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Projeto TI 2004 1. Introdução: ‘ A CR Almeida definiu como base para o Modelo de Gestão Empresarial, a Gestão por Resultados. Dentro desta perspectiva, cada projeto / contrato deve ser conduzido como um negócio, devendo contar para tal, com a disponibilidade de pessoas, processos e sistemas necessários à obtenção de Resultados Empresariais.’ Dentro dessa premissa, a área de Tecnologia da Informação analisou o impacto das sugestões apresentadas pela LD&M Consultores Associados no atual modelo de TI da CR Almeida. O resultado dessas proposições é o Projeto TI 2004, descrito neste documento, que basicamente propõe que sejam feitas modificações nas funcionalidades dos sistemas, principalmente no SIC e na integração deste com outros módulos complementares, bem como no modelo de infra-estrutura de tecnologia atual. O detalhamento dos conceitos e proposições para o ‘ Modelo de Gestão EconômicoFinanceira’está descrito em relatório específico, elaborado pela LD&M Consultores Associados, em abril/2003, e não será objeto do presente documento. 2. Objetivo do Projeto: O objetivo do projeto é alinhar o modelo de TI com o novo modelo de gestão adotado na CR Almeida, principalmente no aspecto de geração de relatórios gerenciais, e o mesmo deverá ser atingido através de três metas específicas: a. Contabilidade divisionalizada: De forma a permitir a análise dos projetos como se fosse ‘ uma empresa dentro de outra empresa’o modelo contábil deverá ser divisionalizado, de forma a permitir a segmentação e divisionalização das contas de Ativos, Passivos e Resultados por projeto; b. Contabilidade gerencial: A contabilidade gerencial deverá ter seu foco ampliado em relação ao atual, com avaliação também do impacto de contas patrimoniais (ativo e passivo) no desempenho dos contratos, dentro do novo modelo divisionalizado, de forma integrada com a contabilidade fiscal; c. Infra-estrutura de TI otimizada: A infra-estrutura de TI existente deverá ser adaptada ao novo modelo proposto, de forma a possibilitar a implantação da nova versão do sistema, descentralizar a emissão de relatórios gerenciais, com consolidação a nível empresarial com maior agilidade (prazos menores), agilizar os processos operacionais e otimizar o nível de despesas atuais;

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3. Implementações funcionais no sistema: Entre várias implementações, que já estão em desenvolvimento desde abril último, e que têm como objetivo a simplificação dos processos operacionais e gerenciais, a nova versão do SIC contemplará as principais sugestões propostas pelo relatório da consultoria, que são, em síntese: a. Novo plano de contas: A atual estrutura de 8 níveis será simplificada e reduzida para 5, e o número de dígitos utilizados de 18 para 9, sendo unificados os planos fiscal e gerencial; b. Novo modelo de Grupos de Contas: O modelo contábil atual será simplificado, com a redução dos atuais 5 grupos de contas contábeis (ativo, passivo, resultados, custos e despesas financeiras) para apenas 3 (ativo, passivo e resultados); c. Disponibilização de três bases de dados: A nova versão prevê a existência de três bases de dados simultâneas, totalmente integradas entre si, e operadas pelo mesmo conjunto de programas: Base Transacional – Que receberá a movimentação de entradas (notas fiscais, mão de obra, estoques, etc...) originárias dos processos administrativos nos canteiros e sede. Base Fiscal – Que receberá os lançamentos de ajustes necessários para o fechamento da contabilidade a nível fiscal. Esta base será exclusiva para uso da área contábil da empresa; Base Gerencial – Que receberá o lançamento de ajustes necessários para o fechamento de resultados gerenciais, incluindo lançamentos de natureza interna como juros sobre conta corrente, débitos entre unidades, etc... Esta base será compartilhada entre os gestores dos contratos e a equipe da Assessoria de Planejamento e Controle, na sede. Observações: - O acesso aos sistemas será restrito e sujeito a uma série de dispositivos de segurança; - A base TRANSACIONAL alimentará automaticamente as bases FISCAL e GERENCIAL, sendo que este processo será realizado de forma consolidada (lançamentos sintéticos de saldos por conta);

d. Contabilidade Gerencial ampliada: Na nova versão o escopo da contabilidade gerencial será ampliada, pois todo o sistema, na sua base GERENCIAL, poderá receber lançamentos, inclusive nos módulos não contábeis (materiais e financeiro), dentro dos mesmos princípios utilizados na base FISCAL;

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e. Novos Relatórios de Gestão Econômico-Financeira: Os novos relatórios de gestão econômico-financeira, propostos no novo modelo de gestão empresarial, serão implementados de forma automatizada, utilizando os conceitos adotados; Tendo em vista que a implantação do sistema Gesplan, realizada em 2002, teve de ser revista, a nova versão do SIC já prevê essa atualização; f.

