencia? _____________________________ ¿Qué años? _____________________________________ 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental? __________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ______________________________________________ 16. OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ____________________________________ Funcionarios entrevistados: Nombre y cargo: _________________________________________________________ Nombre y cargo: _________________________________________________________ Nombre y cargo: _________________________________________________________ Funcionario responsable del archivo: _________________________________________ Ciudad y fecha: ______________________________

Anexo 11. Formato Ficha o Guía de Afuera.

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FICHA O GUIA DE AFUERA

Página

FICHA O GUIA DE AFUERA DOCUMENTO Actas del Consejo Directivo

No. FOLIOS 54

NOMBRE DEL USUARIO Orbidio Velandia Niño, Director Administrativo y Financiero

FECHA DE RETIRO 04-03-10

FECHA DEVOLUCION

FIRMA

04-03-23

FICHA O GUIA DE AFUERA DOCUMENTO

No. RADICADO

Carta alcaldía de Ocaña

1-2008-002805

No. FOLIOS 2

NOMBRE DEL USUARIO Carlos David Triana, Centro CIES

FECHA DE RETIRO 08-11-25

FECHA DEVOLUCION 08-11-17

FIRMA

Anexo 12. Formato Inventario Individual de Documentos.

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FORMATO

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INVENTARIO INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS

Página

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA INVENTARIO INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS ANEXO 2

N°. De orden

N°. Oficio

Fecha

Asunto

Acumulación Folios Responsable __________________________

N°. Folios

Observaciones

Anexo 13. Formato Rotulo de Caja.

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FORMATO ROTULO DE CAJA

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PERIODO No. CAJA:

ESTANTE No.

CODIGO:

SERIE:

DETALLE

MICROFILMAR ROLLO:

AÑO

SI: UBICADO EN :

TERMINO DE RETENCION: ELIMINAR EL: DD: _____ MM: _____ AA: _____

NO:

Anexo 14. Instructivo de Formato de Tabla de Retención Documental.

EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Entidad productora: Se coloca el nombre completo de la Institución, así se identifica la entidad que produjo los documentos. Oficina Productora: Corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de sus funciones. Código: En este campo se consignará el número asignado a las series y subseries documentales. Series, Subseries y Tipos Documentales: Se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Es decir, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos documentales que configuran los expedientes. Para facilitar la visualización e identificación en el cuadro de Tablas de Retención Documental, las series, subseries y tipos documentales se escribieron cumpliendo las siguientes características en cuanto a tipo de letra: Serie: Mayúscula sostenida y en negrita Subserie: Mayúscula inicial y en negrita Tipos Documentales: Tipo oración

Retención: En este campo se define y registra el número de años que la unidad documental permanecerá de acuerdo con su ciclo vital en el Archivo de Gestión (AG) y en el Archivo Central (AC). Retención en el Archivo de Gestión (AG): Se determinó en años el tiempo de permanencia de los documentos en éste. Retención en el Archivo Central (AC): En este archivo se salvaguardan los documentos originales, para ofrecer el servicio de consulta a las diferentes dependencias de la entidad y por un plazo precaucional de las series determinando en años. Tradición Documental: En este campo se define si el documento analizado es un Original (O) o una Copia (C). Disposición Final: Corresponde a la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con miras a su Conservación Total (CT), Selección (S), Conservación en otros soportes: Microfilme o digitalización (M/D) o eliminación (E). Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Institución. Así mismo, son Patrimonio documental los documentos producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación (E): Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor

histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Microfilmación u Otro Soporte (M/D): Técnicas como la digitalización y microfilmación. Selección (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Procedimiento: En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, otros soportes y eliminación. Sobre las muestras se debe tener en cuenta: Cada vez que cambie el formato, de un documento que la Tabla de Retención Documental propone eliminar, el jefe de archivo, seleccionará y conservará una muestra. Esta observación se hace para varios documentos en la TRD, porque los formatos del mismo documentan prácticas bien sean contables, económicas, etc. Además con ellas se puede describir la historia del diseño gráfico.

Las muestras seleccionadas, según las indicaciones de la Tabla de Retención Documental, la transferirá el Jefe de Archivo Central al Archivo Histórico de la Institución y son de conservación permanente, de valor patrimonial. Ver instructivo para diligenciar formato de TRD en el Anexo 14.

Anexo 15. Formato Tabla de Retención Documental.

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FORMATO

Página

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: Código D

S

Sb

Series y tipos documentales

Retención en años

AG

Tradición documental AC Org. Cop.

Disposición final CT

E

I

Procedimientos S

CONVENCIONES TRADICION DOCUMENTAL Org= Original Cop = Copia Coordinador de Archivo:

DISPOSICION FINAL CT= Conservación total

Ciudad y Fecha:

I= Imagen

E= Eliminación

S= Selección

SIMBOLOS * Tipos documentales