Técnico Administrativo

Técnico Administrativo

Perfil: O mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e agressivo! O mundo está cada vez mais globalizado!

O que pode ser exigido a um administrativo?

Perfil: • Para o bom desempenho de qualquer tarefa, o T.D. tem que ter como suporte determinadas características que se dividem em: • PESSOAIS • PROFISSIONAIS

Qualidades pessoais

Perfil de um T.A. Qualidades pessoais • Espírito de Decisão • Espírito de Iniciativa

• Boa Memória

• Dinamismo

• Inteligência

• Sociabilidade

• Boa apresentação

• Delicadeza

• Discrição

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Espírito de Decisão

• Dadas as responsabilidades que são incutidas a um técnico administrativo, estas exigem constantes tomadas de decisão. • Cuidado ao tomar uma decisão com rapidez! É fundamental analisar o problema, saber o que se passou e a origem do mesmo. Estudar todas as possibilidades de resolução do problema e escolher aquela que for a melhor solução.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Espírito de Iniciativa • A secretária deverá ser capaz de encontrar formas de organizar e aperfeiçoar o seu trabalho, tornando-o mais fácil e eficaz. • O espírito de iniciativa é evidenciado pela procura de soluções para os eventuais problemas da empresa. • É importante ser proactivo. • “A falta de iniciativa pode indicar preguiça ou falta de interesse pelo trabalho”

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Dinamismo • Ser dinâmico é ter iniciativa e raciocínio rápido. • É ser empreendedor; • Ao ser dinâmico, a produtividade da empresa aumentará.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Sociabilidade • A sociabilidade é fundamental para o bom desempenho da atividade laboral. • Como T.A. deve ser sociável com os seus superiores e colegas, de modo a evitar conflitos e tensões que podem ser prejudiciais para a produtividade da empresa.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Delicadeza • Seja delicado com todos de forma equilibrada; • Não exagere, por forma a pensarem que está a dar “graxa”. • Fale sempre com os com respeito e educadamente. • “Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber atuar”.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Boa Memória • Para o T.A. possuir imprescindível.

uma

boa

memória

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• Contudo, não deve depositar muita confiança nela, pelo que esta pode atraiçoá-lo.

• É fundamental ter uma memória organizada, devendo anotar os assuntos que sejam mais importantes e principais, para que no futuro não existam esquecimentos desnecessários.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Inteligência • Faculdade de conhecer, de compreender. • Compreensão; conhecimento profundo, capacidade de discernimento, ser capaz de identificar problemas e de apontar soluções. • A inteligência é fundamental em qualquer profissão, para que o indivíduo consiga adaptar-se a novas situações que lhe possam surgir, quer a nível de condições de trabalho, quer ao nível do progresso tecnológico.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Boa apresentação • O esmero está relacionado com perfeição e primor, características estas que devem estar associadas a todas as tarefas que um T.A. realiza.

Perfil do T.A. Qualidades pessoais Discrição • O contacto quotidiano que o T.A. tem com a empresa leva a que este possua vastas informações acerca do seu superior, bem como da respetiva empresa, pelo que deve evitar discutir assuntos relacionados com a mesma, com colegas de trabalho e com pessoas fora da empresa. • Há que “ver, ouvir e… calar”, ou seja, manter o sigilo profissional.

Qualidades profissionais

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais • Cultura Geral • Facilidade de Expressão Oral

• Facilidade de Expressão Escrita • Organização e Capacidade de Trabalho • Conhecimentos Técnicos • Conhecimentos Protocolares • Conhecimentos Informáticos

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Cultura Geral

• Ao possuir uma boa cultura geral, revela maior facilidade na comunicação com os outros, mantendo uma conversação sem ter que recorrer a assuntos profissionais ou a “futilidades”. • Esta característica é fulcral para qualquer profissional que exerça funções em que utilize a comunicação como instrumento de trabalho. • “A cultura geral adquire-se sendo curioso e refletindo inteligentemente no que se lê, vê e/ou vive.”

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Facilidade de Expressão Oral • É importante saber expressar-se com naturalidade, nitidez e correção, • Deter um raciocínio rápido e adequar o tom de voz, atendendo à circunstância em que o profissional se encontra. • Deter um amplo vocabulário é muito importante para haver clareza e correção durante a conversação.

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Facilidade de Expressão Escrita • Ao colocar algo por escrito o T.A. deve ter atenção redobrada. • Há que redigir com nitidez, simplicidade e exatidão e, ao mesmo tempo, ser-se delicado e prudente.

• O documento escrito serve de prova, pelo que mais tarde pode ser utilizado para confirmar algum facto.

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Organização e Capacidade de Trabalho • Antes de começar o seu dia de trabalho, o T.A. deve organizar o seu dia tendo em conta a prioridade das tarefas que lhe são entregues. • O secretário tem que gerir o seu tempo, de modo a torná-lo mais produtivo.

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Conhecimentos Técnicos •O Profissional de Administração, para desempenhar as suas tarefas, precisa de dominar determinados conhecimentos técnicos como: • Informática; • Línguas; • Arquivo; • Gestão • Contabilidade; • (…)

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Conhecimentos Protocolares • São fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. • Uma das primordiais funções do protocolo é delinear uma imagem benéfica e fomentar as relações dentro e fora da empresa.

• O T.A. precisa destes conhecimentos para superar barreiras culturais que possam surgir e ter a aptidão de supervisionar os vários tipos de eventos que a empresa possa organizar.

Perfil do T.A. Qualidades Profissionais Conhecimentos Informáticos • Dominar as TIC torna-se fundamental para o bom desempenho do trabalho administrativo. • A secretária deve mostrar agilidade em aplicações como: • Sistema operativo (ex: Windows); • Processamento de texto (ex: Microsoft Word); • Folha de cálculo (ex: Microsoft Office Excel); • Apresentações multimédia (ex: Microsoft Office PowerPoint); • Base de dados (ex: OpenOffice); • Gestão da agenda eletrónica e do correio (ex: Microsoft Office Outlook); • Motores de busca (ex: Internet); • Entre outras.