Integração com demais sistemas: A integração do SIC com os sistemas de Recursos Humanos (da ADP Brasil), com o sistema Gesplan, e com outros módulos menores, será feita de forma unificada, operacionalizada de forma automatizada e sob a coordenação de pessoal das áreas funcionais, evitando assim os recorrentes erros de operação nos canteiros de obras;

4. Implementações na infra-estrutura de TI: A infra-estrutura atual da CR Almeida é composta de redes locais em canteiros de obras, com servidor e base de dados próprias, isoladas entre si. A consolidação de dados é realizada através de transferência de arquivos eletrônicos via Internet ou por conexão direta entre o servidor local e o servidor corporativo. Essa consolidação é realizada duas vezes por semana e requer intervenção humana em ambas as partes do processo, visto ser impossível sua automação. Esse modelo foi concebido em 1994 quando as alternativas de telecomunicações eram extremamente limitadas e de alto custo, uma realidade bastante diferente da atual. Com o advento da Internet essa situação mudou, sendo hoje possível, praticamente em todo o território nacional, o acesso a rede a custos reduzidos. Essa disponibilização levou as empresas a rever a prática anterior, de dar maior poder computacional aos seus pontos remotos (filiais e unidades), e reverter assim o processo de ‘ down-sizing’ , o que na prática pode ser chamado de descentralização do processamento. Atualmente a prática é a disponibilização de sistemas e equipamentos de maior porte em ambientes centralizados, com o acesso remoto via Internet, mas sem a perda dos benefícios alcançados anteriormente, com redes locais com maior autonomia, simplicidade de uso e agilidade. Como complemento a essa tendência de centralização, nos últimos três anos, o mercado passou a contar com a disponibilidade dos ‘ Internet Data Centers’ , ou IDC´s, que são ambientes especialmente preparados para a ‘ hospedagem’de equipamentos de terceiros, com todos os requisitos necessários de segurança e contingências. Os IDC´s dispõem de todo o aparato necessário à disponibilização ininterrupta do acesso aos sistemas, contando para isso com conexões de rotas alternativas à Internet, sistemas de proteção elétrica e contra incêndios, geradores de alta capacidade, sistema de detecção de intrusos (hackers), monitoramento contínuo, manutenção preventiva, e outros. O projeto TI 2004 vem de encontro a essa tendência, e prevê a disponibilização da nova versão do sistema e suas complementações, em um novo modelo de infra-estrutura de

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tecnologia, na qual os equipamentos principais, os servidores de aplicação e dados, serão transferidos para um IDC, e o acesso aos mesmos, a partir dos canteiros de obras, será feito pela Internet. A operação do sistema e a gestão das informações continuarão, contudo, totalmente descentralizadas, como atualmente. Após análise entre vários fornecedores de serviços de IDC´s existentes no mercado, a empresa sugerida é a MPS Informática Ltda, de Curitiba, que atualmente já presta serviço de conexão de Internet à CR Almeida. O que nos dá uma tranqüilidade em relação ao modelo proposto, é o fato de que além de ser um padrão estabelecido mundialmente, o mesmo já ser utilizado pela CR Almeida na área de Recursos Humanos. O sistema ADP Web, comercializado pela ADP Brasil, é utilizado via Internet dos canteiros de obras. Neste caso o banco de dados está instalado em equipamentos da própria ADP Brasil, em seu IDC em São Paulo, sendo a tarifa de utilização do sistema cobrada proporcionalmente ao número de funcionários ativos mensalmente. Dentro desta perspectiva, o modelo proposto para o SIC e demais módulos complementares, irá utilizar a mesma estrutura de comunicação já existente nos canteiros de obras. Serão adquiridos 2 equipamentos marca DELL para atuarem como servidores de aplicações e banco de dados. O Servidor de aplicações, como o próprio nome diz, armazenará os sistemas, enquanto o outro servidor será responsável pelo banco de dados Oracle: Servidor de Aplicações: Processador : 2 unid. Xeon de 2,4 Mhz Memória: 4 GB de RAM Disco : 36 GB (com espelhamento) Fonte de alimentação redundante Sistema operacional : Windows 2003 Servidor de Banco de Dados: Processador: 2 unid. Xeon de 2,4 Mhz Memória: 2 GB de RAM Disco : 108 GB (3 discos de 36 GB com espelhamento) Fonte de alimentação redundante Unidade de fita para backup DLTVS80 40/80 GB Sistema operacional : RedHat Enterprise Linux Advanced Server 2.1. 5. Comparativo entre o modelo atual de TI e o modelo proposto: A tabela a seguir mostra comparativamente as diferenças e as vantagens do novo modelo em relação ao atual:

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Item Base de dados

Modelo Atual Bases múltiplas:

Modelo Proposto Base única:

Devido ao fato das bases de dados do A base de dados centralizada será canteiros e da Sede não estarem única para toda a empresa. diretamente conectadas, em tempo integral, sempre há diferenças de lançamentos no período entre as cargas de dados (quando então ocorre a sincronização).

Consolidação de Manual, semanalmente: Sistema ‘ On-line’ : A digitação realizada nos canteiros é Com a centralização a consolidação de dados

transferida para o servidor corporativo dados é automática, o sistema on-line, através do envio de arquivos sem envolvimento de atividade humana. eletrônicos, por conexão direta ou email, processo esse que envolve a participação de pessoal em ambas as localidades. Essa consolidação é parcial, sendo limitada aos lançamentos contábeis e gerenciais (custo).

