Teknik Pengumpulan Data

TEKNIK PENGUMPULAN DATA Teknik atau metode pengumpulan data pada pengembangan suatu system informasi dapat dibagi menjadi beberapa macam metode, seperti wawancara, kuisioner, pengamatan langsung dan work sampling. Kegiatan pengumpulan data merupakan tahap awal yang penting guna mendapatkan data yang akurat. 1. Metode Wawancara

Wawancara merupakan metode pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan system informasi. Wawancara memungkinkan analis system sebagai pewawancara untk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan ornag yang diwawancarai. Seperti halnya metode pengumpulan data yang lain, wawancara bukanlah satu-satunya metode yang teeerbaik untuk semua situasi. Metode wawancara selain mempunyai keuntungan juga mempunyai kerugian yang harus dipertimbangkan untuk situasi tertentu. Tujuan dari wawancara antara lain: 1) Mencari fakta dan informasi 2) Menjajagi sifat dan pendapat 3) Memeriksa kebenaran informasi dan data yang telah diketahui sebelumnya. 4) Memperoleh kualitatif dan kuantitatif mengenai kebijaksanaan prosedur dan biaya. 5) Untuk mendapatkan jawaban yang jujur. Adapun langkah-langkah yang ditempuh dalam wawancara, terdiri atas: a. Persiapan Wawancara

Persiapkanlah secara baik tujuan dari wawancara, pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan, siapa saja yang akan diwawancarai, dan berapa lama/jam wawancara akan dilangsungkan. Persiapan siapa yang akan diwawancarai, antara lain: Tahap awal : manager, kepala bagian, supervisor. Tahap kedua : staf operasional. Persiapan bahan wawancara, antara lain dengan menentukan: Tujuan wawancara Outline (gambaran umum yang akan dikerjakan) Membuat perjanjian via telepon atau surat/memo b. Pelaksanaan wawancara Mengawali wawancara sebaiknya dari pertanyaan yang bersifat umum, baru setelah itu berlanjut kepada pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya teerinci dan spesifik. Wawancara sebaiknya dilakukan di tempat orang yang akan diwawancarai, sebagai pewawancara sebaiknya berbicara lebih sedikit dari yang diwawancarai, buatlah catatan seminimal mungkin dan pada akhir wawancara buatlah ringkasannya, kemudian jangan lupa untuk mereview hasil wawancara kepada orang yang diwawancarai sehingga tidak terjadi kesalahan. c. Teknik Wawancara Pewawancara haruslah bersikap ramah tamah, cepat tanggap dalam menerima jawaban, memperhatikan wawancara serta bersikap terbuka dalam menanggapi jawaban yang diberikan oleh orang yang diwawancarai. Keuntungan metode wawancara

1. Informasi yang diperoleh memiliki kualitas yang tinggi 2. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas danterbuka terhadap pertanyaanpertanyaan yang diajukan. 3. Memungkinkan pewawancara ntuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi yang berkembang. 4. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai. 5. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi Kerugian metode wawancara

1. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga relatif lebih mahal bila dibandingkan dengan metode lainnya. 2. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia (human relation). 3. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat tertentu, misalnya pada lokasi-lokasi yang bising dan ramai. 4. Metode wawancara sangat menggangu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas. 5. Hasil wawancara bisa dipengaruhi oleh pendapat orang yang diwawancarai. a. Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas. b. Jangan memasukkan pendapat pribadi sebagai bagian dari pertanyaan. c. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang penjang dan berbelit-belit.

d. Hindari pertanyaan0pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai. e. Hindari pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya mengkritik. Cara mempersiapkan suatu wawancara:

1) Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawncarai terlebih dahulu. 2) Utarakan maksud dari wawancara. 3) Aturlah waktu wawancara yang paling tepat, supaya tidak mengganggu orang yang akan diwawancarai. 4) Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali oleh pewawancara berbeda dan orang yang diwawancarai juga bebeda. 5) Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Panduan wawancara adalah daftar pengecekan dari pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh pewawancara serta pengaturan jadwal waktunya. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat melakukan wawancara:

1. Memperkenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya pewawancara. 2. Menjelaskan apa tujuan dri wawancara dan hubungannya dengan system informasi yang sedang dikembangkan. 3. Menjelaskan peranan-peranan yang akan dibeikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara. 4. Pewawancara harus menghilangkan kesan melakukan introgasi. 5. Selama proses wawancara, pewawancara harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak berbicara dibandingkan dengan ornag yang diwawancarai.

6. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan. 7. Jangan memotong omongan orang yang diwawancarai sebelum selesai berbicara. 8. Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan. 9. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada orang yang diwawancarai untuk memperbaikinya bila ada hal-hal yang tidak sesuai. 10. Ucapkanlah terimaksaih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali dari orang yang diwawancarai untuk dihubungi bilamana diperlukan. 2. Metode Daftar Pertanyaan

Daftar pertanyaan (kuisioner) adalah suatu daftar yang berisi prtanyaanpertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan seorang analis system untuk mengumpulkan data dan pendapat dari para responden yang telah dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudianakan dikirim kepada para responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Keuntungan dari metode daftar pertanyaan (kuisioner):

1. Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar. 2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi daftar pertanyaan sesuai dengan waktu luangnya. 3. Daftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak. 4. Daftar pertanyaan tidak perlu memasukkan identitas dari responden sehingga hasilnya akan lebih objektif. Kerugian metode daftar pertanyaan (kuisioner):

1. Daftar pertanyaan tidak menjamin para responden untuk menjawab pertanyaanpertanyaan dengan sungguh-sungguh. 2. Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel, artinya responden hanya menjawab pertanyaan yang ada pada daftar pertanyaa saja. 3. Daftar pertanyaan yang lebih lengkaap sulit untuk dibuat. Petunjuk membuat daftar pertanyaan (kuisioner):

1) Rencanakanlah terlebih dahulu seluruh fakta-fakta atau opini-opini yang ingin dikumpulkan. 2) Berdasarkan fakta-fakta dan opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakata dan opini tersebut. 3) Tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan dan perhatiakn bahwa pertanyaanpertanyaan tersebut tidak boleh mengandung kesalahan, jelas dan sederhana. 4) Adakan uji daftar pertanyaan ini kepada para responden dalam jumlah kecil terlebih dahulu (misalnya kepad dua atau tiga orang responden). Bila para responden mengalami kesulitan dalam mengisi daftar pertanyaan ini, perbaiki kembali daftar pertanyaan tersebut. 5) Perbanyak dan distribusikan daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik. 3. Metode Pengamatan Langsung

Metode ini merupakan salah satu metode pengumpulan data/fakta yang cukup efektif untuk mempelajari suatu system.Kegiatan pada metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang sedang berjalan/dilakukan. Saat dilakukan pengamatan langsung, analis system bias saja terlibat langsung dengan kegiatan yang sedang diamati atau hanya sekedar mengamati. Keuntungan metode pengamatan langsung (observasi):

1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi. Kadangkala observasi dilakukan untuk mengecek keabsahan/valid dari data yang diperoleh sebelumnya dari para responden. 2. Analis system melalui metode ini dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan, karena ada pekerjaan-pekerjaan yang sulit dijelaskan dalam bentuk kata-kata. Dengan metode ini, analis system dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang masih kurang tepat dilakukan dengan metode pengumpulan data lain. 3. Dengan observasi, analis system dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatankegiatan seperti misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, gangguan suara dan sebagainya. 4. Dengan observasi, analis system dapat mengukur tingkat suatu pekerjaan (work measurement). Pengukuran ini biasanya dilakukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang rutin. Kerugian metode pengamatan langsung (observasi):

1) Biasanya orang yang diamati merasa terganggu/risih sehingga aknan melakukan pekerjaannya dengan tidak semestinya. 2) Pekerajaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewkili suatu tingkat kesulitan pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang didak selalu dilakukan, atau volume-volume kegiatan tertentu. 3) Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan. 4) Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan dengan lebih baik dari biasanya karena merasa sedang diamati. Petunjuk dalam melakukan pengamatan langsung (observasi):