Agilidade da Informação

Menor:

Como a consolidação de dados é semanal, o processo de fechamento de relatórios corporativos é mais demorado, ocorrendo atrasos, pois as equipes na sede ficam aguardando que todos os dados sejam efetivamente transferidos para Curitiba.

Maior:

Sem a necessidade de transferência de dados a informação é instantânea, e o processo de fechamento de relatórios não sofrerá atrasos por este motivo. Da mesma forma, as equipes locais continuarão a ter a mesma agilidade e flexibilidade para a geração de seus próprios relatórios.

Infra-estrutura de Complexa: Simples: TI nos canteiros A rede local dos canteiros possui No modelo proposto a rede local dos

Segurança de informações e equipamentos

servidor próprio e o sistema é instalado em cada terminal, o que acarreta necessidade de equipamentos mais robustos, maior supervisão e conseqüentemente maior custo.

canteiros será simplificada, sem um servidor de dados local e com a possibilidade de utilização de terminais com menor capacidade de processamento. A infra-estrutura local terá, conseqüentemente, menor custo.

Menor:

Maior:

A dispersão de redes locais entre canteiros diversos, sem a infraestrutura física e de suporte adequados, gera problemas de segurança, tanto no aspecto dos equipamentos em si, bem como das informações neles contidas, ainda que cópias de segurança (backup´s) sejam regularmente feitas pelas equipes locais.

A utilização de um ambiente protegido e especialmente preparado para esse fim garante a segurança física e lógica para os sistemas com atendimento e monitoramento de equipe especializada em tempo integral (24h), com sistema de backup único.

‘ Performance’ do Menor: Maior: Como os equipamentos propostos A rede local instalada nos canteiros Sistema conta com servidor próprio de baixa capacidade, se comparado aos equipamentos propostos para a base centralizada, ainda que essa desvantagem seja minimizada pelo fato

terão maior poder computacional do que os equipamentos individuais atuais, aliado ao fato de que todo processamento deverá ocorrer dentro do IDC, a performance final do sistema

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de, no modelo atual, o acesso ser feito deverá ser ainda superior à atual, por poucos usuários localmente. mesmo considerando o acesso remoto e o maior número de usuários conectados.

Implantação do sistema nos canteiros

Complexa:

Atualmente cada servidor de obra, e seus terminais (microcomputadores), têm de ser configurados em Curitiba, antes de serem enviados para os canteiros de obras. Na conclusão dos projetos, os dados têm de ser transferidos para o computador corporativo. Essas atividades geram um grande envolvimento do pessoal técnico da área de TI.

Simples:

Com uma simples conexão à Internet, antes mesmo da mobilização física do canteiro, o sistema já estará disponível para a equipe local, sendo que qualquer computador, sem nenhuma característica específica, poderá acessar o sistema.

Manutenção de Complexa: Simples: equipamentos de No modelo atual, tendo em vista que o Qualquer técnico habilitado, localmente sistema é instalado em todos os contratado nos canteiros, de obras, TI

Suporte aos usuários

terminais, quando ocorre algum problema técnico em algum deles, os mesmos têm de ser enviados para Curitiba, ou um técnico tem de se deslocar ao canteiro para efetuar os reparos necessários;

poderá dar manutenção nos equipamentos, sem a participação da equipe técnica de Curitiba, tendo em vista a simplificação dos processos.

Menor:

Maior:

Com a impossibilidade de acesso à mesma base de dados, as equipes das áreas funcionais só podem prestar auxílio aos projetos mediante a análise de relatórios, ou por acesso direto à base do canteiro (o que é bastante complexo, lento e freqüentemente inviável).

Com o acesso à uma única base de dados centralizada, as equipes das áreas funcionais podem prestar maior suporte, e de forma imediata, às equipes dos canteiros, devido ao fato de que ambas as partes terão acesso às mesmas informações.

6. Retorno dos Investimentos O presente projeto, após sua implantação, além de proporcionar o alinhamento dos recursos de TI ao novo modelo de gestão empresarial, gerará uma redução de despesas projetadas para três anos na ordem de R$ 180 mil. 7. Cronograma de Implantação: A data final do projeto, tendo em vista uma série de atividades de desenvolvimento, e também por razões de natureza operacional (fechamento do exercício 2003), será o dia 02/Jan/2004, quando os sistemas serão liberados para os usuários tanto na Sede como nas obras.

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O quadro a seguir descreve as etapas envolvidas e suas respectivas datas: Data Limite 05/Agosto 30/Agosto 15/Setembro 30/Setembro 30/Outubro 30/Novembro 02/Janeiro/2004

Evento Apresentação do Projeto Aquisição dos equipamentos Entrega dos equipamentos Liberação da infra-estrutura Liberação da versão para testes Liberação da versão para os usuários Sistemas em produção

Rogério Silva Carvalho Tecnologia da Informação Agosto/2003

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