Seorang analis system yang melakukan kegiatan ini tidak langsung melakukan pencatatan kegiatan yang dilihatnya, tetapi harus tetap menjaga agar orang yang sedang

diamati tidak merasa terganggu. Analis system harus dapat menentukan periode waktu observasi yang paling tepat, sehingga observasi dapat mewakili pekerjaan-pekerjaan khusus yang tidak selalu dilakukan sertadapat mewakili volume-volume normal dan puncak dari pekerjaan. Observasi dapat dilakukan pertama kali pada waktu beban kerja berada pada volume normal. Setelah itu observasi dapat dilakukan pada volume puncak. Pada waktu observasi, analis system juga dapat melakukan pengumpulan sample-sampel data. Oleh karena itu, observasi yang akan dilakukan perlu direncanakan terlebih dahulu. Dengan perencanaan yang matang, observasi dapat dilakukan dengan efisien dan efektif. Namundemikian, beberapa petunjuk yang dapat dipertimbangkan untuk melakukan observasi yang efektif. Ketika melakukan pengamatan langsung ada beberapa hal yang perlu atau tidak perlu dilakukan, antara lain: Yang perlu dilakukan: 1) Rencanakan teeerlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi: Kegiatan apa saja yang akan diobservasi Dimana letak lokasi kegiatan yang akan diobservasi Kapan waktu pelaksanaan observasi Siapa yang akan diobservasi Bagaimana cara melakukan observasi 2) Mintalah izin terlebih dahulu kepada pimpinan dan staf yang terlibat 3) Bertindaklah dengan rendah hati (low profile) 4) Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung. Yang tidak perlu dilakukan:

1) Mengganggu kerja individu yang diobservasi maupun individu lainnya. 2) Terlalu menekankan pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak penting. 3) Membuat asumsi-asumsi sendiri. 4. Metode Pengambilan Sampel

Pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya. Sebagian item yang dipilih disebut dengan sampel-sampel. Sedangkan seluruh item yang ada disebut dengan universe atau populasi. Sampling dilakukan karena pertimbangan biaya dan waktu, akan sangat mahal dan lama untuk memeriksa semua item di populasi yang jumlahnya cukup banyak. Walaupun hasil pemeriksaan samplesampel tidak dijamin 100% benar, tetapi diharapkan dapat mewakili populasinya. Oleh sebab itu, pengambilan sampel yang baik harus mempertimbangkan tiga hal, yaitu: 1) Banyaknya sampel harus cukup Banyaknya sampel diaktakn cukup bila hasil evaluasinya akan sama atau mendekati sama kalau diambil sampel yang lebih banyak lagi. 2) Banyaknya sampel dapat mewakili populasinya. Sampel dikatakn mewakili populasinya bila memiliki karakteristik yang sama dengan populasinya. 3) Banyak sampel stabil. Sampel dikatakan stabil bila hasil evaluasinya mendekati sama untuk sampelsampel yang lain yang terpilih. Cara-cara pengambilan sampel:

1. Secara keputusan (judgement sampling)

Pengambilan sampel secara keputusan adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil pesan. Pada cara lain ini pengetahuan atau opini dan pengalaman si pengambil sampel digunakan untuk menentukan item-item sampel yang akan dipilih dari populasi. 2. Secara statistik Cara ini melakukan pengambilan sampel didasarkan secara random, sehingga itemitem di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih sebagi sampel. Karena pengambilan sampel secara statistik, item-item dipilih secara random dan semua item-item di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi item sampel, maka disebut juga dengan pengambilan sampel secara probabilitas. Terdapat dua cara untuk memilih item-item sampel yang akan digunakan, antara lain: Pengambilan sampel secara random sederhana. Pengambilan sampel secara sistematik. Pengambilan sampel secara bertingkat.